Đề án Thương mại điện tử với sự phát triển ngân hàng ở Việt Nam

có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc. Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này. 2.1.6. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB. Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định . Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối. Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị.Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: -Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. -Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ. -Tính đày đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. -Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán. -Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loạI sỏ sách kế toán có liên quan. -Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. -Chuyển sổ và tổng hợp chính xác. *Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về: -Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ước,các luật lệ,và các thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tàI chính một cách trung thực về tình hình tàI chính của đơn vị. -Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán. Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán. 2.2.1 Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. 2.2.2 Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loạI tính toán tổng hợp…để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo cáo tàI chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. 2.2.3 Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo. 2.3. Các biện pháp và các thủ tục kiểm soát. Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. 2.3.1Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản: Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận. Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo. Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản. Hệ thống an toàn và vật chắn. Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba. Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng đắn: + Sổ sách là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. + Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. +Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo. + Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa những người, những bộ phận có liên quan. Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách. Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán... Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB. 2.3.2.Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. tuy nhiên, các loại kiểm soát nói trên đều được xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm (nguyên tắc tập trung, dân chủ): Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập) Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý: Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư. Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác” + Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn. Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB như trên còn có cách phân chia khác, theo cách này, hệ thống KSNB được chia thành KSNB về kế toán và KSNB về hành chính: + KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, thường do một bộ phận độc lập thực hiện. + KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về tài chính và quản lí ở trong đơn vị. Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu qủa.Hệ thống KSNB được thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động. 3 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra.Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau: -Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phảI hiệu quả. -Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường. -Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trongt xét đoán,hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. -Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. -Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay đổi… 4 Mục tiêu của hệ thống KSNB Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là: 1. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực). Hệ thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán. 2. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty. 3. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn). Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách. 4. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ. 5. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn. 6. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì): nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp. 7. Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn. III. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu. 1 KSNB đối với vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. a) Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ. b) Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng. c) Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động.Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất. Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn. Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền: Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền. Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí: Nguyên tắc phân công, phân nhệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc... phải dược qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền. Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu cầu chi. Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một hoặc hai người để duyệt chi. Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được uỷ quyền quá rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm: Cách li giữa thủ quĩ và kế toán. Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người được kí phát hành séc với người chi tiêu. Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi. Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu..., trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt. Bốn là: Đối với kế toán: Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau. Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ. Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép. Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh. Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền. Năm là: Công tác quản lí: -Hạn chế lượng tiền tại két ; -Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt. -Hạn chế lưu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. - Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: - Đối chiếu thường xuyên và định kì với ngân hàng. Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời. Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một người chuyên theo dõi về thời điểm chuyển và thời điểm nhận được giấy báo để ghi sổ kịp thời. Phải có sổ chi tiết theo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận được giấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác. Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền. Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến. Nhà quản lí phải thường xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát. Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho người nộp tiền hay yêu cầu người nhận tiền phải xuất trình chứng minh thư và giấy uỷ quyền nhận tiền nếu được uỷ quyền. Các quá trình kiểm soát nhằm vào các mục tiêu kiểm soát. Biểu 1-2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ là số tiền đơn vị thực tế nhận được “Tính có thực” - Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ. - Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu Các khoản chiết khấu tiền mặt đã được phê chuẩn “Phê chuẩn” -Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải được tồn tại. - Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt. Tất cả các nghiệp vụ liên quanđến tiền mặt nhận được đều được ghi sổ “Tính đầy đủ” -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách. -Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê trước tiền mặt Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo số tiền nhận được “Sự đánh giá” -Giống mục tiêu trên. Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn “Phân loại” -Sử dụng một sơ đồ tài khoản -Xem xét lại và kiểm tra nội bộ. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian. “Đúng hạn” -Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền mặt hàng ngày. -Kiểm tra nội bộ Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ, được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn, chính xác. “Chuyển sổ và tổng hợp chính xác” -Cách li trách nhiệm giữa ghi sổ nhật kí thu tiền với sổ chi tiết cáckhoản phải thu. -Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng. -Kiểm tra nội bộ Biểu 1-3: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là số tiền thực tế chi ra “Tính có thực” -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ tiền mặt. -Cách li trách nhiệm giữa người duyệt chi và người thực hiện chi. -Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi. Các khoản chi tiền mặt đã được phê chuẩn “Sự phê chuẩn” -Một chính sách qui định cấp phê chuẩn. -Sự phê chuẩn các khoản theo qui định. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ đầy đủ. “Tính đầy đủ” -Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền. -Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo đúng số tiền thực tế chi ra trong các nghiệp vụ “Sự đánh giá” -Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền. -Cách li giữa người duyệt chi và người thực hiện chi. -Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Các khoản chi tiền mặt được phân loại đúng đắn “Sự phân loại ” -Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản. -Xem xét lại và kiểm tra nội bộ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian “Đúng hạn” -Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hàng ngày. -Kiểm tra nội bộ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn “Chuyển sổ và tổng hợp chính xác” -Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí chi tiền và sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết các khoản phải trả người bán. -Đối chiếu công nợ. -Kiểm tra nội bộ. 2. KSNB với tài sản cố định (TSCĐ) TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lí, cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm và TSCĐ khác. TSCĐ vô hình bao gồm quyền sử dụng đất; chi phí thành lập doanh nghiệp; bằng phát minh, sáng chế; chi phí nghiên cứu, phát triển, chi phí về lợi thế thương mại và TSCĐ vô hình khác. Giá trị TSCĐ thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên do số lượng TSCĐ không nhiều, các nghiệp vụ tăng giảm phát sinh ít trong 1 năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng và đầu tư TSCĐ. Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản do sai sót trong việc xác định các chi phí này có thể dẫn đến sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. Chẳng hạn nếu không phân biệt những chi phí nào sẽ làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đưa vào chi phí niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí niên độ bị sai lệch. Hoặc nếu không có qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo dưỡng, thanh lí tài sản thì chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế. Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm: Một là: Kế hoạch và dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ. Trong kế hoạch này, người ta vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc đầu tư, mua sắm, thanh lí, nhượng bán TSCĐ và các nguồn vốn tài trợ cho việc đầu tư, mua sắm đó. Kế hoạch và dự toán TSCĐ là một công cụ quan trọng trong KSNB đối với TSCĐ. Kế hoạch này là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính của đơn vị. Hai là: Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ bản: Các doanh nghiệp thường qui định chính sách chung về vấn đề này trong qui chế quản lí TSCĐ, trong đó qui định cụ thể thủ tục mua sắm, đầu tư TSCĐ. Nguyên tắc cơ bản là việc đầu tư và mua sắm TSCĐ phải phù hợp với kế hoạch và dự toán, phải được xét duyệt, phê chuẩn đúng đắn bởi chủ sở hữu, phải thông qua bộ phận mua, phải tuân theo các tiêu chuẩn chung về giao nhận, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền. Ba là: Thủ tục thanh lí, nhượng bán TSCĐ: cũng được qui định trong qui chế quản lí TSCĐ, nguyên tắc là phải xác định được tình trạng TSCĐ thanh lí, nhượng bán, phải được phê chuẩn bởi chủ sở hữu tài sản, các ban ngành có liên quan, các bộ phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng thanh lí. Các khoản thu, chi về thanh lí phải được hạch toán chính xác và sử dụng hỗ trợ cho các mục đích tái sản xuất TSCĐ. Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí: mà quan trọng nhất là nguyên tắc phê chuẩn các nghiệp vụ đầu tư, mua sắm và thanh lí, nhượng bán TSCĐ, cách li trách nhiệm giữa người ghi sổ TSCĐ và người kiểm soát độc lập việc ghi sổ, cách li trách nhiệm giữa người sử dụng và người ghi sổ TSCĐ. Năm là: Các qui định về phân biệt giữa chi phí được tính vào nguyên gía hay đưa vào chi phí niên độ: doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn để xác định về hai khoản chi phí này. Các tiêu chuẩn này dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và được cụ thể hoá theo thực tiễn đơn vị, ví dụ ở mức độ nào thì các chi phí sửa chữa, nâng cấp được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ở mức độ nào đưa vào chi phí niên độ hay ở mức độ nào thì các chi phí về nghiên cứu phát triển, mua bằng sáng chế... được coi là TSCĐ vô hình, ở mức độ nào cho vào chi phí niên độ hoặc phân bổ cho một số niên độ. Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở