Báo cáo Tổ chức Kế toán tại Công ty cổ phần LILAMA 10

Tài chinh – Kế toán đảm nhận một số phần hành và theo dõi các công trình được giao. Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin cho giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty, về chính sách huy động vốn, … chịu trách nhiệm chung về thông tin do phòng tài chính kế toán cung cấp; thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty và thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước hướng dẩn nhân viên của mình thực hiện ghi sổ sách, thực hiện công việc kế toán. - Kế toán vật tư hàng hóa: Thực hiện các công việc liên quan đến vật tư hàng hoá như: + Phản ánh tình hình Nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa ở các kho trực tiếp do công ty quản lý. + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của các phiếu nhập, phiếu xuất, hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đúng quy định của nhà nước. + Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho của công ty thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. + Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, căn cứ vào sổ kế toán của mình, cuối tháng đối chiếu với số liệu kế toán do máy cung cấp. + Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê. - Kế toán tiền lương: Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm: + Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước. + Căn cứ vào bảng duyệt lương của cả đội và khối gián tiếp của công ty kế toán tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán tiền mặt, tạm ứng: + Theo dõi chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ của từng phiếu thu, phiếu chi, xác định số dư cuối tháng. + Theo dõi chi tiết sổ tạm ứng, kiểm tra hoàn ứng, đôn đốc thu hoàn ứng nhanh. + Nắm số liệu tồn quỹ cuối tháng của các đơn vị trực thuộc. + Lập bảng kê tiền mặt cuối tháng. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: + Có kế hoạch rút tiền mặt, tiền vay để chi tiêu. + Theo dõi tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty. + Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của công ty với trưởng phòng và với giám đốc. + Báo cáo với trưởng phòng về kế hoạch trả nợ vay đối với từng ngân hàng. + Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót. - Kế toán TSCĐ: + Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiên có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong toàn công ty. + Tính và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ. + Mở thẻ theo dõi đối với từng TSCĐ. + Kiểm kê TSCĐ khi có quyết định. - Kế toán thuế: Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của Công ty đối với Nhà Nước về các khoản thuế GTGT, Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp, phí, lệ phí…. - Kế toán tổng hợp : Theo dõi khối lượng công trình, là người tổng hợp số liệu kế toán để lập báo cáo tài chính, đưa ra các thông tin kế toán do các phần hành kế toán khác cung cấp. - Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại Công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi, vào cuối ngày lập các báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt. - Tại các Xí nghiệp trực thuộc: Cũng tổ chức các bộ phận kế toán riêng tương tự như vậy, thực hiên toàn bộ công tác kế toán sau đó lập các báo cáo gửi lên phòng Tài chính kế toán của công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. Sơ đồ 02. Tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư hàng hóa Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT Kế toán tiền mặt, tiền tạm ứng thanh toán Kế toán tiền gửi, tiền vay, tiền theo dõi công trình Kế toán TSCĐ, nguồn vốn Kế toán Doanh thu, thuế GTGT Kế toán tổng hợp Các tổ, bộ phận ở đơn vị, ở xí nghiệp Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán các phần hành khác Kế toán vật tư 2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Cụ thể: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố. - Thuế GTGT được kê khai theo phương pháp khấu trừ. - Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính. - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh. - Tình hình trích lập dự phòng: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào tình tồn kho đầu năm, tình hình xuất nhập kho trong năm và tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hóa để xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và trích lập dự phòng. - Phương pháp xác định doanh thu và phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng: Doanh thu xác định theo giá trị khối lượng thực hiện từng công trình, hạng mục công trình, được nhà thầu xác nhận. Phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng sử dụng phương pháp đánh giá. 2. 2.1. Hình thức kế toán Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung, đây là hình thức đang được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, kết cấu sơ đồ dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra. Với khối lượng công việc kế toán của công ty là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp. Theo đó, trình tự ghi sổ kế toán như sau: Sơ đồ 03. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST 2005 Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp… BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty đang áp dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ngày 20-3-2006, gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Một số chứng từ mà Công ty sử dụng: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Bảng kê trích nộp các khoản lương, Bảng kê phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản Kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ sản phẩm hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư công cụ sản phẩm hang hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng bổ vật liệu công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôi bộ… Kế toán bán hàng : Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi, thẻ quầy hàng, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường, Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng bạc kim loại đá quý, Bảng kê chi tiền, bảng kiểm kê quỷ… Kế toán tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. 2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của nhà nước, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty . Do khối lượng công việc lớn, công ty có nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau nên các TK kế toán được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, một TK lớn được chi tiết thành nhiều tài khoản nhỏ khác nhau. Tuy ở trong ngành xây lắp nhưng công ty không sử dụng tài khoản 623 ( Chi phí máy thi công ) để hạch toán chi phí liên quan đến máy thi công mà thay vào đó công ty sử dụng tài khoản 627 (6278) để hạch toán chi phí này. Có thể kể tên một số TK mà công ty thường xuyên sử dụng sau đây: Tài khoản loại I: TK 111, TK 112, TK131, TK 133, TK 136, TK 141, TK 151, TK 153, TK 153, TK 154. Tài khoản loại II: TK 211, TK 214, TK 241, TK 242. Tài khoản loại III: TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 336, TK 338, TK 341. Tài khoản loại IV: TK 411, TK 412, TK 421, TK431, TK 441, TK 414. Tài khoản loại V : TK 511, TK 512, TK 515. Tài khoản loại VI : TK 621, TK 622, TK 627, TK 635, TK 642. Tài khoản loại VII: TK 711. Tài khoản loại VIII : TK 811. Tài khoản loại IX : TK 911. Tài khoản loại 0 : TK 009. 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán của công ty. Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán theo chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 15 ngày 20 tháng 3 năm 2006. Công ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chung do đó hế thống sổ gồm có: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ nhật ký đặc biệt , Sổ thẻ chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, và tuỳ theo yêu cầu của công ty mà còn có thêm nhiều loại sổ khác nữa như các loại sổ, thẻ TSCĐ, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, công nợ khách hàng... 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty tuân thủ theo chế độ Báo cáo kế toán hiện hành của nhà nước. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm 4 báo cáo cơ bản và bắt buộc: + Bảng Cân Đối Kế Toán. + Báo cáo Kết Quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo Tài chính. Báo cáo tài chính của công ty được lập theo mẩu báo cáo tài chính theo Quyết định 15 ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Trong hai bảng trên thì bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh được Kế toán tổng hợp lập theo quý, còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào thời điểm cuối năm tài chính. Bên cạnh những báo cáo cơ bản và bắt buộc đó phòng kế toán của công ty còn lập một số báo cáo khác phục vụ cho quản lý doanh nghiệp như (báo cáo giá vốn hàng bán, báo cáo báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ…) đây là những báo cáo kế toán quản trị hết sức quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục những tồn tại trong quá khứ và có hướng hoạch định kế hoạch cho tương lai. Toàn bộ báo cáo của công ty do Kế toán tổng hợp lập. Cuối kỳ Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán mà các nhân viên kế toán nhập vào máy trong kỳ. Kế toán tổng hợp đăng nhập vào phần mềm kế toán FAST 2005 sau đó vào phân hệ Kế toán tổng hợp thực hiện các thao tác phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí trả trước… vào chi phí trong kỳ. Sau đó Kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện các thao tác kết chuyển chi phí từ các tài khoản 621, 622, 627, 642. vào tài khoản 154 và tiến hành kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản xác định kết quả. Sau khi kết chuyển xong chi phí và doanh thu Kế toán tổng hợp tiến hành in các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị ( nếu cần) và báo cáo thuế. 2.2.6. Phần mềm kế toán máy áp dụng tại công ty. Tại công ty hiện nay đang sử dụng phần mền kế toán Fast Accounting 2005 để tiến hành việc công tác kế toán. Phần mền kế toán nay cho phép làm giảm nhẹ công việc kế toán, hiệu quả và đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô lớn cóa tổ chức kế toán tương đối phức tạp như công ty cổ phần LILAMA 10. Phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 chứa nhiều phân hệ kế toán khác nhau, cụ thể: - Phân hệ hệ thống : có chức năng khai báo các tham số hệ thống và các tham số thùy chọn, quản lý và bảo trì số liệu, quản lý và phân quyền sử dụng cho người sử dụng. - Phân hệ kế toán tổng hợp: Dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên BCTC và sổ sách kế toán. - Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Dùng để theo dỏi thu chi và thanh toán bằng tiền mặt, TGNH và tiền vay. - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Dùng để quản lý bán hàng và công nợ phải thu. - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải trả: Dùng để quản lý mua hàng và công nợ phải trả. - Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Dùng để quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư,thành phẩm ,tính giá hàng tồn kho. - Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Có chức năng tập hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên báo cáo về giá thành. - Phân hệ kế toán chủ đầu tư: Dùng để phục vụ ban quản lý và dự án các công trình - Phân hệ báo cáo thuế: Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân hệ khác Công ty cổ phần LILAMA 10 là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên hầu hết các phân hệ trong kế toán máy đều được sử dụng. Giữa các phân hệ kế toán của phần mền kế toán Fast Accounting có mối liên kết chặt chẽ với nhau, nhờ đó có thể cung cấp cho người sử dụng một bức tranh toàn cảnh về hoạt động tài chính của công ty. Mối liên hệ giữa các phân hệ kế toán được biểu diễn thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 04. Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005 T Ổ N G H Ợ P Vốn bằng tiền Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có Sổ chi tiết TK, Sổ Cái, Nhật ký chung Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng Báo cáo kế toán quản trị Báo cáo thuế Các báo cáo tài chính Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn… Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao Tài sản cố định Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Hàng tồn kho Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Mua hàng & phải trả Chứng từ phải trả Bán hàng & phải thu Hóa đơn, chứng từ phải thu Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý kế toán nhập dữ liệu vào máy, chương trình tự động thực hiện vào sổ kế toán chi tiết hoặc Nhật ký chung. Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, biểu tổng hợp, lập các bút toán kết chuyển, phân bổ chương trình kế toán tự động chuyển số liệu từ Sổ kế toán chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển số liệu từ Sổ nhậy ký chung vào Sổ cái tài khoản rồi vào Bảng cân đối số phát sinh( đồng thời kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa sổ trên máy với sổ theo dõi của kế toán chi tiết). Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính). 2. 3. Một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty Cổ phần LILAMA 10 2. 3. 