Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở công ty thương mại tổng hợp Tiến Thành

số tài khoản sau: + TK 511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong cùng một kỳ sản xuất kinh doanh. TK này có 4TK cấp 2 TK 5111: DT bán hàng hoá TK 5112: DT bán thành phẩm TK 5113: DT cung cấp dịch vụ TK 5114: DT trợ cấp, trợ giá TK 512 - DT bán hàng nội bộ: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập (giữa đơn vị chính với đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK 512 gồm có 3 TK cấp 2 TK 5121: DT bán hàng hoá TK 5122: DT bán thành phẩm TK 5123: DT cung cấp dịch vụ (-) TK 531 – Hàng hoá bị trả lại TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ lao vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân, do vi phạm cam kết, hợp đồng kinh tế, hàng bị mất kém phẩm chất, không đúng quy cách chủng loại. (-) TK 532 – Giảm giá hàng bán Kế toán doanh thu bán hàng theo các phương thức bán hàng 1. Phương thức doanh thu trực tiếp (khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. TK 531, 532 TK 511 TK 111,112,131 (2b) (1a) TK 3332, 3333 (1b) (2a) TK 3331 (1a) DT bán hàng trường hợp hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc DT bán hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (1b) DT bán hàng (hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (2a): Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc xuất nhập khẩu phải nộp trừ vào doanh thu thuế. (2b): Cuối kỳ phản ánh các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại trừ vào doanh thu. 2. Phương thức gửi bán ở các đại lý ký gửi Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ giao hàng cho các đơn vị nhận đại lý ký gửi để các đơn vị này bán theo giá quy định của doanh nghiệp đồng thời doanh nghiệp sẽ phải chịu một khoản tiền hoa hồng tính theo 1 tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng chi trả cho các đơn vị nhận đại lý ký gửi. Về phía các đơn vị nhận đại lý ký gửi thì được hưởng khoản tiền hoa hồng và hạch toán tiền hoa hồng đó là doanh thu bán hàng. - Đối với đơn vị giao hàng + Trường hợp doanh thu bán hàng gửi bán đại lý và hoa hồng tách biệt nhau. Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 giá bán chưa có thuế Có TK 3331 thuế GTGT Tiền hoa hồng trả đại lý: Nợ Tk 641 chi phí bán hàng Có Tk 111, 112 + Trường hợp tính trừ hoa hồng đại lý vào doanh thu bán hàng Nợ Tk 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Đối với đơn vị nhận đại lý có hai trường hợp + Trường hợp trả tiền nợ đã trừ tiền hoa hồng được hưởng (1) Tổng số tiền bán hàng thu được (2) Khi thanh toán tiền bán hàng cho bên giao hàng sau khi đã trừ tiền hoa hồng TK 511 TK 111,112, 131 (1) TK 331 (2) (1): Tổng số tiền bán hàng thu được phải trả cho đơn vị giao đại lý (2): Tiền hoa hồng được hưởng (3): Thanh toán tiền cho đơn vị giao hàng 3. Phương thức gửi hàng Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp sẽ giao hàng trước theo hợp đồng, khách hàng sau khi nhận được hàng căn cứ vào phiếu kiểm kê để chấp nhận thanh toán khi đó sẽ xác định doanh thu. TK531,532 TK 511 TK 111,112,131 (3) Kỳ khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trừ vào DTBH TK 3332, 333 (1)DTBH của số hàng (2) Thuế TTĐB, theúe NXK phải Gửi bán chưa thuế nộp trừ vào DT TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 4. Phương thức bán hàng trả góp - Theo phương thức này doanh nghiệp bán hàng thì khách hàng chỉ phải trả một phần tiền, phần còn lại sẽ trả chậm theo hợp đồng và chịu lãi suất theo quy định. - DT bán hàng là giá bán tại thời điểm bán hàng (giá trả một lần phần lãi suất trả chậm coi như khoản thu nhập hoạt động tài chính. + Hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 111, 112 : Phần tiền đã nhận. Nợ TK 131 : Phần tiền trả chậm. Có TK 511 : DT chưa thuế theo giá bán một lần Có TK3331 : Thuế GTGT theo giá bán 1 lần Có Tk 711 : Lãi trả chậm + Hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT thì phần DT gần cả thuế GTGt. 5. Theo phương thức đổi hàng Theo phương thức này doanh nghiệp dùng sản phẩm của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của các doanh nghiệp khác. + Bán hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT. Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – DTBH chưa có thuế Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Khi nhập hàng của khách hàng Nợ TK 152, 156 (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 –Phải thu của khách hàng CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 1.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TM TH Tiến Thành được thành lập vào ngày 19/12/1998 theo quyết định của UBND số 04775. Sau khi công ty được thành lập các thành viên trực thuộc gồm có: 1/Trụ sở chính công ty TM TH Tiến Thành số nhà 469 -Đường Hoàng Liên –Thị Xã -Lào Cai. 2/Chi nhánh TM ở ninh Bình 3/ Chi nhánh TM ở Yên Bái 4/Chi nhánh TM ở Lai Châu 5/ Cửa hàng TM ở phố Lu (lào Cai) 6/ Cửa hàng TM ở Bắc Hà (Lào Cai) 7/ Cửa hàng TM ở Văn Bàn (Lào Cai) 8/ Cửa Hàng TM ở SA PA (Lào Cai) 9/ Cửa hàng TM ở Thái Niên (Lào Cai) 10/ Cửa hàng TN ở Võ Lao (lào Cai) 11/ Cửa hàng bán xe & dịch vụ của Hon Đa Việt Nam (Lào Cai) Quá trình hình thành và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn như sau: Từ những ngày đầu thành lập mới chỉ có 40 cán bộ công nhân viên cho tới nay công ty đã có một lực lượng lao đông hùng hậu là trên 600 người. Và trở thành một trong những công ty lớn đầu đàn của tỉnh lào Cai * Năng lực kinh doanh: Tính đến ngày 31/12/2001 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 44.224triệu đồng trong đó: + Vốn cố định : 6.930 triệu đồng + Vốn lưu động : 23.452 triệu đồng + Vốn tự bổ sung : 8.963 triệu đồng + Vốn huy động : 4.879 triệu đồng * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty - Hoạt động xuất, nhập khẩu trực tiếp các loại vật tư, thiết bị, vật liệu, thiết bị xây dựng, thép các loại như thép thỏi , thiết bị văn phòng, hàng tiêu dùng, các sản phẩm của ngành công nghiệp, Hàng công nghệ phẩm- Sản xuất: cửa nhôm. - Vận tải hàng hoá bằng đường bộ. - Đại lý: Mua, bán, ký gửi hàng hoá, bán xăng dầu. - Dịch vụ: Cho thuê kho bãi, nhà xưởng, văn phòng, vận chuyển và giao nhận hàng hoá, ăn uống nhà nghỉ. - Thu mua phế liệu sắt thép, kim loại màu * Khách hàng của công ty Trên thị trường quốc tế, công ty có quan hệ mua bán giao dịch với, Singapone, , Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, … Hiện nay công ty là: - Hội viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 1.1.2. Cơ cấu tổ chức trong công ty TM TH Tiến Thành(Xem sơ đồ 3) - Ban lãnh đạo gồm có một giám đốc, một phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn công ty. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. + Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sơ đồ 3: + Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc uỷ quyền Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp cảu ban giám đốc. Công ty TM TH Tiến Thành cả ở phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng , nhiệm vụ khác nhau. - Phòng kinh doanh xuất, nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua, bán hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường. Kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật tư và thiết bị. - Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng mở sổ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý tài sản cố định, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy định - Phòng kỹ thuật, kho vận tải: Có chức năng quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng … - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong công ty. - Ban kiểm toán nội bộ: Được thành lạp năm 1999 theo quy định của Nhà nước, hạt động riêng, trực thuộc giám đốc, có nhiệm vụ kiểm toán, kiểm tra công tác kế toán, tài chính giúp giám đốc kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót. - Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản lý trong công ty, phục vụ hội nghị, lễ tân … văn phòng công ty chia thành các bộ phận: Y tế, thường trực, văn thư lưu trữ. Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có mục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Công ty TM TH Tiến Thành là công ty thương mại có quy mô lớn, với mạng lưới kinh doanh các xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc trong tỉnh &một số tỉnh miền bắc. Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân tán theo sơ) *Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán của công ty: - Kế toán trưởng: Phụ trách, chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về công tác tài chính kế toán. - Phó phòng kế toán(kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng khi kế toán trưởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế táon gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. - Kế toán thanh toán, tiền mặt: thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chịu trách nhiệm riêng về hoạt động giao dịch với ngân hàng. - Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá vật tư. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật tư, hàng hoá và tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định toàn công ty và tình hình khấu hao tài sản cố định. - Kế toán chi phí: Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty. - Kế toán xác định kết quả Công ty TM TH Tiến Thành sử dụng hầu hết 73 tài khoản cấp một trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng BTC cùng với các tài khoản cấp 2,3 cần thiết để phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong công ty, phù hợp với đặc trưng riêng của công ty. Mỗi bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định. Hình thức kế toán được sử dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 5: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc :Ghi hàng ngày CHỨNG TỪ GỐC : Ghi hàng tháng Sổ cái Báo cáo kế toán - Phòng kế toán lập và gửi các báo cáo tài chính vào cuối mỗi quỹ, vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm phản ánh tổng quát tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cho ban giám đốc, các đối tượng khác ngoài công ty. Công ty lập cả bốn báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp tài sản cố định, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ đối với Nhà nước, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo chi phí dịch vụ. Định kỳ hàng quý các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán. Các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dưới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA - BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY 2.2.1. Tổ chức kế toán mua hàng tại công ty 2.2.1.1. Nguồn hàng và phương thức mua hàng Công ty TM TN Tiến Thành là công ty thương mại nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu. Hàng hoá của công ty là các loại vật tư, thiết bị, Hàng công nghệ phẩm phục vụ cho ngành công nghiệp và các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, bao gồm các mặt hàng như: - Mặt hàng kinh doanh và xuất khẩu chủ yếu: Các loại dầuDiezel, động cơ xăng, đ các loại máy nông nghiệp, chế biến lương thực, các loại phụ tùng máy công ngư nghiệp, các sản phẩm thủ công,hàng tiêu dùng … -Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính: Thép Bilet thép, gang thỏi, hợp kim cao cấp, thép dụng cụ các loại kim loại màu như: Sắt, nhôm, đồng, … vòng bi dây curoa, vật tư phụ tùng chiếu sáng, thiết bị văn phòng …. Công ty mua hàng theo hai nguồn: Mua trong nước và nhập khẩu. Trong đó chủ yếu là nhập khẩu hàng hoá. Việc mua hàng được thực hiện theo phương thức mua trực tiếp. - Với những nguồn cung cấp trong nước công ty cử người đến mua trực tiếp và vận chuyển về công ty. - Với hàng nhập khẩu: Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng cụ thể, công ty ký hợp đồng mua hàng với phía nước ngaòi. Phía nước ngoài căn cứ vào hợp đồng đã ký kết sẽ chuyển hàng cho công ty và giao nhận tại cảng hoặc cửa khẩu. - Ngoài ra công ty còn nhận nhập uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu. Theo phương thức này, công ty ký và thực hiện hợp đồng với bên nước ngoài với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uy thác. công ty nhập hàng về, giao lại cho đơn vị uỷ thác và nhận hoa hòng uỷ thác. 2.2.1.2. Đánh giá hàng mua vào Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Trong kế toán nói chung, kế toán mua hàng nói riêng, nguyên tắc cơ bản là hạch toán giá vốn thực tế, ở công ty TM TH Tiến Thành kế toán đánh giá hàng mua vào theo giá thực tế. Việc xác định trị giá vốn của hàng mua vào như sau: Đối với hàng mua vào nhập kho (hàng nhập khẩu hoặc hàng mua trong nước): trị giá vốn hàng mua vào được hạch toán theo trị giá mua thực tế mua vào và chi phí mua: Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá = Tiền phải trả cho người bán + Thuế nhập khẩu (Nếu có) - Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Chi phí mua = Chi phí vận chuyển + Phí bảo hiểm + Phí mở L/C + Phí kiểm định Chi phí mua thường chiếm khoảng 5 – 7% trị giá thực tế mua vào của hàng hoá: chí phí mua được theo dõi cho từng loại hàng nhập. Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, tình hình thực tế các hợp đồng mua bán, hợp đồng ủy thác công ty ký tới khách hàng, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng được thực hiện theo những thủ tục quy định. Hàng mua vào có thể kiểm nhận nhập kho hoặc giao bán thẳng cho bên thứ ba. - Hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn (GTGT) do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty (công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời vào thẻ kho. Công ty không sử dụng biên bản kiểm nhận hàng hoá mà bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho (phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán. - Hàng nhập khẩu: Công ty ký hợp đồng ngoại thương với các nhà xuất khẩu nước ngoài. Trong hợp đồng có các điều khoản quy định về số lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán … khi nhận được thông báo bằng Fax của bên nước ngoài, công ty tiến hành làm thủ tục mở tài khai hải quan (trước khi mở tờ khai yêu cầu phải có INVOICE, PACKING LIST, các giấy tời cần thiết khác về lô hàng đó). Sau khi làm xong tờ khai hải quan, đại diện công ty cầm bộ chứng từ của lô hàng đó đến hải quan cửa khẩu (cảng) mở tờ khai nhận hàng. Hải quan tại cửa khẩu (cảng) đó tự kiểm hoá theo INVOICE, PACKING LIST và xác nhận vào tờ khai hàng nhập khẩu (còn việc kiểm định hàng hoá có đúng quy cách, chủng loại, chất lượng công ty sẽ thuê các công ty kiểm định). Hàng sau khi kiểm hoá xong có thể giao ngay cho bên thứ ba hoặc chuyển về nhập kho. Ví dụ 1: ngày 16/02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi của công ty TM Việt Hoa. Hoá đơn (GTGT) số 072160 ngày 16/02/2002 do công ty TM Việt Hoa lập.  Hoá đơn (GTGT) số 072160 Ngày 16 tháng 02 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại Mã số: 010000675883-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cảnh Đơn vị: Công ty TM tH Tiến Thành Địa chỉ: Số469 đường Hoàng Liên –TX Lào Cai Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100100336-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm thỏi Tấn 60 8.156.500 489.390.000 Cộng tiền hàng 489.390.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 24.469.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 513.859.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười ba triệu, tám trăm năm chính nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nếu giao bán thẳng, việc kiểm nhận hàng hoá phải có sự chứng kiến đại diện của bên thứ ba. Khi giao bán công ty lập hoá đơn (GTGT). Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển về thì tại kho phải kiểm nhận trước khi nhập kho. Thủ tục nhập kho như hàng mua trong nước nhập kho. Riêng đối với hàng nhập khẩu uỷ thác. Hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu thực chất là các đơn vị khác có nhu cầu mượn danh nghĩa của công ty để thực hiện nhập khẩu máy móc, thiết bị … công ty chỉ ký hợp đồng với bên nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu. Sau đó chuyển giao ngay cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu (cảng). Theo ví dụ trên ta có quy trình nhập kho, đánh giá lô hàng như sau: - Tại kho: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm nhận ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. Bảng 1: Phiếu nhập kho số 08 Đơn vị : Công ty TM TH Tiến Thành Nhập của công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Ngày16/02/2002 Nhập theo: Hoá đơn số 072160 ngày 16/02/2002 Nhập vào kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 498.390.000 Cộng 60 60 489.390.000 Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. - Tại phòng kế toán: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) kế toán xác định trị giá thực tế mua vào của hàng nhập kho là tiền hàng (chưa có thuế GTGT) ghi tên hoá đơn là 489.390.000đồng Ngày 26/02/20025 xuất bán 60 tấn kẽm thỏi trên phiếu xuất kho số 10 cùng ngày. Bảng 2: Phiếu nhập kho số 10 Ngày 26/02/2002 Tên người nhận hàng: Đơn vị: Lý do xuất: Xuất tại kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 60 (tấn) Cộng 60 60 60 (tấn) Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. Kết luận: Xuất bán toàn bộ 60 tấn kẽm thỏi, kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán là: 489.390.000 + 3.900.000 = 493.290.000 đồng Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán: 3.900.000 đồng Bảng 3: Sổ theo dõi chi phí mua vào (TK 1562) Tháng 02 năm 2002 (Trích) Chứng từ Nội dung chi phí TK đối ứng Nợ Có Số Ngày 50 16/02/2002 Mang sang Chi phí vận chuyển 60 tấn kẽm Phân bổ chi phí vận chuyển cho hàng đã bán 111 632 125.076.384 3.900.000 3.900.000 2.2.1.3. Lập danh điểm và hạch toán hàng tồn kho Hàng hoá của công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, nguồn gốc. Tuy nhiên, công ty chưa sử dụng số danh điểm hàng tồn kho. Hàng hoá mua vào được theo dõi trên tài khoản 1561-trị giá mua hàng hoá theo 3 nhóm 1561A – GT: Hàng giao thẳng 1561A – NK: Hàng nhập kho 1561B : Hàng uỷ thác Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ cho phương pháp này công ty sử dụng các mẫu số chi tiết như sau: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện thu phát hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho của thứ hàng hoá có liên quan, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. - Ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập xuất và hoàn chỉnh các chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi vào một dòng sổ chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá không nhiều lắm, không sử dụng giá hạch toán). Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TM tH Tiến Thành diễn ra theo trình tự sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Tập hợp, phân loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết hàng hoá Ví dụ 2: Tháng 02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi (Ví dụ 1 trang phiếu nhập kho số 08 ngày 16/02/2002. Phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2002). Việc hạch toán chi tiết số kẽm thỏi trên trong tháng 02/2002 như sau: - Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số thực nhập vào thẻ kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Kho: Tổng kho Lào Cai Tờ số 1 Tênhàng: Kẽm thỏi Mã số: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chứ kỹ của KT SL Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 8 10 16/2/2002 26/2/2002 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập Xuất Công phát sinh Tồn cuối tháng 16/2/2002 26/2/2002 60 60 60 60 0 0 2.2.2. Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình lưu chuyển là một hàng hoá của DNTM. Để hiểu sâu quá trình bán hàng của công ty ta cần nghiên cứu các phương thức bán hàng, hạch toán doanh thu theo từng phương thức bán hàng của công ty. Qua tìm hiểu em thấy công ty có các hình thức bán hàng sau: *Công ty bán hàng tại kho của mình Theo phương thức này thì bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của công ty. Phòng kinh doanh lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên. Một liên lưu lại, 4 liên giao cho khách hàng. Khách hàng cần hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền (hoặc chấp nhận trả tiền). Kế táon ghi sổ theo định khoản. Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Khách hàng cầm 4 liên xuống kho, thủ kho kiểm tra hoá đơn và căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách. Sau đó khách hàng cầm 1 hoá đơn để vận chuyển hàng, 1 liên lưu Lại kho, 2 liên gửi về phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn ghi sổ chi tiết theo dõi hàng hoá. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng thủ kho gửi hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ theo định khoản. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hoá Đồng thời ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Donah thu hàng hoá Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán bán hàng tại cửa khẩu (bán hàng nhập khẩu) Phòng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán luôn cho khách hàng hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, đến công ty nộp tiền lấy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi hàng về thì khách hàng xuống cảng, đưa hoá đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Phòng kế toán lập phiếu thu tiền, sau đó