Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13

u như TK 111, TK 112, Tk 331… Sơ đồ 3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK ( tính thuế VAT theo phương pháp trực tiêp) TK 331, 111, 112, 141… TK611 TK621 vật liệu tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để chế tạo ( theo tổng giá thanh toán ) sản phẩm TK151 TK627, 641, 642 hàng đi đường kỳ trước về xuất vật liệu cho các nhu cầu nhập kho khác ở phân xưởng, xuất phục vụ Bạch Hổ, QL, XDCB Tk 141, 222, 128…. vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Sơ đồ 4 : Hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK ( Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, chưa giá trị nguyên vật liệu tồn sử dụng đầu kỳ cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 giá trị vật liệu mua vào trong kỳ các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng và trị giá hàng trả lại TK 331 TK 3331 Thuế VAT được Thuế VAT khấu trừ không được khấu trừ TK411 TK 138, 334 nhận cấp phát, tặng thưởng vốn vật liệu thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường TK 412 TK 1381 đánh giá tăng vật liệu vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý TK 642 Số thiếu hụt trong định mức TK 621 k/c giá trị vật liệu xuất dùng trực tiếp sản xuất TK 627, 641, 642 k/c giá trị vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác 1.3.3. Hình thức kế toán Tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụng các sổ kế toán khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau : ã Hình thức kế toán nhập ký chung : Là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sịnh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật lý chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khản kế toán các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh ( được ghi vào cuối tháng ) ã Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Là việc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ghi sổ để ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm : Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản ( hàng ngày) ã Hình thức nhật ký chứng từ Theo phương pháp này căn cứ vào tổng số phát sinhbên Có đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan ghi vào sổ cái cuối tháng. 1.4. Sự cần thiết phải phân tích tình hình quản lý chi phí sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.4.1. Mục đích phân tích Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu … chúng tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất và cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Chính vì vậy nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tíên hành được quá trình sản xuất. Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố của quá trình sản xuất thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên vật liệu, đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên vật liệu, gây ngừng trệ sản xuất, thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng. 1.4.2. Nội dung phân tích Phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Phân tích tình hình cung cấp về các nguyên vật liệu chủ yếu Phân tích tình hình khai thác các nguồn nguyên vật liệu Phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành sản phẩm 1.4.3. Căn cứ phân tích Đối với việc phân tích tình hình cung cấp về tông khối lượng vật liệu thì cần dựa vào tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng vật liệu. Đối với việc phân tích tình hình cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu thì cần phải dựa vào tỉ lệ hoàn thành cung cấp về các loại vật liệu chủ yêu. Đối với việc phân tích tình hình khai thác các loại nguyên vật liệu thì cần dựa vào tình hình khai thác của nguồn khả năng về nguyên vật liệu để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất. 1.4.4. Phương pháp phân tích Để đánh giá tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu thì có thể dựa vào công thức sau trong đó : TVT – là tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Vl1 - là số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vật liệu Gki – là đơn giá kế hoạch từng loại nguyên vật liệu Nếu Tvt ≥ 100% chứng tỏ doanh nghiệp đã hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Nếu TVT < 100% doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp khối lượng nguyên vật liệu Đối với từng loại mặt hàng ( sản phẩm ) khoản chi vật liệu trong giá thành ( ký hiệu là CV ) có thể được xác định theo công thức tổng quát sau : CV = SL ´´ gi - F Trong đó : SL – là sản lượng sản xuất của một loại sản phẩm gi - là đơn giá của vật liệu xuất dùng F – giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có ) - mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân Khối lượng nguyên vật liệu cung cấp trong kỳ là có liên quan mật thiết với tình hình sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, khi phân tích nó cần đặt nó trong mối quan hệ với các nhân tố trên để khối lượng phân tích được đầy đủ và sâu săc. trên thực tế, có khi khối lượng nguyên vật liệu cung cấp tăng nhưng phẩm chất quy cách không đảm bảo, sẽ dẫn đến tình trạng gây khó khăn cho sản xuất. Vì vây, vấn đề có tính nguyên tắc đặt ra ở mỗi doanh nghiệp cần quán triệt là đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Chương 2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty cơ giới và xây lắp số 13 2.1 Đặc điểm chung về Công ty cơ giới và xây lắp 13 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số 13 được thành lập năm 1961, là một doanh nghiệp nhà nước thuộc tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng. Là một đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công san lấp mặt bằng, xử lý nền móng và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi xây lắp đường dây và trạm điện, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng. Công ty cơ giới và xây lắp 13 thực hiện chế độ hoạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng, theo thể thức nhà nước quy định, hoạt động theo pháp luật nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngay từ ngày đầu thành lập, Công ty có tên gọi là đội thi công cơ giới. Cùng với sự phát triển của đất nước đáp ứng thực hiện những công trình to lớn hơn, năm 1965 đội thi công cơ giới được đổi tên thành Công ty cơ giới số 57 rồi xí nghiệp thi công cơ giới(năm 1980). Năm 1983, đơn vị được thành lập theo quy định 388/HĐBT với tên gọi Công ty cơ giới và xây lắp 13(LICOGI 13) thuộc tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng. Công ty cơ giới và xây lắp 13(LICOGI 13). Địa chỉ: Phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Tel: 048.544.623, 04.8542.560 Fax: 8544107 Giám đốc: Dương Văn Phú. Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành tập thể lẵnh đạocán bộ công nhân viên của Công ty đã từng bước khắc phụ kho khăn, đưa Công ty trở nên lơn mạnh, vững vàng. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cơ giới và xây lắp số13 Công ty cơ giới và xây lắp số13 là một doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành xây dựng công nghiệp, xử lý móng công trinh, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lơi, thuỷ điện, lắp máy, sản xuất vật liêu xây dựng. Bên cạnh các ngành nghề truyền thống trên để đáp ứng yêu cầu hiện nay, Công ty đã mở rộng lĩnh vựckinh doanhcủa mình gồm xây dựng các công trình dân dụng, các công trình nhóm B, sản xuất các cấu kiện bê tông và bê tông thương phẩm, sản xuất gạch Block, tấm lợp màu các loại. Là một công ty thuộc ngành xây dựng, hạch toán độc lập với chức năng chính là đáp ứng mọi nhu cầu về xây dựng dân dụng và công nghiệp phục vụ cho tiến trình đổi mới Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước, Công ty có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Lập và thực hiện kết hoạch sản xuất, kỹ thuật về thi công cơ giới, các công ttrình theo nhiệm vụ chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao cho. Tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng và mở rộng các cơ sở vật chất kỹ thuật cho Công ty và được bộ xây dựng và phát triển phê duyệt. Thực hiện nghiêm cứu các chế độ quản lý kỹ thuật của nhà nước và áp dụng những tiến bộ kỹ thuật cơ giới xây dựng, tận dụng công suất máy móc thiết bị, cải tiến tổ chức sản xuất, thực hiện triệt để chế độ trả lương theo sản phẩm, không ngừng nâng cao năng suất lao động, đảm bảo chất lượng hiệu quả kinh tế và an toàn trong thi công. Chấp hành nghiêm chỉnh những chính sách và thể lệ của Đảng và nhà nước về quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị của Công ty một cách tiết kiệm, hợp lý, chống mọi biểu hiện lẵnh phí, tham ô tài sản của nhà nước. Ký kết hợp đồng lao động, theo dõi, điều hoà, phối hợp với các đơn vị tham gia thi công cơ giới. Tổ chức lao dộng, bồi dưỡng, nâng cao trình độ thuật chuyên môi cho cán bộ cho công nhân viên trong Công ty. Tổ chức bảo vệ chính trị, kinh tế, giữ gìn an ninh trật tự trong Công ty, tổ chức huấn luyện tự vệ, thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ quân sự. 2.1.3 Đặc điểm cơ bản về kinh tế – kỹ thuật của Công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số13 ttỏ chức hoạt động với một số ngành nghề kinh doanh trong đó chủ yếu là san lấp mặt băng, thầu xây dựng, sản xuất gạch Block. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình xây dựng rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có một nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo đá sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây lắp là phải lập nên mức giá dự toán(dự toán thiết kế và dự toán thi công). Trong quá trình sản xuất thi công, gía dự toán trở thành thướcc đo và được so sánh với khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình giá dự toán là cơ sở để kiểm tra, nghiêm thu chất lượng của công trình, xác định giá thành quyết toán của công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Bên cạnh sự tác động của đặch điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hoạch toán kế toán các yếu tố đầu bào còn chịu ảnh hưởng của quy trình công nghệ. Hiện nay, Công ty áp dụng quy trình chủ yếu sau: Khảo sát San nền Đúc cọc Đóng cọc Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây có chiều hướng đi lên. Công ty đã duy trì được nhịp độ phát triển tạo đủu công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, phát huy được năng lực máy móc thiết bị, đầu tư đúng hướng, kịp thời, tạo được uy tín về chất lượng sản phẩm truyền thống trên thị trường khu vực. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty tương đối tinh giản, quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít. Bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến chức năng. Quyết định của Công ty về cấp quản lý nhân lực như sau: - Cấp Công ty: Công ty trực tiếp quản lý đối tượng lao động trửơng, phó phòng, đội phó, xưởng trưởng, cán bộ quản lý, kỹ sư trong toàn Công ty. Mọi sự điều động nghỉ phép, việc riêng ở các đơn vị, phòng nghiệp vụ của Công ty đều báo cáo giám đốc giải quyết. - Cấp đội, xưởng sản xuất: Đội trưởng, xưởng trưởng chịu trách nhiệm quản lý nhân lực của mình Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuât kinh doanh Giám đốc P. G. Đ Phụ trách Hải Phòng P. G. Đ Dự án - Đấu thầu P. G. Đ Kỹ thuật thi công P. G. Đ Cơ giơi vật tư ( G M R) BQL các dự án đầu tư Phòng KT - KT P. Tổ chức hành chính P. Cơ giới vật tư P. Tài chính kinh tế Xưởng sửa chữa cơ khí Các đội khoan cọc nhồi Các đội xây dựng Các đội cơ giới XN SXVL XD và xây lăp 2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Để đánh giá sự phát triển của mỗi Công ty, người ta thường xem xét việc quản lý, sử dụng đồng vốn của công ty đó như thế nào. Phong tài vụ có chức năng thu thập và quản lý các số liệu, các thông tin và công tác tính tài chính- kế toán đã giúp cho giám đốc quản lý có hiệu qủa đồng vốn. Do vậy phong tài vụ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển của công ty. Hiện nay, Công ty cơ giới và xây lắp 13, tổ chức hoạch toán và ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung và áp dụng hình thức kế toán tập trung tại phong tài vụ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau: Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ thuỷ quỷ, tiền lương . BHXH Kế toán doanh thu, thanh toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, TSLĐ, vật tư Kế toán ngân hàng thanh toán nội bộ Chức năng nhiệm vụ: * Trưởng phòng kế toán tài chính: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong công tác Tài chính Kế toán. Tổ chức thực hiện công tác thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công tác kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh và quyết định kinh tế tái chính của đơn vị; Tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình quản lý- thực hiện các nhiệm vụ theo các chỉ tiêu kinh tế về sản xuất kinh doanh; Xây dựng kế hoạch tài chính phương pháp quản lý tài chính để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng các quy định, quy chế quản lý nghiệp vụ, tổ chức thực hiện nhiệm vụ, hướng dẫn kiểm tra, đề xuất những biện pháp chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ kế toán tài chính đảm bảo đúng pháp luật; Phân công giao nhiệm vụ cho các cán bộ nhân vien trong phòng đúng sở trường, năng lực của từng cá nhân để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Quan hệ mật thiết với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp để thống nhất về số liệu, giải quyết những vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. * Phó phòng kế toán tài chính Chức năng: Tham gia quản lý tài chính kế toán tại doanh nghiệp; Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán khi trưởng phòng đi vắng. * Kế toán tổng hợp. Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hồ sơ, chứng từ, hoá đơn. Kiểm tra tính hợp phát, hợp lý, đầy đủ các yêu cầu đã được lập trong mẫu biểu quy định. Phân loại và hoạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, phản ánh đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; lập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định của Bộ tài chính; * kế toán doanh thu và thanh toán công nợ của chủ đầu tư và các Nhà thầu chính. Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp Nhiệm vụ: Quản lý, thu thập toàn bộ hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu quyết toán giai đoạn hoàn thành các hạng mục công trình quyết toán, công trình hoàn thanh; thanh lý hợp đồng đã được chủ đầu tư và các nhà thầu chính, xuất hoá đơn cho các chủ đầu tư và các nhà thầu chính mở sổ phụ theo dõi công nợ phải thu, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, quyết toán giai đoạn, quyết toán chính thức với chủ đầu tư và các nhà thầu chính; đối chiéu công nợ hàng quý, năm với chủ đầu tư, nhà thầu chính theo báo cáo quyết toán tài chính quý, năm thực hiện; * Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hồ sơ, chứng từ, hoá đơn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý; mở sổ sách, quản lý theo dõi TSCĐ, CCĐC, vật tư tăng giảm trong kỳ báo cáo của công ty; trích khấu hao TSCĐ theo quy định chế đọ kế toán mà bộ tài chính quy định; lập các báo kiểm kê định kỳ TSCĐ, CCDC, vật tư theo mẫu biểu quy định của Bộ tài chính; Theo dõi các khoản công nợ, phản ánh trên sổ kế toán, lập mẫu biểu báo cáo công nợ theo quy định cảu Bộ tài chính; * Cán bộ kế toán ngân hàng và thanh toán khối văn phòng, cơ quan. Chức năng: Tham gia các công tác quản lý doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, hoá đơn chứng từ; chứng từ kiểm tra hợp pháp, hợp lý các loại hồ sơ chứng từ, hoá đơn về các món vay và thanh toán với ngân hàng của các đối tượng có nhu cầu sử dụng vốn vay. Thanh toán trả nợ các khoản vay theo các khế ước đã đến hạn với ngân hàng và cắt séc thanh toán các khoản tiền bằng séc trên tài khoản tiền gửi cho các chứng từ thanh toán bằng tiền gửi. Thường xuyên thông tin các luồng tiền về tài khoản tìên gửi của Công ty, theo dõi tiền huy động vốn của từng đối tượng…. * Cán bộ thuỷ quỹ kiêm kế toán thanh toán BHXH thanh toán tiền lương. Chức năng : Tham gia công tác quản lý tại doanh nghiệp Nhiệm vụ : Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, của toàn bộ chứng từ thanh toán bằng tiền mặt trước khi xuất quỹ; hằng ngày kiểm kê quỹ các khoản thu chi trong ngày và tồn quỹ cuối ngày. Thanh toán tiền lương cho CBCNV trong toàn bộ công ty, kiểm tra tạm ứng thanh toán lương hằng tháng, quyết toán tiền lương hằng quý trong công ty. Thanh, quyết toán BHXH : Kiểm tra chứng từ thanh toán BHXH; tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Lập mẫu biểu theo quy định cơ quan BHXH. Quyết toán thu, chi BHXH với cơ quan BHXH với cơ quan BHXH chuyên quản, thực hiện chế độ kế toán và mẫu biểu của Bộ Tài chính, lưu trữ chứng từ kế toán theo quy. 2.1.5.2 Hình thức kế toán sử dụng ở công ty Phòng tài vụ Công ty hiện nay tổ chức hạch toán và ghi chép theo hình thức Nhật ký chung. Các loại sổ sách dùng để hạch toán đều là những sổ sách theo mẫu biểu quy định trong hình thức Nhật ký chung, tuy nhiên có sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các loại sổ sau : Sổ Nhật ký chung : Hàng ngày mọi chứng từ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu đều được tập hợp vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Sổ này được dùng theo dõi cả năm. Sổ cái TK 152 : Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ cái TK152. Bảng kê vật lịêu xuất dùng : Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu chính, phụ tùng và vật liệu khác trong tháng. bảng này được vào từ các chứng từ gốc phát sinh trong tháng. bảng kê nhiên liệu xuất dùng : Bảng này được mở cho từng tháng và được đưa vào các chứng từ gốc, dùng để theo dõi tình hình xuất nhiên liệu trong tháng. Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Dùng để theo dõi số nguyên vật liệu đã xuất kho cho từng công trình trong mỗi tháng. Trên cơ sở các Bảng kê vật liệu xuất dùng, kế toán tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ. Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Chứng từ nhập nguyên vật liệu Chứng từ xuất nguyên vật liệu Nhật ký chung Bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng Sổ cái TK 152 Bảng phân bố nguyên vật liệu Bảng cân đối tài khoản Ghi chú : Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty cơ giới và Xây lắp số 13. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số 13 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá trị tổng sản lượng ( 70á 75 %). Do đó đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Vấn đề đầu tiên mà công ty quan tâm tới trong việc quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. công ty đã ho xây dựng những kho tàng kiên cố tại trung tâm điều hành của công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên liệu , vật liệu cho các tổ, đội sản xuất. Những kho tàng này thường được sử dụng trong thời gian từ 10 đến 20 năm. bên cạnh các tổ đội sản xuất còn xây dựng các kho vừa và nhỏ đặt ở công trình hoặc gần nơi thi công của công trình. Dù hệ thống kho tàng là lớn hay nhỏ đều được công ty bố trí mạng lưới bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày đêm. Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc tiến hành nhận, xuất vật tư trong tháng, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những loại vật tư thường dùng cho sản xuất, những loại vật tư kép phẩm chất, chất lượng, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều…để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư thủ kho là người trực thuộc quản lý của phòng vật tư, có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục mà công ty quy định. Hàng tháng, hang quý lên thẻ kho đồng thời kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa thiếu trong tháng, quý. Kế toán nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho tiến hành hạch toán, đối chiếu, ghi bổ sung nguyên vật liệu. 2.2.2.Phân loại nguyên vật liệu ở công ty. Nguyên vật liệu tại Công ty cơ giới và xây lắp số 13 gồm rất nhiều chủng loại có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại cũng như tiện lợi choviệc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sản phẩm, kế toán cần phải phân loại vật liệu. Dựa trên cơ sở nội dung kinh tế , vai tròvà tác dụng của từng loại nguyên vật liệu, tại công ty hiện nay nguyên vật liệu gồm những loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: đối với vật liệu Công ty không phân thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ ma được coi chung là nguyên vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất hính thành nên sản phẩm. Thuộc về nguyên vật liệu chính gồm hầu hết các loại nguyên vật liệu mà công ty sử dụng như : xi măng, sắt thép, gạch ngói, cát, sỏi đá... Nhiên liệu: là loại nguyên vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như: xăng, dầu, mỡ…Công ty có đội xe máy thi công riêng, chi phí cho các nhiên liệu phục vụ cho đội xe này cũng phát sinh thường xuyên do vậy kế toán phải phân loại nhằm tiện lợi cho việc thao dõi chúng. Phụ tùng thay thế: là những loại nguyên vật liệu dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như: mũi khoan, xăm lốp ô tô… Ngoài ra còn có các loại vật liệu khác như : thuốc men, văn phòng phẩm…. 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Công ty tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, tuỳ theo vật liệu nhập kho hay xuất kho mà có cách tính khác nhau. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Tại công ty, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài và tất cả các loại vật liệu dù có khối lượng ít hay nhiều đều được nhập kho. Hệ thống kho của công ty bao gồm: kho của công ty và các kho bãi tại các công trình, tại các phân xưởng cũng có kho riêng. Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho tại công trình, kế toán công ty tính giá mua thực tế của nguyên vật liệu theo công thức sau: Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn Do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản, nên vật liệu nhập tại kho công trình thường có khối lượng lớn, cồng kềnh như, đá, cát, sỏi, xi măng….Những trường hợp như thế này, khi mua công ty thường thoả thuận với người bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn người bán và người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật tư đến kho công trình. Do vậy, giá thực tế vật tư mua trong trường hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Còn đối với các loại vật tư kkhông lớn lắm như các loại nhiên liệu sử dụng trực tiếp tại các công trình hay một số loại vật liệu phụ khác thì do công tyb vận chuyển, bảo quản giá thực tế vật liệu vẫn được tính theo công thức trên. Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, bảo quản công ty không tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho mà hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài của công trình đó ( TK 6277). Những vật liệu mua về nhập tại kho công ty nếu phát sinh chi phí thu mua thì chi phí này cũng được tập hợp vào tài khoản 6277, sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã sử dụng cho công trình đó. * Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Đối với các loại vật tư xuất dùng tại các công trình kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này thích hợp vớ các loại vật tư sử dụng tại các công trình do đặc điểm các loại vật tư này mua về được sử dụng ngay, không để tồn kho nhập. Còn đối với vật tư xuất kho tại công ty, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuấ trước ( FIFO). Công ty tính giá mỗi loại vật tư xuất kho trên bảng kê tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Bảng này được mở để tính giá từng loại nguyên vật liệu xuất