Chuyên đề Giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại công ty TNHH Nhất Nước

hành lập. Doanh thu 2009 là 20.1 tỷ đồng tăng so với 2008 là 7.2 tỷ đồng. Đó thật sự là một kết quả đáng mừng cho sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong Công ty. Hiện tại, Công ty đang mở rộng thêm quy mô kinh doanh, hệ thống nhà xưởng phục vụ cho sản xuất và dự kiến doanh thu của công ty trong năm 2010 là 30 tỷ đồng. 6. Một số nét về hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2009 Năm 2009 cũng là một năm đánh dấu sự phát triển rực rỡ đối với Công ty khi mà mức doanh thu tăng lên mức kỷ lục kể từ khi thành lập, nhưng để đạt được kết quả đó các CBCNV của Công ty và ban lãnh đạo Công ty đã gặp phải với không ít những khó khăn. Thứ nhất, nhân sự Công ty còn trẻ tuổi, 33% CBCNV ở độ tuổi >30tuổi, 67% CBCNV ở độ tuổi<30, chứng tỏ có nguồn lao động trẻ, dồi dào, tạo động lực để phát triển kinh doanh và các phong trào hoạt động của Công ty. Chất lượng đội ngũ khá tốt, 73% đạt trình độ ĐH, 27% đạt trình độ CĐ, tại chức. Thứ hai, tuy nhân sự năm 2009 có phần ổn định hơn so với năm 2008, song để đáp ứng nhu cầu phát triển cũng như là việc mở rộng công ty, năm 2009 có 46% tuyển mới năm 2009 (7 người: anh Thanh, anh Nam, chị Hà, anh Tạo, chị Thảo, chị Huyền, chị Hạnh) so với năm 2008 tuyển mới 8 người trong tổng 11 người chiếm 72% năm 2009, nhưng do mới vào làm nên đa số CBCNV chưa quen với công việc mới nên còn gặp nhiều khó khăn trong xử lý công việc của công ty. Dù khó khăn là vậy song bằng sự quyết tâm và cố gắng không mệt mỏi của ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty. Công ty đã thu được nhiều thành công Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động năm 2009 của Phòng TCHC . Biểu đồ 2: Doanh thu các quý của năm 2009 (nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động năm 2009 của Phòng TCHC) Kết quả kinh doanh năm 2009 giữa các quý cũng có sự khác nhau. Trong năm 2009, nhìn vào sơ đồ ta thấy thông thường là doanh thu sẽ tăng nhiều vào cuối năm thì đối với NNC quý cuối năm là quý thấp nhất trong cả năm. Doanh thu đạt nhiều nhất trong năm 2009 là quý II đạt 6 tỷ đồng và III đạt 6,2 tỷ đồng. Các quý còn lại giảm đi so với quý II và III. Cụ thể quý I đạt 4 tỷ đồng, còn quý IV chỉ đạt mức khiêm tốn 3,9 tỷ đồng thấp hơn cả quý I. Sở dĩ có sự chênh lệch không bình thường như vậy là do lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng và lắp đặt…Thường thì vào đầu năm và cuối năm thì nhu cầu xây dựng gần như rất ít mà chủ yếu vào giữa năm nhu cầu đó mới tăng cao và đó là thời điểm công ty có nhiều các hợp đồng xây lắp, tư vấn, giám sát. II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH NHẤT NƯỚC 1.Thực tiễn giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại Công ty 1.1 Những kết quả đã đạt được - Tổng số thư chào hàng: 503 thư chào - Tổng số thư chào thầu: 06 thư chào * Tổng số tiền chào hàng: - Kinh doanh: 27,539,773,565 VND; 1,781,803.46 USD; 98,316.40 EUR - Sản xuất: + Sản xuất đầu dây nối và chuỗi phụ kiện: 29,152,996,096 VND; 1,186,090.52 USD + Sản xuất tủ bảng điện: 8,515,861,127 VND; 1,984,337.78 USD + Sản xuất kết cấu thép: 94,542,419,521 VND; 9,038,311.00 USD + Xây lắp: 247,662,141,354 VND; 264,425.47 USD + Dịch vụ: 4,500,000 VND; 26,846.38 USD * Tổng số tiền chào thầu: 5,304,344,730 VND; 26,846.38 USD * Công tác bán hàng, ký hợp đồng - Tổng số hợp đồng bán ra: + Kinh doanh: 498,676,543 VND + Sản xuất: 6,901,836,736 