Báo cáo thực tập tại công ty Cổ phần xây lắp Cao Bằng

o với năm 2006. Đặc điềm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp thuơng mại, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều phải có một bộ máy tổ chức quản lý để doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục. Công ty cổ phần Xây lắp Cao Bằng là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh do đó trong nhiều năm hoạt động đã ngày càng hoàn thiện hơn về bộ máy tố chức quản lý và với mỗi giai đoạn hoạt động, mỗi cơ chế quản lý khác nhau thì tổ chức bộ máy quản lý cũng có sự khác biệt nhất định. Chuyển đổi hình thức sở hữu từ công ty nhà nuớc sang công ty cổ phần, tổ chức bộ máy quản lý có những đặc thù riêng khác với truớc khi tiến hành cổ phần hoá. Nếu như trước đây, bộ máy quản lý bao gồm: Đảng uỷ, công đoàn, Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc. Công ty gồm 6 phòng ban (phòng tài chính lao động tiền lương, phòng hành chính quản trị, phòng kế hoạch, phòng kĩ thuật, phòng cung ứng vật tư, phòng tổ chức kế hoạch), thì hiện nay, bộ máy quản lý của công ty đã được đổi mới để phù hợp hơn với loại hình sở hữu, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được thể hiện thông qua mô hình sau: Đại hội cổ đông Giám đốc điều hành giúp việc giám đốc p. Giám đốc - KT trưởng Phòng tổ chức - hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoach kỹ thuật Phòng thị trường Các đội sản xuất Sơ đồ 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Xây lắp Cao Bằng Đại hội cổ đông Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty gồm: Đại hội cố đông thành lập Đại hội cố đông thuờng niên Đại hội cổ đông bất thuờng Nghị quyết của đại hội cổ đông có giá trị khi đuợc các cổ đông đại diện nắm giữ 51% vốn điều lệ công ty thông qua. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là Bộ máy quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông (theo điều lệ quy định). Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên, do Đại hội cổ đông bầu và miễn nhiệm. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty phù họp với pháp luật. Hội đồng quản trị có trách nhiệm, lãnh đạo điều hành hoạt động của công ty có hiệu quả bằng Nghị quyết Đại hội cổ đông; Nghị quyết của Hội đồng quản trị; Trình Đại hội cổ đông, các báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị kết quả sản xuất kinh doanh, phuơng án phân phối lợi nhuận; báo cáo về chia cổ tức, lập các quỹ; Bố nhiệm, miễn nhiệm trong toàn công ty; Duyệt phuơng án tố chức bộ máy và các đơn vị trực thuộc; Kiến nghị: bổ xung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty; Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung, tổ chức Đại hội cổ đông; Quyết định trả luơng, trả thuởng cho toàn công ty; Quyết định tuyển dụng và thi hành kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên; Xem xét chuyển nhuợng các cổ phần. Ban kiểm soát Ban kiếm soát là tố chức thay mặt cố đông, đe kiếm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát có 3 thành viên, do đại hội cổ đông bầu và miễn nhiệm với số phiếu quá bán, ban kiểm soát có thể đuợc bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban giám đốc Ban giám đốc gồm: Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, giúp việc giám đốc có các phó giám đốc, kế toán truởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, theo đề nghị của giám đốc Chức năng của giám đốc: Quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh danh của công ty theo pháp luật, theo nghị quyết của đại hội cổ đông, theo điều lệ và quy chế của công ty Nhiệm vụ của giám đốc Báo toàn và phát triển vốn kinh doanh Xây dựng và trình Hội đồng quản trị, kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn Đồ nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm phó giám đốc, kế toán truởng và các chức danh truởng phó phòng, đội truởng đội phó và các bộ phần trong công ty Ký kết các họp đồng kinh tế theo luật, theo quyết định giá mua, giá bán, thiết bị, nguyên liệu, sản phẩm (trừ những mặt hàng nhà nuớc quy định giá bán) Báo cáo truớc HĐQT về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty... Đe nghị HĐQT bố nhiệm, miễm nhiệm, khen thuởng, kỷ luật các chức danh cán bộ quản lý và công nhân viên duới quyền Đại diện cho công ty cổ phần xây lắp Cao Bằng, trong việc khởi kiện các vụ kiện có liên quan đến quyền lợi của công ty. Khối phòng chức năng 1.3.5.1. Phòng tổ chức hành chỉnh Chức năng: Là bộ phận tham muu giúp việc Giám đốc trong các mặt công tác sau: Nhiệm vụ: Tiếp nhận, bố trí công tác cán bộ CNV, giải quyết thủ tục thuyên chuyển công tác, cho thôi việc Đe nghị nâng bậc luơng hàng năm toàn công ty, đề nghị khen thuởng, kỷ luật Điều chỉnh điếm đe trả luơng hàng năm Lập kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên, hàng năm tố chức thi tay nghề cho công nhân lao động Tiếp thu triển khai thực hiện các chế đôi chính sách của nhà nuớc đối với nguời lao động Quản lý trang thiết bị hành chính, văn phòng phẩm, điện tín điện thoại, nhà cửa điện nuớc, quản lý con dấu, giấy giới thiệu, công văn đi đến Công tác lễ tân Quản lý xe con đi công tác Tham gia xây dựng quy chế quản lý công ty và đôn đốc thực hiện Quản lý công tác tự vệ và báo vệ toàn công ty: Xây dựng nội quy, quản lý khu chung cu công ty Quyết toán chi phí hành chính một năm 2 lần. Nộp phòng kế toán tài vụ vào ngày 5/1 và 5/7 hàng năm. Phòng kế toán tài vụ Chức năng: Phòng kế toán tài vụ là bộ phận tham muu giúp việc giám đốc Nhiệm vụ: Tổ chức họp lý bộ máy kế toán ở đơn vị. Tổ chức thực hiện các phuơng pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán họp lý, các phuơng tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm báo chất luợng của thông tin kế toán. Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán, với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công tác có liên quan đến công tác của đơn vị mình. Tổ chức huớng dẫn các bộ phận chuyên môn, chấp hành chế độ quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ đơn vị. Ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị theo đúng yêu cầu nghiệp vụ về chế độ chính sách của nhà nuớc . Phát hiện và quản lý kịp thời những vi phạm tài sản công ty, vi phạm chế độ thu chi tài chính đe lãnh đạo công ty xử lý. Phân tích kịp thời các hoạt động kinh doanh giúp Giám đốc có những quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành sản xuất ỉ. 3.5.3. Phòng kể hoạch kỹ thuật Chức năng: Là bộ phận tham muu và giúp việc ban Giám đốc Nhiệm vụ: Lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, tổng kết đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ hàng tháng, quý, năm. Nghiêm cứu, lập hồ sơ dự thầu, đấu thầu, soạn thảo các họp đồng kinh tế về việc giao nhận thầu. Tiếp nhận, phổ biến các thông tin về giá cả, chế độ chính sách, các thông tu, Nghị dịnh về xây dựng đến các đơn vị trực thuộc có liên quan trong toàn công ty, nhằm đảm báo việc kinh doanh có lãi. Tham muu cho các đội nhận thầu trong công tác lập quyết toán công trình nhằm đảm báo tính đúng, tính đủ các chi phí sản xuất, đúng chế độ chính sách của nhà nuớc. Thường xuyên học tập, nghiên cứu và phổ biển các biện pháp về quản lý tiên tiến nhằm nâng cao năng suất lao động, kinh doanh có hiệu quả, từ đó nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và phát triển sản xuất. Thường xuyên học tập, nghiên cứu và phổ biến các biện pháp kỹ thuật thi công tiên tiến, đôn đốc kiểm tra việc thi công các công trình đảm báo tiến độ, đúng thiết kế và thực hiện đúng các quy trình, quy phạm kỹ thuật của nhà nnước Kiểm tra, duy trì việc đôn đốc áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 -2000. Nắm chắc tình hình thực hiện sản lượng, tham gia quyết toán tài chính 6 tháng và cả năm (1 năm 2 lần). Kiếm tra vật tư định mức hàng tháng của các đội theo giá trị sản lượng thực hiện Phòng thị trường Chức năng: là bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc công ty Nhiệm vụ: Chủ động phối kết họp với các đội nhận thầu, hoàn thành các thủ tục XDCB của các công trình đã được ghi vốn đầu tư. Phòng hỗ trợ các đội nhận thầu, thanh toán khối lượng hoàn thành Hỗ trợ các đội nhận thầu, hoàn chính thủ tục thanh lý họp đồng, thanh toán dứt điểm (nếu đội có ý kiến đề xuất và gửi đầy đủ hồ sơ liên quan) Đôn đốc thanh toán các khoản nợ đọng kéo dài Tổng họp theo dõi thanh lý hợp đồng các công trình hết thời gian báo hành Phòng cùng ban Giám đốc tiếp cận các chủ đầu tư mà công ty tham gia thi công, sau đó phòng có trách nhiệm đôn đốc và báo cáo kết quả Báo cáo kết quả công tác tháng, phương hướng kế hoạch tháng tiếp theo bằng văn bản Xây dựng kế hoạch tiếp cận chủ đầu tư những dự án mới Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn trong các công việc liên quan đến công tác xây dựng cơ bản với lãnh đạo bằng văn bản những công việc ngoài khả năng của phòng Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng về chất luợng sản phẩm Các đội sản xuất Chức năng: là 1 đơn vị sản xuất kinh doanh, do công ty cổ phần xây lắp thành lập và cán bộ quản lý. đội hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, theo giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty, đội nhận thầu không có tu cách pháp nhân, thực hiện hạch toán báo sổ toàn phần mọi hoạt động kinh tế của đội. Nhiệm vụ: đội tự tìm kiếm hoặc cùng công ty tìm kiếm việc làm cho đội Công ty tìm đuợc việc giao cho đội theo hợp đồng giao việc Tự tổ chức vật tu nhân lực, tiền vốn để thực hiện họp đồng đã ký kết Tự tổ chức hạch toán đúng yêu cầu nghiệp vụ, đúng chế độ chính sách về quản lý tài chính kế toán. Đảm báo đời sống cán bộ công nhân viên, báo toàn các nguồn vốn đuợc giao, nộp đủ nghĩa vụ với công ty và có tích luỹ phát triển sản xuất của đội Nhu vậy, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhung lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, chịu trách nhiệm truớc ban giám đốc của công ty, mặt khác, ban giám đốc lại chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và Ban kiếm soát. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban khác nhau nhung mục đích cuối cùng vẫn là sự sống còn và phát triển của công ty trong nền kinh tế thị truờng. Với cách tổ chức quản lý nhu trên, công ty đã tạo điều kiện quản lý về kinh tế kỹ thuật với từng đội thi công. Nhu vậy có thể thấy bộ máy sản xuất của công ty cổ phần Xây lắp Cao Bằng rất linh hoạt giúp giám đốc thu đuợc đầy đủ và kịp thời các thông tin từ các phòng ban và nhân viên, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Đặc điềm bộ máy kế toán và công tác kế toán của công ty Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh và do đặc điểm sản xuất xây lắp có sản phẩm là những công trình xây dựng, vật kiến trúc...có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài, hình thức quản lý là tổ chức nhận thầu xây lắp, công ty có các đội nhận thầu hạch toán độc lập, vì thế bộ máy kế toán của công ty đuợc tố chức theo hình thức phân tán. Đặc điểm bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán của công ty đuợc khái quát thông qua mô hình: Kế toán truởng Kế toán tổng họp Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán đội Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Xây lắp Cao Bằng Ghi chú Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên cấu thành bộ máy kế toán đuợc quy định cụ thể nhu sau: Kế toán trưởng Chức năng: tham mưu cho giám đốc về hoạt động công việc kế toán. Nhiệm vụ: Tổ chức tốt bộ máy và công tác kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế ngày càng cao của đơn vị. Tổ chức hướng dẫn các bộ phận chuyên môn thực hiện tốt công việc được giao, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ đơn vị 1 năm 2 lần (ngày 15/08- >20/08 kiểm tra quyết toán tài chính, định mức vật tư cả năm). Qua kết luận kiểm tra tài chính 6 tháng và cả năm các đội có dấu hiệu mất cân đối về tài chính, phòng kế toán sẽ tạm dừng giao dịch, báo cáo Giám đốc và Hội đồng quản trị giải quyết. Lập báo cáo tài chính năm theo chế độ. Lập kế hoạch tài chính năm và báo cáo liên quan theo yêu cầu quản lý của các ngành. Lập dự toán thu ngân sách năm trình giám đốc xem xét quyết định Kiếm tra thường xuyên công việc của các bộ phận chức năng nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong các khâu: kê khai, hạch toán, báo cáo... Tổng họp kế hoạch vay tiền mặt theo tuần của từng đội sản xuất giải quyết chi tiền mặt cho các đội Kế toán tổnẹ hợp Chức năng, nhiệm vụ: Nhập máy toàn bộ hoá đơn, chứng từ đầu vào của công ty, của đội. Kê khai thuế đầu vào, đầu ra trên cơ sở hoá đơn, chứng từ của đội nộp tại công ty, lập báo cáo quyết toán thuế, thủ tục hồ sơ hoàn thuế theo quy định. Quản lý hoá đơn bán hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách, báo cáo sử dụng các loại hoá đơn này theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Tổng hợp, báo cáo các khoản thu chi của các đội qua công ty, tính số dư vốn lưu động nộp kế toán trưởng trước kỳ họp giao ban 2 ngày. Theo dõi và báo cáo kết quả kinh doanh đội thiết bị Chịu trách nhiệm về tính chính xác toàn bộ số liệu báo cáo. Kế toán thanh toán Chức năng, nhiệm vụ: Viết phiếu thu, chi hàng ngày trình kế toán truởng ký duyệt mới trình lên Giám đốc Viết các họp đồng vay vốn trung hạn, ngắn hạn theo kế hoạch vay vốn của đơn vị Quan hệ thanh toán với Ngân hàng Đóng chứng từ, và kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay vốn của đơn vị Vào sổ chi tiết các nghiệp vụ thu chi của đon vị, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đội, đóng thành lập theo từng năm và luu theo quy định Đối chiếu số liệu với các đội, đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý với các đon vị cung ứng vật liệu với các đội, đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý với các đơn vị cung ứng vật liệu ký hợp đồng với công ty Tính toán luơng hàng tháng, đối chiếu các khoản báo hiểm, kinh phí công đoàn đua vào giá thành. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu báo cáo trên. Thủ quỹ Ngoài nhiệm vụ chính là thu chi tiền mặt ở đon vị còn đảm nhận thêm một số công việc sau: Đối chiếu xăng dầu hàng tháng Tập họp chứng từ liên quan đến tài sản cố định, theo dõi và tính khấu hao TSCĐ theo đúng chế độ Theo dõi chi tiết vốn đóng góp của các cổ đông (chuyển nhuợng, mua bán cổ phần) Đôn đốc thu các khoản thu báo hiểm, tạm ứng cá nhân Kế toán các đội sản xuất Chức năng, nhiệm vụ: Tập họp chứng từ, ghi chép đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội. Lập báo cáo tài chính của đội một năm 2 lần nộp phòng kế toán: Báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm (ngày 30/7), Báo cáo tài chính cả năm (ngày 20/02), Lập các báo cáo thống kê. Hàng tháng đối chiếu các khoản thu chi qua công ty, tính lãi vốn luu động đảm báo số liệu báo cáo truớc cuộc họp giao ban là chính xác (từ ngày 28 đến 02 tháng sau). Theo dõi chi tiết nợ phải thu, phải trả của đơn vị mình phụ trách, đối chiếu số liệu này với kế toán thanh toán. Lập quyết toán công trình theo sản luợng do đội truởng hoặc kỹ thuật cung cấp 1.4.2. Đặc điểm công tác kế toán Ch