Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát

kiểm tra đường hàn. Ống được sản xuất ra gồm các loại: Ống tròn: được kiểm tra và nhập kho Ống nội thất: Được vét đầu ống ( nếu khách hàng yêu cầu chuyển ra đóng bó theo quy định và được nhập kho). Ống tròn cho mạ kẽm: được chuyển qua máy vét đầu trở thành bán thành phẩm trước mạ. Ống tròn dùng cho xây dựng: được chuyển qua máy vét đầu ống và đóng thành bó theo quy định của từng loại ống trừ các ống khách hàng không yêu cầu vét đầu. Ống vuông và các ống hình chữ nhật: Không được vét đầu được kiểm tra và chuyển ra đóng bó thành bó theo quy định của từng loại ống. Các bó ống đạt chất lượng được gắn phiếu kiểm tra chữ màu đỏ Các bó ống loại II được đóng bó theo quy định và gắn phiếu kiểm tra chữ màu tím. Máy vét đầu ống. Máy vét đầu ống được dùng để vét đầu đối với các loại ống tròn. Trước khi vận hành máy vét đầu ống, Trưởng máy phải thực hiện theo hướng dẫn nhân viên kiểm soát chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra ống sau khi vét đầu.Việc kiểm tra được thực hiện sau mỗi lần thay dao, chỉnh dao. Máy nắn thẳng. Tất cả các loại ống có đường kính 21,2: 59,9 nếu xét thấy cần nắn sẽ có yêu cầu của Quản đốc (Trưởng ca) phòng quản lý chất lượng hoặc ban giám đốc cho nắn còn nếu không cho mạ thẳng. Thợ vận hành máy phải kiểm tra máy và vận hành theo hướng dẫn nhân viên kiểm soát chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra ống sau khi nắn. Việc kiểm tra được thực hiện sau mỗi lần chỉnh khuôn hoặc thay các loại ống. Tẩy rửa. Trước khi ống được đưa vào bể mạ kẽm phải qua các bước tẩy rửa. Các bể tẩy rửa được gia nhiệt bằng hơi nóng lò hơi trừ hai bể axít và hai bể nước rửa chảy tràn sau tẩy axit nhằm nâng cao khả năng tẩy rửa. Thợ vận hành cầu trục và phụ hoá chất phải tuân theo hướng dẫn qui trình công nghệ tẩy rửa. Phòng kỹ thuật khi nhập hoá chất phải kiểm tra, phân tích thành phần các bể tẩy rửa ít nhất 2ngày/1lần nếu không đảm bảo nồng độ phải đưa ra biện pháp xử lý. Việc kiểm tra nhiệt độ của các bể tẩy rửa do thợ vận hành nồi hơi thực hiện 8lần /ca. Sấy khô. Trước khi đưa ống vào bể mạ, ống phải đươc sấy khô nhằm làm khô nước bám bề mặt trong và ngoài ống đồng thời làm tăng nhiệt độ của bản thân ống tránh ống vào bể mạ bị nóng đột ngột. Nhiệt độ của hầm sấy từ 120 độ C-160 độ C được kiểm tra bằng can nhiệt bởi thợ vận hành máy với tần suất 8lần/ca. Trong trường hợp nhiệt độ nằm ngoài khung quy định thợ vận hành phải ghi rõ biện pháp xử lý. Mạ kẽm nhúng nóng. Bể mạ kẽm được cấp nhiệt bởi 2 đầu đốt và làm cân bằng nhiệt xung quanh bằng quạt tuần hoàn. Nhiệt độ của lò và bể phải được kiểm tra liên tục nhằm đảm bảo chất lượng mạ, tránh hư hỏng bể kẽm. Việc kiểm tra các thông số của bể kẽm, áp suất hơi thổi trong, áp suất khí nén thổi ngoài và nhiệt độ bể làm mát do vận hành máy kiểm tra 1giờ/1lần và phải theo dõi nhiệt độ bể kẽm báo trên máy và kiểm chứng bằng can nhiệt cầm tay với tần suất đo 1giờ/1lần.Nhiệt độ bể kẽm cho phép mạ từ 442 độ - 449 độ, nếu nhiệt độ nằm ngoài khoảng quy định phải dừng máy để xử lý. Chú ý đặt tốc độ nhúng ống đúng quy định theo hướng dẫn tại "hướng dẫn vận hành dây chuyền mạ kẽm" để tránh quá tải về nhiệt của bể và ghi đầy đủ các thông số. Việc vận hành máy mạ phải tuân theo hướng dẫn vận hành dây chuyền mạ. Ống sau khi mạ được đóng thành bó theo hướng dẫn được kiểm tra gắn nhãn dán chữ màu đen. Chất lượng ống mạ được ban Kiểm soát chất lượng sản phẩm kiểm tra với tần suất 30 phút/lần, mỗi lần 03 cây kiểm tra 03 điểm: đầu giữa và cuối cây, kiểm tra độ bóng bề mặt ống, độ bám kẽm (khi cần thiết) nếu thấy có hiện tượng bám kẽm cứng hoặc rạn trên bề mặt ống. Các ống mạ đều được in chữ điện tử theo quy định. Sơ đồ 1. 2: Quy trình sản xuất sản phẩm: Nhận tôn cuộn PX cắt- BTP Xẻ dọc tôn cuộn tạo ra BTP PX ống đen Hàn nối dải Uốn ống Vét đầu ống(cho các loại ống tròn) Nắn thẳng (cho các loại ống có đường kính 21.2-59.9 ly) PX ống mạ Tẩy rửa Sấy khô Mạ kẽm nhúng nóng 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, hoạt động sản xuất dưới sự điều hành, giám sát, chịu trách nhiệm của giám đốc công ty quản lý hoạt động của toàn bộ công ty và sự điều hành của giám đốc nhà máy, các quản đốc, phó quản đốc tại từng phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng sản xuất chia thành các tổ chức sản xuất theo đặc thù công việc do một tổ trưởng đứng ra chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất Sơ đồ 1.3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH ỐNG THÉP HOÀ PHÁT. Giám đốc công ty Tổ gia công cơ khí P.Vật tư/ XNK P.Kinh Doanh Giám đốc nhà máy P.Kế Toán P.Tổ Chức Phân xưởng uốn Phân xưởng mạ Phòng kỹ thuật Phân xưởng cơ điện Phòng quản lý chất lượng Phân xưởng khuôn Phân xưởng cắt Tổ sữa chữa cơ khí Tổ sữa chữa điện Phó giám đốc Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong bộ máy quản lý. Giám đốc công ty: là người đứng đầu công ty là đại diện pháp nhân của công ty quản lý điều hành công ty theo định hướng và mục tiêu do Hội đồng quản trị đề ra, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty điều hành công tác lao động, tiền lương, các chế độ về tiền lương, tuyển dụng lao động... Phó giám đốc công ty: Nhận nhiệm vụ từ giám đốc công ty, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao phó. Phụ trách công việc chung của phòng kinh doanh và phòng kế toán, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng kinh doanh và phòng kế toán. Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc nội vụ, đôn đốc thực hiện công việc của các phòng ban trong Công ty, có trách nhiệm báo các thường xuyên tới Giám đốc về các công việc được giao. Giám đốc nhà máy: Tiếp nhận và triển khai thực hiện các kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn của công ty. Điều hành, giám sát, đôn đốc toàn bộ các hoạt động sản xuất của nhà máy, đảm bảo cho việc thực hiện tốt các mục tiêu về kế hoạch, sản lượng, chất lượng, vệ sinh công nghiệp, vệ sinh lao động, an toàn, kỷ luật. Chỉ đạo các phòng ban chức năng của nhà máy và các phân xưởng thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động của nhà máy. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu và khai thác thị trường, mở rộng thị phần, tìm hiểu nhu cầu của thị trường quảng bá sản phẩm... xem xét ký kết hợp đồng bán hàng giao dịch, liên hệ, với khách hàng, lệnh cho thủ kho xuất hàng theo yêu cầu đã đạt được xem xét và trao đổi với khách hàng. Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi, tổ chức viêc thực hiện kế hoạch sản xuất của nhà máy ống thép và nhà máy cán nguội. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp những thông tin tài chính cho ban giám đốc một cách chính xác, kịp thời trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng kế toán là thu thập số liệu. Phòng vật tư- xuất nhập khẩu: Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn vật tư đáp ứng nhu cầu vật tư cho sản xuất. Lập kế hoạch mua hàng đối với các loại nguyên vật liệu, các loại vật tư thiết bị, phụ tùng thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất và các thiết bị khác.Giao dịch đàm phán với các nhà cung ứng, các đối tác nhằm lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất. Phòng tổ chức đào tạo: Quản lý bộ phận nhân lực của công ty nhằm theo dõi và cập nhật sự biến đổi nhân sự một cách đầy đủ, chính xác .Căn cứ vào nhu cầu nhân lực của công ty để có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo mới trình ban giám đốc phê duyệt. Phòng kỹ thuật: Quản lý hồ sơ, lý lịch của thiết bị trong toàn nhà máy, đề xuất các phương án nhằm hoàn thiện, cải