VND + Xây lắp công trình: 13,171,548,428 VND + Dịch vụ: 82,235,366 VND Tổng doanh thu đề ra năm 2009: 20,000,000,000 VND Tổng số doanh thu đạt được năm 2009: 20,937,096,451 VND + Công tác mua bán và cung ứng vật tư Tổng số đơn hàng mua vào trong nước: 268 đơn hàng Tổng số đơn hàng mua nước ngoài: 19 đơn hàng Tổng số tiền mua vào trong nước và nước ngoài: 3,349,114,384 VND Tổng số mua hàng trong nước đạt: 98% Tổng số chưa thực hiện được: 2% Tổng số tiền mua vào nước ngoài: 70,142.14 USD+10,320 EURO Tổng số đã chưa hoàn thành: 65,003.65 USD chưa hoàn thành Tổng số tiền thực hiện mua vào: 8,709,421,107 VND Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt cuối năm 2009 của Phòng TCHC . Có được những kết quả này là nhờ sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của các ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty. Bước đầu công tác tiếp cận thị trường để các sản phẩm của Công ty được nhiều người biết đến hơn. Với các lĩnh vực hoạt động chính như tư vấn thiết kế, gia công sản xuất, kinh doanh thương mại, xây lắp công trình cho lĩnh vực điện, cơ khí xây dựng, công nghiệp…Là đơn vị được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001-2009 do tổ chức GLOBAL-UK cấp. Và được tổ chức quốc tế cộng nhận và được Bộ khoa học và công nghệ trao cúp vàng 2008. Bộ công thương trao chứng nhận đơn vị xuất sắc về triển lãm công nghiệp thiết bị điện ETE 2008. Bên cạnh đó Công ty cũng chú trọng nhiều vào xây dựng văn hóa doanh nghiệp, đối với Công ty thì lãnh đạo phải là tấm gương về văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo là những người đặt nền móng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng, quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, vì vậy họ phải là những tấm gương xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo phải đưa ra những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống giá trị văn hóa, phải là người đi đầu trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, để làm động lực gắn kết các thành viên trong công ty. Người lãnh đạo đóng vai trò đầu tàu trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nhưng quá trình này chỉ có thể thành công với sự đóng góp tích cực của mọi thành viên trong công ty. Để thu hút nhân viên quan tâm tới văn hóa doanh nghiệp, cần mở các lớp huấn luyện về văn hóa doanh nghiệp đối với nhân viên mới hay thường xuyên trưng cầu dân ý về môi trường làm việc, ý tưởng kinh doanh…Văn hóa doanh nghiệp phải hướng về con người đó mới là sự phát triển bền vững. 1.2 Phân tích đánh giá và so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra đầu năm 2009 - Mục tiêu doanh thu năm 2009 đề ra đạt 20.000.000.000 VND trong đó: Kinh doanh thiết bị đồng hồ đo và thiết bị đo điện là 1.000.000.000 VND Sản xuất đầu nối và phụ kiện đường dây: 2.000.000.000 VND Sản xuất kết cấu thép: 5.000.000.000 VND Sản xuất tủ bảng điện: 2.000.000.000 VND Xây lắp công trình: 5.000.000.000 VND Đấu thầu: 5.000.000.000 VND Kết quả thực hiện vừa qua năm 2009 đạt được: Kinh doanh thiết bị đồng hồ đo và thiết bị đo điện: 498.676.543 VND đạt 49,8% Sản xuất đầu nối và phụ kiện đường dây đạt: 1.746.733.917 VND đạt 88,3% Sản xuất kết cấu thép: 6.904.589.114 VND đạt 138% Sản xuất tủ bảng điện: 420.862.201 VND đạt 21% Xây lắp công trình: 6.855.626.356 VND đạt 137% Đấu thầu: 6.315.922.072 VND đạt 126% (Nguồn: Báo cáo kết quả năm 2009 và mục tiêu năm 2010) Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2009 có những