Báo cáo Tình hình thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán chủ yếu ở Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình

án theo dõi công nợ và doanh thu tiêu thụ : Là người giúp cho kế toán trưởng theo dõi tình hình bán hàng và công nợ trong toàn Công ty. - Bộ phận kế toán mua hàng, bán hàng, tiêu thụ và công nợ. - Bộ phận kế toán thanh toán. - Bộ phận kế toán chi phí (chi phí nghiệp vụ kinh doanh) và kiểm tra kế toán. - Bộ phận kế toán theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản, vốn, vật tư, các quỹ Xí nghiệp và công cụ lao động. - Thủ quỹ. * Tại các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán kế toán gồm có trưởng phòng và các kế toán viên có nhiệm vụ mở sổ sách kế toán theo chế độ quy định, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế ở đơn vị mình và định kỳ lập và gửi báo cáo quyết toán theo quy định về phòng kế toán Công ty để tổng hợp chung toàn Công ty. * Hình thức và phương pháp kế toán : Do đặc thù của Công ty có các Chi nhánh, Xí nghiệp hoạt động trên các địa bàn khác nhau, do đó để đảm bảo quản lý tốt công tác tài chính doanh nghiệp, Phòng kế toán Công ty sử dụng phương pháp kế toán theo hình thức vừa tập trung, vửa phân tán. Các Chi nhánh, Xí nghiệp hàng quý có trách nhiệm gửi báo cáo quyết toán quý và báo cáo quyết toán năm về Công ty cho phòng kế toán kiểm tra và Tổng hợp báo cáo quyết toán toàn Công ty. Tại văn phòng Công ty, Phòng kế toán - tài chính tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của khối văn phòng và hệ thống cửa hàng trực thuộc văn phòng Công ty và thực hiện tổng hợp quyết toán toàn Công ty. Không ngừng nâng cao các biện pháp quản lý kinh tế, nhằm quản lý tốt và lành mạnh hoá tài chính doanh nghiệp đó là mục tiêu chiến lược của Công ty nói chung và Phòng kế toán nói riêng. + Về hình thức kế toán : Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ chi tiết B. kê, bảng phân bổ nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi định kỳ , cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.7 Một số kết quả hoạt động kinh doanh : Mặc dù trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh, Công ty đã gặp không ít những khó khăn, nhưng với sự nỗ lực không mệt mỏi của toàn thể CBCNV trong toàn Công ty, sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo nên Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể, được thể hiện dưới bảng sau : Bảng 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh ( 2003-2003 ) Chỉ tiêu ĐVT 2003 2001 2002 2003 Số lượng TT% Số lượng TT% Số lượng TT% Số lượng Thị trường% Doanh số Tr.đ 251.787 119 342.782 136 369.148 108 435.270 118 Lợi nhuận Tr.đ 4.635 44 7.180 155 3.570 50 577 16 Nộp ngân sách Tr.đ 36.026 123 29.468 82 47.123 160 4301 9,1 Thu nhập BQ của CBCNV đ/n/ th 1.172119 92 1.037.350 89 1.132.682 109 1.214.021 107 Lao động Ng. 448 106 469 105 735 157 724 98 Phần II: Tình hình tổ chức tài chính của công ty. 1. Phân cấp tài chính ở doanh nghiệp. 1.1. Phân cấp quản lý tài chính giữa công ty với cấp trên. Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình là đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Hàng năm, căn cứ vào diến biến tình hình thị trường, các định hướng của Nhà nước, việc thực hiện kế hoạch năm trước, Tổng công ty giao kế hoạch xuất bán, kế hoạch tài chính, đơn giá tiền lương cho Công ty. Căn cứ vào kế hoạch xuất bán, chiết khấu Tổng công ty giao , Công ty xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính cụ thể cho toàn Công ty và từng đơn vị. Trong quá trình tổ chức thực hiện định kỳ hàng quý Công ty phải báo cáo tình hình thực hiện cho Tổng công ty, Cục thuế địa phương, ... hết năm công ty phải nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng trên. 1.2. Phân cấp quản lý tài chính giữa Công ty với các Xí nghiệp và Chi nhánh trực thuộc. Trực thuộc công ty gồm có Xí nghiệp xăng dầu K133, Chi nhánh xăng dầu Hoà Bình và Chi nhánh xăng dầu Sơn La. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý, Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty và tại phòng kế toán của các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc. Việc tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của khối kinh doanh trực tiếp và của các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc. Trực thuộc Công ty, Xí nghiệp, Chi nhánh là hệ thống các cửa hàng, phân xưởng, tổ dịch vụ ... là các đơn vị hạch toán báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế toán theo dõi chi tiết mang tính chất đăng ký chứng từ phát sinh và thống kê ... theo quy định của Công ty , Chi nhánh, Xí nghiệp trực tiếp quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đây đều được hạch toán kế toán tại phòng kế toán các Xí nghiệp, Chi nhánh hoặc tại phòng kế toán Công ty trực tiếp quản lý. 2. Công tác kế hoạch hoá tài chính. 2.1. Xây dựng kế hoạch. Căn cứ vào hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Tổng công ty, Công ty yêu cầu các Xí nghiệp, Chi nhánh xây dựng kế hoạch sau đó gửi về Công ty, Công ty căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch năm trước, điều kiện thực tế sản xuất kinh doanh thông qua các phòng nghiệp vụ để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch trình Tổng công ty. Kế hoạch lưu chuyển, xuất bán do phòng kinh doanh xây dựng dựa trên cơ sở tình hình thị trường, định hướng của Tổng công ty và khả năng thực hiện của Công ty. Căn cứ vào kế hoạch xuất bán của Phòng kinh doanh, Phòng kế toán tài chính xây dựng kế hoạch tài chính trong đó bao gồm các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, kế hoạh thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, ... Căn cứ vào nguồn vốn đầu tư, định hướng phát triển mạng lưới, Phòng kỹ thuật xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch sữa chữa TSCĐ.. Trên cơ sở kế hoạch xuất bán, kế hoạch tài chính phòng tổ chức xây dựng kế hoạch tiền lương cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Tất cả các kế hoạch trên được tập hợp lại, trình Giám đốc Công ty ký duyệt sau đó gửi Tổng công ty. Căn cứ vào định hướng chung và kế hoạch do Công ty xây dựng, Tổng công ty ra quyết định tạm giao kế hoạch năm cho đơn vị. 2.2. Quá trình thực hiện. Khi có quyết định tạm giao kế hoạch của Tổng công ty, trên cơ sở tình hình thực tế của các đơn vị và mức độ thực hiện kế hoạch của kỳ trước công ty sẽ tiến hành giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc (xí nghiệp, chi nhánh). Một năm ít nhất 2 lần Công ty tiến hành kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị . Sau các quí Công ty sơ kết, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng), trên cơ sở đó đề ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời Đến cuối năm, Công ty tổng kết đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phần nào làm được, phần nào chưa làm được, những khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện kế hoạch năm trước, rút kinh nghiệm cho năm sau. 3. Tình hình vốn và nguồn vốn của doanh nghiệp. Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thì điều kiện đầu tiên là phải có vốn, nó quyết định đến mọi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Đặc thù của Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình là vốn dùng cho hoạt động kinh doanh do Tổng công ty cân đối, một yêu cầu đặt ra là phải sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Hiệu quả sử dụng vốn của công ty được đánh giá qua báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các năm như sau: 3.1. Cơ cấu nguồn vốn. Đvt: 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2002 2003 Chênh lệch ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) I Nguồn vốn chủ sở hữu 29 253 833 52.86 26 222 987 48.34 -3030846 -4.52 1 Nguồn vốn kinh doanh 26 231 272 47.40 24 285 973 44.77 -1945299 -2.63 2 Quỹ đầu tư phát triển 0.00 948 135 1.75 948135 1.75 3 Quỹ khen thưởng phúc lợi 44 561 532 0.08 364 056 0.67 319495 0.59 4 Nguồn vốn XDCB 1 244 139 2.25 359 148 0.66 -884991 -1.59 II Nợ phải trả 26 088 187 47.14 28 025 126 51.66 1936939 4.52 1 Phải trả người bán 388 357 0.70 998 209 1.84 609852 1.14 2 Người mua ứng trước 252 573 0.46 523 896 0.97 271323 0.51 3 Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 4 918 691 8.89 4 301 193 7.93 -617498 -0.96 4 Phải trả cán bộ CNV 817 811 1.48 2 531 886 4.67 1714075 3.19 5 Phải trả nội bộ 22 555 391 40.76 21 103 092 38.90 -1452299 -1.86 6 Vay dài hạn 170 000 0.31 0.00 -170000 -0.31 7 Nợ khác 828 025 1.50 1 616 602 2.98 788577 1.48 Cộng 55 342 020 100.00 54 248 113 100.00 -1093907 0.00 Vốn kinh doanh tăng 892.155.108đ do : + Xây dựng cửa hàng Hữu Nghị, kho chứa gas Sơn La và mua sắm thiết bị văn phòng: 876.022.021đ. + Tăng do đánh giá lại tài sản Xí nghiệp vận tải dịch vụ : 16.153.087đ Vốn kinh doanh giảm do : bàn giao cho Công ty PTS Hà Tây: 2.837.454.458đ Quỹ tăng 2.520.769.672đ do : +Tăng từ lợi nhuận năm 2002 do Tổng công ty phê duyệt: 1.746.269.672đ + Tổng công ty điều hoà quỹ khen thưởng phúc lợi: 512.300.000đ + Từ quỹ lương của công ty: 235.000.000đ + Tăng khác: 27.200.000đ 3.2. Cơ cấu tài sản ĐVT:1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch ST TT (%) ST TT (%) ST TT (%) I TSLĐ và ĐTNH 32 513 376 58.75 33 627 727 61.99 1 114 351 3.24 1 Tiền 4 908 267 8.87 4 163 189 7.67 -745 078 -1.19 2 Các khoản phải thu 10 553 570 19.07 5 816 618 10.72 -4 736 952 -8.35 3 Hàng tồn kho 16 212 437 29.29 21 390 574 39.43 5 178 137 10.14 4 TSLĐ khác 839 102 1.52 2 257 374 4.16 1 418 272 2.64 II TSCĐ và ĐTDH 22 828 644 41.25 20 620 385 38.01 -2 208 259 -3.24 1 TSCĐ 21 458 519 38.77 19 408 800 35.78 -2 049 719 -3.00 2 Đầu tư tài chính dài hạn 267 000 0.48 564 285 1.04 297 285 0.56 3 Chi phí XDCB dở dang 903 126 1.63 647 301 1.19 -255 825 -0.44 4 Ký quỹ, ký cược dài hạn 200 000 0.36 0.00 -200 000 -0.36 Cộng 55342020 100.00 54248112 100.00 -1093908 0.00 Tài sản cố định tăng 7.921.897.784 đ do: + Mua sắm máy móc thiết bị theo kế hoạch được Tổng công ty phê duyệt: 5.177.961.032đ + Hạch toán bàn giao Xí nghiệp vận tải dịch vụ để bàn giao cho PTS Hà Tây là: 11.315.199.275đ + Đánh giá lại tài sản Xí nghiệp vận tải dịch vụ để bàn giao cho PTS Hà Tây: 2.743.936.752đ Tài sản cố định giảm 15.895.822.661đ do: + Thanh lý nhượng bán máy móc thiết bị cũ, lạc hậu: 1.836.686.634đ + Hạch toán xuất bàn giao Công ty PTS Hà Tây: 14.059.1336.027đ trong đó đánh giá lại tài sản Xí nghiệp vận tải dịch vụ xuất bàn giao cho PTS Hà Tây: 2.743.936.752đ. 4. Khảo sát tình hình tài chính doanh nghiệp. Khi tiến hành phân tích kết quả hoạt động của một đơn vị ngoài việc phân tích cơ cấu nguồn vốn và cơ cấu tài sản, để có thể xem xét kỹ hơn ta còn cần phải đi vào khảo sát tình hình tài chính của doanh nghiệp đó. Từ bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ta có bảng sau: Đvt: 1000đ TT Chỉ tiêu Đvt Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch 1 Doanh thu 1000đ 369 147 550 435 270 085 66 122 535 2 Doanh thu thuần 1000đ 369 147 550 435 270 085 66 122 535 3 Giá vốn 1000đ 331 635 077 394 023 584 62 388 507 4 Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách 1000đ 4 198 691 4 301 193 102 502 5 Lợi nhuận trước thuế 1000đ 3 569 697 577 233 -2 992 464 6 Lợi nhuận sau thuế 1000đ 2 428 542 373 560 -2 054 982 7 Các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn Hệ số doanh thu trên vốn đ 13.06 17.23 4.17 Hệ số lợi nhuân trên vốn đ 0.12 0.02 -0.1 8 Các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng chi phí Hệ số phục vụ chi phí KINH DOANH đ 1.11 1.1 -0.01 Hệ số sinh lời chi phí KINH DOANH đ 0.007 0.0009 -0.0061 9 Thu nhập bình quân người lao động đ/ng/tháng 1 132 682 1 329 994 197 312 Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của công ty là: + Doanh thu năm 2003 so với năm 2002 tăng 66 122 535 nghìn đồng + Lợi nhuận sau thuế năm 2003 so với năm 2002 giảm 2 992 464 nghìn đồng + Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách năm 2003 so với năm 2002 tăng 102 502 nghìn đồng. Tình hình kinh doanh được đánh giá qua các chỉ tiêu: 4.1. Các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn. Doanh thu Hệ số doanh thu trên vốn = Vốn kinh doanh bình quân Lợi nhuận sau thuế Hệ số doanh lợi trên vốn = Vốn kinh doanh bình quân Qua số liệu ở bảng trên ta thấy hệ số doanh thu trên vốn năm 2003 cao hơn so với năm 2002, tuy nhiên hệ số doanh lợi trên vốn năm 2003 lại thấp hơn so với năm 2002. Nguyên nhân của tình hình trên là do : Năm 2003, Nhà nước đã 03 lần điều chỉnh tăng giá bán lẻ xăng dầu, mặt khác sản lượng xuất bán tăng hơn năm 2002 dẫn đến doanh thu tăng.Mặt khác do sự điều chỉnh chiết khấu của Tổng công ty nhằm làm giảm mức lỗ của toàn ngành dẫn đến lợi nhuận của Công ty giảm. 4.2. Các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng chi phí kinh doanh. Doanh thu thuần Hệ số phục vụ chi phí kinh doanh = Giá vốn Qua số liệu ở bảng trên cho ta thấy: + Bình quân trong năm 2002 một đồng chi phí kinh doanh tạo ra được 1,11đ doanh thu. + Bình quân trong năm 2003 một đồng chi phí kinh doanh tạo ra được 1,1đ doanh thu. Như vậy trong năm 2003 hệ số phục vụ chi phí kinh doanh thấp hơn năm 2002 là 0,01đ do đó trong năm 2004 tới doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý chi phí kinh doanh một cách hợp lý hơn. Lợi nhuận sau thuế Hệ số sinh lời chi phí kinh doanh Giá vốn = Bình quân trong năm 2002 một đồng chi phí kinh doanh tạo ra được 0,007đ lợi nhuận sau thuế, trong khi đó một đồng chi phí kinh doanh năm 2003 tạo ra được 0,0009đ lợi nhuận sau thuế, như vậy so với năm 2002 lợi nhuận trên 1đ chi phí kinh doanh giảm đi do yêu cầu của Tổng công ty đòi hỏi Công ty chuyển toàn bộ lợi nhuận về Tổng công ty để giảm lỗ toàn ngành. 4.3. Thu nhập bình quân của người lao động. = Thu nhập BQ người lao động Tổng quỹ lương Số người lao động BQ Trong năm 2003 thu nhập bình quân của người lao động trong doanh nghiệp đã tăng 197 312 đ, đạt được điều này là do, sản lượng xuất bán của Công ty tăng trưởng mạnh mẽ, mặt khác nó chứng tỏ rằng đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. 5. Các khoản trích nộp nhà nước. Công tác thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước của công ty được thể hiện qua bảng sau: Đvt: 1000đ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Tổng số Số đã nộp Số phải nộp Tổng số Số đã nộp Số phải nộp 1. Thuế VAT 3 290 405 2 922 254 368 151 3 684 650 2 681 298 1 003 352 2. Thuế thu nhập doanh nghiệp 962 601 1 012 671 -50 070 153 603 180 000 -26 397 3. Thu trên vốn 409 571 409 571 200 000 200 000 4. Thuế nhà đất 1 938 1 938 5. Tiền thuê đất 225 128 225 128 214 601 211 592 3 009 6. Các loại thuế khác 30 986 30 986 46 401 3 314 551 6 678 Tổng cộng 4 918 691 4 600 610 318 081 4 301 193 6 589 379 986 642 Qua bảng trên ta thấy Công ty thực hiện tương đối tốt nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. 6. Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính doanh nghiệp. Việc kiểm tra, kiểm soát tài chính doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp, nó có tác dụng giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá một cách chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp, khắc phục những thiếu sót, đảm bảo an toàn tài chính. Đối với Công ty, hàng năm các báo cáo quyết toán của Công ty đều được Tổng công ty kiểm toán nội bộ và có sự xác nhận của các cơ quan quản lý Nhà nước đối với việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách của Công ty. Trong nội bộ Công ty, công tác kiểm tra, kiểm soát cũng được Công ty thường xuyên chú trọng, Phòng kế toán tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các chương trình kiểm tra các đơn vị cơ sở, từ đó rút kinh nghiệm, uốn nắn những sai sót để công tác hạch toán kế toán ngày càng hoàn thiện hơn. Phần III: Tình hình hạch toán các nghiệp vụ kế toán chủ yếu ổ Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình 1. Những quy định chung về công tác kế toán tại Công ty. Tin học đã thực sự là một phương tiện không thể thiếu được cho quản lý tài chính mà điển hình là công tác kế toán và thống kê. Hiện tại Công ty đã triển khai ứng dụng chương trình quản trị kinh doanh (PBM) phục vụ cho công tác quản lý trong toàn Công ty. Hệ thống sổ kế toán được tổ chức theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước, của ngành xăng dầu và đặc thù của Công ty. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty và tại phòng kế toán của các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc. Việc tổng hợp báo cáo quyết toán của công ty thực hiện tổng hợp báo cáo quyết toán của khối công ty trực tiếp kinh doanh và của các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc. Trực thuộc Công ty, Xí nghiệp, Chi nhánh là hệ thống các cửa hàng, phân xưởng, tổ dịch vụ ... là các đơn vị hạch toán báo sổ. 2. Hệ thống chứng từ kế toán. Để phục vụ cho công tác ứng dụng tin học trong công tác kế toán, hiện nay Công ty sử dụng 2 hệ thống chứng từ kế toán: hệ thống chứng từ ngoại lai và hệ thống chứng từ tự phát hành. Hệ thống chứng từ ngoại lai: là những chứng từ phát sinh bên ngoài doanh nghiệp được tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính như: hoá đơn nhập hàng... Hệ thống chứng từ kế toán tự phát hành: là những chứng từ kế toán phát sinh bên trong đơn vị được tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính như: hoá đơn xuất bán, hoá đơn xuất di chuyển nội bộ, phiếu thu, phiếu chi ... Chi tiết đựoc lưu trữ phân loại như sau: Hệ thống chứng từ về tiền như: phiếu thu, phiếu chi, ... Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu tồn kho: hoá đơn xuất, hoá đơn nhập, ... Hệ thống chứng từ hàng hóa: hoá đơn nhập hàng, hoá đơn xuất hàng... Hệ thống chứng từ về công cụ lao động, văn phòng phẩm: hoá đơn xuất, ... Hệ thống chứng từ về tài sản cố định: Phiếu kế toán hạch toán khấu hao, biên bản giao nhận tài sản cố định, ... Hệ thống chứng từ về công nợ: giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có,... Hệ thống phiếu kế toán Phiếu kế toán là một chứng từ kế toán được lập để vào máy vi tính cho một (hoặc một số) chứng từ kế toán gốc chưa có đủ các thông tin, các dữ kiện để cập nhật vào máy vi tính. Đính kèm với phiếu kế toán là các chứng từ kế toán gốc có liên quan tới nội dung hạch toán của phiếu kế toán như: biên bản xử lý vi phạm, quyết định xử lý phân phối, các giấy tờ pháp lý liên quan chứng minh cho việc hạch toán, biên bản kiểm kê, sổ chi tiết khấu hao TSCĐ, tờ kê tính thuế ... Các loại phiếu kế toán gồm: Hạch toán phân bổ khấu hao; hạch toán phân bổ chi phí cuối kỳ cho các đối tượng liên quan như: loại hình kinh doanh ...; hạch toán kết chuyển sổ sách cuối kỳ: kết chuyển kết quả kinh doanh, kết chuyển giá vốn; và các phiếu kế toán khác như: hạch toán chữa sổ theo phương pháp ghi bổ sung, hạch toán thuế, hạch toán chênh lệch giá hàng tồn kho. 3. Tình hình thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Từ các đặc điẻm trên làm cho việc quản lý , hạch toán các chi phí rất phức tạp và riêng biệt thường là kéo dài nên niên độ kế toán từ ngày 1/1/ đến ngày 31/12/ là khoá sổ quyết toán năm Hình thức kế toán công ty đang áp dụng : phương pháp nhật ký chứng từ Phương pháp tính toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hàng ngày kế toán viên xử lý cập nhất số liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo dõi liên tục, thường xuyênl trên sổ chi tiết, cuối tháng tập hợp lập nhật ký chứng từ, bảng kê đồng thời đối chiếu với các phần hành kế toán có liên quan trước khi báo cáo cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp kiểm tra, rà soát lại tất cả các phần hành đã báo cáo xử lý các sai sót trước khi lập sổ cái. Tổ chức sổ sách kế toán tại công ty : - Sổ chi tiết : Dùng để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán - Bảng kê - Sổ nhật ký chứng từ: nhiều tờ rời gộp lại mở cho một TK hay một số TK - Sổ cái : Được mở cho từng TK tổng hợp cho cả năm. Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp của từng TK phản ánh trên các bảng kê và nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái. 3.1 Kế toán vốn bằng tiền. Do đặc thù của Công ty là một Công ty kinh doanh thương mại nội địa thuần tuý , chưa có hoạt động xuất , nhập khẩu do vậy vốn bằng tiền của Công ty thuần tuý chỉ dùng trên VND không sử dụng ngoại tệ và tiền chỉ gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Tài khoản sử dụng : Kế toán tài sản bằng tiền sử dụng bằng các tài khoản sau: TK 111 - Tiền mặt. Phản ánh tình hình và sự bién động của các loại tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. (Chi tiết TK11111 : Tiền mặt VND) TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết TK11211 : Tiền gửi ngân hàng VND) Sổ sách kế toán sử dụng : + Sổ quỹ , sổ theo dõi tiền gửi , nhật ký chứng từ , và bảng kê có liên quan.... Chứng từ kế toán sử dụng :Phiếu thu , phiếu chi , séc, uỷ nhiệm chi... Quy trình hạch toán: - Khi thu tiền bán hàng và các khoản công nợ phải thu khác kế toán ghi : Nợ TK 11111- Tiền mặt Có TK131 - Phải thu khách hàng Có TK141 - Tạm ứng Có TK136 - Phải thu nội bộ - Khi xuất tiền mặt phản ánh Nợ TK 641 - Chi phí hoạt động kinh doanh Nợ TK 331- Phải trả người bán Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên.... Có TK 11111- Tiền mặt. 3.2 Hạch toán hàng tồn kho và tiêu thụ hàng hoá. Tài khoản sử dụng: TK156, TK151, TK157, TK5111,TK521, TK632 Quy trình hạch toán: - Hạch toán nhập xuất hàng hoá là xăng dằu chính : Kế toán sử dụng TK 15611 - Xăng dầu chính tồn kho 3.2.1/ Nhập mua nội bộ ngành: - Căn cứ vào hoá đơn xuất hàng của các Công ty , Công ty tiến hành dùng chính hoá đơn của Công ty xuất hàng để cập nhật vào máy tính và hạch toán: Nợ TK 15611 - Giá hạch toán * Lượng trên hoá đơn Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào Có TK 336111 - Giá hạch toán * Lượng trên hoá đơn 3.2.2/ Trường hợp xuất hàng di chuyển giữa các kho , các cửa hàng là nội bộ công ty được chia làm hai loại: - Nhập di chuyển giữa các kho , cửa hàng là hạch toán báo sổ tuỳ theo tình hình cụ thể , Công ty dùng bộ mã kho để theo dõi hoặc tách TK 15611xx để theo dõi riêng từng kho - Nhập di chuyển giữa các đơn vị hạch toán kế toán trong nội bộ công ty : Nợ TK 15611 Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào Có TK 3362xx (chi tiết theo đơn vị xuất hàng) 3.2.3/ Xuất bán : - Căn cứ vào hoá đơn xuất kho , kế toán tiến hành hạch toán : Có TK 15611 Nợ TK 63211 Giá hạch toán * Lượng trên hoá đơn - Hạch toán doanh thu : + Xuất hàng cho nội bộ : Có TK 51211 Có TK 33311 Nợ TK 3362xx, 336112 Giá bán * Lượng theo đơn vị tính trên hoá đơn. + Xuất bán ngoài ngành Có TK 51111 Có TK 33311 Nợ TK 131 - Hạch toán lệ phí xăng dầu thu hộ nhà nước Có TK 33614 (Lệ phí GT chuyển tập trung về Tổng công ty) Nợ TK 131 Lệ phí xăng dầu* Lượng theo ĐVT trên hoá đơn 3.3 Kế toán chi phí kinh doanh Nội dung chi phí kinh doanh trong Công ty bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá như : - Chi phí tiền lương , phụ cấp và chi phí bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí sửa chữa TSCĐ - Chi phí lãi vay - Chi phí bảo quản - Chi phí vận chuyển - Chi phí hao hụt.... - Chi phí giao dịch, quảng cáo... Tài khoản sử dụng : - Chi phí ngiệp vụ kinh doanh được tập hợp trên các TK 641 Sổ sách kế toán: Kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty khi phát sinh chi phí, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết ( Sổ chi phí bán hàng, Sổ chi phí SX và dịch vụ...) theo khoản mục chi phí sau đó phản ánh vào nhật ký chứng từ, bảng kê... - Khi phát sinh chi phí kế toán hạch toán: Nợ TK 641 Nợ TK 133 VAT đầu vào Có TK 334 - Lương Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ Có TK 111 - Chi phí khác bằng tiền mặt Có TK 112 - Chi phí khác bằng TGNH Có TK 331`... - Chi phí khác phải trả Tất cả các Công ty trực thuộc Tổng công ty đều thực hiện áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để thực hiện bảo mật các thông tin kế toán quản trị và thuận tiện trong quá trình cập nhật chi phí và phân tích, Tổng công ty quy định hạch toán thống nhất toàn ngành theo 2 bộ mã: mã khoản mục chi phí và mã loại hình kinh doanh. Để tập hợp chi phí theo yếu tố trong báo cáo thuết minh (Biểu B09/DN) Bộ TC đã quy định, các đơn vị cần tách các khoản mục chi phí thành các yếu tố chi phí. Do yêu cầu quản trị kinh doanh và để thuận lợi cho quá trình tập hợp, phân tích chi phí, công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 chi tiết theo yếu tố của các loại TK627 và TK641. 3.4/ Kế toán công nợ: - Để quá trình quản lý và hạch toán kế toán trên máy vi tính được thuận lợi , mọi khách hàng có quan hệ mua bán đều phải có mã trên file, từ điển trên danh mục khách hàng. - Căn cứ vào định mức dư nợ Tổng công ty giao cho Công ty, Công ty xây dựng định mức dư nợ cho các đơn vị trực thuộc và khối kinh doanh trực tiếp tại văn phòng Công ty. Định mức dư nợ được xây dựng trên hai tiêu thức là mức dư nợ bình quân và số ngày dư nợ. - Cuối mỗi kỳ quyết toán (quý, năm ) đều phải thực hiện đối chiếu công nợ và thực hiện lập biên bản đối chiếu và có chữ ký xác nhận nợ của khách hàng. Quy trình hạch toán công nợ nội bộ ngành Tài khoản sử dụng : Thanh toán nội bộ ngành sử dụng TK 3361 TK 33611- Thanh toán nội bộ ngành (TK tổng hợp) TK 33611 chia thành 4 TK chi tiết : 336111- Phải trả nội bộ ngành về hàng hoá 336112- Phải thu nội bộ ngành về hàng hoá 336113- Trả tiền về Tổng công ty 336114- Thanh toán nội bộ ngành về các khoản không phải là hàng hoá TK 33612-Thanh toán bù trừ qua Tổng công ty TK 33613- Thanh toán chiết khấu thừa, thiếu Thanh toán nội bộ công