Chuyên đề Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

iện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage ) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp….(trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.3. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng 3. Phương pháp xây dựng một HTTT 3.1. Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là khoa học công nghệ và thông tin. HTTT ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một HTTT hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lí có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lí trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động cùa tổ chức. Vậy nên không phải ngẫu nhiên mà 1 tổ chức lại đi xây dựng một HTTT, vì đó là một công việc tốn công, tốn của. Qua việc khảo sát tại công ty em thấy việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặp phải. Sự thúc bách phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lí do sau: - Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhân lực mới, nhờ đó mà công ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong tương lai. - Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay của họ. - Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của công ty, từ những lí do bên trên; tại công ty yêu cầu phải xây dựng một HTTT để quản lí việc bán hàng. Khi mà ứng dụng hiện thời MS Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lí của nhân viên và lãnh đạo về việc quản lí bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu xuất nhập, lập báo cáo… dẫn tới việc quản lí ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhân viên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầu quản lí của mình có hiệu quả tốt hơn. 3.2. Phương pháp xây dựng HTTT Mục đích của một dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một phương sách tiến hành bài bản, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển HTTT một cách có phương pháp khoa học. Chính vì vậy mà phải đi vào thực tế phải tìm hiểu sâu yêu cầu của người sử dụng để tạo ra sản phẩm phù hợp cũng như phải thích ứng với trình độ của chuyên viên sử dụng nó. Và trong công ty em thấy rất phù hợp cho phần mềm của mình vì khả năng dùng Microsoft Access của cán bộ công ty rất thành thạo, đó là một điều kiện thuận lợi khi triển khai xây dựng một dự án mới mà không phải tốn thời gian cho đào tạo nguồn nhân lực. 3.2.1. Nguyên tắc xây dựng một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lí hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế Xem xét 3 nguyên tắc này : Nguyên tắc 1: Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài, mô hình vật lí trong. Ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức. Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lí và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lí. Mô hình vật lí ngoài Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lí, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lí dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lí dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: “Cái gì?”, “Ai?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?” Mô hình vật lí trong Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kĩ thuật. Mô hình này mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lí của thiết bị, tổ chức vật lí của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?” Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lí, mô hình vật lí ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lí trong là góc nhìn của nhân viên kĩ thuật. Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lí trong là hay biến đổi nhất. Nguyên tắc 2: Là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lí sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lí khi thiết kế. Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. 3.2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh( RAD), phương pháp thác nước( Waterfall). Có thể qui về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tich viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Các giai đoạn phát triển một HTTT được áp dụng vào đề tài này có nội dung như sau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lí bán hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả năng thực thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Sau khi được sự đồng ý ở giai đoạn trước về phương án phát triển ta tiếp tục nghiên cứu môi trường của hệ thống hiện thời tại công ty, khảo sát hệ thống đang tồn tại bằng cách nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn quan sát về: nghiệp vụ, lịch sử phát triển, cách thức quản lí, tổ chức, kinh tế và con người như đã trình bày ở chương I. Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế - Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi dự án ban đầu - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép giải quyết được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã đề ra từ giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra ( nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu ( các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lí sẽ phải thực hiện ( các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào( các Inputs). Mô hình logic phải được người sử dụng xét duyệt. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lí - Thiết kế các luồng dữ liệu - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hoá mô hình logic Và giai đoạn này sẽ được thực hiện ở chương III. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này được người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải chú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là: - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo Trong đề tài của em phương án của giải pháp đã lựa chọn úng dụng Microsoft Access và Visual Basic là công cụ để xây dựng HTTT, sẽ được thực hiện ở chương III. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho người sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật - Thiết kế vật lí trong - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới được thực hiện vào hoạt động thay thế hệ thống cũ. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá sau cài đặt Em sẽ bước đầu chuyển đổi trên phần cứng và phần mềm có sẵn của công ty và hệ điều hành của các máy tính tại công ty đều có cấu hình để chạy ứng dụng VB được. Chương trình đang mang tính chất thử nghiệm. Vậy để đảm bảo một HTTT được tạo ra một cách tốt nhất và tính ứng dụng cao đòi hỏi lập trình viên cần tuân thủ và thực hiện tốt 7 giai đoạn trên. Tuy nhiên do trình độ của em còn hạn chế, điều kiện và thời gian có hạn vì vậy việc xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho công ty em không thể thực hiện tốt và đầy đủ các giai đoạn. Em sẽ cố gắng và chỉ tập trung vào một số giai đoạn như: giai đoạn đánh giá yêu cầu, giai đoạn phân tích chi tiết, giai đoạn thiết kế. Còn những giai đoạn khác em chưa thể tìm hiểu sâu vào HTTT tại công ty được. II.HỆ QUẢN TRỊ CSDL VISUAL BASIC 1. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Hệ quản trị CSDL Microsoft Access( MA ): MA là hệ quản trị CSDL đầy đủ tính năng để quản lí khối lượng DL lớn. MA là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc diện tương tự như các ứng dụng khác của office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những yêu cầu khác nhau về CSDL có thể dùng Access để phát triển các kiểu ứng dung cơ bản nhất như ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho từng phòng ban và toàn công ty…. Mặt khác trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Micrsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất . Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lí từng bản ghi trong tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng. - Báo lỗi và xử lí lỗi. - Tạo thủ tục theo ý muốn. - Làm CSDL dễ bảo trì. Vì vậy hệ quản trị CSDL MA được chọn để thực hiện đề tài. Các khái niệm cơ bản trong một CSDL là: Bảng( Table) là đối tượng chính của mô hình quan hệ, bảng ghi chép DL về một nhóm phần tử gọi là thực thể. Thực thể( Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép, lưu giữ. Dòng( Row), mỗi bảng có nhiều dòng. Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi bởi vì nó ghi chép DL về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể. Cột(Column), mỗi bảng có những cột. Mỗi cột còn được gọi là một trường. Giao giữa một cột và một dòng là một ô chứa mẫu DL ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. CSDL(Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Hệ CSDL( Database System) là tuyển tập CSDL có liên quan với nhau. Hệ quản trị CSDL(Database Managerment System) là một hệ thống chương trình giúp tạo lập, duy trì sử dụng các hệ CSDL. 2. Giới thiệu về Visual Basic ( VB ) VB là gì ? Phần “Visual” đề cập đến những phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng. Có sẵn những bộ phận hình ảnh, gọi là controls, dễ dàng sắp đặt vị trí các đặc tính của chúng trên một khung màn hình gọi là Form. Phần “Basic” đề cập ngôn ngữ BASIC, một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học. Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( visual ), nghĩa là khi thiết kế chương trình, bạn được nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước : - Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) - Viết lệnh ( Code Programming ) Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn ngữ Visual Basic được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình và nó ngày càng có những tính năng đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của người dùng. Visual Basic cũng là một ngôn ngữ lập trình tạo cho bạn sự thoải mái, thích thú và không ít bất ngờ ! Visual Basic giúp người lập trình xây dựng các ứng dụng nhanh chóng hiệu quả ! Mặt khác, VB cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác DL của nhiều hệ quản trị CSDL khác như hệ quản trị CSDL Access, SQL Server, Oracle,… Đồng thời VB là ngôn ngữ lập trình có tính bảo mật cao, đây là điều rất quan trọng trong chương trình quản lí. Vì những lí do trên em quyết định chọn VB làm ngôn ngữ lập trình để thực hiện đề tài. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ 1. Tổng quan chung từ thực tế Khảo sát HTTT là một khâu quan trọng, là việc đầu tiên của quy trình phát triển HTTT quyết định sự thành công hay thất bại của dự án phát triển HTTT mới. Kết quả của công đoạn này là đầu vào đầu tiên để có thể tiến hành các giai đoạn tiếp theo. Do đó, để việc khảo sát hệ thống đạt kết quả cao đòi hỏi kết hợp những phương pháp khảo sát nhằm đưa ra kết quả tốt nhất và toàn diện nhất về HTTT hiện tại của tổ chức. Đối với công đoạn khảo sát HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương sử dụng các phương pháp khảo sát sau: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát. 2. Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Có 4 phương pháp thường được sử dụng để khảo sát HTTT quản lí nói chung là: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp sử dụng phiếu điều tra. Mỗi phương pháp giúp phân tích viên hệ thống nhìn được các khía cạnh khác nhau về HTTT hiện đại. Sau đây là các phương pháp được sử dụng trong quá trình khảo sát HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. - Phỏng vấn: Với phương pháp này sẽ giúp cán bộ xác định yêu cầu thu thập được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế. Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCPDVVT Thái Bình Dương em đã tiến hành phỏng vấn nhân viên, các cán bộ của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing từ đó thu được nhiều kết quả phục vụ cho qui trình phân tích như sau: Qui trình bán hàng, các đối tượng khách hàng của công ty, các chính sách chiết khấu giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng…… - Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện đại và tương lai của tổ chức. Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty : Các văn bản về thủ tục và qui trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing. Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt động bán hàng, phiếu xuất hàng bán,… Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quí, theo năm,…. Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hay không sắp xếp… Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 3. Các kết quả khảo sát HTTT quản lí bàn hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lí bán hàng, em đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của công ty. Các chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing- phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lí bán hàng đã tạo điều kiện tốt cho em có thể được tìm hiểu những vấn đề cần thiết như: cung cấp tài liệu, giải thích về các qui trình cũng như các tiêu chí quản lí của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các qui trình phức tạp như: vấn đề về quản lí hoá đơn, quản lí tồn kho… của công ty. Không những trong 3 tuần mà trong suốt thời gian thực tập, em cũng được tìm hiểu kĩ hơn về quản lí bán hàng của công ty. Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng như: chị Ngân Hà- làm kế toán đảm nhận về việc cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm về các mặt hàng. Chị Thuỷ- đảm nhận việc theo dõi hàng tồn kho, lượng bán ra và nhập vào. Anh Cường- đảm nhận về các vấn đề liên quan trong quá trình tìm hiểu sản phẩm trên thị trường… Qui trình bán hàng tại công ty trong quá trình tìm hiểu như sau: Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing nộp đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời khách hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bản được lưu lại tại phong Kế hoạch- bán hàng và Marketing, một bản được gửi lại cho khách hàng. Đồng thời bộ phận kế toán bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận giao hàng để bộ phận này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng. Một liên giấy giao hàng sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận quản lí kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán. Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên. Em nhận thấy: việc quản lí bán hàng trong công ty còn rất riêng lẽ; mỗi cán bộ chuyên viên trong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng như trên chúng ta đã thấy. Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban cần một thông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phòng của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing phải chỉ đạo đúng chuyên viên liên quan đến vân đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo khi có yêu c