lĩnh vực không đạt được chỉ tiêu đặt ra và cũng có những lĩnh vực vượt chỉ tiêu. Cụ thể kinh doanh thiết bị đồng hồ đo và thiết bị đo điện chỉ đạt 498.676.543 VND trong khi chỉ tiêu đặt ra là 1.000.000.000 VND đạt 49,8%. Sản xuất đầu nối và phụ kiện đường dây cũng chỉ đạt 1.746.733.917 VND đạt 88,3%, đối với lĩnh vực sản xuất tủ bảng điện cũng không đạt chỉ tiêu đề ra và cũng là lĩnh vực không đạt mục tiêu đặt ra nhiều nhất chỉ đạt 420.862.201 VND trong khi chỉ tiêu là 2.000.000.000 VND đạt 21%. Đây thật sự là một con số quá khiêm tốn. Tuy nhiên, có nhiều lĩnh vực vượt chỉ tiêu đặt ra, cao nhất là lĩnh vực sản xuất kết cấu thép đạt 6.904.589.114, chỉ tiêu là 5.000.000.000 VND đạt 138%, tiếp theo là xây lắp công trình đạt 6.855.626.356 VND so với mục tiêu là 5.000.000.000 VND đạt 137%. Cuối cùng là đấu thầu đạt 6.315.922.072 VND, mục tiêu đặt ra là 5.000.000.000 VND đạt 126%. 1.3. Nguyên nhân dẫn tới những hạn chế, rủi ro và hướng khắc phục trong năm 2010 * Nguyên nhân dẫn tới hạn chế và rủi ro Kinh doanh thiết bị đồng hồ đo và thiết bị đo điện không đạt mục tiêu đề ra là do thiết bị của mình đắt so với một số đơn vị sản xuất và nhập khẩu như EMIC – VIETNAM, BEW của CHINA và RIESUB – TAIWAN…, bên cạnh đó thiết bị kinh doanh mình đang còn mới trên thị trường cho khách hàng chưa biết tới và còn yếu kém trong quá trình tiếp thị cho nên dẫn tới không đạt được mục tiêu đề ra. Sản xuất đầu nối và phụ kiện đường dây không đạt được vì mình chưa có máy ép để sản xuất chuỗi phụ kiện mà phải đi thuê một số nhà sản xuất dẫn tới giá thành cao cho nên khi chào hàng cho khách thì khách hàng không đồng ý cho nên dẫn tới không đạt doanh số đề ra. Mặt khác, Công ty chưa tìm được nhà cung cấp cho mình giá cạnh tranh mà còn phải đi mua lại các nhà cung cấp trong nước đối với các mặt hàng như : sứ cách điện thủy tinh, chuỗi polymer và phụ kiện cáp quang, những thiết bị này đã chiếm 50% của một chuỗi dẫn tới giá thành cao và đồng thời một số khách hàng chưa biết tới. Mối quan hệ với chủ đầu tư chưa tốt dẫn tới việc có giá thành thấp nhưng chủ đầu tư vẫn không chấp nhận. Ví dụ như gói thầu ở Hải Dương, gói thầu Tủ bảo vệ và điều khiển, tuy giá thấp nhất mà vẫn bị loại cho nên Công ty cần phải có kế hoạch và chiến lược tiếp xúc tăng cưởng hoạt động quảng bá các sản phẩm của Công ty đến với khách hàng và chủ đầu tư. * Hướng khắc phục - Tìm một số nhà cung cấp ở nước ngoài và xin được phân phối độc quyền tại Việt Nam như sứ cách điện bằng thủy tinh, chuỗi polymer, cáp quang và phụ kiện cáp quang. - Tập trung đầu tư máy móc phục vụ cho sản xuất và phương tiện vận chuyển để giảm chi phí, để hạ giá thành sản phẩm. Tập trung tiếp thị, gặp khách hàng và tham gia hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, đồng thời tiếp thị sản phẩm của mình tới các nước trên thế giới, mở rộng thị trường sang một số nước Châu âu. - Tập trung tham gia đấu thầu và chào hàng và cạnh tranh nhiều hơn. 1.4 Kế hoạch và phương hướng phát triển năm 2010 * Mục tiêu năm 2010 đạt 30.000.000.000 VND trong đó: - Kinh doanh thiết bị đồng hồ đo và thiết bị đo điện: 1.000.000.000 VND - Sản xuất đầu nối, phụ kiện đường dây, phụ kiện cáp quang: 3.000.000.000 VND - Sản xuất kết cấu thép: 6.000.000.000 VND - Sản xuất tủ bảng điện: 2.000.000.000 VND - Xây lắp công trình: 10.000.000.000 VND - Đấu thầu: 8.000.000.000 VND * Kế hoạch thực hiện mục tiêu - Công tác tiếp thị năm 2009 + Tăng cường gặp khách hàng để giới thiệu sản phẩm của Công ty + Giới thiệu thương hiệu NNC tới khách hàng trong nước chiếm 10% so với dân số Việt Nam. + Lựa chọn hình thức phương tiện quảng cáo hiệu quả, để khách hàng trong và ngoài nước biết tới thương hiệu và sản phẩm của NNC. + Gặp mặt trực tiếp với khách hàng trên 200 người. + Giới thiệu công ty tới 20-50 Công ty nước ngoài biết tới. + Tổ chức triển lãm sản phẩm mới: Máy cắt thủy lực Máy gấp thủy lực Máy ép thủy lực Đầu nối dây Phụ kiện chuỗi và phụ kiện cáp quang Các loại tủ bảng điện dùng cho ngành điện và viễn thông Làm mô hình cột BTS Đồ dùng cho ngành Y tế, ngành Giáo dục - Công tác tìm kiếm đối tác trong nước +Tăng cường hơn nữa sự hợp tác với Công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng đông + Xây dựng và củng cố mối quan hệ với Công ty cổ phần nhựa Bình Minh + Thiết lập quan hệ với Công ty cổ phần nhựa Thiếu niên - Tiền Phong + Gặp mặt trực tiếp để trao đổi để mình trở thành nhà phân phối cấp 1 trong nước. - Công tác tìm kiếm đối tác nước ngoài + Tìm nhà phân phối chính thức về bản lề và khóa tủ điện – TAIWAN + Tìm nhà phân phối chính thức về thiết bị chiếu sáng + Tìm nhà phân phối cáp quang và phụ kiện cáp quang – CHINA + Tìm nhà phân phối chuỗi cách điện polymer 35-110KV và sứ thủy tinh cách điện – CHINA + Tìm nhà phân phối thiết bị trung 35-500KV-CHINA - Đầu tư cơ sở hạ tầng + Đầu tư xây dựng nhà xưởng tại Thành Phố Vinh – Nghệ An. + Mở văn phòng đại diện tại TP HCM. + Mở văn phòng đại diện tại TP Đà Nẵng. Bảng 2. Một số hợp đồng do Công ty mua vào năm 2009 STT Hợp đồng Ngày ký Số tiền Tên nhà thầu phụ Tên hàng Ngày thanh toán 1 HD0007879 28/02/2009 16.194.000 VND Công ty CP An Đạt Phụ kiện ống nước 28/02/2009 2 HĐKT09MV-002/NNC-HM 13/04/2009 143.109.845 VND Công ty TNHH TMDVvật tư kim khí Hoàng Mai Thép 13/04/2009 3 HĐKT09-MV-009/NNC-BV 15/05/2009 100.450.000 VND Công ty TNHH thiết bị điện Bách Việt Kẹp ép loại C 27/08/2009 4 HĐKT09-MV-060/NNC-HM 29/06/2009 476.278.624 VND Công ty TNHH TMDV vật tư kim khí Hoàng Mai Thép các loại C 10/07/2009 5 9002/NNC-AREVA-DAKPSI 20/11/2009 90940 USD AREVA T&D INDIA Biến dòng, biến áp 123KV 20/11/2009 Trên đây là một số hợp đồng mua vào của Công ty, hợp đồng mua vào chủ yếu là các linh kiện như kẹp ép, ống nước, biến dòng, biến áp…các linh kiện được nhập về này sẽ được sử dụng để lắp ráp cho ra một sản phẩm hoàn chỉnh như áptômát, đầu nối dây, tủ phân hạ thế… phục vụ cho hoạt động xây lắp, các sản phẩm này cũng được bán ra thị trường. Hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước có những hợp đồng trị giá nhỏ hơn chục triệu đồng nhưng cũng có những hợp đồng trị giá hàng trăm triệu đồng, có khi là lên tới hàng tỷ đồng. Dù giá trị lớn hay nhỏ thì các hợp đồng này đều được lập thành văn bản, các điều khoản trong hợp đồng đều được quy định rõ ràng cả về nội dung lẫn hình thức của hợp đồng. Các tranh chấp ít khi xảy ra cũng làm cho các đối tác có niềm tin vào Công ty trong kinh doanh. Từ các hàng hóa mua vào Công ty cho ra các sản phẩm không chỉ theo thiết kế của nhà sản xuất ban đầu, mà đối với một số sản phẩm có nhiều thiết kế khác biệt khắc phục được những nhược điểm của thiết kế cũ và đồng thời còn có thêm các tính năng khác nữa. Chính điều này làm nên sự khác biệt đối với các sản phẩm của Công ty với các sản phẩm cùng loại khác. Các hợp đồng mua vào tại Công ty, phần lớn là với các đối tác uy tín, hợp tác giữa trên sự tin tưởng lẫn nhau nên các vấn đề về pháp lý phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng không nhiều. Nếu có tranh chấp thì các tranh chấp đều được giải quyết thông thương lượng. Cho đến nay, chưa có tranh chấp nào phải đưa vụ kiện ra cơ quan Tòa án. Trong giao kết hợp đồng, đối với một số hàng hóa mà giá cả biến động nhanh theo giá cả thị trường, cả hai bên thường đàm phán khá nhiều lần trước khi ký hợp đồng. Các hợp đồng còn lại thông thường dựa trên hợp đồng đã có sẵn từ trước mà hai bên đã ký kết. Bảng 3.Hợp đồng do Công ty bán ra năm 2009 STT Hợp đồng Ngày ký Số tiền (VND) Tên người mua Tên hàng Ngày thanh toán 1 HN-20090219-CS 19/02/2009 53.358.000 Cty TNHH Sương Cát Áptômát (ACB-3P-2500A) 23/04/2009 2 PUB-08N/025/NPPMB-LAOCAI 16/04/2009 179.284.420 Cty TNHH Franco Pacific VN Đầu nối dây 27/10/2009 3 HĐK T09BR-008/NNC-VTC 09/05/2009 122.727.273 Cty CP kỹ thuật CN Việt Toàn Cầu Tủ phân phối hạ thế ngoài trời 09/05/2009 4 20/2009/HĐKT 22/10/2009 6.367.949.091 Cty CP TM và ĐT Toàn Cầu GTC Di dời đường dây 35KV và 6KV 22/10/2009 5 HĐKT-MV09-0912/NNC-TV 15/12/2009 470.305.273 Cty CP TMT Việt Nam Xây lắp trạm biến áp 400KV A/22/0.4KV 15/12/2009 Hợp đồng do Công ty bán ra chủ yếu là các sản phẩm đã hoàn thiện được sử dụng trong ngành điện. Các bạn hàng của Công ty có thường là những bạn hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài. Trong kinh doanh Công ty luôn đặt chữ tín lên hàng đầu, dịch vụ bán hàng và sau bán hàng của Công ty được các đối tác đánh giá cao về thái độ phục vụ cũng như chất lượng phục vụ. Vì vậy, các sản phẩm của Công ty càng ngày càng được biết đến trong và ngoài nước nhiều hơn. Thị trường của Công ty chủ yếu là các nước Châu Á, và chủ yếu xuất khẩu tới thị trường Ấn Độ. 2. Giao kết hợp đồng thương mại tại Công ty 2.1 Căn cứ giao kết hợp đồng Căn cứ để các bên dựa vào đó giải quyết các tranh chấp xảy trong quan hệ mua bán hàng hóa đó là hợp đồng mua bán hàng hóa. Để hợp đồng mua bán hàng hóa có giá trị pháp lý thì hợp đồng đó phải được thiết lập một cách hợp pháp, trước hết việc thiết lập này phải dựa trên các quy định của pháp luật. Phần này thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng, có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ cho ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn của luật điều chỉnh. Tại Công ty TNHH Nhất Nước, khi soạn thảo hợp đồng cũng như tham gia giao kết các hợp đồng mua bán hàng hóa đều dựa trên quy định: - Bộ luật dân sự nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006. - Luật thương mại của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 và có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006. - Các văn bản khác có liên quan đối với một số loại hàng hóa mua bán có điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Bộ luật dân sự là luật chung điều chỉnh quan hệ cho các loại quan hệ hợp đồng nói chung. Còn đối với các vấn đề mà Luật thương mại có quy định khác đối với BLDS thì áp dụng Luật thương mại. Vì hợp đồng mua bán hàng hóa là một dạng của hợp đồng kinh doanh thương mại nên chịu sự điều chỉnh của Luật thương mại. Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa một thương nhân Việt Nam và một thương nhân nước ngoài mà có thỏa thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự năm 2005 và Luật thương mại năm 2005 của Việt Nam để ký kết, thực hiện hơp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nêú có) Điều 1 và khoản 2, Điều 5 Luật thương mại năm 2005. Theo đó, trong các hợp đồng của Công ty căn cứ pháp lý được lựa chọn áp dụng là Bộ luật dân sự và Luật thương mại. Ngoài những căn cứ pháp lý theo quy định của pháp luật Công ty còn áp dụng những những căn cứ riêng tùy theo nhu cầu và khả năng cung cấp của cả hai bên để làm căn cứ cho bản hợp đồng. 2.2 Phương thức giao kết Hợp đồng mua bán hàng hóa yêu cầu phải xác lập bằng văn bản, thông thường được ký kết dưới hai hình thức là trực tiếp và gián tiếp. Đối với hình thức giao kết trực tiếp thì các bên phải gặp mặt trực tiếp nên các vướng mắc trong thương lượng đàm phán giải quyết tranh chấp được nhanh chóng và thỏa thuận thành công đi đến ký kết hợp đồng. Đối với phương thức này có nhược điểm là tốn thời gian và chi phí vì mất công phải đi lại nhiều. Còn giao kết gián tiếp thì tiết kiệm được chi phí nhưng do không được gặp mặt để bàn bạc nên các vướng mắc của các bên chưa được giải quyết triệt để, dẫn đến phải cần một khoảng thời gian tương đối dài thì các bên mới có thể thống nhất với nhau về những điều khoản quy định trong hợp đồng. Tại Công ty, hình thức giao kết trực tiếp là phổ biến và thông dụng nhất bởi nhất bởi hình thức này giúp Công ty thỏa thuận nhanh chóng và đi đến ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó cũng có một số hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết gián tiếp thông qua email và fax, một số lại được ký kết thông qua điện trao đổi bằng điện thoại. Ví dụ như hợp đồng bán tủ chống tổn thất cho đại lý ở Nghệ An được giao kết thông qua điện thoại. 2.3 Chuẩn bị hợp đồng Trong thực tế các tranh chấp thường xảy ra do hợp đồng được ký kết còn nhiều điều chưa chặt chẽ. Đa số các công ty Việt Nam hiện nay chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này mà vẫn sử dụng những mẫu hợp đồng khuôn sáo, đơn điệu, khó hiểu lạc hậu so với pháp luật hiện hành. Hợp đồng được ký kết trên nguyên tắc tự do và bình đẳng, do đó nội dung của mỗi hợp đồng cụ thể luôn có sự khác nhau, phụ thuộc vào ý chí của các bên và đòi hỏi thực tiễn của việc mua bán mỗi loại hàng hóa dịch vụ là khác nhau, trong các điều kiện, hoàn cảnh, thời điểm khác nhau. Do vậy, phải dự liệu được những rủi ro bằng việc sử dụng các điều khoản của hợp đồng. Ví dụ khi mua hàng hóa phải dự liệu đến cả những tình huống hiếm khi xảy ra: hàng giả, hàng nhái, gặp bão, lụt trong quá trình vận chuyển, giao hàng; khi tranh chấp thì tiền phí luật sư bên nào chịu. Hậu quả là khi thực hiện hợp đồng rất khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp và thường bị thua khi kiện tụng. Qua thực tế giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại Công ty đã rút ra một số kinh nghiệm cần lưu ý trong soạn thảo hợp đồng nhằm tránh những rủi ro xảy đàm phán, giao kết và thực hiện hợp đồng. Không thể có một mẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặc thiếu đối với một thương vụ cụ thể để soạn thảo cho phù hợp theo ý muốn của cả hai bên, khi soạn thảo và giao kết hợp đồng cần phải xác định tư cách chủ thể của các bên. Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì cần phải có tối thiểu các thông tin như là đối với tổ chức doanh nghiệp: tên, trụ sở, giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền. Còn đối với cá nhân thì cần có tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú. Tên gọi hợp đồng thông thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ. Ở công ty, một số hợp đồng vẫn sử dụng tên gọi là “hợp đồng kinh tế” theo Pháp lệnh hợp đồng kinh tế (1989) mặc dù cho đến nay pháp lệnh hợp đồng kinh tế đã hết hiệu lực. Sở dĩ, Công ty vẫn dùng tên gọi này bởi một phần do trong Công ty chưa có nhân viên chuyên về pháp luật, cũng như khả năng hiểu biết pháp luật về hợp đồng của nhân viên trong Công ty vẫn còn hạn chế nên việc áp dụng các quy định mới của pháp luật tại Công ty chưa thật sự được cập nhật. Bên cạnh đó, Công ty cũng nhận thấy rằng hợp đồng kinh tế có một số quy định về nội dung cũng như hình thức còn phù hợp với các quy định cũng như yêu cầu về hàng hóa mà Công ty tham gia giao kết hợp đồng. Hiện tại, bước đầu tại Công ty đang dần đổi mới cho phù hợp với các quy định của Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 và các văn bản pháp luật khác có liên quan về hợp đồng mua bán hàng hóa. Căn cứ ký kết hợp đồng: phần này đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Ví dụ khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với doanh nghiệp nước ngoài mà có thỏa thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để ký kết, thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp. - Hiệu lực hợp đồng: nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác. * Kỹ năng soạn thảo một số điều khoản quan trọng - Điều khoản định nghĩa: Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích định nghĩa các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Ví dụ như cách hiểu một số từ chuyên môn như: “hạng mục công trình”, “quy chuẩn xây dựng”, “xây lắp”…Có như vậy việc thực hiện hợp đồng mới được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp các bên phải làm rõ ngay từ khi ký kết hợp đồng chứ không phải đợi đến khi thực hiện rồi mới cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách hiểu. Và nếu có tranh chấp, kiện tụng xảy ra thì điều khoản này giúp cho người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác. Tại Công ty đối với hợp đồng mua bán hàng hóa chủ yếu là mua và bán các thiết bị điện và các thiết bị liên quan đến điện nên điều khoản định nghĩa ít khi sử dụng đến, nếu có sử dụng đến thì điều khoản này định nghĩa về bất khả kháng. Trong hợp đồng của Công ty có định nghĩa bất khả kháng có nghĩa là một sự kiện hoặc trường hợp bất thường ngoài khả năng kiểm soát của một bên; bên đó không thể dự phòng một cách hợp lý trước khi ký hợp đồng; đã xảy ra mà bên đó không thể tránh hay khắc phục một cách hợp lý Điều 7 hợp đồng kinh tế (Phụ lục 1) . - Điều khoản công việc: đó là những công việc mà bên làm dịch vụ phải thực hiện không thể thiếu. Và cần phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trực tiếp của người thực hiện công việc. - Điều khoản tên hàng: tên hàng là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa. Để thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh, tên hàng cần được xác định một cách rõ ràng. Hàng hóa thường có tên chung và tên riêng. Và cần lưu ý đối với các hàng hóa bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật. - Điều khoản chất lượng hàng hóa: chất lượng hàng hóa kết hợp cùng với tên hàng sẽ giúp các bên xác định được hàng hóa một cách rõ ràng, chi tiết. Chất lượng sản phẩm, hàng hóa là tổng thể những thuộc tính, những chỉ tiêu kỹ thuật, những đặc trưng được xác định bằng các thông số có thể đo được, so sánh được phù hợp với các điều kiện hiện có, đáp ứng nhu cầu của xã hội và của cá nhân trong điều kiện sản xuất tiêu dùng xác định. Chất lượng sản phẩm, hàng hóa được thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và những đặc trưng của chúng. Điều khoản về chất lượng đối với đa số hợp đồng mua bán hàng hóa ở Cô