Chuyên đề Xây dựng phần mềm quản lý tài sản cố định

là ít tốn kém nhất. Cài đặt song song Theo phương pháp này cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống đã đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kết quả của hai hệ thống được so sánh với nhau nhằm giúp để xác định xem hệ thống mới có hoạt động tốt như hệ thống cũ hay không. Lỗi của hệ thống mới, nếu có sẽ không ảnh hưởng lắm tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng và hoạt động nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ. Nhưng nó có một số nhược điểm là: Gây ra sự phân tán đối với người sử dụng, vì cùng một lúc phải sử dụng cả hai hệ thống . Chi phí cho hệ thống là rất tốn kém vì một lúc phải duy trì hai nguồn lực cũ và mới Cài đặt thí điểm cục bộ Đây là phương pháp trung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ sang hệ thống mới cục bộ một hoặc một vài bộ phận. phương pháp chuyển đổi tại bộ phận thí nghiệm lại có thể là một trong các phương pháp cài đặt quen biết trực tiếp, song song, hay theo giai đoạn. Ưu điểm: việc cài thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí và các sự cố khác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộ phận mà thôi, thêm vào đó là bộ phận quản lý hệ thống thông tin có thể ưu tiên tập chung nỗ lực của mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổi thử nghiệm. khi bộ phận quản lý nhận thấy quá trình chuyển đổi đã thành công ở mỗi bộ phận có thể tiến hành triển khai cho bộ phận còn lại của tổ chức. Chuyển đổi theo giai đoạn Đây là phương pháp chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới một cách dần dần, bắt đầu một hay một vài bộ phận và sau đó là mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới. Những phần khác nhau của hệ thống cũ và mới được sử dụng phối hợp với nhau cho tới tận khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong. Cũng giống như phương pháp thí điểm cục bộ, chuyển đổi theo giai đoạn cũng nhằm hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra, vì nếu có thì chúng cũng phân tán đều theo thời gian và không gian. Mặt khác phương pháp này cho phép tận dụng một số lợi thế của hệ thống mới trước khi hệ thống được cài đặt hoàn chỉnh. Trong phương pháp này, hệ thống mới và hệ thống cũ cần thay thế phải có khả năng cùng tồn tại chia sẻ dữ liệu nên cần phải viết những chương trình cầu nối giữa các cơ sở dữ liệu và các chương trình của hệ thống cũ và hệ thống mới, quá trình chuyển đổi được lặp lại ở từng giai đoạn và cần một thời gian chuyển đổi tương đối dài. 2.2.6. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý Ngày nay, việc áp dụng thông tin vào quản lý ngày càng nhiều và đa dàng, các phương pháp quản lý thủ công đơn điệu một cách máy móc không thể đáp ứng được nhu cầu thực tế, nhiều khi nó có thể dẫn đến những quyết định sai lầm làm ảnh hưởng đến những hoạt động của hệ thống,và hơn nữa có thể đưa doanh nghiệp vào tình trạng phá sản. Cùng với sự pháp triển ồ ạt của các thành phần kinh tế là sự phát triển cao của công nghệ thông tin thì việc áp dụng tin học vào trong công tác quản lý sẽ nâng cao hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí cho việc làm mới và lắp đặt hệ thống là không đáng kể so với lợi ích thu được sau này. Có hai phương pháp để ứng dụng tin học trong việc quản lý đó là: Phương pháp tin học hóa toàn bộ Đó là đồng thời thay thế toàn bộ công việc thủ công hoặc bán thủ công của các chức năng quản lý bằng cách thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động. Ưu điểm: Các chức năng quản lý được tin học hóa một cách triệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống tránh dư thừa thông tin và lãng phí thời gian và sức lao động. Nhược điểm: Phương pháp này thực hiện khó, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo dễ dàng phát sinh lỗi mà khi thiết kế chưa lường hết được. Phương pháp tin học hóa từng phần Đây là quá trình tin học từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định, theo yêu cầu của từng bộ phận trong tổ chức. Phương pháp này thường được ứng dụng trong các hệ phân tán. Ưu điểm: Đơn giản, khi thực hiện phải đầu tư ban đầu không lớn và việc phát triển, thay đổi phân hệ sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống khác nên có tính mềm dẻo cao. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống dễ dẫn tới dư thừa và trùng lặp thông tin. Trong điều kiện hiện tại việc tin học hóa toàn bộ phụ thuộc vào khả năng tài chính của tổ chức do vậy phương pháp tin học hóa từng phần được sử dụng phổ biết hơn cả. 2.3. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Để có một sản phẩm đầu ra là một phần mềm chúng ta cần có các công cụ chuyên nghiệp hỗ trợ về thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện người – máy. Ngày nay, trong sự phát triển ồ ạt của các công cụ lập trình, việc chọn lựa công cụ nào phù hợp để phát triển phần mềm theo ý tưởng của người lập trình là một công việc không đơn giản. Qua quá trình tìm hiểu một vài công cụ hỗ trợ, tôi đã chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQLServer 2005 và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual C# 2005. Sau đây là một số thông tin. 2.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005 2.3.1.1. Microsoft SQL Server 2005 là như thế nào ? SQL Server 2005 là phiên bản sau phiên bản SQL Server 2000 của hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ SQL Server hoạt động theo mô hình Client – Server của Microsoft. SQL Server 2005 có nhiều tính năng mới giúp bạn quản lý CSDL quan hệ cùng với chức năng khai thác thông tin vô cùng hiệu quả. SQL Server 2005 nói một các đơn giản là mạnh hơn và tốt hơn SQL Server 2000. Nó đưa ra những chức năng và giá cả phù hợp theo nhu cầu cũng như độ lớn của doanh nghiệp, giúp quản lý dữ liệu kinh doanh nhạy cảm ngày càng hiệu quả hơn. Chất lượng của cỗ máy CSDL trong SQL Server đóng vai trò quyết định đến khả năng tin cậy của SQL Server 2005 trong việc quản lý khối lượng lớn dữ liệu. Tuy nhiên. SQL Server 2005 còn hơn cả một cỗ máy CSDL và bao gồm một bộ các công cụ và thành phần hỗ trợ bạn thiết kế, quản lý, bảo trì,… cũng như các công cụ mới và cải tiến để khai thác thông tin. 2.3.1.2. Các phiên bản của SQL Server 2005 SQL Server 2005 nâng cao hiệu năng, độ tin cậy, khả năng lập trình đơn giản và dễ sử dụng hơn so với SQL Server 2000. SQL Server 2005 tập chung vào khả năng xử lý giao dịch trực tuyến trên diện rộng (OLTP), ứng dụng thương mại điện tử (E-Commerce) và kho dữ liệu (Data Ware Housing). Ngoài ra nhưng cải tiến quan trọng trong SQL Server 2005 là thêm các dịch vụ mới như: dịch vụ báo cáo (Reporing Services), Service Broker và sự thay đổi dáng kể trong cỗ máy CSDL. Bởi vì SQL Server 2005 được sử dụng rộng rãi cho nhiều đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp, trong trường học, trong các tổ chức chính phủ nên Microsoft cung cấp nhiều phiên bản khác nhau phù hợp với các yêu cầu về chi phí thời gian thực hiện, hiệu năng của các tổ chức, cá nhân. Sau đây là 5 phiên bản SQL Server 2005: Microsoft SQL Server 2005 Enterprise Edition. Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition. Microsoft SQL Server 2005 Workgroup Edition. Microsoft SQL Server 2005 Developer Edition. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. Các phiên bản được sử dụng phổ biến nhất là Enterprise, Standard, Workgroup. Trong khuân khổ đề tài nghiên cứu em sử dụng phiên bản Express. Sau đây là một số thông tin về phiên bản này: Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (32 bit): SQL Server 2005 Express là hệ quản trị CSDL miễn phí, dễ sử dụng và quản lý đơn giản. Nó không có nhiều tính năng như các phiên bản khác, chỉ bao gồm: Management Studio, Notification Services, Analysis Service, Entegration Services và Report Builder SQL Server 2005 Express có thể dùng như cơ sở dữ liệu máy khách hoặc cơ sở dữ liệu máy chủ đơn giản. Nó là lựa chọn tốt nếu bạn chỉ cần một phiên bản SQL Server 2005 nhỏ gọn, dùng trên máy chủ cấu hình thấp, những nhà phát triển ứng dụng Web không chuyên hay những người yêu thích xây dựng ứng dụng nhỏ. 2.3.1.3. Những tính năng mới trong SQL Server 2005 Nâng cao bảo mật Mở rộng T-SQL Tăng cường hỗ trợ người phát triển Tăng cường khả năng quản lý Nâng cao độ sẵn sàng của CSDL Nâng cao khả năng mở rộng của CSDL Tăng cường khả năng khai thác thông tin 2.3.2. Ngôn ngữ lập trình Microsof Visual C# 2005 2.3.2.1 Các phiên bản của Visual C# Đầu năm 1998, sau khi hoàn tất phiên bản Version 4 của Internet Information Server (IIS), các đội ngũ lập trình ở Microsoft nhận thấy họ còn rất nhiều sáng kiến để kiện toàn IIS. Họ bắt đầu xây dựng một kiến trúc mới trên nền tảng ý tưởng đó và đặt tên là Next Generation Windows Services (NGWS). Sau khi Visual Basic được trình làng vào cuối 1998, dự án kế tiếp mang tên Visual Studio 7 được xác nhập vào NGWS. Công việc này được xúc tiến một cách hoàn toàn bí mật mãi cho đến hội nghị Professional Developers’ Conference ở Orlado vào tháng 7/2000. Đến tháng 11/2000 thì Microsoft đã phát hành bản Beta 1 của .NET gồm 3 đĩa CD. Tính đến lúc này thì Microsoft đac cho phát hành 3 phiên bản Visual C# nằm trong 3 bộ phiên bản Visual Studio .Net đó là: Microsoft Visual Studio 2003 hay Microsoft Visual Studio 7 Microsoft Visual Studio 2005 hay Microsoft Visual Studio 8 Microsoft Visual Studio 2008 hay Microsoft Visual Studio 9 Để phù hợp hơn với từng đối tượng sử dụng cụ thể mà trong mỗi bản Visual Studio Microsoft cũng phát hành nhiều phiên bản khác nhau. Ví dụ trong Microsoft Visual Studio 2005 có các phiên bản sau: Microsoft Visual Studio 2005 Enterprise Edition. Microsoft Visual Studio 2005 Standard Edition. Microsoft Visual Studio 2005 Workgroup Edition. Microsoft Visual Studio 2005 Developer Edition. Microsoft Visual Studio 2005 Express Edition 2.3.2.2. Một số ưu điểm của C# so với các ngôn ngữ lập trình khác Nhiều người tin rằng không cần thiết có một ngôn ngữ lập trình mới. Java, C++, Perl, Microsoft Visual Basic, và những ngôn ngữ khác được nghĩ rằng đã cung cấp tất cả những chức năng cần thiết. Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo từ nền tảng phát triển hơn. Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++ và thêm vào những đặc tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn. Nhiều trong số những đặc tính này khá giống với những đặc tính có trong ngôn ngữ Java. Không dừng lại ở đó, Microsoft đưa ra một số mục đích khi xây dựng ngôn ngữ này. Những mục đích này được được tóm tắt như sau: C# là ngôn ngữ đơn giản: C# loại bỏ một vài sự phức tạp và rối rắm của những ngôn ngữ như Java và c++, bao gồm việc loại bỏ những macro, những template, đa kế thừa, và lớp cơ sở ảo (virtual base class). Chúng là những nguyên nhân gây ra sự nhầm lẫn hay dẫn đến những vấn đề cho các người phát triển C++. Nếu bạn là người học ngôn ngữ này đầu tiên thì chắc chắn là ta sẽ không trải qua những thời gian để học nó! Nhưng khi đó ta sẽ không biết được hiệu quả của ngôn ngữ C# khi loại bỏ những vấn đề trên. C# là ngôn ngữ hiện đại: Những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng, và bảo mật mã nguồn là những đặc tính được mong đợi trong một ngôn ngữ hiện đại. C# chứa tất cả những đặc tính trên. C# là ngôn ngữ hướng đối tượng: Những đặc điểm chính của ngôn ngữ hướng đối tượng (Object-oriented language) là sự đóng gói (encapsulation), sự kế thừa (inheritance), và đa hình (polymorphism). C# hỗ trợ tất cả những đặc tính trên. C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và mềm dẻo: Như đã đề cập trước, với ngôn ngữ C# chúng ta chỉ bị giới hạn ở chính bởi bản thân hay là trí tưởng tượng của chúng ta. Ngôn ngữ này không đặt những ràng buộc lên những việc có thể làm. C# được sử dụng cho nhiều các dự án khác nhau như là tạo ra ứng dụng xử lý văn bản, ứng dụng đồ họa, bản tính, hay thậm chí những trình biên dịch cho các ngôn ngữ khác. C# là ngôn ngữ có ít từ khóa: C# là ngôn ngữ sử dụng giới hạn những từ khóa. Phần lớn các từ khóa được sử dụng để mô tả thông tin. Chúng ta có thể nghĩ rằng một ngôn ngữ có nhiều từ khóa thì sẽ mạnh hơn. Điều này không phải sự thật, ít nhất là trong trường hợp ngôn ngữ C#, chúng ta có thể tìm thấy rằng ngôn ngữ này có thể được sử dụng để làm bất cứ nhiệm vụ nào. C# là ngôn ngữ hướng module : Mã nguồn C# có thể được viết trong những phần được gọi là những lớp, những lớp này chứa các phương thức thành viên của nó. Những lớp và những phương thức có thể được sử dụng lại trong ứng dụng hay các chương trình khác. Bằng cách truyền các mẫu thông tin đến những lớp hay phương thức chúng ta có thể tạo ra những mã nguồn dùng lại có hiệu quả C# sẽ trở nên phổ biến: vì nó sẽ được Microsoft hỗ trợ rất nhiều trong tương lai. 2.3.2.3. Các thành phần trong một dự án Visual C# Một sản phẩm được tạo ra bởi ngôn ngữ lập trình Visual C# có thể gồm các thành phần sau: Form (giao diện): là màn hình giao tiếp để trao đổi thông tin giữa phần mềm và người sử dụng. Report (báo cáo): là sản phẩm đầu ra của dự án phần mềm, là kết quả của quá trình xử lý, tổng hợp, phân tích hay thống kê dữ liệu, các báo cáo được thiết kế bởi các công cụ thiết kế báo cáo như Crystal report Data base (cơ sở dữ liệu): là nơi chứa các dữ liệu đầu vào hay đầu ra của dự án phần mềm, nó được tạo ra và quản lý bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà ở đây là SQL Server 2005 và được khai thác sử dụng thông qua các công cụ của Visual C#. Mudule: là tập hợp các hàm hay thủ tục có chức năng để thực hiện một công việc nào đó, có thể được chia sẻ hay thừa kế sử dụng giữa các mục chức năng hay giữa các dự án. CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 3.1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định 3.1.1. Xác định yêu cầu 3.1.1.1. Các yêu cầu của quản lý tài sản cố định Quản lý phát sinh tăng tài sản cố định Quản lý phát sinh giảm tài sản cố định Quản lý các danh mục liên quan đến tài sản cố định Quản lý việc tính khấu hao tài sản cố định Lập các báo cáo về tài sản theo các chỉ tiêu Lập các báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản 3.1.1.2. Các báo cáo được sử dụng trong quản lý tài sản cố định Báo cáo tài sản theo nguồn vốn Báo cáo tài sản theo phòng ban sử dụng Báo cáo tài sản theo mục đích sử dụng Báo cáo tài sản tăng trong một khoảng thời gian Báo cáo tài sản giảm trong một khoảng thời gian Báo cáo khấu hao theo từng tài sản Báo cáo khấu hao theo khoảng thời gian 3.1.1.3. Quy trình của bài toán quản lý tài sản cố định Khí các phòng ban có nhu cầu về phát sinh tài sản cố định, các phòng ban này sẽ gửi các yêu cầu đó tới bộ phận quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp. Tại phòng quản lý TSCĐ yêu cầu sẽ được xem xét tính cấp thiết của việc xử lý phát sinh tài sản cố định đó, đồng thời bộ phận quản lý tài sản cũng lấy thông tin từ phòng quản lý tài chính để xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp và gửi thông báo yều cầu lên lãnh đạo doanh nghiệp. Khi nhận được thông báo từ bộ phận quản lý tài sản thì ban lãnh đạo của công ty xem xét tình hình và gửi thông báo tới bộ phận quản lý tài sản. Nếu việc xử lý phát sinh được chấp nhận, thì bộ phận quản lý tài sản sẽ cập nhật các yêu cầu và thông báo vào cơ sở dữ liệu, sau đó in các thông báo yêu cầu xử lý phát sinh xuống các phòng ban. Nếu đó là phát sinh tăng hoặc giảm tài sản thì thông báo sẽ được gửi tới hai nơi đó là phòng ban gửi đơn yêu cầu và phòng tài chính của công ty. Nếu chỉ là phát sinh điều chuyển tài sản từ phòng này sang phòng khác thì thông báo chỉ gửi cho phòng ban gửi đơn yêu cầu. Sau khi xử lý xong, các phát sinh bộ phận quản lý bán hàng sẽ yêu cầu các phòng ban gửi một danh sách tài sản cố định và những thông tin liên quan đến các tài sản tới bộ phận quản lý tài sản cố định. Tại bộ phận quản lý tài sản các thông tin về tài sản sẽ được nhập vào quy trình xử lý để tính khấu hao các tài sản hiện có trong doanh nghiệp và còn trong khoảng thời gian khấu hao. Các thông tin này sẽ được tổng hợp, lưu trữ và lên báo cáo gửi cho lãnh đạo và các phòng ban khi có yêu cầu hoặc trong một thời gian nhất định như cuối mỗi kỳ hoạch toán. Các phát sinh cũng có thể không xuất phát từ các phòng ban mà xuất phát từ ban lãnh đạo doanh nghiệp thì khi đó thông báo sẽ được gửi từ ban lãnh đạo xuống bộ phận quản lý tài sản. Tại bộ phận quản lý tài sản, thông báo sẽ được xem xét cùng với tình hình tài chính của doanh nghiệp sau đó các thông báo đó được lưu trữ tại CSDL và in ra các thông báo tới các phòng ban và quy trình xử lý cũng giống như các phát sinh tài sản xuất phát từ các phòng ban. 3.1.1.4. Sơ đồ chức năng (BFD) Để hiểu rõ hệ thống thông tin phải làm những gì chúng ta xem xét chức năng của hệ thống trong sơ đồ sau: Quản lý phát sinh tài sản Thống kê báo cáo Tiếp nhận và tổng hợp Xét duyệt Cập nhật và phản hồi thông tin Tiếp nhận thông tin Xét duyệt Tính khấu hao tài sản Lấy thông tin Hoàn thiện thông tin Sắp xếp thông tin Lập báo cáo Quản lý danh mục liên quan Cập nhật và phản hồi thông tin HTTT Quản lý TSCĐ Hình 3.1: Mô hình chức năng nghiệp vụ của của bộ phận quản lý tài sản cố định 3.1.