Đề cương Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng

uả công việc. - Các nhóm phân công lao động: + PCLĐ chung: là sự PCLĐ nội bộ xã hội, chia nền sản xuất xã hội thành những ngành lớn như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại + PCLĐ đặc thù: là sự PCLĐ trong nội bộ ngành (Ví dụ: trong nội bộ ngành nông nghiệp chia ra: trồng trọt, chăn nuôi, tiểu thủ CN). + PCLĐ cá biệt: là sự PCLĐ giữa các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức. - Yêu cầu của phân công lao động: phân công lao động phải đảm bảo sự phù hợp + Giữa nội dung và hình thức của PCLĐ với trình độ phát triển của LLSX với những yêu cầu cụ thể của khoa học công nghệ hiện đại. + Giữa khả năng và phẩm chất của người lao động với những yêu cầu của công việc, tức là yêu cầu công việc làm tiêu chuẩn để lựa chọn nhân sự. + Giữa công việc được phân công với đặc điểm và năng lực của người lao động Hướng đến đúng người, đúng việc và đúng thời điểm. - Các hình thức phân công lao động: + PCLĐ giản đơn: tiến hành ở cơ quan có cơ cấu tiir chức đơn giản, gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, các công việc thực hiện độc lập với nhau. Thủ trưởng căn cứ vào nhiệm vụ, kế hoạch của cơ quan để phân công nhiệm vụ cho nhân viên, các nhân viên phản hồi kết quả thực hiện công việc trực tiếp với lãnh đạo. + PCLĐ phát triển: tách riêng các công việc nhiệm vụ tùy theo tính phức tạp của nó. Cán bộ lãnh đạo quản lý: mức độ phức tạp mang tính chất đa dạng. Công chức chuyên môn: mức độ phức tạp mang tính chuyên môn, chuyên ngành. Nhân viên phục vụ mức độ phức tạp thấp. Tiến hành ở cơ quan có nhiều công việc, cần sự phối hợp ở nhiều thành viên để giải quyết công việc chung. LĐ phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên để họ phối hợp với nhau hoàn thành công việc chung. + PCLĐ theo mức độ phức tạp: toàn bộ công việc quản lý được phân chia ra thành những phần công việc nhỏ và giao cho từng người thực hiện. Mức độ phức tạp của công việc được thể hiện ở các mức độ khác nhau về chức trách, phải biết, trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong bản tiêu chuẩn nghiệp vụ lao động quy định. Câu 4. Hợp tác lao động - Hợp tác lao động là sự phối hợp các dạng lao động đã được chia nhỏ do phân công. - Phối hợp trong CQHCNN là quá trình liên kết, hợp tác với nhau của các cán bộ công chức nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong cơ quan. - Bản chất của hợp tác lao động: + Hợp tác lao động là đòi hỏi tất yếu của chuyên môn hóa lao động. + Chuyên môn hóa lao động càng cao thì hợp tác lao động càng rộng và chặt chẽ. + Là một quy luật, sự cần thiết khách quan của tổ chức lao động khoa học chuyển từ lao động cá nhân sang lao động kết hợp của nhiều người trong cùng một quá trình hoặc trong những quá trình lao động khác nhau. - Ý nghĩa của hợp tác lao động: o Ý nghĩa kinh tế: + Hợp tác LĐ tạo ra sức sản xuất mới của LĐ với tư cách là LĐ tập thể, cho phép sử dụng thời gian LĐ và TLSX một cách tiết kiệm và hiệu quả hơn. + Đạt được những kết quả LĐ cao hơn so với LĐ riêng lẻ, đặc biệt là đối với những LĐ phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. + Làm thay đổi điều kiện vật chất của quá trình lao động ngay cả khi cơ sở vật chất kĩ thuật và phương pháp lao động không thay đổi. o Ý nghĩa xã hội: + Làm tăng tính tích cực của cá nhân do xuất hiện những động cơ mới, hình thức mới trong tập thể lao động. + Tăng cường mối quan hệ XH giữa người với người trong quá trình lao động. - Các hình thức hợp tác lao động: o Hợp tác về mặt không gian: + Trong các doanh nghiệp: gồm các hình thức hợp tác giữa các phân xưởng chuyên môn hóa, hợp tác giữa các ngành, các bộ phận chuyên môn hóa trong cùng một doanh nghiệp, giữa các lao động trong cùng một tổ chức. + Trong CQHCNN: hợp tác giữa CQHCNN địa phương này vứi CQHCNN địa phương khác; hợp tác giữa các đơn vị chuyên môn hóa; hợp tác giữa các ngành, bộ phận chuyên môn hóa trong cùng một đơn vị; hợp tác giữa các công chức với nhau. o Hợp tác về mặt thời gian: là việc tổ chức các ca làm việc trong ngày và đêm. Do yêu cầu của sản xuất và tận dụng năng lực của thiết bị máy móc nên phải bố trí các ca làm việc một cách hợp lý, đảm bảo sức khỏe cho người lao động. o Hợp tác theo chủ thể: giữa các tổ chức với tổ chức, giữa các bộ phận với các bộ phận trong tổ chức, giữa cá nhân của các bộ phận trong tổ chức. Câu 5. Mối quan hệ giữa PCLĐ và hợp tác LĐ - Phân công lao động và hợp tác lao động có tác động qua lại lẫn nhau nên các biện pháp để thực hiện chúng cũng không nên tách rời. PCLĐ và hợp tác LĐ tốt góp phần đẩy mạnh quá trình chuyên môn hóa cho từng cán bộ, góp phần phát triển phương pháp làm việc và cải tiến quy trình làm việc. - Khi tiến hành phân công và hợp tác LĐ phải căn cứ vào chức năng, cơ cấu tổ chức, khối lượng công việc và số lượng cán bộ của cơ quan để có phương pháp giải quyết công việc tốt nhất và đạt hiệu quả công việc cao. - Khi phân công công tác cho cán bộ phải nghiên cứu trình độ văn hóa, kiến thức chung, trình độ nghiệp vụ của cán bộ để sắp xếp họ vào vị trí phù hợp, tạo điều kiện để họ có thể cống hiến được nhiều nhất. - Phân công và hợp tác lao động chặt chẽ sẽ góp phần đẩy mạnh quá trình chuyên môn hóa cho từng cán bộ công nhân viên, góp phần phát triển những phương pháp làm việc và cải tiến quy trình làm việc. Câu 6. Xây dựng định mức lao động - Định mức lao động là xác định mức độ chi phí thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lượng, trong những điều kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định. - Khi tiến hành xây dựng định mức lao động cần chú ý những vấn đề sau: + Phân tích quy trình lao động và những thay đổi của quy trình lao động, thực hiện theo khẩu lệnh “kỹ thuật mới, định mức mới”. + Sử dụng những phương pháp và kinh nghiệm sản xuất để vận dụng vào đơn vị. + Định mức kỹ thuật dựa trên cơ sở kỹ nghệ và kinh nghiệm của người lao động, hình thức tổ chức lao động, điều kiện làm việc và trình độ người sử dụng. + Thường xuyên chỉnh lý những định mức cũ cho phù hợp với tổ chức lao động. + Các đơn vị sản xuất trực tiếp, các cơ quan quản lý, dịch vụ cần cải tiến và mở rộng phạm vi áp dụng định mức lao động phù hợp với điều kiện làm việc ở đó. Phương pháp xây dựng định mức lao động - Phương pháp sử dụng mức thời gian: lượng thời gian cần thiết để xác định một người hoặc một nhóm người thực hiện một công việc nhất định theo đúng yêu cầu kĩ thuật, phù hợp với nghề nghiệp, trình độ trong điều kiện kĩ thuật nhất định. Mức đơn vị thời gian đo bằng đơn vị thời gian/ đơn vị sản phẩm hoặc giây, phút/ đơn vị sản phẩm. - Phươnng pháp mức sản phẩm hay mức sản lượng: số lượng đơn vị sản phẩm hoặc công việc theo yêu cầu kĩ thuật được quy định cho một người hoặc một nhóm người có nghề nghiệp và trình độ trương ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và điều kiện kỹ thuật nhất định. Câu 7. Đào tạo nguồn nhân lực - Đào tạo là quá trình cung cấp các kĩ năng cụ thể cho các mục tiêu cụ thể. Đào tạo thường tập trung vào các công việc hiện tại, được thực hiện đối với mỗi các nhân trong một thời gian ngắn nhằm mục đích khắc phục những vấn đề hiện tại. - Quá trình đào tạo có thể được tiến hành theo trình tự sau: + Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo + Bước 2: Xây dựng cách thức nhằm thỏa mãn nhu cầu đào tạo + Bước 3: Thực hiện chương trình đào tạo + Bước 4: Đánh giá kết quả đào tạo Sự cần thiết của việc đào tạo nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực là lực lượng nồng cốt của tổ chức. - Số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực chất lượng cao là nguồn nhân lực được đào tạo kiến thức quản lý, trình độ kỹ năng tay nghề trong công việc của lao động. - Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là điều kiên quyết định để các tổ chức, doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển nền kinh tế thị trường hiện nay. - Làm gia tăng năng suất lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển. - Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức, doanh nghiệp. - Phát triển nguồn nhân lực giúp người lao động tự tin cho họ cảm giác yên tâm làm việc, gắn bó với tổ chức và doanh nghiệp. Ý nghĩa của công tác đào tạo nguồn nhân lực - Thông qua đào tạo người lao động nắm vững được lý thuyết và kỹ năng nghề nghiệp. - Người lao động sẽ tiếp thu, làm quen và sử dụng thành thạo công nghệ mới trong sản xuất, kinh doanh, tạo điều kiện để áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào sản xuất. - Doanh nghiệp có khả năng thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường và sự cạnh trang của các doanh nghiệp khác để tòn tại và phát triển. Phương pháp đào tạo nhân lực - Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: áp dụng cho công nhân sản xuất, công việc quản lý. Được tiến hành theo trình tự: chia việc, chỉ dẫn, làm thử, thực hiện, bàn bạc. - Đào tạo theo kiểu học nghề: dùng cho công nhân sản xuất, bằng cách học lý thuyết trên lớp rồi thực hành tại nơi làm việc do công nhân lành nghề chỉ dẫn. - Kèm cặp và chỉ bảo: cho cán bộ quản lý và nhân viên giám sát, họ sẽ được kèm cặp, chỉ bảo bởi những người quản lý giỏi như lãnh đạo, cố vấn. - Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: áp dụng với cán bộ quản lý, sẽ chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác. - Đào tạo ngoài công việc: tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, hội thảo, đào tạo từ xa Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực - Khuyến khích và tạo điều kiện để người LĐ nâng cao trình độ lành nghề của mình qua đào tạo, đào tạo lại: sắp xếp lại cán bộ quản lý, nâng cao số lượng và chất lượng công nhân sản xuất, bố bí LĐ đúng chuyên ngành, chú trọng chính sách đãi ngộ, xây dựng bộ máy thống nhất, quan tâm kinh phí đào tạo nhân lực. - Tạo mọi điều kiện nâng cao hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực cho tổ chức: XĐ nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, XD chương trình và đa dạng hóa chương trình đào tạo, XĐ quỹ đào tạo và phát triển, XD CSVC, sử dụng nguồn nhân lực đã đào tạo. Câu 8. Phát triển nguồn nhân lực - Khái niệm: Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. - Phát triển nguồn nhân lực gồm 3 giai đoạn: + Giáo dục: là các hoạt động học tập chuẩn bị cho con người bước vào một nghề hoặc chuyển sang nghề mới. + Đào tạo: các hoạt động học tập giúp cho người lao động có thể thực hiện hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình. + Phát triển: các hoạt động học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt nhằm mở ra những công việc mới trên cơ sở định hướng tương lai của tổ chức. - Mục tiêu: sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có nâng cao tính hiệu quả của tổ chức, nắm vững hơn về nghề nghiệp, nâng cao khả năng thích ứng công việc trong tương lai. - Vai trò của phát triển nguồn nhân lực: Ø Đối với cơ quan: + Nâng cao năng suất, chất lượng lao động + Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức + Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực + Tạo điều kiện áp dụng tiến bộ kĩ thuật và quản lý vào tổ chức + Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức Ø Đối với người lao động: + Tạo ra sự gắn bó giữa người lao động với tổ chức + Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động + Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc + Đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển của người lao động + Tạo cho người lao động phát huy tính sáng tạo trong công việc - Công tác cán bộ là nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan QLNN, hoàn thiện chế độ công vụ, quy chế cán bộ, công chức, coi trọng cả năng lực và đạo đức, tính nghiêm túc - Công tác đào tạo và phát triển cán bộ trước hế phải có chiến lược nguồn nhân lực, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tiêu chuẩn đối với từng chức vụ và tiêu chuẩn nghiệp vụ của từng ngạch. CHƯƠNG 3. TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Câu 1. Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị văn phòng - Trang thiết bị văn phòng là tổng thể nói chung những máy móc, công cụ, phụ tùng cần thiết cho hoạt động của văn phòng, là các yếu tố hỗ trợ hoặc thay thế sức lao động thủ công của cán bộ nhân viên văn phòng để giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả. - Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến: + Thiết bị truyền thông: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm, laptop.. + Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu: máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu, máy cân thư điện tử, máy đóng dấu ngày giờ, máy dập ghim, + Trang thiết bị khác: bàn ghế, tủ, điều hòa, quạt, trang trí phòng làm việc - Vai trò của thiết bị văn phòng: + Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, máy móc cần thiết phục vụ công tác văn phòng nên có vai trò quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng + Trang thiết bị văn phòng làm giảm chi phí về nhân lực và những chi phí khác. + Giảm bớt lao động nặng nhọc, cho phép thay thế những công việc chân tay. + Các trang thiết bị văn phòng nhờ ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật mà có những sáng kiến, mẫu mã phù hợp với từng công việc, từng đối tượng khác nhau. - Yêu cầu đối với trang thiết bị văn phòng: + Tính tinh tế: phù hợp với thực tế của cơ quan (khối lượng công việc, chi phí mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng). + Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng + Tính hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng. - Yêu cầu đối với người sử dụng: + Nắm được công dụng, cách sử dụng với các thiết bị văn phòng thông thường + Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức sử dụng được thiết bị văn phòng hiện đại. + Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; + Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa; + Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao; + Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu. CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG I. YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax) 1. Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng a) Yêu cầu về quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị; - Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung,