Đề tài Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính

sai phạm và gian lận gây ra. Thực tế là, hầu hết các biện pháp kiểm tra đều có chiều hướng tập trung vào các nghiệp vụ đã thấy trước chứ không phải vào các nghiệp vụ đột xuất. Các khả năng sai phạm của con người vì thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu lầm các chỉ dẫn. Việc điều hành kiểm tra có thể bị phá vỡ do việc thông đồng với bên ngoài hoặc với nhân viên trong doanh nghiệp. Có thể là trách nhiệm của các cá nhân trong điều hành, kiểm tra bị lạm dụng chẳng hạn các thành viên của ban lãnh đạo vi phạm các quy chế. Các thủ tục có thể trở nên không thích hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi và sự tuân thủ các thủ tục có thể không được nghiêm túc. Giả sử một thể thức kiểm kê hàng tồn kho được triển khai một cách thận trọng và quy định hai nhân viên đếm độc lập nhau. Nếu không ai trong hai người này hiểu được lệnh hoặc nếu cả hai đều bất cẩn khi đếm, thì con số đếm được của hàng tồn kho có khả năng sai. Cho dù con số đếm được là đúng Ban quản trị vẫn có thể không cần đếm xỉa đến thể thức đó và chỉ đạo cho một nhân viên tăng con số đếm được lên để nâng mức thu nhập báo cáo. Tương tự, các nhân viên có thể quyết định tăng con số đếm được lên một cách cố ý để che dấu việc ăn cắp hàng tồn kho do một hoặc cả hai người bọn họ thực hiện. Vì những hạn chế cố hữu của những quá trình kiểm soát và vì kiểm toán viên không thể có nhiều hơn sự đảm bảo hợp lý về tính hiệu quả của các quá trình đó, nên hầu như luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát. Do đó, cả với cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết kế hiệu quả nhất, kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát đối với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên báo cáo tài chính. 6.Tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong giai đoạn này kiểm toán viên tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: Thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về quy chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát, hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, trong đó kiểm toán viên phải tìm hiểu về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành: Đánh giá xem liệu có các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không? Kiểm toán viên phải thu thập thông tin về tính trung thực của Ban giám đốc trong việc lập và trình bày các sổ sách kế toán để được thoả mãn là các bằng chứng thu được có thể chứng minh cho các số dư trên Báo cáo tài chính. Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh hưởng đến quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp Trong bước này, kiểm toán viên thường dùng phương pháp tiếp xúc, quan sát, phỏng vấn. Tất cả các kết quả tìm hiểu sơ bộ về Hệ thống KSNB đều phải được lưu trong hồ sơ kiểm toán. Cách thức mà kiểm toán viên dùng để mô tả sự hiểu biết của mình trong giai đoạn này về Hệ thống KSNB là dùng bảng tường thuật, bảng câu hỏi điểu tra và lưu đồ về Hệ thống KSNB. Chương II: Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ I.Bảng câu hỏi về Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.Khái niệm Là một hệ thống các câu hỏi điều tra được thiết kế liên quan đến các hoạt động kiểm soát nội bộ, các yếu tố thuộc Hệ thống KSNB dựa trên các câu hỏi này có thể cho phép kiểm toán viên hình dung sơ bộ về Hệ thống KSNB thuộc đơn vị khách hàng và tính hiệu lực của nó. Trong hầu hết các trường hợp, bảng câu hỏi được thiết kế với yêu cầu trả lời “có” hoặc “không”, mà các câu hỏi “không” phản ánh nhược điểm tiềm ẩn của cơ cấu kiểm soát nội bộ. 2.