Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định tại Công ty Hoàng Trà

ản vay, quyết toán vật tư, báo cáo thẩm định kết quả… b. Việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hoàng Trà Hiện nay, tại công ty hệ thống hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998. Hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, tại công ty sử dụng các sổ sách sau: Sổ Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết: Gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài sản, vật tư, thành phẩm, các tài khoản công nợ, các tài khoản chi phí sản xuất như: +Sổ tài sản cố định +Sổ chi tiết tiền vay +Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ +Các sổ chi tiết chi phí giá thành +Thẻ tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành Ngoài các sổ tổng hợp và chi tiết trên, Công ty không sử dụng một loại sổ nhật ký đặc biệt nào khác. Quy trình hạch toán TSCĐ trên hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung như sau:(Sơ đồ 8) Sơ đồ 8: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Hoàng Trà Nhập dữ liệu vào máy hàng ngày Quan hệ đối chiếu Chuyển số liệu đinh kỳ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211,214 Bảng CĐ số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Báo cáo kế toán về TSCĐ 2.2. Đặc điểm TSCĐ trong Công ty, phân loại và tính giá TSCĐ 2.2.1. Đặc điểm Là một công ty xây lắp, vì vậy TSCĐ luôn là một bộ phận không thể thiếu trong các tư liệu lao động mà Công ty sử dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là những máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công các công trình. Hiện tại, Công ty không có TSCĐ vô hình mà chỉ xem xét TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình trong Công ty hầu hết là những đơn vị tài sản độc lập có giá trị nhỏ dưới 100 triệu đồng, và một số là dây chuyền sản xuất có giá trị. Phần lớn những tài sản này được sản xuất ở trong nước, một số được nhập từ các nước Liên xô, Trung Quốc, Nhật Bản, một số đã lạc hậu, lỗi thời cần được thay thế sửa chữa nhiều như cẩu, máy cắt, bàn phá đá, ôtô vận tải… Trong những năm gần đây, TSCĐ trong Công ty đã được đầu tư đổi mới nhiều với nguồn chủ yếu từ vay tín dụng. Năm 2002 vừa qua Công ty đã đầu tư 1.029.011.324 đồng vào việc sửa chữa và mua sắm mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Việc đầu tư trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thay thế dần máy móc cũ là mục tiêu lâu dài của Công ty nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của TSCĐ. 2.2.2. Phân loại TSCĐ trong Công ty Trong Công ty, TSCĐ hữu hình bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có kết cấu và công dụng, tính chất đầu tư khác nhau. Vì vậy, để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, kế toán đã phân chia TSCĐ hữu hình của Công ty thành từng nhóm dựa trên 3 tiêu thức chính. Thứ nhất, TSCĐ trong Công ty được phân chia theo nguồn hình thành Với cơ cấu được bố trí như sau: Chỉ tiêu ( năm 2002) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) +TSCĐ từ nguồn vốn tự bổ sung 4.769.724.961 48,66 +TSCĐ từ nguồn vốn vay ngân hàng 5.032.422.524 51,34 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Qua con số trên ta thấy, phần lớn TSCĐ trong Công ty được hình thành từ nguồn vốn vay tín dụng (chiếm 51,34%) còn lại là từ nguồn vốn tự bổ sung. Với tỷ trọng vốn vay lớn như thế chứng tỏ công ty đã tận dụng khá triệt để lợi ích của đồng vốn vay để đầu tư vào TSCĐ. Tuy nhiên, cùng với điều này nếu Công ty không có kế hoạch trả nợ và khai thác TSCĐ hợp lý thì lãi suất của các khoản vay sẽ trở thành gánh nặng cho Công ty. Thứ hai, Công ty phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng. Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành các nhóm: Chỉ tiêu(năm 2002) Nguyên giá(đ) Tỉ trọng (%) +TSCĐ dùng trong SXKD 9.537.144.795 97,29 +TSCĐ hữu không dùng, chờ xử lý 265.002.700 2,71 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Như vậy, TSCĐ trong Công ty không sử dụng hoặc đang chờ xử lý chiếm tỷ trong rất nhỏ trong tổng giá trị TSCĐ. Tuy nhiên, thực trạng này không phải là một biểu hiện tốt vì thực tế nhiều TSCĐ trong Công ty được đưa vào sử dụng đã lâu, giá trị còn lại không lớn, đã đến lúc cần phải thanh lý, đổi mới nhưng chưa được xếp vào loại này. Điều này chứng tỏ công tác quản lý theo dõi TSCĐ trong Công ty còn chưa sát với thực tế. Đây chính là hạn chế cho Công ty trong việc đưa ra phương hướng đầu tư TSCĐ cho phù hợp, đúng đắn, kịp thời. Thứ ba, TSCĐ trong Công ty được phân loại theo kết cấu. Với cách phân loại này, Công ty có thể quản lý TSCĐ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả kinh tế của từng loại TSCĐ mang lại cũng như cho việc tính khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Theo cách này, TSCĐ của Công ty bao gồm: Chỉ tiêu(Năm 2002) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) + Nhà cửa, vật kiến trúc 1.054.406.686 10,76 + Máy móc, thiết bị 3.276.679.499 33,43 + Phương tiện vận tải, truyền dẫn 5.025.829.049 51,27 + Thiết bị, dụng cụ quản lý 445.232.261 4,54 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Cơ cấu TSCĐ được xắp xếp như trên đã phản ánh rõ nét đặc thù sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến TSCĐ của Công ty: Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên để phục vụ cho việc thi công, lắp đặt các công trình Công ty cần nhiều những máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xe máy thi công, máy cắt , máy nén, xe tải, cẩu …. Vì vậy , tỷ trọng các loại này thường lớn, máy móc thiết bị (33,43%), phương tiện vận tải (51,27%) Tóm lại, với ba tiêu thức phân loại trên TSCĐ của Công ty đã được phân loại một cách khoa học, có hệ thống, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán TSCĐ và cung cấp thông tin quản lý. 2.2.3. Đánh giá TSCĐ Để xác định giá trị ghi sổ TSCĐ , Công ty tiến hành xác định nguyên giá ngay khi TSCĐ đó được đưa vào sử dụng. Đối với TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với các khoản phí tổn trước khi dùng như phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi phí sửa chữa,… Đối với TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế TSCĐ được cấp được Công ty xác định là số ghi trên sổ của đơn vị cấp Đối với TSCĐ do tự xây dựng cơ bản hoàn thành: nguyên giá là giá thực tế của công trình xây dựng cùng các khoản chi phí khác có liên quan. Thay đổi nguyên giá TSCĐ: trong Công ty nguyên giá TSCĐ thay đổi chủ yếu là do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, tháo dỡ hoặc bổ sung một số bộ phận của TSCĐ. Khi đó Công ty sẽ xác định lại nguyên giá TSCĐ bằng cách cộng vào hoặc trừ đi giá trị tăng thêm hoặc giảm đi do sửa chữa nâng cấp. Đồng thời, TSCĐ trong Công ty cũng được theo dõi chỉ tiêu giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Việc xác định và theo dõi giá trị hao mòn được thực hiện thông qua việc theo dõi chỉ tiêu khấu hao luỹ kế của TSCĐ. ( Việc tính và trích khấu hao TSCĐ sẽ được trình bày trong phần 2.4) Từ đó, kế toán xác định được giá trị còn lại của TSCĐ theo công thức Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Như vậy, toàn bộ TSCĐ của Công ty được theo dõi chặt chẽ trên cả ba chỉ tiêu về giá trị của TSCĐ là: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn. Tính đến 31/12/2002 các chỉ tiêu này trong công ty như sau: Chỉ tiêu Giá trị Tỷ trọng(%) Giá trị hao mòn là 6.963.875.740 đ 71,04 Giá trị còn lại 2.838.271.755 đ 28.96 Nguyên giá TSCĐ 9.802.147.495 đ 100 2.3. Hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty Xuất phát từ yêu cầu quản lý TSCĐ cũng như nguyên tắc thận trọng trong hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải hạch toán chi tiết TSCĐ. Thông qua hạch toán chi tiết TSCĐ kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản về giá trị và hiện vật, tình hình phân bố TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng như tình hình bảo quản, quy kết trách nhiệm vật chất của mỗi bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ được giao. Đây là những thông tin quan trọng cho lãnh đạo của Công ty. Để hạch toán chi tiết TSCĐ, Công ty căn cứ vào những quy định của chế độ và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng thủ tục, hệ thống chứng từ, sổ sách riêng nhằm quản lý chặt chẽ, có hiệu quả TSCĐ của Công ty. Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập ban nghiệm thu kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng bên giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đồng thời, lập biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này được lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó, cùng với một số chứng từ ban đầu khác như: hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm về kỹ thuật…Kế toán lập cho mỗi đối tượng tài sản một hồ sơ riêng. Hồ sơ này được lưu trữ tại phòng kế toán để làm căn cứ cho kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TSCĐ. Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ như ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lượng tài sản. Hai bên mua và bán lập biên bản giao nhận. Biên bản này do bên bán hàng lập có sự chứng kiến của Công ty. Nội dung như sau: Cty cung ứng thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120 ******************************************* Địa chỉ: 214 A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120 Đại diện: Bà Trần Thị Kim Oanh Chức vụ: Giám đốc Bên mua hàng: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội Mã số thuế: 01001004400011 Đại diện: Ông Hà Chức vụ: Cán Bộ phòng kỹ thuật Stt Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Tổ máy phát điện hiệu ONIS VISA model P100M Tổ máy 01 Chất lượng hàng: Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100% Phương thức thanh toán: Tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản. Thời hạn thanh toán: Bên mua hàng Ông Hà- Công ty Hoàng Trà cam kết 100% tổng giá trị tiền thanh toán ngay sau khi nhận được nhận đầy đủ hàng và đầy đủ giấy tờ thanh toán. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên bán hàng Đại diện bên mua hàng (ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu) Sau khi thủ tục mua sắm TSCĐ hoàn thành Công ty tiến hành bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ được lập với sự chứng kiến của bên giao là đại diện Công ty và bên nhận là bộ phận sử dụng. Nội dung của Biên bản này như sau: Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ : 167- Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ Ngày 15 tháng 03 năm 2002 I. Đại diện Công ty Ông :Trần Hà Chức vụ: Phó phòng KT Ông : ……………. Chức vụ II. Đại diện bên nhận tài sản Ông( bà) : Đinh Tiến Dũng Chức vụ : Đội trưởng Ông( bà):…………………… Chức vụ : Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty Bắc Thăng Long Căn cứ vào hoá đơn ( hợp động mua sắm) số 001411 ngày 15 tháng 3 năm 2002. Hội đồng định giá và xác nhận việc giao nhận như sau: III. Nội dung bàn giao 01 tổ máy phát điện + Hiệu ONIS VISA model P 100M + Nước sản xuất : Italia + Năm đưa vào sử dụng 2002 + Công suất: 110KVA + Số máy: 0365 + Nguyên giá : 203.175.000 Trong đó : Giá hoá đơn : 203.175.000 Các chi phí khác: +% đã hao mòn: Dụng cụ kèm theo: IV. Tình trạng thiết bị: Máy mới 100% của Italia. Chạy thử : Máy hoạt động tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Mọi chi tiết đầy đủ. Ban kiểm nghiệm và giao nhận Công ty Đơn vị sử dụng Giám đốc Phụ trách KINH Tế Người nhận Phụ trách đơn vị (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Tiếp đó, kế toán phải tập hợp đầy đủ các hoá đơn chứng từ có liên quan như hoá đơn GTGT do bên bán gửi tới, giấy báo giá, uỷ nhiệm chi, biên bản thanh lý hợp đồng. Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán TSCĐ vào sổ chi tiết TSCĐ. Tại Công ty, sổ chi tiết TSCĐ được mở cho cả 2 hình thức là sổ chi tiết TSCĐ toàn Công ty và sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Khi nhận TSCĐ từ bên bán, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết TSCĐ toàn công ty (Biểu số 2) Đồng thời, khi giao TSCĐ này cho đơn vị sử dụng là đội ông Dũng, Công ty lập Biên bản bàn giao TSCĐ ( như đã nêu ở trên- trang 32 ), căn cứ vào biên bản này, kế toán sẽ phản ánh vào sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng như trong Biểu số 3. Đối với trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ của Công ty và sổ tài sản của đơn vị sử dụng. Ngoài ra, do đặc thù tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm các đội thi công phải thường xuyên làm việc ở những địa bàn phân tán xa trụ sở chính nên Công ty phải điều động TSCĐ theo công trình. Chứng từ phát sinh trong nghiệp vụ này chỉ là Biên bản điều động. Ta xem xét ví dụ điều động máy hàn TIG từ đơn vị ông Dũng sang đơn vị ông Hải thi công tại Phả Lại_ Hải Dương Công ty Hoàng Trà Biên bản điều động Giám đốc Công ty Hoàng Trà Yêu cầu đơn vị : Đinh Tiến Dũng Giao cho đơn vị : Ô. Hải - Phả Lại- Hải Dương Các tài sản theo chi tiết sau đây: Stt Tên thiết bị Số máy Công suất đơn vị Số lượng Tình trạng kỹ thuật 01 Máy hàn TIG 1500+ phụ kiện 01505 220/380V Chiếc 01 Hoạt động bình thường Ngày 02 tháng 01 năm 2002 Người giao Người nhận Phòng kỹ thuật Giám đốc Công ty (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trong trường hợp TSCĐ được điều động như trên, do không có sự biến động tăng giảm TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty mà chỉ là sự thay đổi đơn vị sử dụng TSCĐ trong Công ty. Khi đó, kế toán chỉ ghi nhận sự thay đổi này trên sổ theo dõi tài sản lập cho đơn vị sử dụng của hai nơi chuyển và nơi nhận. Nội dung được phản ánh như trên Biểu số 3 và Biểu số 4 Định kỳ, trên cơ sở sổ chi tiết TSCĐ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ (Biểu số 5). Bảng này được lập luỹ kế ( Quý 1 lập cho 3 tháng, quý 2 lập cho 6 tháng, … quý 4 lập cho cả năm) 2.4. Hạch toán tổng hợp biến động tăng giảm TSCĐ tại Công ty Hoàng Trà 2.4.1. Tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ Hệ thống tài khoản của Công ty được chi tiết đến tài khoản cấp 3 trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Để hạch toán TSCĐ, Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 211_ TSCĐ, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản 2112, 2113, 2114, 2115 Tài khoản 214_ Hao mòn TSCĐ TK 2141: Hao mòn TSCĐ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một sổ tài khoản khác để hạch toán như TK 111,112,138,141, 2141,2413, 338, 642, 627…. 2.4.2. Hạch toán tăng TSCĐ Nhìn chung, số lượngTSCĐ trong Công ty còn khá hạn chế đặc biệt máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công. Trong khi đó, yêu cầu về máy cho sản xuất kinh doanh ngày càng đòi hỏi cao cả về số lượng và chất lượng. Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu trên, Công ty phải tìm các giải pháp nhằm tăng TSCĐ lên. Thông thường, Công ty dùng nguồn vốn bổ sung và vay tín dụng để đầu tư mua sắm mới TSCĐ. Đây là hai trường hợp chủ yếu làm tăng TSCĐ trong Công ty, các trường hợp khác rất ít xảy ra. a. Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm Trong kỳ, xuất phát từ nhu cầu mua sắm trang bị thêm của các đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Công ty (đã được lên kế hoạch từ đầu năm). Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau: Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu tư cho bộ phận mình, trong tờ trình phải nêu rõ mục đích, kế hoạch sử dụng, phương pháp quản lý tài sản. Căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty, lãnh đạo phê duyệt, chủ trương về nguồn vốn đầu tư cho tài sản đó. Sau đó, các phòng ban chức năng tiến hành thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng. Khi các công việc trên hoàn tất, kế toán TSCĐ tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ. Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: tờ trình yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao TSCĐ …Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi như sau: Nợ TK 2411: Tập hợp chi phí Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có các TK 111,112,311,331… Khi công việc lắp đặt chạy thử đã hoàn thành, máy được đưa vào sử dụng, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211( chi tiết TK 211) : Nguyên giá TSCĐ Có TK 2411 Và bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441,414.. Có TK 411: nguồn vốn kinh doanh Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện hiệu ONIS VISA model P100 làm ví dụ. Căn cứ vào bản yêu cầu bổ sung thiết bị thi công do chủ công trình là ông Đinh Tiến Dũng lập đã được giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật ký duyệt. Công ty quyết định dùng vốn vay dài hạn ngân hàng để mua sắm. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế với những thoả thuận về phương thức thanh toán, bảo hành, và biên bản nghiệm thu về kỹ thuật, máy được bàn giao theo biên bản bàn giao TSCĐ (đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết trang31).Cùng ngày giao nhận hàng, bên bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Công ty chờ thanh toán Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 18 tháng 3 năm 2002 Mẫu01GTKT 3LL GP/01-B No:001411 Đơn vị bán hàng: Công ty cung cấp thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1 _ 17 Ngọc Khánh Tài khoản: 0011000334109 Điện thoại: MS: 0101165873 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà nội Tài khoản Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100106440001 Stt Họ tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tổ máy phát điện hiệu ONIS VISA model P100M Tổ máy 01 193.500.000 193.500.000 Cộng tiền hàng 193.500.500 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 9.675.000 Tổng cộng tiền thanh toán 203.175.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh ba triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Từ những chứng từ này, kế toán lọc thông tin và khai báo vào trong máy tính theo mẫu chứng từ kế toán máy như sau: (Biểu số 6) Biểu số 6: Mẫu chứng từ kế toán máy tại Công ty Nội dung chứng từ Số: …482… Ngày kế toán: 18/01/02…. Ngày ghi sổ: 20/01/02… Đối tượng: Ông Hà Địa chỉ đơn vị công tác : Phòng KT Nội dung: Mua 01 tổ máy phát điện ONIS VISA- Ông Hà TK ghi Nợ: 2411 TK ghi Có : 331 Mã chi tiết TK Nợ …………. Mã chi tiết tài khoản Có…………… Mã Chi tiết sản phẩm:……………… Số tiền: 193.500.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc Kết thúc Nhập mới chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh kế phát sinh, kế toán đều cập nhật vào máy vi tính thông qua chứng từ kế toán máy có mẫu như trên. Khi chứng từ được nhập vào máy, máy sẽ tự động chuyển các thông tin vào nhật ký chung (Biểu số 7). Biểu số 7: Nhật ký chung (trích) Năm 2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Quý I/2002 …. ……. ……………………………….. ……. …… ………… 482 18 /01 _ Mua 01 tổ máy phát điện ONIS VISA- Ông Hà 2411 331 193.500.000 482 18/01 _Thuế GTGT được khấu trừ do mua tổ máy phát điện 1331 331 9.675000 Tổng cộng quý i …… . ……………. Quý III/2002 …… ….. …………. 622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng xây xưởng ĐA- Ô Dục 2412 141 24.816.400 622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng thiếu-Ô Dục 2412 111 13.167.600 625 22/10 Ghi giảm khấu hao -Trạm biến áp 2141 2113 36.232.538 625 22/10 Ghi giảm giá trị còn lại-trạm biến áp 1388 2113 15.852.638 625 22/10 Giá trị còn lại- Đường vào xưởng sơn -Cty CKĐA 1388 2112 45.671.249 625 22/10 Ghi giảm khấu hao đường vào xưởng sơn- Cty CKĐA 2141 2112 59.723.951 Quý IV/2002 …… ….. …………. 648 29/11 Ghi tăng nhà thường trực - Đ.Anh 2112 2412 37.984.000 …………………… ……. …… ……………. 655 31/12 Ghi tăng TSCĐ (nhà xưởng 04) CV số 07 ngày31/12/2002 2112 2141 147.000.000 656 31/12 Khấu hao quý 4 cho thi công 623 2141 21.818.395 656 31/12 Khấu hao TSCĐ quý 4 cho văn phòng Công ty 6424 2141 16.812.698 656 31/12 Chi phí khấu hao cho thuêTS 811 2141 8.893.907 Tổng cộng quý I+II+III+IV …………… Ngày10 tháng 3 năm2003. Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ((ký, họ tên) (Ký , họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Từ nhật ký chung, máy sẽ tự động chuyển sổ vào sổ cái TK 2113( Biểu số 8) và các tài khoản khác có liên quan Biểu số 8: Sổ cái tài khoản 2113 (trích) Năm 2002 Tên tài khoản: Máy móc thiết bị Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Số dư đầu năm 3.014.537.496 01/03 481 _Máy hàn Liter W300-300A 11214 86.742.770 18/01 482 _Kết chuyển tiền mua tổ máy phát điện ONIS VISA 2411 193.500.000 22/10 625 Giá trị còn lại trạm Biến áp 320KVA- CTCKĐA 1388 132.852.638 22/10 625 Giảm số khấu hao trạm biến áp _CTCKĐA 2141 36.232.538 Số phát sinh quý i 280.242.770 139.085.176 Số dư quý i 3.294.780.266 … ….. ………….. …. ……. ……. Số dư cuối năm 3.273.679.499 Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b. Hạch toán tăng TSCĐ do tự xây dựng bàn giao Đầu tư cho xây dựng cơ bản cũng là một hình thức quan trọng mà Công ty sử dụng để tăng TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nói chung công việc xây dựng cơ bản thường do chính các đội trong Công ty đảm nhiệm. Công ty sẽ giao công việc cho đội thi công thông qua Hợp đồng giao khoán ký kết giữa đội và công ty. Hợp đồng sẽ là căn cứ để Công ty tạm ứng cho đội kinh phí xây dựng. Tương tự như khi nhận hợp đồng giao khoán nội bộ thi công các công trình cho khách hàng , Công ty sẽ theo dõi thanh toán với đội trên tài khoản 141, và tập hợp chi phí phát sinh cho Công ty trên tài khoản 2412: Nợ TK 2412: Tập hợp chi phí phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có) Có TK 141( chi tiết theo đội) Khi công trình hoàn thành, đội quyết toán công trình bàn giao cho Công ty. Những chứng từ phát sinh có liên quan đến việc đầu tư xây dựng công trình này sẽ được tập hợp đầy đủ làm thành 1 bộ hồ sơ. Tuỳ từng quy mô công trình mà số lượng chứng từ phát sinh nhiều hay ít nhưng về cơ bản, bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng giao khoán khối lượng công việc, Bảng tổng hợp kinh phí, Thanh lý hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành, Biên bản bàn giao công trình kèm theo một số chứng từ, hoá đơn liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, thuê nhân công…Trên cơ sở bộ hồ sơ này, kế toán hạch toán tăng TSCĐ: Nợ TK 211: Có TK 2412: Tổng chi phí phát sinh Đồng thời kế toán kết chuyển nguồn vốn: Nợ TK 441,414:Tổng giá trị công trình Có TK 411: Tổng giá trị công trình Lấy ví dụ trong năm 2002, Công ty tiến hành xây dựng hạng mục Nhà thường trực cho công trình nhà xưởng mới cho xưởng Đông Anh. Công ty Hoàng Trà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập _Tự do_ Hạnh phúc Hà Nội, ngày 03 tháng 7 năm 2002 Hợp đồng giao khoán Thi công xây lắp Công trình: Xưởng mới Đông Anh Hạng mục: Nhà thường trực. Căn cứ vào quyết định số 227/XDCB ngày 03/05/2002 về việc cho phép xây dựng mới nhà xưởng Đông Anh. Hai bên gồm: Bên giao khoán: Công ty Hoàng Trà Đại diện: Nguyễn Thanh Sự Chức vụ: Phó giám đốc. Bên nhận khoán: Đội thi công số 4 Đại diện đội xây dựng: Ông Bùi Long Yên Chức vụ: Đội trưởng. Thống nhất ký hợp đồng giao khoán thi công công trình với các điều khoản sau: Điều 1: Tên công trình : Xưởng mới Đông Anh Địa điểm: Đông Anh _Hà Nội Điều 2: Giá trị giao khoán: 35.452.000 đồng với nội dung xây dựng : Nhà thường trực theo thiết kế của Công ty. Điều 3: Tiến độ thi công từ 20/7 đến 25/8/2002 Điều 4 : Trách nhiệm của mỗi bên -Trách nhiệm của bên giao khoán: Giao cho các bên nhận khoán các tài liệu về thiết kế, các chỉ dẫn về kỹ thuật, tiêu chuẩn nội dung và các điều kiện khác ghi trong hợp đồng chính, thực hiện chế độ kiểm tra giám sát công trình .. Cấp kinh phí xây dựng cho bên nhận khoán theo kế hoạch - Trách nhiệm của bên nhận khoán …………………………………………………………………….. Bên nhận khoán Bên giao khoán ( ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Trên cơ sở hợp đồng trên và giấy đề nghị tạm ứng của đội trưởng, kế toán chi tạm ứng tiền cho đội số tiền 70% giá trị công trình Nợ TK 141: 24.816.400 Có TK 111: 24.816.400 Khi khối lượng xây lắp hoàn thành, đội trưởng tập hợp các chứng từ gốc có liên quan và trình lên Công ty bảng tổng hợp kinh phí xây lắp công trình. Công ty Hoàng Trà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập _Tự do_ Hạnh phúc Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2002 Bảng tổng hợp kinh phí (trích) Công trình: Xây dựng xưởng mới-Đông Anh Hạng mục công trình: Nhà thường trực Stt Khoản mục Số tiền Ghi chú 1 Chi phí trực tiếp(B+C+D) 35.815.721 A 2. Chi phí nguyên vật liêu trực tiếp 29.376.140 B 3 Chi phí nhân công trực tiếp 5.762.881 C 4 Chi phí máy thi công 676.700 D 5 Chi phí sản xuất chung = C x58% 2.168.279 E 6 Tổng giá trị thực tế xây lắp 37.984.000 G … ………………………………………. …… …. ……………………………………………………………… Số tiền bằng chữ: Ba mươi bảy triệu chín trăm tám tư nghìn đồng chẵn. Giám đốc Công ty Đại diện Ban dự án xây dựng Đại diện Đơn vị thi công (ký, họ tên, đóngdấu) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Cùng với bảng tổng hợp kinh phí này, Công ty cùng với đội thi công nghiệm thu công trình. Chấp nhận giá trị quyết toán Công ty theo nội dung trên. Kế toán thanh toán tạm ứng và nhập vào máy định khoản: Nợ TK 2412: 37.984.000 Có TK 1