Chuyên đề Thiết kế và xây dựng phần mềm sắp xếp tiếng việt theo trường họ tên hỗ trợ cho việc tuyển sinh Đại học – Cao đẳng

à, ả, …., x, y, z. Từ đó xuất hiện nhu cầu cần thiết phải xây dựng các chương trình phần mềm để hỗ trợ cho việc sắp xếp này. Như vậy, muốn danh sách thí sinh dự thi được sắp xếp đúng theo thứ tự chuẩn thì cần phải có một phần mềm hỗ trợ việc xử lý dữ liệu phục vụ cho việc nhập danh sách này. Tất cả các vấn đề nêu trên nhằm đạt đạt được những mục tiêu cuối cùng cho công tác tuyển sinh đó là bất cứ một thí sinh nào khi nộp hồ sơ của mình vào các trường Đại học sẽ được cập nhật các thông tin về họ tên, ngày sinh… và qua chương trình sẽ cho ta được danh sách các thí sinh sắp xếp theo thứ tự chuẩn Việt Nam và số báo danh sẽ được đánh khi chương trình đã được sắp xếp. Bên cạnh đó đánh số phòng thi theo từng địa điểm thi với số lượng thí sinh có ở từng phòng trong mỗi địa điểm. Ngoài các kết quả mà qua chương trình đạt được như đánh số báo danh, đánh số phòng thi, địa điểm thi, sắp xếp… thì chương trình còn cần phải đạt được một số kết quả khác đó là : * Phiếu báo dự thi . * Thẻ dự thi. * Danh sách thí sinh ở mỗi phòng thi. * Giấy báo điểm cho mỗi thí sinh sau khi đã dự thi. * Giấy báo tựu trường cho mỗi thí sinh sau khi đã đủ các điều kiện trúng tuyển. * Ngoài ra, còn cho ra một số đầu ra quan trọng khác. II. Thiết kế chương trình. Vấn đề về chương trình cũng như công cụ sử dụng trong chương trình đã được nêu ra ở trên và sự cần thiết của việc sắp xếp theo tiếng Việt cũng đã được trình bày ở các phần trên. Sau đây là phần quan trọng trong quá trình thực hiện chương trình đó là thiết kế chương trình : 2.1 Sơ đồ ngữ cảnh trong chương trình. Xử lý dữ liệu Thí sinh dự thi Thí sinh dự thi Hồ sơ thí sinh Các đầu ra báo cáo Sơ đồ 1: Sơ đồ ngữ cảnh chương trình Qua sơ đồ trên cho ta thấy được các thông tin mà thí sinh đã ghi trong hồ sơ đăng ký dự thi sẽ được thực hiện qua một hệ thống sử lý và cho ra các thông tin đầu ra và sẽ được gửi tới thí sinh dự thi cũng như cán bộ tổ chức và cán bộ quản lý công tác thi tuyển. 2.2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu. * Thông tin về hồ sơ thí sinh : Hồ sơ : Mã hồ sơ, họ tên, ngày sinh, giới tính, mã ĐVĐKDT, mã huyện, mã tỉnh, mã ngành đăng ký dự thi, mã trường đăng ký nguyện vọng 2 và 3, khối thi, môn thi. * Thông tin về tỉnh, thành phố, quận, huyện : Mã tỉnh, mã huyện, tên tỉnh, tên huyện. * Thông tin về ngành, trường đăng ký NV2, 3. Mã tỉnh, tên tỉnh, mã huyện, tên huyện. * Thông tin về dân tộc, khu vực… Tất cả các thông tin này được thể hiện dưới sơ đồ sau : Mã ngành NV2 Tên ngànhNV2 Mã trường NV2 Tên trường NV2 Mã trường NV2 Mã ngành NV3 Tên ngành NV3 Mã trường NV3 MãHS Họtên … MãHuyện MãTỉnh MNgànhNV2 MTrườngNV2 MNgànhNV3 MTrườngNV3 .. Mã tỉnh Tên tỉnh Mã tỉnh Mã huyện Tên huyện Tên trường NV2 Mã trường NV2 Sơ đồ2 : Cấu trúc dữ liệu Qua sơ đồ cấu trúc dữ liệu ở trên nên trong chương trình sẽ được thiết kế các mối quan hệ giữa các bảng như sau: Hình 1 : Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD : Data Flow Diagram ) Sơ đồ dưới đây nhằm để mưu tả các công đoạn chính trong chương trình. Vì sơ đồ DFD là một dạng sơ đồ hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng nên trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ, các nguồn, đích mà không đề cập tới nơi, thời điểm, đối tượng xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Chính vì yếu tố đó, nên đề hiểu được chương trình, các nguồn dữ liệu và tiến trình xử lý thì nhất thiết phải có sơ đồ DFD. Sơ đồ được thể hiện như sau: 1.0 Nhập DL HS thí sinh dự thi 2.0 sửa hs Danh sách thí sinh 6.0 cập nhật Địa điểm thi 3.0Sắpxếp tv 5.0đánh p.thi 4.0đánh sbd HS đã chỉnh sửa Danh sách chưa đánh SBD Danh sách đã đánh SBD Danh sách đã đánh P.Thi Danh sách chưa đánh P.Thi DS Địa điểm thi HS đã hoàn thiện 7.0 in giấy báo dt 8.0 in thẻ dt Thí sinh Thí sinh dự thi Thí sinh dự thi Thí sinh thí sinh đã thi 9.0 cập nhật điểm thi Xử lý điểm thi 11.0 Giấy báo nhập học 10.0 phiếu báo điểm Thí sinh Thí sinh Điểm thi thí sinh TS trúng tuyển Sơ đồ 3 : Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD : Data Flow Diagram) Lãnh đạo Lãnh đạo 2.4 Tiến hành thiết kế. Thiết kế bất kỳ một chương trình nào chúng ta cũng cần phải dựa chủ yếu vào các thông tin đầu ra và các yêu cầu của người sử dụng. Vì công tác tuyển sinh vào bất kỳ một trường Đại học – Cao đẳng nào cũng cần phải có một trình tự thứ tự các bước không được bỏ qua bất kỳ một bước nào nên trong chương trình sẽ được tiến hành theo một trình tự các bước theo sơ đồ như sau: Nhập hồ sơ thí sinh Đánh số báo danh Gửi kết quả thi Gửi giấy báo dự thi Đánh số phòng thi Gửi giấy nhập học 2.4.1 Thiết kế vào. 2.4.1.1 Thiết kế giao diện chính. Giao diện chính của chương trình là một vấn đề vô cùng quan trọng trong bất kỳ chương trình nào, nó thể hiện cách nhìn tổng quát về chương trình. Trong việc thiết kế chương trình tuyển sinh này thì giao diện chính được thể hiện như hình ở phía dưới. Trên form “giao diện chính” được thiết kế bao gồm các các thực đơn (Menu Bar), toolbar, caption, command. Các tác dụng chính của chúng được thể hiện như sau: *) Menu: thực đơn (menu) có tác dụng giúp cho người sử dụng thực hiện các công việc được ngay cho dù đang ở đâu trong chương trình. Các menu này nhằm giúp cho người sử dụng có thể nên báo cáo, cập nhật hoàn thiện các thông tin… *) Toolbar : nhằm giúp cho người sử dụng thực hiện các thao tác cơ bản nhất, nhanh nhất như có thể in, xem, chuyển sang dạng word, excel, notepad,…. *) Caption : dùng để mô tả tên của chương trình. *) Command : các command này có tác dụng liên kết với các form mà người sử dụng muốn nhập liệu, xem hoặc hoàn thiện danh sách. Tác dụng chính của một số command như sau: - Hồ sơ: command này có tác dụng giúp cho chúng ta cập nhật các thông tin khi nhận được những hồ sơ đăng ký dự thi của thí sinh từ các tỉnh, thành phố, quận huyện. - Đánh số báo danh (Đánh SBD): Đây là công việc thứ hai tức là sau khi hồ sơ của thí sinh đã được nhập đủ, chính xác mọi thông tin thì ta tiến hành đánh số báo danh. Việc đánh số báo danh sẽ được tự động điền vào theo thứ tự từ trên xuống mà chúng ta đã được xếp theo vần abc chuẩn của chữ Việt và chương trình được thiết kế như sau: Các command chính chương trình Toolbar Menu Bar Caption Hình 1: Giao diện chính trong chương trình Trên form được thiết kế với nút đánh số báo danh như sau: ‘ Đánh số báo danh cho từng thí sinh Private Sub SBD_Click() On Error Goto Loi Dim Db As Database, RES As Recordset Set Db = CurrentDb() Set RES = Db.OpenRecordset("HOANTHIENDS", DB_OPEN_DYNASET) sobaodanh = 1 Do Until RES.EOF RES.Edit RES!sobaodanh = sobaodanh RES.Update sobaodanh = sobaodanh + 1 RES.MoveNext Loop RES.Close MsgBox "Hoàn thiện việc đánh số báo danh cho các thí sinh dự thi", vbCritical, "Chúc mừng " ERR: Exit Sub Loi: Resume ERR End Sub --------------------------------------------------------------------------------------------- - Cập nhật P.Thi (Cập nhật phòng thi) : command này có tác dụng giúp ta cập nhật các thông tin về phòng thi, địa điểm thi. - Đánh số phòng thi : Sau khi tiến hành hoàn thiện các thủ tục về hồ sơ, đánh số báo danh, cập nhật đầy đủ các thông tin về phòng thi thì ta sẽ tiến hành đánh phòng thi một cách tự động cho từng thí sinh ứng với các thông tin về phòng thi đã được cập nhật ở trên. Thủ tục được viết như sau : ‘Đánh số phòng thi và địa điểm thi. Private Sub PTHI_Click() On Error GoTo Loi Dim PD(1 To 50) As Integer, PC(1 To 50) As Integer Dim SoTS(1 To 50) As Integer, DDT(1 To 50) As Integer Dim i As Integer, k As Integer, p As Integer, n As Integer, Sots_Pthi As Long, Sots_Duthi As Long Dim Db As Database, RES As Recordset, TB Set Db = DBEngine.Workspaces(0).Databases(0) Set RES = Db.OpenRecordset("sodophongthi", DB_OPEN_DYNASET) i = 0 Sots_Pthi = 0 Do Until RES.EOF i = i + 1 PD(i) = RES!Phongdau PC(i) = RES!Phongcuoi SoTS(i) = RES!Sothisinh DDT(i) = RES!DiaDiem Sots_Pthi = Sots_Pthi + (PC(i) - PD(i) + 1) * SoTS(i) RES.MoveNext Loop n = i RES.Close Set RES = Db.OpenRecordset("hoanthiends", DB_OPEN_DYNASET) Sots_Duthi = RES.RecordCount TB = "Số thí sinh dự thi : " & STR(Sots_Duthi) & Chr(10) TB = TB + "Khả năng phòng thi :" & STR(Sots_Pthi) tieu = "Thông báo" MsgBox TB, vbCritical, tieu If Sots_Duthi > Sots_Pthi Then MsgBox "Không đủ số phòng thi ", vbCritical, "Thông báo" Exit Sub End If For k = 1 To n For p = PD(k) To PC(k) For i = 1 To SoTS(k) RES.Edit RES!phongthi = p RES!DiaDiem = DDT(k) RES.Update RES.MoveNext If RES.EOF Then RES.Close MsgBox "Hoàn thành công việc đánh số phòng thi", vbCritical, "Chúc mừng" Exit Sub End If Next i Next p Next k ERR: Exit Sub Loi: Resume ERR End Sub -------------------------------------------------------------------------------------------- - Điểm thi : có thể nói cập nhật điểm thi là một công đoạn cuối cùng khi chúng ta đã hoàn tất các thủ tục ở phía trên. Cập nhật điểm thi sẽ được tiến hành khi thí sinh đã tham gia dự thi trong kỳ thi tuyển sinh và sẽ dựa vào điểm thi của từng thí sinh mà ta có thể lên điểm chuẩn và gọi thí sinh đủ điều kiện để nhập học. 2.4.1.2. Thiết kế form cập nhật hồ sơ. Form cập nhật hồ sơ có tác dụng điền các thông tin về hồ sơ của thí sinh để ta tiến hành các công việc tiếp theo. Form được thiết kế như sau: Danh sách đã được sắp xếp theo chữ Việt Các thông tin cập nhật Các command Hình 2 : Form cập nhật hồ sơ Trên form được thiết kế với các command nhằm giúp cho ta có thể dịch chuyển từng bản ghi hay cũng có thể thêm thí sinh dự thi, sửa các thông tin về thí sinh nào đó mà khi ta nhập ban đầu có sai sót. Ngoài ra, ta cũng có thể xóa bất kỳ một thí sinh nào. Tuy nhiên, trên form còn có hiện một danh sách các thí sinh đã được nhập và các thí sinh này được xếp theo thứ tự a, b, c tiêu chuẩn Việt Nam. Form được thiết kế với các Combo Box nhằm giúp cho ta hiện những thành phần mà đã nhập ở lúc ban đầu. Nếu không có thông tin đó thì nó sẽ được báo lỗi. Ví dụ như khi ta tiến hành nhập giới tính vì giới tính chỉ có “Nam”, “Nữ” ngoài ra không có bất kỳ một giới tính nào khác nên khi ta tiến hành nhập các thông tin khác vào đây thì chương trình sẽ thông báo lỗi hoặc khi ta tiến hành cập nhật thông tin về tỉnh với mã tỉnh thì tên tỉnh sẽ được hiện ngay bên cạnh và chỉ có những huyện có mã nằm trong tỉnh đó được hiện ra. 2.4.1.3. Thiết kế form cập nhật điểm thi. Điểm thi là một vấn đề cần phải được thực hiện chính xác, vì đây là bước nhằm thông báo điểm tới tất cả các thí sinh và cũng dựa vào đây để ta có thể lên điểm chuẩn nhằm tuyển những thí sinh đã đủ điều kiện tiêu chuẩn để được gọi nhập học.  Form được thiết kế như sau: Hình 3 : Form cập nhật điểm Danh sách theo thứ tự a,b,c ComboBox TextBox Trên form được thiết kế chủ yếu gồm có 3 thông tin chính đó là : toán, lý, hóa, đây cũng là các môn mà thí sinh phải thi tuyển. Mặt khác, vì tất cả các thí sinh khi tham gia dự thi đều đã được đánh số báo danh, đánh phòng thi cho nên bài thi của thí sinh cũng sẽ được cán bộ coi thi xếp theo một thứ tự nhất đinh trong khi thu bài. Chính vì yếu tố này cho nên trên form cũng được thiết kế với công việc nhập điểm theo một thứ tự nhất định. Ngoài ra, trên form còn có các text box để hiện ra lần lượt từng thí sinh theo thứ tự vần a,b,c để cho ta tiến hành nhập điểm cho mỗi thí sinh. Tuy nhiên, trên form còn có các nút, những nút này giúp cho người sử dụng khi tiến hành nhập điểm của từng thí sinh. Khi tiến hành nhập điểm (Nhập điểm) cho bất kỳ một thí sinh nào thì trên form sẽ hiện ra các nút (command) khác nhằm thực hiện các tác vụ khác nhau như (lưu, huỷ…) Các TextBox trên form được tiến hành lập trình như sau: Option Compare Database Public Function Ho_Ten(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err ' Trả lại họ tên khi mã trùng nhau Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Ho_Ten = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Ho_Ten = rs!hoten Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: ' Trường hợp họ hoặc tên bỏ trống (NULL) Ho_Ten = "" Resume Exit_Ten End Function Public Function Ngay_Sinh(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Ngay_Sinh = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Ngay_Sinh = rs!ngaysinh Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: Ngay_Sinh = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- Public Function Gioi_Tinh(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Gioi_Tinh = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Gioi_Tinh = rs!gioitinh Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: Gioi_Tinh = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- Public Function Khu_Vuc(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Khu_Vuc = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Khu_Vuc = rs!khuvuc Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: Khu_Vuc = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- Public Function Doi_Tuong(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Doi_Tuong = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Doi_Tuong = rs!doituong Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: Doi_Tuong = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- Public Function Ma_Ho_So(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) Ma_Ho_So = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then Ma_Ho_So = rs!mahoso Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: Ma_Ho_So = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- Public Function SO_Bao_Danh(mahoso) As String On Error GoTo Ten_Err Dim rs As Recordset, Db As Database Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("HoSo", DB_OPEN_SNAPSHOT) SO_Bao_Danh = " " rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If rs!mahoso = mahoso Then SO_Bao_Danh = rs!sobaodanh Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close Exit_Ten: Exit Function Ten_Err: SO_Bao_Danh = "" Resume Exit_Ten End Function --------------------------------------------------------------------------------------------- 2.4.1.4. Thiết kế form cập nhật phòng thi. Sau khi tiến hành đánh số báo danh cho mỗi thí sinh, thì công đoạn tiếp theo là tiến hành cập nhật các thông tin về phòng thi để ta có thể gửi giấy báo dự thi tới tận tay thí sinh. Trên form này được thiết kế bao gồm các thông tin cơ bản như : Số hiệu về điểm thi, số phòng có thể có (phòng đầu, phòng cuối), địa điểm thi, số lượng thí sinh có trong mỗi phòng. Form này có tác dụng giúp cho lãnh đạo sau khi đi tiến hành khảo sát các địa điểm với số lượng phòng thi của từng địa điểm để có thể nhập vào chương trình rồi sau đó nhờ sự hỗ trợ của chương trình nó sẽ được cập nhật vào từng phiếu báo cho thí sinh để gửi tới tận tay thí sinh. Form được thiết kế như sau: Hình 4: Form cập nhật phòng thi Thông tin cập nhật Danh sách các thôngtin đã được cập nhật Form này có tác dụng vô cùng quan trọng vì nó sẽ cung cấp cho thí sinh biết rằng mình sẽ tham gia dự thi tại địa điểm nào. Nhờ vào các thông tin về phòng đầu, phòng cuối mà cán bộ khảo sát đã đi thực nghiệm sẽ cho biết được lượng thí sinh ứng với mỗi phòng thi và địa điểm thi. Tuy nhiên, forn này không chỉ cung cấp các thông tin cho thí sinh mà nó còn giúp cho lãnh đạo, cán bộ quản lý biết được thí sinh thi tại địa điểm thi nào, hội đồng coi thi số bao nhiêu. 2.4.1.5. Thiết kế form cập nhật tỉnh, thành phố, quận, huyện. Thiết kế form này nhằm bổ sung những thí sinh thuộc tỉnh, thành phố, quận, huyện mà ta chưa tiến hành nhập vào ban đầu. Form được thiết kế cùng với cả SubForm nhằm giúp ta tiến hành cập nhật ngay huyện, quận cùng với tên và mã đã được Bộ giáo dục và Đào tạo quy định. Trên form được thiết kế cùng với các command để giúp cho chúng ta dịch chuyển tới mỗi bản ghi mà ta có thể yêu cầu. Ngoài ra, còn có các command nhằm hỗ trợ cho việc nhập thêm thông tin mới hay là sửa, xóa thông tin. Form được thiết kế như sau: Hình 5: Form cập nhật Tỉnh, Thành phố, Quận , Huyện SubForm Thông tin về tỉnh 2.4.1.6. Thiết kế form cập nhật trường và ngành đăng ký NV2, NV3. Đây là form giúp cho ta cập nhật các thông tin về các trường cùng với các ngành trong mỗi trường mà có sự xét tuyển theo nguyện vọng. Trên form cũng có một số command nhằm giúp cho thực hiện các tác vụ giống như các form đã thiết kế ở trên đó là : giúp ta thêm, xóa, sửa bất kỳ một trường nào. Ngoài ra, trên form còn thiết kế các textbox để cho ta nhập mã trường, mã ngành mà bộ đã quy định cho mỗi trường. Form được thiết kế như sau: Hình 6: Form cập nhật Trường, Ngành ĐKDT Thông tin về trường Thông tin về ngành thuộc trường Danh sách các trường Form trường và ngành đăng ký nguyện vọng 3 (NV3) được thiết kế tương tự như form NV2 2.4.2 Thiết kế đầu ra. Việc thiết kế vật lý đầu ra được thiết kế theo như đúng tiêu chuẩn mà các thông tin đã thu thập được trên các giấy báo, giấy gọi của hội đồng tuyển sinh. Việc thiết kế này cũng sẽ làm thỏa mãn được đầy đủ các yêu cầu, các thông tin đã đặt ra. *) Vật mang tin : việc chuyển tải và lưu trữ thông tin, cần phải có vật mang tin. Vật mang tin có thể nói là quan trong hàng đầu trong việc thiết kế các đầu ra. Thực vậy, vì trên màn hình thông tin được thể hiện bằng màu sắc với độ phân giải khác nhau nhưng khi chúng ta in ra thì chủ yếu là hai màu trắng và đen nên chúng ta cần thiết phải thiết kế sao cho phù hợp với thực tế để sao cho tránh xa rời với các yêu cầu mà chúng ta đã thu thập được. Có rất nhiều vật mang tin như : giấy, màn hình, tiếng nói,…nhưng ở đây vì tuyển sinh là một chương trình mà ta cần phải gửi giấy báo tới tận tay thí sinh nên việc thiết kế các đầu ra chủ yếu là trên giấy. Giấy là một vật mang tin được ưa chuộng rộng rãi nhất vì nó có rất nhiều ưu điểm nhưng chúng ta cũng cần phải lựa chon một số thông số sau: Chất lượng giấy: giấy chất lượng tốt, loại giấy phải đạt tiêu chuẩn. Kích cỡ giấy : khổ giấy A4(210mm*297mm) *) Bố trí khuôn dạng trên vật mang tin: thông tin được bố trí phù hợp với các đầu ra và nó được thể hiện dưới đây. 2.4.2.1 Thiết kế giấy báo dự thi. Giấy báo dự thi là một đầu ra cần thiết đầu tiên, khi chúng ta đã tiến hành nhận hồ sơ đăng ký dự thi của thí sinh với các thông tin đã có được chúng ta tiến hành gửi giấy báo dự thi tới từng thí sinh đã đăng ký. Giấy báo dự thi này được thiết kế như sau: Hình 7 : Thiết kế giấy báo dự thi Việc thiết kế giấy báo dự thi gồm một số thông tin cơ bản nhằm cung cấp cho thí sinh dự thi. Nó gồm họ tên của mỗi thí sinh, hộ khẩu, đối tượng, phòng thi, số báo danh. Ngoài ra, còn có địa điểm tổ chức thi mà thí sinh sẽ thi tại chính địa điểm này. Tác dụng của đầu ra này rất quan trọng, nó nhằm giúp cho cán bộ quản lý biết được tình hình về các công việc tổ chức thi tuyển và giúp cho thí sinh biết được hồ sơ của mình đã được nhà trường tiếp nhận. Mặt khác, cũng chính giấy báo này nó sẽ báo cho thí sinh biết được nhà trường sẽ tổ chức thi tuyển tại địa điểm ghi trên giấy báo và yêu cầu đúng ngày nghi trên giấy báo phải có mặt để tham gia dự thi. 2.4.2.2 Thiết kế thẻ dự thi. Sau khi tiến hành gửi giấy báo dự thi tới tận tay thi sinh và cung cấp một số thông tin cần thiết trong giấy đó thì bước tiếp theo là ta tiến hành tỏ chức thi. Trong quá trình tổ chức thi mỗi thí sinh đều nhận được một thẻ để dự thi (thẻ dự thi) để có thể xuất trình và kiểm tra của cán bộ coi thi trước khi thí sinh bước vào phòng thi. Việc thiết kế thẻ dự thi như sau: Hình 8 : Thiết kế thẻ dự thi Các thông tin được mang trên thẻ dự thi cũng bao gồm các thông tin như : họ và tên, khu vực, các nguyện vọng,… ngoài ra trên thẻ dự thi còn có ảnh của mỗi thí sinh. ảnh này, có tác dụng dùng để kiểm tra mỗi thí sinh trước khi bước vào phòng thi. Thẻ dự thi có tác dụng giúp cho cán bộ quản lý thi tuyển kiểm soát được hình dạng, mặt của thí sinh thông qua anh được dán vào thẻ mà thí sinh đã gửi kèm theo trong hồ sơ. Thẻ còn có tác dụng giúp cho thí sinh có những quyền lợi trong và sau khi thi đó là : Trong quá trình thi thí sinh dùng thẻ này để xuất trình cho cán bộ coi thi hay thanh tra. Khi thí sinh đã thi và dùng thẻ này để đăng ký dự xét tuyển cho các nguyện vọng khác mà các trường có nguyện vọng đó yêu cầu. 2.4.2.3 Thiết kế giấy chứng nhận (Phiếu báo điểm). Sau khi mỗi thí sinh tham gia dự thi, cán bộ chấm thi tiến hành chấm những bài của thí sinh và gửi kết quả thi tới tận tay thí sinh. Các kết quả này thí sinh nhận được để so sánh với điểm chuẩn mà nhà trường đã công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng để xác định điểm cho mình. Các thông tin chủ yếu trên phiếu báo điểm gồm có : điểm thi của tất cả các môn như toán, lý, hóa và các thông tin như ngành đăng ký, khu vực, đối tượng, họ tên, mã hồ sơ,.. Việc thiết kế giấy chứng nhận được tiến hành như sau: Hình 9 : Thiết kế giấy chứng nhận(phiếu báo điểm) Sau khi thí sinh tiến hành dự thi với mỗi bài thi của mình thì mỗi thí sinh sẽ nhận được một giấy báo điểm hay giấy chứng nhận kết quả thi của mình. Giấy này nhằm để báo cho thí sinh biết được số điểm mà thí sinh đã tham gia dự thi. Cũng dựa vào số điểm này mà thí sinh có thể biết được mình có trúng tuyển hay không. 2.4.2.4 Thiết kế giấy báo tựu trường. * Cách tiến hành xác định điểm chuẩn nhằm để xác định thí sinh trúng tuyển : tiến hành xác định điểm chuẩn là một công việc vô cùng quan trọng nhằm để thông báo cho tất cả mọi người biết được nhà trường sẽ tổ chức xét tuyển như thế nào. Sau khi tiến hành đầy đủ các bước như nhập điểm… cán bộ xét tuyển sẽ nhờ vào chỉ tiêu mà Bộ quy định để xét tuyển. Khi có các chỉ tiêu tuyển sinh của Bộ thì cán bộ xét tuyển có thể dựa vào chỉ tiêu này để xét tuyển. Tuy nhiên, có rất nhiều thí sinh trùng điểm nhau nên cán bộ xét tuyển cần phải dựa vào hai chỉ tuyểu để xác định điểm chuẩn. Thứ nhất dựa vào chỉ tiêu để xác định người cuối cùng có điểm là bao nhiêu (đây chính là chỉ tiêu cho ta biết điểm cuối cùng cần lấy). Thứ hai, dựa vào điểm thấp nhất của thí sinh cuối cùng mà nhà trường có thể công bố điểm chuẩn. Khi tiến hành xem thì sẽ được lọc ra theo đúng chỉ tiêu đã lựa chọn. Còn khi tiến hành in thì chương trình sẽ cho in ra theo đúng như mẫu ở dưới đây. *Thiết kế giấy báo tựu trường Giấy báo tựu trường được thiết kế khi mỗi thí sinh đã đủ điều kiện để nhập học mà điểm chuẩn nhà trường đã công bố. Các kết quả của thí sinh sau khi đã gửi tới tận tay thí sinh và kết hợp với điểm chuẩn của nhà trường thí sinh sẽ được triệu tập. Cùng với giấy báo trúng tuyển còn kèm theo các giấy tờ hướng dẫn các thủ tục trước khi nhập học. Giấy báo tựu trường này cũng được thiết kế với các thông tin gửi tới thí sinh tương tự như các thông tin đã có từ các phiếu khác mà thí sinh đã có được từ trước. Giấy báo tựu trường được thiết kế với các thông tin như : điểm của thí sinh, số báo danh, ngày sinh, ho tên cùng với mã hồ sơ mà đã được đánh cho thí sinh. Giấy báo được thiết kế như sau: Hình 10 : Thiết kế Giấy báo tựu trường 2.4.2.4 Thiết kế một số đầu ra khác. Ngoài các thông tin đầu ra cơ bản ở trên như giấy báo dự thi, thẻ dự thi, giấy báo tựu trường, phiếu báo điểm còn có các thông tin khác dành cho cán bộ như các danh sách của từng thí sinh có trong phòng thi, danh sách thí sinh ký nhận sau khi làm bài thi của từng phòng….các danh sách này được thiết kế về cơ bản như sau: *) Danh sách thí sinh đăng ký dự thi theo từng phòng thi: Danh sách này được thiết kế như sau: Hình 11 : Thiết kế danh sách thí sinh ĐKDT Mục đích của danh sách này nhằm giúp cho các nhà quản lý có thể biết được trong mỗi phòng thi có thể có bao nhiêu thí sinh thi và biết được trong một hội đồng thi đó có tất cả bao nhiêu người đăng ký dự thi để so sánh với số thí sinh dự thi rồi có kết quả tỉ lệ phần trăm (%) thí sinh dự thi. Các thông tin chính cung cấp ở đây như : phòng thi, số lượng thí sinh, số báo danh của mỗi thí sinh, họ tên, ngày sinh, các nguyện vọng… *) Thiết kế danh sách thí sinh thi. Danh sách này được thiết kế như sau: Hình 12 : Thi