Báo cáo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần trong việc tin học hoá. 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Đây phần quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các công việc chính là: 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong. 6.3. Lập trình. 6.4. Thử nghiệm hệ thống. 6.5. Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 7.1. Lập kế hoạch cài đặt. 7.2. Chuyển đổi. 7.3. Khai thác và bảo trì. 7.4. Đánh giá. III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho hệ thống mới. Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ Dự án 1.0 Xác định các yêu cầu HT 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Mô tả HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chép phỏng vấn kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu HT Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT Hình 2.6: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống 2. Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Quan sát 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. 3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm khoảng 10% khối lượng công việc). Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là: Phải xác định được những gì cần phải làm, ai sử dụng hệ thống trong tương lai. - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích, hạn chế kèm theo. 3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lượng công việc). Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như: - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD ) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành để xây dựng hệ thống. Mục đích của BFD nhằm: * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD ) Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. - Mô hình thực thể quan hệ Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Đây là một mô hình tổng quát nhất. 3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể: - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết: - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính. 3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng công việc). - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. IV. Thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn phân tích hệ thống. Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã được trình bày tóm tắt ở mục 3.2 của phần III, chương II. Trong giai đoạn phân tích hệ thống ta sẽ xem xét chi tiết từng công cụ được sử dụng. 1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế HT là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế HT mới. Một số các ký pháp thường dùng: Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên tiến trình xử lý Hình 2.7: Ký hiệu tiến trình xử lý huỷ Ví dụ: - Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu Hình 11:Ký hiệu dòng dữ liệu Ví dụ: Hóa đơn bán hàng - Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu: Bên trong là tên kho - Nguồn hoặc đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Hình 2.8: Ký hiệu tác nhân của HTTT Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống. 1.3 Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) - Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia,nuocnhap ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá. * Thuộc tính Tênhàng, Dvtinh, Dongia,nuocnhap là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Các kiểu liên kết: 1@1 Liên kết Một - Một 1@N Liên kết Một - Nhiều N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : * Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn : - Kiến thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những người sử dụng hệ thống hiện tại. - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích : - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. * Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. - Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và dễ hiểu hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. - Các qui tắc chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1.NF): 1.NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): 2.NF quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): 3.NF quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. 1.4 Mô hình quan hệ. Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: - Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong HTTT định xây dựng. - Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin. Bất cứ hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống. Theo phương pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố: - Xử lý (Treatment). - Dữ liệu (Data). - Truyền tin (Communication). và 4 mức tiếp cận: - Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ được diễn tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). - Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã được khái quát hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức. - Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người sử dụng sẽ dùng trong xử lý như: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử... ) - Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống. Việc phân tích và thiết kế hệ thống được tiến hành qua các bước sau: - Nghiên cứu thực tế. - Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xử lý. - Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic. - Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý. - Hợp thức hoá. Giai đoạn thiết kế hệ thống 3.1. Xác định hệ thống máy tính Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD. Người ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý. Một số tiến trình vật lý có thể được làm việc bằng máy vi tính và một số khác do người sử dụng đảm nhiệm. 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu Đây là bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có khung nhìn tổng quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện các thực thể Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý. nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu. Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiều hoặc nhiều - nhiều. Bước 4: Xác định khoá chính Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một thuộc tính mà giá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với từng bản ghi làm khoá chính. Ngoài ra có thể kết hợp các trường trong cùng một bảng với nhau làm khoá chính. Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau. Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duy nhất của các bản ghi. Bước 6: Xác định các trường khác trong bảng dữ liệu Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định được các trường còn lại trong bảng. Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý. Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. Đây là một điều cơ bản nhất. Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tổng quát cũng như dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa. Bước 8: Khai báo phạm vi môi trường Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường và độ rộng của mỗi trường. 3.3. Thiết kế giao diện người - máy Khi chúng ta thiết kế giao diện người - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình người sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc đạt hiệu quả cao. Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện người - máy: - Kiểm soát: người sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại. - Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với người ít kinh nghiệm. - Tốc độ thao tác nhanh. - Dễ phát triển. Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện: - Phù hợp yêu cầu được giao. - Phù hợp với người sử dụng. Một số kiểu giao diện cơ bản: - Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với người ít kinh nghiệm. - Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp. Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với người sử dụng là chuyên gia. - Điền mẫu: là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu được thể hiện trên màn hình như bản báo cáo mẫu. V. bài toán quản lý bán hàng CHung, 1. Đặc điểm của bài toán. Các yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Nhập thông tin về hàng hoá. Nhập thông tin về khách hàng. Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng. Lập hoá đơn thanh toán. Lập các báo cáo thống kê về hàng hoá. Lập các báo cáo tổng hợp về hoá đơn, doanh số bán hàng,… Lập các báo cáo thống kê về khách hàng. Các mẫu biểu thường sử dụng trong hệ thống bán hàng Hoá đơn bán hàng. Sổ ghi chép khách hàng. Sổ ghi chép hàng hoá. Sổ ghi chép hoá đơn. Danh sách hàng hoá. Phiếu thanh toán. Phiếu nhập hàng... 2. Quy trình của bài toán quản lý bán hàng Quy trình quản lý nhập xuất hàng của một công ty hay một cửa hàng trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán hàng hoá như sau: Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu về hàng hoá thì phát sinh yêu cầu nhập hàng. Nếu hàng không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng thì: Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận được lập và chuyển tới bộ phận mua hàng. Những hàng không đạt yêu cầu được để riêng sang một bên và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp. Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho đối với hàng được chấp nhận. Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu xuất hàng bán cho khách hàng, thì hoá đơn bán hàng sẽ được bộ phận bán hàng viết theo yêu cầu về hàng hoá của khách hàng. Khi hợp hàng hoá đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không được khách hàng chấp nhận (do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không đảm bảo chất lượng) thì hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kiểm tra. Tại đây, hàng sẽ được kiểm tra lại, nếu đúng thì sẽ tiến hàng làm thủ tục nhập lại kho. Khi có yêu cầu về thông tin xuất nhập hàng hoá thì bộ phận quản lý kho phải lập được các báo cáo về hàng hoá để cho bộ phận quản lý bán hàng biết được tình hình và các TT về hàng hoá. Trong kho có những loại hàng hoá nào, số lượng là bao nhiêu,...để có thể tiến hành nhập xuất hàng hoá. 3. Giải pháp phần mềm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần mềm. Đặc biệt là về một số lĩnh vực như hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ lậ trình phát triển các chương trình phần mềm ứng dụng trên máy tính… Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng như trong một số lĩnh vực khác. Nên việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng. Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đó. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và nhược điểm của nó, nên khi lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đạt ra. Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Tuỳ theo yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chương trình thì phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu. Tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng,…Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, em đã quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình QLBH cho doanh nghiệp thương mại Đức An. Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phổ biến với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp ta dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ bằng các tiện ích. Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trường thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhất là các chương trình kế toán. chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thương mại đức an. I. Phân tích hệ thống thông tin 1. Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống Công ty Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của công ty QL Bán hàng QL kho Hình 3.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của bộ phận quản lý bán hàng Quản lý Bán hàng 1. Quản lý danh mục 3. báo cáo 2. Quản lý hoá đơn Hình 3.2:Mô hình chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý bán hàng BFD tiến trình 1 1. Quản lý danh mục 1.1. Quản lý Hàng hoá 1.3. Quản lý Khách hàng 1.2. Quản lý NCC Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Hình 3.3: Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý danh mục của bộ phận quản lý bán hàng 2. Quản lý hoá đơn 2.1. Quản lý Phiếu nhập 2.3. Quản lý Hoá đơn thanh toán 2.2. Quản lý Hoá đơn bán hàng Nhập bản sao hợp đồng mua hàng Kiểm tra hàng Viết phiếu biên nhận Viết hoá đơn thanh toán Tìm kiếm Hiệu chỉnh Viết hoá đơn bán hàng Tìm kiếm Hiệu chỉnh BFD tiến trình 2 Hình 3.4:Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý hoá đơn của bộ phận quản lý bán Báo cáo 3.1. Thống kê 3.2. Báo cáo Thông kê danh mục Thống kê hàng nhập Thông kê tình hình bán hàng Tổng hợp hàng bán Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo doanh số bán hàng BFD tiến trình 3 Hình 3.4: Mô hình chức năng nghiệp vụ thống kê và báo cáo của bộ phận quản lý bán hàng 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Tài liệu 1. Xử lý Xử lý thủ công Giao tác người máy Hoàn toàn tự động 2. Kho lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ thủ công Lưu trữ tin học hoá 2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) - Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): HTTT quản lý bán hàng Khách hàng Lãnh đạo Thông báo Đặt hàng Giao dịch bán hàng Báo cáo Nhà cung cấp Giao dịch mua hàng Hình 3.5: Sơ đồ luồng thông tin mức ngữ cảnh Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD: Tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tên / bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu : Ký hiệu các tác nhân nguồn hoặc đích. : Ký hiệu dòng dữ liệu đi vào nếu mũi tên chỉ vào hay đi ra nếu mũi tên chỉ ra. : Ký hiệu các tiến trình xử lý. : Kho dữ liệu Hình 3.5: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hoạt động bán hàng: Phiếu xuất kho 1.0 Bán hàng 2.0 thu tiền 5.0 Báo cáo tồn kho 4.0 Ghi chép thẻ kho 6.0 Lập BC thu 3.0 Báo cáo đơn hàng Khách hàng Khách hàng Lãnh đạo Lãnh đạo Dữ liệu kho hàng Đơn hàng Phiếu thu Từ chối Yêu cầu Báo cáo tồn kho Báo cáo đơn hàng Báo cáo tồn kho Hoá đơn Báo cáo tổng hợp thu Phiếu xuất kho (đã vào sổ) Nhà cung cấp Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hoạt động bán hàng Sổ sách kế toán Giao dịch mua hàng Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình “Xử lý bán hàng”(1.0): 1.1 Tiếp nhận đơn hàng 2.0 Xử lý tiền thu 1.3 Kiểm tra khách hàng 1.4 Kiểm tra hàng tồn 1.5 Ktra khách hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng Khách hàng Hồ sơ thẻ kho Danh mục khách hàng Đơn đặt hàng Từ chối Đơn hàng Thông tin ngược Thông tin về khách hàng Hoá đơn Đơn hàng đã kiểm tra 1.6 Xử lý yêu cầu Danh mục đơn đặt hàng Hoá đơn Đơn hàng đã kiểm tra Hình 3.7: Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình “Xử lý bán hàng”(1.0) - Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình “Xử lý thu tiền”(2.0) 2.1 Kiểm tra hoá đơn 2.2 Cập nhật vào sổ kế toán 4.0 Xử lý giao hàng (kho) 2.3 Chuyển hoá đơn bán hàng Khách hàng Hoá đơn Hoá đơn đã kiểm tra Phiếu thu Thanh toán Hoá đơn bán hàng Khách hàng Hàng hóa Hình 3.8: Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình “Xử lý thu tiền”(2.0) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hoạt động nhập hàng: 2.0 Lập báo cáo về đơn đặt hàng Phiếu nhập kho 1.0 Đặt hàng 5.0 Lập báo cáo xuát nhập tồn kho 4.0 Kế toán phải trả 6.0 Lập báo cáo tổng hợp chi 3.0 Tiếp nhận hàng Bộ phận quản lý bán hàng Nhà cung cấp Lãnh đạo Lãnh đạo Sổ sách kế toán Hồ sơ thẻ kho Hồ sơ đơn hàng Yêu cầu nhập hàng Báo cáo đơn hàng Báo cáo tồn kho Đơn đặt hàng Báo cáo tổng hợp chi Phiếu giao hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu chi Hình 3.9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hoạt động nhập hàng hàng”(1.0) 3.1 Kiểm tra phiếu giao hàng 3.2 Kiểm tra hàng nhập 3.3 Xử lý nhập kho Nhà cung cấp Tệp phiếu nhập kho Hồ sơ đơn hàng Lãnh đạo Phiếu giao hàng đã kiểm tra Danh sách hàng đạt yêu cầu Phiếu nhập kho Phiếu giao hàng Phiếu nhập kho 3.10 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình “Tiếp nhận hàng”(3.0) 2.4.1. Phích xử lý lôgic Phích Xử lý lô gíc hoạt động mua hàng: - Phích Xử lý lô gíc “Đặt hàng”: Tên xử lý: Đặt hàng Tiến trình: 1.3 Mô tả tiến trình: Khi bộ phận quản lý kho báo cáo tình hình hàng hóa thì bộ phận mua hàng sẽ xem xét để tiến hành thủ tục mua hàng. Luồng dữ liệu vào: Yêu cầu nhập hàng Luồng dữ liệu ra: Thông tin về đơn đặt hàng Kho dữ liệu: Hồ sơ đơn hàng - Phích xử lý lô gíc “Kiểm tra phiếu giao hàng”: Tên xử lý: Kiểm tra phiếu giao hàng Tiến trình: 3.1 Mô tả tiến trình: Khi đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp được chấp nhận thì họ tiến hành thủ tục giao hàng cho bộ phận mua hàng của công ty. Luồng dữ liệu vào: Phiếu giao hàng