Bài giảng Tổ chức và quản lý tổ chức - Bài 3: Lập kế hoạch

BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCHPGS.TS.Phan kim ChiếnTrường Đại học Kinh tế Quốc dân1TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩmTôi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ông Long – Phó tổng giám đốc phụ trách nghiên cứu, phát triển và sản xuất. Để báo cáo lên Tổng giám đốc về năng lực của các sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng tôi đến văn phòng của ông ấy và nói: “Tôi muốn các anh ngừng những công việc đang làm và viết cho tôi báo cáo về các sản phẩm mới mà các anh đang triển khai, và doanh thu mà các anh dự báo có thể tạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay và năm tới”. Ông Long muốn có các bản báo cáo của chúng tôi vào 3h chiều ngày hôm sau.Thế là từng người chúng tôi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một bên và bắt tay vào viết báo cáo. Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng nghiệp của tôi cũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo. Đúng thời hạn quy định, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ông Long. Hai ngày sau, ông Long lại gọi tất cả chúng tôi lên văn phòng, lần này để nói rằng chúng tôi đã không làm báo cáo như cách mà ông ấy muốn. Ông ấy nghĩ ra một mẫu báo cáo đặc biệt và cũng muốn đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báo cáo, rồi nhiều điều khác nữa - tất cả những điều mà ông ấy không hề nói với chúng tôi trong cuộc họp trước. Vậy là chúng tôi phải bắt đầu lại. 2TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm3Theo các anh/chị, ông Long và các giám đốc sản phẩm đã có sai lầm gì trong lập kế hoạch? Vận dụng quy trình lập kế hoạch để giải thích?MỤC TIÊUNắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạchHiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lược của tổ chứcPhân tích và vận dụng được một số mô hình trong lập kế hoạch chiến lược45NỘI DUNGKế hoạch và nội dung của một kế hoạchHệ thống kế hoạchQuy trình lập kế hoạchCác cấp độ chiến lược của tổ chứcQuy trình lập kế hoạch chiến lượcCấu trúc của một bản phân tích chiến lượcMột số mô hình vận dụng trong lập kế hoạch chiến lược1. KẾ HOẠCH VÀ NỘI DUNG KẾ HOẠCHKhái niệm: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ thống nhất định sau một giai đoạn nhất định.Nội dung cơ bản của kế hoạch:Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được?Giải pháp kế hoạch: Phải làm gì và làm thế nào?Công cụ kế hoạch: Nguồn lực? Ai thực hiện? Thời gian? Không gian?2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCHXem xét theo cấp kế hoạch Các kế hoạch chiến lượcCác kế hoạch tác nghiệpXem xét theo thời gian thực hiện kế hoạchKế hoạch dài hạnKế hoạch trung hạnKế hoạch ngắn hạnXem xét mức độ cụ thểChiến lược Quy hoạchChính sáchThủ tụcQuy tắcChương trìnhDự ánNgân quỹ2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)Kế hoạch chiến lượcTổng thể các mục tiêu, các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn đảm bảo cho tổ chức hoạt động và phát triển vượt bậc về chất sau giai đoạn nhất định.Các cấp độ chiến lược:Chiến lược cấp tổ chức;Chiến lược cấp ngành;Chiến lược cấp chức năng.Quy hoạchQuy hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững.Quy hoạch là sự cụ thể hóa chiến lược cả về mục tiêu và giải pháp.2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)Chính sáchChỉ dẫn chung để quản lý các vấn đề của tổ chức.Hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đối với sự việc lặp lại nhiều lần.Thủ tụcCụ thể bao gồm chuỗi các hành động theo thời gian để thực thi chính sách.Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề có tính chất lặp lại nhiều lần.Quy tắcLà dạng chặt chẽ nhất của kế hoạch thường trực.Quy định những hành động được phép hay không được phép.2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)Kế hoạch đơn dụngChương trình Các giải pháp và các nguồn lực (tài chính, con người, thời gian) được xác định một cách trọn gói để hoàn thành hệ thống các mục tiêu quan trọng và xung yếu.Dự ánHướng các nỗ lực hoặc nhóm làm việc tới việc đạt được những mục tiêu cụ thể.Các dự án không có tính toàn diện và hẹp hơn chương trình.Dự án thường cụ thể hơn chương trình về mục tiêu, giải pháp và nguồn lực.Ngân sáchThường được coi là một phần của chương trình.