Báo cáo Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ Vinh Hằng

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây Công nghệ thông tin đã phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thì CNTT đã đóng góp một cách rất hiệu quả cho việc quản lý kinh tế giúp giải phóng sức lao động của con người đồng thời nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả mang lại của việc áp dụng tin học vào quản lý trong công việc kinh doanh mà khi được tiếp nhận vào đơn vị thực tập em đã quyết định chọn đề tài “Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần TMDV Vinh Hằng” với hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn ngữ để xây dựng chương trình này là Microsoft Visual Basic 6.0. Nội dung của đề tài bao gồm 3 chương Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần TMDV Vinh Hằng Chương 2: Phân tích hệ thống Chương 3: Thiết kế hệ thống Trong quá trình thực tập, tìm hiểu ngoài sự nỗ lực, rèn luyện của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, các chị ở phòng bán hàng, đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Gia Liên. Nhưng do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều cho nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự chỉ đạo của thầy giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Qua đây, em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Gia Liên, tới các anh chị ở phòng bán hàng đã giúp đỡ và chỉ bảo cho em trong suốt quá trình thực tập để em hoàn thành báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hưng Yên Tháng 03 Năm 2010 Sinh viên Thực Tập Đặng Thị Thắm CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VINH HẰNG I . Giới thiệu về công ty 1. Giới thiệu chung Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Vinh Hằng Địa chỉ: 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội Tên giao dịch quốc tế: Vinh Hang Trading & Service Joint Stock Company 2. Ngành nghề kinh doanh Công ty Cổ phần thương mại & dịch vụ Vinh Hằng là công ty kinh doanh chủ yếu các mặt hàng điện tử điện lạnh, thiết bị văn phòng phẩm ( điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh, máy tính…). Trong suốt thời gian qua, các hoạt động của công ty không ngừng phát triển. Với sự quyết tâm, công ty đã xây dựng được cơ sở làm việc tương đối tốt, đội ngũ nhân viên nhiệt tình có trình độ chuyên môn cao năng lực thực sự sẽ cung cấp đầy đủ những yêu cầu của khách hàng. Công ty đổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại và hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho mục tiêu kinh doanh. Với năng lực và kinh nghiệm của mình, Công ty Cổ phần Thương Mại & dịch vụ Vinh Hằng luôn mong được sự ủng hộ và hợp tác của quý khách hàng. 3. Bộ máy tổ chức a . Sơ đồ bộ máy tổ chức Kế toán bán hàng Giám Đốc PGĐ kinh doanh PGĐ bán hàng Phòng kế toán Kế toán tiền mặt Bộ phận kinh doanh Kế toán lương Bộ phận bán hàng b . Chức năng Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Các bộ phận. Mỗi bộ phận đều có chức năng riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho các hoạt động diễn ra nhịp nhàng, thực hiện các mục tiêu công ty đã đề ra. - Giám Đốc: là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, có quyền hạn cao nhất trong bộ máy của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Phó Giám Đốc: là người trợ giúp cho giám đốc có chức năng chỉ huy điều hành cụ thể lĩnh xcjdo mình nắm giữ. Phó Giám Đốc sẽ trực tiếp đưa chỉ thị từ Giám Đốc xuống các phòng ban, giao nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về các phòng ban mình quản lý. - Phòng kinh doanh: đây là nơi quyết định sự thành công của công ty. Nơi tập trung đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt, có kỹ năng giao tiếp, nắm bắt nhanh thị trường, am hiểu khách hàng. Nhiệm vụ chính là nắm bắt thị trường hiện có, mở rộng thị trường, lĩnh vực kinh doanh. Khai thác hoạt động kinh doanh, kiểm tra kế hoạch. - Bộ phận bán hàng: gồm kế toán bán hàng và các nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng và lập các chứng từ liên quan. Bộ phận này thực hiện công việc chính của công ty là thương mại buôn bán hàng hóa. - Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên. Nhiệm vụ chính là quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phát lương, đồng thời thực hiện các công tác kế toán, xử lý chứng từ, lập báo cáo, phân tích tình hình kinh doanh, tham mưu cho các cấp.Đưa ra chính xác quy trình hình thành huy động vốn của công ty. II. Khảo sát hệ thống 1. Thực trạng của hệ thống hiện tại Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Vinh Hằng là công ty cổ phần thương mại kinh doanh các sản phẩm có chất lượng cao. Công ty luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng, không dừng lại ở đó nhà quản lý muốn đưa tin học hóa vào lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình. Tuy vậy vấn đề tin học mới được đưa vào công việc quản lý kinh doanh ở Việt Nam cho nên việc áp dụng còn khó khăn, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sau thời gian hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định. Hiện nay, danh sách các khách hàng ngày càng mở rộng, công ty kinh doanh nhiều mặt hàng hơn. Tuy công ty đã quản lý việc bán hàng qua website nhưng vì website này chỉ giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng còn công việc quản lý bán hàng hay mọi việc cập nhật hóa đơn chưa được làm bằng máy tính mà làm thủ công do kế toan kiểm kê xác định. Tin học được đưa vào trợ giúp cho hoạt động kinh doanh như một tất yếu. Trên thực tế việc quản lý bán hàng gặp khó khăn, việc cập nhật hóa đơn, xử lý chứng từ chồng chéo. Xử lý thông tin như vậy đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, nhân lực,ảnh hưởng đến vấn đề kinh tế của công ty. Việc lưu trữ dễ bị thất lạc hư hỏng gây khó khăn cho việc quản lý. 2. Quy trình nghiệp vụ bán hàng Quy trình bán hàng tại công ty Cổ phần Thương Mại & Dịch vụ Vinh Hằng được bắt đầu diễn ra khi khách hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc Fax đến Bộ phận bán hàng của công ty. Đầu tiên, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu Bộ phận kho kiểm tra hàng trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không? Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hay không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu: + Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng xin thêm thời gian và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách hàng biết. + Đối trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu. Bộ phận bán hàng sẽ hỏi xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng có chấp nhận mua được không? Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo ngay cho khách hàng để giao hàng cho khách. Lúc này, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho xuất kho ra bán cho khách hàng. Bộ phận kho sẽ viết Phiếu xuất kho giao cho Bộ phận bán hàng. Khi bán hàng cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ viết Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Trong đó, Liên 1: Bộ phận bán hàng sẽ lưu lại, Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Bộ phận kế toán sẽ lưu lại để cuối kỳ hạch toán thuế GTGT.Bộ phận bán hàng cũng hoàn thiện phiếu xuất kho và lưu lái phiếu xuất kho. Nếu khách hàng không trả tiền ngay mà mua chịu thì bộ phân bán phòng sẽ vào sổ công nợ phải thu. Nếu khách hàng trả ngay thì Bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu và lưu lại. Đây là căn cứ để lưu vào Sổ số dư cuối tháng. Quy trình bán hàng của công ty cứ diễn ra như vậy đến cuối tháng. Bộ phận bán hàng sẽ căn cứ vào Sổ số dư cuối tháng để lạp ra Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn.Bảng kê này thể hiện rõ số lượng nhập, xuất trong tháng và tính ra số lượng tồn cuối tháng. Bảng kê này sẽ được gửi lên Ban Giám Đốc Công ty đẻ báo cáo tình hình bán hàng của công ty. 3. Lý do chọn đề tài Chính vì những bất cập và hạn chế trong quản lý bán hàng, việc phát triển đề tài “ Xây dựng Hệ thống thông tin Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại & Dịch vụ Vinh Hằng” là thực sự cần thiết cho công ty để tạo ra chỗ đứng vững chắc trong thời gian tới hòa mình cùng sự cạnh tranh khốc liệt trên thương trường và sự phát triển của đất nước. Thực hiện đề tài với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Xây dựng và áp dụng hệ thống tại công ty đồng nghĩa với việc nhà quản lý sẽ có công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nhân lực, giúp công tác quản lý nhanh chóng, hiệu quả cao và chính xác. 4. Tài liệu sử dụng Mẫu 01: Đơn Đặt Hàng: Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng Địa chỉ: Số 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 0483622307 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -o0o- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Hà Nội, ngày … tháng … năm… ĐƠN ĐẶT HÀNG Họ và Tên: ...…………………………………………………… Khách Hàng: ……………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………… Cần mua một số hàng hóa như sau: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng 1 2 3 Thực hiện giao hàng vào ngày … tháng … năm … T.M Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng (Họ, ký tên) Mẫu 02: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 01 - VT 132C – Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội Theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Số…………… Phiếu Xuất kho Nợ:………….. Ngày …..Tháng….năm 200….. Có:…………… Họ và tên người nhận :………………………………………………………. Theo…………Số……..Ngày........Tháng……..Năm……..Của…………… Nhập tại kho:………………………………………………………………….. STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng × × × × × × - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày …...tháng…..năm 200…… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 03: Phiếu Thu Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 02-TT 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐ ĐT: 0483622307 Ngày tháng năm 1955 của Bộ tài chính PHIẾU THU Số: 01 Ngày 2 tháng 1 năm 2007 Nợ: Có: Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do thu: Số tiền: Chứng từ kèm theo: Chứng từ gốc Ngày...tháng...năm *Mẫu 04: Hóa đơn bán hàng HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày …tháng …năm… Mẫu số: 02GTTT-3LL Ký hiệu:EN/2006B Số: Họ tên người mua hàng: ……………………………………………… Tên đơn vị: …………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………… Số tài khoản:…………………………………………………………… Hình thức thanh toán:………… MS: ………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) *Mẫu 05: Thẻ kho Đơn vị:…………… Địa chỉ:…………… THẺ KHO Ngày lập thẻ:…… Tờ số:…………...... Mẫu số S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2002/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Ngày tháng Số hiệuchứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I. Phân tích hệ thống về chức năng Sơ đồ phân cấp chức năng Giải thích sơ đồ phân cấp chức năng Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý bán hàng gồm 4 chức năng chính và mỗi chức năng chính phân rã thành các chức năng con. ‏− Xỷ lý đơn hàng: Công ty tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng. Sau đó hệ thống sẽ kiểm tra khách hàng và kho hàng nếu đủ điều kiện của công ty và đơn đặt hàng thì công ty lập giấy thông báo chấp nhận đơn hàng, và ngược lại thì hủy bỏ đơn hàng và báo cho khách hàng biết. ‏− Lập chứng từ: Khi đã chấp nhận đơn đặt hàng công ty tiến hành xuất kho hàng hóa, lập phiếu xuất, lập hóa đơn bán hàng, khi giao hàng lập phiếu giao hàng. Thủ khố ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán. ‏− Thanh toán: Khi khách hàng trả tiền phòng kế toán lập phiếu thu còn nếu khách hàng nợ chưa thanh toán thì kế toán cập nhật khoản nợ của khách hàng vào sổ theo dõi công nợ để theo dõi.Ta có thể tìm kiếm nhanh hàng hóa và tên khách hàng. ‏− Lập báo cáo: Cuối kỳ hoặc đột xuất ban giám đốc yêu cầu báo cáo. Hệ thống sẽ đưa ra các báo cáo như: báo cáo công nợ, báo cáo hàng tồn, báo cáo doanh thu 2) Sơ đồ ngữ cảnh → Giải thích sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý bán hàng có 4 tác nhân:  Khách hàng: Cung cấp đơn đặt hàng, tiền hàng khi thanh toán và hàng trả lại do sai quy cách, không đúng đơn đặt hàng. Hệ thống sẽ cung cấp lại cho khách hàng các thông tin phản hồi, phiếu giao hàng, phiếu xuất, hóa đơn hàng.  Thủ kho cung cấp cho hệ thống thông tin đơn hàng, các yêu cầu hàng tồn kho. Hệ thống sẽ trả lại các thông tin yêu cầu, phiếu xuất kho.  Phòng kế toán: Cung cấp các thông tin về đơn đặt hàng, các yêu cầu thông tin công nợ khách hàng. Hệ thống trả về tình hình công nợ khách hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng.  Ban giám đốc: Đưa ra các yêu cầu báo cáo cho hệ thống và nhận lại các báo cáo theo yêu cầu 3. Ma trận thực thể chức năng Hồ sơ dữ liệu Đơn đặt hàng Phiếu xuất Hóa đơn bán hàng Phiếu giao hàng Phiếu thu Sổ kho, sổ kế toán Các báo cáo Các chức năng a b c d e f g Xỷ lý đơn hàng R Lập chứng từ R C, U C, U C, U C, U Thanh toán R R R C, U C, U Lập báo cáo R R R R R R C, U 4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Giải thích sơ đồ mức đỉnh Khách hàng đưa đơn đặt hàng thông qua chức năng xử lý đơn hàng hệ thống sẽ kiểm tra xem khách hàng, kho hàng nếu đạt yêu cầu thì gửi thông báo chấp nhận đơn hàng. Hệ thống sẽ cập nhật đơn hàng và cập nhật các khách hàng mới. Nếu không đạt yêu cầu của cả 2 bên sẽ tiến hành hủy đơn hàng và đưa ra thông báo cho khách hàng Sau khi đã chấp thuận đơn hàng của khách công ty sẽ làm các thủ tục bán hàng: lập phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng sau đó sẽ cập nhật các phiếu này vào các kho dữ liệu: phiếu xuất, hóa đơn, phiếu giao hàng. Các phiếu này cũng được giao cho khách hàng. Nếu khách hàng trả tiền phòng kế toán sẽ lập phiếu thu và cập nhật vào kho phiếu thu và ghi vào sổ kế toán và cập nhật vào kho sổ kho, sổ kế toán. Nếu khách hàng nợ sẽ được cập nhật vào kho công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.Trong quá trình diễn ra mua bán và thanh toán có thể thông qua chức năng tìm kiếm để tìm ra các thông tin liên quan. Giữa kỳ hoặc tùy vào thời điểm ban giám đốc sẽ yêu cầu báo cáo. Từ các kho dữ liệu hệ thống tổng hợp và đưa ra các báo cáo cho ban giám đốc 5. Biều đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Phân rã tiến trình “ xử lý đơn hàng” ‏٭ Giải thích tiến trình “ xử lý đơn hàng” Khách hàng đưa đơn đặt hàng. Qua chức năng tiếp nhận đơn hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách. Hệ thống sẽ kiểm tra đồng thời các thông tin. Thứ nhất kiểm tra khách hàng đó xem khách hàng đó là mời hay cũ còn nợ hay không, thông tin lấy từ kho dữ liệu khách hàng, công nợ. Thứ hai kiểm tra kho hàng xem kho còn hàng hay không, hàng có đủ số lượng và chất lượng, quy cách theo đơn đặt hàng hay không? Sau khi kiểm tra sẽ lập giấy thông báo để thông báo cho khách hàng. Phân rã tiến trình “ Lập chứng từ” ‏٭ Giải thích Sau khi đã chấp nhận đơn hàng, thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho. Thủ kho cung cấp thông tin hàng xuất thông qua chức năng lập phiếu xuất hệ thống trả lại phiếu xuất. Qua chức năng lập phiếu giao hàng từ các thông tin đầu vào mà kế toán cung cấp, hệ thống đưa ra phiếu giao hàng và cập nhật vào kho phiếu giao hàng. Lập hóa đơn bán hàng sau đó cập nhật vào kho hóa đơn. Sau đó thủ kho ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán Phân rã tiến trình “ Thanh toán” ‏٭ Giải thích Sau khi giao hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và cập nhật vào kho phiếu thu. Nếu khách hàng còn nợ phòng kế toán sẽ cập nhật tình hình công nợ của khách hàng vào các kho khách hàng, công nợ.Trong quá trình mua bán hàng hóa có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để thuận lợi cho quá trình truy xuất dữ liệu.Ta có thể tìm kiếm theo tên hàng hóa hoặc tên khách hàng. Phân rã tiến trình “ Lập báo cáo” ‏٭Giải thích Định kỳ, ban giám đốc yêu cầu các báo cáo. Các phòng ban tổng hợp dữ liệu, số liệu từ các kho dữ liệu thông qua chức năng lập báo cáo để đưa ra các báo cáo cho ban giám đốc II. Phân tích hệ thống về dữ liệu Mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ Bảng chi tiết đơn đặt hàng Bảng đơn đặt hàng Bảng hóa đơn Bảng chi tiết hóa đơn Bảng phiếu xuất Bảng chi tiết phiếu xuất Bảng khách hàng Bảng nhân viên Bảng kho CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Thiết kế giao diện Giao diện chính Màn hình đăng ký Màn hình tìm kiếm Phiếu xuất Phiếu Thu Đơn đặt hàng Hóa đơn bán hàng MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VINH HẰNG Giới thiệu về công ty Giới thiệu chung Ngành nghề kinh doanh Bộ máy tổ chức Sơ đồ bộ máy tổ chức Chức năng của các phòng ban II – Khảo sát hệ thống Thực trạng của hệ thống hiện tại Tài liệu sử dụng Quy trình xử lý nghiệp vụ Lý do chọn đề tài CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II Phân tích hệ thống về chức năng Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ phân cấp chức năng Ma trận thực thể chức năng 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 5. Biều đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Phân rã tiến trình “ xử lý đơn hàng” Phân rã tiến trình “ Lập chứng từ” Phân rã tiến trình “ Thanh toán” Phân rã tiến trình “ Lập báo cáo II. Phân tích hệ thống về dữ liệu Mô hình thực thể liên kết 2. Mô hình quan hệ CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG Thiết kế kiến trúc hệ thống Thiết kế giao diện Thiết kế về mặt dữ liệu Thiết kế modul chương trình Thiết kế báo cáo