Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật Elcom

đều phong phú và đảm bảo đủ điều kiện để cống hiến cho công việc. Thời gian làm việc, chế độ đãi ngộ trong việc làm thêm, công tác phí cũng phần nào tao sự động viên, khích lệ cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 2.1. Các đặc điểm đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng để nghiên cứu sản xuất, thi công tại Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM. 2.1.1. Nguyên vật liệu cho nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm điện tử . Gồm 2 loại chính : - Bo mạch điện tử và vỏ thiết bị : Đây là sản phẩm của sự kết hợp giữa việc nghiên cứu thiết kế tại công ty với việc đặt và gia công bên ngoài. Bo mạch chủ yếu được đặt hàng là mạch RF4 2 lớp, vỏ thiết bị là hộp nhựa hoặc hộp sắt. Sau khi được nghiên cứu, thiết kế bản vẽ chi tiết sẽ được gửi kèm yêu cầu mua hàng để thực hiện gia công, chế tạo… - Linh kiện điện tử và các thiết bị ngoại vi : Nguyên vật liệu này chủ yếu được đặt hàng tại những công ty trong nước chuyên trách về xuất nhập khẩu, gồm có IC , chíp điện tử, tụ điện cuộn cảm ….. 2.1.2. Nguyên vật liệu cho Thi công lắp đặt cho các dự án . Tuỳ thuộc vào các dự án được ký kết thì chủng loại nguyên vật liệu được phân tích, tính toán và phân loại để tổ chức cung ứng cho phù hợp. + Dự án về điện tử : Trên cơ sở những sản phẩm điện tử được sản xuất, kết hợp với những thiết bị và phụ liệu khác như dây cáp điện, ống máng nhựa, các nguyên liệu như gạch, xi măng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản… + Dự án trong lĩnh vực môi trường và tự động hoá: Tuỳ theo công nghệ và phương pháp sử lý sẽ có những chủng loại nguyên vật liệu, hệ thống bồn bể và hoá chất khác nhau. Với các dự án này, chủng loại nguyên vật liệu hầu như đã được tính toán từ chủng loại, số lượng và nguồn gốc xuất xứ từ khi chào hàng, ký hợp đồng. Chủ yếu gồm : Hệ thống bồn bể, hoá chất, bơm, lọc, van, thiết bị đo nồng độ… 2.2. Thực tế công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công ty ELCOM. Công tác cung ứng nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình tổ chức thi công công trình. Hơn nữa, cung ứng nguyên vật liệu là bộ phận hợp thành của kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm. Nhiệm vụ của kế hoạch này là phải lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn đọng vật tư trong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất. Cung ứng nguyên vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả. Trong các công ty, các xí nghiệp nguyên vật liệu luôn dịch chuyển, ở Công ty ELCOM cũng vậy sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Dòng dịch chuyển của nguyên vật liệu có thể chia làm 3 giai đoạn: + Giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: Đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận. + Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp với tiến độ sản xuất. + Giai đoạn ở đầu ra gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Đối với các tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất không đầy đủ các hoạt động như đối với hàng chế tạo, nội dung và tầm quan trọng của mỗi hoạt động sẽ tuỳ thuộc loại dịch vụ. * Xác định rõ tầm quan trọng của công tác cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu nên ban lãnh đạo đã lựa chọn phương pháp quản lý theo quy trình ISO 9001 – 2000. Theo phương pháp này công tác cung ứng là giai đoạn đầu của quy trình quản lý nguyên vật liệu: 2.2.1. Phạm vi áp dụng . Tại công ty chỉ thực hiện cung ứng vật tư từ các nhà cung cấp trong nước ( các nhà cung cấp có thể có chức năng sản xuất hoặc nhập khẩu ) nên phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động mua hàng phục vụ nghiên cứu, sản xuất, thi công lắp đặt cho công trình, các dự án trong công ty. 2.2.2 Các tài liệu được sử dụng . Các biểu mẫu quy trình gồm có : Quy trình nhập/xuất kho của Elcomtek Quy định thanh toán và tạm ứng của Elcomtek Biểu mẫu: 01.BM.QTCN.ETC_Phiếu yêu cầu mua hàng Biểu mẫu: 02.BM.QTCN.ETC_Đơn đặt hàng (tham khảo) Biểu mẫu: 03.BM.QTCN.ETC_Phiếu đề nghị nhập kho Biểu mẫu: 04.BM.QTCN.ETC_Phiếu kiểm tra hàng hóa Biểu mẫu: 05.BM.QTCN.ETC_Phương án mua hàng 2.2.3. Quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Hình 2 : Quy trình cung ứng nguyên vật liệu Bắt đầu Lựa chọn phương án mua Phê duyệt Ký kết Hợp đồng/ Đơn đặt hàng (nếu có) Nếu có Xử lý vấn đề phát sinh Thực hiện mua hàng Kết thúc Tổng hợp, báo cáo Hoàn tất thủ tục Đã hoàn tất thủ tục? N Y Tiếp tục 2.2.3.1. Điều kiện bắt đầu. * Để thực hiện 1 dự án, dự phòng cho kế hoạch phát triển, nghiên cứu hay sản xuất sản phẩm là sự chuẩn bị công phu, có sự kết hợp giữa ban lãnh đạo, các bộ phận và giữa các bộ phận trong công ty với nhau. Nhu cầu cung ứng hàng hoá từ đó mà nảy sinh nên người có nhu cầu luôn phải tìm hiểu sâu về đặc tính, đặc thù hàng hoá mà mình hoặc bộ phận mình sử dụng. - Khi ai có nhu cầu cung ứng hàng hoá, người đó sẽ thông báo với các bộ phận liên quan như kế toán kho, thủ kho và bộ phận thương mại để tìm hiểu thông tin về hàng hoá, lượng tồn kho, mã hàng, nhà sản xuất để có thông tin ban đầu. Bộ phận thương mại có trách nhiệm tìm kiếm những thông tin về giá thành, khả năng đáp ứng ( có thể tập hợp từ những nguồn như : từ dự án đả triển khai trước, từ nhà cung cấp…) để thông tin cho người có nhu cầu cung ứng. - Thông tin này sẽ giúp người có nhu cầu hiểu về tình trạng hàng hoá, sơ bộ về thời gian cung ứng, giá thành… để điền vào phiếu yêu cầu mua hàng trình cán bộ phụ trách và ban lãnh đạo. Phiếu yêu cầu mua hàng có thể gồm một vài mục với những thông tin hiện có hoặc một bản dự toán theo hợp đồng hay một công trình... Xem xét bản “dự toán nguyên vật liệu” dưới đây để thấy rõ hơn về những thông tin ban đầu cần có khi trình ban lãnh đạo khi có nhu cầu mua hàng: Bảng 5 : Dự toán nguyên vật liệu Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT Tên vật tư ĐVT SL thực Dự phòng SL Tổng Kho SL mua nhập Đơn giá dự kiến Thành tiền dự kiến Mua ngoài (dự kiến) Ghi chú Vật tư chính trên sân 1 Nam châm Y30 Thanh 1020 0 1020 900 120 22,000 22,440,000 2,640,000 2 Nẹp nam châm Mét 540 0 540 160 380 14,000 7,560,000 5,320,000 3 Ống cao su Mét 620 0 620 400 220 100,000 62,000,000 22,000,000 4 Nẹp ống cao su Mét 620 0 620 400 220 28,000 17,360,000 6,160,000 5 Sensor khí Chiếc 22 2 24 13 11 630,000 15,120,000 6,930,000 6 Tủ điện nhỏ Chiếc 22 0 22 0 22 80,000 1,760,000 1,760,000 7 Tủ điện to Chiếc 3 0 3 0 3 120,000 360,000 360,000 Vật tư Phụ trên sân 1 Băng dính điện Cuộn 50 0 50 0 50 3,000 150,000 150,000 2 Keo con chó Hộp 5 0 5 0 5 20,000 100,000 100,000 3 Ống nhựa mềm Ø10mm Mét 200 0 200 0 200 4,500 900,000 900,000 4 Đai sắt Ø27mm Chiếc 200 0 200 0 200 3,500 700,000 700,000 5 Đai sắt Ø50mm Chiếc 40 0 40 0 40 4,000 160,000 160,000 6 Cốt càng cua 2.5 Chiếc 100 0 100 0 100 250 25,000 25,000 7 Cốt càng cua 3.5 Chiếc 100 0 100 0 100 500 50,000 50,000 8 Ruột gà Ø20mm Mét 400 0 400 0 400 2,500 1,000,000 1,000,000 9 Ống nhựa C3 Ø34mm Mét 80 0 80 0 80 14,900 1,192,000 1,192,000 10 Ống nhựa C3 Ø42mm Mét 60 0 60 0 60 19,400 1,164,000 1,164,000 11 Cút 76 Chiếc 10 0 10 0 10 12,500 125,000 125,000 12 Ống nhựa Ø90mm Mét 120 0 120 0 120 28,800 3,456,000 3,456,000 13 Dây tín hiệu bọc kim 4 lõi Mét 1400 0 1400 0 1,400 2,700 3,780,000 3,780,000 14 Dây tín hiệu bọc kim 10 lõi Mét 500 0 500 0 500 7,500 3,750,000 3,750,000 15 Cầu đấu 12 mắt, 15A Chiếc 10 0 10 0 10 6,000 60,000 60,000 16 Cút đồng nối thẳng Chiếc 100 0 100 0 100 6,000 600,000 600,000 TỔNG DỰ TOÁN LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 143,812,000 MUA NGOÀI LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 62,382,000 Phê duyệt Phụ trách dự án Kế toán kho Người lập - Mạng nội bộ công ty là nơi trao đổi, cung cấp những thông tin nội bộ chính xác, kịp thời, đáp ứng được một phần lớn lượng thông tin cần thiết để những người cố nhu cầu về nguyên vật liệu có thể tham khảo và nắm vững các quy trình, quy định. - Do đặc thù nghiên cứu, thiết kế nên lượng hàng hoá, tên, mã hàng rất lớn và phong phú. Kế toán hàng hoá dựa vào các thông tin trên phần mềm để tổng hợp báo cáo tới các phòng ban lượng hàng hoá tồn kho có liên quan giúp các bộ phần có được cái nhìn tổng quát về các chủng loại vật tư, nguyên liệu sẵn có, việc cung ứng cũng được thực hiện nhanh chóng. - Nếu là một dự án, một công việc phức tạp cần nhiều thời gian, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu lớn thì trưởng dự án hay người chịu trách nhiệm sẽ phân nhỏ từng phần tuỳ thuộc vào nhu cầu về thời gian, về công việc để thực hiện các phiếu yêu cầu khác nhau cho phù hợp. - Tại công ty Elcom, cán bộ thương mại cũng thường xuyên được giao nhiệm vụ phân bổ về tổ chức cung ứng vật tư cho các công trình dưới sự chỉ đạo của trưởng dự án hoặc trưởng bộ phận. - Khi phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyêt, người có nhu cầu sẽ copy thêm 1 bản, giữ bản gốc tại bộ phận của mình và gửi bản sao tới bộ phận thương mại. - Phụ trách bộ phận thương mại sẽ phân bổ cán bộ thực hiện việc cung ứng, đảm bảo điều kiện bắt đầu cho quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Cũng cần phải nói thêm, để công tác cung ứng nguyên vật liệu được tiến hành trôi chảy thì với mỗi cán bộ thương mại được phân công 1 hoặc một số nhiệm vụ chuyên trách, có sự giám sát chặt chẽ từ trưởng phòng và ban giám đốc. Các cán bộ chuyên trách này ngoài việc trao đổi với trưởng phòng còn chịu sự quản lý trực tiếp từ ban lãnh đạo, trưởng dự án mà cán bộ chuyên trách đó đảm nhiệm phần nguyên vật liệu liên quan. Có thể người ngoài nhìn thấy sự chồng chéo trong việc quản lý trên nhưng nếu nhìn từ góc độ nguyên vật liệu: có được sự quan tâm theo dõi từ nhiều nguồn và vẫn có cán bộ chuyên trách nên luôn được đảm bảo trong khâu cung ứng. 2.2.3.2. Mô tả công tác cung ứng nguyên vật liệu . Người có nhu cầu mua hàng lập “Phiếu yêu cầu mua hàng_01.BM.QTCN.ETC” trình Lãnh đạo phê duyệt và chuyển “Phiếu yêu cầu mua hàng” đã được ký duyệt cho bộ phận mua hàng. Xem xét phiếu yêu cầu mua hàng phục vụ nghiên cứu mạch truyền thông RF của bộ phận điện tử cho nâng cấp hệ thống Sát Hạch lái xe để cùng phân tích quy trình cung ứng vật tư : Bảng 6 : Phiếu yêu cầu mua hàng Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT TÊN HÀNG Model NHÀ SẢN XUẤT SỐ LƯỢNG CẦN MUA NGÀY CẦN HÀNG 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 30/2/2010 2 IC dán Atmega 128L Atmega 25 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 China 25 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 China 75 5 Mạch điện tử RF4 Sao Kim 25 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 VN 25 9 Led 7 vạch 4 digit China 26 10 Pin 3,3V CR2032 China 26 (Nguồn : phòng thương mại ) Cán bộ mua hàng kiểm tra “Phiếu yêu cầu mua hàng”, gửi yêu cầu chào hàng đến các nhà cung cấp (có tên trong danh mục nhà cung cấp đã được phê duyệt định kỳ hàng năm hoặc phải trình phê duyệt danh mục nhà cung cấp mới theo đơn hàng cụ thể). Cán bộ mua hàng căn cứ vào tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp để lựa chọn “Phương án mua hàng” tối ưu nhất. 2.2.3.2.1. Lập phương án mua hàng. Lập “Phương án mua hàng _ 05.BM.QTCN.ETC”.Trình Lãnh đạo phê duyệt và hoàn thiện “Phương án mua hàng” theo yêu cầu của Lãnh đạo (nếu có) hoặc hoàn tất thủ tục nếu “Phương án mua hàng” không được duyệt. Bảng 7: Phương án mua hàng Người lập : Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 ĐVT : 1000VNĐ STT Tên vật tư Modem Nhà cung cấp Số lượng cần Số lượng thực tế SL cần Đơn giá SL mua Đơn giá 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 25 1.600 2 IC dán Atmega 128L Atmega 25 25 130 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 China 25 100 0.03 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 China 75 100 0.03 5 Mạch điện tử RF4 Sao Kim 25 25 80 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 25 10 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 25 4.5 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 VN 25 25 120 9 Led 7 vạch 4 digit China 26 26 1.2 10 Pin 3,3V CR2032 China 26 26 14 (Nguồn: Phòng thương mại ) Khi lựa chọn phương án mua cán bộ thương mại được giao trách nhiệm thực hiện thường xuyên trao đổi với người có nhu cầu mua để hiểu rõ hơn tính năng, các phương án thay thế nếu có để cùng bàn bạc, thoả thuận với các nhà cung cấp chon ra phương án mua hợp lý nhất trình lãnh đạo phê duyệt. Kết quả của việc lập phương án mua hàng là : - Danh mục các nhà cung cấp được phê duyệt. - Bản chào hàng của các nhà cung cấp ( nếu có ). - Phương án mua hàng được phê duyệt. - Phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được ký đóng nếu phương án mua hàng không được phê duyệt. Hồ sơ : Việc lập và lưu giữ các hồ sơ trên sẽ do cán bộ chuyên trách của phòng thương mại đảm nhận. 2.2.3.2.2. Ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng. Khi phương án mua hàng được ký duyệt, cán bộ thương mại chuyên trách sẽ thực hiện tiếp việc thảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng đàm phán, thống nhất với nhà cung cấp các điều khoản và lập bản dự thảo “Đơn đặt hàng_02.BM.QTCN.ETC”. Trình Phụ trách bộ phận xem xét và xin ý kiến Lãnh đạo trong trường hợp cần thiết. Bảng 8 : Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Hà nội, ngày……..tháng…….năm……... Chúng tôi gồm: Bên Mua: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Tại: Mã số thuế: Do ông: Chức vụ: …………………………………………….làm đại diện. Bên Bán: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Tại: Mã số thuế: Do ông: Chức vụ: ………………………………………………làm đại diện Bên mua đồng ý đặt hàng Bên bán các hàng hóa, thiết bị như sau: TT Tên hàng hóa, thiết bị Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 Modem truyền thông RF Bộ 25 1.600.000 40.000.000 2 IC dán Atmega 128L Chiếc 25 130.000 3.250.000 3 IC cắm max232 Chiếc 25 10.000 250.000 Tổng cộng tiền hàng 43.500.000 Thuế GTGT 4.350.000 Tổng giá trị thanh toán 47.850.000 Ghi chú: Ngày giao hàng : 25/02/2010 Điều kiện thanh toán : Điều kiện bảo hành: Đơn đặt hàng này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ một bản. ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ( Nguồn : Phòng thương mại ) Trong trường hợp Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng có nhiều ràng buộc về mặt pháp lý, phức tạp và có giá trị lớn, Cán bộ mua hàng cần phối hợp với Trưởng bộ phận, Phòng kế toán và Ban giám đốc để thống nhất các nội dung trước khi ký kết hợp đồng. Sau khi các điều khoản trong Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng đã được thống nhất giữa các bên, Cán bộ mua hàng chuyển Lãnh đạo 2 bên ký kết Hợp đồng/Đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng chuyển 01 bản gốc Hợp đồng mua hàng/ Đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán và lưu 01 bản gốc tại bộ phận mua hàng để triển khai thực hiện. Tuy nhiên do đặc thù về công việc nên việc thực hiện mua hàng được chia làm 2 nhóm : Nhóm 1 : Đối với vật tư không thường xuyên, có số lượng it, giá trị bằng tiền nhỏ, thời gian gấp : Cán bộ thương mại sau khi nhận được yêu cầu mua hàng được phê duyệt có thể trực tiếp trao đổi với nhà cung cấp để thực hiện mua hàng bằng việc phê duyệt dự trự kinh phí mà không làm đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để kịp tiến độ về thời gian. Với những mặt hàng thường xuyên được nhập mua, nhà cung cấp đó quen thuộc, giá cả không biến động nhiều thì cán bộ thương mại phụ trách việc cung ứng cũng chọn phương án này để thực hiện nhập mua: Bảng 9: Dự trù kinh phí Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 TT Nội dung Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Cáp tín hiệu 2 sợi 20 5.000 100.000 2 Cáp tín hiệu 4 sợi 50 10.000 500.000 3 Cổng COM 37 chân 10 10.000 100.000 4 Cổng COM 9 chân 10 6.000 60.000 5 Đai siết bằng sắt 20 1.000 20.000 6 Đầu kẹp cốt đồng 30 1.000 30.000 7 Dây loa kéo dài 5 8.000 40.000 8 Dây điện 2*1,5 20 6.500 130.000 9 Dây nguồn DC 10 8.000 80.000 10 Dây thít loại nhỏ 1 50.000 50.000 TỔNG DỰ TOÁN 1,110,000 ( Nguồn : Phòng thương mại ) Với yêu cầu mua hàng phục vụ nghiên cứu với giá trị không quá cao nêu trên cán bộ thương mại chuyên trách sau khi đàm phán về số lượng, giá cả với nhà cung cấp đã lập dự trù kinh phí để thực hiện mua trực tiếp với bản dự trù sau khi đã được phê duyệt . Bản dự trù chi phí mặc dù được mua trực tiếp, không lập phương án cụ thể về thời gian cung ứng, về điều kiện thương mại nhưng về giá thành và chất lượng vấn được kiểm soát một cách chặt chẽ. Do chủ yếu là các nguồn cung cấp truyền thống nên việc báo giá có kiểm soát của bộ phận kế toán vẫn thường xuyên được cập nhật, chất lượng hàng hoá đều không thể bỏ qua khâu kiểm tra của bộ phận kỹ thuật. Nhóm 2 : Với vật tư có giá trị lớn, số lượng nhiều và yêu cầu đòi hỏi cao về kỹ thuật thì cán bộ thương mại chuyên trách ngoài việc thực hiện mua hàng theo quy trình còn thường xuyên phối hợp với trưởng các bộ phận, ban lãnh đạo trong quá trình thực hiện lập hợp đồng, đơn đặt hàng. Với sự trợ giúp từ hệ thống mạng internet, mạng lưới các nhà cung cấp thường xuyên, các đơn vị xuất nhập khẩu và việc cán bộ thương mại chuyên trách có tầm hiểu biết về kỹ thuật liên quan là những lợi thế để việc đặt hàng, ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi tại công ty. Kết quả của việc này là : - Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được ký kết. Hồ sơ: - là đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ngoài phần chuyển cho đơn vị cung cấp còn được lập hoặc phôtô thêm 1 bản để lưu trữ thực hiện và chuyển 1 bản cho bộ phận kế toán theo dõi. - Nếu là mua hàng theo nhóm 1 thì dự trù chi phí được lưu cùng đề nghị tạm ứng tại bộ phận kế toán. 2.2.3.2.3. Thực hiện mua hàng. Cán bộ mua hàng thực hiện các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp theo Quy định tạm ứng và thanh toán. Và thống nhất với nhà cung cấp về kế hoạch giao hàng theo Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng đã được ký kết. Với những hợp đồng, đơn đặt hàng được công ty thực hiện chi trả tạm ứng và thanh toán chủ yếu qua hệ thống ngân hàng. Trên hợp đồng được ký kết có thể hiện rõ các điều kiện để tạm ứng và thanh toán nhưng ngoài các thủ tục về biên bản nghiệm thu, giao nhận, hoá đơn tài chính… thì chỉ khi có yêu cầu từ cán bộ thương mại chuyên trách thông qua “ Đề nghị thanh toán công nợ “ thì việc thanh toán cho khách hàng cung cấp vật tư mới được thực hiện. Cán bộ mua hàng có trách nhiệm thông báo ngay sau khi có thông tin về tiến độ giao hàng cho các bộ phận liên quan (người yêu cầu mua hàng, cán bộ kỹ thuật, kho....) để chuẩn bị nhân lực, mặt bằng nhận hàng và kiểm tra hàng trước khi nhập kho nếu cần (Cán bộ kỹ thuật có thể sử dụng Biên bản bàn giao của khách hàng để thay thế “Phiếu kiểm tra hàng hóa_04.BM.QTCN.ETC”). Bảng 6 : Phiếu kiểm tra hàng hoá Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT Tên vật tư Modem Số lượng Tình trạng hiện tại Đánh giá chung 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 Truyền thông tốt Mới, đạt yêu cầu 2 IC dán Atmega 128L 25 Đúng mã hàng Đạt 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 25 Nguyên cuộn, nguyên nhãn