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 3.1.2.1 Sơ đồ IFD của phát sinh TSCĐ xuất phát từ phòng ban Thời điểm Phòng ban Phòng QLTSCĐ Lãnh đạo P.QL tài chính Đơn sau khi đã xét duyệt Khi có nhu cầu phát sinh tài sản cố định Thông báo về việc phát sinh TS Đơn yêu cầu In thông báo Cập nhật Đơn đã xét duyệt CSDL Xét duyệt Thông báo Xét duyệt Đơn yêu cầu Thông báo về việc phát sinh TS Báo cáo tài chính Hình 3.2: Sơ đồ IFD phát sinh tài sản từ phong ban 3.1.2.2 Sơ đồ IFD của phát sinh TSCĐ xuất phát từ ban lãnh đạo Thời điểm Lãnh đạo Phòng QLTSCĐ P. Quản lý tài chính Phòng ban Đơn sau khi đã xét duyệt Khi có nhu cầu phát sinh tài sản cố định Thông báo In thông báo CSDL Cập nhật Thông báo sau khi xem xét Xem xét Thông báo về việc phát sinh TS Báo cáo tài chính Thông báo về việc phát sinh TS Hình 3.3: Sơ đồ IFD phát sinh tài sản từ ban lãnh đạo 3.1.2.3 Sơ đồ IFD của quá trình quản lý tài sản Thời điểm Phòng ban Phòng QLTSCĐ P. Quản lý tài chính Lãnh đạo Cuối kỳ hoặc khi ban lãnh đạo yêu cầu Đầu kỳ kế toán hoặc khi bộ phận QLTSCSĐ yêu cầu Danh sách TS trong phòng Tính khấu hao Cập nhật Danh sách TS đã xem xét In Báo cáo CSDL Xem xét Danh mục nguồn vốn Báo cáo tình hình tài sản Hình 3.4: Sơ đồ IFD quá trình quản lý tài sản 3.1.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 3.1.3.1. Sơ đồ ngữ cảnh Phòng ban Lãnh đạo Danh sách tài sản và các danh mục liên quan Thông báo xác nhận HTTT quản lý tài sản cố định BC tình hình TS Hình 3.5 Sơ đồ luồng thông tin mức ngữ cảnh 3.1.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hoạt động quản lý tài sản Phòng ban Lãnh đạo 1.0 Quản lý danh mục liên quan 2.0 Quản lý phát sinh tài sản cố định 3.0 Thống kê báo cáo Danh sách tài sản cà các thông tin liên quan Xác nhận danh sách tài sản Xác DM Nhận liên quan Sổ danh mục Danh mục liên quan Sổ tài sản Thông tin về tài sản Báo cáo Sổ tổng hợp báo cáo Báo cáo tình hình TS Danhmục liên quan Hình 3.6: Sơ đồ IFD quá trình quản lý tài sản 3.1.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của HTTT quản lý tài sản Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý danh mục liên quan Phòng ban 1.1 Tiếp nhận và tổng hợp danh mục 1.2 Xét duyệt 1.3 Cập nhật và phản hồi Danh mục Bảng tổng hợp danh mục Danh mục đã xét duyệt Sổ danh mục Xác nhận các danh mục Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý danh mục Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý phát sinh tài sản Phòng ban 2.1 Tiếp nhận thông tin 2.2 Xét duyệt 2.3 Tính khấu hao Danh mục TS Bảng tổng hợp danh mục Thông tin tài sản Sổ khấu hao TSCĐ Xác nhận các danh mục Sổ danh mục 2.4 Cập nhật và phản hồi Thông tin đầy đủ về tài sản Sổ tài sản Hình 3.8: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động quản lý phát sinh tài sản Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động thống kê báo cáo 3.1 Lấy thông tin 3.2 Hoàn thiện thông tin 3.3 Sắp xếp thông tin Thông tin TS Bảng tổng hợp thông tin Thông tin đầy đủ Sổ báo cáo Sổ danh mục 3.4 Lập báo cáo Thông tin đã sắp xếp Lãnh đạo Báo cáo Sổ tài sản Phòng ban Báo cáo Thông DM Hình 3.9: Sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động thống kê báo cáo 3.2. Thiết kế chương trình quản lý tài sản cố định 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Để thực hiện thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra cần thực hiện các bước sau: Bước 1: Xác định các đầu ra. Bao gồm việc liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp - là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc được suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trọng quản lý. Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính này phải tách những thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng, và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2. NF) quy định rằng trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa chính thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận của khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu và tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng cho những danh sách đó. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó. Thiết kế cở sở dữ liệu của phân hệ quản lý tài sản cố định tại công ty cổ phần Bravo: Báo cáo tài sản theo phòng ban: liệt kê tất cả các thông tin về tình hình tài sản của phòng ban đó. Báo cáo tài sản theo nguồn vốn: liệt kê tất cả các thông tin về tài sản theo nguồn vốn phát sinh ra chúng. Báo cáo tăng giảm tài sản: đưa ra thông tin các tài sản tăng hoặc giảm trong khoảng thời gian. Báo cáo khấu hao tài sản theo phòng ban: liệt kê tình hình khấu hao các loại tài sản trong phòng ban đó. Báo cáo giá trị khấu hao của tất cả các tài sản theo khoảng thời gian 3.2.1.2. Mô hình quan hệ thực thể (ERD) # Mã nhóm TS Tên nhóm Diễn giải Tài sản cố định Nguồn vốn Phòng ban Mục đích Nhóm TS Kiểu phát sinh Giá trị khấu hao Chứa Có Có Có Có Chứa # Mã nguồn vốn Tên nguồn vốn Diễn giải # Mã phòng ban Tên phòng ban Diễn giải # Mã mục đích Tên mục đích Diễn giải # Mã phát sinh Lý do phát sinh Kiểu phát sinh # Mã Tài sản Tên tài sản Mã nhóm TS Mã tài sản 0 Đvt Mã nguồn vốn Ngày phát sinh …… # Mã tài sản Năm Tháng Nguyên giá Giá tri khấu hao Giá trị còn lại …… 1 N 1 1 1 1 N N N N 1 1 Hình 3.10: Mô hình quan hệ thực thể của hoạt động quản lý tài sản 3.2.1.3. Mô hình cấu trúc dữ liệu (DSD) Mã TS mã TS 0 Năm Tháng Mã PB Nguyên Giá hệ số KH tháng Gtrị KH tháng …… Mã Nhts Mã TS Tên TS Đvt Mã Nguồn Vốn Ngày Ps Mã Ps NgGiá Nước SX Năm SX Số lượng Mã PB Mã Mdsd ….. Mã phát sinh lý do Ps Kiểu Ps Mã Phòng ban Tên PB Diễn giải Mã Mdsd Tên Mdsd Diễn giải Mã Nguồn vốn Tên NgVốn Diễn giải Giá trị khấu hao tài sản Danh Mục Tài Sản DM mục đích sử dụng DM phòng ban DM nguồn vốn Hình 3.11 :Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 3.2.1.4. Các bảng dữ liệu và quan hệ giữa chúng a) Bảng danh mục nhóm tài sản Stt Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Giải Thích 1 Ma_Nhts Char 8 Mã nhóm tài sản(khóa chính) 2 Ten_Nhts Nchar 32 Tên nhóm tài sản 3 Dien_Giải Nvarchar 128 Diễn giải Hình 3.12 : bảng danh mục nhóm tài sản b) Bảng danh mục mục dích sử dụng Stt Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước