Chuyên đề Hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI

m vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: - Giám đốc : vừa là người đại diện cho nhà nước, vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòng xuất khẩu, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính. - Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật: ngoài việc thực đúng các chức năng, nhiệm vụ của mình còn có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp với giám đốc trong việc tạo lập, tổ chức vận hành hoạt động của doanh nghiệp. - Phòng tổ chức hành chính: sắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ theo bộ luật lao động và pháp luật quy định. - Phòng kế toán: hạch toán ké toán , tạo vốn trong sản xuất kinh doanh, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán. - Phòng xuất khẩu: thăm dò tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước để ký kết các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. - Phòng kinh doanh nhập khẩu: tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty về hàng nhập ngoại, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp bao bì, nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất và quản lý kho hàng . - Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giám sát kiểm nghiệm chất lượng hàng - Tổng kho: quản lý hệ thống kho tàng. - Các phân xưởng + Xưởng thuốc viên: sản xuất thuốc viên thông thường, sản xuất theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch. + Xưởng đông dược: sản xuất các loại rượu thuốc, thang thuốc theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch. + Xưởng hoá dược: chiết xuất các loại thuốc chống sốt rét và sản pphẩm là nguyên liệu chính cho việc sản xuất các loại thuốc đó. - Các cửa hàng: giới thiệu thuốc và bán lẻ trên toàn thành phố và các tỉnh. 2.1.1.4 Tình hình tài chính Nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp rất ít, chủ yếu là vay ngân hàng nên việc trả chi phí tiền lãi vay khá lớn đã ảnh hưởng đến tổng lợi tức của công ty. Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ bởi các cơ quan quản lý cấp trên như thanh tra của công ty dược Việt Nam, sở tài chính Hà Nội, cơ quan thuế. Đặc biệt việc quản lý tài chính hàng ngày được thực hiện bởi phòng tài vụ, thanh tra nhân dân do đại hội công mhâm viên chức bầu ra. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ điều kiện và trình độ quản lý, công ty dược liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, được phân chia thành các nhóm, các tổ. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dược liệu Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán ngân hàng Máy tính Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và BHXH, TSCĐ Kế toán các cửa hàng Kế toán các kho hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ Kế toán phân xưởng và tính giá thành sản phẩm s Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng người: +Trưởng phòng kế toán( kế toán trưởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. + Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. + Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân bổ cho các đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp. + Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng: ngân hàng công thương, ngân hàng ngoại thương... Căn cứ vào các uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật ký chung cho các tài khoản 112,311... + Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lên bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111. + Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi. Ngoài ra còn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các công nợ đối với từng khách hàng tránh sự nhầm lẫn. + Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ trách các phân xưởng, trực thuộc phòng tài vụ. Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xưởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành công xưởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân xưởng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều được ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tượng và theo trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên được sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. 2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty dược liệu TWI Công ty dược liệu TWI là công ty có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn và phức tạp. Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảo chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu. Công ty đã áp dụng chế độ kế toán sau: -Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung - Phương pháp kế toán tài sản cố định + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp giá đích danh + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo quy định của nhà nước Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chung Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng báo cáo tài chính Ghi hàng ngày ................... Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Về việc ban hành chế độ phát hành quản lý, sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng: Công ty sử dụng các loại chứng từ sau- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được( phiếu thu, chi, giấy báo nợ, các giấy nhập xuất hàng hoá, nguyên vật liệu...). Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào bảng kê, sổ chi tiết liên quan. - Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảng phân bổ. Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đã được vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Theo lĩnh vực được phân công các cán bộ nhân viên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái. Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tài khoản. Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau. Hiện nay công ty đã đưa hệ thống máy tính vào sử dụng. Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý được chặt chẽ và làm đáng kể khối lượng công việc 2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI 2.2.1 Hạch toán ban đầu Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm: - Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính. Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt ( kinh doanh thuốc các loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hoá nỹ phẩm...) nên công ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình chung. -Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ. Chất lượng của công tác kế toán( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu. Do đó kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty dược liệu TWI là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,: - Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn( liên 2). Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó người bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định: + Giá bán: chưa có thuế GTGT + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT) - Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT. - Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất. - Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên + Một liên giao cho kế toán kho + Một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331 Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người bán. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT được khấu trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê . - Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài( nhập khẩu hàng hoá). Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký. Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ. Tổ chức đưa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tương ứng. Bộ chứng từ mua hàng trong tháng Phiếu nhập kho Đơn vị: ………. Mã số: 01-VT Địa chỉ:………. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ……… số: ……….. Có: ……… Công ty Dược Liệu ngày…….tháng…….năm……… Km 6 - Đường Giải Phóng - Họ, tên người giao hàng:………… - Theo……..số……….ngày………tháng……..năm200……của…….. CTy Dược VTYT Lạng Sơn C/N HN Nhập tại kho: ………………. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) MMã số ĐĐơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Tổng 57132000 Thuế GTGT 2856600 Cộng: 59988600 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ) : năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Nhập: ngày………tháng………năm200….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng ) 02-B Ngày………..tháng………năm……. EC 083563 Đơn vị bán hàng: ………………………………………….. Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………. Điện thoại: ………………………..MS………………….. . Họ tên người mua hàng: …………………………………… Đơn vị: …………………………….Công ty Dược Liệu TWI Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………… Hình thức thanh toán: ……………..MS 0100108430 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Cộng tiền hàng: 57132000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 2856600 Tổng cộng tiền thanh toán 59988600 Số tiền viết bằng chữ: năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ……. Phiếu nhập kho Mã số: 01- VT Địa chỉ: ……. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ………..số……………. Có: ……………… Công ty Dược Liệu TWI: ngày……tháng……năm 200….. Km 6- Đường Giải Phóng - Họ, tên người giao hàng: TENAMYD CANADA - Theo: …….số……..ngày…….tháng…….năm 200…….của……….. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng) MMã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Elastic first aid with acrynol Hộp 20000 0.85 17000 USD Tỷ giá hạch toán 15570 Tỷ giá thực tế 15363 Tổng 17000 Thuế GTGT 1700 Cộng: 18700 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Nhập: ngày……..tháng………năm 200…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Commercial invoice (orriginal) Seller: societe immo asie INVOICE NO: SSP-0212121 (TENAMYD CANADA) DATE: DECEMBER 12, 2002 C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370 HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: NOVEMBER 14, 2002 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802 DECEMBER 15,2002 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: OCTOBER 16, 2002 BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85 TOTAL: 100CARTONS TOTAL: CIF HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM USD 17 000 000 PACKING EXPORT STANDARD PARKING, SAFR FOR TRANSPORTATION BY SEA LABEL: MNF: SINSIN PHARMA DIST: TENAMYD CANADA LEAFLET INFORMATION MUST BE PRINTED IN VIETNAMESE AND ENGLISH STICKER BEARING THE IMPORTER IS NAME AND ADDRESS MUST BE PASTED ON THE LABEL OF EACH BOX OF GOODS ME DIPLANTEX HA NOI GOODS NAME: ELASTIC FIRST AID BANDAGE BATCH NO: 3216 SIGNED BY CARTON NO: 1-100 SOCIETE IMMO ASIE EXP DATE : 11/2007 (TENAMYD CANADA) MADE IN KOREA Quá trình thanh toán tiền hàng của công ty được thực hiện như sau - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt + Thanh toán bằng séc chuyển khoản + Thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm chi Các chứng từ ban đầu đơn vị thường dùng để thanh toán - Phiếu chi tiền mặt - giấy uỷ nhiệm chi - Séc chuyển khoản - Lệnh chuyển tiền Một số chứng từ thường dùng để thực hiện việc thanh toán Ngân hàng công thương việt nam Chi nhánh: nhct khu vực đống đa Séc By 040443 Yêu cầu trả cho: CTY Dược VTYT Lạng Sơn Số CMT cấp ngày nơi cấp Phần dành cho NH ghi TK Nợ…………… TK Có……………. Địa chỉ: số 8 Ngọc Khánh Hà Nội Số hiệu TK Số tiền ( bằng chữ): mười triệu hai trăm Tám mươi nghìn đồng Người phát hành: CTY Dược Liệu TWI Địa chỉ: Km 6- Giải Phóng Hà Nội Số hiệu TK Bảo chi Ngày…tháng…năm ( Ký tên, đóng dấu) Ngày 5 tháng 7 năm 2002 Dấu Kế toán trưởng Người phát hành Công ty DL TWI Số 111C / 02 / 015 Phiếu chi Km 6- Đường Giải Phóng Ngày 8- 6- 2002 TK ghi nợ: 3316 VQ Số tiền 7500000 Người nhận: Trần Văn Nam Địa chỉ: 86 Trương Định- Hà Nội Về khoản: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 7500000 Bằng chữ: Bảy triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 8-6-2002 Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2.2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng Sau quá trình hạch toán ban đầu với việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ, để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt và tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp vói yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Có vận dụng được các tài khoản hợp lý thì hiệu quả công việc kế toán mới cao. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng công ty đã lựa chọn sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 156- Hàng hoá Theo đúng chế độ kế toán công ty sử dụng tài khoản để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá. TK 156 có 2 TK cấp 2 - TK 1561- Giá mua hàng hoá Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu ( đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561. TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào - TK 1562- Chi phí thu mua Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí( về vận chuyển, bốc xếp) sẽ được tập hợp vào bên nợ của TK 1562. Cuối kỳ căn cứ vào các bảng phân bổ, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ( tính vào giá vốn) . Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT. + Tài khoản 133- Thuế GTGT dược khấu trừ Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT được chặt chẽ, chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 được hạch toán chi tiết - TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ - TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ - TK 1333: Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, TK 1333 một cách phù hợp. + TK 331- Phải trả người bán Công ty là một đầu mối giao lưu buôn bán với nhiều các công ty, xí nghiệp, cửa hàng trên toàn quốc và nước ngoài. Chính vì vậy các nhà cung cấp của công ty là rất lớn và phức tạp. Để phản ánh một cách rõ ràng, chính xác và để theo dõi công nợ chặt chẽ hơn, công ty đã phân TK 331 thành các TK cấp 2 sau: - TK 3311: Phản ánh quan hệ cung cấp đối với các xí nghiệp liên hiệp. ( VD: Xí nghiệp liên hiệp Hậu Giang) - TK 3312: Phản ánh quá trình thanh toán với các công ty ( VD: Công ty Dược VTYT Lạng Sơn) - TK 3313: Theo dõi quá trình thanh toán với các xí nghiệp. ( VD: Xí nghiệp Dược Liệu TW2) - TK 3314: Theo dõi quá trình thanh toán với các hiệu thuốc ở các tỉnh, thành phố trong khu vực. - TK 3315: Theo dõi quá trình thanh toán với các cửa hàng bán lẻ. ( VD: Các cửa hàng vật tư hoá chất, cơ sở sản xuất đông dược) - TK 3316: Theo dõi quá trình thanh toán với các cá nhân. Do đặc thù của công ty là thu mua các nguyên liệu đông nam dược về để chế thuốc Nam- Bắc ( nhân trần, hoa hoè, quế…) tại các hộ nông dân, hợp tác xã.Đây là những sản phẩm nôg nghiệp và việc thu mua này cũng diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy công ty mở riêng tài khoản 3316 để theo dõi. - TK 3317: Theo dõi quá trình thanh toán với các hãng nước ngoài. Không chỉ kinh doanh trong nước, công ty thông thương với các hãng nước ngoài. Vì vậy công ty mở TK 3317 và chi tiết cho từng hãng để tiện việc theo dõi hơn. Trên TK 3317 công ty theo dõi cho cả ngoại tệ và nội tệ. Để thanh toán tiền hàng công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 111- Tiền mặt Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được hạch toán vào TK 111 nhưng chi tiết như sau: TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Tiền ngoại tệ + Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của công ty. Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: TK 1121- Tiền gửi là tiền Việt Nam TK 1122- Tiền gửi là tiền nước ngoài Công ty dược liệu TWI là công ty lớn được nhà nước cấp vốn. Nhưng trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công ty thường xuyên thiếu vốn. Vì vậy công ty phải vay vốn ngân hàng để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty sử dụng TK 311. + TK 311- Vay ngắn hạn TK này có 2 tài khoản cấp 2: TK 3111- Đối với vay ngắn hạn là tiền Việt Nam TK 3112- Tiền vay ngoại tệ dùng để thanh toán trong trường hợp xuất nhập khẩu. Ngoài ra trong nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài ( nhập khẩu) kế toán sử dụng những tài khoản sau: - Việc hạch toán hàng mua, chi phí thu mua vẫn trên TK 156 ( chi tiết TK 1561,1562) nnhưng trên TK 1561- giá mua hàng hoá phải có cả thuế nhập khẩu ( thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có). - TK 333 ( chi tiết 3333) hạch toán thuế xuất nhập khẩu. - TK 333 ( chi tiết 33312) hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu. Trong quá trình mua hàng từ nước ngoài công ty phải sử dụng ngoại tệ để mua hàng vì vậy phải sử dụng: + TK 413- Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. + TK 007- ngoại tệ cấp loại. 2.2.2.2 Trình tự hạch toán + Đối với hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty. Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho ( căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho và căn cứ vào hoá đơn GTGT để phản ánh mặt giá trị hàng hoá vào các sổ. Để hạch toán các nghiệp vụ mua hàng kế toán hạch toán ban đầu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 1561: 57 132 000 Nợ TK 1331: 2 856 600 Có TK 331: 59 988 600 Kế toán nhập số liệu vào máy, máy tự động chuyển các số liệu đó đến các sổ: - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS - Bảng kê số 4 Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho của bao bì kế toán ghi Nợ TK 1532: 1 969 100 Nợ TK 1331: 60 900 Có TK 331: 2 030 000 Số liệu được tập hợp vào các sổ: - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 - Bảng kê số 4 + Đối với hàng nhập khẩu: công ty ký hợp đồng ngoại thương với các nhà xuất khẩu nước ngoài. Trong hợp đồng có các điều khoản quy định về số lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán…Khi nhận được thông báo bằng fax của bên nước ngoài, công ty tiến hành làm thủ tục mở tờ khai hải quan ( trước khi mở tờ khai hải quan yêu cầu phải có invoice, parking list , C/O gốc, các giấy tờ cần thiết về lô hàng đó). Sau khi làm xong tờ khai hải quan, đại diện công ty cầm bộ chứng từ của lô hàng đó đến hải quan cửa khẩu ( cảng) mở tờ khai nhận hàng. Hải quan tại cửa khẩu ( cảng) đó tự kiểm hoá theo invoice, parking list và xác nhận vào tờ khai hàng nhập khẩu. Hàng sau khi kiểm hoá xong có thể giao ngay cho bên thứ ba hoặc chuyển về nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi Nợ TK 156 Hàng + thuế nhập khẩu Có TK 331 Nợ TK 1331 VAT của hàng nhập khẩu Có TK 33312 Khi nộp thuế nhập khẩu cho hải quan Nợ TK 3333 CóTK 121 Và lúc đó ghi Nợ TK 331 Có TK 3333 * Về quá trình thanh toán: Căn cứ vào bảng kê nộp séc, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán ghi Nợ TK 331 : 10 280 000 Có TK 112 : 10 280 000 Số liệu được chuyển vào các sổ: - Sổ nnhạt ký chung TK 112 - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS Căn cứ vào phiếu chi số 111C/02/05 kế toán thanh toán ghi Nợ TK 331 : 7 500 000 Có TK 111 : 7 500 000 Số liệu vào máy và tự động chuyển đến - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 - Sổ nhật ký chung TK 111 Cuối tháng các số liệu từ các sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 được tập hợp vào sổ kê công nợ tổng hợp TK 331 Số liệu từ sổ nhật ký chung TK 156 chuyển về sổ cái TK 156 Số liệu từ sổ nhật ký chung TK 331 chuyển về sổ cái TK 331 + Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331 Giá mua hàng hoá nhập kho Hàng giảm giá, trả lại người bán Chi phí thu mua TK 1331 Thuế GTGT đầu vào TK 338 TK 138,334,635 Hàng hoá thừa phát hiện khi Hàng hoá th