tiến, nâng cấp thiết bị nhằm tăng năng suất lao động, giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chỉ đạo kỹ thuật cho việc gia công, chế tạo và sữa chữa thiết bị đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Phòng quản lý chất lượng: Quản lý toàn bộ hệ thống chất lượng theo các quy trình thuộc hệ thống ISO 9001:2000 của công ty; đảm bảo cả hệ thống duy trì và hoạt động có hiệu qủa. Phối hợp với các trưởng bộ phận liên quan để đảm bảo sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất. Phân xưởng cắt tôn: Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị của phân xưởng cắt tôn, đảm bảo luôn thực hiện tốt các kế hoạch được giao. Nhận kế hoạch cắt tôn từ điều độ kế hoạch sản xuất, phối hợp với điều độ kế hoạch sản xuất, cùng phối hợp với các bộ phận khác trong nhà máy. Phân xưởng mạ kẽm: Quản lý toàn bộ nhân lực, máy móc, thiết bị của hai dây chuyền mạ, thực hiện sản xuất tại hai dây chuyền mạ thông qua kế hoạch sản xuất, đảm bảo sản xuất ổn định. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phân xưởng mạ. Phân xưởng cơ điện: Quản lý toàn bộ thiết bị dụng cụ, vật tư, phụ tùng của phân xưởng cơ điện. Hoàn thành các công việc được giao theo kế hoạch và các công việc phục vụ kịp thời cho sản xuất của toàn Nhà máy. Phân xưởng ống thép đen: Quản lý toàn bộ thiết bị, dụng cụ, phụ tùng của phân xưởng Uốn ống. Phối hợp với điều độ kế hoạch để tiến hành sản xuất theo đúng kế hoạch. Phối hợp các phòng ban, phân xưởng khác để đảm bảo giải quyết tốt công việc. Phân xưởng khuôn: Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu và trang thiết bị của xưởng khuôn. Quản lý, theo dõi và đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng khuôn cũng như việc sử dụng khuôn hợp lý. Lập kế hoạch dự trữ vật tư, phụ tùng cho phân xưởng hoạt động liên tục, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ỐNG THÉP HÒA PHÁT. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán. Theo mô hình này thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tại phòng tài chính kế toán của công ty, còn kế toán của các chi nhánh, kế toán nhà máy có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ có liên quan, tập hợp chi phí sản xuất tại nhà máy và lập một bảng kê gửi về phòng tài chính kế toán của công ty. Kế toán công ty sẽ đối chiếu, kiểm tra các chứng từ và xem xét các khoản chi phí có đúng với thực tế hay không, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ. Nếu chứng từ là hợp pháp, hợp lý thì phòng kế toán của công ty sẽ tiến hành hạch toán các chứng từ này. Bộ máy kế toán tại Công ty Ống thép Hòa Phát gồm 21 người trong đó : 1 kế toán trưởng toàn công ty, 2 kế toán văn phòng công ty, 5 kế toán chi nhánh Sài Gòn, 3 kế toán chi nhánh Đà Nẵng, 7 kế toán chi nhánh Hưng Yên, 3 kế toán Cán nguội. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của công ty có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy kế toán của công ty. Mỗi cán bộ công nhân viên đều được quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kế toán của công ty Trưởng phòng Kế toán Kế toán Tổng hợp CN Hưng Yên KT Công Ty Thép Cán Nguội Kế toán trưởng CN Sài Gòn Kế toán Tổng hợp VP Công ty Kế toán Trưởng CN Đà Nẵng Kế toán nhà máy Cán Nguội Kế toán Kho Kế toán Quỹ Kế toán Bán hàng Kế toán Bán hàng Kế toán Quỹ Kế toán Ngân hàng KT CN Phải trả KT thuế, CN phải thu KT kho (nhà máy) Kế toán Bán hàng Kế toán Quỹ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: Kế toán trưởng toàn công ty: Là người kiểm soát điều hành chung công việc kế toán của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt động của phòng kế toán, thường xuyên báo cáo trực tiếp cho ban giám đốc. Làm báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty tháng, quý, năm, làm các báo cáo theo yêu cầu của Ban tài chính tập đoàn và ban kiểm soát, lập kế hoạch tài chính và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính hàng ngày. Kế toán tổng hợp VP công ty : Lập phiếu thu, chi hàng ngày VP công ty, làm báo cáo tổng hợp của Chi nhánh Đà Nẵng, Chi Nhánh Sài Gòn lên Báo cáo toàn công ty, báo cáo thuế cho VP công ty, tính lương tại VP công ty, đối chiếu công nợ nội bộ và khách hàng, vào phiếu nhập xuất của kho Vật tư phụ cuả Chi nhánh Hưng Yên (kho I và kho II ). Kế toán trưởng Chi nhánh Sài Gòn : Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu chi, lập phiếu thu, chi hằng ngày, theo dõi đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng, báo cáo thuế hàng tháng, báo cáo tài chính của chi nhánh, cân đối giá đầu vào của chi nhánh, kiểm soát và điều hành chung công việc kế toán tại chi nhánh Tp Hồ Chí Minh. Kế toán trưởng Chi nhánh Đà Nẵng : Kiểm tra chung hoàn thiện chứng từ sổ sách, lập chứng từ Chi, Thu hàng ngày làm báo cáo thuế làm báo cáo tài chính chi nhánh Đà Nẵng; theo dõi BHXH, BHYT. Kiểm soát và điều hành chung công việc kế toán tại chi nhánh Đà Nẵng. Kế toán tổng hợp: Lập phiếu chi hàng ngày, tập hợp chi phí tính giá thành tại chi nhánh sản xuất ở Hưng Yên, tập hợp và phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí chờ phân bổ, tiền lương BHXH, BHYT, Chi phí phí phải trả …, kiểm tra lương, thực phẩm dưới Nhà máy, quản lý và theo dõi hoàn thiện hồ sơ tài sản cố định, làm báo cáo tài chính, tháng, quý, năm tại chi nhánh Hưng Yên. Thủ quỹ: Thu tiền và chi tiền hàng ngày, đi ngân hàng nộp và rút tiền. Vào phiếu nhập, xuất kho: Vật liệu thép, Hoá chất, Kho dầu, kẽm. Đối chiếu với kế toán nhà máy và thủ kho. Kế toán bán hàng: Làm báo cáo bán hàng nhập xuất, đối chiếu công nợ 10 ngày 1 lần và hàng tháng với tiếp thị, báo cáo hàng ngày cho kế toán trưởng, đối chiếu tồn kho 1 tuần 1 lần với kế toán kho. Kế toán thuế : Vào hóa đơn bán hàng, nhập kho thành phẩm, theo dõi công nợ phải thu, làm báo cáo thuế ( kê khai thuế đầu vào, đầu ra, thuế thu nhập cá nhân, thuế XNK…), làm lương cho cán bộ trong công ty, đối chiếu BHXH, lập phiếu thu tiền hàng ngày. Kế toán ngân hàng : Vào sổ tiền gửi đi ngân hàng, làm các thủ tục thanh toán trực tiếp, mở L/C, theo dõi tín dụng, L/C tại các ngân hàng. Hàng ngày kê các khoản trả nợ qua ngân hàng báo xuống phòng kinh doanh. Kế toán công nợ phải trả: Hàng ngày vào số dư công nợ, theo dõi công nợ phải trả. Lập phiếu thu, chi của công ty thép Cán nguội, lập Ủy nhiệm chi thanh toán công nợ qua ngân hàng. Liên hệ tổ chức bộ máy kế toán với tổ chức bộ máy quản lý chung tại công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Bộ máy quản lý và Bộ máy kế toán của công ty đều được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán, quyết định được đưa từ trên xuống, các bộ phận chức năng có trách nhiệm thực hiện và triển khai đến đối tượng thực hiện. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán tại nhà máy và các chi nhánh hạch toán rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ hoá đơn mà dưới nhà máy các chi nhánh chuyển lên sẽ tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh cho nhà máy, các chi nhánh và của toàn công ty. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát. 2.2.1.Các chính sách kế toán chung. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Kỳ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12. - Báo cáo kế toán được trình bày bằng VNĐ theo nguyên tắc giá gốc - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá gốc. - Tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính. - Hình thức sổ kế toán : Nhật ký Chung 2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Và hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm: - Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, biên bản kiểm kê,… - Chỉ tiêu vốn bằng tiền : Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, Giấy uỷ nhiệm thu, giấy uỷ nhiệm chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ, Chứng từ thanh toán liên kho bạc, Sổ phụ, Lệnh chuyển có, Lệnh thanh toán đến… - Chỉ tiêu tiền lương : Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, thanh toán tiền thưởng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Chỉ tiêu Tài sản cố định : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tất cả các chứng từ được chuyển lên phòng kế toán để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sau đó mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản của công ty nhìn chung là sự vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bên cạnh đó các tài khoản còn được công ty mở chi tiết thành các tiểu khoản một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đặc biệt là các tài khoản liên quan đến việc tập hợp chi phí giá thành. - TK 152 – Nguyên vật liệu TK 1521: Nguyên liệu thép. TK 1522: Nguyên liệu kẽm. TK 1523: Nguyên liệu dầu TK 1524: Nguyên vật liệu thừa. TK 1525: Thiết bị, vật tư cho xây dựng cơ bản TK 1526: Vật liệu thuê ngoài chế biến. TK 1528: Hóa chất ….. - TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được chi tiết thành: TK 6210: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sx bán thành phẩm TK 6211: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp - ống đen TK 6212: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp - ống mạ - TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp TK 6220: Chi phí nhân công trực tiếp - xưởng cắt TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp - xưởng ống đen TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp - xưởng ống mạ TK 6223: Chi phí nhân công trực tiếp - xưởng ống mạ điện - TK 627 – Chi phí sản xuất chung được chi tiết thành TK 6271 – Chi phí sản xuất chung phân xưởng ống đen TK 62711 – Chi phí vật liệu PX ống đen TK 62712 – Chi phí nhân công PX ống đen TK 62713 – Chi phí dụng cụ sản xuất PX ống đen TK 62714 – Chi phí khấu hao TSCĐ PX ống đen TK 62717 – Chi phí dịch vụ mua ngoài PX ống đen TK 62718 – Chi phí bằng tiền khác PX ống đen …. 2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, căn cứ vào đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh phức tạp, vào yêu cầu quản lý cao, trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng của đội ngũ nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký Chung để tổ chức hệ thống sổ kế toán. Theo hình thức này tại công ty có các loại sổ kế toán sau: nhật ký chung, sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết. Quá trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra: Năm 2003, phòng tài chính kế toán đã đưa vào sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3 được hạch toán theo hình thức Nhật ký Chung vào công tác hạch toán kế toán nhằm tăng cường tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán. Chương trình được thiết kế trên cơ sở thực tế hạch toán kế toán của đơn vị, chính vì vậy phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán. Công việc hạch toán chứng từ kế toán tại công ty được thực hiện bằng phần mềm Bravo 6.3 có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Quy trình thực hiện của phần mềm kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán và các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm máy tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (nhật ký - chứng từ, sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác in báo cáo tài chính theo quy định. Thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3, quy trình kế toán đơn giản và đỡ mất thời gian hơn so với việc làm thủ công. Mặt khác việc tự động kiểm tra thông tin trở nên trung thực và dễ dàng hơn. 2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính Công ty TNHH Ống thép Hòa phát đã tiến hành lập các báo cáo tài chính theo tháng ( trừ thuyết minh báo cáo tài chính) quý, năm. Việc lập Báo cáo tài chính được tuân thủ theo đúng quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính”, đảm bảo các nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh, các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của công ty. Công ty sử dụng hệ thống Báo cáo tài chính gồm có: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Cuối mỗi tháng, quý, năm, phòng Tài chính kế toán phải hoàn tất các báo cáo (cả báo cáo nội bộ) để chuẩn bị kiểm toán. Ngoài các báo cáo trên, công ty còn sử dụng các mẫu báo cáo khác như : - Báo cáo hợp nhất kết quả sản xuất kinh doanh . - Báo cáo thu chi các quỹ của doanh nghiệp. - Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp nhà nước. 2.3. Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu. 2.3.1. Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Công ty quy định chế độ trả lương gắn với kết quả lao động cuối cùng của từng người lao động, từng bộ phận. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty thì trả lương cao và ngược lại. Công nhân làm ở vị trí nào được hưởng mức lương tương ứng với vị trí đó trong khung lương. Việc xác định khung lương theo vị trí công việc được gắn với độ phức tạp của công việc, điều kiện lao động, sự biến động của giá cả trên thị trường, các quy định của nhà nước về tiền công, tiền lương và tình hình tài chính của công ty. Hàng tháng công ty sẽ trả lương cho người lao động theo 2 kỳ như sau: Tạm ứng vào ngày 20 hàng tháng, thanh toán vào ngày 05 tháng sau. Kỳ tạm ứng sẽ được tạm ứng 1/2 tiền lương tháng tính theo lương cơ bản nếu đi làm đủ số ngày trong nửa đầu tháng, trường hợp đi làm không đủ tùy từng trường hợp sẽ được tính những ngày đi làm. Kỳ thanh toán sẽ thanh toán tất cả các khoản được lĩnh và phải trừ khác trong tháng. ¶ Các chứng từ, sổ sách sử dụng: Bảng 2.1: Chứng từ, sổ sách sử dụng hạch toán tiền lương STT Tên gọi Ký hiệu I/ Chứng từ 1 Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động (quyết định tuyển dụng, sa thải, điều chuyển, thôi việc...) 2 Chứng từ phản ánh thời gian lao động ( bảng chấm công) 01a –LĐTL 01b -LĐTL 3 Chứng từ phản ánh kết quả lao động (phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán khối lượng công việc hoàn thành) 4 Chứng từ phản ánh khoản thu nhập phải trả công nhân viên - Bảng thanh toán lương và BHXH. - Bảng thanh toán tiền thưởng. - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ. - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập công nhân viên (bảng thanh toán tạm ứng, quyết định xử lý bồi thường, chứng từ vay vốn...). - Phiếu chi, báo nợ của ngân hàng. 02- LĐTL 03- LĐTL 06- LĐTL 07- LĐTL 11- LĐTL II/ Sổ sách A/ Hạch toán chi tiết 01 Sổ chi tiết TK 334 02 Sổ chi tiết TK 338 03 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 B/ Hạch toán tổng hợp 01 Nhật kí chứng từ, các loại nhật ký- chứng từ, bảng kê S04- DN 02 Sổ cái các Tk 334, 335, 338 S05- DN ¶Tài khoản sử dụng: 334: Phải trả người lao động 335: Chi phí phải trả. 338: Phải trả, phải nộp khác. Và các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 622... Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán tiền lương: Chứng từ gốc về tiền lương và BHXH Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sổ nhật ký chung Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ cái TK 334, 335, 338 Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày: Kế toán viên thực hiện Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Phần mềm thực hiện 2.3.2. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát là nhà sản xuất chuyên nghiệp và hàng đầu trong lĩnh