Chuyên đề Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao

m 1993 là năm đánh dấu một bước ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ trưởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà nước, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lí. Là một doanh nghiệp nhà nước lấy thu bù chi là chính nhưng vẫn coi mục tiêu chính trị là chính. Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà nước về sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, ngày 27/12/1996 Bộ Trưởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mô hình doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Xí nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản ở ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng, được thu ngoại tệ, sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà nước. Trụ sở của xí nghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn –Hai Bà Trưng- Hà Nội. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, vì thế Xí nghiệp ôtô V75 có hoạt động phục vụ công ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của V75 là: - Vận tải ôtô phục vụ đưa đón các đoàn khách quốc tế quan trọng của Đảng và Nhà nước, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại Hà Nội. -Cung cấp lái xe phục vụ công tác cho các Sứ quán nước ngoài tại Việt Nam hoặc các Sứ quán Việt Nam tại nước ngoài. Ngoài ra, để tận dụng các phương tiện nhàn rỗi và khai thác các ưu thế sẵn có của mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau: - Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể được huy động sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, cưới hỏi.. - Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán và khách hàng khi có yêu cầu. - Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán và các tổ chức nước ngoài khi có yêu cầu. * Cơ cấu tổ chức. Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dưới hình thức trực tuyến tham mưu + Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Bộ trưởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và uỷ quyền. + Văn phòng bao gồm: - Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lượng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công tác khen thưởng kỉ luật. - Bộ phận lao động-tiền lương: xây dựng chế độ tiền lương,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. chế độ thưởng phạt, quản lí quĩ lương và giải quyết các chế độ khác. - Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí nghiệp. - Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn thư, đánh máy, lên lịch hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75 Văn phòng Các tổ chức đoàn thể Ban Giám Đốc Phòng kinh tế- kế hoạch - điều vận Phòng kế toán- tài chính- thống kê Phòng kĩ thuật – vật tư Các xưởng sửa chữa Đội xe MIA Đội xe Nghĩa Đô Đội xe Ngô Quyền Đội xe Vạn Phúc Lãnh đạo trực tiếp Kiểm tra giám sát Phối hợp ngang Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75 Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận: - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích được giao cho xí nghiệp. - Điều tra khảo sát thụ trường vận tải, lập các phương án kinh tế, các dự án. tổ chức qui trình và phát triển hoạt động đầu tư, kinh doanh sản xuất. - Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón khách, khai thác năng lực vận tải. - Hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón khách, khai thác vận tải của các đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp. - Tham