Được sử dụng như một cơ chế kiểm soát tài chính để thực hiện kế hoạch.3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHLập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu.Sản phẩm là một bản kế hoạch với những nội dung chính: Phải đạt được?Phải làm gì?Công cụ? QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHBước 2Bước 1Xác định mục tiêu và chỉ tiêuPhân tích môi trườngBước 3Xác định các phương ánBước 4Lựa chọn phương ánRa quyết địnhBước 5QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHPhân tích môi trườngMục đích: xác định những cơ hội (O), thách thức (T), điểm mạnh (S) và điểm yếu (W) mà môi trường tạo ra đối với hệ thống.Nội dung:Phân tích môi trường bên ngoài;Phân tích môi trường bên trong.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHXác định mục tiêu kế hoạch:Mục đích: xác định hệ thống cần đạt được gì sau giai đoạn nhất định.Nội dung:Xác định các mục tiêu có thể trong giai đoạn kế hoạch;Xác định thứ tự ưu tiên các muc tiêu;Xác định các chỉ tiêu để đạt mục tiêu;Xác định hệ thống các chỉ số giám sát đánh giá việc đạt mục tiêu.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHXác định các phương án thực hiện mục tiêu:Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu;Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp và công cụ thực hiện mục tiêu;Giải pháp: làm gì, làm như thế nào?Công cụ: làm bằng gì?QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHĐánh giá và lựa chọn phương án tối ưu:Mục đích: tìm ra phương án tốt nhất để đạt mục tiêu.Nội dung xác định phương án tốt nhất: Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.Phương án nào có chi phí thấp.Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện.Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCHThể chế hóa phương ánĐề xuất về phương án tối ưu sẽ được trình cho người có thẩm quyền quyết định.Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thông qua phương án.Đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản.4. CÁC CẤP ĐỘ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨCChiến lược cấp tổ chứcCác chiến lược cấp ngànhCác chiến lược cấp chức năngCác kế hoạch tác nghiệp4.1. CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨCChiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận quản lý cao nhất vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của toàn tổ chức.Câu hỏi cần trả lời đối với tổ chức: Cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào? Định hướng phát triển là tăng trưởng, ổn định hay thu hẹp? Nên hoạt động trong những lĩnh vực nào? Ngành nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?Phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực, ngành, sản phẩm/dịch vụ đó? Phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành? 4.2. CHIẾN LƯỢC CẤP NGÀNH/LĨNH VỰCChiến lược cấp ngành/lĩnh vực: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt động) của tổ chức. Câu hỏi cần trả lời:Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào? Cạnh tranh dựa trên các lợi thế nào? Hợp tác bằng những phương thức nào? Dựa trên lợi thế nào? 4.3. CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNGChiến lược cấp chức năng: nhằm nâng cao năng lực cho các chức năng hoạt động của tổ chức và tối đa hoá năng suất sử dụng nguồn lực của tổ chức. Chiến lược cấp chức năng thường sử dụng: marketing, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, nghiên cứu và phát triển Phân tích môi trườngXây dựng các lựa chọn CL (phương án CL)Đánh giá, lựa chọn phương án CL tối ưuĐề xuất và quyết định chiến lượcKhẳng định sứ mệnh, tầm nhìn chiến lượcXác định mục tiêu chiến lược5. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢCBƯỚC 1: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNGCho thấy điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của một tổ chức.Nội dung của phân tích môi trường bao gồm:Phân tích môi trường bên ngoài;Phân tích môi trường bên trong (Đánh giá thực trạng của tổ chức).BƯỚC 2: KHẲNG ĐỊNH SỨ MỆNH, TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢCSứ mệnh: Xác định mục đích cơ bản của một tổ chức, lý do tồn tại và những gì tổ chức cần làm để đạt được tầm nhìn.Được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức, những giả định về mục đích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường. Ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức. Tầm nhìn:Xác định tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai. Phác thảo những gì tổ chức muốn trở thành, hoặc mong muốn của tổ chức về thế giới mà trong đó tổ chức đang hoạt động. Thể hiện những giá trị cốt lõi và những nguyên tắc cơ bản của tổ chức.BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢCXác định điểm mốc cần đạt được trong từng khoảng thời gian nhất định để từng bước biến tầm nhìn thành hiện thực. Chuyển hoá sứ mệnh và định hướng của tổ chức thành cái cụ thể hơn để đo lường được kết quả hoạt động của tổ chức trong thời kỳ ngắn hạn và dài hạn. Cần căn cứ vào các nguồn lực hiện tại và những nguồn lực mà tổ chức có thể huy động trong tương lai. BƯỚC 4: XÂY DỰNG CÁC LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢCLựa chọn chiến lược là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược. Cho thấy các khả năng có thể trong việc hướng tới các mục tiêu chiến lược, từ đó có những phương án thích hợp cho việc huy động tiềm năng và nguồn lực của tổ chức. BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC TỐI ƯUTiêu chí đánh giá phương án:Khả năng chắc chắn đảm bảo sự thành công của các mục tiêu chiến lược; Tận dụng được điểm mạnh và cơ hội của tổ chức; Nguồn lực của từng phương án và khả năng đảm bảo nguồn lực; Các công việc phải làm, yêu cầu và tính chất công việc, khả năng thực hiện các công việc đóBƯỚC 6: ĐỀ XUẤT VÀ QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢCRa quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Đề xuất và quyết định chiến lược dưới dạng văn bản.6. CẤU TRÚC CỦA MỘT BẢN PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢCGiới thiệu khái quát về tổ chứcPhân tích môi trường bên ngoài Phân tích môi trường bên trong Khẳng định sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược Xác định mục tiêu chiến lược Xác định các phương án (lựa chọn) chiến lược Đánh giá và lựa chọn chiến lược tối ưuMột số kiến nghị để tổ chức thực hiện chiến lược thành công 7. MÔ HÌNH VẬN DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢCMô hình SWOT.Mô hình "năm lực lượng cạnh tranh" của M. Porter.Mô hình phân tích chuỗi giá trị của M.Porter.Mô hình phân tích danh mục hoạt động/đầu tư của nhóm tư vấn Boston (BCG).MÔ HÌNH SWOT MÔ HÌNH “NĂM LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH” CỦA M.PORTERMÔ HÌNH PHÂN TÍCH CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA M.PORTER MÔ HÌNH PHÂN TÍCH DANH MỤC HOẠT ĐỘNG/ĐẦU TƯ CỦA NHÓM TƯ VẤN BOSTON (BCG)GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNGSai lầm khi lập kế hoạch:Không lập kế hoạch theo một quy trình hợp lý và khoa học.Không phân tích đầy đủ yếu tố môi trường khi lập kế hoạch về sản phẩm.Không xác định được mục tiêu doanh thu sản phẩm dựa trên nguồn lực và cơ hội từ môi trường.Không có cơ sở để xác định phương án sản phẩm.CÂU HỎI MỞNhà quản lý cấp nào cần lập kế hoạch?Trả lời: Nhà quản lý ở bất cứ vị trí nào trong tổ chức đều cần xây dựng kế hoạch cho bộ phận mà mình quản lý. Phạm vi, nội dung các kế hoạch này có sự khác biệt.Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp khác nhau như thế nào?Trả lời: Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên 3 mặt:Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 3-5 năm trở lên, kế hoạch tác nghiệp thường chỉ cho một năm trở xuống.Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp chỉ có một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động.Mức độ cụ thể: các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thiên về tính định tính). Các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượng).CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1Chương trình là một loại kế hoạch:tác nghiệp.chiến lược.hướng dẫn chung giải quyết vấn đề trong tổ chức.quy định hành động được phép hay không được phép.Trả lời: Đáp án đúng là: A. tác nghiệp.Vì đây là kế hoạch cụ thể để triển khai chiến lược (xem phần 3.2. hệ thống kế hoạch).CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2Chiến lược cấp tổ chức là loại kế hoạch xác địnhTrạng thái cần đạt được của một đơn vị kinh doanh sau giai đoạn chiến lượcLợi thế cạnh tranh của một ngành kinh doanh của tổ chứcMục tiêu và các ngành kinh doanh của tổ chứcPhương thức hợp tác của một đơn vị kinh doanh chiến lược Trả lời:Đáp án đúng là CVì các đáp án A, B, D là nội dung của chiến lược cấp ngành. Chiến lược cấp tổ chức bao gồm (1) mục tiêu; (2) định hướng phát triển; (3) những lĩnh vực và sản phẩm; (4) phân bổ nguồn lực ra cho các lĩnh vực; (4) phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành38CÂU HỎI TỰ LUẬNHãy xác định một tổ chức mà anh/chị quan tâm. Hãy xây dựng một bản tóm lược kế hoạch chiến lược của tổ chức đó, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và các cấp chiến lược. Trong bản kế hoạch chiến lược đó, sử dụng ma trận SWOT để chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà tổ chức đang phải đối mặt.Hướng dẫn:Học viên có thể lựa chọn một chiến lược cấp tổ chức, cấp ngành hoặc cấp chức năng.Dựa vào kết cấu bản phân tích chiến lược để trình bày nội dung TÓM LƯỢC CUỐI BÀIKế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ thống nhất định. Kế hoạch của một tổ chức có thể được xem xét dưới nhiều giác độ khác nhau. Việc lập kế hoạch phải được xác định theo quy trình tương đối thống nhất bao gồm phân tích môi trường, phân tích mục tiêu, phân tích phương án, đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu, quyết định kế hoạch.Chiến lược của tổ chức bao gồm 3 cấp độ: Chiến lược cấp tổ chức, chiến lược cấp ngành và chiến lược cấp chức năng. Quy trình lập kế hoạch chiến lược bao gồm các bước: phân tích môi trường; khẳng định tầm nhìn và chiến lược; xác định mục tiêu chiến lược; xây dựng các lựa chọn chiến lược; đánh giá và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu; đề xuất và quyết định chiến lược.40Câu hỏi thường gặpTrong môi trường ổn định có cần lập kế hoạch?Trả lời: Dù môi trường nào cũng cần có kế hoạch để xác định mục tiêu cần đạt và cách thức đạt mục tiêuNếu không phân tích môi trường thì sẽ dẫn đến hậu quả gì khi lập kế hoạch?Trả lời: dẫn đến xác định mục tiêu sai, giải pháp sai Chính sách do cấp quản lý nào lập ra?Trả lời: Bất kỳ nhà quản lý nào cũng có chính sách của minh để quản lý bộ phận của mính, tuy nhiên các chính sách chính thức thì việc ai ban hành được quy định trong sơ đồ trách nhiệm và quyền hạn Câu hỏi thường gặp (tiếp)Tất cả các tổ chức đều có kế hoạch chiến lược?Trả lời: Trên thực tế, không phải mọi tổ chức đều xây dựng được một bản kế hoạch chiến lược chính thức, được thể chế hoá cho tổ chức mình, nhất là các tổ chức có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, kế hoạch chiến lược là cần thiết giúp cho tổ chức xác định các mục tiêu tổng thể và các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn cho hoạt động của tổ chức.Lựa chọn chiến lược và giải pháp chiến lược là như nhau?Trả lời: Lựa chọn chiến lược là một tập hợp các hoạt động, giải pháp nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược. Trong một lựa chọn chiến lược bao gồm nhiều giải pháp chiến lược. Thuật ngữKế hoạch Là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ thống nhất định.Chiến lược Là một hệ thống các quan điểm cơ bản, các mục tiêu dài hạn và các giải pháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoa học trên cơ sở huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực và lợi thế của hệ thống để đạt được mục tiêu đã đề ra.Quy hoạch Thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững.Chính sách Là những điều khoản hoặc những quy định chung để hướng dẫn hoặc khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Thuật ngữ (tiếp)Thủ tục Là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị.Quy tắc Giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Chương trình Bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân sách cần thiết.Dự án Là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.Ngân sách Là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số.Thuật ngữ (tiếp)Lập kế hoạch chiến lược Là quá trình xác định các mục tiêu chiến lược cũng như các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu chiến lược.Sứ mệnh của một tổ chức Xác định mục đích cơ bản của một tổ chức, mô tả ngắn gọn lý do tồn tại của tổ chức và những gì tổ chức cần làm để đạt được tầm nhìn của mình. Tầm nhìn của một tổ chức Xác định cách tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai, mô tả bức tranh mà tổ chức hình dung về tương lai mong muốn của mình. Lựa chọn chiến lược Là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược.