Chuyên đề Quản lý hàng hoá vật tư và thiết bị cho công ty TNHH phát triển đầu tư công nghệ kính Việt Nam

thông tin mới. - Dòng dữ liệu (flow): Được ký hiệu bởi đường kẻ có mũi tên. mũi tên chỉ hướng ra của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các processes với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra. - Kho dữ liệu (data store): Được ký hiệu bởi 2 đường kẻ song song, hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này được tồn tại dưới dạng file hay cơ sở dữ liệu. - Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống. - Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ thống. DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là: - Từ điển dữ liệu: data dictionary. - Đặc tả chức năng: process specification. Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung cho nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh. Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp cho người sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho người lập trình có được cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và người sử dụng. Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với người lập trình. Trong quá trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này được tiếp tục phát triển, chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình viên. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình. Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là mô hình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra được một phần các mô hình còn lại. Trong phương pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này được xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thường được xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trước sau một chút. (1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng này thường được lựa chọn khi phân tích định hướng lập trình. Trong trường hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) được sử dụng như một công cụ minh hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD ( mô hình dữ liệu). (2) Với định hướng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của người dùng, DFD lại được xây dựng trước, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực. sau khi được người dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD. 2.1.5- Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng. Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. Mỗi đối tượng bao gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế. 2.2- Cơ sở lý thuyết phân tích - thiết kế cơ sở dữ liệu. 2.2.1- Tổng quan về cơ sở dữ liệu. 2.2.1.2- Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều người sử dụng. 2.2.1.3- Một số khái niệm cơ bản. Thực thể. Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. ví dụ: giáo viên, hàng hoá: là đối tượng cụ thể. dự án: là đối tượng trừu tượng. Thuộc tính. Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu. Khoá. Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực thể. 2.2.1.4- Quan hệ. Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Quan hệ 1 -1. Một phần tử A kết hợp với không quá một phần tử của B : Quan hệ 1 - nhiều. Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A. Quan hệ nhiều - Nhiều. Một phần tư của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại mỗi phần tử của B có thể kết hợp vơi N phần tử của A. Trong đó: A,B là tập thuộc tính. R là tập hữu hạn các phần tử, R #Æ 2.2.1.5 - Các dạng chuẩn. Phụ thuộc hàm. A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần tử của a chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}. Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form: Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một phần vào khoá. Dạng chuẩn 2NF-seccond Normal Form: Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp. Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form: Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính khoá. Dạng chuẩn boyce-Codd-BCNF: Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một bản ghi. Dạng chuẩn 4NF: Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc hàm vào cột A. 2.2.2 - Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá: Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R) Biểu diễn các thực thể Hợp nhất các quan hệ Biểu diễn các mối quan hệ Chuẩn hóa các quan hệ Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn) Quá trình thiết kế logic 2.2.2.1- Biểu diễn các thực thể. Trước tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ.. Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một lược đồ quan hệ). Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP được biêu diễn ở hai dạng như sau: Dạng bảng: NHACUNGCAP. M·NCC TªnNCC §ÞachØ §tho¹i NCC1 TrÇn LËp 20-Bµ TriÖu 04-7844746 Dạng cấu trúc: NHÀ CUNG CẤP ĐỊA CHỈ TÊN NCC MÃ NCC ĐIỆN THOẠI 2.2.2.2 - Biểu diễn các mối quan hệ Một mối quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình thoi là tên của quan hệ và được nối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó. Quan hệ 1 - nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng Như vậy quan hệ ĐƠNHÀNG được biểu diễn bằng cách thêm khoá chính của quan hệ tương ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tương ứng với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này. Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệ bậc 3 trở lên. Như vậy quan hệ mới sinh ra sẽ được biểu diễn có dạng là: Vậnchuyển(MãNCC, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlượng) 2.2.2.3 - Chuẩn hoá các quan hệ. Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc. Quá trình chuẩn hoá thường gồm một số bước tương ứng với một dạng chuẩn: (1) Quan hệ chưa chuẩn hoá: - Quan hệ chưa chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp. Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng, Tênhàng, Đơnvị, Sốlượng) (2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1: - Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp. - Tách một quan hệ chưa chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1. + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng. + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính. (3) Quan hệ ở dạng chuẩn 2: - Là quan hệ : + ở dạng chuẩn 1. + Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một phần khoá chính. - Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 1 thành quan hệ ở dạng chuẩn 2: + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá chính và phần khoá xác định chúng. + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính. (4) Quan hệ ở dạng chuẩn 3: - Là quan hệ: + ở dạng chuẩn 2. + Không tồn taị các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào khoá chính(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính cầu). - Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3: + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu. + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu. (5) Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: - Là quan hệ : + Ở dạng chuẩn 3. + Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm vào khoá chính (khoá dự tuyển). - Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển. + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển. (6) Quan hệ ở dạng chuẩn 4: - Là quan hệ : + ở dạng chuẩn BCNF. + Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào thuộc tính khoá. - Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4: + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính và phần khoá xác định chúng. + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị. Như vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trước hết ta phải xác định các phụ thuộc hàm và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn đối với quan hệ. Tách nhóm lặp Loại phụ thuộc đa trị Phân rã loại dị thường Bảng với nhóm lặp Chuẩn 3 Chuẩn BCNF Chuẩn 4 Chuẩn 5 Tách phụ thuộc bộ phận Tách phụ thuộc hàm không chứa khoá dự tuyển Chuẩn 1 Chuẩn 2 Tách phụ thuộc bắc cầu Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Hợp nhất các quan hệ. Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thường gặp một số vấn đề như: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực thể chính và thực thể con. Đồng nghĩa: Trong một số trường hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhưng có cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc tính như vậy gọi là đồng nghĩa. Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận với người dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa khác. Đồng danh: Trong nhiều trường hợp khác nhau, một thuộc tính được gọi là đồng danh nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác nhau. Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những thuộc tính đó. Phụ thuộc bắc cầu: Khi hai quan hệ chuẩn 3 được hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên. Chương 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ 3.1 - Phân tích hệ thống quản lý hàng hoá vật tư và thiết bị. 3.1.1 Phát biểu bài toán: Công ty TNHH phát triển đầu tư công nghệ kính Việt Nam sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau như: Kính xây dựng, các thiết bị về kính, máy cắt kính, thiết bị liên quan đến công nghệ kínhCác mặt hàng này được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của công ty sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn. Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách. Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của công ty và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo. 3.1.2- Mục đích quản lý. Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện có tại công ty đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của công ty 3.1.3 - Phân tích về chức năng. Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, sẽ có sự phân cấp trong mô tả. Ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản. Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng như sự logic được sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dưới đây là một số mô hình và phương tiện diễn tả chức năng được vận dụng ở những mức độ khác nhau: Lập danh sách KH Quản lý hàng hoá vật tư thiết bị Nhập hàng Lập báo cáo nhập xuất Lập báo cáo Hàng tồn Lập báo cáo doanh thu lập đơn mua hàng Viết phiếu nhập kho Lập danh sách NCC Lập danh sách hàng Nhận đơn đặt hàng Viết phiếu xuất kho Lập hoá đơn Lập sổ theo dõi nhập Lập sổ theo dõi xuất Lập sổ theo dõi doanh thu Xuất hàng Theo dõi nhập xuất doanh thu Lập báo cáo Biểu đồ phân cấp chức năn Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây: Hình 1:Biểu đồ phân cấp chức năng. Đặc tả chức năng của hệ thống Chức năng nhập hàng (1).Chức năng lập đơn mua hàng. - Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng các vật tư, thiết bị còn trong kho của công ty . (2).Chức năng viết phiếu nhập kho. - Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp. Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo. Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng. Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (3).Chức năng lập danh sách nhà cung cấp. - Cho phép người sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách và lưu vào bảng Nhacungcap. Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp mới. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung cấp. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần. Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (4).Chức năng lập danh sách hàng - Cho phép người sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng được nhập vào kho của Trung tâm. Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật tư cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần. Nút”Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. Chức năng xuất hàng (1).Chức năng nhận đơn đặt hàng - Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách. (2).Chức năng lập hoá đơn bán - Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách. Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật tư... Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thì nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin hoá đơn vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “In hoá đơn”: Khi được kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán vừa cập nhật. Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “Đầu”:Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”:Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (3).Chức năng viết phiếu xuất kho. - Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi người sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đưa cho khách đến kho nhận hàng. Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo. Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng. Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (4).Chức năng lên danh sách khách hàng. - Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này. Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhập thêm một khách hàng mới. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm thì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin khách hàng vừa cập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách hàng, Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm. Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu. (1).Chức năng lập sổ theo dõi nhập. - Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập. (2).Chức năng lập sổ theo dõi xuất. - Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã xuất cho khách theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất. (3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu. - Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được tình hình doanh thu của công ty theo quý, theo tháng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng. Chức năng lập báo cáo. (1).Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất. - Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà người sử dụng có thể lập được báo cáo chi tiết về số lượng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo. (2).Chức năng lập báo các hàng tồn. - Dựa vào số lượng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất người sử dụng có thể lập được báo cáo chi tiết về số lượng hàng còn tồn kho trong tháng , trong quý gửi lãnh đạo. (3).Chức năng lập báo các doanh thu. - Dựa vào sổ theo dõi doanh thu người sử dung có thể lập được báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo. *Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu: - Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu: Tên chức năng Chức năng được hiểu là khâu biến đổi thông tin. Biểu thị cho dòng dữ liệu : Thông tin đầu vào xử lý thông tin Thông tin đầu ra ký hiệu: Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đường luân chuyển. Biểu thị cho kho dữ liệu : Ký hiệu: Tên kho dữ liệu Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý Biểu thị cho tác nhân ngoài: Ký hiệu: Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhưng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức : - Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0(khung cảnh): Danh sách hàng Quản lý hàng hoá vật tư và thiết bị Nhà cung cấp Khách hàng Danh sách hàng Báo giá Hoá đơn mua Đơn mua hàng Hoá đơn bán Đơn đặt hàng Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0(mức khung cảnh) Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0: Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà hệ thống cần mua. Đồng thời khi hệ thống nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà khách cần mua. Mức 1(Mức đỉnh): Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và với đối tác. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 (mức đỉnh): Khách hàng 2 Xuất hàng 1 Nhập hàng 4 Lập báo cáo 3 Theo dõi nhập, xuất,doanh thu Sổ TD doanh thu HĐ mua HĐ bán DS NCC DS hàng Nhà cung cấp Lãnh đạo Sổ TD xuất Sổ TD nhập DS khách hàng phiếu xuất Phiếu nhập BC Doanh thu BC hàng tồn Chỉ thị Danh sách hàng HĐ bán Đơn mua hàng Danh sách hàng HĐ mua Báo giá Đơn đặt hàng Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1(mức đỉnh) Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1: Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp. Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán. Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lưu phiếu vào kho