mác Đạt 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 75 Nguyên cuộn, nguyên nhãn mác Đạt 5 Mạch điện tử RF4 25 Đúng thiết kế, đường mạch tốt Đạt 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 Thông 2 cổng truyền thông Đạt 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 Đúng mã, chân tốt Đạt 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 25 Đúng mã , nguyên kiện Đạt 9 Led 7 vạch 4 digit 26 Sáng đủ Đạt 10 Pin 3,3V CR2032 26 Điện áp đủ Đạt ( Nguồn : Phòng thương mại ) Cán bộ mua hàng phối hợp cùng các bộ phận liên quan thực hiện việc nhập kho hàng hóa theo Quy trình nhập kho của công ty Với những hàng hóa có yêu cầu kiểm tra kỹ thuật cán bộ thương mại ngoài việc lập phiếu đề nghị nhập kho cần thông báo với bộ phận kỹ thuật của bộ phận yêu cầu mua hàng cùng tiến hành kiểm tra. Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà cán bộ kỹ thuật quyết định phương pháp và cách thức kiểm tra phù hợp. Với hàng hóa cồng kềnh, cần nhân lực vận chuyển, xắp xếp chỗ để thì ngoài việc thông báo cho bộ phận kho bãi còn thông báo cho văn phòng để thu xếp nhân lực tại công ty hay thuê nhân công, phương tiện phù hợp. Đây là đặc điểm ít có tại các công ty khác do nhu cầu vận chuyển không thường xuyên của các loại hàng hóa lớn nên bộ phận văn phòng đảm trách việc bố trí nhân lực vận chuyển. Kết quả của việc thực hiện mua hàng: - Các chứng từ thanh toán, tạm ứng mua hàng ( gồm hoá đơn, giấy chứng nhận các loại, giấy bảo hành…. nếu có, theo yêu cầu của hợp đồng và đơn đặt hàng). - Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hoá. - Phiếu kiểm tra tình trạng hành hoá ( nếu có ). - Phiếu đề nghị nhập kho. - Phiếu nhập kho theo phần mềm kế toán. Hồ sơ : Đựơc lưu tại bộ phận kế toán. Đánh giá của việc thực hiện mua hàng : - Đây là khâu then chốt của toàn bộ quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Các cán bộ thực hiện đều rất chú trọng, dành nhiều thời gian quan tâm và cùng nhau phối hợp giữa thương mại với cán bộ kỹ thuật, với kế toán và với nhà cung cấp… 2.2.3.2.4. Xử lý vấn đề phát sinh. Trong quá trình giao nhận với nhà cung cấp, nếu phát hiện các vấn đề phát sinh về hàng hóa (bao bì rách, nát, vỡ, hỏng, thiếu, thừa.....), cán bộ mua hàng phải lập biên bản ghi nhận tình trạng hàng hóa. Trong trường hợp có thể xử lý ngay, cán bộ mua hàng yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng hoặc bổ sung hàng hóa bị thiếu hụt. Trường hợp không thể xử lý ngay, cán bộ mua hàng đề nghị nhập tạm vào kho số hàng không đạt tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân, đề xuất phương án xử lý, trình Lãnh đạo phê duyệt. Cán bộ mua hàng phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh theo phương án xử lý đã được duyệt và báo cáo Lãnh đạo. Kết quả : - Biên bản sử lý vấn đề phát sinh ( nếu có ). - Báo cáo sử lý vấn đề phát sinh. Hồ sơ : Được lưu tại các bộ phận liên quan. Đánh giá chung : Việc giải quyết vấn đề phát sinh tại công ty, trong thời gian thực tập chưa thấy vấn đề nổi trội, nhìn chung đề được các cán bộ thương mại và bên cung ứng nguyên vật liệu bàn bạc cùng nhau giải quyết ổn thoả thông qua việc đổi hàng mới trong thời gian cho phép. 2.2.3.2.5. Hoàn tất thủ tục mua hàng. Cán bộ mua hàng phối hợp với các bộ phận liên quan rà soát và kiểm tra các hóa đơn chứng từ, phiếu bảo hành, biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa, … của hàng nhập kho, hoàn tất thủ tục và thanh lý Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng lập biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng (nếu có) chuyển cho lãnh đạo và nhà cung cấp ký. Cán bộ mua hàng thực hiện các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp theo Quy định tạm ứng và thanh toán. Đồng thời, thu thập đầy đủ hồ sơ thanh toán chuyển kế toán. Kết quả Hóa đơn tài chính, giấy bảo hành, biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa,... Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có). Chứng từ thanh toán, quyết toán của Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng. Đánh giá : Đây là khâu quan trọng, quyết định nhiều đến vấn đề hoàn tất các thủ tục. Nhưng tại mỗi công ty dù thực hiện nhiều, với sự quan tâm của các bộ phận từ kế toán, thưong mại …. nhưng cũng thường xuyên gặp nhiều thiếu sót. Có những vấn đề tưởng như chưa quan trọng, nhưng nếu không giải quyết triệt để thì khi rà soát lại để thực hiện gặp rất nhiều khó khăn. 2.2.3.2.6. Tổng hợp và báo cáo. Số liệu tổng hợp và báo cáo được bộ phận thương mại kế thực hiện nhằm theo dõi, đánh giá hoạt động của phòng và các nhân viên qua đó đánh giá năng lực cũng như kiểm soát được các hoạt động trong phòng. Sau khi hàng hoá được nhập kho, cán bộ thương mại nào phụ trách cung ứng sẽ ký đóng yêu cầu. Trưởng phòng đã cử ra 1 cán bộ chuyên trách lập kế hoạch, theo dõi hồ sơ, theo dõi các công việc chung cũng như lên lịch các hoạt động chính trong phòng mình. Người này có trách nhiệm tổng hợp, đánh giá các phương án mua hàng sau khi được ký đóng. Bảng đánh giá theo từng quý được theo dõi và gửi tới trưởng phòng theo quý hoặc theo yêu cầu: Bảng 10 : Bảng đánh giá hiệu quả phương án mua hàng Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 Năm SL yêu cầu SL phương án mua Đáp ứng Số lượng % Thời gian % Chất lượng % 2006 260 210 180 85.71 200 95.24 208 99.05 2007 320 310 260 83.87 280 90.32 305 98.39 2008 360 300 285 95 298 99.33 300 100 2009 185 180 170 94.44 178 98.89 179 99.44 ( Nguồn : Phòng thương mại ) Nhìn vào bản đánh giá trên có thể thấy được phần nào hoạt động cung ứng , khối lượng và tỉ lệ rất cao các phương án mua hàng được đáp ứng. Cột số liệu yêu cầu : Cho thấy số lượng rất lớn nhu cầu từ các phòng ban nhằm sử dụng vật tư. Trên thực tế, số lượng các dự án, các hợp đồng không thể cho ra số lượng yêu cầu mua hàng lớn như trên. Với mỗi dự án, các trưởng phòng chỉ lập ra 1 yêu cầu duy nhất và thực hiện theo dự toán đã đề ra trong dự toán, khối lượng phát sinh là không đáng kể. Số lượng yêu cầu chủ yếu nảy sinh từ phòng điện tử, nơi thường xuyên nghiên cứu các sản phẩm mới và nâng cấp nhằm hoàn thiện hơn những sản phẩm hiện có. Phương án mua hàng: Sở dĩ số phương án mua luôn nhỏ hơn số yêu cầu vì một số yêu cầu với lượng hàng nhỏ, giá trị không lớn nên cán bộ mua hàng xin ý kiến trưởng phòng và thực hiện mua hàng không cần lập và phê duyệt phương án mua. Về các phương án mua được đáp ứng: Ta có thể t