Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft excel

t là: 4, 8, 6 và 2. Công thức ở ô B6 là: =AVERAGE(B1:B4,5). Giá trị trả về trong ô B6 là 5. Hàm MAX(danh sách các trị): tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2. =MAX(B1:B4) cho kết quả 8 Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2. =MIN(B1:B4) cho kết quả 2 120 Ví dụ: Xem bảng tính sau: Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính), Average (tính trị trung bình), Count (đếm số ô), Count Nums (chỉ đếm số ô chưa giá trị số), Max (tìm giá trị lớn nhất), Min (tìm giá trị nhỏ nhất) và Sum (tính tổng các giá trị). Tiếp theo bạn chỉ cần click một mục tương ứng thì kết quả sẽ được hiển thị ngay bên phải thanh trạng thái. b. Các hàm điều kiện: Hàm IF: Trả về các giá trị cho trước với điều kiện nào đó. Cú pháp: IF(điều kiện, trị đúng, trị sai) - Điều kiện là một biểu thức logic. - Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp). - Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, logic) và cũng có thể là một hàm IF. Ví dụ : Xem bảng sau : 121 Thiết lập công thức cho cột “ghi chú” với điều kiện thí sinh nào có tổng số điểm từ 16 trở lên thì ghi “Đậu”, ngược lại thì ghi “Hỏng”. Công thức ở ô F3 : =IF(E3>=16,”Đậu”, “Hỏng”). Lưu ý: Các giá trị trả về nếu là dạng chuỗi thì phải để trong dấu ngoặc kép. Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện. Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng) Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều kiện thì cộng các giá trị tương ứng trong vùng tính tổng. Ví dụ: Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Tính tổng số điểm của các thí sinh có số điểm toán từ 9 trở lên. =SUMIF(B3:B10,”>=9”,E3:E10) {Kết quả 44} Hàm COUNTIF: Đếm có điều kiện. Cú pháp: COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm) Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm. Ví dụ : Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Đếm có bao nhiêu điểm 9 trong kỳ thi ? =COUNTIF(B3:D10,”=9”); {kết quả 4} Lưu ý : Có thể lấy ô nào đó làm điều kiện, khi đó địa chỉ của ô không cần để trong ngoặc kép. Ví dụ : =COUNTIF(B3:D10,D3) {kết quả 4} Vì ô D3 = 9, nên có thể lấy ô này làm điều kiện thay vì phải viết “=9” trong ngoặc kép. Hàm AND(điều kiện 1, điều kiện 2,...): cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng. Ví dụ: =AND(3>2,5<8) {kết quả TRUE} =IF(AND(B2>8, C3>=5),”yes”,”no”) {kết quả: nếu giá trị ô B2 lớn hơn 8 và ô C3 lớn hơn hoặc bằng 5 thì cho giá trị là “yes”, ngược lại cho giá trị “no”}. 122 Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2,...): cho giá trị đúng khi có bất kỳ một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng. Ví dụ: =OR(3>2,5=8) {kết quả TRUE} =OR(1+1=3,2+3=6) {kết quả FALSE} Hàm NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện đúng. c. Các hàm ngày tháng: Nhóm hàm ngày tháng sẽ trả về các giá trị ngày tháng để giúp ta tính toán về thời gian như số ngày, tuần, tháng năm, ... Dữ liệu ngày (Date) là một dạng đặc biệt của dữ liệu số. Dữ liệu ngày thường có dạng M/D/YY, ví dụ : 1/25/02 (ngày 25 tháng 1 năm 2002). Bạn có thể chọn các kiểu dữ liệu ngày, bằng cách dùng lệnh Format | cells, chọn lớp Number, chọn mục Date và sau đó chọn dạng dữ liệu ngày muốn dùng trong khung Type. Có thể chọn mục Custom ở khung Category và nhập dạng cần thiết vào khung Type, chẳng hạn thay đổi dữ liệu kiểu ngày theo Việt Nam (Ngày/Tháng/Năm). Dạng tổng quát của kiểu ngày theo qui định như sau: - d: hiển thị số thực tế của ngày hiện tại. - dd: hiển thị ngày theo 2 số. - ddd: hiển thị ngày theo 3 chữ viết tắt bằng tiếng Anh. - mm: hiển thị tháng theo hai số. - mmm: hiển thị tháng theo 3 chữ viết tắt. - yy: hiển thị hai số sau cùng của năm. - yyyy: hiển thị bốn số của năm. Ví dụ: Định dạng : dd/mm/yyyy Hiển thị : 15/11/2001 123 Hàm WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị thứ (từ 1 đến 7) của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =Weekday(“2/9/2001”) {kết quả 1} (Ngày Quốc khánh năm 2001 là ngày chủ nhật) * Giả sử dữ liệu trong ô D3 là ngày 14 tháng 2 năm 2002. =Weekday(d3) {kết quả 5} (Ngày Valetine năm 2002 là thứ năm). Hàm TODAY(): Cho ngày tháng năm hiện hành (lấy ngày theo ngày hệ thống của máy tính). Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =DAY("1/11/96") {kết quả 1} Hàm MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =MONTH("1/11/96") {kết quả 11} Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =YEAR("1/11/96") {kết quả 1996} Hàm DAYS360(ngày bắt đầu, ngày kết thúc): Cho tổng số ngày kể từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. Ví dụ: giá trị ô B2 là ngày 25/4/2001 và B3 là 2/9/2001. =DAYS360(B2,B3) {kết quả 127} d. Các hàm thống kê: Xem bảng sau : Hàm COUNT(danh sách các trị): cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách. Ví dụ: =COUNT(-2,"VTD",5,8) {kết quả 3} =COUNT(D1:D8) {kết quả 7} Hàm COUNTA(danh sách các trị): cho số các ô chứa dữ liệu trong danh sách. Ví dụ : =COUNTA(-2,"VTD",5,8) {kết quả 4} =COUNTA(D1:D8) {kết quả 8} A B C D E F 1 TT Tên Toán Văn DTB Xếp hạng 2 1 Hùng 6 6 6.0 3 2 Hoa 5 5 5.0 4 3 Dũng 7 7 7.0 5 4 Long 6 7 6.3 6 5 An 4 5 4.3 7 6 Hòa 9 9 9.0 8 7 Lộc 8 7 7.7 124 Hàm RANK(x, Danh sách, Thứ tự): xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong Danh sách. Trị x và danh sách phải là các trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Trị x phải rơi vào một trong các trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A!. - Thứ tự: Nếu xếp theo thứ tự giảm (số lớn nhất là hạng nhất) thì giá trị này bằng 0 hoặc không nhập giá trị này; nếu xếp theo thứ tự tăng (số nhỏ nhất là hạng nhất) thì giá trị này là 1. Ví dụ : =RANK(E2,E$2:E$8) {kết quả 5} =RANK(E3,E$2:E$8) {kết quả 6} =RANK(E4,E$2:E$8,1) {kết quả 5} e. Các hàm chuỗi: Hàm LEFT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ trái sang phải n ký tự. Ví dụ : =LEFT("ABCD",2) {kết quả : "AB"} Hàm RIGHT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ phải sang trái n ký tự. Ví dụ : =RIGHT("ABCD",2) {kết quả : "CD"} Hàm MID(text, n, m): cho trị là chuỗi con tính từ vị trí n của chuỗi text m ký tự. Ví dụ : =MID(”mùa thu Hà Nội”, 4, 3) {kết quả : “thu”} Hàm LEN(text): cho độ dài của chuỗi text. Ví dụ : =LEN("ABCD") {kết quả là 4} Hàm LOWER(text): chuyển chuỗi text thành chữ thường. Ví dụ : =LOWER("TRUNG TAM") {kết quả : “trung tam”} Hàm UPPER(text): chuyển chuỗi text thành chữ hoa. Ví dụ : =UPPER("Trung tam") {kết quả : “TRUNG TAM”} Hàm PROPER(text): chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi text thành chữ hoa. Ví dụ : =PROPER("trung tam”) {kết quả : “Trung Tam”} Hàm TRIM(text): cắt bỏ ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text. Ví dụ : =TRIM(” Hà Nội ”) {kết quả : “Hà Nội”} Ví dụ : Xem bàng tính sau: 125 Hàm FIND(find_text, text, start_num): cho vị trí của chuỗi con find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA và thường. Ví dụ : =FIND("e","MS. Excel 6.0") {kết quả : 8} =FIND("E","MS. Excel 6.0") {kết quả : 5} =FIND("Excel","MS. Excel 6.0") {kết quả : 5} Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng” =LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: “Lê”} Hàm SEARCH(find_text, text, start_num) Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ HOA và thường. Hàm SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance): thay thế newtext vào vị trí oldtext trong text ở lần xuất hiện instance (nếu không có đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí). Ví dụ: =SUBSTITUTE("Hãy xem xem","xem","nhìn";1) {Hãy nhìn xem} =SUBSTITUTE("Hãy xem xem";"xem";"đây";2) {Hãy nhìn xem} f. Các hàm tìm kiếm: Hàm VLOOKUP(x, Bảng, Cột tham chiếu, Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. - Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu. - Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1. - Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1. Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi) Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng. Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự. Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi). 126 Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao lao động là : - loại A : 20000 đồng/công. - loại B : 10000 đồng/công. - loại C : 5000 đồng/công. - Tiền lương được tính theo công thức : TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông Bạn thực hiện như sau : - Tạo bảng gồm hai cột : cột A chỉ các loại công lao động (A, B, C) và cột B chỉ số tiền công tương ứng. - Chọn ô E6, nhập công thức : - =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6 - Copy công thức này xuống các ô E7, E8, ... Ta có kết quả: A B C D E 1 A 20000 2 B 10000 3 C 5000 4 5 TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN 6 1 Tuấn A 28 560000 7 2 Anh C 25 125000 8 3 Hùng D 17 85000 9 4 Thanh B 27 270000 Nếu công thức ở ô E6 là: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6 thì ta có kết quả: TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN 1 Tuấn A 28 560000 2 Anh C 25 125000 3 Hùng D 17 #N/A 4 Thanh B 27 270000 Chú ý: Trong công thức bạn dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy. Hàm HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò): Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm 127 VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới. Ví dụ : Công thức ở ô C3: =HLOOKUP(B3,$B$7:$D$8,2,0) {Máy tính} 2. Chọn hàm mẫu từ hệ thống menu Trong Excel có khoảng hơn 300 hàm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Một hàm mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống menu và hộp thoại bằng cách : Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu. Thực hiện lệnh Insert | Function hoặc click biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất hiện hộp thoại Paste Function : Trong hộp thoại Paste Function, tìm nhóm các hàm cần thực hiện trong khung Function Category (ví dụ All) và chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name (ví dụ AVERAGE), click OK, xuất hiện hộp thoại mới: 128 Xác định vùng ô để xác định đối số của hàm, click OK, kết quả tính hàm xuất hiện trên ô đã chọn. 5.3. Định dạng dữ liệu số và tiền tệ 1. Định dạng dữ liệu số Sau khi nhập dữ liệu, tính toán,... bạn còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Khi nhập dữ liệu kiểu số trong Excel, bạn không thể nhập dấu phân cách hàng ngàn và các đơn vị cho số (ví dụ: 100 cái). Nhưng bạn có thể dùng phương pháp định dạng để đưa chúng vào mà Excel vẫn hiểu chúng là dữ liệu kiểu số. Các bước thực hiện để định dạng số: Chọn vùng số muốn định dạng. Thực hiện lệnh Format | Cells. Trong cửa sổ Format Cells, chọn lớp Number. Trong khung Category, click chọn mục Number. - Use 1000 separator (,): Sử dụng dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy). - Negative numbers: Cách hiển thị số âm (hiển thị dấu trừ, chuyển thành màu đỏ hay để trong ngoặc đơn). 129 2. Định dạng tiền tệ Cũng tương tự như định dạng số nhưng: Trong khung Category ở cửa sổ Format Cells, chọn mục Currency. Chọn dạng tiền tệ trong khung Symbol. Đối với Excel 2002 trở đi, trong khung này có hầu hết các ký hiệu viết tắt của các loại tiền tệ trên thế giới theo tiêu chuẩn quốc tế (tiền tệ của Việt Nam viết tắt là VND). Nếu muốn đưa vào một ký hiệu riêng, bạn chọn mục Custom trong khung Category. Nhập dạng cần thiết trong khung Type, khi nhập các loại đơn vị riêng, phải để trong ngoặc vuông và phải nhập dấu “$” phía trước. Ví dụ : - Nhập định dạng : #,##0 [$đồng] - Số 1000 sẽ hiển thị : 1,000 đồng. Lưu ý: Có thể dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar để định dạng một số kiểu dữ liệu số : Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu tiền tệ. 130 Ví dụ : Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu phần trăm (%) Ví dụ : Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu phân nhóm, bắt đầu từ bên phải, 3 chữ số một nhóm, dùng dấu phẩy phân nhóm. Dấu chấm (.) tách phần lẻ thập phân. Ví dụ : Biểu tượng để tăng phần lẻ thập phân một chữ số 0 Ví dụ : Biểu tượng để giảm phần lẻ thập phân một chữ số 0 Ví dụ : 5.4. Trang trí bảng tính 1. Canh lề trong ô Để định dạng vị trí hiển thị dữ liệu trong ô, bạn thực hiện các bước sau: Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng. Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Alignment, sau đó hiệu chỉnh các thông số. 156,456 158,358 156456 158358 156456 158358 156,456 158,358 156,456.00 158,358.00 $156,456.00 $158,358.00 15645600% 15835800% 156,456.00 158,358.00 156,456.0 158,358.0 156,456.0 158,358.0 131 Horizontal: Canh lề theo hàng ngang. General : giữ nguyên dữ liệu như khi nhập vào từ bàn phím. Left : điều chỉnh thẳng mép trái. Center : điều chỉnh giữa ô. Right : Điều chỉnh thẳng mép phải Fill : điền toàn ô bởi các ký tự có trong ô đó. Justify : điều chỉnh thẳng hai bên. Center across selection: điều chỉnh giữa qua một dãy ô. Vertical : Canh lề theo hàng dọc. Top : canh trên. Bottom : canh dưới. Center : canh giữa. Justify : canh đều hai bên. Orientation: Hiệu chỉnh hướng của chữ: Chọn dạng chữ ngang, đứng hoặc nghiêng. Chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees. Text control: Kiểm soát chữ. Wrap text : độ rộng cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng. Shink to fit : Hiệu chỉnh vừa bằng ô. Merge Cell : nối các ô đang chọn. Lưu ý: Nếu ô đã được nối, khi click thôi chọn thì ô này sẽ được tách ta như cũ. 2. Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng. Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Border. Style : Chọn dạng đường viền. Color : Chọn màu đường viền khung. 132 None : Không có đường viền khung. Outline : Tạo khung xung quanh vùng chọn. Inside : Tạo các đường viền khung bên trong vùng chọn. Có thể click vào các cạnh trong khung Border để tạo các đường viền tương ứng. Lưu ý : Để tạo khung nhanh, bạn có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh định dạng. 3. Định dạng nền dữ liệu Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng. Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Patterns. Chọn màu trong bảng Color. Có thể mở bảng Patterns để chọn các dạng màu khác. Xem mẫu trong khung Sample trước khi click OK để tạo màu. Lưu ý: Có thể chọn màu nền từ biểu tượng Fill Color và chọn màu chữ từ biểu tượng Font Color . 4. Bật tắt lưới ô của bảng tính Lưới ô trong bảng tính giúp cho việc nhìn các ô được rõ ràng, khi in nó không được in ra. Để bật/tắt lưới ô, dùng lệnh : Tools | Options, chọn lớp View, đánh dấu kiểm (hay bỏ chọn) mục Gridlines. 5.5. Sắp xếp và tìm kiếm 1. Sắp xếp Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc 133 cột dọc. Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khóa. Ví dụ, nếu một danh sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tên, cùng tên sắp xếp theo Họ thì khóa thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khóa thứ hai là dữ liệu cột Tên, khóa thứ ba là dữ liệu cột Họ. Các bước để sắp xếp dữ liệu : Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp. Thực hiện lệnh Data | Sort. Hộp đối thoại sau hiện ra: Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp (Ascending : tăng, Descending : giảm). Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ hai và thứ tự sắp xếp nếu có. Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ ba và thứ tự sắp xếp nếu có. Nếu trong vùng chọn để sắp xếp có dòng đầu tiên là dòng tiêu đề thì bạn phải chọn mục Header row để dòng tiêu đề không bị đảo lộn. Nếu dòng đầu tiên không phải là dòng tiêu đề thì bạn phải chọn mục No Header row. Click nút OK để bắt đầu sắp xếp. Chú ý: muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay sắp xếp theo cột, thì click nút Options ... Hộp đối thoại sau hiện ra : - Sort top to bottom : sắp xếp theo hàng. - Sort left to right : sắp xếp theo cột. 2. Tìm kiếm Nếu bạn có một bảng dữ liệu khoảng vài trăm dòng thì chức năng tìm kiếm này rất cần khi bạn muốn tìm đến các dữ liệu cần thiết trong bảng tính. Muốn tìm dữ liệu ở dòng hay cột nào, bạn click chọn dòng hay cột đó để tìm nhanh hơn và thực hiện như sau: Thực hiện lệnh Edit | Find. Xuất hiện hộp thoại : 134 Nhập nội dung muốn tìm trong khung Find What. Để chọn phương pháp tìm, click vào Options>> xuất hiện hộp thoại: từ đó lựa chọn cách tìm thích hợp. Khi muốn tìm kiếm và thay thế bằng từ khác click nút Replace, xuất hiện hộp thoại: Nhập từ muốn thay thế trong khung Replace with. Click nút Replace để thay từ vừa tìm thấy, Replace All để thay thế tất cả các từ tìm được. Khi thực hiện xong, click nút Close để đóng hộp thoại. 5.6. Biểu đồ bảng tính Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và các cột trên bảng tính thành hình khối, đồ thị ... Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỉ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính. 1. Các bước tạo biểu đồ Xét bảng tính dưới đây về thu nhập của một đơn vị sản xuất nông nghiệp trên ba ngành nghề: trồng trọt, chăn nuôi và thủ công từ năm 1998 đến 2002. 135 Tạo đồ thị dạng cột từ dữ liệu của cột trồng trọt. Các bước thực hiện như sau: Chọn dữ liệu trong cột Trồng trọt, kể cả tiêu đề cột (Vùng B1:B6). Thực hiện lệnh Insert | Chart hoặc click biểu tượng Chart Wizard trên Standard Toolbar. Hiển thị hộp thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type. Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type và chọn kiểu tương ứng trong khung Chart sub-type, chẳng hạn ta chấp nhận đồ thị dạng cột được gợi ý theo mặc định, tiếp đến click Next để hiển thị hộp thoại Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data. Màn hình này cho biết dạng của đồ thị sẽ hiện, chỉ ra các ô được gộp vào vùng dữ liệu của đồ thị. 136 Chọn lớp Series, hộp thoại của lớp này chỉ ra dãy các ô tạo thành dữ liệu và tựa cột. Click vào biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels làm hộp thoại thu lại để có thể nhìn thấy bảng tính. Lựa cột chứa các năm trong bảng tính để đặt năm như là các nhãn của trục X thay thế cho các nhãn đơn giản mặc định của Excel. Click một lần nữa lên biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels để khôi phục lại hộp thoại Source Data. Chú ý rằng các năm được chèn vào như là nhãn của trục X. Click nút Next để hiển thị hộp thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options. Trong vùng Char Title gõ vào “Thu nhập về Trồng Trọt”, sau đó nhập thuyết minh cho các trục X và Y. Click nút Next để đến màn hình cuối cùng Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location. Hộp thoại này cho bạn quyết định hoặc là sẽ chèn đồ thị vào trong bảng tính hiện hành, hoặc để đồ thị như là một đối tượng riêng lẻ ở một Sheet bên trong Workbook hiện hành. 137 Đối với ví dụ này bạn sẽ đặt đồ thị trong Sheet hiện hành, click nút Finish để hoàn tất vẽ đồ thị. Cuối cùng bạn được đồ thị và có thể kéo nó đến vị trí bất kỳ trên Sheet hiện hành. Đối với dữ liệu của các cột Chăn nuôi, Thủ công bạn cũng có thể lập đồ thị dạng cột như trên. Bây giờ bạn muốn vẽ đồ thị bao gồm dữ liệu của ba nghề chung lại với nhau để đễ dàng so sánh. Khi đó, bạn lựa chọn dữ liệu của cả ba cột Trồng trọt, chăn nuôi và Thủ công (vùng B1:D6), sau đó thực hiện các bước như trên, kết quả đồ thị như sau : 2. Hiệu chỉnh biểu đồ Để hiệu chỉnh biểu đồ, trước hết bạn chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh bằng cách click vào biểu đồ, khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. Di chuyển : Drag kéo phạm vi biểu đồ đến vị trí mới. Thay đổi kích thước : Drag các nút trên khung viền để thay đổi kích thước. Right click lên biểu đồ, xuất hiện menu dọc, chọn Chart Options, xuất hiện hộp thoại Chart Option. 138 Hộp thoại này có nhiều lớp dùng để thay đổi, như thay đổi tiêu đề đồ thị, thuyết minh các cột, các đường kẻ ngang dọc, chú thích, các nhãn ... Ví dụ, hiệu chỉnh lại biểu đồ trên như sau : BiÓu ®å Tæng hîp 0 1000 2000 3000 4000 5000 1998 1999 2000 2001 2002 Trong trot Chan nuoi Thu cong Hiệu chỉnh các thành phần bên trong của biểu đồ : Xóa một thành phần : Click vào thành phần, gõ Delete. Thay đổi kích thước một thành phần : Click lên thành phần, xuất hiện 8 nút hình vuông, drag các nút để thay đổi kích thước. Di chuyển thành phần sang vị trí khác : Drag lên thành phần. Định dạng lại một thành phần : Double click vào thành phần, xuất hiện hộp thoại gồm nhiều lớp, tiến hành định dạng lại theo hướng dẫn của hộp thoại. 5.7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 1. Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu (Database) Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích ... những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này bạn phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract. 139 Vùng Database (vùng Cơ sở dữ liệu): Gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên các trường phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là một bản ghi (Record) của CSDL. Vùng Criteria (vùng tiêu chuẩn): Chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích,... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề. Các dòng còn lại chứa điều kiện. Vùng Extract (vùng trích dữ liệu) : Chứa các bản ghi của vùng Database thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác rút trích, còn các thao tác tìm kiếm, xóa,... không cần dùng đến vùng này. Ví dụ : A B C D E F G H 1 STT HỌ LÓT TÊN CHỨC VỤ SỐ CON LƯƠNG 2 1 Hồ Văn Dũng TP 2 240000 CHỨC VỤ 3 2 Lê Thị Hoa NV 1 160000 TP 4 3 Nguyễn Bính NV 1 150000 GD 5 4 Trần Hòa GD 3 300000 6 5 Hồ Văn Long NV 2 160000 7 8 9 STT HỌ LÓT TÊN CHỨC VỤ 10 1 Hồ Văn Dũng TP 11 4 Trần Hòa GD Ở đây: vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng A9:D11 là vùng Extract 2. Thao tác lọc, rút trích và xóa a) Trích lọc dữ liệu: Trích lọc dữ liệu tức là bạn có thể lấy ra, loại bỏ hoặc dấu đi những dòng dữ liệu không cần thiết, chỉ giữ lại các dòng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nào đó. Trong thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo trước vùng Extract. Các bước thực hiện trích lọc : Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. Thực hiện lệnh Data | Filter | Advanced Filter. Hộp thoại sau hiện ra : Trong mục Action, chọn “Filter the List, in-place ở mục Action” (hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL). 140 Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range: gõ trực tiếp, hoặc có thể click vào biểu tượng ở bên phải hộp List Range, hộp thoại thu nhỏ lại để bạn thấy rõ bảng tính, dùng chuột chọn toàn bộ vùng Database, click lại biểu tượng ở bên phải hộp List Range để trở về lại hộp thoại Advanced Filter đầy đ