mưu cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch của xí nghiệp. Phòng kĩ thuật- vật tư: - Quản lí kĩ thuật, phương tiện, hướng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệ mới trong hoạt động vủa xí nghiệp. - Tổ chức cung ứng vật tư phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống kho tàng, bảo tàng vật tư, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư. Đề xuất các phương án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ôtô. Phòng kế toán- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận: - Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp, thanh toán nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa. Cung cấp tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp. - Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các công tác hạch toán ban đầu ở các bộ phận, thu thập thông tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu để tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp. - Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện kế hoạch tài chính. Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảo mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bộ phận tài chính còn có nhiệm vụ giúp Giám đốc tiến hành thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh và các hợp đồng kinh tế một cách có hiệu quả nhất. Đảm bảo thực hiện chế độ chính sách và xây dựng các phương án giá thuộc phạm vi của xí nghiệp. Bên cạnh đó, xí nghiệp còn có các tổ chức khác như: Đảng uỷ xí nghiệp, công đoàn, Đoàn Thanh niên, Tự vệ, Nữ công… có vai trò phối hợp cho các hoạt động của xí nghiệp được hoàn chỉnh và hoàn thiện hơn. 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất Là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, xí nghiệp có một hệ thống cung cấp dịch vụ tương đối đơn giản, đa dạng. Xí nghiệp có 4 đội xe: Đội xe Ngô Quyền, Vạn Phúc, Nghĩa Đô, MIA. Mỗi đội xe có khoảng 30-40 xe và có một đội trưởng. Mỗi đội xe được chia thành các tổ xe, gồm khoảng từ 10-20 xe, và có một tổ trưởng. Các đội xe chịu sự giám sát chặt chẽ của Ban Giám đốc, phòng kế hoạch, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà xí nghiệp đã kí. Xí nghiệp tạo điều kiện cho các đội xe tự khai thác hợp đồng vận tải nhưng dưới sự giám sát của phòng kĩ thuật- điều vận. Nhờ việc trao quyền tự chủ cho các đội xe đã mang lại nguồn thu lớn cho xí nghiệp. Hằng ngày, đội trưởng nhận báo cáo từ các tổ trưởng để báo cáo lên Giám đốc về tình hình quản lí tài sản và lao động, lái xe, tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải chấp hành lệnh điều xe, theo dõi kiểm tra việc giám sát thi hành nhiệm vụ của lái xe, bảo đảm an toàn kĩ thuật của các xe. Ngoài 4 đội xe trên, xí nghiệp còn có hay xưởng sửa chữa đặt tại 27 Lê Duẩn và Dịch Vọng. Xưởng sửa chữa, chuyên cung cấp dịch vụ cho các khách trong nội bộ ngành và khách có nhu cầu. Đây là những nét chung nhất về xí nghiệp. Chính điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch ngân sách tại doanh nghiệp. 2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Như vậy, V75 là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, cung cấp dịch vụ vận tải trên các mặt như vận tải hành khách, sửa chữa- bảo dưỡng, cho thuê xe cùng người lái, và một số hoạt động hỗ trợ dịch vụ khác như: bán xăng dầu, bán vật tư, bán phụ tùng…trừ vận tải hàng hoá. Là doanh nghiệp dịch vụ nên V75 có hệ thống ngân sách tương tự các công ty dịch vụ vận tải đường bộ. Kế hoạch ngân sách sẽ được bắt đầu bằng việc dự tính sản lượng vận tải. Điều chi phối rất lớn đến kế hoạch ngân sách tại V75 đó là xí nghiệp là doanh nghiệp nhà nước, chịu sự chỉ đạo và định hướng từ Đảng uỷ xí nghiệp, Bộ Ngoại giao. Tất cả các hoạt động của xí nghiệp đều phải thông qua Bộ chủ quản và Đảng uỷ xí nghiệp. Kế hoạch được xây dựng tại xí nghiệp không chỉ kế hoạch ngân sách mà tất cả các kế hoạch khác đều phải trình Đảng uỷ và Bộ xem xét, phê duyệt. Điều đó đã làm cho xí nghiệp phải có tinh thần trách nhiệm hơn trong hoạt động, và hăng hái thi đua để giành thành tích. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có một nhược điểm là doanh nghiệp do chưa được toàn quyền quyết định nên không thể xây dựng cho mình những mục tiêu bản thân muốn theo đuổi. Nếu xí nghiệp có mong muốn với những mục tiêu đột phá thì cũng rất dễ nản lòng nếu không được Bộ và Đảng uỷ xét duyệt. Đây không chỉ là nhược điểm mà riêng V75 gặp phải mà là tình trạng chung của các doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Và điều khá đặc biệt so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác, V75 là một doanh nghiệp hoạt động công ích. Đây là đặc điểm chi phối lớn nhất đến kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp. Nhiệm vụ công ích phải được đặt lên hàng đầu, xí nghiệp có tham gia kinh doanh khi nhàn rỗi. Chính vì vậy V75 có được đặc cách trong việc vận chuyển hành khách tại những hội nghị quan trọng, là doanh nghiệp độc quyền trong phân khúc thị trường này. Khách hàng của V75 là khách hàng quan trọng, là nguyên thủ quốc gia hay lãnh đạo cao cấp. Một phần thu nhập kinh doanh có được cũng là do phục vụ các hội nghị này. Đó chính là những khách hàng đi theo đoàn (các doanh nhân đi theo để tìm kiếm cơ hội đầu tư chẳng hạn) nhưng không thuộc sự chi trả của Bộ Ngoại giao. Vì vậy đặc điểm của ngân sách trong xí nghiệp là phải tính riêng phần phục vụ công ích và phần kinh doanh, chỉ có phần kinh doanh phải chịu thuế VAT, và giá cả phục vụ công ích sẽ do Bộ Ngoại giao phê duyệt, doanh nghiệp tự đặt giá tại phần kinh doanh. Với những điểm như trên, phần nào chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của ngân sách tại xí nghiệp. Ngân sách phải làm sao biểu đạt một cách rõ ràng giữa kinh doanh và công ích để thuận tiện cho việc tính thuế, biểu hiện nhiệm vụ công ích mà Bộ Ngoại giao giao phó. Để hiểu các nhà xây dựng ngân sách tại xí nghiệp đã làm gì để thể hiện tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách, phần tiếp theo sẽ xem xét, đánh giá một cách chi tiết. II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. 1. Phương pháp xây dựng. Tại xí nghiệp hiện nay đang áp dụng phương pháp xây dựng ngân sách từ dưới lên. Có nghĩa là ngân sách được thiết lập bắt đầu bởi việc dự toán của các cán bộ phòng ban. Sau đó ngân sách sẽ được tổng hợp lại và trình lên Ban kế hoạch xem xét. Ban này được thành lập để cùng nhau xây dựng kế hoạch cho toàn xí nghiệp bao gồm những cán bộ chủ chốt của các phòng ban chuyên môn và Ban giám đốc, Đảng uỷ, các hội, đoàn thể. Sau khi ngân sách dự tính được trình lên, Ban kế hoạch sẽ xem xét, thảo luận để cùng với các cán bộ xây dựng hoàn thiện các dự toán ngân sách. Cuối cùng ngân sách được trình lên Bộ Ngoại giao xem xét, chỉnh sửa lần nữa nếu còn thiếu sót, và phê duyệt. Ngân sách được phê duyệt và trở thành ngân sách của toàn doanh nghiệp. Như vậy qui trình xây dựng được thiết lập với những thuận lợi thuộc về những nhà xây dựng ngân sách vì họ sẽ được toàn quyền quyết định trong việc soạn thảo. Phương pháp xây dựng như hiện nay có thể nói là phù hợp với xí nghiệp. Bởi vì hiện tại công việc kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra rất đều đều. Xí nghiệp không có những mục tiêu hay tham vọng quá lớn như tăng doanh thu, giảm chi phí, hay tăng thị phần… Vì thế phương pháp xây dựng này không bị ảnh hưởng bởi nhược điểm cán bộ xét duyệt không đồng ý với ý kiến của cán bộ xây dựng do không thể hiện được mục tiêu định hướng của doanh nghiệp. Mặt khác, phương pháp xây dựng này cũng không bị ảnh hưởng bởi nhược điểm cán bộ xây dựng có xu hướng tư duy bằng phép cộng trong các bản dự toán ngân sách. Vì thực tế thì công việc kinh doanh qua các năm không có thay đổi nhiều, cán bộ xây dựng chỉ cần dự toán dựa trên kết quả thực hiện của năm trước cộng thêm phần trăm thay đổi nào đó- phần trăm này có thể theo tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ theo doanh thu được tổng hợp qua các năm. Điều đáng bàn ở đây là tại sao một phương pháp được coi là ít được sử dụng trong các doanh nghiệp do những nhược điểm đã trình bày trong chương I, lại là phù hợp với V75 ? Phần lí giải về nguyên nhân đã được trình bày ở trên. Chỉ có điều sự phù hợp đấy lại là sự phù hợp dựa trên một nhược điểm lớn cho sự phát triển của một doanh nghiệp có nhiều lợi thế như V75. Sự phù hợp này là sự phù hợp do xí nghiệp không có những chiến lược hay mục tiêu dài hạn hoặc đột phá nào. Có rất nhiều các doanh nghiệp nhà nước tự hạch toán như V75 nhưng họ đã đề ra cho mình nhiều mục tiêu cao hơn chứ không chỉ là hoàn thành nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Liệu V75 có nên chỉ dừng lại ở việc đưa đón các đoàn ngoại giao theo sự chỉ đạo của Bộ Ngoại giao, khi có trong tay rất nhiều phương tiện hiện đại, với những loại xe sang trọng, và đặc biệt là mác nhà nước mà không phải doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nào cũng có? Câu trả lời này không chỉ thuộc về các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà sự quyết định còn thuộc về phía Nhà nước. 2.Qui trình xây dựng Hình 6: Quy trình xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp. Ngân sách cung cấp dịch vụ P. Kế hoạch P. lao động tiền lương Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Ngân sách chi phí lao động Ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Vật tư tổng hợp Xăm lốp Nhiên liệu P. Kế toán P. Kỹ thuật vật tư Ngân sách cung cấp dịch vụ và quản lí Dự báo kết quả SXKD Dự báo bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán Ngân sách đầu tư Kế toán + Kế hoạch + Kĩ thuật Chú thích Ngân sách tại xí nghiệp không được xây dựng Ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng Biểu thị bước đi của qui trình hoạch định ngân sách Biểu thị đơn vị thực hiện xây dựng Đơn vị xây dựng Nguồn: Tác giả tự biên soạn. Như vậy tại xí nghiệp, ngân sách được xây dựng theo một qui trình khá hợp lí, bắt đầu từ việc dự tính ngân sách cung cấp dịch vụ, tiếp đó là các ngân sách chi phí và cuối cùng là các báo cáo. Tuy nhiên, có một số ngân sách không được thiết lập, đặc biệt là các báo cáo ngân sách tài chính dự báo. Chi tiết của vấn đề này sẽ được trình bày riêng thành các mục như dưới đây: 2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu) Ngân sách cung cấp dịch vụ tại xí nghiệp thực chất là dự tính sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng… và giá cung cấp dịch vụ. Ngân sách doanh thu được thiết lập sau khi tiến hành dự báo sản lượng vận tải( bởi phòng kế hoạch điều vận), sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng ( bởi phòng kĩ thuật – vật tư), doanh thu bán vật tư, doanh thu lao động, và giá cung cấp dịch vụ( thuộc trách nhiệm của phòng Kế toán – thống kê - tài chính ) 2.1.1. Dự toán doanh thu 2.1.1.1. Đặc điểm của doanh thu Doanh thu cung cấp dịch vụ của xí nghiệp bao gồm: + Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách + Doanh thu từ hoạt động sửa chữa – bảo dưỡng + Doanh thu từ hoạt động bán vật tư + Doanh thu cung cấp lao động Các loại doanh thu được phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh. Sau đó được phân chia theo đối tượng khách hàng Bảng 8: Ngân sách doanh thu dự báo năm 2004 Chỉ tiêu Sản lượng Đơn giá Thành tiền Tỉ giá Doanh thu VNĐ $ I. Vận tải 1500000 6758472400 300908 6758472400 1.Phục vụ công ích 1140300 5602152400 262908 5602152400 - Nội bộ ngành 72200 4100 296020000 296020000 - Quốc tế 730300 0.36 4022492400 262908 15300 4022492400 - Các cơ quan khác 337800 3800 1283640000 1283640000 2. Kinh doanh 259700 1156320000 1156320000 - Quốc tế 100000 0.38 581400000 38000 581400000 - Các đối tượng khác 159700 3600 574920000 574920000 II. BD- SC và dịch vụ khác 32641 1305800000 1. BD- SC 1034 1100000 1295800000 32641 1295800000 a. Phục vụ công ích 383 421300000 421300000 b. Kinh doanh 795 874500000 32641 874500000 - Các đối tượng 341 375100000 375100000 - Quốc tế 454 499400000 32641 499400000 2. Các dịch vụ khác 10000000 III. Bán vật tư 716000000 1. Phục vụ công ích 616000000 - Các đối tượng 787500000 - Quốc tế 595540000 2. Kinh doanh 100000000 - Các đối tượng 50000000 - Quốc tế 50000000 IV. Cung cấp lao động 24675 377527500 Tổng 358224 9157799900 Nguồn: Báo cáo ngân sách doanh thu dự báo năm 2004 Như vậy, ngân sách được trình bày khá là chi tiết và dễ hiểu. Phần công ích và kinh doanh được tách bạch, và chi tiết đến từng loại khách hàng. Điều này đảm bảo tiện lợi cho việc tính doanh thu công ích và kinh doanh và so sánh khi được kiểm soát. 2.1.1.2 Dự báo sản lượng vận tải V75 sử dụng phương pháp dự báo sản lượng vận tải qua sản lượng bình quân . Ví dụ: Kế hoạch sản lượng vận tải năm 2005: Tổng km sản lượng: Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12 Tổng AKHI: là tổng số xe tham gia kì kế hoạch Tổng AKHI = Tổng Ac + Ađt – Atl = 133 +0 –9 =124 (chiếc) Tổng Ac: số xe hiện có của xí nghiệp :133 Adt: số xe sẽ đầu tư thêm: 0 Atl: số xe sẽ thanh lí: 9 Lchgi: Sản lượng bình quân tháng của mác xe i ( Chi tiết theo mác xe) Lchgi = Avdi x Lni Avdi: số ngày xe doanh vận hàng tháng của mác xe thứ i Lni: Km bình quân xe chạy bình quân của mác xe thứ i Qua kết quả tính toán đã xác định được sản lượng vận tải năm 2005 là 1.400.000 km. Sau đó dựa trên tỉ trọng sản lượng vân tải phục vụ công ích thường chiếm hơn 70%, xí nghiệp xác định sản lượng phục vụ công ích là 1.046.000km ( chiếm74.71% tổng sản lượng) *Nhận xét: Xí nghiệp áp dụng phương pháp dự tính sản lượng vận tải dựa trên sản lượng bình quân, thực chất là dựa trên năng lực vận tải là hợp lí. Vì xí nghiệp không được toàn quyền quyết định trong việc đổi mới, mua sắm phương tiện, đặc biệt là phương tiện lễ tân. Kế hoạch sản lượng vận tải được dự tính sau khi có kế hoạch mua sắm, thanh lí, đổi mới phương tiện. Thực tế thì tại xí nghiệp trong những năm qua việc mua mới phương tiện gần như không được thực hiện. Nguyên nhân là do nguồn vốn của xí nghiệp không lớn để có thể tiến hành mua các phương tiện đắt tiền. Vì thế xí nghiệp đã có những kiến nghị lên Bộ Ngoại giao để tiến hành chi trả cho các khoản tiền này nhưng hầu như không được chấp thuận. Nguyên nhân vì sao sẽ được trình bày trong phần ngân sách đầu tư. Việc dự tính ra sản lượng vận tải phục vụ công ích với những con số hơn 70% trong tổng sản lượng vận tải không phải là không có nguyên cớ. Vì theo luật, doanh nghiệp sẽ được tính là doanh nghiệp công ích khi doanh thu công ích chiếm từ 70% doanh thu toàn xí nghiệp. Các nhà xây dựng kế hoạch đã cố gắng để doanh thu công ích nằm trong giới hạn này. Ví dụ Bảng 9: Kế hoạch sản lượng vận tải qua các năm Đơn vị: Km Mác xe 2001 2002 2003 2004 1. Mercedes các loại 38400 63000 70000 120000 2. Chairman CM600L 19200 30000 4000 36000 3. Toyota Crown 124000 129000 36000 0 4. Toyota các loại 85000 133000 62000 60000 5. Toyota Landcruiser 15000 35000 127000 144000 6. Toyota Hiace 140400 128000 140000 150000 7. Toyota Coaster 62400 75000 58000 71000 8. Nissan các loại 20600 45000 79000 60000 9. Nisan Civiliar 60000 65000 35000 26000 10. Mazda 626 35000 58000 58000 40000 11. Mitsubishi Pajero 950000 739000 60000 56000 12. Volga 6000 32000 13. Huyndai XG 35000 25000 14. Huyndai 730000 680000 Tổng 1550000 1500000 1500000 1500000 Nguồn: Báo cáo kế hoạch vận tải tại Xí nghiệp ôtô V75 qua các năm Như vậy, qua biểu đồ trên cho thấy, sản lượng vận tải được lập cho các năm gần đây tương tự nhau. Điều này cho thấy năng lực vận tải của xí nghiệp qua các năm không có thay đổi nhiều. Đây lại một lần nữa cho thấy phương tiện hiện nay của xí nghiệp không được đổi mới. Việc năng lực vận tải không thay đổi nhiều qua các năm và có xu hướng giảm trong năm 2005 ( chỉ còn 14.400.000 km) là một khó khăn lớn với không chỉ của xí nghiệp, mà còn với cả Bộ Ngoại giao khi nhu cầu tăng đột biến. 2.1.1.3. Dự toán sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng. Doanh thu từ hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng tại xí nghiệp chủ yếu thu được từ việc sửa chữa- bảo dưỡng các phương tiện hiện có tại xí nghiệp và của các Bộ, ban, ngành. Doanh nghiệp dùng một số chỉ tiêu từ việc dự tính sản lượng vận tải. Trên cơ sở những đặc điểm kĩ thuật của loại xe, và tình hình diễn biến doanh thu trong các năm xác định được doanh thu từ sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng năm 2005 như sau: Dựa trên kế hoạch vận tải năm 2005 thì số xe hoạt động của xí nghiệp hoạt động trong 6 tháng không đạt tới km bảo dưỡng nên áp dụng tính theo thời gian. Con số tính toán cụ thể như sau: Sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng xe nội bộ a. Sửa chữa nhỏ theo km trong đó: + Công ích: 459000 km : 1000 km/scn =459 SCN = 459: 3lần/1BD2 = 153 BD2 + Kinh doanh: 354000 km : 1000 km/scn = 354 = 118 BD2 b. Sửa chữa lớn ( theo thực tế tại xí nghiệp) + Công ích: 2 SCL = 20BD2 + Kinh doanh : 2 SCL = 20BD2 c. Bảo dưỡng theo thời gian 86 xe *2BD2/xe năm + 9 xe * 3 BD2/xe năm =199 BD2 trong đó: + Công ích: 119 BD2 + Kinh doanh: 80 BD2 d. Sửa chữa cho MIA 499840000 VND : 1100000 VND/BD2 = 454 BD2 e. Sửa xe ngoài: + Công ích: 10000000 VND : 1100000 VND/BD2=91BD2 + Kinh doanh: 80000000 : 1100000 VND/BD2 = 73 BD2 g. Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị qui đổi 1500 h công : 30 h công BD2 = 50 BD2 Từ đó tính được sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng năm 2005 là: 1178 BD2. Sau đó nhân với đơn giá một BD2 sẽ tính được doanh thu từ hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng. Giá này cũng được tính tương tự như giá cung cấp vận tải và sẽ được trình bày trong mục dưới đây. 2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Giá tại xí nghiệp được phân thành hai loại: Một loại do Bộ Ngoại giao phê duyệt và một bộ phận do doanh nghiệp tự quyết định. Phần phê duyệt là phần tính cho giá cung cấp dịch vụ công ích, giá này không tính thuế VAT. Phần còn lại là phần giá giành cho việc kinh doanh. Công việc tính giá do phòng Kế toán – thống kê- tài chính đảm nhận. Với giá cung cấp dịch vụ công ích, giá cả được tính theo phương pháp cộng tất cả các chi phí vào giá. Doanh nghiệp sau khi xác định được giá thành sẽ trình với Bộ Ngoại giao phê duyệt. Sau đó mức giá này sẽ được dùng cho việc tính doanh thu cung cấp dịch vụ công ích. Tuy nhiên, Bộ Ngoại giao không phê duyệt theo từng năm một mà thường dùng mức giá này cho khoảng 2,3 năm. Nếu không đủ để bù đắp chi phí thì theo luật xí nghiệp sẽ được nhận khoản bù đắp này và được tính vào doanh thu cung cấp dịch vụ công ích. Như vậy, sẽ có hai trường hợp xảy ra: Nếu mức giá là phù hợp, Bộ Ngoại giao sẽ không phải bù đắp cho doanh nghiệp. Doanh thu chỉ phải tính một lần và doanh nghiệp không cần phải báo cáo xin bù đắp. Thứ hai, nếu mức giá không phù hợp Bộ Ngoại Giao sẽ phải xem xét để bù đắp và doanh nghiệp sẽ phải báo cáo phần phải bù đắp. Điều đó cho thấy việc tính giá và phê duyệt giá như vậy thường không phản ánh kịp thời diễn biến về chi phí trên thị trường. Nếu xí nghiệp cần phải bù đắp thì cũng gặp không ít khó khăn do qui trình xin bù đắp khá là phức tạp, mất nhiều thời gian, và thủ tục hành chính… Về phía giá cả cung cấp dịch vụ kinh doanh: giá cả không phải là sự cộng tất cả chi phí vào giá. Nhìn chung so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải khác mức giá trung bình cho một km vận tải không phải là cao, nhưng điều khác là xí nghiệp tính giá theo ngày doanh vận. Tức khách hàng phải trả cước phí cho cả ngày doanh vận bình quân của mác xe đó cho dù họ có dùng ít hơn đi chăng nữa. Điều đó đã làm cho V75 có giá khá cao so với các doanh nghiệp khác, đặc biệt là các hãng taxi. Mức giá này được tính riêng cho từng mác xe và theo đối tượng khách trong nước hay quốc tế. Giá càng cao khi mác xe càng sang trọng. Phương pháp tính giá cho hoạt động kinh doanh như vậy là phù hợp bởi doanh nghiệp không có ý định nhằm tới khách hàng có nhu cầu đơn giản là vận chuyển, mà là khách hàng có thu nhập cao, cần mác xe sang trọng. Giá cao không phải là vấn đề lớn đối với họ. Riêng đối với giá cung cấp dịch vụ sửa chữa- bảo dưỡng, xí nghiệp không phân biệt giá công ích và kinh doanh. Mức giá này là mức giá doanh nghiệp xác định trên cơ sở cộng tất cả các chi phí vào giá và mức giá trên thị trường. Trung bình một BD2 có giá là 1.100.000 đồng. Mức giá này nhìn chung là không cao so với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện nay tại xí nghiệp doanh thu từ hoạt động này có xu hướng giảm là do thiết bị dùng để kinh doanh đã cũ kĩ và lạc hậu so với các doanh nghiệp khác như Việt Nhật motor, hay các cơ sở tư nhân trên thị trường Hà Nội. Đặc biệt là do thị trường sửa chữa- bảo dưỡng cũng có thay đổi lớn, theo hướng mua xe và sửa chữa theo hãng. Chính vì thế ưu thế cạnh tranh của V75 thực sự đã giảm, chỉ còn lại thị phần là phục vụ nhu cầu trong nội bộ ngành mà thôi. Các chi phí gián tiếp được phân bổ vào giá luôn được các nhà lập kế hoạch cố gắng phân bổ theo tỉ lệ doanh thu