Báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc

an toàn trong quá trình sản xuất. Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật ( lao động và nguyên phụ liệu ) và phối hợp với các phòng liên quan theo dõi kiểm tra việc thực hiện. Tiến hành nghiên cứu sáng tạo mặt hàng mới, may mẫu chào hàng Nghiên cứu tổ chức và theo dõi phong trào sáng kiến, cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất, cải tiến quy trình công nghệ nhằm tăng năng suất lao động trong sản xuất. Nghiên cứu các biện pháp về trang thiết bị nhằm đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại sản phẩm, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất thành phẩm Phối hợp với phòng TCCB – LĐTL và các phân xưởng để tổ chức thi tay nghề, nâng bậc, giữ bậc cho CBCNV Tham gia đào tạo công nhân mới. Phòng hành chính Chức năng: là phòng chức năng của Công ty trực tiếp thực hiện các mặt công tác : hành chính, quản trị, phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ: Thực hiện công tác hành chính: Văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu. Phục vụ các hội nghị, sinh hoạt tập trung của Công ty, phòng làm việc của lãnh đạo công ty, các phòng chức năng, phục vụ tiếp khách đảm bảo yêu cầu lịch sự, văn minh chu đáo, bố trí xe phục vụ lãnh đạo và cán bộ đi công tác và đưa đón khách của Công ty. Trực tiếp quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, tài sản được giao, có kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và đổi mới hợp lý, nhằm đáp ứng yêu cầu làm việc văn minh hiệu quả. Tổ chức thực hiện các khâu công tác, đời sống, chăm sóc sức khoẻ, y tế, vệ sinh cơ quan, nhà ăn. Phòng phục vụ sản xuất Chức năng: Là phòng chức năng trực tiếp thực hiện các khâu công việc phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty. Nhiệm vụ: Tổ chức việc tiếp nhận nguyên, phụ liệu, giám định số lượng chất lượng theo nội dung hợp đồng đã ký để đưa vào sản xuất theo kế hoạch Tổ chức các khâu: Sửa chữa nhà xưởng, lắp đặt hệ thống điện máy móc thiết bị, nồi hơi tiến hành sửa chữa bảo dưỡng đảm bảo cho sản xuất tiến hành thường xuyên liên tục. Thực hiện các khâu công việc vận chuyển, giao nhận, bảo quản nguyên phụ liệu, đóng gói thành phẩm phục vụ hoàn thiện cho chu trình sản xuất. Phòng dịch vụ kho vận: Chức năng: Là phòng nghiệp vụ trực tiếp thực hiện quản lý và kinh doanh dịch vụ kho vận. Nhiệm vụ: Quản lý các khu vực kho thực hiện hoạt động dịch vụ. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ kho. Các phòng kinh doanh Là phòng nghiệp vụ trực tiếp kinh doanh thực hiện cơ chế khoán của Công ty Nhiệm vụ: Nghiên cứu thị trường trong nước, ngoài nước về xu hướng phát triển và tiêu thụ hàng vải sợi, may mặc, len dạ, và các mặt hàng tiêu dùng khác ở từng vùng, từng miền để tham mưu cho Tổng giám đốc về phương hướng kinh doanh, chiến lược mặt hàng đồng thời xây dựng kế hoạch trực tiếp kinh doanh của phòng trong nước cũng như ngoài nước Phòng được phép xuất nhập khẩu, có quyền đi khảo sát thị trường nước ngoài, tiếp khách nước ngoài đến làm việc và tham gia hội chợ trong và ngoài nước nếu thấy có hiệu quả Bám sát các cơ sở sản xuất, nắm được năng lực sản xuất tiêu thụ cũng như những khó khăn, thuận lợi để hỗ trợ lẫn nhau, cung cấp nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm... tạo sự gắn bó giữa kinh doanh và sản xuất nhằm đem lại hiệu quả Thực hiện tốt các nhiệm vụ đột xuất do Tổng giám đốc giao Các phân xưởng may, cắt, hoàn thiện Là bộ phận trực tiếp sản xuất các mặt hàng như trong kế hoạch đề ra. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ máy sản xuất Tổng giám đốc công ty Quản đốc phân xưởng Phòng KCS PX đóng gói Phân xưởng là Phân xưởng may Phân xưởng cắt 5. Các chính sách quản lý tài chính – kế toán đang áp dụng: Để việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đúng quy định của Nhà nước, đồng thời đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất toàn công ty và phát huy được sự chủ động sáng tạo trong tổ chức thực hiện của các đơn vị. Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh của công ty cổ phần Vải sợi may mặc Miền Bắc tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước do chính phủ, Bộ tài chính, các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nội dung của quy chế đồng bộ thống nhất với các quy chế quản lý khác của công ty. Hình thức tổ chức hạch toán của công ty là tập trung – phân tán: Văn phòng của công ty thực hiện quản lý và hạch toán tập trung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty; các đơn vị , các chi nhánh xí nghiệp thực hiện hạch toán phụ thuộc ( hạch toán không đầy đủ ) các Trạm là đơn vị hạch toán báo sổ. Công ty giao kế hoạch sử dụng vốn cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Các đơn vị thực hiện điều động vốn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Việc mua tài sản cố định, mua công cụ lao động tại đơn vị từ 3000.000 đ trở lên các đơn vị phải báo cáo và được sự đồng ý của công ty mới được thực hiện. Các đơn vị sử dụng vốn vào liên doanh liên kết với các đối tác khi có phương án đã được Công ty duyệt. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty sẽ quyết định việc mở tài khoản phụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đồng thời quyết định đóng khi cần thiết. Những quy định cụ thể: Về quản lý vốn Công ty thực hiện giao kế hoạch vốn cho các đơn vị chủ động khai thác sử dụng có kế hoạch, đúng mục đích, tích kiệm, nhằm bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả Công ty giao vốn cố định cho các đơn vị là toàn bộ giá trị còn lại của tài sản cố định hiện các đơn vị đang quản lý và số phát sinh trong năm. Công ty căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và số vốn lưu động hiện có đang hoạt động, cân đối giao vốn để các đơn vị sử dụng cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Công ty dành một phần vốn lưu động dự phòng tại văn phòng công ty để điều hoà khi cần thiết. Vốn khấu hao cơ bản được quản lý tập trung tại công ty để tái đầu tư mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đầu tư của công ty. Trong quá trình sản xuất kinh doanh với số vốn tín dụng công ty giao theo kế hoạch nếu không đáp ứng đủ nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh đơn vị có thể đề nghị công ty uỷ quyền để đơn vị vay trực tiếp tại ngân hàng địa phương hoặc công ty vay hộ các đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích có hiệu quả và trả đúng hạn. Ngoài ra các đơn vị còn được huy động vốn của CBCNV trong đơn vị hoặc tổ chức cá nhân khác để phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhưng lãi suất không cao hơn lãi suất cơ bản tại thời điểm do Ngân hàng Công thương địa phương công bố. Về quản lý chi phí và giá thành Công ty và các đơn vị thực hiện quản lý chi phí và giá thành theo quy định của nhà nước tại nghị định 59, nghị định 27, các thông tư số 62, 63 của Bộ tài chính: Công ty giao chỉ tiêu thu sử dụng vốn cho các đơn vị trong kế hoạch lợi nhuận thực hiện chỉ tiêu này xác định theo tỷ lệ thu sử dụng vốn của Nhà nước quy định hiện hành và được tách riêng để xác định hiệu quả kinh doanh. Nếu lợi nhuận thực hiện lớn hơn thu sử dụng vốn kết quả sản xuất kinh doanh là có lãi và ngược lại Ngoài vốn kế hoạch được giao đơn vị có thể sử dụng nguồn vốn dự phòng của Công ty, những khoản phải nộp, phải chuyển trả theo quy định, nhưng chưa nộp, chưa chuyển được coi như đơn vị sử dụng vốn vượt kế hoạch được giao. Để đảm bảo sự công bằng giữa các đơn vị về sử dụng vốn, công ty thực hiện tính thu sử dụng vốn vượt kế hoạch, mức thu do Công ty tự quy định hàng năm thấp hơn lãi suất tiền vay của Ngân hàng công thương Việt Nam và được ghi vào văn bản giao kế hoạch đầu năm, đơn vị hạch toán vào chi phí và được thu về công ty hạch toán giảm chi phí chung của Công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí cần thiết cho công tác quản lý của công ty được Nhà nước cho phép phân bổ vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Hàng năm trên cơ sở số thực hiện của năm trước và dự kiến những khoản chi phí cần thiết của năm kế hoạch. Công ty tạm tính và phân bổ cho các đơn vị và được giao cùng với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cuối năm căn cứ vào số thực tế để tính toán phân bổ chính thức và được thông báo đối chiếu xác định công nợ nội bộ trước khi lập báo cáo quyết toán tài chính năm. Về Tiền lương: Được thực hiện theo quy chế quản lý tiền lương của công ty. Hàng tháng đơn vị căn cứ vào quy định để tạm trích quỹ tiền lương chi trả cho người lao động. Mức tạm trích: Đơn vị sản xuất < 90% đơn giá kế hoạch công ty giao, đơn vị kinh doanh – dịch vụ < 80% đơn giá kế hoạch công ty giao. Nếu 1 tháng chưa có hiệu quả thì đơn vị tạm chi tối đa bằng mức lương cơ bản và cuối quý tạm tính lương của quý. Nếu sau 3 tháng liên tục không có hiệu quả thì đơn vị chỉ được tạm chi lương tối thiểu. Nếu sau 6 tháng không có hiệu quả thì đơn vị phải báo cáo công ty cho ý kiến. Việc chi trả lương hàng tháng phải tuân theo quy chế trả lương của đơn vị đã được công ty duyệt. Nếu đơn vị chưa xây dựng xong quy chế trả lương thì phải có quy định tạm thời thống nhất trong nội bộ đơn vị và báo cáo công ty. Cuối năm đơn vị quyết toán quỹ tiền lương báo cáo công ty duyệt. Lập quỹ lương dự phòng: Quỹ lương dự phòng cho năm sau của công ty được lập < 7% tổng quỹ lương năm kế hoạch của công ty. Các khoản tiền lương, thu nhập và các khoản nộp của người lao động đều phải được ghi vào sổ lương. Việc hạch toán tiền lương trong Công ty phải thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Hạch toán riêng tiền lương theo từng nguồn hình thành : Sản xuất – Kinh doanh - Dịch vụ. B- Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị 1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy: Do đặc điểm kinh doanh của công ty đa dạng và phức tạp; các Xí nghiệp và các chi nhánh phân tán ở nhiều nơi rất khó cho việc thu thập số liệu, chi phí cho việc chuyển số liệu về công ty hàng ngày là khá cao. Để khắc phục được nhược điểm này Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán; bao gồm: Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong toàn đơn vị: Thu nhận các báo cáo kế toán từ các đơn vị phụ thuộc gửi về để tổng hợp lập báo cáo chung toàn đơn vị. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán của toàn đơn vị. Phòng kế toán ở đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ tiến hành hạch toán toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc đó. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: 1.2.1. Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế – tài chính của Nhà nước tại đơn vị. Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của cơ quan tài chính cùng cấp. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trưởng như sau: Về nghiệp vụ chuyên môn: Tổ chức công tác kế toán – tài chính và bộ máy kế toán – tài chính trong doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học. Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tính toán, trích nộp đủ, đúng, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán – tài chính theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và trong các đơn vị trực thuộc. Tổ chức hướng dẫn và thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán do Nhà nước quy định. Tổ chức, bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị. Về vai trò kiểm soát viên, Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát: Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ đối với người lao động Việc thực hiện kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, các định mức chi tiêu và kỹ thuật. Việc chấp hành chính sách kinh tế, tài chính, các định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính của Nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Việc tiến hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ quy định. Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác. Mặt khác, Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh… và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý. 1.2.2. Bộ phận kế toán lao động và tiền lương, thủ quỹ Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Lập báo cáo về lao động tiền lương, phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động Thủ quỹ là người nắm giữ toàn bộ quỹ tiền của công ty, thủ quỹ có nhiệm vụ nhập xuất quỹ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ hợp pháp theo quy định và ghi vào các sổ sách liên quan. 1.2.3. Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt hàng. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng công ty Phòng kế toán đơn vị trực thuộc Kế toán ngân hàng Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, DC Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, DC Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán tổng hợp Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các phòng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, đúng phương pháp. Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.  1.2.4. Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xác định đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của Doanh nghiệp. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Tham gia việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phân có liên quan Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành tổng hợp kế hoạch kế toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng, khoa học. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm 1.2.5. Bộ phận kế toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị bộ phận xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi ( tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý ) và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.2.6. Bộ phận kế toán tổng hợp Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp. Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực các báo cáo của Doanh nghiệp trước khi Tổng Giám đốc ký duyệt Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phân xưởng áp dụng chế độ ghi chép ban đầu, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: Quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban. Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm. Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan 1.2.7. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá… tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ Theo dõi chi tiết mọi khoản nợ của doanh nghiệp cho từng chủ nợ, theo số nợ phải trả, số nợ đã trả và số còn lại phải trả. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, phân loại thành nợ ngắn hạn, nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. 1.3. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và cấp trên, cấp dưới: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung- phân tán đã hỗ trợ tốt cho việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong Công ty, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý chung của Công ty. Công ty có quy mô tương đối lớn, với cơ cấu phức tạp, nhiều chi nhánh và phòng ban song lãnh đạo Công ty luôn bao quát và giám sát được hoạt động của từng chi nhánh, từng đơn vị cũng như từng phòng ban. Điều đó có thể thực hiện được chính là nhờ bộ máy kế toán luôn cung cấp thông tin trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo Công ty, cả thông tin tổng hợp và chi tiết, đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo Công ty. Việc tổ chức kế toán đầy đủ ở các đơn vị trực thuộc đã nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán, đảm bảo các chứng từ phát sinh được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Các số liệu từ cơ sở được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Do đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo Công ty kiểm soát chứng từ nói riêng và các mặt hoạt động khác của Công ty nói chung. Cùng với phòng kế hoạch thị trường và phòng hành chính, hiệu quả hoạt động của phòng tài chính kế toán đã đóng vai trò quan trọng trong việc không ngừng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. 2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán, đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức sổ này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. 2.1. Hệ thống tài khoản: Do đặc điểm quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm của công ty cho nên công ty áp dụng theo chế độ QĐ 1141 ban hành ngày 1 / 11 / 1995. Nhìn chung công ty đều áp dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Nhà nước ban hành, chỉ khác do loại hình sản xuất và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh có sự phân chia từ công ty đến các chi nhánh nên tài khoản sử dụng được chi tiết cho từng chi nhánh ( Mẫu số 02 kèm theo ) 2.2. Hệ thống chứng từ: Do Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc là một công ty có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra cũng khá phong phú, vì vậy các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại công ty rất đa dạng, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại công ty theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho nhà quản lý. 2.3. Hệ thống sổ sách: Công ty tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ, sổ cái theo mẫu quy định của chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ / CĐKT. Kỳ hạch toán của công ty là theo từng quý, cuối quý phòng kế toán của công ty tiến hành tập hợp khoá sổ và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn công ty. Nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Mở số kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quá trình ghi chép. Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập bảng biểu. Dùng các mẫu số in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của các tài khoản và chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu trên báo biểu đã quy định. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng