Báo cáo tổng hợp - Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Khoa TIN HỌC KINH TẾ BÁO CÁO TỔNG HỢP Tên đề tài : Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội Họ và tên sinh viên : Nguyễn Quang Dương Lớp : Tin học kinh tế 48 Chuyên nghành : Hệ thống thông tin kinh tế Tên cơ quan thực tập : Công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội Địa chỉ : 027 Đường Giải Phóng – Phường Giáp Bát, Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Tên giảng viên hướng dẫn : Trần Quang Yên Tên cán bộ hướng dẫn hướng dẫn : Trần Thị Thu Trang I.Giới thiệu chung 1.Giới thiệu về Công ty MDF Gia Lai       Công ty MDF Gia Lai là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập,đơn vị thành viên của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam (VINAFOR) được thành lập theo quyết định số 3642/QĐ-BNN/TCCB ngày 15 tháng 09 năm 1999 và quyết định số 4058/QĐ/BNN-TCCB ngày 02 tháng 10 năm 2002 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty MDF Gia Lai được thành lập vào năm 2002, có trụ sở chính đặt tại Km 74 – Quốc lộ 19 – thị xã An Khê – tỉnh Gia Lai. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng ván nhân tạo, đồ mộc, hàng nông sản, lâm sản, phân bón, sản phẩm cao su, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật tư, nguyên vật liệu, hóa chất. Công ty được Nhà Nước đầu tư xây dựng một dây chuyền thiết bị hiện đại của Cộng hòa liên bang Đức để sản xuất ván sợi có tỷ trọng trung bình (MDF), với công suất 54.000 m3/năm. Sản phẩm ván MDF của công ty được quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 nên đã thỏa mãn các yêu cầu thiết kế kỹ thuật, mỹ thuật cao của những công trình nội thất cao cấp trong nước và đồ mộc xuất khẩu. Các sản phẩm ván MDF của công ty hiện nay đang được tiêu thụ rộng rãi trên toàn quốc và ngày càng có uy tín cao trên thị trường.        + Tên giao dịch Tiếng Anh: Gia Lai Medium Density Fiber Board company (Gia Lai MDF company)         + Giấy đăng ký kinh doanh số: 110531 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Gia Lai cấp ngày 10/10/2002     Trụ sở chính văn phòng công ty: Km 74, Quốc lộ 19, Xã Song An, Thị xã An Khê, Tỉnh Gia Lai, Việt Nam.     Các đơn vị trực thuộc: Các đội trồng và quản lý bảo vệ rừng : Chuyên trồng rừng và cung ứng nguyên liệu cho Nhà máy MDF Gia Lai hoạt động. Đội Trồng & QLBV Rừng An Khê Đội Trồng & QLBV Rừng Mang Yang Đội Trồng & QLBV Rừng Kông Chro Đội Trồng & QLBVR Krông Pa Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM Điện thoại : 08 35172482 Fax: 08 35172482 Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Hà Nội Địa chỉ : 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng Mai, TP Hà Nội Điện thoại/fax: 04 35400802 Chi nhánh Công ty MDF Gia Lai tại Đà Nẵng Địa chỉ: 118 Cách Mạng tháng 8, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng Điện thoại/fax: 0511.39867213 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Quy NhơnĐịa chỉ: 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy Nhơn, Bình Định Điện thoại/fax: 056.3812638 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Gia lai Địa chỉ: 178 Phan Đình Phùng, TP. Pleiku, Gia Lai Điện thoại/fax: 059.3830181 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Song An Địa chỉ: Song An, An Khê, Gia Lai Điện thoại/fax: 059.3537111 Danh sách các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm TT KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ SỐ ĐIỆN THOẠI KHU VỰC I: 1 CN Công ty MDF Gia Lai   tại Hà Nội 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng Mai, TP.Hà Nội 04.35400802 2 Đại lý: Công ty Cổ phần Tạp phẩm & BHLĐ 11A Cát Linh, TP.Hà Nội 04.38462092 3 Đại lý: Công ty TNHH TM Minh Trung 42A Tổ 34, Xã Bắc Hồng, Đông Anh, TP.Hà Nội 04.39584479 KHU VỰC II: 1 CN Công ty MDF Gia Lai tại Đà Nẵng 118 Cách Mạng Tháng Tám,  Q.Cẩm Lệ , TP.Đà Nẵng 0511.3986721 2 Đại lý: DNTN Chí Thạnh Khu quy hoạch Bắc Hương Sơ, TP. Huế 054.3580149 3 Đại lý: DNTN Minh Trân 101 A Triệu Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng 0511.3839459 4 Cửa Hàng GTSP Gia Lai 178 Phan Đình Phùng, TP.Pleiku, Gia Lai 059.3830181 5 Cửa Hàng GTSP Song An Song An, An Khê, Gia Lai 059.3537111 6 Cửa Hàng GTSP Quy Nhơn 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy Nhơn, Bình Định 056.3812638 KHU VỰC III: 1 CN Công ty MDF Gia Lai tại TP. HCM 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh,TP.HCM 08.35172482 2 Đại lý: Công ty TNHH TM Hứa Nguyên 52-54 Ng.T.M.Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. HCM 08.38293898 3 Đại lý: Công ty TNHH Tân Quang Thành 82A Lạc Long Quân, Phường 8, Quận Tân Bình,TP.HCM 08.39717771 1.1.Ngành nghề sản xuất kinh doanh Trồng rừng nguyên liệu phục vụ sản xuất Ván sợi ép. Sản xuất ván sợi ép (MDF) từ nguyên liệu rừng trồng. Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. Tổng vốn đầu tư: 515,4 tỷ đồng Trong đó: Trồng rừng nguyên liệu: 180 tỷ đồng.1.2.Chính sách và mục tiêu chất lượng của MDF Gia Lai ISO 9001:2000 Ván sợi ép ( MDF Gia lai) là sản phẩm đầu tiên được sản xuất tại Việt Nam bằng thiết bị và công nghệ hiện đại nhất của Thụy điển đạt tiêu chuẩn chất lượng của hiệp hội ván MDF Châu Âu .Với năng lực của máy móc thiết bị – công nghệ và đội ngũ kỹ sư, công nhân được đào tạo căn bản, giàu kinh nghiệm trong quản lý sản xuất – Kinh doanh. MDF Gia Lai xin được công bố chính sách và mục tiêu chất lượng cụ thể như sau: *CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA MDF GIA LAI          Với phương châm: “ MDF Gia Lai luôn làm hài lòng quý khách hàng  về các sản phẩm và dịch vụ của mình với giá cả, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật phù hợp, an toàn trong sử dụng và giao hàng nhanh chóng, phương thức thanh toán phù hợp.” Trong mọi hoạt động của mình, MDF Gia Lai luôn lấy Chất lượng, chữ Tín làm trọng, coi đó là yếu tố cơ bản để phát triển.       “MDF Gia Lai là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của mọi sản phẩm đồ Gỗ trong hiện tại và tương lai.”         “MDF Gia lai mong muốn là nhà cung cấp nguyên liệu tốt nhất, có hiệu quả và cùng có lợi cho tất cả quý khách hàng trong và ngoài nước.”         Để đạt được các yêu cầu trên, chúng tôi cam kết rằng:         1 - Tuân thủ  hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 -2000.      2 - Mục tiêu chất lượng phải được coi là hàng đầu, quyết định sự tồn tại của công ty.         3 - Đảm bảo tất cả cán bộ, nhân viên của Công ty thấu hiểu chính sách chất lượng, nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt động của họ trong việc đạt được chính sách và các mục tiêu chất lượng dựa vào năng lực thực tế trên cơ sở được đào tạo, giáo dục có kỹ năng và kinh ngiệm trong tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. *MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CỦA MDF GIA LAI          Trên cơ sở  chất lượng được đề ra, MDF Gia Lai đề ra các mục tiêu chất lượng cụ thể như sau:          1 -100% sản phẩm bán ra đúng yêu cầu kỹ thuật và đáp ứng mục đích sử dụng của khách hàng.          2 - 99% giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, chủng loại theo đơn đặt hàng của khách hàng.          3 - Đảm bảo giá bán phù hợp, cân bằng với cung cầu, rẻ hơn giá bán sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh là 3%.          4 - Tỷ lệ sản phẩm hư hỏng phát sinh trong quá trìnhvận chuyển giao hàng là 0,5%.          5 - 100% nhân viên bán hàng được đào tạo phù hợp với yêu cầu công việc.          6 - Tối đa chỉ cho phép không quá 02 khiếu nại của khách hàng về các yêu cầu liên quan đến sản phẩm bao gồm các yêu cầu về hoạt động giao hàng và sau giao hàng.(Trừ yêu cầu kỹ thuật và mục đích sử dụng)          7- Không có khiếu nại của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng.          8- Đạt khối lượng tiêu thụ  54.000 m3 /năm. 2.Giới thiệu về công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội Để phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm, ngày 18/10/2002 công ty MDF Gia Lai ra quyết định thành lập một chi nhánh tại Hà Nội với tên giao dịch là: "Chi nhánh Hà Nội – Công ty MDF Gia Lai", gọi tắt là chi nhánh Hà Nội. Thời gian đầu Chi nhánh có trụ sở đặt tại số nhà 127 Lò Đúc – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Sau đó chuyển đến 315 Phố Vọng – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Đến tháng 3 năm 2009 cho đến nay, trụ sở của Chi nhánh được đặt tại số 32 – Đại Từ – Đại Kim - Hoàng Mai – Hà Nội. Nhiệm vụ chính của Chi nhánh là đảm nhiệm công tác tiêu thụ sản phẩm ván MDF của công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc (từ Quảng Trị trở ra). 2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chi nhánh 2.1.1.Chức năng của chi nhánh Chi nhánh Hà Nội cùng với Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh Đà Nẵng được công ty thành lập để thực hiện các chức năng sau: - Chi nhánh Hà Nội là đơn vị thành viên thực hiện chế độ hoạch toán phụ thuộc đối với công ty MDF Gia Lai. Chi nhánh có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà Nước. - Chi nhánh Hà Nội là bộ phận trực thuộc Công ty MDF Gia Lai, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty MDF Gia Lai. - Là đơn vị được công ty MDF Gia Lai giao vốn, tài sản, lao động để thực hiện nhiệm vụ phát triển thị trường, trực tiếp bán sản phẩm cho công ty trên địa bàn các tỉnh phía Bắc (từ Quảng Trị trở ra). 2.1.2.Nhiệm vụ của chi nhánh Nhiệm vụ cụ thể của Chi nhánh bao gồm: - Là đại diện cho Công ty ở khu vực phía Bắc, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, tư vấn cho lãnh đạo Công ty MDF Gia Lai về phát triển kinh doanh trên địa bàn miền Bắc và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, các đối tác kinh doanh trên địa bàn. - Tổ chức các hoạt động kinh doanh được phân công và được giám đốc Công ty MDF Gia Lai ủy quyền. - Quản lý vật tư, tài sản, nhân lực do giám đốc Công ty MDF Gia Lai giao. - Tổ chức thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật. 2.1.3.Quyền hạn Chi nhánh Hà Nội có các quyền sau: - Được quyền sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và nhân lực do công ty MDF Gia Lai giao. - Được quyền tự tổ chức quản lý các hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc. - Được sử dụng chiết khấu tiêu thụ do công ty quy định để tổ chức các hoạt động của chi nhánh. 2.2.Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội 2.2.1.Cơ cấu tổ chức Giám đốc BP Kinh doanh BP Kế toán BP HC nhân sự BP Hậu cần Nhân viên Thư ký KD NV kế toán Thủ quỹ Thu hồi nợ NV HC NV kho Trong đó: Giám đốc điều hành và quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, chức năng và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ của công ty. BP kinh doanh làm nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng, các khách hàng, nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và tổ chức toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch mua bán hàng hóa. BP kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hạch toán kinh doanh của toàn công ty, giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác, trợ giúp cho bộ phận kinh doanh trong quá trình thanh toán nợ của khách hàng. BP hành chính nhân sự theo dõi thái độ làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, tiếp nhận và chuyển giao các công văn giấy tờ, lập kế hoạch tuần tới cho Giám đốc, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ và làm công việc văn phòng khác. BP hậu cần làm nhiệm vụ quản lý kho hàng, vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. 2.2.2.Cơ cấu nhân sự Toàn bộ chi nhánh có 13 cán bộ trong biên chế và một số lao động hợp đồng ngắn hạn (nhân viên bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa). Giám đốc: Có trình độ đại học Phó giám đốc: Có trình độ đại học Phòng kinh doanh: Có 4 nhân viên, cả 4 người đều có trình độ đại học. Phòng kế toán: Gồm 3 nhân viên, trong đó có 2 nhân viên kế toán và 1 nhân viên thủ quỹ (kiêm văn thư). Cả 3 người đều có trình độ đại học. Phòng hành chính : Có 4 nhân viên Biên chế nhân sự của bộ máy quản lý của chi nhánh có trình độ đại học đạt 100%, nhân viên ở đây tương đối trẻ năng động, nhiệt tình và sáng tạo. Điều này rất có lợi trong việc tổ chức hoạt động tiêu thụ của chi nhánh. II.Tổng quan về đề tài 1.Sự cần thiết phải xây dựng chương trình quản lý bán hàng. Hiện nay, công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội chưa sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng nào cả. Nghiệp vụ quản lý bán hàng ở đây hoàn toàn được thực hiện trên Excel và sổ sách. Phương pháp quản lý này hiện còn gặp nhiều khó khăn cần được khắc phục, ví dụ như : Chưa in được hóa đơn xuất, nhập kho bằng phần mềm. Công ty hiện nay vẫn đang sử dụng mẫu phiếu xuất, nhập kho của bộ tài chính nhưng là mẫu viết tay Chưa cập nhật được thông tin nhập xuất thường xuyên. Thông thường thì cứ cuối ngày mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất và nhập vào máy tính. Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng hóa trong kho vào một thời điểm nào đó thì số liệu là chưa được cập nhật chính xác Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn: Khi cần báo cáo xuất nhập tồn, nhân viên buộc phải mở tất các sheet excel ra và làm bản tổng hợp. Khi cần biết thông tin về một lại ván nào đó trong kho, nhân viên buộc phải mở excel ra và tìm, công việc này rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn… Vì vậy, Công ty rất cần có một phần mềm quản lý bán hàng để đáp ứng được việc cung cấp thông tin về hàng hóa và hoạt động giao dịch một cách chính xác, kịp thời, . . . Phần mềm sẽ hạn chế được các khó khăn kể trên, giúp nhân viên kinh doanh thực hiện công việc của mình dễ dàng và chính xác hơn. Do đó, em quyết định chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội ”. 