Chuyên đề Nâng cao chất lượng cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt may X19

ợng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu khách hàng về chất lượng hàng hoá Thiết kế sp bảo đảm chất lượng theo yêu cầu Yêu cầu về chất lượng NVL cần mua Sản xuất sản phẩm có chất lượng theo thiết kế Đưa sản phẩm ra thị trường Điều đặc biệt cần chú ý ở đây là, chất lượng NVL mua về phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên Thị trường. Chất lượng cao nhất về mặt kỹ thuật chưa phải là tối ưu, nếu noa dẫn đến nguy cơ tăng chi phí và gây khó khăn cho khách hàng trong lựa chọn nhà hàng hoá thích hợp, với khả năng thanh toán và điều kiện sử dụng của mình. * Thứ tư, đúng thời điểm mong muốn. Trong thực tế việc mua NVL sớm hoặc muộn hơn thời điểm dự tính đều có những bất lợi về kinh tế: - Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn, người quản lý cảm thấy yên tâm vì thấy NVL cần có cho sản xuất đã có sẵn tại doanh nghiệp. Nhưng điều đó lại gây nên những bất lợi về mặt kinh tế và phát sinh nhiều chi phí. - Nếu mua muộn hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến việc tung sản phẩm ra thị trường chậm và nhường thị trường của mình cho đối thủ cạnh tranh. Bởi vậy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi thực hiện hoạt động mua hàng, nhanh nhất không phải là sự ưu tiên số một mà chính là sự kịp thời đúng thời điểm mong muốn. Do đó, việc xác định thời điểm mua NVL là vô cùng quan trọng. Sơ đồ 2.4: Xác định thời điểm mua nguyên vật liệu. Thời điểm đưa sản phẩm ra thị trường Thời gian dự trữ thành phẩm Độ dài chu kỳ sản xuất Thời điểm mua NVL Thời gian dự trữ NVL * Thứ năm, chi phí nhỏ nhất Việc giảm thiểu chi phí các yếu tố đầu vào là một trong những điều kiện quan trọng để giảm giá thành trong sản xuất sản phẩm và cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt giá cả trong tiêu thụ sản phẩm. Chi phí mua NVL được cấu thành từ: - Giá trị lô hàng mua: phụ thuộc đơn giá và số lượng mua; - Chi phí phục vụ quá trình mua: chi phí vận chuyển, hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển và bảo quản, chi phí bảo quản, chi phí hành chính. 2.1.3. Hoạt động dự trữ nguyên vật liệu. 2.1.3.1. Bản chất hoạt động dự trữ. Dự trữ là hoạt động tồn trữ NVL, bán thành phẩm để phục vụ quá trình sản xuất của doanh nghiệp cúng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan: - Xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính liên tục của quá trình sản xuất. Dù quá trình sản xuất sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài ngắn như thế nào, cũng đòi hỏi phải có lượng dự trữ gối đầu. - Sự không ổn định của quan hệ cung cầu NVL làm cho các nhà quản trị phải xác định được một cách hợp lý lượng dự trữ để đối phó với những biến động của Thị trường. - Tính thời vụ của sản xuất và chế biến từ một loại NVL nào đó. - Sự khác nhau giữa chu kỳ sản xuất sản phẩm với chu kỳ kinh doanh và sự không cân đối của các khâu trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Dự trữ có thể là kết quả mua ít lần với khối lượng rất lớn với mỗi lần mua, vì muốn hưởng chiết khấu do mua lượng lớn. Dự trữ là cần thiết, nhưng nếu dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản. Đó chính là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đấy giá bán hàng hoá lên cao, làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trẽ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Điều khó khăn chính của doanh nghiệp là phải dự báo được sự biến động của quan hệ cung - cầu NVL để xác định được lượng dự trữ hợp lý. Trong thực tế không loại trừ trường hợp, nếu doanh nghiệp dự báo thị trường NVL sẽ biến động theo hướng cung nhỏ hơn cầu, giá cả NVL tăng lên, sẽ tăng lượng dự trữ cao hơn mức bình thường. Với tình huống này nếu doanh nghiệp không lợi dụng cơ hội để thực hiện hành vi “đầu cơ” thì nó vẫn có lợi nhờ giảm bớt một cách tương đối nhu cầu vốn cho mua sắm NVL và mặc dù có biến động giá cả đầu vào nhưng giá sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp tung ra thị trường vẫn có thể giữ mức bình ổn. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng nhiều loại dự trữ như: - Dự trữ thường xuyên dùng để bảo đảm cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành liên tục giữa hai lần mua NVL; - Dự trữ bảo hiểm dùng để đề phòng những bất trắc trong bảo đảm NVL. Dự trữ này bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguyên liệu cho sản xuất khi không còn dự trữ thường xuyên; - Dự trữ theo mùa vụ được tính toàn cho các loại NVL mà việc sản xuất có tính thời vụ. Xét một cách tổng quát lượng dự trữ của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào những nhân tố cơ bản sau: - Lượng NVL tiêu dùng bình quân một ngày đêm.; - Mức cung cấp tối thiểu mỗi lần của người bán và số lần cung cấp; - Khoảng cách giữa doanh nghiệp và người bán NVL, khả năng bảo đảm phương tiện vận tải NVL; - Tính chất của loại NVL mà doanh nghiệp sử dụng. Trong tính toán mức dự trữ doanh nghiệp có thể xác định loại dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu và dự trữ trung bình. Nội dung của quản trị dự trữ được xem xét trên ba phương diện chính: - Quản trị hiện vật dự trữ nhằm hướng tới tối ưu hoá việc lưu kho của vật tư thông qua việc lực chọn các kiểu kho tàng và phương pháp sắp xếp vật tư trong kho; - Quản trị kế toán dự trữ nhằm hiểu biết tốt hơn sự vận động về số lượng và giá trị vật tư dự trữ thông qua việc sử dụng phiếu kho theo các phương thức xuất, nhập khác nhau; - Quản trị kinh tế dự trữ nhằm cho phép doanh nghiệp hoạt động với lượng dự trữ vật tư tối ưu thông qua việc xác định nhịp điệu dự trữ, số lượng hàng đặt và thời điểm giao hàng. 2.1.3.2. Hệ thống cung ứng đúng thời điểm. Trong điều kiện nền KTTT, cách cung ứng NVL theo kiểu truyền thống (có sản xuất là có dự trữ NVL, mức dự trữ NVL thường rất lớn, chi phí lưu kho cao...) không còn phù hợp. Bởi vậy, để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số doanh nghiệp đã thành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm dần đến 0. Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:             * Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được đem bán đúng thời điểm trên thị trường.             * Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:             - Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn chỉnh; - Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết;            - Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.             Trong hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “hệ thống sản xuất không dự trữ”, lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.              Những ưu điểm của J.I.T:            - Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ;             - Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung ứng mới.             Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài quá trình điều hành sản xuất.             Những nhược điểm của J.I.T:             - Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp;             - Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn. 2.1.3.3. Quản trị cung ứng có lựa chọn. Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng một tầm quan trong như nhau:  thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế). Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất. 2.2. Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên liệu của Công ty. 2.2.1. Một số quy định về hoạt động mua nguyên vật liệu. Sơ đồ 2.5: Quy trình lập nhu cầu mua nguyên vật liệu. 1 Nhu cầu nguyên vật liệu Không cần mua Có đủ tồn kho Hàng tồn kho hoặc 3 Phê duyệt 2 tồn kho không đủ Loại Không đạt Đạt Duyệt Ghi chú: 1. Kiểm tra tồn kho. 2. Kiểm tra xác nhận nhu cầu. B 3. Lựa chọn nhà cung ứng. Trả lại Không y/c chạy thử Chạy thử Sơ đồ 2.6: Quy trình xử lý nguyên vật liệu sau mua. B Vật tư, phụ tùng Hàng hoá khác xnkq Mua hàng Đạt Không đạt Không đạt K.Tra hàng T.T phản hồi từ khách hàng Cập nhật hồ sơ b/c quý Khắc phục, phòng ngừa Theo dõi nhà cung ứng Tiếp nhận, lắp đặt, thay thế Lưu hồ sơ Xử lý theo quy định Đạt Nhập kho Xem xét của lãnh đạo 2.2.1.1. Nhu cầu hàng hoá. 2.2.1.1.1. Lập nhu cầu. * Căn cứ yêu cầu sử dụng, dự trữ NVL các đơn vị lập nhu cầu hàng hoá theo các biểu mẫu sau: nhu cầu NVL, kế hoạch NVL, kế hoạch kiểm định NVL năm. Trước khi lập nhu cầu, các nhà máy rà soát thông tin liên quan do phòng xuất nhập khẩu, phòng khách hàng cung cấp. * Nguyên vật liệu. - Đơn vị có nhu cầu NVL khi lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ chính xác về số lượng, chủng loại; - Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thường xuyên, dự trữ. - Nhu cầu NVL khẩn cấp: Căn cứ nhu cầu NVL phát sinh cần khẩn cấp khi xảy ra sự cố NVL tồn kho, cán bộ phụ trách thiết bị của đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn cấp kèm biên bản sự cố thiết bị. Trường hơp đặc biệt phải có bản giải trình kèm theo. - Nhu cầu NVL thường xuyên: Căn cứ vào số NVL hiện có, kế hoạch lịch xích, mức độ hao mòn hư hỏng của các kỳ trước và lượng NVL tồn kho hàng quý các đơn vị lập nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý gửi nhu cầu quý sau (đã được GĐ/ người uỷ quyền phê duyệt) về phòng xuất nhập khẩu và khách hàng. - Nhu cầu NVL dự trữ: Căn cứ vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải dự trữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đã quy định. * Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mã số theo catalogue hoặc theo bản chào hàng (nếu có) và mã số công ty. * Nhu cầu NVL được các đơn vị chức năng kiểm tra, trình Giám đốc/ người được uủy quyền, sau đó chuyển cho đơn vị có chức năng mua hàng thực hiện, đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng 01 bản duyệt để theo dõi mã hoá khi hàng về. 2.2.1.1.2. Kiểm tra tồn kho. Đơn vị có nhu cầu tự kiểm tra hàng tồn kho tại đơn vị mình trước khi chuyển cho đơn vị liên quan. 2.2.1.1.3. Trách nhiệm kiểm tra và các định nhu cầu. * Phòng kỹ thuật kiểm tra: - Nhu cầu kỹ thuật, chủng loại, hoá chất thuốc nhuộm, dịch vụ kỹ thuật, kiểm định hiệu chuẩn NVL, mã hoá NVL. - Nhu cầu số lượng NVL đã đưa vào sử dụng dựa trên cơ sở báo cáo hàng quý của các đơn vị, chất lượng NVL, yêu cầu kỹ thuật. - Các yêu cầu khác theo chỉ đạo của TGiám đốc/ người được ủy quyền. * Phòng kế hoạch kiểm tra. - Hàng tồn kho tại kho do phòng quản lý kể cả hàng đã về nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Số lượng tồn kho được cung ứng kịp thời cho đơn vị liên quan để xác định nhu cầu. - Xác nhận số lượng tồn kho trong nhu cầu và xác nhận tồn kho trong báo cáo tình hình sử dụng NVL hàng quý và hàng năm của các đơn vị. - Nhu cầu nguyên liệu cho may, dệt. - Hàng hoá gia công (trường hợp cần thiết có phòng kế hoạch kiểm tra). - Theo dõi số lượng NVL đã nhập về theo từng đơn vị và nhu cầu theo biểu mẫu và gửi biểu mẫu này cho phòng kế toán làm cơ sở tính chi phí cho đơn vị sử dụng. * Phòng Thương mại. - Xác định số lượng NVL (cho hàng nội địa) cần mua trên cơ sở nhu cầu của các đơn vị. - Cung cấp cho đơn vị có nhu cầu hàng hoá và các đơn vị liên quan thông tin về đơn hàng đã được ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng về công ty, đơn hàng đã và đang giao dịch, sẽ ký hợp đồng. * Phòng tài chính. Kiểm tra nhu cầu dịch vụ đào tạo (hàng năm, đột xuất). * Phòng xuất nhập khẩu. - Xác định số lượng bông sơ cần nhập trên cơ sở nhu cầu của phòng kế hoạch thị trường và tình hình thị trường. - Cung cấp cho đơn vị có nhu cầu NVL và các đơn vị liên quan thông tin về đơn hàng đã được ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng về công ty, đơn hàng đã và đang giao dịch, sẽ ký hợp đồng. - Theo dõi số lượng NVL đã nhập về theo từng đơn vị và nhu cầu theo biểu mẫu đã quy định và gửi biểu mẫu này cho phòng kế toán tài chính làm cơ sở tính chi phí cho đơn vị sử dụng. * Phòng kế toán. Lập sổ sách theo dõi tỷ lệ giá trị vật tư phụ tùng ngay sau khi ký hợp đồng cho đơn vị đặt hàng. Tháng 12 hàng năm cấp cho phòng Kỹ thuật đầu tư giá trị NVL nhập về của các đơn vị. * Yêu cầu thời gian xem xét. - Tuỳ theo nội dung cần xem xét, nhu cầu NVL phải được gửi trước cho đơn vị có chức năng kiểm tra ít nhất 1 ngày (24h) so với thời điểm cần thông tin. - Đơn vị kiểm tra có thông tin trả lời trong thời gian nhanh nhất, nhưng không chậm hơn 24 giờ, đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất. 2.2.1.1.4. Trình tự phê duyệt nhu cầu. *Các đơn vị có nhu cầu gửi cho phòng chức năng theo quy định để xác định nhu cầu, kiểm tra tồn kho và trình Giám đốc/ người được uỷ quyền phê duyệt. *Ghi chú. NVL thuộc dự án đầu tư và xây dựng, phòng kế toán thực hiện theo quy chế hiện hành của Nhà nước và chuyển kết quả trúng thầu cho đơn vị mua hàng thực hiện. 2.2.1.2. Mua hàng. Sơ đồ 2.7: Quy trình mua nguyên vật liệu. Thu thập thông tin Phân tích thông tin Chọn lựa nhà thầu Dựa vào danh sách nhà thầu phụ Chọn nhà thầu phụ Nhà thầu ngoài nước Nhà thầu trong nước Nhận hàng Đàm phán Lập hợp đồng hoặc mua trực tiếp Phê duyệt Xem xét Chọn nhà thầu phụ Phê duyệt Giám định Ký hợp đồng Phê duyệt nhà thầu phụ Đàm phán Ghi chú: Hoạt động có thể xảy ra * Đơn vị mua NVL lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách đã được phê duyệt, nếu nhà cung ứng có trong danh sách được duyệt, thì phải đánh giá nhà cung ứng. * Đơn vị mua NVL gửi thông tin mua hàng đến nhà cung ứng được lựa chọn. Đối với NVL khi có bản chào hàng, đơn vị mua hàng gửi thông tin chào hàng tới đơn vị có nhu cầu. Đơn vị có nhu cầu chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận các thông tin kỹ thuật như: chủng loại, mã số, kích thước trong bản chào hàng theo đúng nhu cầu đặt mua (các thông tin thay đổi hoặc các yêu cầu đặc biệt cần phải ghi chú vào bản chào hàng cho các đơn vị liên quan biết). * Đàm phán và phê duyệt nhà cung ứng: - Đối với việc mua NVL: Giám đốc/ người được uỷ quyền phê duyệt nhà cung ứng. - Phòng kế hoạch thị trường và xuất nhập khẩu đàm phán với các nhà cung cấp NVL để xem xét khả năng cung cấp ngay khi cần đối với trường hợp khẩn cấp để giảm lượng dự trữ. * Ký kết hợp đồng : hợp đồng ký kết theo thoả thuận giữa hai bên phù hợp với pháp luật của nhà nước và luật quốc tế. * Thực hiên hợp đồng Đơn vị mua NVL thực hiện hợp đồng và làm thủ tục mua hàng. Ngay sau khi ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng thông báo cho đơn vị có nhu cầu về hợp đồng dã ký. * Ghi chú: Đối với những NVL mua trực tiếp không thông qua ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng trình Giám đốc/ người uỷ quyền phê duyệt. Sau khi được duyệt, đơn vị làm thủ tục mua hàng. 2.2.1.3. Kiểm tra hàng. * Đơn vị mua hàng thông báo cho các đơn vị có nhu cầu và các đơn vị có chức năng kiểm tra hàng theo hợp đồng hoặc theo những thoả thuận riêng. Đối với vật tư, ohụ tùng thay thế trước khi nhập kho, thủ kho tiến hàng kiểm tra: - Hố sơ chứng từ, bằng chứng, xuất xứ hàng hoá. - Số lượng, chủng loại, tên, đã có mã hoá chưa? (nếu thiếu thì yêu cầu đơn vị kỹ thuật có nhu cầu bổ sung mã hoá). - Kiểm tra sơ bộ ngoại quan: xem có rách, sờn ... không? * Nếu phát hiện sự không phù hợp: thủ kho, đơn vị kiểm tra hàng lập phiếu CAR theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và quy trình khắc phục phòng ngừa. * Đơn vị mua hàng cập nhật theo dõi nhà cung ứng, nếu nhà cung ứng vi phạm hợp đồng phải mở phiếu CAR thực hiện theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, quy trình khắc phục phòng ngừa và xử lý theo quy định. 2.2.1.4. Nhập kho. - Ngay khi hàng về Công ty, đơn vị mua hàng thông báo cho các đơn vị liên quan. - Các loại hàng hoá có phương thức thanh toán trả trước, không yêu cầu có cơ quan giám định kiểm tra. Trong vòng 7 ngày kể từ ngày hàng về kho, không có tổn thất. Phòng kế hoạch thị trường làm thủ tục nhập kho theo bản kê chi tiết và hoá đơn của nhà cung ứng. Sau khi nhập kho, nếu phát hiện có tổn thất, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng và giải quyết theo quy định. - Các loại hàng hoá có phương thức thanh toán trả sau hoặc không thanh toán, trong vòng 14 ngày kể từ ngày hàng về kho. Nếu kiểm tra đạt yêu cầu quy định trong hợp đồng , phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Nếu không đạt yêu cầu, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng và giải quyết theo quy định. Trong trường hợp phải xác định chất lượng qua chạy thử, thời gian chạy thử do lãnh đạo công ty xác định. 2.2.1.5. Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu. * Các đơn vị sử dụng NVL trước ngày 15 tháng đầu quý sau lập báo cáo quý trước, chậm nhất ngày 20/12 lập báo cáo năm báo cáo tình hình sử dụng NVL (có xác nhận tồn kho của phòng kế hoạch thị trường) gửi các phòng liên quan (Phòng xuất nhập khẩu, kỹ thuật đầu tư, kế hoạch thị trường, kế toán tài chính). * Yêu cầu báo cáo: số lượng NVL đã đặt và sử dụng; số lượng NVL thừa và thiếu. Báo cáo dùng bảng nhu cầu NVL đã được duyệt kèm bảng phân tích nguyên nhân thừa, thiếu và hướng sử dụng thời gian tới (ghi rõ thời điểm sử dụng) báo cáo Giám đốc. - Phòng KHTT: cuối mỗi quý cấp số liệu nhập, xuất, tồn NVL cho các đơn vị liên quan. - Phòng KTĐT: hàng quý tổng hợp, phân tích tình hình và sử dụng NVL của các đơn vị báo cáo Giám đốc. * Vào tháng 12 hàng năm căn cứ vào báo cáo của các đơn vị, số liệu của Phòng KTTC. Phòng KTĐT có trách nhiệm tổng hợp,cân đối và phân bổ quỹ khoán NVL cho các đơn vị. 2.2.1.6. Đánh giá nhà cung ứng. * Đơn vị mua hàng đáng giá nhà cung ứng và báo cáo lãnh đạo. - Nhà cung ứng NVL gia công may, đánh giá theo mẫu đánh giá cung ứng dịch vụ gia công may. - Các nhà cung ứng đơn hàng nhỏ, lẻ, ít lặp lại cho phép không cần đánh giá và được chọn cung ứng khi có sự phê duyệt của GĐ/ người được uỷ quyền. * Nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng. Khi có sự thay đổi danh sách nhà cung ứng, các đơn vị mua hàng tự cập nhật, 6 tháng 1 lần gửi cho phòng XNK. Phòng XNK trình GĐ phê duyệt. Các nhà cung ứng hàng cho công ty trước tháng 12/2004, các nhà cung ứng độc quyền, các trường học, các phòng thí nghiệm, các cơ quan kiểm định không cần đánh giá. * Chỉ thực hiện đánh giá nhà cung ứng 1 lần. * Sự phù hợp của các nhà cung ứng được cập nhật theo sổ theo dõi nhà cung ứng. Đối với các đơn hàng mua trực tiếp, đơn vị mua hàng theo dõi nhà cung ứng qua việc thực hiện đơn đặt hàng hoặc giấy đề nghị duyệt giá. Đối với các đơn hàng mua theo hợp đồng nguyên tắc, nhà cung ứng được cập nhật theo sổ theo dõi nhà cung ứng theo hợp đồng nguyên tắc. * Các nhà cung ứng do khách hàng chỉ định cung ứng hàng hoá cho đơn hàng của họ, đơn vị mua hàng tự quản lý cho đến khi kết thúc đơn hàng. * Các nhà cung ứng vi phạm hợp đồng, GĐ hoặc người được uỷ quyền xem xét lại nhà cung ứng và quyết địng có tiếp tục mua hàng của nhà cung ứng đó hay không. * Tiêu chí loại bỏ nhà cung ứng ra khỏi danh sách: - Nhà cung ứng bị cấm kinh doanh, vi phạm luật pháp. - Vi phạm về điều kiện giao hàng: 3 lần liên tiếp nhà cung ứng giao hàng muộn hơn hợp đồng đã ký, hoặc không theo thoả thuận giữa 2 bên, gây thiệt hại cho quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty. - Vi phạm về chất lượng: 2 lần liên tiếp nhà cung ứng giao hàng có chất lượng không đạt hoặc sai chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng đã ký kết mà không thay thế hoặc thay thế không kịp thời gây thiệt hại cho công ty. - Vi phạm về số lượng: 3 lần liên tiếp nhà cung ứng giao hàng thiếu số lượng mà không bổ xung hoặc bổ xung không kịp thời ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh của công ty. - 3 lần liên tiếp nhà cung ứng không tuân thủ các dịch vụ sau bán hàng theo hợp đồng hoặc cam kết bảo hành. - Trường hợp nhà cung ứng vi phạm hợp đồng gây thiệt hại lớn cho sản xuất - kinh doanh của công ty. Đơn vị quản lý hợp đồng trình GĐ, người được uỷ quyền loại khỏi danh sách nhà cung ứng (không căn cứ vào số lần vi phạm). - Các nhà cung ứng đã loại khỏi danh sách, khi có nhu cầu nối lại giao dịch, được đánh giá lại như đánh giá lần đầu. 2.2.2. Một số quy định về hoạt động dự trữ nguyên vật liệu của Công ty. 2.2.2.1. Phân loại nguyên vật liêu. Với quy mô sản xuất lớn nguồn NVL của X19 rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, X19 đã tiến hành phân loại NVL theo nhiều cách khác nhau để phù hợp với quá trình sản xuất. * Phân loại theo công dụng của NVL: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nó bao gồm đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp và những nguyên liệu đã qua sơ chế. - Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý của Công ty. - Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất như than, dầu... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. - Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. - Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. * Phân loại theo mục đích sử dụng: - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. X19 áp dụng nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu theo điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: “ Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được ”. Trong đó: - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở Công ty, NVL được tính theo giá thực tế. 2.2.2.2.1.Tính giá NVL nhập kho: Tính giá của NVL nhập kho của công ty X19 tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. NVL nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau. * Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giá hàng mua Trong đó: - Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. - Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)... * Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của VL thuê ngoài gccb = Giá thực tếcủa VL xuất thuê ngoài gccb + Chi phíthuê ngoàigccb + Chi phívận chuyển(nếu có) * Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tếcủa VL tự chế = Giá thànhsản xuất VL + Chi phí vận chuyển (nếu có) * Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế của VL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận * Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật liệunhận góp vốn liên doanh = Giá trị vốn gópdo hđld đánh giá * Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệuđược biếu tặng, viện trợ = Giá thị trườngtại thời điểm nhận * Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế củaphế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lạihoặc giá có thể bán 2.2.2.2.2. Tính giá NVL xuất kho. * Phương pháp bình quân: - Bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quâncuối kỳ trước = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ - Bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ = (Trị giá vật tư tồn đầu k