Đề án Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0

àng… Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính : mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính… Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi các thuộc tính của thực thể. Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể. Mỗi dòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau. Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình. Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có hai kiểu truy vấn thường dùng: + Truy vấn có cấu trúc (SQL) + Truy vấn bằng ví dụ Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu. Mục đích của báo cáo là cho phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sơ dữ liệu là: + Mô hình mạng lưới. + Mô hình phân cấp. + Mô hình quan hệ. 1.1.3 Trình tự phân tích thiết kế một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Hệ thống thông tin này phải phù hợp với hoạt động của tổ chức về kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian. Việc phát triển hệ thống thông tin không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu đặt ra. Do đó việc tuân thủ theo một phương pháp là cần thiết. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: 1.1.3.1 Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống thông tin. Một dự án phát triển hệ thống đòi hỏi rất nhiều công sức và tiền bạc vì thế nó phải được quyết định một cách nghiêm túc và chặt chẽ. Đánh giá đúng yêu cầu là việc quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai làm trong giai đoạn này có thể dẫn tới sự tốn kém và có thể dự án không đạt được kết quả. Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bầy báo cáo. 1.1.3.2 Phân tích chi tiết. Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu thì giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang gnhiên cứu, xác nhận những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống: xác định các yêu cầu, cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống, lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống trong tương lai. Để phân tích chi tiết thì cần phải thu thập các thông tin. Thông thường người ta sử dụng các phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Thu thập được thông tin thì việc mã hoá thông tin rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: mã hoá phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép nối. Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hoá hệ thống thông tin là cần thiết. Một số công cụ tương đối chuẩn trong việc mô hình hoá hệ thống thông tin là: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD). Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Nó sử dụng các ký pháp: + Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Tài liệu + Dòng thông tin + Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng (dưới dạng tĩnh). Trên sơ đồ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, các nguồn và các đích nhưng trên sơ đồ này không quan tâm đến nơi, thời điểm và người chịu trách nhiệm xử lý. Ngôn ngữ luồng sơ đồ dùng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người / bộ phận Phát / nhận tin + Nguồn hoặc đích + Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu + Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý + Kho dữ liệu Kho dữ liệu Sơ đồ DFD được phân rã thành nhiều mức với mục đích là làm chi tiết thêm nội dung của hệ thống thông tin. + Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết ma sao cho chỉ cần nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. + Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã ra từ sơ đồ mức ngữ cảnh với mục đích làm chi tíêt hơn các công đoạn hoạt động của hệ thống. Tuỳ theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp. 1.1.3.3 Thiết kế logic. Giai đoạn thiết kế logic có mục đích là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đặt ra mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống bằng các sơ đồ : DFD, Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống Thiết cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ - Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống mới. Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là: + Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Phương pháp này gồm hai bước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. + Thiết kê cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Trong phương pháp này còn đề cập đến một khái niệm nữa đó là: liên kết (Association). Mỗi thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà chúng có sự liên hệ qua lại với nhau. Ký hiệu của liên kết là: - Số mức độ liên kết : Ta cần phải biết được mối liên kết giữa các thực thể và số lần tương tác giữa các thực thể. Các loại liên kết thường gặp giữa các thực thể: + 1@1 Liên kết loại Một - Một: một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. + 1@N Liên kết Một - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B, mỗi lần xuất của thực thể b chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể A. + N@M Liên kết Nhiều - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại. Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý - Thiết kế logic xử lý được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. + Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem làm cách nào có thể có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. + Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. - Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 1.13.4 Thiết kế vật lý ngoài. Là quá trình mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn. Đây là công việc quan trọng cần phải tiến hành một cách chặt chẽ. Thiết kế chi tiết vào/ra: thiết kế không dạng trình bầy của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: thiết kế giao tác giữa người và máy 1.1.3.5 Triển khai hệ thống thông tin. Trong giai đoạn này có mục tiêu là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Những công đoạn chính của giai đoạn: thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống tài liệu. thiết kế vật lý trong là để dảm bảo độ chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí. Lập trình: chính là xây dựng các chương trình máy tính. Thực chất là chuyển đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành các chương trình máy tính. Thử nghiệm chương trình: sau khi chương trình được hoàn thành nó cần được thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được yêu cầu mà hệ thống đưa ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục. Bên cạnh đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin người ta còn tiến hành các công đoạn khác như: cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì hệ thống... Chương II. Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý kho hàng và thực trạng quản lý hàng hóa tại cửa hàng 87 Lý Nam Đế. 2.1 Yêu cầu về việc ứng dụng tin học trong việc quản lý kho hàng tại Cửa hàng 87 Lý Nam Đế Trong công tác quản lý nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, việc cập nhật, xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được làm một cách thường xuyên và chính xác. Nếu thực hiện những hoạt động đó bằng công nghệ thủ công thì đòi hỏi không gian lưu trữ dữ liệu lớn, cập nhật, xử lý dữ liệu chậm, tổng hợp dữ liệu khó khăn mà độ chính xác lại không cao. Do đó việc quản lý theo công nghệ thủ công không đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Để giải quyết được những khó khăn đó, một trong những giải pháp được đưa ra là: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý kho hàng dựa trên công nghệ thông tin. Hiện tại, việc quản lý ở cửa hàng chủ yếu là bằng phương pháp thủ công nên hiệu quả quản lý chưa cao. Để cho việc quản lý này đạt hiệu quả cao thì nhất thiết phải tin học hóa các thủ tục thủ công bằng cách xây dựng một hệ thống thông tin ứng dụng thành tựu của tin học vào việc quản lý trong cửa hàng. Nó đem lại rất nhiều lợi ích và khắc phục được những nhược điểm trên. 2.2 Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn kho: 2.2.1 Mục đích : Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản lý nắm bắt các thông tin về lượng tồn, chủng loại các mặt hàng trong kho một các nhanh nhất để có chiến lược kinh doanh hợp lý. 2.