2.Mô tả về đề tài 2.1.Mục đích của đề tài. Đề tài này nhằm cập nhật được hàng hóa có trong kho một cách nhanh chóng, chính xác về số lượng, chủng loại. Mỗi đơn đặt hàng đến đều phải được đối chiếu với số lượng hàng hóa trong kho để có phương án giải quyết. Khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra thì hàng hóa sẽ được xuất đi và trừ ngay vào số lượng hàng hóa có trong kho. Chương trình này cũng giúp cho nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng kiểm tra được doanh số bán của mình qua từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm, … để có thể tự đánh giá được năng lực thực hiện công việc của mình. Chương trình này cũng giúp tìm kiếm nhanh chóng các thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý. Ngoài ra trên cơ sở tổng kết tình hình bán hàng qua từng ngày có thể phân tích được doanh số bán hàng của cong ty để từ đó có kế hoạch đặt hàng hợp lý phục vụ cho việc bán hàng. 2.2.Phạm vi ứng dụng Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ công việc quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội, bao gồm những nghiệp vụ chính sau : Quản lý đặt hàng. Quản lý việc nhập hàng theo đơn đặt hàng. Quản lý xuất hàng. Quản lý những khoản thanh toán giữa cửa hàng với các khách hàng và nhà cung cấp. Quản lý tồn kho hàng hóa. Quản lý doanh thu bán hàng, cho biết kết quả kinh doanh hàng tháng. 2.3.Thông tin đầu vào Thông tin đầu vào để xây dựng phần mềm bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, … 2.4.Thông tin đầu ra Thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn, báo cáo tình hình bán hàng của từng nhân viên, báo cáo tình hình thu hồi công nợ khách hàng, . . . 3.Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu đề tài Trong đề tài này em sử dụng phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là nghiên cứu tài liệu và quan sát, phỏng vấn. Phương pháp nghiên cứu tài liệu giúp em nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như : lịch sử hình thành và phát triển của công ty, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên trong công ty. Ngoài ra phải tiến hành quan sát trực tiếp để trực tiếp phát hiện ra quy trình hoạt động của công ty một cách thực tế và xác minh lại sự quan sát của mình bằng cách phỏng vấn nhân viên trong Công ty. 4.Công cụ lập trình Công cụ sử dụng để lập trình là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Micosoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi nhất ở nước ta và trên thế giới. Access là một trong những bộ chương trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Coperation sản xuất. Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989. Từ đó đến nay, Access không ngừng cải tiến và đã có nhiều phiên bản. Một ứng dụng Access cũng được tạo nên từ các đối tượng như một CSDL, tức là gồm các bảng, query, form, report, macro, . . . Các đối tượng của một bộ công cụ Form Designer và Form Wizard tiện dùng trong thiết kế giao diện, bộ công cụ Report Designer và Report Wizard tiện dùng trong thiết kế các báo cáo của ứng dụng. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft Access. Visual Basic giúp cho việc xử lý dữ liệu trong Access linh hoạt hơn. VB có thể giúp cho CSDL dễ bảo trì hơn : nếu di chuyển một form hay một report từ CSDL này sang CSDL khác thì các thủ tục gắn vào form hay report đó cũng sẽ di chuyển theo. Tạo các hàm theo ý mình : VB có thể tạo ra các hàm theo ý mình để tính một giá trị theo những công thức hay quy trình phức tạp. Sau khi đã tạo các hàm thì chỉ việc viết tên hàm trong các biểu thức chứ không phải hướng dẫn cách tính giá trị của hàm nữa. Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình : VB có thể giúp phát hiện lỗi của người dùng, hiện những thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự động sửa lỗi. Tạo và điều khiển các đối tượng: VB cho phép điều khiển tất cả các đối tượng trong CSDL và cả bản thân CSDL nữa. Xử lý từng bản ghi: có thể dùng VB để lần lượt xử lý từng bản ghi trong một tập hợp nào đó. Truyền các tham số đến các thủ tục: VB cho phép truyền các tham số tới các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm tham số. Điều này làm cho việc thực hiện các thủ tục linh hoạt hơn nhiều.