Ưu điểm nhược điểm của việc sử dụng bảng câu hỏi Ưu điểm: Phương pháp bảng câu hỏi là sự hoàn thiện tương đối về mặt tin tức của từng lĩnh vực kiểm toán mà một phương tiện tốt có thể làm được.Hơn nữa, một bảng câu hỏi có thể được lập khá nhanh vào lúc bắt đầu hợp đồng kiểm toán và không bỏ sót những vấn đề quan trọng do có sự chuẩn bị trước của kiểm toán viên. Đặc biệt là bản câu hỏi có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho những kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này. Nhược điểm Những phần riêng lẻ của các hệ thống của công ty khách hàng được nghiên cứu mà không cung cấp một cái nhìn khái quát. Ngoài ra, một bảng câu hỏi chuẩn thường không khả thi cho một số công ty khách hàng được kiểm toán, nhất là những công ty nhỏ do bảng câu hỏi được thiết kế chung. Và việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn, tốn khá nhiều thời gian, cũng như sự chính xác của các câu hỏi được trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của người được phỏng vấn. 3. Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Bản câu hỏi về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Nhà nước Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng 1 2 3 4 Các trách nhiệm về công tác kế toán có được quy định cụ thể và dễ hiểu như những điều sau không: Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp có sẵn có cho các cơ quan chuyên trách có chức năng kiểm tra không? Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không? Các nhân viên kế toán có được đào tạo chính quy không? Các nhân viên kế toán có được gửi đi đào tạo ngoài việc đào tạo tại chỗ không? Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghĩ không? TK Tiền Các bảng đối chiếu với ngân hàng có được chuẩn bị hàng tháng không? Chúng có được cán bộ quản lý tài chính kiểm tra thường xuyên không? Các biện pháp kiểm soát tiền mặt tại quỹ có hữu hiệu không? Các khoản tiền thu về có được gửi vào ngân hàng một cách nhanh chóng không? Đầu tư ngắn hạn Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tư tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? Có mở sổ phụ theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn không? Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở từng tháng không? Nó có phù hợp với báo cáo của người đầu cơ trên cơ sở hàng tháng không? Giá trị trên thị trường của từng loại đầu tư ngắn hạn có được theo dõi để đảm bảo việc đưa ra các quyết định về chúng một cách kịp thời không? Các khoản phải thu Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp được vào sổ một cách kịp thời và chính xác không? Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có bị cấm không được đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao, nhận hàng và thu, chi tiền không? Các quy trình hợp lý có được áp dựng để đảm bảo cho các khoản phải thu được thu về trong một giai đoạn hợp lý không? Có mở sổ phụ theo dõi không? Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở hàng tháng không? Hàng tồn kho Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với hàng tồn kho không? Đặc biệt là đối với sản phẩm tồn kho và hàng ký gửi? Lối ra vào khu vực giao nhận hàng có bị cấm không? Doanh nghiệp có kiểm soát việc giao chuyển giữa hàng tồn kho là nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang và hàng thành phẩm không? Các cuộc kiểm kê thực tế có được thực hiện để xác định số lượng hàng tồn kho không? Doanh nghiệp có duy trì các hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không? Sổ theo dõi các thay đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không? Các tài sản lưu động khác Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư giá trị của chúng là lớn hơn phần trừ đi từ các lợi nhuận mà người ta hy vọng chúng sẽ đem lại trong tương lai? Tài sản cố định Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với TSCĐ, đặc biệt là đối với tài sản cố định hữu hình như là các máy vi tính được sử dụng bên ngoài doanh nghiệp không? Có mở sổ phụ theo dõi các TSCĐ không? Sự tồn tại thực tế của từng hạng mục TSCĐ có được kiểm kê định kỳ không? Doanh nghiệp có mua các loại hình bảo hiểm chống mất cắp hoặc do lũ lụt, hoả hoạn không? Đầu tư dài hạn Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tư tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? Có mở sổ phụ theo dõi các đầu tư dài hạn không? Đối với cổ phần trong liên doanh, doanh nghiệp có nhận được các BCTC đã kiểm toán hàng năm không? Và doanh nghiệp có theo dõi xem cổ phần của mình trong liên doanh là lãi hay lỗ không? Các công trình xây dựng đang dở dang Lối ra vào công trình có được kiểm soát không? Có mở tài khoản riêng cho từng công trình không? Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn để đảm bảo rằng chúng được thu hồi về sau khi đã thực hiện cam kết hoặc sau khi đến hạn không? Nợ ngắn hạn Những người phụ trách phần nợ ngắn hạn có bị cấm đảm nhiệm các nhiệm vụ giao nhận hàng hoá hoặc thanh toán tiền không? Doanh nghiệp có thanh toán cho người cung cấp trên cơ sở của hoá đơn gốc không? Có đối chiếu biên bản nhận hàng với các đơn đặt hàng hợp lệ không? Doanh nghiệp có đảm bảo rằng việc thanh toán các khoản phải trả đúng hạn để nhận chiết khấu thanh toán không? Nợ dài hạn Các điều khoản của nợ dài hạn có được kiểm kê định kỳ để đánh giá việc muốn tái tài trợ khoản vay hoặc trả nợ trước hạn không? Các nghĩa vụ khác Doanh nghiệp có duy trì các trình tự chuẩn bị BCTC thường nhật đòi hỏi phải có sự xem xét các chi phí thường xuyên để xác định xem có số tiền nào phải tính trước vào chi phí không? Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký gửi, ký cược dài hạn và kiểm tra định kỳ đối với chúng để đánh giá xem chúng có được bên thứ ba nào từ bỏ do không thực hiện các cam kết không? Kinh phí từ ngân sách Nhà nước Có biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước được sử dụng đúng mục đích nhưng không vượt quá hạn mức không? Các chi phí từ nguồn kinh phí Nhà nước có được báo cáo một cách đầy đủ và kịp thời không? Các chi phí từ kinh phí của năm trước có được phê duyệt không? Doanh thu Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng không? Các liên của hoá đơn giao hàng có được theo dõi để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện chính xác và kịp thời không? Các hoá đơn phản ánh các lần giao hàng có đúng với thực tế không? Các hoá đơn theo số thứ tự có được kiểm tra định kỳ không? Các chức năng giao nhận hàng và viết hoá đơn có được tách riêng biệt không? Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được người phụ trách phê duyệt không? Giá trị hàng bán Doanh nghiệp có duy trì việc kiểm kê định kỳ hoặc thường xuyên không? Doanh nghiệp có kiểm soát chặt chẽ mức lãi gộp đối với từng dây chuyền sản xuất và kiểm tra các thay đổi bất thường kịp thời không? Các biên bản kiểm kê có được kiểm kê thực tế định kỳ hoặc thường xuyên không? Các điều chỉnh kiểm kê thực tế so với sổ sách có đóng vai trò quan trọng không? Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý Các chi phí này có được sự đồng ý của lãnh đạo trước khi thực hiện không? Các loại phí hoặc hoa hồng đã trả để đảm bảo cho việc bán hàng, có được kiểm tra cụ thể để đảm bảo chúng là hợp lệ vầ tuân thủ các quy định và chế độ không? Các tài khoản theo dõi công tác phí, quảng cáo, tiếp thị và các chi phí khác có được kiểm tra để đảm bảo các chi phí này được chi cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này là hợp lý không? Các vật tư, tài sản, văn phòng phẩm cung cấp cho bộ máy quản lý, xe cộ, máy vi tính, điện thoại... và các tài sản khác của doanh nghiệp có được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ được dùng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp không? Câu hỏi về kiểm soát nội bộ (yếu tố môi trường kiểm soát) Câu hỏi Có, không, không áp dụng Nhận xét Tính chính trực và giá trị đạo đức 1. Nhà quản lý có đặt nhiệm vụ chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không? Có Nhà quản lý có ý thức gương mẫu. Đơn vị không có điều lệ đạo đức chính thức 2. Có thiết lập và phổ biến các chính sách thích hợp về các thông lệ kinh doanh được cho phép, xử lý các mâu thuẫn quyền lợi cũng như các quy chế đạo đức Có Những điều Ban giám đốc mong muốn nhân viên thực hiện được, đưa vào một cẩm nang phát cho tất cả nhân viên 3. Có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ những động cơ hay cám dỗ nhân viên có những hành vi trái đạo đức Có Kế hoạch phân phối lợi nhuận được Uỷ ban kiểm toán giám sát Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán 1. Hội đồng quản trị có họp thường xuyên và các biên bản có được lập kịp thời không? Có Hội đồng quản trị gồm 9 thành viên trong nội bộ, trong đó có 3 thành viên làm việc trong uỷ ban kiểm toán. Hiện đang xem xét bổ sung 3 thành viên bên ngoài vào Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán 2. Các thành viên Hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm và thời gian phục vụ hữu hiệu không? Có 3. Trong Uỷ ban kiểm toán có các thành viên ở bên ngoài không? Không Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 1. Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thoả đáng không? Có Nhà quản lý dè dặt về các rủi ro trong kinh doanh 2. Các nhà quản lý khi lựa chọn nguyên tắc kế toán và đưa ra các ước tính kế toán có nhằm để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý không? Có 3. Nhà quản lý có vui lòng điều chỉnh các báo cáo tài chính khi có các sai sót trọng yếu không Có Nhà quản lý sẳn sàng chấp nhận tất cả các điều chỉnh đã được nghị trong các cuộc kiểm toán trước Chính sách nhân sự 1. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị? Có Tất cả các công việc đều có một bản mô tả công việc thay đổi nhân viên ở mức độ bình thường Kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ (yếu tố môi trường kiểm soát), qua đó kiểm toán viên có thể đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. Với những câu hỏi chính xác trong phần này sẽ chỉ ra hiện tượng của rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát nội bộ từ có thể trả lời thêm những câu hỏi bổ sung. Những nhược điểm trong công tác quản lý kinh tế được kiểm toán viên phát hiện khi tìm hiểu về môi trường kiểm soát, những quy định về quyền hạn và trách nhiệm giữa các đơn vị với nhau phần nào còn thiếu rõ ràng Bản câu hỏi về cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ tiêu thụ và thu tiền sau đây được thiết kế cho việc sử dụng kết hợp với bảy mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Doanh số ghi sổ là của hàng hoá gửi cho khách hàng có thật; Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn đúng đắn; Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện có đều được vào sổ; Doanh số ghi sổ là của hàng hoá được đặt mua, được tính tiền và ghi sổ chính xác; Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn; Doanh số ghi sổ căn cứ theo thời gian; Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi đúng đắn vào các sổ phụ và được tổng hợp chính xác. Hệ thống kế toán/ Bản câu hỏi kiểm soát nội bộ 1. Sau đây mô tả nào là tốt nhất về hệ thống kế toán? Thủ công Tự động hoá Kết hợp thủ công với tự động hoá (Nếu tổ chức đang sử dụng kế toán thương mại, xin vui lòng gửi cho chúng tôi một bản copy của tài liệu được thực hiện thủ công) 2. ở đó có những sơ đồ kế toán không? Có Không (Nếu có, xin vui lòng cung cấp cho chúng tôi một bản copy về các sơ đồ kế toán đó) Sau đây là hệ thống sổ sách được sử dụng Có Không Sổ cái Sổ cái chi phí dự án Nhật ký các khoản thu tiền mặt Nhật ký các khoản chi tiền mặt Nhật ký bảng lương Sổ cái TK nợ phải thu Sổ cái Tk nợ phải trả Nhật ký bán hàng Nhật ký mua hàng 4. Hệ thống kế toán có xác định đầy đủ các khoản thu và khoản chi cho một hợp đồng hay sự trợ cấp hay không? Có Không 5.Hệ thống kế toán có cung cấp những phí tổn được ghi chép cho mỗi chương trình bởi các phạm trù chi phí của ngân quỹ không? Có Không (Nếu có xin vui lòng cung cấp cho chúng tôi một bản copy về chi phí hoạt động/báo cáo chi phí dự án của hệ thống kế toán của tổ chức có thể phát sinh) 6.Bảng chấm công có được thiết kế một cách khoa học để theo dõi thời gian làm việc của các nhân viên không? Có Không (Xin vui lòng cung cấp cho chúng tôi một mẫu bảng chấm công giờ làm thực tế của các nhân viên.) 7. Có sự phân cách trách nhiệm giữa kế toán mua hàng và kế toán thanh toán không? Có Không 8. Tất cả chứng từ về các khoản thanh toán có vào sổ kịp thời không? Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc quản lý kinh doanh. Có Không 9. Các kiểm soát ngân sách trên thực tế đã loại trừ ảnh hưởng bất thường vượt quá giới hạn ngân sách cấp phát không? Có Không 10. Các kiểm soát ngân sách trên thực tế đã loại trừ ảnh hưởng bất thường vượt quá phạm trù chi phí ngân quỹ không? Có Không Những bình luận/Những nhận xét: Mục đích của một hệ thống kế toán ở một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế của tổ chức đó, và duy trì khả năng thanh toán đối với các tài sản liên quan và các mục tiêu đạt được qua các câu hỏi trong bản câu hỏi kiểm soát nội bộ về hệ thống kế toán để xét xem hệ thống kế toán của tổ chức đó là có hiệu quả không. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi tiết đó là: Xét xem các nghiệp kinh tế ghi sổ có tính căn cứ hợp lý, phê duyệt đúng đắn, có được ghi sổ đầy đủ, có được đánh giá đúng đắn, có được phân loại đúng đắn, có được phản ánh đúng lúc, và có được ghi chép chính xác không? II.Sơ đồ 1.Khái niệm Sơ đồ kiểm soát nội bộ là sự trình bày các tài liệu và sự vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ. Các kiểm toán viên có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của chứng từ cũng như các thủ tục kiểm soát ... Kiểm toán viên nên trình bày sơ đồ theo hướng tổng quát là từ trái sang phải, từ trên xuống dưới và trình bày theo các cột để diễn tả những công việc diễn ra ở từng bộ phận chức năng, từng nhân viên. 2.Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp sơ đồ Ưu điểm Phương pháp sơ đồ có thể cung cấp một cái nhìn khái quát và xúc tích về hệ thống của khách hàng, nó rất có ích đối với kiểm toán viên và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá. Một sơ đồ được lập tốt giúp cho việc nhận diện những thiếu sót qua việc làm dễ dàng hiểu rõ về các hệ thống vận hành. Nhược điểm Việc mô tả bằng sơ đồ thường mất nhiều thời gian hay có khi không cho phép nhận diện được các yếu điểm của kiểm soát nội bộ 3.Các kỹ thuật đối với việc lập một sơ đồ Các ký hiệu vẽ sơ đồ cơ bản + Các ký hiệu thông thường của đầu ra và đầu vào Tài liệu hoặc báo cáo: Mọi tài liệu, giấy tờ như séc, hoá đơn bán hàng... Các ký hiệu chung cho đầu ra và đầu vào: Được dùng để chỉ các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống Đầu vào được thực hiện bằng phương pháp thủ công + Các ký hiệu thông thường của quy trình Thao tác máy tính: Mọi chức năng hoạt động, xác định hoạt động gây ra biến động về giá trị, hình thức hoặc vị trí của thông tin Thao tác thủ công: Mọi hoạt động bằng thủ công như chuẩn bị hoá đơn bán hàng, hay chỉnh hợp bảng sao kê ngân hàng Phân loại + Các ký hiệu khác Điểm nối trên cùng trang: Thoát ra hay nối vào một bộ phận khác của lưu đồ. Dùng để tránh trường hợp quá nhiều lưu đồ chuyển cắt nhau, và được đánh dấu bằng chữ cái hoặc số Điểm nối trên những trang khác nhau: Chỉ ra nguồn hoặc đích của các khoản thoát ra, hoặc đi vào lưu đồ. Quyết định: Chỉ ra các tình huống xử lý khác nhau tuỳ theo việc một điều kiện có được thoả mãn hay không. Trống hay đĩa Băng từ Đường vận động định hướng Băng đục lỗ Thẻ đục lỗ Lưu trữ dây chuyền Lời chú thích Các loại sơ đồ thông dụng + Sơ đồ hệ thống Khái niệm: Sơ đồ hệ thống thường là quá trình trình bày đơn giản sự vận động của chứng từ và sổ sách trong tổ chức. + Sơ đồ kiểm soát nội bộ Khái niệm: Sơ đồ kiểm soát nội bộ trình bày chi tiết hơn so với sơ đồ hệ thống về sự vận động của chứng từ và sổ sách trong tổ chức, trình bày sự chia tách trách nhiệm và các quyền kiểm soát khác trong hệ thống. + Sơ đồ chương trình Khái niệm: Sơ đồ chương trình chi tiết hơn nữa so với hai loại sơ đồ trên nhưng chúng chỉ liên quan với những chương trình máy tính đặc thù (minh hoạ hình vẽ trang bên) Sau đây là danh sách những ký hiệu vẽ biểu đồ luồng cơ bản: Tài liệu Máy tính xử lý Sổ cái hoặc sổ đăng ký Đầu ra đầu vào Bàn phím In tài liệu Kho đĩa C A D 3 2 Nguồn gửi Điểm bắt đầu Các công việc: C: Kiểm tra S: Ký duyệt A: Thêm vào Bộ hiển thị Lưu tạm thời Luồng di chuyển Lưu cố định Luồng thông tin Phân nhánh Đầu nối trang bên ngoài Chú thích Kết thúc luồng Mục tiêu kiểm soát nội bộ sơ đồ hệ thống thu quỹ - Các nghiệp vụ ghi giảm nợ khách hàng, các khoản phải thu được ghi sổ phải có tính căn cứ hợp lý - Các nghiệp vụ kinh tế hiện có trong quá trình thu quỹ phải được ghi sổ - Các thư gửi đến phải được phân loại đúng đắn - Các séc, phiếu ký thác Ngân hàng phải được phê chuẩn đúng đắn - Các nghiệp vụ thu quỹ phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác - Các nghiệp vụ thu quỹ hiện có phải được ghi sổ - Các séc, phiếu ký thác Ngân hàng được ghi sổ căn cứ theo thời gian Mẫu sơ đồ về kiểm soát nội bộ Benington Co.Inc Sơ đồ hệ thống thu quỹ Thủ quỹ: L.Martin Kế toán: H.Ellis Quản lý: W. Dale Bắt đầu Thư gửi đến Nhận thư ở bưu điện Séc 2 Phiếu ký thác 1 1 Ghi nhật ký thu quỹ Nhật ký thu quỹ Ghi giảm nợ KH Sổ cái phụ khoản phải thu Định kỳ kiểm tra chiếy khấu bán hàng Sổ nhật ký thu quỹ Mở thư chọn lọc và phân phối Lập phiếu ký thác NH Phiếu ký thác Séc NSF Séc Theo dõi và tái ký thác của séc NSF Séc 2 Phiếu ký thác 1 Ngân hàng Kết thúc Ngân hàng Lưu hồ sơ theo thứ tự Đã được ngân hàng xác nhận Mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình tiền lương và nhân sự Các nghiệp vụ tiền lương hiện có đều được ghi sổ Các nghiệp vụ tiền lương ghi sổ là của các số giờ thực tế làm việc tính theo mức lương; các khoản trích được tính toán đúng đắn Các nghiệp vụ tiền lương được phân loại đúng đắn Các nghiệp vụ tiền lương được vào sổ đúng lúc Các nghiệp vụ tiền lương được ghi đúng đắn vào sổ thu nhập của nhân viên; chúng cũng được tổng hợp đúng đắn Thuê mướn nhân viên Theo dõi thời gian và lập bảng lương Thanh toán lương Lập các bảng khai thuế lương và nộp thuế Sổ sách nhân viên được ghi nhận Chuẩn bị các thẻ thời gian Sổ lương Sổ thu nhập của nhân viên Chuyển ghi vào sổ thu nhập của nhân viên và sổ lương Thẻ thời gian Mẫu phê chuẩn mức lương và khoản khấu trừ Chuẩn bị chi phiếu Chi phiếu Gửi cho nhân viên Chuẩn bị các mẫu khai thuế Chi phiếu Mẫu khai thuế Gửi cho cơ quan Nhà nước Mẫu phê chuẩn mức lương và khoản khấu trừ Sổ sách nhân viên III.Mô tả tường thuật 1.Khái niệm Bản tường thuật là một bản mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng 2.Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp Ưu điểm Việc sử dụng bản tường thuật rất thông dụng đối với các cơ cấu kiểm soát nội bộ đơn giản và dễ mô tả Nhược điểm Phương pháp này khó mô tả các chi tiết của cơ cấu kiểm soát nội bộ bằng các chứng từ rõ và đơn giản để làm cho nó dễ hiểu mà vẫn cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát. 3.Các đặc điểm của bản tường thuật đúng cách của hệ thống kế toán và các thể thức kiểm soát có liên quan Gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, bản mô tả phải nói rõ đơn đặt hàng của khách hàng đến từ đâu và các hoá đơn bán hàng phát sinh như thế nào. Tất cả các quá trình đã xảy ra. Ví dụ, nếu số tiền bán hàng được xác định theo một chương tình vi tính là nhân lượng hàng gửi đi với giá tiêu chuẩn của hàng tồn kho thì điều này phải được mô tả. Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, việc lưu trữ chứng từ, gửi chúng cho khách, huỷ bỏ chúng phải được trình bày. Dấu hiệu chỉ rõ các thủ tục kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Các thủ tục này phải cách ly về trách nhiệm ví dụ như cách ly việc ghi sổ tiền mặt với việc giữ tiền mặt; phê chuẩn và tán thành ví dụ như tán thành tín dụng và kiểm tra nội bộ ví dụ như so sánh đơn giá bán với các hợp đồng tiêu thụ. Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ Bennington Co.Inc. Thủ tục thu quỹ Tất cả các khoản thu quỹ đều được nhận qua bưu điện dưới dạng séc. Mỗi sáng, thủ quỹ Lorraine Martin lấy từ bưu điện và giao cho Helen Ellis, phụ trách sổ sách kế toán, dưới dạng chưa mở. Người phụ trách sổ sách kế toán mở thư và phân phát các séc của khách hàng để giao cho cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ ghi chép các khoản tiền đó vào nhật ký thu quỹ, chuẩn bị hai liên phiếu ký thác và gửi các khoản thu trong ngày cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ gửi lại phiếu ký thác đã nhận qua bưu điện, và người phụ trách sổ sách kế toán sẽ lưu hồ sơ theo thứ tự thời gian, và chuyển từ nhật ký thu quỹ sang sổ cái phụ khoản phải thu hàng ngày. Những séc của khách hàng bị Ngân hàng gửi lại vì không có khả năng thanh toán sẽ được người phụ trách sổ sách kế toán giao cho nhà quản lý là William Dale. Ông này sẽ theo dõi và tái ký thác. Người phụ trách sổ sách kế toán đồng thời chuyển những bản sao kê hàng thá