Báo cáo Công tác tổ chức kế toán tại Tổng công ty đường sông Miền Bắc

tàu đẩy 250cv, loại máy thuỷ Duy Phương R160 đẩy đoàn 1600T rất tiết kiệm nhiên liệu (150g/cv.giờ). Đầu năm 2004, bản tin kinh tế xã hội chọn lọc của Tổng công ty ra đời, cung cấp nhiều thông tin cho quản lý và sản xuất. Mặc dù còn nhiều vấn đề cần rút kinh nghiệm, nhưng bản tin đã thực hiện tốt vai trò là người thông tin, hỗ trợ tri thức và nguồn tin dự báo chiến lược cho các cấp quản lý trong Tổng công ty. Theo quyết định 63 của Thủ Tướng Chính Phủ, Tổng công ty đã thực hiện kế hoạch và tổ chức triển khai theo đúng lộ trình quy định: Ngoài các đơn vị đã chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ trước như: Công ty cổ phần vận tải thuỷ Thái Bình, Công ty cổ phần cơ khí 75, Xí nghiệp cổ phần vận tải xếp dỡ Hà Nội, trong 6 tháng đầu năm 2005 đã tiếp tục triển khai cổ phần hoá 5 đơn vị thành viên: Công ty vận tải thuỷ 1, 2, 3, 4, Công ty vận tải sông biển Nam Định. Đối với Tổng công ty theo quyết định mới nhất của Thủ Tướng Chính Phủ và Bộ Trưởng Bộ GTVT từ nay đến cuối năm 2006, Tổng công ty sẽ chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, Cảng Hà Nội và Cảng Việt Trì vào công ty mẹ, tiếp tục cổ phần hoá các đơn vị còn lại. Tính đến 01/01/2006, Tổng công ty có 239 tàu/39053 mã lực/188575T, xà làn đẩy các loại 791 chiếc/181075T. Từ khi thành lập (năm 1996) đến nay Tổng công ty đã gặp không ít khó khăn đó là: sự cạnh tranh trong sản xuất vận tải, bốc xếp và cơ khí ngày càng gay gắt và quyết liệt, đội ngũ phương tiện vận tải, kết cấu cơ sở hạ tầng do khó khăn về vốn nên chậm được đổi mới… nhưng được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ GTVT, sự giúp đỡ của các vụ chức năng… sự chỉ đạo điều hành thống nhất, có hiệu quả của lãnh đạo Tổng công ty cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ CNV, Tổng công ty đã đạt được những kết quả rất khả quan và nhận được sự khen thưởng của Đảng, Nhà nước: Huân chương lao động hạng 3, bằng khen của Chính Phủ và Bộ GTVT hàng năm. Dưới đây là mô hình tổ chức hoạt động của Tổng công ty Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hoạt động Tổng công ty TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SÔNG MIỀN BẮC Công ty cổ phần vận tải thuỷ 1 Công ty cổ phần vận tải thuỷ 2 Công ty cổ phần cơ khí 75 Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình thuỷ Công ty cổ phần vận tải thuỷ 3 Công ty cổ phần vận tải thuỷ 4 Các x í nghiệp cơ khí thuỷ, CK82, CK81, CK 71 Công ty cổ phần vận tải thuỷ Thái Bình Công ty đầu tư và xây dựng Hồng Hà Công ty cổ phần vận tải sông biển Nam Định Công ty nhân lực và thương mại quốc tế Cảng Hà Nội Công ty xây lắp và thương mại quốc tế Cảng Việt Trì Trung tâm vận tải Cảng Hà Bắc Cảng Hoà Bình Cảng Mường La Công ty xây lắp và tư vấn thiết kế Trường dạy nghề bán công 2. Đ ẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 2.1. Ngành nghề sản xuất kinh doanh - Vận chuyển hàng hoá bằng đường thuỷ trong và ngoài nước - Khai thác cảng, bến thuỷ nội địa - Xếp dỡ và kinh doanh kho bãi cảng đường sông - Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá đường sông và vận tải đa phương thức - Sửa chữa, đóng mới phương tiện vận tải thuỷ - Sản xuất kinh doanh, khai thác vật liệu xây dựng - Xuất nhập khẩu trực tiếp vật tư, thiết bị phụ tùng, phương tiện vận tải chuyên nghành - Vận tải hành khách bằng đường thuỷ nội địa. Dịch vụ vận chuyển hành khách du lịch trên sông, vịnh, hồ - Vận tải hàng hoá, hành khách bằng đường bộ - Xây dựng các công trình giao thông, công ngiệp, dân dụng - Đại lý các mặt hàng: máy móc, vật tư, thiết bị, phụ tùng, nhiên liệu - Hoán cải, thiết kế, sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ - Phá dỡ tàu cũ - Thiết kế, sửa chữa, đóng mới lắp đặt thiết bị nâng hạ - Tư vấn việc làm - Xuất khẩu lao động - May trang phục bảo hộ lao động cho cán bộ, công nhân viên và thuyền viên vận tải - Sửa chữa phương tiện vận tải đường bộ - Thiết kế phương tiện vận tải thuỷ - Sửa chữa, lắp đặt thiết bị thông tin liên lạc, điện tử - Kinh doanh nhà đất - Khảo sát xây dựng - Đào tạo công nhân Cao đẳng, Đại học, Ngoại ngữ - Tư vấn đầu tư và xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, đường dây… Những ngành nghề sản xuất kinh doanh mà Tổng công ty đang thực hiện trên đây được chia thành ba lĩnh vực: * Sản xuất vận tải và dịch vụ * Sản xuất cảng sông * Sản xuất cơ khí và dịch vụ 2.2. Sản phẩm, loại hàng hoá * Sản xuất vận tải và dịch vụ: - Sản xuất vận tải với các mặt hàng: than điện, than đạm, than khác, clinker, hàng khác (cát, đá, sỏi…), container, chuyển tải. Sau khi trúng thầu than điện, than đạm Tổng công ty vẫn tiếp tục điều hành than điện, than đạm. Sản xuất vận tải than điện được thực hiện với nhà máy điện Phả Lại, Ninh Bình, than đạm với nhà máy đạm Hà Bắc. - Dịch vụ: Tổng công ty kinh doanh các mặt hàng: than, xi măng, vật liệu xây dựng, bến xe khách… *Sản xuất cảng sông: Gồm có kinh doanh kho bãi, cung cấp dịch vụ bốc xếp và giao nhận trong kho bãi, vận chuyển hàng hoá từ kho bãi cảng đến kho chủ hàng hoặc người mua hàng … * Sản xuất cơ khí và dịch vụ: - Sản xuất cơ khí: sản xuất các kết cấu thép, khung nhà xưởng, các loại vận thăng, giá nâng lao dầm cầu, thiết bị phục vụ ngành điện, các đèn tín hiệu cho đường sông, đường biển… - Dịch vụ: sửa chữa đóng mới tàu và các phương tiện khác… 2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh Từ khi thành lập đến nay, ngoài các bạn hàng truyền thống như: điện, xi măng…các đơn vị của Tổng công ty đã chủ động khai thác thêm nhiều mặt hàng mới, tuyến mới, mở rộng thị trường: hàng nặng, hàng cồng kềnh phục vụ dây chuyền cho một số nhà máy điện đồng thời nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm để tạo được lòng tin và uy tín trên thị trường. Những cố gắng và nỗ lực của Tổng công ty đã đem lại cho Tổng công ty những kết quả rất khả quan trong nhiều năm liên tục. Dưới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị trong những năm qua: Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh (từ năm 2002 – 2005) Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 2003 2004 2005 1. Doanh thu thuần 109 340,966 473,798 535,4 620,103 - Sản xuất vận tải và DV 109 244,041 353,474 386,6 450,450 - Sản xuất cảng sông 109 40,790 48,342 68,9 85,112 - Sản xuất cơ khí và dịch vụ 109 56,135 71,981 79,9 84,541 2. Chi phí 109 338,366 470,074 530,1 631,981 3. Kết quả SXKD 109 +2,6 +3,724 +5,3 +6,122 4. Thu nhập BQ đ/ng/thg 814000 976700 1174000 1276000 5. Vốn 109 143,111 149,930 152,236 159,250 Bảng 2: Kết quả kinh doanh các mặt hàng. Mặt hàng ĐVT Năm 2004 Năm 2005 T ăng giảm 1. Than điện T 2.580.938 2.993.328 412.390 2. Than đạm T 249.982 282.307 32.325 3. Container T 1.406.030 1.703.412 297.382 4. Chuyển tải T 1.090.597 1.173.284 82.687 5. Than khác T 203.487 304.784 101.297 6. Clinker T 44.389 48.194 3.805 7. Hàng khác T 242.991 358.687 115.696 Tổng sản lượng T 5.818.414 6.863.996 1.045.582 Doanh thu T 203.755.522.631 240.020.259.986 36.264.737.355 3. ĐẶC ĐIỂM VỀ QUẢN LÝ 3.1. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty đường sông Miền Bắc bao gồm: Hội đồng quản trị, TGĐ, các Phó TGĐ, bộ phận văn phòng Tổng công ty, các đơn vị thành viên, trực thuộc Tổng công ty; được tổ chức theo mô hình chức năng tham mưu kinh tÕ… Cơ cấu chức năng và nhiệmvụ từng bộ phận: - Văn phòng tổng công ty Là cơ quan tham mưu giúp việc HĐQT, TGĐ trong các lĩnh vực: tổng hợp và điều hoà các hoạt động của cơ quan văn phòng, hành chính và công tác chính trị. - Phòng tổ chức cán bộ - lao động Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho HĐQT, TGĐ về: tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách đối với người lao động, lao động – tiền lương, bảo hộ lao động thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ, phục vụ tích cực cho việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của Tổng công ty. - Phòng kế hoạch đầu tư Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho HĐQT, TGĐ về: chiến lược và mục tiêu phát triển SXKD trong từng giai đoạn của Tổng công ty. Tìm các biện pháp tối ưu để thực hiện mục tiêu đề ra phù hợp với đường lối phát triển kinh tế của Đảng. - Phòng kinh doanh Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho HĐQT, TGĐ về lĩnh vực vận tải, xếp dỡ trong đó có việc trực tiếp thương thảo ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị lớn như: Tập đoàn than Việt Nam, Tổng công ty điện lực Miền Bắc…và các lĩnh vực kinh doanh khác trên thị trường trong và ngoài nước nhằm khai thác đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật của Việt Nam và tập quán, thông lệ quốc tế. - Phòng tài chính - kế toán Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho HĐQT, TGĐ về lĩnh vực quản lý tài chính - kế toán theo đúng thể lệ, chế độ chính sách hiện hành. Sử dụng công cụ kế toán để kiểm tra, giám sát, thúc đẩy việc thực hiện sản xuất kinh doanh và quản lý kinh doanh. - Phòng KHKT và hợp tác quốc tế Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp HĐQT, TGĐ tổ chức điều hành và thực hiện các hoạt động về lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, vật tư, hợp tác quốc tế, đầu tư nội địa và quốc tế trong Tổng công ty. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty như sau: Sơ đồ2: Mô hình bộ máy quản lý Tổng công ty đường sông Miền Bắc HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TGĐ Chủ tịch HĐQT PTGĐKD PTGĐ Đầu tư PTGĐ Công nghiệp PKD Các công ty vận tải Các trạm đại diện cho Cty PKHĐT BQLDA Cty XL PKHKT Các trung tâm ( vận tải, tư vấn, sửa chữa tàu,…) Kế toán trưởng 3.2. Công tác quản lý a. Công tác tổ chức cán bộ Đào tạo và quy hoạch cán bộ quản lý, công nhân lành nghề đặc biệt là đội ngũ thuyền máy trưởng, thợ lái cẩu, thợ cơ khí. Có chính sách đãi ngộ thoả đáng, không để hiện tượng: cán bộ, thuyền trưởng, máy trưởng, thợ giỏi xin chuyển công tác sang đơn vị khác. Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ công nhân viên để từng bước quy chuẩn hoá cán bộ theo xu thế hội nhập. Luân chuyển thay thế, bãi miễn những cán bộ sức khoẻ, năng lực, phẩm chất yếu kém trong Tổng công ty. b. Công tác khoa học công nghệ Tập trung khai thác có hiệu quả tài sản thiết bị hiện có, xây dựng phương án liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để huy động vốn và ứng dụng công nghệ mới. Các đơn vị phải đăng ký đề tài sáng kiến quản lý, cải tiến kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm, đồng thời có chế khuyến khích giành một khoản kinh phí nhất định cho công tác nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, phương thức quản lý. c. Công tác tài chính Tăng cường thu đòi tiền cước, công nợ, rà lại các khoản chi phí, xây dựng giá thành phù hợp với tình hình tài chính hiện tại. Tổ chức phân tích tài chính, quản lý chặt chẽ các công nhân viên, có kế hoạch xử lý các khoản nợ khó đòi, thực hiện nghiêm chế độ tài chính, chú trọng công tác cập nhật, ghi chép sổ sách chứng từ theo quy định, tổ chức tập huấn kiểm tra thường xuyên để uốn nắn kịp thời những sai sót, không để xảy ra rồi mới xử lý, báo cáo đúng thời gian, đủ doanh thu và các khoản nộp ngân sách. Tiếp tục huy động vốn của cán bộ công nhân viên chức để tăng cường trách nhiệm của mỗi người và có vốn kinh doanh. Xem xét tình hình sản xuất, các mặt quản lý và quyết toán SXKD hàng năm tại đơn vị thành viên theo Nghị quyết của HĐQT và chế độ Nhà nước hiện hành. d. Công tác kế toán Chỉ đạo và có biện pháp thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp các số liệu về tình hình biến động và sử dụng tài sản, tiền vốn, vật tư, tiền lương…kết quả SXKD của Tổng công ty để phục vụ cho sự chỉ đạo của TGĐ và cho công tác hạch toán. Tiến hành hạch toán các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Tổng công ty trên cơ sở kết quả của SXKD, tổ chức chứng từ luân chuyển hợp lý, hệ thống tài khoản và hình thức kế toán. - Với đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập: Tiến hành hạch toán tổng hợp, nộp báo cáo kế toán tài chính đầy đủ, kịp thời theo quy định. - Với đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc: Tiến hành hạch toán chi tiết Thanh quyết toán tiền lương và các loại chi phí của cơ quan văn phòng Tổng công ty theo tháng, quý, năm. Bảo quản và lưu giữ chứng từ, sổ sách, các báo cáo kế toán đúng chế độ thể lệ tài chính hiện hành của Nhà nước. B. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ 1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra chế độ kế toán trong phạm vi toàn Tổng công ty giúp lãnh đạo Tổng công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và hoạt động kinh tế một cách nhịp nhàng có hiệu quả. Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty KÊ TOÁN TRƯỞNG (Kiêm trưởng phòng) KẾ TOÁN VIÊN 1( Phó phòng ) KẾ TOÁN VIÊN 2 KẾ TOÁN VIÊN 3 KẾ TOÁN VIÊN 4 - Kế toán trưởng Kiêm trưởng phòng là người giúp HĐQT và TGĐ thực hiện chức năng quản lýtài chính - kế toán, do đó chịu trách nhiệm trước HĐQT và TGĐ về mọi hoạt động của phòng và của Tổng công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Quản lý trực tiếp nhân viên trong phòng. Được quyền mở các lớp chuyên môn nghiệp vụ theo hệ dọc - Kế toán viên 1 Là kế toán tổng hợp, kiêm phó phòng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước kế toán trưởng đồng thời có nhiệm vụ phân công tổ chức và quản lý cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm của phòng. - Kế toán viên 2 Là kế toán về TSCĐ và NVL, Có nhiêm vụ theo dõi sự biến động( tăng, giảm) của TSCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ, tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ. Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước và yêu cầu bảo quản của Tổng công ty. Đối với NVL, kế toán có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời về số lượng chất lượng và giá thành thực tế vật liệu. - Kế toán viên 3 Là kế toán công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo dõi các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, thời gian…Viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ với sổ sách để phát hiện các sai sót và xử lý kịp thời. - Kế toán viên 4 Là kế toán thống kê, có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu về tình hình hoạt động của Tổng công ty bao gồm doanh thu, số lượng nhập xuất tồn kho, các loại hàng hoá để báo cáo cho giám đốc, các đơn vị chủ quản có liên quan (cục thuế, cục thống kê..). Mối quan hệ tổ chức bộ máy kế toán với bộ máy quản lý chung - Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. - Quan hệ với các cơ quan cấp trên theo hệ và ngành quản lý Nhà nước. - Quan hệ với phòng Kế hoạch đầu tư để xây dựng kế hoạch sản xuất và phương án kinh doanh, dự án đầu tư, cấp vốn theo tiến độ sản xuất, điều hoà nguồn vốn, thanh lý TSCĐ và quyết toán lập bảng tổng kết tài sản. - Quan hệ với phòng kinh doanh: tham dự ký kết các hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán hợp đồng. - Với phòng Tổ chức cán bộ - lao động: tham gia xây dựng các phương án trả lương, trả thưởng, tuyển chọn và bổ nhiệm kế toán trưởng ở các đơn vị. - Phối hợp với Văn phòng trong việc quyết toán chi tiêu của cơ quan Văn phòng. Đối với Công đoàn Tổng công ty: hỗ trợ việc tổ chức hạch toán, sổ sách theo dõi, chi tiêu quyết toán với Công đoàn cấp trên và Công đoàn văn phòng. 2. THÔNG TIN KẾ TOÁN - Niên độ kế toán từ: 01/01/N – 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ, không có chuyển đổi đồng tiền khác. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: kế toán chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán TSCĐ: + Đánh giá TSCĐ: theo giá mua thực tế. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo quyết định 206/QĐ – BTC ngày 01/01/2004, Tổng công ty áp dụng khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: giá bình quân gia quyền. - Phương pháp trích lập và hoàn nhập dự phòng: chưa có trích lập dự phòng. 3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN 3.1. Hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Nhà nước ban hành theo Quyết định số 1142TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của bộ tài chính. Bảng các tài khoản chủ yếu Tổng công ty sử dụng được trình bày ở phần phụ lục 3.2. Hệ thống chứng từ - Đối với TSCĐ Bao gồm: các bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ và thẻ TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ cùng với các tài liệu kỹ thuật có liên quan…Trong đó có các chứng từ kế toán TSCĐ bắt buộc liên quan đến tình hình tăng giảm TSCĐ. + Biên bản giao nhận TSCĐ: đây là chứng từ xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hình thành công việc xây dựng, mua sắm, được cấp phát … đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh. + Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ, trong trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng một đơn vị giao thì lập chung một biên bản giao nhận TSCĐ. + Biên bản thanh lý TSCĐ: là chứng từ xác nhận việc thanh lý TSCĐ, được sử dụng làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ do Ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của Trưởng ban thanh lý, Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. -Đối với nhà cung cấp Các hợp đồng mua bán vật tư, chứng từ, sổ sách sử dụng để hạch toán cho chu trình mua hàng, thanh toán bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ, báo cáo nhận hàng, hoá đơn mua hàng, nhật ký mua hàng, sổ kể toán TK 331, bảng đối chiếu của nhà cung cấp… - Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh toán với người lao động Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương cho công nhân viên bao gồm: bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán tiền thưởng, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động… - Đối với NVL, Hàng hoá Các chứng từ liên quan đến quá trình nhập xuất kho NVL, hàng hoá hay quản lý tiền mặt, tiền gửi (phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá, phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ thanh toán ngân hàng, và các chứng từ thanh toán…) - Và các chứng từ khác… 3.3. Hệ thống báo cáo tài chính Các báo cáo được dùng để mô tả hoạt động và thực trạng tài chính của Tổng công ty. Các nhà quản lý của Tổng công ty sử dụng các báo cáo để ra quyết định cho phù hợp.Báo cáo tài chính cũng là cơ sở để các nhà đầu tư và khách hàng quyết định đầu tư, ký kết hợp động với Tổng công ty. Đồng thời báo cáo tài chính còn là công cụ để các cơ quan chức năng kiểm soát kinh doanh và thu thuế đối với Tổng công ty. Báo cáo tài chính được Tổng công ty lập vào cuối tháng, quý và năm. Hiện nay, Tổng công ty sử dụng các loại báo cáo tài chính: - Báo cáo B01 – DN: “Bảng cân đối kế toán ”. - Báo cái B02 – DN: “Báo cáo kết quả kinh doanh ”. - Báo cáo B03 – DN: “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ”. - Báo cáo B04- DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”. (Theo QĐ số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT- BTC ngày 09/10/2002 và Thông tư số 105/2003/TT- BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính). Báo cáo tài chính của Tổng công ty đường sông Miền Bắc được nộp cho bốn cơ quan chính: - Bộ giao thông vận tải - Tổng cục thống kê - Chi cục thuế Thành phố Hà Nội - Bộ tài chính. 3.4. Hệ thống sổ sách Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Để thực hiện được hạch toán kế toán phải sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định. Đơn vị có thể sử dụng một trong các hình thức ghi sổ kế toán như: nhật ký chung, nhật ký - sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ. Tổng công ty đường sông Miền Bắc ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sách gồm có: bảng cân đối tài khoản, sổ cái, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. a. Hệ thống sổ sách * Sổ cái Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán tổng hợp. Sổ được đóng thành quyển và mở riêng cho từng tài khoản tổng hợp. Mỗi tài khoản được mở trên từng trang hoặc trên một số trang và mở cho từng tháng một. Cuối thang kế toán viên khoá sổ, tổng hợp số phát sinh trong tháng, tính số dư cuối thang và cộng luỹ kế từ đầu năm. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ ghi sổ. Sổ cái có kết cấu như sau: - Cột 1: ngày tháng ghi sổ - Cột 2, 3: số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ - Cột 4: nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: số hiệu tài khoản đối ứng - Cột 6, 7: số tiền ghi Nợ, Có của tài khoản * Sổ kế toán chi tiết Là sổ để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà trên sổ cái chưa phản ánh được. Các chứng từ gốc là căn cứ để ghi sổ. Tổng công ty sử dụng các laọi sổ theo đúng mẫu quy định gồm có: - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: được mở chi tiết theo từng loại vật tư, sản phẩm, phản ánh số hiệu, ngày tháng chứng từ, nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh, tài