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý hàng tồn kho - Dễ dàng cập nhập các thông tin về hàng hóa. Đáp ứng nhanh các thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho. Phải luôn thống kê được các mặt hàng đã nhập, xuất trong kỳ… 2.2 Giới thiệu về cửa hàng 87 Lý Nam Đế Cửa hàng 87 Lý Nam Đế là một cửa hàng buôn bán máy tính cỡ vừa và nhỏ, Người quản lý là ông Nguyễn Văn Hùng. Các nguyên tắc quản lý của cửa hàng > Hàng tháng(Không định kỳ) Ông Hùng nhập các linh kiện và máy tính nguyên chiếc từ các nhà cung cấp( Dựa vào việc kiểm tra một cách thủ công và bằng trí nhớ lượng tồn các mặt hàng đó trong kho) Do đó việc nhập hàng không chính xác. > Khi nhập mặt hàng về ông Hùng sẽ trực tiếp phân loại hàng theo các mục và lưu kho để từ đó bàn giao cho nhân viên bổ sung thông tin trên các quyển tra cứu và lưu lại cả trong máy tính. > Hàng tháng(không định kỳ ) ông Hùng sẽ trưc tiếp thống kê số lượng hàng đã bán theo từng mục, hãng một cách thủ công. Để từ đó đưa ra quyết đinh về việc nhập hay không nhập cho từng loại máy tính. > Người mua khi đến cửa hàng có thể tìm mặt hàng mình cần tìm một cách thủ công trong các List in sẵn. Sau khi tìm xong, đưa thông tin đó cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra ( bằng trí nhớ) xem mặt hàng mà khách yêu cầu có còn tồn kho hay không. Nếu còn thì ghi hóa đơn thanh toán cho khách đến kho lấy hàng. Nội dung hóa đơn ghi lại thông tin về mặt hàng vừa bán: Ngày ban,Người bán,Giá bán,Mã mặt hàng… - Qua khảo sát thực tế thấy hiện nay cửa hàng ông Nguyễn Văn Hùng mới chỉ sử dụng phần mềm Word để quản lý mặt hàng. Do đó còn tồn tại các bất cập sau: > Không thống kê được lượng mặt hàng trong cửa hàng do đó không có được thông tin chính xác về mặt hàng. Vì vậy phải mất thời gian đối với khách hàng trong việc tìm kiếm mặt hàng cần xem. > Không thống kê được doanh thu hàng tháng của cửa hàng để biết được chính xác loại mặt hàng nào đang bán chạy, loại mặt hàng nào đang bán chậm…để từ đó cân nhắc việc nhập mặt hàng, bán mặt hàng. Và trả lương nhân viên cho phù hợp. > Mất thời gian cho KH trong việc tìm kiếm thông tin của mặt hàng cần mua trong TH mà KH chưa có thông tin về mặt hàng đó. Do đó cách duy nhất là họ phải tra trong các List đã có. > Mất thời gian cho khách hàng trong việc chờ đợi để đáp ứng yêu cầu về mặt hàng vì 1 một nhân viên thường chỉ có thể đáp ứng được nhiều nhất là 2 hoặc 3 người. Do đó khi cửa hàng có nhiêu KH thì rất có thể có những KH không có người phục vụ. Để giải quyết những bất cập trên, và nâng cao hiệu quả quản lý thì cửa hàng cần phải xây dựng một HTTT quản lý kho hàng của cho cơ sở mình. Chương III. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại cửa hàng số 87 Lý Nam Đế. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách hiệu quả và nhanh chóng, kiểm tra dữ liệu một cách nhanh hơn. Hiệu quả đem lại cho một chương trình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tích thiết kế. 3.1 Phân tích hệ thống thông tin. Công cụ và phương pháp thu thập thông tin: Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin việc thu thập và xử lý thông tin là đặc biệt quan trong. Có rất nhiều công cụ và phương pháp thu thập thông tin nhưng ở đây em có sử dụng các phương pháp là: phỏng vấn, quan sát thực tiễn và tham khảo tài liệu của cửa hàng. Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống Trên cơ sở xác định yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán hàng đồng thời tiếp tục tham khảo tài liệu, phân tích các nghiệp vụ của cửa hàng ta có được sơ đồ chức năng của hệ thống như sau : Quản lý hàng hóa tồn kho Lập báo cáo Trợ giúp Kế toán Nhập xuất hàng Quản lý người dùng Thay đổi mật khẩu Login logout Tạo mới Nhập hàng Bán hàng Tính lương nhân viên Tính doanh thu Các Danh mục Tính doanh thu Hàng tồn kho Giới thiệu Hướng dẫn sử dụng Tìm kiếm Tìm theo mã, tênhàng, nước Sơ đồ chức năng của chương trình (BFD) Đây là biểu đồ tĩnh có dạng hình cây, được xây dựng bằng kỹ thuật phân mức, xuất phát từ mức cao nhất và các mức tiếp ttheo được phân rã tiếp tục cho đến mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không thể phân chia được nữa. Tại mỗi nút là một chức năng của hệ thống. Cụ thể các chức năng: Quản lý người dùng: Đây là một trong những chức năng đầu tiên cần phải có của chương trình quản lý kho hàng để đảm bảo cho tính an toàn của hệ thống tính lương. Nó bao gồm các chức năng nhỏ sau: + Tạo tài khoản mới: Cho người sử dụng hệ thống (người quản trị hệ thống) tạo ra các tài khoản mới để đăng nhập trở lại hệ thống. + Đăng nhập: cho phép người sử dụng chương trình đăng nhập và sử dụng chương trình với các quyền khác nhau như sử dụng chương trình để thực hiện công việc quản lý, hoặc chỉ được tham khảo và truy xuất các báo cáo. + Đổi mật khẩu: đảm bảo tính an toàn tài khoản của người dùng. Chức năng này cho phép người sử dụng hệ thống tạo ra một mật khẩu mới tương ứng với tên người dùng. Nhập xuất: Đây là một chức năng quan trọng và điển hình của hệ thống. Nhờ có chức năng này mà việc cập nhật, tính toán lượng hàng tồn kho và in các hóa đơn được tiến hành một cách nhanh chóng, tự động. Kế toán : Chức năng này giúp việc tính lương và doanh thu một cách tự động. lập các báo cáo: Trong quá trình quản lý chương trình sẽ cho xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng, các báo cáo này phục vụ đắc lực cho những người quản lý như: Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn. Thống kê các danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp. Báo cáo lương nhân viên. ………….. Tìm kiếm: Chức năng này giúp người dùng dễ dàng tra cứu các thông tin về loại hàng bất kỳ trong kho. Có thể tra cứu theo mã hàng, tên hàng, nước sản xuất. Trợ giúp: Là một chức năng để hệ thống sử dụng có hiệu quả và nó bao gồm các chức năng sau: Giới thiệu về hệ thống. Hướng dẫn cụ thể người sử dụng. Trong quá trình phân tích các nghiệp vụ của hệ thống quản lý kho hàng và cơ chế hoạt động của cửa hàng ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống: 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Diagram) Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, mô hình này toàn thể hệ thống như một chức năng. Tại mô hình này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được hoàn toàn xác định. Đối với hệ thống có các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu được thể hiện như hình vẽ trên, trong đó hình chữ nhật thể hiện các đối tượng với tên xác định được đặt trong nó, còn luồng dữ liệu được biễu diễn bàng một mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Các đối tượng của mô hình : 1. Khách hàng : Người có nhu cầu mua máy tính 2. Kế toán : Là kế toán viên hoặc kế toán trưởng của cửa hàng 3. Nhân viên : Người được thuê để thao tác với hệ thống, trực tiếp quản lý việc bán hàng 4. Người quản lý : Là người quản lý cửa hàng Các luồng dữ liệu : 1. Giữa khách hàng và hệ thống : khách hàng đưa ra mặt hàng cần mua, điều kiện tìm kiếm cho hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ đưa ra hoá đơn thanh toán hoặc danh mặt hàng các mặt hàng thoã mãn điều kiện tìm kiếm cho khách hàng. 2. Giữa kế toán và hệ thống : kế toán sẽ đưa ra các yêu cầu kế toán cho hệ thống. Hệ thống sẽ trả lại các bảng biểu kế toán 3. Giữa nhân viên và hệ thống : nhân viên sẽ đưa thông tin về bản thân mình vào hệ thống. Khi người quản lý một cửa hàng muốn lấy thêm mặt hàng từ kho hàng thì hệ thống sẽ đưa ra phiếu yêu cầu xuất kho 4. Giữa người quản lý cửa hàng và hệ thống : người quản lý đưa ra các thay đổi về nhân sự, mặt hàng cho hệ thống. Khi người chủ muốn mua thêm hàng thì hệ sẽ đưa ra phiếu đặt hàng. 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : DBF 1 3.3.1 Các kho dữ liệu: > Hóa đơn: lưu lại các hoá đơn bán hàng > Mặt hàng: lưu trữ thông tin về các loại mặt hàng đang tồn tại trong kho > Nhân viên: lưu trữ thông tin về tất cả các nhân viên làm việc cho cửa hàng > Tiền nợ: lưu trữ số tiền xuất ra để mua mặt hàng về theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng. > Hoá đơn chi tiết: thể hiện rõ một hoá đơn, nó chính là bảng lưu các mặt hàng đã được bán ra. 3.3.2 Biểu đồ mô tả về dữ liệu 3.4 Thiết kế các file CSDL Bảng danh mục hàng hóa dmhang ( @mahang ,tenhang,nuocsx,soluong,ghichu) { (@mã hàng, tên hàng, nước sản xuất, số lượng, ghichú} Khoá chính: mahang Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description mahang Character 10 Mã hàng tenhang Character 30 Tên hàng nuocsx Character 10 Nước soluong numeric 10 Số lượng Ghichu Memo Ghi chú Bảng danh mục khách hàng dmkh ( @makh ,tenkh, dichi, dienthoai, ghichu ) { (@mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, ghichú} Khoá chính: makh Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description makh Character 10 Mã khách hàng tenkh Character 30 Tên khách hàng diachi Character 10 Địa chỉ dienthoai Character 10 Điện thoại Ghichu Memo Ghi chú Bảng nhân viên nhanvien ( @manv tennv, ngaysinh, dichi, dienthoai, ghichu ) Khoá chính: manv Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description Manv Character 10 Mã nhân viên Tennv Character 30 Tên nhân viên diachi Character 10 Địa chỉ Ngaysinh Date 10 Ngày sinh dienthoai Character 10 Điện thoại Ghichu Memo Ghi chú Bảng danh mục nhà cung cấp dmnhacc ( @manhacc ,tennhacc, dichi, dienthoai, ghichu ) { (@mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, ghichú} Khoá chính: manhacc Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description Manhacc Character 10 Mã nhà cung cấp tennhacc Character 30 Tên nhà cung cấp diachi Character 30 Địa chỉ dienthoai Character 10 Điện thoại Ghichu Memo Ghi chú Bảng hóa đơn bán hàng hdbh ( @shhd, makh, manv, ngay, sotien, datra, conno, ghichu ) { (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ, ghi chú} Khoá chính: SHHD Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description SHHD Character 10 Mã khách hàng Makh Character 10 Tên khách hàng Manv Character 10 Địa chỉ sotien Curency 10 Số tiền Datra Curency 10 Đã trả Conno Curency 10 Còn nợ Ghichu Memo Ghi chú Bảng hóa đơn nhập hàng hdbh ( @shhd, manhacc, manv, ngay, sotien, datra, conno, ghichu ) { (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ, ghi chú} Khoá chính: SHHD Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description SHHD Character 10 Mã khách hàng Manhacc Character 30 Tên khách hàng Manv Character 10 Địa chỉ Sotien Curency 10 Số tiền Datra Curency 10 Đã trả Conno Curency 10 Còn nợ Ghichu Memo Ghi chú Bảng hàng nhập hangnhap ( @ masonhap, shhd, manhacc, manv, mahang, soluong, dongia ) { (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ, ghi chú} Khoá chính: masonhap Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description masonhap Character 10 Shhd Character 10 manhacc Character 10 Manv Character 10 Mahang Character 10 Soluong Character 10 Dongia Numeric 10 Bảng hàng bán hangban ( @ masoxuat, shhd, makh, manv, mahang, soluong, dongia ) { (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ, ghi chú} Khoá chính: masonhap Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau: Name Type With Description Masoxuat Character 10 Shhd Character 10 Makh Character 10 manv Character 10 Mahang Character 10 Soluong Numeric 10 Dongia Numeric 10 Sơ đồ mối quan hệ các bảng như hình vẽ : Các thuật toán sử dụng trong chương trình Thuật toán cật nhật dữ liệu cho các bảng: B¾t ®Çu Th«ng b¸o § Đ Mã đã có ? § Đ Đ S S S S S NhËp c¸c th«ng tin liªn quan KÕt thóc §ãng CSDL ChØnh söa? Huû bá TiÕp ? Rçng NhËp m· sè Th«ng b¸o Ghi d÷ liÖu Ghi d÷ liÖu Më tÖp tin  Mô tả thuật toán Trước tiên chương trính sẽ mở tệp tin cần cập nhật dữ liệu để người dung nhập số liệu từ bàn phím (mỗi dòng có một mã số để phân biệt và mã số không được để trống) Kiểm tra xem mã số của đối tượng nhập đã có trong bảng chưa. Nếu có rồi thì yêu cầu nhập lại mã. Nếu chưa có thì cho phép nhập tiếp các thông tin liên quan. Trong quá trình nhập, người dung có thể chỉnh sửa lại các thông tin vừa nhập. Khi nhập xong thì ghi dữ liệu và lựa chọn có tiếp tục nhập hay không. Nếu nhập tiếp thì quy trình cập nhật sẽ lặp lại, nếu không thì lưu dữ liệu và đóng tệp. Thuật toán chỉnh sửa dữ liệu cho các bảng: Y N Kiểm tra hợp lệ Mở tệp Kết thúc Lưu Chọn dòng cần sửa Thay đổi thông tin Bắt đầu Thuật toán tính nhập xuất hàng và tính toán lượng hàng tồn kho: Nhập hóa đơn bán hàng Begin Lượng bán > tồn kho ? Tồn kho=Tồn kho – lượng bán Mở các tệp tin S Đ Lưu dữ liệu In hóa đơn Kết thúc Nhập hóa đơn bán hàng Begin Tồn kho=Tồn kho – lượng bán Mở các tệp tin Lưu dữ liệu In hóa đơn Kết thúc Sơ đồ trên mô tả quá trình xảy ra hai nghiệp vụ chính là nhập hàng và xuất hàng. Khi xuất hàng thì chương trình tự động kiểm tra lượng hàng tồn kho, nếu tồn kho ít hơn số cần bán thì đưa ra thông báo và yêu cầu nhập lại, và ngược lại nếu tồn kho lớn hơn số cần bán thì in hóa đơn thanh toán cho khách hàng và cập nhật lại lượng tồn của các mặt hàng trên hóa đơn Khi nhập hàng thì chương trình căn cứ vào mã hàng để cập nhật số tồn kho căn cứ vào lượng nhập của mỗi loại hàng. 3.4 Giới thiệu một số giao diện chính của chương trình 3.4.1 Form chính của chương trình: 3.4.2 Form đăng nhập hệ thống: Các form cập nhật dữ liệu: 3.4.3 Form c