Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên của ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Sầm Sơn

cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. 2.2.2.2. Kiểm soát, cấp phát thanh toán đối với đơn vị thực hiện cơ chế tài chính đơn vị sự nghiệp có thu * Điều kiện cấp phát thanh toán. Kho bạc Nhà nớc chi thực hiện cấp phát, thanh toán cho đơn vị khi có đủ các điều kiện sau: - Đã có trong dự toán cơ quan có thẩm quyềt duyệt. + Đối với năm đầu tiên, đơn vị phân bổ dự toán đã đợc bộ chủ quản duyệt (đối với đơn vị sự nghiệp TW) chủ tịch UBND các cấp duyệt đối với đơn vị sự nghiệp địa phơng (chi tiết theo mục lục Ngân sách Nhà nớc và một số nội dung chi chủ yếu gửi cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính và kho bạc Nhà nớc nơi giao dịch. Hai năm tiếp theo là dự toán do đơn vị lập.) + Trờng hợp các khoản chi đột xuất ngoài dự toán, đợc duỵêt nhng không thể từ hoãn đợc nh khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn ….kb Nhà nớc căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền dự toán trong vòng 1 tháng kể từ ngày phát sinh khoản chi đó. + Đối với các khoản chi hoạt động thờng xuyên, nếu đâuf năm đơn vị cha có dự toán đợc duyệt. Trên cơ sở đề nghị của đơn vị. Kho bạc Nhà nớc xem xét tạm ứng cho đơn vị bình quân bằng 1 tháng chi hoạt động thờng xuyên của năm trớc đó. _ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền quy định. + Đối với những khoản chi phải tuân thủ chuẩn định mức, chế độ chung của Nhà nớc (quy định tại điểm 3 mục I của thông t 81/2002 thị trờng - BTC) thì mức chi không vợt qúa tiêu chuẩn, định mức, chề độ quy định + Đối với những khoản chi phí quản lý hành chính công tác chi hội nghị phí, điện thoại, công cụ phí…chi hoạt động thờng xuyên, chi lơng và các khoản chi khác, mức chi do thủ trởng đơn vị quyết định trong phạm vị nguồn kinh phí đợc sử dụng phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế trả lơng của đơn vị đã đợc hội nghị cán bộ công chức cơ quan quyết định. - Đã đợc thủ trởng đơn vị và ngời đợc uỷ quyền chuẩn chị. - Tài khoản tiền gửi hạn mức kinh phí của đơn vị còn đủ số d. 2.2.2.3. Thực hiện kiểm soát chi thờng xuyên ngân sách Nhà nớc bằng HMKP.(Từ ngày 01/01/2004 chi NSNN bằng HMKP thay bằng chi NSNN bằng dự toán) Theo luật ngân sách Nhà nớc hiện hành mọi nhu cầu chi tiêu thờng xuyên dự kiến cho năm kế hoạch nhất thiết phải đợc xác định trong dự toán kinh phí từ cơ sở thông qua các bớc xét duyệt từ cơ quan quyền lực Nhà nớc từ thấp đến cao, quyết định cuối cùng cho dự toán chi thờng xuyên của tài chính Nhà nớc thuộc vè quốc hội. Chi sau khi dự toán chi đã đợc quốc hội xét duyệt đã thông qua mới trở thành căn cứ chính thức để phân bổ số chi thờng xuyên cho mỗi ngành, mỗi cấp. Điều này có nghĩa là các khoản chi ngân sách Nhà nớc đợc Quốc hội và Hội đồng nhân dân phê duyệt,quyết định phân phối của chính phủ, UBND tỉnh, thành phố, ch tiết các mục chi, cơ quan tài chính tổ chức cấp phát kinh phí cho cán bộ, chủ quản (đơn vị dự toán cấp 1) Các cơ quan chủ quản phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp 2 hoặc các đơn vị dự toán cấp 3 (đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí của Nhà nớc ). Các đơn vị dự toán cấp 3 đến kho bạc Nhà nớc mở tài khoản giao dịch để rút kinh phí đợc phép chi và tổ chức thực hiện chi. Cuối kỳ, cuối quý cuối năm các đơn vị quyết toán tình hình sử dụng kinh phí gửi cơ quan chủ quản. Các cơ quan chủ quản tổng hợp lập quyết toán gửi cơ quan tài chính. Nh vậy, chi ngân sách Nhà nớc dựa trên cơ sở dự toán đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn ra đời và phát triển hơn 10 năm, nhịp độ phát triển, nhanh nên các khoản chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc có khối lợng lớn, tăng nhanh theo các năm song kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn trong thời gian qua đã đáp ứng đầy đủ và kịp thời thực hiện chi ngân sách theo luật đồng thời tất cả các khoản chi ngân sách Nhà nớc đợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán dự toán các khoản chi. Để đánh giá việc kiểm soát các khoản chi thờng xuyên của kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn trong giai đoạn 2002- 2003 (ta xem xét tình hình kiểm soát chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc trên địa bàn Sầm Sơn qua kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn theo hạn mức kinh phí trong 2 năm 2002 - 2003) Ta có bảng 2 Theo số liệu bảng 2: Thực chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc năm 2002 là 3741568 triệu đồng, đạt 95,64% so với kế hoạch, thực chi năm 2003 là 4876137 triệu đồng, đạt 99,85% so với kế hoạch. Thực chi thờng xuyên năm 2003 tăng so với năm 2002 là 1134569 triệu đồng Việt Nam tơng ứng tăng 30,32%. Nh vậy là chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc theo hạn mức kinh phí qua kho bạc Nhà nớc đạt kế hoạch khá cao và có xu hớng tăng dần. Công tác kiểm soát cấp phát các khoản chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc theo hạn mức kinh phí qua kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn cần đợc xem xét cụ thể hơn thông qua các mục chi. * Nhóm chi cho con ngời: Theo số liệu phản ánh ở bảng 2 cho thấy khoản chi cho con ngời năm sau cao hơn năm trớc. Thực chi năm 2002 là 2166156 triệu đồng đạt 8,7% so với chi năm 2003 là 3032617 triệu đồng tăng 866461 triệu đồng so với năm 2002 tơng ứng là 40% thực chi 2003 đạt 98,7%. Nhóm mục chi cho con ngời bao gồm: Chi lơng, phụ cấp, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, phúc lợi tập thể và các khoản đóng góp. Nh vậy chi cho con ngời ngày càng tăng nếu kết hợp với việc tính giảm biên chế theo pháp lệnh cán bộ công chức đợc thực hiện tốt thì điều đó nói lên rằng đời sống cán bộ công nhân viên chức ngày càng đợc cải thiện, bộ máy quản lý có động lực thúc đẩy từ đó làm nâng cao hiệu quả quản lý . Trong nhóm mục chi cho con ngời trong đó có mục chi lơng, phụ cấp, học bổng, sinh hoạt phí có quy trình kiểm soát chi tơng đối chặt chẽ. Để thực hiện kiểm soát cấp phát thanh toán các khoản chi lơng, phụ cấp học bổng sinh hoạt phí đơn vị phải gửi các loại văn bản, giấy tờ đến kho bạc Nhà nớc để kiểm tra và lu giữ gồm: Là dự toán năm đợc duyệt bảng đăng ký biên chế tiền lơng hoặc bảng đăng ký học bổng,trợ cấp sinh hoạt phí, danh sách các công chực, viên chức có mặt tại thời điểm 31/12 năm trớc, giấy rút hạn mức kinh phí, phí bảng tăng giảm biên chế tiền lơng…và đợc kiểm tra, kiểm soát theo quy trình. Đơn vị sử dụng cấp ngân sách Nhà nớc Cơ quan tài chính và cơ quan quản lý cấp trên Đóng dấu Kiểm soát Thủ quỹ Kế toán Giám đốc Kế toán trởng Thông báo HMKP Hồ sơ chứng từ Với chi lơng (Mục 100) thực chi năm 2002 là 1083078 triệu đồng, năm 2003 là 1516308 triệu đồng/. Mục phụ cấp lơng (Mục 101) thực chi năm 2002 là 357415 triệu đồng, năm 2003 là 909785 triệu đồng. Chi lơng năm 2003 so với năm 2002 tăng 40%. Nguyên nhân là do chính sách của Đảng và Nhà nớc quyết định nâng mức lơng tối thiểu lên 180.000đ/ tháng. Nhng với số thực chi lơng và phụ cấp lơng nh trên đà đợc kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn thực hiện kiểm soát một cách chặt chẽ. Đảm bảo số cấp phát thanh toán đủ điều kiện theo quy định. Thông qua kiểm soát chi kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn yêu cầu đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nớc bổ sung giấy tờ và hồ sơ nh dự toán năm, quý đợc duyệt bảng tăng giảm biên chế, danh sách các cán bộ công nhân viên chức với 25 năm có tổng số tiền 752 triệu đồng và từ chối thanh toán 5 năm với số tiền là 120 triệu đồng do vợt dự toán, vợt chi HMKP thờng xuyên. Tiền lơng và giá cả sức lao động, nhng mức độ tăng tiền lơng cha phù hợp với tốc độ giá cả hàng hoá, dịch vụ nên làm cho tiền lơng thực tế giảm sút. Nh vậy Nhà nớc cha điều chỉnh hợp lý trong việc phân phối tiền lơng nên thông qua công tác kim soát chi nhận thấy rằng đã xuất hiện một số đơn vị thụ hởng ngân sách Nhà nớc tự điều chỉnh bằng cách rút trong chi phí thờng xuyên để bổ sung tiền lơng dới dạng ăn tra hoặc trợ cấp hàng tháng. Việc kiểm tra, giám sát gửi tiền lơng và thu nhập ở các đơn vị cha làm tốt tạo ra nhu cầu tăng biên chế. Bởi vì kho bạc Nhà nớc và hệ thống kho bạc Nhà nớc nói chung mới chỉ dừng lại cấp phát tiên lơng, học bổng sinh hoạt phí cho đơn vị sau đó đơn vị tự chỉ tiêu. * Chi mua sắm: Vật t văn phòng phẩm, sách tài liệu phục vụ công tác chuyên môn: Các loại tài sản vô hình. Mua bằng sáng chế, mua phần mềm máy tính phục vụ công tác chuyên môn: Để thực hiện kiểm soát cấp phát các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nớc gửi các văn bản sau đến kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn. - Dự toán chi ngân sách Nhà nớc năm đợc duyệt có khoản chi mua sắm đồ dùng trang thiết bị, phơng tiện, dụng cụ làm việc. Dự toán chỉ ngân sách Nhà nớc quý đợc cấp có thẩm quyền duyệt trong đó có khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị phơng tiện, dụng cụ làm việc. * Hợp đồng kinh tế - Trờng hợp mua sắm tài sản có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thông qua đấu thầu thì hồ sơ gồm có: + Quyết định thành lập hội đồng bảng điểm + Hồ sơ của các đơn vị dự thầu, biên bản đấu thầu. + Kết quả đấu thầu đợc cơ quan cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. * Hợp đồng kinh tế + Trờng hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng không phải thông qua đấu thầu hồ sơ. + Các phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ + Hợp đồng kinh tế Thực hiện kiểm soát chi theo thông t 40 hơn 6 năm nay, kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn đã kiểm soát khá chặt chẽ mọi khoản chi trong đó có khoản chi mua sắm đồ dùng trang thiết bị phơng tiện, dụng cụ làm việc, kết quả thực hiện trong 2 năm (2002 - 2003) Thực hiện năm 2002 là 805969 đạt 93% so với kế hoạch, năm 2003 là 806835 triệu đồng đạt 93,1% triệu đồng so với kế hoạch. Thực chi năm 2003 tăng 867% triệu đồng so với thực chi năm 2002 tơng ứng là 11%. Nhìn chung chi cho mua sắm tài sản phục vụ công tác chuyên môn ngày càng tăng do yêu cầu công việc ngày càng nhiều, đòi hỏi nhiều phơng tiện làm việc nhằm đạt hiệu quả trong công tác. Nhóm mục chi này hiện nay cha có hệ thống định mức quy định, cụ thể song kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn thực hiện kiểm soát cấp phát thanh toán chặt chẽ nên đã hạn chế từng bớc những khoản chi cha đủ điều kiện và sử dụng lãng phí. Tiến hành kiểm soát các khoản chi này nh đối với khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ hoặc chi quản lý hành chính. Qua đó, Trong 2 năm (2002 – 2003) kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn đạt một số kết quả sau: Trong hai năm 2002 từ chối thanh toán 9 món với tổng số tiền là 156,78 triệu đồng. Trong năm 2003, từ chối thanh toán 29 món với tổng số tiền là 387 triệu đồng do thiếu thủ tục chứng từ thanh toán nh phiếu báo giá hợp đồng, kết quả đấu thầu, hợp đồng kinh tế, phát hành vợt số d HMKP…và bổ sung hồ sơ cho 10 món. Mặt khác việc lập giấy rút hạn mức kinh phí còn sai sót nhiều. Sai mục mục ngân sách Nhà nớc thiếu thủ tục kèm theo để đợc cấp phát tạm ứng thanh toán. Các đơn vị chậm trễ trong việc hoàn thiện hồ ớ để chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán. * Chi quản lý hành chính: Bao gồm các mục chi bằng hội nghị, chi cộng tác phí, đón đoàn vào và đón đoàn ra. Qua 2 năm (2002 - 2003) số thực chi quản lý hành chính năm 2002 là 90737 đạt 99,2% so với kế hoạch, thực chi năm 2003 là 109409 đạt 103% so với kế hoạch. So sánh giữa năm 2003/2002: Thực hiện năm 2003 tăng 18672 triệu đồng so với năm 2002 tơng ứng tăng 20,578%. Sau khi Thông t 40TT – BTC ngày 31/3/1998, Thông t 81/2002/thị trờng – BTC. ngày 16/9/2002 công văn 287 ngày 6/4/1998 ra đời việc kiểm soát các khoản chi quản lý hành chính cho ta thấy một kết quả rõ rệt. Để đợc thanh toán mục chi hội nghĩ và công tác phí đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nớc phải gửi đến kho bạc hồ sơ, giấy tờ sau: - Bảng kê các chi phí cho việc in ấn, bồi dỡng giảng viên báo cáo viên thành phần tham gia hội nghị, số lợng, nơi tổ chức hội nghị, tiền thuê phòng, thuê hội trờng, thuê phơng tiện vận chuyển và các khoản thuê khác. _ Bảng kê chi công tác phi: Số ngời đi, địa điểm đi, địa điểm đến, thời gian công tác, chi phí ăn, phòng thuê ngủ trong thời gian công tác. - Hoá đơn tài chính các khoản thuê mớn, chi tiền ăn, ngủ của hội nghị công tác. - Dự toán đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Dự toán chi thờng xuyên theo mục chi - Báo cáo thanh toán. - Giấy giới thiệu, chứng minh th nhân dân của ngời đợc cử đến kho bạc. * Lệnh chuẩn chi - Séc uỷ nhiệm chi Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn thực hiện kiểm tra, kiểm soát thông qua quy trình luân chuyên: chứng từ -> (1) kế toán viên giao dịch -> (2) kế toán trởng -> (3) giám đốc -> (4) kế toán tiền mặt -> (5) thủ quỹ -> (6) kế toán tiền mặt-> (7) kế toán tập hợp lu giữ chứng từ. Thông qua việc kiểm soát cấp phát kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn đã từ chối các khoản chi không hợp pháp, hợp lệ, cụ thể nh: Quý III/2002 từ chối thanh toán 7 món với số tiền 13,4 triệu đồng do đơn vị phát hành qua số d HMKP. Quý II/2003 từ chối thanh toán 8 món vơi số tiền 18 triệu đồng do qua số d kế hoạch tiền mặt. Quý IV/2003 từ chối thanh toán 9 món với số tiền 21 triệu đồng đã phát hành qua số d, sai tính chất mục lục ngân sách Nhà nớc. Tại Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn tháng 10/2002 có đơn vị đầu năm 2002 đến tháng 10/2002 đã tạm ứng 3480 triệu đồng nhng chỉ mới thanh toán 654 triệu đồng, có đơn vị tạm ứng 150 triệu đồng cha thanh toán Việc các đơn vị sử dụng không làm thủ tục đầy đủ để thanh toán tạm ứng dứt điểm làm cho kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn gặp khó khăn trong việc quyết toán và dẫn đến cuối năm dồn dập công việc các đơn vị cùng nhau xin thanh toán từ đó sẽ dẫn đến nguyên nhân vốn ngân sách Nhà nớc thất thoát và sử dụng lãng phí. Thông qua quá trình công tác kiểm soát chỉ một nguyên nhân dẫn đến các đơn vị chậm trễ việc thanh toán tạm ứng do hiện nay các đơn vị đều sử dụng giấy đi đờng của Bộ Tài chính ban hành: Khi dùng mẫu này ngời sử dụng có thể hết năm mới thanh oán vì trên giấy tờ có từ 8 – 10 ô, mỗi ô đều ghi nơi đi ….nơi đến….từ ngày….đến ngày…xác nhận của nơi đi…xác nhận của nơi đến…Nh vậy cho dù chuyến đi công tác có kéo dài đến 10 ngày thì sử dụng đến 1 ô trong tờ giấy đi đờng. Mẫu giấy đi đờng có đơng giản trong thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho ngời đi công tác vì chỉ cần làm thủ tục xin giấy phép đi đờng của cơ quan một lần, nhng có thể sử dụng cho hàng chục chuyến đi công tác. Tuy nhiên cũntg chỉ vì sau hàng chục chuyến công tác mới sử dụng hết một tờ giấy đi đờng, nên ngời sử dụng tạm ứng tiền công tác 1 lần sau vài chục chuyến công tác. Việc kéo dài hàng chục ngày nh thế sẽ treo số tiền tạm ứng không phải là nhỏ và khó khăn trong việc quản lý và kiếm soát chi ngân sách Nhà nớc. Theo thông t 93/1998/TT - BTC qui định chi tiêu hội nghị chỉ qui định mức tiền ăn, nghỉ cho các đại biểu dự hội nghị tập huấn con số ngời cha có con số cụ thể từng cuộc hội nghị từ đó số chi cho hội nghị thông thờng lớn hơn so với dự kiến. Nhóm mục chi sửa chữa và xây dựng nhỏ: Đối với nhóm mục chi này bao gồm hai mục: 117 (sửa chữa TXTSCĐ) phục vụ công tác chuyên môn duy t, bao dỡng các công trình cơ sở hạ tầng. Mục 118 (sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng) Với số thực hiện qua 2 năm 2002 – 2003 chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi Thờng xuyên theo HMKP cụ thể năm 2002 chiếm 4,049 trong tổng số chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc, năm 2003 chiếm 3,784 trong tổng số chi thờng xuyên ngân sách Nhà nớc. Nh vậy, tỷ trọng chi sửa chữa và xây dựng nhỏ đã giảm dần trong tổng chi thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc. Qua số liệu ở bảng 1: Chi sửa chữa và xây dựng nhỏ thực chi nam 2002 là 151504 chi năm 2003 là 184520 triệu đồng đạt 100,6% so với kế hoạch là 21,792% với với năm 2002. Thực hiện kiểm soát cấp phát các khoản chi này đang là một trong những khó khăn của kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn vì các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nớc thờng không mang đầy đủ hồ sơ để kho bạc Nhà nớc thực hiện kiểm soát ngoài ra việc sử dụng tiền vào hai đối tợng này cha đúng theo nội dung. Khi thực hiện kiểm soát thanh toán các khoản chi này các đơn vị phải gửi bộ hồ sơ chứng từ bao gồm: + Đối với công tác xây dựng nhỏ: - Dự toán năm và dự toán quý đợc duyệt các khoảnchi về xây dựng nhỏ. - Có thiết kế chi toán đợc cấp có thẩm quyền duyệt. - Có quyết định cấp đất. - Có hồ sơ đấu thầu theo quy định (đối với công trình hạng mục có giá trị 500 triệu đồng trở lên) Hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nớc (A) và đơn vị thi công (B) Biên bản nghiệm thu khối lợng công trình hoàn thành giữa (A) và (B) và có xác nhận của cơ quan t vấn. + Đối với cải tạo, sửa chữa bao gồm: - Dự toán năm và dự toán quý đợc phê duyệt có chi về cải tạo và sửa chữa. - Có thiết kế dự toán đợc cấp cho thẩm quyền phê duyệt - Giấy phép vừê cải tạo sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền. - Hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các TSCĐ phải cải tạo sửa chữa hoặc thay thế. - Hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các công trình và hạng mục công trình từ 500 triệu đồng trở lên và đợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu. - Hợp đồng kinh tế giữa (A) và (B) Biên bản khối lợng công trình hoàn thành giữa (A) và (B) theo quy định thì việc kiểm soát cấp phát thanh toán các khoản chi này, nếu bên (B) có mở tài khoản tại Ngân hàng hoặc kho bạc thì thực hiện theo quy định. Chứng từ -> (1) kế toán viên -> (2) kế toán trởng -> (3) Giám đốc -> (4) kế toán viên A ->(5) kết toán viên B (kế toán viên giao dịch với Ngân hàng )-> (6) kế toán trởng và giám đốc -> (7) Ngân hàng nơi kho bạc mở tài khoản. (1) Kế toán viên A nhận chứng từ do đơn vị thụ hởng ngân sách Nhà nớc gửi đến kiểm tra thích hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và điều kiện thanh toán. (2)(3) chuyển chứng từ cho kế toán trởng và giám đốc kho bạc kiểm tra lại, ký nhận và đóng dấu. (4) (5) kế toán viên A nhận lại chứng từ ghi sổ kế toán sau đó bóc tách các liên chứng từ liên quan gửi kế oán viên B. (6) Kế toán viên B kiểm tra chứng từ, căn cứ vào phơng thức thanh toán cụ thể để lập thêm chứng từ thanh toán liên quan (bảng kê chứng từ thanh toán, giấy báo liên kho bạc…..) Chuyển toàn bộ chứng từ nhận đợc từ kế toán viên A và chứng từ lập thêm cho kế toán trởng và thủ trởng kiểm soát ký nhận. (7) Kế toán viên B nhận lại toàn bộ chứng từ bóc tách biện chứng từ liên quan chuyển đi, các chứng từ liên quan chuyển đi còn các chứng từ còn lại đợc sử dụng ghi sổ kế toán sau đó đa vào lu trữ. Nhng trên thực tế các đơn vị cha ý thức thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị nhận thầu mua sắm, xây dựng và sửa chữa. Các đơn vị thờng yêu cầu kho bạc Nhà nớc tạm ứng hoặc thanh toán về tài khoản của đơn vị để đơn vị thực hiện chi trả. Đồng thời các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ tồn tại trong những năm qua đó là hồ sơ thủ tục chứng từ. Cha có dự toán đợc duyệt về sửa chữa và xây dựng nhỏ, cha có quyền định phê duyệt đấu thầu, chọn thầu, cha có hợp đồng giữa hai bên (A) và (B) phát hành quá số d HMKP việc ma sắm Ô tô cha thực hiện đúng theo quy định của Nhà nớc. Thông qua việc kiểm soát cấp phát, KBNN Sầm Sơn thực hiện từ chối thanh toán Tháng 2 năm 2002 từ chối thanh toán 3 món với số tiền 327 triệu đồng do đơn vị phát hành quá số d và yêu cầu đơn vị bổ sung giấy tờ 3 món với 12.145 triệu đồng. Tháng 3 năm 2002 từ chối thanh toán 512 triệu đồng do đơn vị sử dụng không đúng mục đích Tháng 12 năm 2002 phát hiện và từ chối thanh toán với số tiền 76 triệu đồng do đơn vị phát hành quá số d HMKT, chi vợt dự toán, hợp đồng trích nợ. Tháng 3 năm 2003 từ chối 7 món với số tiền là 286 triệuđồng do không có báo giá hợp đồng quà sử dụng HMKT. Tháng 10 năm 2003 từ chối thanh toán 6 món với số tiền là 130 triệu đồng món lớn nhất 38 triệu đồng do ghi sai số tiền, không đúng đối tợng, sai tính chất theo MLNS, không có hợp đồng… Tháng 12 năm 2000 từ chối thanh toán 5 món với tổng số tiền là 101 triệu đồng do chuyển quá hợp đồng, chuyển sai nội dung MLNS. Có một thực tế xảy ra: Có một số hợp đồng thời gian thực hiện kéo dài 2 – 3 năm thì việc theo dõi tạm ứng và tất toán nh thế nào? Việc lu trữ hợp đồng nh thế nào? Lu riêng hay cùng với chứng từ (lu cùng chứng từ thì lu lần đầu hay lần cuối.) Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn thực hiện kiểm soát cấp phát, thanh toán các khoản chi theo các văn bản quy định, thông qua đo đã góp phần nào giúp các đơn vị thu hởng có điều kiện để nâng cao trách nhiệm đối với từng khoản chi ngân sách Nhà nớc và đồng thời sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Chi khác: Ngoài các khoản chi trên còn một số khoản chi khác nh chi hỗ trợ và bổ sung, chi trả lãi tiền vay, chi khác…Các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nớc phải gửi các hồ sơ chứng từ đến kho bạc để thực hiện kiểm soát cấp phát, thanh toán nh: + Lệnh chuẩn chi + Séc, uỷ nhiệm chi + Dự toán đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Dự toán chi thờng xuyên quý (chia ra tháng) + Báo cáo thanh toán các khoản chi thờng xyên theo mục. + Giấy giới thiệu, CMND của ngời đợc cử đến KBNN làm việc. Quy trình đợc thực hiện nh chi quản lý hành chính hoặc chi sửa chữa và xây dựng nhỏ. Năm 2002 là 387.730 triệu đồng đạt 174,007 so với kế hoạch, năm 2003 là 743.622 triệu đồng đạt 88,7% với kế hoạch Thông qua công tác kiểm soát chi theo văn bản hiện hành cho thấy nhiều đơn vị cha thực hiện đúng chế độ hoá đơn chứng từ còn sửa chữa, tẩy xoá nên các chứng từ chi, nhiều khoản chi còn thiếu hoá đơn chứng từ hợp lệ. Nhiều đơn vị tạm ứng cho cá nhân, tâp thể sai chế độ nh: Thời gian tạm ứng kéo dài, không hoạch toán trên các sổ sách chứng từ kế toán theo chế độ quy định. Thực hiện hình thức thanh toán tiền mặt còn nhiều, cha có ý thức dùng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt….. Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn yêu cầu bổ dung giấy tờ cho 30 món và từ chối thanh toán 8 món với số tiền 195 triệu đồng do quá số d HMKP, thiếu dấu đơn vị trên chứng từ, thiếu các yếu tố trên chứng từ. Nh vậy với hình thức cấp phát theo hạn mức kinh phí thông qua việc kiểm soát chi theo các quy định của Nhà nớc , Kho bạc Nhà nớc Sầm Sơn kiểm soát vốn NSNN tơng đối có hiệu quả và tiết kiệm. 2.2.2.4. Kiểm soát cấp phát các khoản chi, thờng xuyên của ngân sách Nhà nớc theo lệnh chi tiền (bảng số liệu thứ 3) - Lệnh chi tiên do cơ quan tài chính lập theo nguyên tắc: Cơ quan tài chính cấp nào lập lệnh chi tiền cho ngân sách cấp đó. Mỗi lệnh chi tiền bao gồm 4 liên, trong đó: + 1liên ghi chi ngân sách + 1 liên gửi cơ quan tài chính hay huỷ bỏ + 2liên lệnh chi tiền đợc luân chuyển ở kho bạc hay Ngân hàng: Trong đó 1 liên dùng để hạch toán cho tài khoản thích hợp, 1liên gửi cho đơn vị đợc cấp tiền báo cáo. - Các khoản chi thờng xuyên bằng lệnh chi tiền: Chi ngân sách xã, chi cho khối đảng, chi cho một số khoản chi về sự nghiệp kinh tế, chi bù lỗ, cho vay và một số khoản chi khác. - Khi nhận đợc lệnh chi tiền do cơ quan tài chính phòng tài chính huyện ban tài chính xã, phờng chuyển đến kế toán kho bạc Nhà nớc kiểm tra các yếu tố trên làm chỉ tiêu nh niên khoá, cấp ngân sách, chủng loại, khoản mục, nội dung chi, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ, dấu, chữ ký vv… Kế toán kho bạc Nhà nớc hạch toán: Nợ TK 32104 – Chi ngân sách huyện bằng lệnh chi tiền Có TK đơn vị thủ hởng của cấp ngân sách xã, phờng. Nợ TK 33104 – Chi ngân sách xã, phờng bằng lệnh chi tiền Có TK đơn vị thụ hởng. Mô hình cấp phát bằng lệnh chi tiền: Cơ quan tài chính Kho bạc Nhà nớc Ngân hàng Đơn vị thụ hởng (1) (2) (2) (3) Cơ quan tài chính lập lệnh chi tiền gửi kho bạc Nhà nớc đồng cấp Kho bạc Nhà nớc căn cứ lệnh chi tiền ghi chi ngân sách Nhà nớc và chuyển tiền cho đơn vị thụ hởng NSNN có tài khoản tại kho bạc hay Ngân hàng Ngân hàng thực hiện chi trả cho đơn vị có tài khoản tại Ngân hàng. Hiện nay đê thực hiện tốt kiểm soát chi ngân sách thì cơ quan tài chính cần hạn chế cấp phát bằng hình thức này. Bởi vì cấp phát bằng lệnh chi tiền cấp vào tài khoản tiền gửi của đơn vị, đơn vị rút trúng số tiền, việc kiểm soát theo mục lục ngân sách Nhà nớc, theo nội dung, mục đích rút tiền của đơn vị, kho bạc không thể kiểm tra, kiểm soát đợc Theo số liệu ở bảng 3 thì chi ngân sách xã phờng đã tăng lên theo từng năm. Thực chi năm 2002 là 16395 triệu đồng đạt 88,83% so với kế hoạch, thực chi năm 2003 là 212452 triệu đồng đạt 90,92% so với kế hoạch. So sánh chi ngân sách xã phờng giữa các năm: Năm 2003 tăngg 148494 triệu đồng tơng ứng 29,771% năm 2002 theo báo cáo của KBNN Sầm Sơn do quý I/2002 cha thực hiện chế độ quản lý thu chi ngân sách xã phờng, một số khoản thu tại phờng để lại đến nay phải nộp vào ngân sách rồi mới đợc lĩnh ra hơn nữa trợ cấp các đối tợng hu trí trớc đây quận uỷ quản lý nay chuyển chi tại ngân sách phờng. Thực hiện chi ngân sách phờng theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính nên công việc kiểm tra, kiểm soát trên các chứng từ, mà KBNN không thực hiện việc kiểm soát sử dụng vốn NSNN có đúng mục đích, đúng với số tiền đợc chi hay không nhiều ngân sách sử dụng chứng từ thanh toán 2 lần….tạo kẽ hở trong quản lý chi NSNN theo quy định kiểm soát các khoản chi ngân sách phờng. Chứng từ -> (1) Kế toán viên -> (2) Kế toán trởng -> (3) Giám đốc -> (4) Kiểm soát trớc quỹ -> (5) Thủ quỹ -> (6) Kiểm ngân. Kế toán viên chi NSNN (chi ngân sách phờng) căn cứ vào chứng từ (lệ