khoản đối ứng, tình hình nhập, xuất, tồn. Đồng thời phản ánh tình hình vật liệu, sản phẩm, hàng hoá theo từng tháng. Căn cứ để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh: căn cứ vào các tài kiệu tổng hợp của các đơn vị thành viên để ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh. - Sổ giá thành sản phẩm, dịch vụ: căn cứ vào các bảng tính giá thàng sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị thành viên và các chứng từ có liên quan được đối chiếu để ghi sổ. - Sổ chi tiết các tài khoản: TK 136, 138, 141, 142, 333, 334 ,335, 336, 411, 421, 811, 911. Các sổ này được mở theo từng tài khoản chi tiết, theo từng tháng. Kết cấu sổ gồm các cột: ngày tháng ghi sổ; số hiệu, ngày tháng chứng từ ghi sổ; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;tài khoản đối ứng; số phát sinh ghi Nợ, Có; số dư ghi Nợ, Có. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: dùng cho các tài khoản 131,331, phản ánh công nợ phải thu, phải trả bằng VNĐ. Kết cấu sổ tương tự như sổ chi tiết các tài khoản co thêm cột thời hạn chiết khấu và phương thức thanh toán. Căn cứ để ghi sổ là các hoá đơn bán hang, phiếu thu, phiếu chi… - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi; ghi sổ tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng. b. Trình tự ghi sổ Hàng ngày nhân viên kế toán các phần hành kiểm tra các chứng từ gốc sau đó lập các bảng tổng hợp chứng từ gốc cho từng loại nghiệp vụ một. Bảng tổng hợp chứng từ kèm theo các chứng từ gốc sẽ được gửi cho kế toán tổng hợp. Căn cứ vào đó kế toán tổng hợp sẽ lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ có thể được lập cho từng chứng từ gốc hoặc cho một số chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế phát sinh trong tháng. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong và được kế toán trưởng ký duyệt thì kế toán viên sẽ sử dụng để ghi vào sổ cái. Chứng từ gốc, sau khi lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái sẽ được chuyển đến kế toán các phần hành để ghi sổ chi tiết các tài khoản. Đến cuối tháng, kế toán viên các phần hành sẽ cộng số phát sinh sổ kế toán chi tiết, tính số dư cuối thang và cộng luỹ kế từ đầu năm, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp. Cuối tháng sẽ khoá sổ, tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, Có trong tháng và số dư của các tài khoản trên sổ cái, cộng số luỹ kế từ đầu năm. Kế toán tổng hợp căn cứ tổng số phát sinh và số dư trên sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. Tổng số dư đầu thang, số phát sinh trong tháng, số luỹ kế, số dư cuối tháng ghi Nợ, Có trên bảng cân đối tài khoản phải khớp nhau. Đối chiếu sổ cái, bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết, tổng số dư Nợ, dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải khớp với số dư Nợ, Có của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng các số liệu trên, kế toán trưởng trực tiếp lập các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ có thể khái quát như sau: Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán Tổng công ty Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Sổ đăng ký CTGS Báo cáo kế toán 4. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH Ở TỔNG CÔNG TY 4.1. Hạch toán tài sản cố định TSCĐ được ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời về số lượng, giá trị: TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn Tổng công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong Tổng công ty. Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Sơ đồ 5: Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Nghiệp vụ TSCĐ Chủ sở hữu Quyết định tăng, giảm thanh lý Hội đồng giao nhận thanh lý Giao nhận TS và lập biên bản Kế toán TSCĐ Lập và huỷ thẻ TSCĐ Bảo quản lưu trữ Trình tự ghi sổ phần hành TSCĐ Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ phần hành TSCĐ Ctừ tăng, giảm và KHTSCĐ Ctừ ghi sổ Sổ cái TK 211, 212, 213, 214 Sổ đăng ký Ctừ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp tài chính Sổ chi tiết TSCĐ Thẻ kế toán TSCĐ c. Hạch toán tổng hợp biến động TSCĐ * Hạch toán tình hình tăng TSCĐ Sơ đồ 7: Hạch toán tăng TSCĐ Trong