Đề án Hệ thống thông tin Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA

goài. Ví dụ như thông tin về giá cả,thị trường… + Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp,hệ quyết định thông tin nhằm 2 loại sau: Phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan,tổ chức trong hệ thống thông tin. Tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống. Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường,giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. 4. Mục đích của đề tài Một công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh cần quản lý nguyên liệu và hàng hoá với yêu cầu thường xuyên cập nhật, theo dõi những thay đổi hàng hoá trong kho để có những xử lý kịp thời. Đồng thời cập nhật chứng từ nhập mua hàng hóa vào kho, cập nhật các hoá đơn bán hàng trong từng ngày. Cuối tháng hoặc trong kỳ tổng hợp đưa ra báo cáo hoặc tổng hợp số liệu bán ra nhập về tính đến thời điểm đó. Trên thực tế phần lớn các công ty sản xuất kinh doanh thường xử dụng phương pháp quản lý bằng phần mềm trên máy tính. Theo xu hướng đó,đề tài này được thực hiện để nhằm giúp đỡ một công ty sản xuất kinh doanh nhỏ thực hiện tốt hơn công tác quản lý,bắt nhịp với sự phát triển của xã hội để công việc sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng rất phức tạp nên các chức năng của hệ thống mà đề tài xây dựng chỉ nhằm: Cập nhật nhanh chóng thông tin về nguyên liệu hàng hoá,sửa chữa hoặc thêm bớt hoặc loại bỏ những thông tin dư thừa. Cập nhật các thông tin về bán hàng. Báo cáo nhanh chóng các yêu cầu cơ bản đặt ra trong ngày trong công tác quản lý về nguyên liệu và bán hàng. Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát dữ liệu, chương trình dễ sử dụng. II. Các Bước Xây Dựng Hệ Quản Lý Nguyên Liệu Và Bán Hàng 1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án: Xác định được mục tiêu và xơ cấu tổ chức đặt ra. Xác định được nhân tố quyết định thành công của công việc hay dự án. Xác định phạm vi của bài toán. Xác định được các nguồn lực được tổ chức hoặc huy động để thực hiện dự án. Lựa chọn các giải pháp và công nghệ để giải quyết bài toán. 2. Công cụ thực hiện: Biểu đồ phân rã chức năng : Khảo sát hệ thống cũ Phát hiện hệ thống liên quan Quyết định hệ thống mới Xây dựng hệ thống mới Các yêu cầu mục tiêu a. Xây dựng các sơ đồ: Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD- Data Flow Diagram). Sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD- Data Structure Diagram). Biểu đồ thực thể liên kết(ERD- Entity Relationship Diagram). b. Xét về mặt logic: Thiết kế các thành phần và các mối liên kết giữa các thành phần trong hệ thống, chú ý tới cơ sở dữ liệu, các quá trình xử lý dữ liệu, các giao diện và biểu mẫu báo cáo. Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân tích rõ việc nào dùng bằng tay,việc nào thao tác trên máy. c. Về mặt vật lý: Chuyển mô hình trừu tượng thành các thiết kế kỹ thuật phù hợp với các thiết bị và chức năng phần cứng mà hệ thống máy tính có. Thiết kế các thủ tục thủ công, thiết kế thông tin trước khi đưa vào máy và các phương pháp cập nhật, sử dụng thông tin cho máy tính. Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng. Đưa vào chạy thử. 3. Lập trình và thử nghiệm trên máy tính: Chọn ngôn ngữ lập trình Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Chọn môi trường phần mềm. Viết chương trình theo các thiết kế. 4. Kiểm tra thử: Sau khi lập trình xong, chương trình sẽ được đưa vào chạy thử. III. Tìm hiểu về ngôn ngữ đề tài 1. Giới thiệu chung Microsoft Visual FoxPro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú. Do Visual FoxPro được nâng cấp từ FoxPro, vì vậy nó vẫn duy trì cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhưng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là những phương thức tổ chức, xử lý mới, mang tính hiện đại tương tự Microsoft Access. 2. Những nét đặc trưng cơ bản của Visual FoxPro: 2.1. Khả năng quản lý cơ sở dữ liệu và Project: Database container cho phép nhiều người sử dụng tạo lập hoặc hiệu chỉnh ứng dụng đồng thời trong cùng một Database. Đặc điểm luôn đáp ứng làm mới theo yêu cầu cho việc cập nhật những ý tưởng của mình trên cơ sở dữ liệu hoặc project. Đặc trưng tìm kiếm và sứp xếp trong Database Designer cho phép thay đổi cách nhìn đối với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu. Cũng như vậy, khả năng truy nhập bằng phím có sẵn trong Project Manager hay các icon trong Project Manager hoặc Database Designer giúp người sử dụng có thể nhận biết các đối tượng rất nhanh chóng. 2.2. Phát triển các ứng dụng dễ dàng: Visual FoxPro có chức năng Application Wizard cung cấp các Project Hook class mới và khả năng nâng cao đặc tính Application Framework làm cho ứng dụng hiệu quả hơn. Compnent Gallery tạo sự dễ dàng khi quản lý các lớp của Visual Foxpro, những văn bản, những tập tin mà người sử dụng muốn thêm vào ứng dụng của mình. Phần Application Builder cho phép thêm một cơ sở dữ liệu, tạo, thêm hay chỉnh sử các bảng dữ liệu, các Report, Form, dịch và chạy những ứng dụng cho đúng cách. 2.3. Công cụ Debug: Debug cung cấp những công cụ để bật những điểm dừng,kiểm tra những tình huống và code gần giống như thể hiện trong môi trường bẫy lỗi của Visual C. Trong cửa sổ Watch và Local trình bày cách cài đặt thuộc tính, những đối tượng và giá trị những thành phần của mảng. Để xem giá trị của biến hiện thời,người sử dụng chỉ việc đặt chon trỏ vào tên biến trong cửa sổ Trace. Cửa sổ Output cho họ xem một cách tiện lợi những yêu cầu thông tin được mã hoá và kết quả xuất hiện trực tiếp trên một góc của cửa sổ từ cửa sổ ứng dụng. 2.4. Dễ dàng thiết kế bảng và lập từ điển dữ liệu mở rộng: Trong version của Table Designer, dễ dàng thêm các index giống như tạo các field và chỉ rõ ngiều giá trị mặc nhiên làm cho khi thiết kế Form nhanh hơn và dễ dàng hơn. Có thể định nghĩa một khoá thường trên cùng một trang và trên cùng một hàng với field. Trang Table cho phép người sử dụng truy xuất trực tiếp vào validation rule, trigger, và statistic cấp bảng. Lớp và thuộc tính của thư viện mặc định cho phép quy định kiểu điều khiển cho một field: khi thêm một field vào Form, người sử dụng tạo một điều khiển mà họ muốn chỉ bằng một bước dễ dàng. Hơn nữa, thuộc tính Input Mark và Format giúp họ định kiểu hiện diện dữ liệu. 2.5. Query và View Designer: Có thể tạo các Outer joint, chỉ định tên gọi cho các cột hoặc chọn một số record thoả mãn một điều kiện nào đó… bằng Query và View Designer. Dùng View Designer cho phép xác định các thuộc tính giống nhau trên field hiện hữu của bảng. Ví dụ bạn có thể đặt thuộc tính mặc định cho control class, input mark, format. 2.6. Tính năng của Form: Sử dụng Form Designer rất dễ dàng và tiện lợi. Form Designer hỗ trợ công cụ Single Document Interface (SDI) và Multiple Document Interface(MDI) cho phép bạn làm nhưng gì mình muốn trên ứng dụng. Sử dụng SDI, tạo được những cửa sổ ứng dụng bên trong cửa sổ Desktop của Window. Shortcut Menu Designer giúp tạo những shortcut sử dụng trong hành vi Right Click Trong cửa sổ properties, bạn có thể chọn một nhóm những điều khiển, thấy những thuộc tính chung, thay đổi chúng. Nếu cần một khoảng rộng để quan sát hay chỉnh sửa những thuộc tính này, bạn dùng properties zoom. Công cụ Alignment(căn chỉnh) căn những đối tượng theo hàng hay theo cột, di chuyển chỗ này hay chỗ kia rất dễ dàng Công cụ soạn thảo viết code dễ dàng hơn khi định dạng các chương trình, thay đổi màu sắc, nâng cao chức năng tìm và thay thế. Cung cấp khả năng truy xuất bằng shortcut hay các phím tắt . 2.7. Gắn ActiveX và OLE chặt hơn: Visual Fox là một server tự động hoá, vì thế các ứng dụng khác có thể gắn vào Visual Fox. Trong khả năng của Isimple Frame mở rộng hỗ trợ nhiều điều khiển loại ActiveX rộng hơn. Visual Fox hỗ trợ khả năng tạo những server tự động của riêng bạn để có thể truy xuất dữ liệu từ xa hay cục bộ. 3. Cơ sở dữ liệu Visual FoxPro Trong Visual Fox, cơ sở dữ liệu dùng để tổ chức, thiết lập quan hệ giữa các Table, View. Cơ sở dữ liệu cung cấp cấu trúc dùng để lưu trữ dữ liệu và thêm các điều kiện tốt nhất để quản trị cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn có thể xem ở mức Table với các phạm vi như field và ở mức Record là các quy tắc, mặc nhiên là vùng các giá trị và Trigger. Có thể tạo các Procedure để lưu trữ và Persitent quan hệ giữa các Table. IV. Khảo sát hệ thống và thiết kế tổng thể Ta thấy rằng việc quản lý nguyên liệu và bán hàng khi chưa sử dụng máy tính, các công việc như quản lý chứng từ, sổ ghi chép để lưu các hoá đơn bán_mua hàng hoá đều do con người thực hiện. Các sổ sách ghi chép lưu trữ cồng kềnh và phức tạp nên việc nhập thêm, lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn và chậm chạp vì số lượng hàng hoá nhiều,hay cập nhật trùng hoặc bỏ xót. Vậy để tăng tính hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì việc tin học hoá hệ thống quản lý kinh doanh là rất cần thiết. Hơn thế nữa, việc tìm kiếm, sửa, huỷ theo yêu cầu nào đó về một đối tượng hàng hoá nào đó về phía nhà kinh doanh sẽ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính chất mềm dẻo và tiện lợi hơn. 1. Khảo sát hệ thống hiện hành Quá trình hoạt động của công ty: a. Nhập nguyên liệu Nguyên liệu sẽ được nhập theo đơn đặt hàng. Phòng kiểm tra có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập về, kiểm tra hoá đơn, sau đó đối chiếu với bảng tiêu chuẩn, đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơn giá ghi trên hoá đơn. Khi đó sẽ lập và ghi biên bản phiếu nhập kho. Đối tượng nhập là các nguyên liệu, các vitamin phục vụ cho việc chế biến thức ăn gia súc như : bột cá, cám gạo, ngô, cô đậu tương, premize… Đặt tên mã nguyên liệu theo quy định của công ty. Công ty có các sổ sách để theo dõi việc nhập hàng vào kho, phân loại theo mặt hàng, theo nhà cung cấp để thuận tiện cho việc tìm kiếm và theo dõi. Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu mua của bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng sẽ lập dự trù thông qua sự kiểm duyệt của lãnh đạo, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng. Nguyên liệu nhập về được đưa sang bộ phận sản xuất để chế biến thành sản phẩm thức ăn gia súc theo tiêu chuẩn quốc tế. Hàng hoá bán ra của công ty gồm : các sản phẩm được chế biến từ nguyên liệu nhập về. b. Bán hàng Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các yêu cầu của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp: Công ty không có mặt hàng mà khách hàng đặt. Trong trường hợp này phải từ chối đơn đặt hàng. Công ty có mặt hàng này nhưng hiện trong kho không có đủ số lượng mà khách hàng yêu cầu. Do đó bộ phận bán hàng phải