Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1

kế toán tổng hợp VNL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151 TK 621 TK627,644,642 TK 241 TK 632 TK 154 TK 138 TK 128, 222 TK 412 TK 151 TK111,112,331 TK 333 TK 411 TK 154 TK 338 TK 128, 222 TK 412 Nhập kho hàng đi đường Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, Tăng do mua ngoài Xuất dùng cho quản lý, bán hàng, chế tạo sản phẩm phục vụ sản xuất TK 133(1) Thuế GTGT được khấu trừ Thuế nhập khẩu Xuất dùng cho XDCB Nhận, cấp, phát, tặng Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến gia công chế biến Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Nhận góp vốn liên doanh Xuất vốn góp liên doanh Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ kế toán tổng hợp VNL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 151 TK 621 TK627,644,642 TK 241 TK 632 TK 154 TK 138 TK 128, 222 TK 412 TK 151 TK111,112,331 TK 333 TK 411 TK 154 TK 338 TK 128, 222 TK 412 Nhập kho hàng đi đường Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, Tăng do mua ngoài Xuất dùng cho quản lý, bán hàng, chế tạo sản phẩm phục vụ sản xuất Thuế nhập khẩu Xuất dùng cho XDCB Nhận, cấp, phát, tặng Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến gia công chế biến Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Nhận góp vốn liên doanh Xuất vốn góp liên doanh Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại  2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 611: Mua hàng + Bên Nợ: phản ánh giá thựctế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ + Bên Có: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, thiếu hụt và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611(1) cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Tài khoản 151: Hàng mua đi đường + Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ + Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu: + Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho * Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ + Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Dư Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho Ngoài ra, trong qúa trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK 133,331,111,112,.... 2.2. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1. Kế toán nguyên vật liệu: - Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611(1) (chi tiết từng loại) Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Hàng đang đi đường - Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoạt động mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Nợ TK 611(1) (chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,.... : Tổng giá thanh toán - Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611(1) (chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua Có TK 411: Nhận cấp phát, nhận vốn góp Có TK 311,336,338: Tăng do đi vay Có TK 128,228: Nhận lại vốn góp liên doanh Số giảm giá, chiết khấu thương mại và vật liệu đã mua trả lại trong kỳ (Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ) Nợ TK 111,112,331,... tổng giá thanh toán Có TK 611(1) (chi tiết từng loại): Giá mua chưa thuế GTGT Có TK 133(1): Thuế đầu vào tương ứng Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111,112,331,... Có TK 711 Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138,334: Số thiếu hụt mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138(1): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 632: Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611(1) (chi tiết từng loại): Trị giá vật liệu tồn kho, đang đi đường cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ tài khoản 611(1) trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua, ....) rồi phân bổ cho từng đối tượng sử dụng Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611(1) (chi tiết từng loại) Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp, trong giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy ghi: Nợ TK 611(1) (chi tiết từng loại): Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài Có TK 111,112,331,...tổng giá thanh toán Các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và hàng mua trả lại (nếu có) Nợ TK 331,111,112,... Có TK 611(1) (chi tiết từng loại) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2. Kế toán công cụ dụng cụ Việc kế toán công cụ dụng cụ nhỏ được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, sử dụng cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính cần phân bổ dần vào chi phí nhiều năm. Kế toán ghi: Nợ TK 242,142 Có TK 611(1) Căn cứ vào số lần phân bổ xác định mức chi phí công cụ dụng cụ trừ dần vào trong kỳ Nợ TK 627,641,642 Có TK 242,142 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 611 TK 111,112,331 TK 412 TK 151,152,153 TK 111,112,331 TK 412 Kết chuyển trị giá vật tư tồn kho đầu kỳ Kết chuyển trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ Tăng do mua ngoài Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Nhận, cấp, phát, tặng NVL, CCDC thực tế xuất dùng trong kỳ Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 151,152,153 TK621,627,641,642 TK 411 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 611 TK 111,112,331 TK 412 TK 151,152,153 TK 111,112,331 TK 412 Kết chuyển trị giá vật tư tồn kho đầu kỳ Kết chuyển trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ Tăng do mua ngoài Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Nhận, cấp, phát, tặng NVL, CCDC thực tế xuất dùng trong kỳ Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 151,152,153 TK621,627,641,642 TK 411 Chương II Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu, CCDC tại Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 I. Đặc điểm chung ở Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 1. Quá trình hình thành và phát triển. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 trực thuộc Cảng Hà Nội, được thành lập theo quyết định số: 1629/TCCB ngày 31/12/1983 Xí nghiệp chính thức chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Xí nghiệp Cổ phần theo quyết định số 1640/QĐ-BXD ngày 03/12/2003 trụ sở của Xí nghiệp đặt tại 78 Bạch Đằng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Xí nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật, có con dấu riêng, có điều lệ và tổ chức hoạt động. Khi mới chuyển đổi Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 có vốn điều lệ là 11.200.000.000 đồng. Cổ phần phát hành lần đầu: 112.000 Cổ phần mệnh giá một cổ phần là 100.000 đồng, trị giá 11.200.000.000 đồng. Trong đó, cổ phần nhà nước: 70.180 cổ phần, trị giá 7.018.000.000 đồng chiếm 62.66% vốn điều lệ, cổ phần bán cho người lao động trong công ty 41.820 cổ phần, trị giá 4.182.000 đồng chiếm 37.84% vốn điều lệ. Tổng số lao động có đến thời điểm cổ phần hoá là: 1.121 người, tổng số lao động chuyển sang xí nghiệp cổ phần là 858 người, tổng số lao động dư là 263 người. Từ một doanh nghiệp nhà nước hoạt chính trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, sau khi cổ phần hoá xí nghiệp đã mở rộng ngành nghề thành sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, bao gồm các lĩnh vực chủ yếu sau: - Xây dựng các công trình công cộng nhà ở và xây dựng khác - Trang trí nội thất, kinh doanh nhà, vật tư, vật liệu xây dựng - Giám sát các công trình xây dựng - Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và các tổ chức kinh tế liên doanh - Sửa chữa các công trình xây dựng - Cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình xây dựng - Cho thuê các loại máy móc thiết bị cơ giới và phương tiện vận tải - Kinh doanh kho bãi - Đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 có 5 đội xây dựng, 1 đội máy và 1 đội quản lý Trong quá trình hoạt động kinh doanh xí nghiệp đã cung cấp nguyên vật liệu và góp phần thi công nhiều công trình dân dụng va công nghiệp có vốn đầu tư trong nước và liên doanh với nước ngoài. Với bề dày kinh nghiệm xí nghiệp đã tạo cho mình một uy tín lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang xí nghiệp cổ phần. Những công trình đã được nhà nước công nhận công trình có chất lượng cao như: Đại học Quốc Gia Hà Nội, Khách sạn Tây Hồ, Khu đô thị Bắc Linh Đàm và nhiều công trình khác. Dưới đây là những chỉ tiêu kinh tế của năm 200...và trong những năm tiếp theo của xí nghiệp khi mới chuyển đổi: Đơn vị tính: triệu đồng TT Các chỉ tiêu chủ yếu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng giá trị sản lượng 200.438 220.000 245.000 2 Tổng doanh thu 151.000 168.000 196.000 3 Vốn điều lệ 11.245 11.245 11.245 4 Các khoản nộp Nhà nước 929,5 1.052 1.240 2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất: Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực như: kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, xây lắp.... Do đó mang nét đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, qúa trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng kéo dài và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng, địa điểm thi công khác nhau cho nên quy trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là khép kín từ giai đoạn thiết kế đến giai đoạn hoàn thiện đưa vào sử dụng và nguyên tắc tổ chức sản xuất là quản lý tập trung. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của xí nghiệp. Hội đồng quản trị (HĐQT) xí nghiệp là cơ quan cao nhất của xí nghiệp giữa hai kỳ đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, phương án tổ chức, cơ chế quản lý của xí nghiệp để thực hiện các nghị quyết của đại hội đồng cổ đông của xí nghiệp. Ban kiểm soát là người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh và điều hành của xí nghiệp. Xí nghiệp được điều hành bởi Giám đốc và các Phó Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và các phòng ban chuyên môn giúp việc như: Phòng Tài vụ, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Kinh tế thị trường, Phòng Tổng hợp, Các phòng ban có các trưởng phòng phụ trách xí nghiệp được HĐQT phê duyệt. Có thể khái quát bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp bằng sơ đồ sau: Qui trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ nhật kỳ chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Xí nghiệp áp dụng hệ thống kế toán mới hiện hành, các dữ liệu kế toán được kiểm tra xử lý bằng máy vi tính. Phương pháp hạch toán kế toán các loại hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp đích danh Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song. 3. Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên kế toán của xí nghiệp, bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức và thực hiện kế toán theo hình thức tập trung Việc tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, đơn giản, đảm bảo sự chỉ đạo chặt chẽ tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đồng thời kết hợp với nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên phòng kế toán và chuyên môn hoá công tác kế toán của bộ phận kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán VL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán NH, vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán ở các đội s * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn xí nghiệp. Kế toán trưởng giúp giám đốc xí nghiệp chấp hành các chính sách chế độ quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về chế độ lao động, việc sử dụng quỹ tiền mặt và quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán. * Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định: Có nhiệm vụ thực hiện ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, vật liệu và công cụ dụng cụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi đó, chương trình phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết có liên quan. * Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho khối văn phòng của xí nghiệp. Kế toán tổng hợp lương còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lương của tất cả các công trình theo quy định hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành. * Kế toán ngân hàng, vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra các khoản thanh toán với người bán và các đơn vị nội bộ trong công ty, kiểm tra theo dõi các khoản TGNH, tiền vay ngân hàng, có nhiệm vụ viết uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu để thực hiện các khoản thanh toán với khách nợ và chủ nợ. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của xí nghiệp căn cứ vào phiếu thu, chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền * Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong qúa trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp tập hợp chi phí và tính giá thành cho từngười công trình, công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán định kỳ 4. Hình thức hạch toán. Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức nhật ký chung việc áp dụng hình thức này đã mang lại cho xí nghiệp những kết quả đáng quan tâm, biểu hiện được những ưu điểm trong công tác kế toán áp dụng trên máy vi tính. Hình thức kế toán nhật ký chung áp dụng tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh Đội 1 Đội 2 Đội 3 Đội 5 Đội máy Đội quản lý Đội 4 Phòng tài vụ Phòng KH-KT Phòng KTTT Phòng tổng hợp Ban dự án khu CN Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc Giám đốc Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông Ban kiểm soát II. Thực tế hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp: Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp công trình nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất có các đặc thù riêng. Để xây dựng các công trình lớn cần phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch,..., thép bao gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn, thép tấm, thép gai... các loại gạch.... Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông nghiệp như: gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha và các loại vật liệu khác. Khối lượng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lượng lớn như: xi măng, cát, gạch, thép, có những loại sử dụng ít như: đinh, ốc, các loại công cụ dụng cụ trong xí nghiệp gồm: găng tay, máy hàn... Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng. Qua đó thấy được vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng. Ngoài việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu cũng có sự khác biệt. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các đại lý trong địa bàn, vận chuyển thuận tiện và nhanh chóng, có loại vật liệu xí nghiệp phải đi mua ở xa như: vôi, cát,..., có những loại có thể bảo quản ở kho như: xi măng, sắt thép, đồ kim khí, đồ mộc. Có những loại vật liệu phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho, phải để ngoài trời như: cát, sỏi, vôi, đá.... gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt, mất mát ảnh hưởng đến quá trình xây dựng công trình, đến giá thành công trình. Vì vậy, xí nghiệp cần thiết phải có biện pháp vận chuyển, bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu. Việc thu mua vật liệu có thể do các đội tự mua, có thể do phòng KHTH vật tư cấp hoặc điều động từ các đơn vị khác về. Việc cung cấp vật liệu được dựa trên cơ sở định mức tiêu hao vật liệu của Nhà nước. Khi lượng vật liệu sử dụng vượt qúa định mức thì các đội phải giải trình, nếu không giải trình được thì phần vượt định mức đó phải được khấu trừ vào lãi của các đội, của công trình. Hàng tháng, các đội lập kế hoạch thực hiện số lượng cùng với dự trù sử dụng vật liệu. Khi mua vật liệu, cán bộ tiếp liệu của phòng KHTH vật tư làm thủ tục nhập kho. Sau đó, kèm theo các chứng từ hợp lệ, kế toán các đội viết phiếu xin lĩnh tiền để trả cho bên bán. Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu ở xí nghiệp còn nhiều khó khăn cần tháo gỡ. Do hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đòi hỏi khối lượng vật tư lớn và phải bảo đảm tiến độ thi công của công trình nên vật tư luôn được tính toán trước và dự trữ trong kho tránh tình trạng khan hiếm vật tư làm ảnh hưởng đến công trình. Do vậy trường hợp mua vật tư về xuất ngay không qua kho là không có. 2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu: 2.1. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua và chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu nhập kho cũng khác nhau. Do vậy, chúng đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế trên thị trường, là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua gồm có chi phí vận chuyển thì được tính cho vật liệu đó. Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Do xí nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. 2.2. Đối với vật liệu xuất kho Do đối tượng vật tư sử dụng của xí nghiệp rất lớn, chủng loại đa dạng tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên nên xí nghiệp đã sử dụng giá hạch toán hàng ngày. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. 3.1. Hạch toán ban đầu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Tất cả các trường hợp nhập, xuất tồn kho phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo đúng chế độ đã quy định làm cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. - Thủ tục nhập kho Nhân viên cung ứng của đội, xí nghiệp nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật tư, khi vật tư về đến kho thì nhânviên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội, xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật tư, số lượng, chất lượng ghi trên hoá đơn với thực tế, nếu thấy đúng thì làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Một liên giao thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho - Một liên kẹp với hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị, xí nghiệp giữ để đối chiếu Trước đây, xí nghiệp kí hợp đồng mua vật tư và thường nhập thẳng về kho của xí nghiệp. Đội nào có nhu cầu về vật tư sẽ viết giấy xin cấp vật tư. Tuy nhiên, do áp dụng linh hoạt quy chế để các đội được phép tự mua vật tư theo các quy định của xí nghiệp nên hiện nay công trình ở đâu có kho tại chân công trình đó.  Cụ thể: Trong tháng 2 năm 2004, xí nghiệp đã mua vật tư của công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Ngân Hà và nhận được hoá đơn sau: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 02 - B Ngày: 19 tháng 2 năm 2004 HĐ: 0016648 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX và XNK Ngân Hà. Địa chỉ: 13/3 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101298311 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trí Dũng Đơn vị: Đội 4 - Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc MS: 0100104933 - 1 TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000 Cộng tiền hàng: 16.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế. 1.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu sáu trăm nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dáu, ghi rõ họ tên)  Khi vật liệu về đến kho căn cứ vào hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ cho nhập kho và tiến hành nhập kho số hàng thực nhập. Phiếu nhập kho Số: 02 MS 01-VT Ngày 19 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Ngân Hà. Theo HĐ số 0016648 ngày 19/2/2004. Nhập tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi. TT Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sen vòi tăm Joden bộ 50 320.000 16.000.000 16.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.600.000 Viết bằng chữ: Mười bảy triệu sáu trăm nghìn đồng. Ngày 19 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)  Cũng trong tháng 2 năm 2004, xí nghiệp đã mua máy hàn TQ 15 KVA của công ty kỹ thuật Điện thông và nhận được hoá đơn sau: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 02 - B Ngày: 25 tháng 2 năm 2004 HĐ: 031797 Đơn vị bán hàng: Công ty Kỹ thuật Điện thông Địa chỉ: 418 Bạch Mai - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100100777 - 1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tuấn Anh Đơn vị: Đội 4 - Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc MS: 0100104933 - 1 TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy hàn TQ 15 KVA cái 1 3.220.000 3.220.000 Cộng tiền hàng: 3.200.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế. 161.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.381.000 Số tiền viết bằng chữ: ba triệu ba trăm tám mươi mốt nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Khi vật liệu về đến kho căn cứ vào hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ cho nhập kho và tiến hành nhập kho. Ta có phiếu nhập kho như sau: Phiếu nhập kho Số: 06 MS 01-VT Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Nợ: QĐ số 1141 TC/CĐKT Có: Ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Công ty Kỹ thuật Điện Thông. Theo HĐ số 031797 ngày 25/2/2004. Nhập tại kho: Công trình sửa chữa nhà khách Viện Nhi. TT Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy hàn TQ 15 KVA bộ 1 3.220.000 3.220.000 3.220.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 161.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.381.000 Viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm tám mươi mốt nghìn đồng. Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) - Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất, căn cứ vào định mức tiêu hao cho từng công việc, hạng mục công trình các đội viết giấy xin tạm ứng vật tư. Nhân viên kế toán đội