1. Kế toán Tài sản cố định 2.3.1.1. Đặc điểm tài sản cố định và công tác quản lý tài sản cố định. Do đặc điểm vốn có của ngành xây dựng, lắp đặt, các tài sản cố định của Công ty cổ phần LILAMA 10 ngoài trụ sở làm việc, thiết bị quản lý , nhà ở phục vụ cho cán bộ công nhân viên của Công ty, chủ yếu là các máy móc thiết bị thi công các công trình đặc trưng có tính chất công việc mà Công ty thực hiện như: Máy khoan, máy tiện, máy cắt tôn, máy hàn, cần trục, máy lu, máy trộn bê tông, các loại phương tiện vận chuyển… Các tài sản cố định mà Công ty đang sử dụng đều chủ yếu là tài sản cố định tự có, thuộc quyền sở hữu của Công ty, do Công ty mua sắm, xây dựng, hình thành từ nguồn vốn của công ty , cấp trên cấp, nguồn vốn tự có, nguồn vốn vay… Nhìn chung, so với các Công ty cùng ngành nghề thì lượng TSCĐ của công ty là tương đối lớn, đa dạng và phong phú. Thêm vào đó, Công ty không ngừng đổi mới trang thiết bị hiện đại, có công suất lớn kỹ thuật cao nâng cao hiệu quả sản xuất của TSCĐ giảm bớt được giá thành sản xuất của mỗi công trình, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho Công ty. 2.3.1.1.1. Phân loại Tài sản cố định trong công ty. Để tạo điều kiện cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ , thì việc phân loại TSCĐ nhất thiết phải được tiến hành. Hiện nay Công ty áp dụng phân loại TSCĐ theo các cách sau đây nhằm quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả: - Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành - Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật - Phân loại TSCĐ theo theo tình hình sử dụng 2.3.1.1.2. Đánh giá Tài sản cố định - Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá - Đánh giá TSCĐ theo giá trị hao mòn và khấu hao TSCĐ - Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng. Công ty sử dụng các tài khoản: Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình, tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản: TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113: Máy móc, thiết bị TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý TK 2118: Các TSCĐ khác Tài khoản 214: Khấu hao tài sản cố định. Tài khoản 217: Tài sản cố định thuê tài chính và các tài khoản khác có liên quan. 2.3.1.3. Chứng từ sử dụng. Căn cứ để lập các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để quản lý TSCĐ ở Công ty là : - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ Sơ đồ 05: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ 2.3.1.4. Tổ chức ghi sổ TSCĐ Công ty cổ phần LILAMA 10 ghi sổ Kế toán theo hình thức nhật ký chung, kế toán tài sản cố định gồm có kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp TSCĐ có các loai sổ sau: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211, 212,214. thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết tài sản cố định, Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm tài sản cố định…Quy trình ghi sổ Kế toán TSCĐ như sau: Sơ đồ 06: Quy trình ghi sổ TSCĐ theo hình thức nhật ký chung tại công ty cổ phần LILAMA 10. Thẻ tài sản cố định Chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 211, 214, 213 Sổ tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Máy vi tính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: 2.3.2. Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.3.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty. NVL trực tiếp của Công ty bao gồm các loại đặc thù của ngành xây lắp như sắt, thép,xi măng, ôxi, que hàn…… phục vụ trực tiếp cho công việc thi công , lắp đặt các công trình. Chủng loại các CCDC của Công ty cũng rất đa dạng và phong phú như máy mài, máy cắt, máy đầm… Do Công ty tổ chức thi công công trình theo hình thức khoán gọn cho các đơn vị nội bộ, không tổ chức bộ máy kế toán riêng ở từng đội công trình cho nên đa số vật tư mua vào theo tờ trình được nhập xuất thẳng đến công trình ( tập kết tại chân công trình) mà không nhập qua kho Công ty. Tuy nhiên đối với một số NVL mua vào với khối lượng lớn mà chưa sử dụng ngay thì vẫn tiến hành nhập kho, hoặc NVL dư thừa của công trình này sẽ được nhập trở lại kho Công ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết. Hiện nay, kế toán tại Công ty cổ phần LILAMA 10 hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song đồng thời áp dụng cách tính giá thực tế cho NVL , CCDC nhập, xuất. Khi vật tư được chuyển tới kho công trình ( kho công trình chỉ là kho tạm thời), thủ kho tiến hành làm thủ tục hợp lệ để chuyển toàn bộ số hàng hóa đúng theo yêu cầu đến kho. Tùy theo yêu cầu của từng công việc cụ thể mà Đội trưởng đội sản xuất quyết định làm thủ tục xuất kho NVL, CCDC ngay sau khi nhập hoặc sau đó mấy ngày. Do đặc điểm là kho công trình không lớn nên chỉ chứa được một lượng nhất định. Thông thường thì toàn bộ NVL,CCDC nhập về sẽ tiến hành làm thủ tục xuất toàn bộ. 2.3.2.2. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ cho việc hạch toán tình hình biến động và sử dụng Nguyên vật liệu, CCDC Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 151: Hàng mua đang đi đường để phản ánh các vật tư đang trên đường về nhập kho hoặc đang vận chuyển đến công trình. TK 152: Nguyên vật liệu, tài khoản này mở chi tiết cho từng loại NVL TK 153: CCDC mở chi tiết cho từng đối tượng Và một số các TK có liên quan đến quá trình thu mua và sử dụng vật tư: TK 111, TK 112, TK131, TK 141, TK 621, TK627, TK 641, TK 642… 2.3.2.3. Chứng từ sử dụng. NVL ,CCDC là đối tượng lao động của Công ty, thường xuyên có biến động tăng giảm và phát sinh các nghiệp vụ liên quan, bởi vậy việc ghi chép sao chụp lại các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL là hết sức quan trọng, làm cơ sở pháp để ghi sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính, Công ty sử dụng các loại chứng từ sau: - Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT - Phiếu xuất kho mẫu số 02-VT - Biên bản kiểm nghiệm mẫu số 03-VT - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ mẫu số 04-VT - Biên bản kiểm kê mẫu số 05-VT - Bảng kê mua hàng mẫu số 06-VT - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mẫu số 07-VT Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC. 2.3.2.4. Tổ chức ghi sổ NVL, CCDC. 2.3.2.4.1. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC. Để tiện cho việc theo dõi quản lý NVL, CCDC phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy , Công ty cổ phần LILAMA 10 đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết đối với NVL và CCDC. Sơ đồ 09: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Thẻ kho Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu: 2.3.2.4.2. Hạch toán tổng hợp NVL và CCDC NVL và CCDC của Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo đó tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư được theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục trên các sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ hạch toán tổng hợp NVL và CCDC của Công ty được thể hiên khái quát qua sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ 10: Tổ chức ghi sổ tổng hợp NVL, CCDC Chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất) Máy tính Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK 152, TK 153… Nhật ký chung Các bảng kê Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: 2.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.3.3.1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 334: Phải trả công nhân viên - TK 338: Phải trả khác - TK 3382: KPCĐ - TK 3383: BHXH - TK 3384: BHYT Và các tài khoản liên quan khác như: TK 141, 241, 627, 642… 2.3.3.2. Chứng từ sử dụng. Để có thể tính lương cho công nhân viên, Công ty sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công Mẫu số 01 – LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02 – LĐTL Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng trợ cấp BHXH Mẫu số 03 – LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 05 – LĐTL Phiếu xác nhận công việc hoàn thành Mẫu số 06 – LĐTL Hợp đồng giao khoán Mẫu số 08 – LĐTL Bảng bình bầu A, B, C Trên cơ sở những chứng từ này, kế toán tiền lương có thể tính lương cho công nhân. Từ bảng thanh toán tiền lương cụ thể của từng phòng ban, từng đội, từng Xí nghiệp, kế toán sẽ tổng hợp số tiền phải trả và các khoản trích theo lương để phản ánh vào Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương như sau: Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương tại công ty cổ phần LILAMA 10. Chế độ tiền lương, tiền thưởng và chế độ khác Ghi sổ kế toán Bộ phận kế toán Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc Ban quản lý lao động tiền lương Kết quả sử dụng thời gian lao động Lập bảng thanh toán tiền lương, cơ cấu lao động và các khoản khác Cơ cấu lao động, xây dựng định mức, đánh giá tiền lương Thời gian - Gia công cốt thép - Ghép cốt pha - Xây dựng cơ sở - Lắp đặt thiết bị 3.3.3.3. Tổ chức ghi sổ tiền lương Để ghi sổ kế toán tiền lương sử dụng các loại sổ sau: Sổ chi tiết các tài khoản 334, 338. Vì công ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chung nên sổ tổng hợp gồm: Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 334, 338. Quy trình ghi sổ như sau: Sơ đồ 12. Tổ chức ghi sổ tiền lương và các khoản trích theo lương Máy tính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 334, 338... Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Bảng bình bầu…) Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: 2.3.4. Kế toán chi phí sản xuất. 2.3.4.1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán chi phí sản xuất công ty sử dụng các tài khoản: Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung, trong đó tài khoản cấp 2 627(8) được dùng để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài ra công công ty còn sử dụng các