thoả thuận lại với khách hàng về thời điểm giao hàng để có thời gian liên hệ với nhà cung cấp để nhập hàng hay sản xuất. Công ty có đầy đủ số lượng và chất lượng mặt hàng mà khách hàng yêu cầu, trường hợp này sẽ tiếp tục thoả thuận về giá cả. c. Báo cáo nhập. Tổng hợp hàng hoá nhập. Lập danh sách thống kê từng mặt hàng đã nhập với số lượng bao nhiêu. Báo lượng hàng còn trong kho trước khi nhập bổ sung vào để tính số lượng tồn kho vào thời điểm hiện tại. d. Báo cáo hàng xuất. Lập danh sách thống kê với số lượng từng mặt hàng đã bán ra. Báo cáo số lượng tồn sau khi bán ( trong một khoảng thời gian nào đó). e. Quản lý thu chi. Hệ thống cung cấp những chức năng để quản lý việc thu chi của công ty. 2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty Qua quá trình tìm hiểu phân tích hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty cho ta thấy thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống như sau: a. Thông tin vào Các thông tin về khách hàng. Thông tin về nhà cung cấp. Thông tin về nguyên liệu. Thông tin về sản phẩm do công ty sản xuất. b. Thông tin đầu ra: Là luồng thông tin được tổng hợp từ các thông tin đầu vào như: Báo cáo nhập, xuất và hàng tồn kho. Báo cáo về khách hàng. Báo cáo doanh thu. c. Đưa ra giải pháp: Từ các vấn đề nêu trên và điều kiện cụ thể của công ty, tôi thấy rằng việc đưa tin học vào công tác quản lý nhập nguyên liệu và bán hàng là rất cần thiết, phù hợp. Khi đưa tin học vào quản lý nó sẽ tăng tốc độ xử lý, giảm rất nhiều sai sót, chuẩn hoá được bảng biểu, báo cáo và cách trinh bày. Việc dùng máy tính trong công tác quản lý nhập nguyên liệu và bán hàng có tính ưu việt: Quản lý được nhiều dữ liệu và dữ liệu được lưu trữ một cách an toàn. Tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. Giảm được sức lao động thủ công. Thông tin luôn được đảm bảo chính xác tuyệt đối. Muốn xây dựng hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là chúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm kiếm, lựa chọn giải pháp và biện pháp thích hợp cụ thể. Trong quá trình phân tích, việc chuyển bài toán trên máy vi tính thành các sơ đồ chức năng và luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người sử dụng, giúp chúng ta có thể nhìn tổng quát về cách quản lý của hệ thống. Hệ thống quản lý với sự trợ giúp của máy tính phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Tự động hoá các thao tác phép tính số học mà từ trước đến nay phải làm bằng tay. - Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh. - Đưa ra danh sách nguyên liệu, sản phẩm khi cần tìm kiếm theo yêu cầu. - Có khả năng bổ sung thêm các loại nguyên liệu, sản phẩm hoăc xoá bỏ thông tin về các loại nguyên liệu và sản phẩm khi cần thiết. Có khả năng lưu trữ thông tin về tất cả các nguyên liệu và sản phẩm trong suốt quá trình hoạt động của công ty. 3. Nhược điểm của hệ thống quản lý thủ công Ngày nay con người có thể dùng các phần mềm tiện dụng để sai khiến máy tính, điều này tăng khả năng xử lý thông tin rất nhiều, đáp ứng thông tin ngày càng nhiều mà sức thủ công của con người không đáp ứng được bởi nhược điểm của nó: - Thời gian cho việc lưu trữ , tìm kiếm quá lớn, số thao tác trùng lặp nhiều. Chi phí thời gian cho việc truy xuất cơ sở dữ liệu nhiều nên rất khó đáp ứng nhanh nhạy của thông tin. Kết xuất không đảm bảo độ tin cậy theo yêu cầu. Chưa tự động hoá được các phép tính số học dẫn đến độ chính xác không cao. Có nhiều người cùng làm một công việc ( khi vắng, ốm…) dẫn đến thông tin không nhất quán, thường xảy ra nhiều sai sót. Thông tin có nhiều khoản mục và ghi chép không thống nhất do có sự điều chỉnh lượng hàng nhập, hàng bán, sổ sách bị tẩy xoá nhiều dễ bị sai lệch thông tin. 4. Đánh giá- kết luận phân tích thiết kế hệ thống a. Đánh giá Với đề tài “ HTTT quản lý nguyên liệu và bán hàng” tôi có một vài nhận xét đánh giá về hệ thống như sau: - Thứ nhất, về tính cấp thiết của hệ thống. Như các bạn đã biết, việc buôn bán kinh doanh phải quản lý và tính toán tốt mới đem lại hiệu quả cao. Trong khi đó số lượng mặt hàng ngày càng nhiều, tính toán giá cả và thuế ngày một khác biệt, làm sao quản lý được hết số nguyên liệu và sản phẩm mà công ty có ? Vì vậy, hệ thống ra đời là một sự đúng đắn, một sự phù hợp với nhu cầu đòi hỏi, đáp ứng được nhu cầu quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty. - Thứ hai, về khả năng của hệ thống: như đã phân tích thiết kế ở trên ta nhận thấy hệ thống là một chương trình phần mềm rất dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người sử dụng, ngoài ra nó còn có những tính năng ưu việt như : hệ thống có thể cho phép người sử dụng có khả năng tìm kiếm, xem thông tin, kiểm soát một vấn đề nào đó về nguyên liệu, sản phẩm rất nhanh chóng và dễ dàng thông qua một số thao tác đơn giản. - Thứ ba, là những hạn chế của hệ thống, đối với bất kỳ hệ thống nào sau khi thiết kế cần được kiểm chứng qua thực tế, từ đó có thể đánh giá một cách chính xác về hệ thống. b. Kết luận. Khi chúng ta tiến hành phân tích hệ thống, chúng ta cần phân tích một cách rõ ràng về các bộ phận và các chức năng của hệ thống, đồng thời phải xác định rõ ràng, chính xác các thông tin vào – ra của hệ thống. Đặc biệt chúng ta cần xác định các thực thể và các thuộc tính của chúng một cách rõ ràng, chính xác, để từ đó có thể thiết kế đúng các bảng dữ liệu( tệp dữ liệu), tránh dư thừa dữ liệu, giúp cho việc quản lý được dễ dàng và thuận tiện. Một điều mà các hệ thống phải đảm bảo đó là tính thống nhất của hệ thống, đó là tiêu chí của bất kỳ một hệ thống nào. Sự thống nhất về mặt logic làm cho hệ thống làm việc một cách tin cậy, chính xác hơn, cho ta những kết quả mong muốn. Một hệ thống được thiết kế hoặc cài đặt không phải lúc nào cũng chạy được một cách suôn sẻ và đầy đủ, mà nó cần được sửa chữa, cập nhật, nâng cấp… Do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế cần phải được thiết kế để dễ dàng mở rộng, cập nhật và nâng cấp. Khi một hệ thống được thiết kế và cài đặt, nó cần phải thiết kế sao cho dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người sử dụng, giảm tới mức tối thiểu các lỗi khi chạy chương trình. Ngoài ra chúng ta cũng cần phải thiết kế sao cho phần mềm của chúng ta phù hợp với phần cứng, với cấu hình, vừa phải đảm bảo cho nhiều người có thể sử dụng được. Chương II: Thiết kế tổng thể hệ thống I. Sơ đồ luồng dữ liệu Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin vận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu lấy thông tin đầu ra như trên đã nói trước khi thực hiện một quá trình nào đó. 1. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu Các chức năng xử lý: là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó. Kí hiệu: - Tác nhân : gồm tác nhân trong hoặc tác nhân ngoài là một người hay nhóm người, một chức năng hay một quá trình ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Kí hiệu: - Luồng dữ liệu: luồng thông tin phản ánh một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin. Kí hiệu: Tên luồng dữ liệu - Kho dữ liệu: là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. Kí hiệu: 2. Sơ đồ chức năng HTTTQuản lý nguyên liệu và bán hàng Quản lý nguyên liệu Quản lý bán hàng Nhập kho Xuất kho Xử lý đơn đặt hàng Lập thủ tục thu Báo cáo tổng hợp Báo cáo tồn kho II. Các mức sơ đồ 1. Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý nguyên liệu và bán hàng Nhà cung cấp Khách hàng Giám đốc Kho bạc 2. Sơ đồ mức 0 3.0 Quản lý tổng hợp Giám đốc 1.0 Quản lý nguyên liệu và sản phẩm Nhà cung cấp 2.0 Quản lý bán hàng Khách hàng 3. Sơ đồ phân rã mức 1 a. Quản lý nguyên liệu và sản phẩm Khách hàng 1.4 Xuất kho hàng hoá 1.2 Pha trộn nguyên liệu 1.1 Nhập kho nguyên liệu Nhà cung cấp 1.3 Nhập kho sản phẩm 1.5 Lập báo cáo tồn kho Giám đốc b. Quản lý bán hàng Khách hàng 2.1 Nhận đơn đặt hàng 2.2 Kiểm tra đơn đặt hàng Khách hàng 2.3 Lập thủ tục thanh toán Nhà cung cấp 2.4 Lập báo cáo tài chính Giám đốc Chương III: Thiết kế cơ sở dữ liệu và các thực thể I. Thiết kế cơ sở dữ liệu 1. Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu a. Khái niệm Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy theo một quy luật nhất định. Người sử dụng có thể cập nhật số liệu của mình vào máy tính, lưu trữ, xử lý phục vụ theo yêu cầu của nhà kinh doanh. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu, để dễ dàng khai thác và xử lý. Hệ thống chương trình có thể nhập thêm, xoá, sửa, xử lý, tác động thay đổi dữ liệu được coi như là mọt diễn dịch với một ngôn ngữ bậc cao nhằm trợ giúp cho người sử dụng hệ hống mà không cần tới sự am hiểu tường tận các thuật toán, cách lưu trữ dữ liệu trong máy tính. b. Kiến trúc về một hệ cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu có thể phân tích thành các mức khác nhau. Phần cơ sở dữ liệu mức vật lý: là tập hợp các tệp cơ sở dữ liệu theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên một thiết bị thông tin thứ cấp như : đĩa, băng từ… Cơ sở dữ liệu vật lý hay nói khác đi cơ sở dữ liệu là sự cài đặt cụ thể của cơ sở dữ liệu mức khái niệm. Các mức khung hình: là cách nhìn các quan niệm của từng người sử dụng đối với cơ sở dữ liệu mức quan niệm. Tuy nhiên, sự khác nhau giữa các cách nhìn và khái niệm thực chất là không lớn. Thể hiện: phần không thay đổi trong cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có thể thay đổi nhưng bộ khung của CSDL thì không đổi. Lược đồ: sử dụng lược đồ thay thế cho bộ khung, bộ khung bao gồm một số danh mục chỉ tiêu hoặc một số kiểu của thực thể trong cơ sở dữ liệu. Khi cấu trúc lưu giữ và truy nhập thay đổi tức là cơ sở dữ liệu vật lý thay đổi thì chuyển đổi quan niệm trong thay đổi giữ cho cơ sở dữ liệu không thay đổi, đó chính là tính độc lập dữ liệu mức vật lý. Mối quan hệ giữa các khung hình và lược đồ quan niệm cho biết thêm về tính độc lập dữ liệu mức logic. Trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu có thể thay đổi lược đồ quan niệm như thêm xoá một số thông tin của các thực thể dang tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Do đó không cần thiết phải thay đổi chương trình ứng dụng. Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ. Cơ bản của việc thiết kế các lược đồ cơ sở dữ liệu là phải giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu, tức là mối ràng buộc giữa các giá trị của lược đồ. 2. Các mục tiêu thiết kế cơ sở dữ liệu. Chiến lược thiết kế cơ sở dữ liệu là hoàn thành các mục tiêu sau: - Đáp ứng các nhu cầu thông tin của bạn hoặc của tổ chức một cách kịp thời, nhất toán về kinh tế. - Loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng trùng lặp nội dung cơ sở dữ liệu trong tổ chức. - Cho phép nhanh chóng truy cập các thành phần thông tin cụ thể trong cơ sở dữ liệu mà từng phạm trù người dùng yêu cầu. - Chừa chỗ cho phần mở rộng cơ sở dữ liệu để thích ứng với nhu cầu của một tổ chức đang tăng trưởng, như bổ sung các quy trình và sản phẩm mới tuân theo các yêu cầu báo cáo của chính quyền và liên hợp các ứng dụng mới về hỗ trơn ra quyết định và xử lý giao dịch. - Duy trì tính nguyên vẹn của cơ sở dữ liệu để nó chỉ chứa các thông tin đã được hợp lệ hoá, kiểm toán được. - Ngăn cản những người lạ truy cập cơ sở dữ liệu, tránh làm mất mát các thông tin có liên quan tới việc quản lý. - Chỉ cho phép truy cập những thành phần thông tin cơ sở dữ liệu mà từng người hay phạm trù riêng lẻ cần đến trong quá trình công việc đó. Có thể cho phép hoặc từ chối người dùng xem dữ liệu trong các bảng cụ thể của cơ sở dữ liệu. - Chỉ cho phép những người có quyền mới được bổ sung hoặc hiệu chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu. - Dễ dàng tạo các ứng dụng nhập liệu hiệu chỉnh, hiển thị và báo cáo phục vụ hiệu quả các nhu cầu người dùng cơ sở dữ liệu. 3. Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu - Định dạng các đối tượng (nguồn dữ liệu) mà hệ cơ sở dữ liệu sẽ hiển thị. - Phát hiện các phần kết hợp giữa các đối tượng ( khi có nhiều đối tượng). - Xây dựng một từ điển dữ liệu mở đầu để định nghĩa các bảng tạo nên cơ sở dữ liệu. - Thiết lập các kiểu cập nhật và giao diện tạo và sửa đổi dữ liệu trong các bảng, kể cả những yêu cầu cần thiết về tính toàn vẹn dữ liệu. - Xác định cách dùng các chỉ mục để tăng tốc tác vụ bổ trợ mà không làm chậm việc bổ sung dữ liệu vào các bảng hoặc tốn quá nhiều dung lượng đĩa. - Quyết định người có quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu trong từng bản (tính bảo mật dữ liệu) và nếu cần thay đổi cấu trúc các bảng để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. - Thiết kế của cơ sở dữ liệu như một toàn thể hoàn tất các từ điển dữ liệu cho cơ sở dữ liệu và từng bảng mà nó chứa, viết các thủ tục để bảo trì cơ sở dữ liệu kể cả khả năng phục hồi và lưu dự phòng tập tin. 3.1. Xây dựng mô hình thực thể và chuẩn hoá Trước khi xây dựng mô hình thực thể, chúng ta đã làm quen khái niệm sau: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức mà chúng ta có thể ghi lại các dữ liệu về chúng. Một thực thể tương đương một dòng trong một bảng nào đó. Kiểu thực thể là một nhóm tự nhiên một số thực thể lạ, mô tả thông tin chứa không phải là bản thân thông tin. Kiểu thực thể tương đương với bảng logic. Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng. Biểu đồ thực thể liên kết là một mô hình thông tin dữ liệu trong một hệ thống, làm nhiệm vụ mô tả quan hệ giữa các thực thể và xác định các thuộc tính của chúng. Mối quan hệ giữa các thực thể liên kết có 3 dạng chính. a. Quan hệ one to one: A B Mỗi một đại diện trong thực thể A chỉ tương ứng với một đại diện của thực thể B và ngược lại. b. Quan hệ một nhiều: A B Mỗi một đại diện trong thực thể A có thể tương ứng với một hoặc nhiều đại diện của thực thể B, ngược lại mỗi một đại diện trong thực thể B chỉ có thể tương ứng với một đại diện trong thực thể A. c. Quan hệ nhiều- nhiều: B A Mỗi một đại diện trong thực thể A có thể tương ứng với nhiều đại diện trong thực thể B và ngược lại. - Chuẩn hoá: là một thủ tục hình thức hoá qua các thuộc tính dữ liệu được gom nhóm thành các bảng và các bản được gom thành các xơ sở dữ liệu nhằm mục đích: + Loại bỏ thông tin trùng lặp, tránh dư thừa thông tin trong các bảng. + Điều chỉnh các thay đổi tương lai trong cấu trúc của các bảng. + Giảm t