Bài giảng Tổ chức thực hiện và điều phối các chương trình/ dự án y tế

TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU PHỐI CÁC CHƯƠNG TRÌNH/ DỰ ÁN Y TẾ Trường Đại học Y tế Công cộng Bộ môn Quản lý Hệ thống Y tế Môn học: Quản lý y tế MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi kết thúc, học viên có thể: 1. Phân tích được các hoạt động chính trong thực hiện kế hoạch 2. Xác định được các khó khăn thường gặp trong thực hiện kế hoạch và một số giải pháp 3. Trình bày được các lợi ích và nguyên tắc cơ bản của điều phối hoạt động 4. Phân tích được một số khó khăn và giải pháp chính trong điều phối hoạt động Chu trình Quản lý LẬP KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN & THEO DẾI Giám sát hỗ trợ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH LÀ GÌ? • Là quá trình biến mọi kế hoạch trên giấy thành hiện thực, thành sản phẩm, biến mục tiêu thành sự thật CÂU HỎI • Có những hoạt động chính nào diễn ra trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch? • Các anh/chị đã từng gặp những khó khăn gì trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch? CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Điều phối hoạt động Giám sát hỗ trợ Đánh giá Tổng kết Điều chỉnh Phân công công việc Theo dõi CÁC LOẠI KHÓ KHĂN Nguyên nhân thuộc về tổ chức Nguyên nhân bên ngoài tổ chức Nguyên nhân thuộc về cá nhân PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC • Nguyên tắc: có sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện và những người có liên quan • Từ tổng thể thành cụ thể: – Chia kế hoạch hoạt động thành các công việc nhỏ. Ví dụ: từ kế hoạch năm – quí – tháng- tuần – công việc cụ thể – Phân công công việc theo đơn vị hành chính/hoặc nhóm- phân công theo cá nhân • Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Lịch công tác (tháng-tuần-ngày-từng việc) MỘT SỐ KHÓ KHĂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP Các khó khăn Giải pháp cụ thể Thiếu các kỹ năng quản lý cần thiết Cung cấp và rèn luyện kỹ năng quản lý cho mọi cán bộ Thiếu sự tham gia của các bên liên quan Lôi kéo sự tham gia của các bên liên quan vào mọi giai đoạn. Tăng cường sự cam kết và tự chủ Kế hoạch không rõ ràng cụ thể Cần lập kế hoạch từ tổng thể đến cụ thể, đặc biệt là thời gian Thay đổi về chính sách, nhân lực Xây dựng kế hoạch quản lý sự thay đổi từ khi lập KH Thiếu nguồn lực Xếp hạng ưu tiên. Lập kế hoạch sát thực. Điều chỉnh. Huy động. CÁC GIẢI PHÁP CHUNG • Lập kế hoạch: – Lập kế hoạch có sự tham gia. – Phân tích các thuận lợi và khó khăn sau khi lựa chon các PPháp THiện hoặc giải quyết – Lập kế hoạch hoạt động gắn với kế hoạch tài chính, kế hoạch giám sát hỗ trợ, theo dõi, đánh giá. – Kế hoạch cần có từ tổng thể đến cụ thể chỉ rõ thời gian, người thực hiện, người giám sát hỗ trợ • Có các chính sách, qui định và cơ cấu tổ chức thực hiện phù hợp • Xây dựng hệ thống thông tin và báo cáo đảm bảo công tác theo dõi, giám sát và trao đổi thông tin thông suốt trong quá trình thực hiện CÂU HỎI • Điều phối thực hiện là gì? • Tại sao cần điều phối? ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN • Điều phối là quá trình tổng hợp phân tích thông tin và đưa ra các quyết định để huy động nguồn lực từ nhiều phía một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu • Điều phối giúp: – Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực – Nâng cao chất lượng hoạt động – Giúp chia sẻ thông tin và kinh nghiệm – Giảm chồng chéo hoặc thiếu hụt MỘT SỐ KHÓ KHĂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP Các khó khăn Giải pháp cụ thể Thiếu hợp tác/mâu thuẫn giữa các bên tham gia Giúp các bên tham gia nhận rõ mục tiêu chung ngay từ ban đầu Làm rõ chức trách nhiệm vụ của từng bên Người điều phối cần có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn Thiếu sự tham gia- do thụ động, do sợ mất quyền, sợ lộ điểm yếu Tạo môi trường làm việc cởi mở, tôn trọng Tăng cường tính chủ động Có cơ chế động viên khen thưởng rõ ràng Cạnh tranh về thành công/lợi ích Cơ chế đánh giá rõ ràng TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ Người nghe Người truyền thông tin Phản hồi Chuyển tin/ thông điệp Cần chuyển thông tin gì? Người nghe là ai? Chuyển thông tin theo cách nào? Từ ngữ Giọng điệu Không lời Một số lưu ý khi truyền thông khi điều phối thực hiện kế hoạch Những điều mình muốn nói + Những gì người nghe quan tâm = thông điệp hướng tới người nghe Công cụ triển khai kế hoạch • Bản kế hoạch hành động tổng hợp • Kế hoạch theo thời gian (sơ đồ Gant)