Đề án Phát triển hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Bao bì Nam Tiến

g lên tới 4 lần/ngày. Sau khi tiếp nhận hàng hoá, nhân viên của bộ phận quản lý kho sẽ vận chuyển hàng hóa vào kho theo chủng loại hàng. Nhận yêu cầu mua hàng Nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận các yêu cầu, cũng như các đơn đặt hàng của khách hàng. Những yêu cầu này có thể dược tiếp nhận qua điện thoại hoặc trực tiếp tại quầy hàng. Công ty đang dùng hai số điện thoại để tiếp nhận yêu cầu cuả khách hàng. Có khi cùng một lúc có hai khách hàng gọi điện thoại và một số khác đợi được phục vụ tại quầy. Khi có một khách hàng yêu cầu một loại hàng hoá thì có 4 khả năng xảy ra: - Công ty biết có sản phẩm và biết đích xác nó nằm ở đâu - Công ty biết có sản phẩm trong kho nhưng không biết đích xác nó nằm ở đâu. - Không biết rõ sản phẩm mà khách hàng yêu cầu có hay không. - Biết rõ không có sản phẩm yêu cầu và như vậy trong trường hợp này công ty thông báo ngay cho khách hàng. Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, nếu nếu người nhận yêu cầu biết rõ công ty có sản phẩm như vậy trong tay và biết nó nằm ở đâu thì ghi rõ một hoá đơn có chỉ nơi chứa sản phẩm. Đối với khách hàng tại quầy thì Marc và Guy sẽ tìm trong kho một loạt các hộp thoả mãn yêu cầu của khách hàng.Khách hàng mua với số lượng lớn sẽ được vận chuyển bằng ô tô. Công ty có thể phải nhận tới 60 đơn đặt hàng mỗi ngày qua điện thoại chưa kể số khách hàng đến quầy. Nhiều khi yêu cầu của khách hàng phải để tới ngày hôm sau mới mới trả lời và mới có thể đáp ứng được. Khái quát về công ty 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Bao bì Nam Tiến là một công ty tư nhân, được thành lập năm 1995, lĩnh vực hoạt động của công ty là sản xuất và kinh doanh các loại bao bì, các hộp các tông. Hiện nay, công ty có 30 cán bộ và công nhân viên, sản xuất và kinh doanh nhiều loại bao bì, hộp các tông với hưn 1200 chủng loại. 2.2. Sơ đồ tổ chức công ty Ban Giám đốc P. Kinh doanh Bộ phận kinh doanh Quầy bán hàng Bộ phận sản xuất P. Hành chính tổng hợp Bộ phận QL kho 2.3. Sơ đồ các phòng ban Quầy hàng Nhà sản xuất Bộ phận QL kho P. Kinh doanh Bộ phận sản xuất Ban giám đỗc Phòng hành chính tổng hợp Kho hàng II. Hệ thống thông tin hiện tại 1. Các vấn đề của hệ thống thông tin hiện tại 1.1. Các vấn đề Hệ thống thông tin hiện có không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng bởi số lượng khách hàng của công ty ngày một đông do công ty đang có chiến lược mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng sản xuất. Số lượng công việc lớn và hệ thống thông tin phải xử lý quá nhiều công việc trong cùng một thời điểm nên gặp khó khăn trong việc dịch vụ khách hàng. Hàng hoá của công ty vừa bán buôn vừa bán lẻ mà công ty lại không có bộ phận chuyên trách như bộ phận bán lẻ tại quầy hàng, bộ phận chuyên trách bán buôn theo hợp đồng với số lượng lớn cho khách hàng. 1.2. Nguyên nhân Trước đây do khối lượng công việc tương đối ít, khách hàng và thị trường của công ty khong lớn nên có thể dễ dang đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Ngày nay do khối lượng hoạt động sản xuất kinh doanh tăng lên đáng kể, khách hàng của công ty ngày một đông, thị trường ngày càng đa dạng và được mở rộng nên cong ty bắt đầu gặp khó khăn trong việc dịch vụ khách hàng. Việc thuê thêm nhân viên cũng không thể giảm nhẹ khối lượng công việc và giải quyết được vấn đề. Mặt khác, quá trinhg xử lýyêu cầu của khách hàng cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng còn chậm. Phích vấn đề Vấn đề Phân tích Khó khăn trong việc xác định sự tồn tại của sản phẩm và vị trí của sản phẩm. Khối lượng công việc lớn và HTTT hiện có không đáp ứng được yeu cầu của khách hàng. Phỏng vấn và quan sát nhân viên ở bộ phận kinh doanh, quầy hàng và bộ phận quản lý kho hàng. Nguyên nhân Nguồn Do có quá nhiều loại sản phẩm nên không biết có sự tồn tại của một số sản phẩm hay không và vị trí của nó ở đâu. Do khối lượng công việc hiện tại quá lớn. Quy trình tiếp nhận sản phẩm và sắp xếp hàng trong kho chưa hợp lý. Quy trình đáp ứngyêu cầu của khách hàng chưa đạt được hiệu quả. 1.3. Mục tiêu Phải làm thế nào để có thể đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và chính xạcmọi yêu cầu của khách hàng kể cả khách hàng đặt hàng qua điện thoại, khách hàng hợp đồng tại công ty và khách hàng mua hàng tại quầy hàng. 1.4. Giải pháp Nên ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, cụ thể là giải pháp tin học hoá hệ thống thông tin phục vu hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Xây dung hệ thống mạng máy tính cục bộ(mạng LAN), kết nối Internet để có thể tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý hàng trong kho, thanh toán tự động trên máy vi tính,… 2.0 Xử lý yêu cầu Kho hàng Khách hàng Nhà cung cấp 1.0 Nhận yêu cầu từ khách hàng 3.0 Xử lý phiếu nhập hàng 4.0 Ghi sổ và Thanh toán Ban giám đốc Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thanh toán Khách hàng Thanh toán hoá đơn Báo cáo Đơn đặt hàng Gửi yêu cầu của khách hàng Đáp ứng yêu cầu Bán hàng 2. Sơ đồ DFD của hệ thống thông tin hiện tại Thanh toán cho nhà cung cấp Chương II: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin mới I. Phương án và giải pháp Theo yêu cầu của ban giám đốc công ty là phải làm thế nào để có thể ứng dụng tin học vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, chúng tôi đã đề xuất phương án và giải pháp tin học hoá cho hệ thống thông tin mới của công ty như sau: 1.Sơ đồ DFD cho hệ thống thông tin mới 1.0 Nhận đơn đặt hàng 2.0 Xử lý trên máy tính 3.0 Cung cấp hàng hoá 4.0 Thanh toán tự động và ghi sổ 5.0 Xử lý phiếu nhập hàng 6.0 Phân loại hàng hoá Khách hàng Nhà cung cấp Ban giám đốc Kho hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thanh toán Báo cáo Thanh toán hoá đơn Thanh toán Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng Đơn đã nhận Đơn đã xử lý Đáp ứng yêu cầu của khách hàng Hàng đã nhận Phiếu đã duyệt 2. Phần tin học hoá Để hỗ trợ cho hệ thống thông tin mới hoạt động hiệu quả nhằm nâng cao năng lực kinh doanh thì cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các hoạt động của công ty, trong đó có phần tin học hoá. Xin được đề xuất phương án như sau: Xây dựng hệ thống mạng máy tính cục bộ của công ty và mạng máy tính này được kết nối mạng Internet toàn cầu. Mọi giao dịch với khách hàng đều được thực hiện trên mạng máy tính: Từ việc tiếp nhận các đơn đặt hàng, trả lời các yêu cầu của khách hàng, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cũng như quản lý hàng hoá trong kho thông qua cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu quản lý hàng hoá trong kho là một phần mềm chuyên dụng nó có thể chứa các thông tin về số lượng bao bì, hộp các tông hiện có trong kho, chủng loại, số lượng mỗi loại, kích thước, mẫu mã bao bì, các hộp, đơn giá,...Khi khách hàng yêu cầu thì chỉ cần nhập số lượng hộp các tông mỗi loại. Khi đó, phiếu hoá đơn tự động hiện đơn giá của mỗi loại và in ra hoá đơn thanh toán tới khách hàng một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. Nói tóm lại, khi ứng dụng phần tin học hoá mà cụ thể là xây dựng hệ thống mạng máy tính của công ty sẽ tự động hoá mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Quá trình đó làm cho hoạt động kinh doanh của công ty nhịp nhàng, hiệu quả. Mọi giao dịch với khách hàng diễn ra thuận tiện, thoả mãn mọi yêu cầucủa khách hàng. Cho dù số lượng khách hàng có đông và khối lượng hàng hoá giao dịch lớn thì khả năng đáp ứng yêu cầu sẽ vẫn được đảm bảo. Sẽ không còn tình trạng nhiều yêu cầu mua hàng phải đợi đến ngày hôm sau. Bộ phận tiếp nhận yêu cầu của khách hàng sẽ không phải thường xuyên xuống kho xác nhận sự có mặt của hàng hoá và nơi chứa chúng để thông bao cho khách hàng và chuẩn bị hoá đơn như trước nữa. Phương án phần cứng cho hệ thống thông tin Trước đây, hệ thống thông tin của công ty hoàn toàn là thủ công vì vậy hệ thống thông tin cũ không đề cập đến những thiết bị phần cứng(máy móc, thiết bị) phục vụ cho công tác quản lý, kinh doanh của công ty. Khi xây dung phương án và giải pháp cho hệ thống thông tin mới này, phương án phần cứng mới được đề cập tới. Do đó những thiết bị phần cứng phục vụ cho công tác quản lý của công ty là mới hoàn toàn, bao gồm những thiết bị sau: - 01 Server - 07 máy tính cá nhân - 01 máy in - Các thiết bị nối mạng LAN hình sao(router, hub, dây cáp mạng,…) - Card mạng để nối Internet Sơ đồ vật lý hệ thống mạng máy tính của công ty. P. Kinh doanh Internet ãããããããã ãããããããã Router Bộ phận bán hàng Bộ phận quản lý kho Server quản trị mạng Máy in Bộ phận sản xuất Ban giám đốc P. Hành chính tổn hợp 4. Phương án phần mềm - Phần mềm hệ thống: + 01 Bộ đĩa cài đặt hệ điều hành Windows 2000 server cho máy chủ. + 01 Bộ đĩa cài đặt hệ điều hành Windows Me cho các máy trạm. + Các chương trình dịch, các ngôn ngữ lập trình. - Phần mềm ứng dụng: + 01 Bộ đĩa cài đặt Office 2000. + 01 Bộ đĩa cài đặt Lotus1,2,3. + Phần mềm kế toán. + Phần mềm quản lý bán hàng. + Phần mềm quản lý kho + Phần mềm tự động hoá văn phòng: quản lý lương, thư tín điện tử, theo dõi khách hàng,… Các thiết bị và phần mềm phục vụ phương án phần cứng và phần mềm sẽ được mua trên thị trường theo giá hiện hành. Tuy nhiên, một số phần mềm chuyên dụng có thể tự viết bằng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Access, Foxpro,…hoặc bằng các ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu Visual Foxpro, Visual Basic,… 5. Cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng phổ biến hiện nay là Microsoft Access, Foxpro, SQL server 2000,…các ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu phổ biến là Visual Foxpro, Visual Basic,…dùng các công cụ này để viết các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý hóa đơn, quản lý nhân sự,… Sở dĩ phải tự viết các phần mềm này là để phục vụ tốt cho công tác quản lý của công ty, phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Trong đề án này sẽ trình bày phương án viết phần mềm quản lý kho và quản lý bán hàng. Phần cơ sở dữ liệu này sẽ được trình bày kỹ ở chương III. Nhân lực Để việc triển khai, sử dụng hệ thống thông tin đạt được hiệu suất cao nhất và tiết kiệm nhất, cụng ty sẽ cần phải bổ sung một vài vị trớ nhõn sự mới, đồng thời tăng nhu cầu đào tạo nhân lực của cụng ty, vỡ tẩt cả cỏc thành viờn của cụng ty sẽ phải được đào tạo về những kĩ năng, kiến thức cần thiết phự hợp với chức danh của mỗi người sao cho mỗi vị trớ trong cụng ty cú thể khai thỏc, sử dụng hệ thống thông tin trong một cỏch cú hiệu quả nhất, nhằm đem lại hiệu suất cao nhất. Để làm được điều đú, cần phải tiến hành đưa đi đào tạo các cán bộ quản lý, cỏc nhân viờn của cụng ty, để họ cú thể khai thỏc và sử dụng được mỏy tớnh điện tử, cỏc phần mềm quản lý, kế toỏn, biết thao tỏc với hệ thống mạng mỏy tớnh, cũng như cỏc giao dịch điện tử một cỏch nhanh nhất và hiệu quả nhất. Chớnh vỡ vậy, cụng ty sẽ cần tới một số chức danh sau: 1.Cỏn bộ quản lý cao cấp(Ban giám đốc công ty): Nhiệm vụ: Quản lý, điều hành doanh nghiệp thụng qua HTTT. Sử dụng, khai thỏc cỏc lợi thế của CNTT trong việc ra cỏc quyết định kinh doanh,liờn lạc với cỏc nhõn viờn của mỡnh, đồng thời tiếp nhận cỏc bỏo cỏo của họ trong quỏ trỡnh làm việc. Ngoài ra, cú thể trực tiếp tiến hành cỏc giao dịch với khỏch hàng, với cỏc đối tỏc thụng qua mạng Internet. Yờu cầu trỡnh độ: Do đặc thự cụng việc là phải làm cụng tỏc quản lý nờn cỏc cỏn bộ này khụng nhất thiết phải là những người giỏi nhất về công nghệ thông tin. Tuy nhiờn, cỏn bộ quản lý cũng cần phải biết tới một số kiến thức nhất định về Tin học để họ cú thể trực tiếp tiến hành giao dịch điện tử với khỏch hàng khi cần, và để cú thể điều hành doanh nghiệp một cỏch tốt nhất thụng qua hệ thống thông tin. Những yờu cầu cụ thể đối với họ là: + Biết khai thỏc tốt thụng tin trờn Internet và sử dụng mỏy Fax, biết cỏch gửi nhận Email và tiến hành giao dịch trực tuyến một cỏch thành thạo. + Biết sử dụng thành thạo cỏc phần mềm quản lý để cú thể xem cỏc bỏo cỏo của cấp dưới và gửi cỏc quyết định kinh doanh tới họ một cỏch nhanh chúng. Nhu cầu đào tạo: Để cú thể nắm bắt được cỏc kiến thức trờn trong thời gian ngắn nhất mà vẫn cú thể quản lý cụng ty thì các cán bộ quản lý cú thể đi học thờm về Tin học cơ bản tại Trung tõm đào tạo về công nghệ thông tin, bằng cỏc khoỏ học ngắn hạn. Thời gian đào tạo cú thể tối đa là 6 thỏng. 2. Cán bộ quản trị mạng. Nhiệm vụ: Đõy là vị trớ rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp, cú trỏch nhiệm tổ chức, triển khai và bảo trỡ hệ thống thông tin của cụng ty, đũi hỏi phải là người cú trỡnh độ chuyờn mụn rất cao về công nghệ thông tin, do đú, cụng ty nờn thuờ một cỏn bộ Tin học quản lý bờn ngoài, nhằm đạt được hiệu suất cao nhất về kinh tế. Yờu cầu trỡnh độ: Người được phõn cụng trỏch nhiệm Quản trị mạng và hệ thống thông tin của cụng ty cần phải cú trỡnh độ từ Đại học trở lờn về chuyờn ngành công nghệ thông tin cú ớt nhất là 2 năm kinh nghiệm về Quản trị thụng tin, ngoài ra họ cũn phải cú những kiến thức, hiểu biết nhất định về Thống kờ, Kế toỏn, Tài chớnh, Quản trị Kinh doanh, Kế hoạch ... để cú thể nõng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ của cụng ty. Những yờu cầu cụ thể về Tin học bao gồm: + Giỏi về Cơ sở dữ liệu, cú kinh nghiệm về phõn tớch, thiết kế hệ thống thông tin . + Sử dụng thành thạo các hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Microsoft Access, Foxpro, SQL server, Oracle,…và một vài ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu Visual FoxPro, Visual Basic,… để xây dựng và bảo trì các chương trình quản lý, bảo mật thông tin. + Hiểu biết về phần cứng và kỹ thuật quản trị mạng để phân quyền truy nhập dữ liệu, phân quyền sử dụng tài nguyên mạng. 3. Cỏn bộ các phòng ban Yờu cầu chuyờn mụn: các cán bộ trong các phòng ban cũng có nhiệm vụ rất quan trọng trong hệ thống thông tin của cụng ty, Cỏn bộ các phòng ban chỉ đứng sau cỏc cỏn bộ quản lý cấp cao và người quản trị thụng tin trong việc sản xuất kinh doanh của cụng ty. Chớnh vỡ vậy, nú đũi hỏi Cỏn bộ các phòng ban cần phải cú một số hiểu biết nhất định về tin học, cụ thể như sau: + Sử dụng tốt Word, Excel để soạn thảo văn bản, lập những bỏo cỏo để có thể trình lờn cấp trờn. + Sử dụng thành thạo Internet, Email, Fax để cú thể tiến hành giao dịch với khỏch hàng và cỏc đối tỏc qua mạng. + Biết sử dụng cỏc phần mềm quản lý để nhập dữ liệu và xem thụng tin. Nhu cầu đào tạo: Cú thể đưa Cỏn bộ các phòng ban đi học bổ tỳc cấp tốc về công nghệ thông tin trong khoảng thời gian tối đa là 3 thỏng để khụng làm ảnh hưởng đến cụng việc. Ngoài ra, toàn bộ cỏc nhõn viờn khỏc của cụng ty cũng nờn được đưa đi đào tạo cấp tốc về công nghệ thông tin trong khoảng thời gian từ 1-2 thỏng sao cho họ cú thể sử dụng, thao tỏc được tốt với hệ thống mỏy tớnh của cụng ty theo đỳng chức năng và quyền hạn của họ. Một điều cần chỳ ý là: Để việc triển khai hệ thống thông tin vào doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất, và việc đưa cỏc cỏn bộ, nhõn viờn trong cụng ty đi đào tạo về tin học trong thời gian ngắn nhất cú thể. Tuy vậy, khụng gõy ảnh hưởng đến cụng việc chung của cụng ty, thỡ ban lónh đạo nờn thực hiện chớnh sỏch luõn phiờn, tức là đưa đi đào tạo lần lượt, xong người này lại đến người khỏc, nhằm đỏp ứng được yờu cầu về công nghệ thông tin, đồng thời khụng làm ảnh hưởng đến năng suất lao động, khối lượng cụng việc rất lớn của cụng ty. III. Đánh giá về mặt khả thi 1.Chi phí-lợi ích 1.1.Bảng chi phí Đơn vị tính: USD TT Khoản mục chi phí Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chi phí phân tích, thiết kế 5000 2 Chi phi xây dựng(thi công, lắp đặt) 500 3 Chi phí máy móc thiết bị: -Server -Máy PC -Máy in -Card mạng -Thiết bị nối mạng 1 7 1 1 1200 400 500 50 1200 2800 500 50 200 4 Chi phí phần mềm: -Đĩa CDROM Windows2000 -Đĩa CDROM Office 2000 -Phần mềm quản lý nhân sự -Phần mềm quản lý bán hàng -Phần mềm quản lý kho 1 1 1 1 1 100 100 1000 1000 1000 100 100 1000 1000 1000 5 Chi phí đào tạo 1500 6 Chi phí thiết bị văn phòng 500 7 Chi phí khác 200 8 Chi phí quản lý 100 Tổng: 15750 1.2. Ước lượng lợi ích -Hệ thống thông tin mang lại 2 loại lợi ích: Trực tiếp và lợi ích gián tiếp. +Lợi ích trực tiếp: Hệ thống thông tin sẽ mang lại lợi ích chiếm khoảng 15% kết quả hoạt động của công ty. Theo tính toán, hệ thống thông tin này sẽ hoạt động trong khoảng 5 năm, lợi ích trực tiếp đem lại cho công ty theo tính toán ban đầu là 4750 $/ năm. + Lợi ích gián tiếp: Sau khi hệ thống thông tin đi vào hoạt động, theo ước tính của các chyên gia thì số lượng khách hàng của công ty sẽ tăng 10% / năm, uy tín của công ty được nâng lên do có thể thoả mãn hầu hết các nhu cầu của khách hàng. Đây chính là lợi ích lâu dài mà công ty có thể nhận được. Theo tham khảo ý kiến của các chuyên gia về hệ thống thông tin mới của công ty thì họ đều đánh giá tính khả thi của dự án và ước lượng được lợi ích gián tiếp của hệ thống thông tin mang lại bình quân là 1255 $/năm. Như vậy, thông qua ước lượng lợi ích sơ bộ của hệ thống thông tin mới của công ty, ta đã thấy rõ hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin này đem lại cho hoạt động của công ty. Khoản Ước lượng Chi phí 15750 $ Lợi ích 30025 $ Chênh lệch (Lợi ích và chi phí) 14275$ 1.3. Lý giải về thực hiện chi phí - Trước hết là chi phí cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: + Nhân lực: 2 phân tích viên tương đối có kinh nghiệm trong việc phát triển hệ thống thông tin. + Chi phí cho việc thuê 2 phân tích viên như trên theo giá hiện hành là 2500 $/người. + Thời gian tiến hành cho giai đoạn phân tích và thiết kế là 25 ngày. - Chi phí cho việc đào tạo: + Khoá đầo tạo do 1 phan tích viên trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn. Chi phí cho công việc này là 1500 $. + Các nhân viên và ban giám đốc đều tham gia khoá học này. Thời gian buổi học là các ngày nghỉ cuối tuần. Công ty không phải mất thêm khoản chi phí nào cho nhân viên. - Các khoản chi phí khác theo đúng như đã diễn giải trong bảng tổng chi phí. 2. Thời gian thực hiện dự án Quá trình thực hiện dự án từ phân tích, thiết kế, thi công và cài đặt hệ thống thông tin cũng như đưa hệ thống thông tin mới vào hoạt động là 25 ngày, các công việc được thực hiện xen kẽ nhau, hai cán bộ làm việc liên tục, tổng số ngày công là 45 công. Trình tự thời gian thực hiện được cho ở bảng tiến độ sau: t (ngày) 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Tên công việc 5 10 15 20 25 Lý giải thời gian thực hiện: Thời gian Tên công việc Số ngày 1.Khảo sát cửa hàng 2.Mô hình hoá sơ lược HTTT 3.Thu thập thông tin 4.Phân tích và thiết kế 5.Tổ chức thi công 6.Mua và lắp đặt phần cứng 7.Mua và lắp đặt phần mềm 8.Đánh giá tính khả thi 9.Viết báo cáo 10.Trình bày báo cáo 11.Giới thiệu HTTT cho lãnh đạo 12.Chạy thử nghiệm 13.Hướng dẫn nhân viên sử dụng HTTT mới 14.Nghiệm thu dự án 5 2 3 6 7 6 2 1 2 1 1 3 4 2 3. Lý giải thực thi kỹ thuật - Mua 01 server, cấu hình Pentium IV, 2 GHz, RAM 256 Mb, HDD 40 Gb, CD Write, FDD, … - Mua 07 máy tính PC với cấu hình mỗi máy như sau: + Bộ xử lý: Pentium III, 933 GHz + RAM: 128 Mb + Card sound + Card màn hình: 16 Mb + ổ đĩa cứng: 20 Gb + Màn hình: 15”, chuột, bàn phím - 01 máy in: Máy in laser, nhãn hiệu Canon - Các thiết bị nối mạng: + 01 Hub để nối các máy tính thành mạng LAN hình sao + 01 card để nối 1 máy với mạng Internet + Dây cáp và các thiết bị nối mạng khác - Các phần mềm hệ thống cũng như phần mềm ứng dụng đã liệt kê trong bảng danh mục chi phí. Với những thiết bị như trên thì việc thực thi kỹ thuật, tức là từ việc mua sắm, lắp đặt hoàn toàn có thể thực hiện được. Chi phí cho các thiết bị kể cả phần cứng lẫn phần mềm đều được liệt kê trong bảng danh mục chi phí là căn cứ giá cả mặt hàng đó trên thị trường. 4. Tổ chức và nhân lực Khi triển khai hệ thống thông tin mới thì sơ đồ tổ chức của công ty có một số thay đổi, cụ thể như sau: Ban Giám đốc P. Kinh doanh Bộ phận kinh doanh Quầy bán hàng Bộ phận sản xuất P. Hành chính tổng hợp Bộ phận QL kho Cán bộ quản trị mạng Nhân lực: công ty tiếp nhận 1 cán bộ quản trị mạng có nhiệm vụ giám sát hoạt động của hệ thống thông tin, làm việc trực tiếp với máy tính kết nối Internet để có thể tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng qua email. Sau đó gửi các thông báo cho các bộ phận có liên quan, trả lời các yêu cầu của khách hàng, báo cáo thường xuyên với ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua mạng. Các nhân viên của công ty vẫn hoạt động theo cơ cấu tổ chức cũ nhưng đã được hệ thống thông tin mới trợ giúp nhiều nên công việc của họ sẽ diễn ra nhịp nhàng, hiệu quả hơn. Chương III: thiết kế cơ sở dữ liệu I. lý thuyết cơ sở dữ liệu 1. Những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu Không có một ứng dụng tin học nào mà không liên quan đến việc tổ chức lưu trữ và khai thác dữ liệu. Vì vậy việc tổ chức cơ sở dữ liệu tốt có nhiều ưu điểm rõ rệt: giảm được dư thừa dữ liệu trong dữ liệu lưu trữ, tránh được sự không nhất quán của dữ liệu, dữ liệu có thể được chia cho nhiều người dùng, bảo đảm sự tuân thủ các tiêu chuẩn thống nhất trong biểu diễn dữ liệu. Trong lập trình quản lý mô hình quan hệ thường được sử dụng, nó cho phép tạo mối quan hệ giữa các thực thể thông qua các khoá liên kết giúp cho việc truy xuất thông tin được nhanh và không tốn không gian lưu trữ. CSDL được xây dựng dựa trên mô hình quan hệ được gọi là CSDL quan hệ. 1.1.Các khái niệm về cơ sở dữ liệu(CSDL): Cơ sở dữ liêu: CSDL là một tập hợp dữ liệu của một tổ chức, được lưu trữ trong máy tính, được nhièu người sử dụng và việc thực hiện nó được chi phối băng một mô hình dữ liệu. Hệ quản trị CSDL: Một hệ quản trị CSDL là một phần mềm cho phép khai thác một cách hợp lý một CSDL, nói cách khác phần mềm này cho phép mô tả, lưu giữ, thao tác xử lý các tập hợp dữ liệu tạo nên CSDL, đồng thời nó bảo đảm sự an toàn và bí mật của các dữ liệu trong môi trường có nhiều người sử dụng. Thực thể (Entity): Thực thể là một hình ảnh tượng trưng cho một đối tượng cụ thể hay một khái niệm trừu tượng nhưng có mặt trong thế giới thực. Mối quan hệ (RelationShip): Chỉ các quan hệ hình thành giữa các thực thể khác nhau. Nếu hai thực thể tham gai vào quan hệ thì có thể có các loại quan hệ sau: Quan hệ 1- 1: ký hiệu Quan hệ 1-m: ký hiệu Quan hệ n-1: ký hiệu Quan hệ n – m: ký hiệu Nếu trong một CSDL mối quan hệ giữa các thực thể có dạng là 1-1 hoặc 1- m hoặc n- 1 thì ta không cần chuẩn hoá còn trường hợp có Mối quan hệ giữa hai thực thể là n- m thì ta phai chuẩn hoá. Bằng cách tạo thêm một thực thể mới có các thuộc tính là các khoá chính của hai thực thể đó. 1.2. Các khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ - Thuộc tính : Một thuộc tính biểu thị một đơn vị thông tin nhỏ nhất, có thể được sử một cách tự do và có ý nghĩa độc lập với các đơn vị thông tin khác trong mọi mô hình thuộc tính đại diện cho một phần tử cơ sở của hệ thống thông tin Một thuộc tính được xác định bằng một cặp {Tên thuộc tính, Miền giá trị}. - Tên thuộc tính: Để xác định một thuộc tính, người ta đặt cho nó một cái tên, tên này được gọi là tên thuộc tính. Tên thuộc tính là duy nhất cho mỗi thuộc tính - Miền giá trị: Mỗi thuộc tính đều phải thuộc một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu có thể là vô hướng hoặc có cấu trúc. Kiểu dữ liệu có cấu trúc được định nghĩa dựa trên các kiểu dữ liệu vô hướng. Một tập hợp các phần tử mà một thuộc tính có thể lấy giá trị gọi là miền giá trị, nói cách khác, miền giá trị là tập hợp các giá trị cùng loại có thể có của thuộc tính. - Mỗi bảng(table) như bảng thống kê, kế toán, bảng lương, bảng danh sách cán bộ,…ghi chép những dữ liệu về về một nhóm phần tử nào đó. - Mỗi bảng có những dòng(row). Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể, tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể. - Mỗi bảng có những cột(column). Mỗi cột còn được gọi là một trường(field). Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. 1.3. Chuẩn hoá các quan hệ và sơ đồ quan hệ - Chuẩn hóa: là quá trình cải tiến một bản thiết kế CSDL tồi sao cho nó khắc phục những điều bất thường khi đổi mới dữ liệu và tránh được hiện tượng không nhất quán về dữ liệu. Việc chuẩn hoá các quan hệ và sơ đồ quan hệ đống vai trò cực kỳ quan trọng trong việc thiết kế các CSDL, hệ quản trị CSDL trên CSDL quan hệ. Nhờ việc chuẩn hoá các quan hệ và các sơ đồ quan hệ mà chúng ta tránh được việc dư thừa dữ liệu, loại bỏ được các dị thường dữ liệu, giảm dung lượng lưu trữ và tăng tốc độ của các thao tác trên dữ liệu. - Sự phụ thuộc hàm: là một mối quan hệ giữa các thuộc tính trong một thực thể. Nó chỉ đơn thuần có nghĩa là một hay một số thuộc tĩnhác định giá trị của thuộc tính khác. - Các dạng chuẩn hoá dữ liệu: Quan hệ ở dạng chuẩn một (First Normal Form –1NF) Một quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn một nếu mỗi miền giá trị của mọi thuộc tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố (atomic), tức là không chia nhỏ hơn được nữa(tất cả các dòng của bảng đều có cùng số cột và tại mỗi cột trên mỗi dòng chỉ có chứa một giá trị duy nhất). Quan hệ ở dạng chuẩn hai (Second Normal Form – 2NF) Một quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn hai nếu: - Nó đã ở dạng chuẩn một - Mọi thuộc tính thứ cấp phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính.