Đề tài Dự thầu cung ứng thiết bị của công ty tnhh thiết bị & chuyển giao công nghệ – Cett

đốc công khác nhau. Cách thiết lập mối quan hệ này đã bỏ qua tính thống nhất của quản trị và giao nhiệm vụ nên cơ cấu này gọi là cơ cấu nhiều tuyến. 2.4.3. Quan hệ tư vấn Hệ thống quản trị kiểu tư vấn mang đặc trưng cơ bản là duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các điểm tư vấn khi thấy cần thiết. Các nhà quản trị trực tuyến có quyền ra các mệnh lệnh, các điểm tư vấn chỉ có nhiệm vụ tư vấn cho cấp quản trị trực tiếp. Do đó, tư vấn chỉ chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng trực tiếp mà không có quyền ra mệnh lệnh quản trị. Tuy nhiên hệ thống này đã làm tách biệt một cách cứng nhắc giữa người chuẩn bị quyết định và người ra quyết định nên không gắn chặt trách nhiệm của người chuẩn bị quyết định vào chất lượng quyết định mà anh ta chuẩn bị. 3. Đặc điểm kinh doanh của Công ty 3.1. Đặc điểm của đội ngũ lao động Con người luôn là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do yêu cầu khách quan về đặc điểm sản phẩm nên lao động của Công ty chủ yếu là nam chiếm 63,64% (21 nam trên tổng số 33 lao động). Hiện nay, tổng số cán bộ, nhân viên của công ty là: 33 người, trong đó: Số nhân viên đã tốt nghiệp đại học chiếm 100%, bao gồm: Tiến sĩ: 01 Thạc sĩ: 01 Kỹ sư: 18 Cử nhân: 12 Về cơ cấu lao động Bảng 3: Cơ cấu lao động của Công ty CETT STT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Cán bộ nhân viên + hợp đồng 33 2 Nữ 12 36,36 3 Nam 21 63,64 4 Cán bộ chủ chốt của Công ty 22 66,67 5 Nhân viên hỗ trợ 11 33,33 6 Nhân viên học việc 4 12,12 Nguồn: Báo cáo thống kê CBCNV tính đến 30/10/2004 Nhân viên học việc chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động của Công ty điều đó chứng tỏ cơ cấu lao động của Công ty là khá ốn định. Đối với nhân viên học việc Công ty sẽ phải tốn một khoản chi phí để đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn những nhân viên thích ứng với công việc đó nhưng đồng thời số nhân viên này phải tự học tập và nâng cao kiến thức trong thời gian thử việc là 3 tháng. 3.2. Đặc điểm về nguồn vốn của Công ty Tình hình nguồn vốn của Công ty 3 năm vừa qua đã có sự thay đổi đáng kể, chúng ta xem bảng số liệu sau: Bảng 4: Tình hình nguồn vốn của Công ty Đơn vị tính : Đồng Nguồn vốn 2002 2003 2004 1.Nợ phải trả -Vay ngắn hạn -Phải trả cho người bán -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước -Các khoản phải trả ngắn hạn khác 5.853.250.107 5.588.753.712 226.947.595 37.548.800 9.254.748.318 3.238.543.576 6.193.692.945 (176.913.203) (575.000) 19.069.083.489 5.197.419.934 14.076.104.509 (197.040.132) (7.400.822) 2.Nguồn vốn chủ sở hữu -Nguồn vốn kinh doanh - Quỹ khen thưởng, phúc lợi -Lợi nhuận chưa phân phối 4.151.367.426 4.000.000.000 151.367.426 4.059.858.854 4.000.000.000 59.858.854 4.206.588.404 4.000.000.000 2.239.766 204.348.638 Cộng nguồn vốn 10.004.617.533 13.314.607.172 23.275.671.893 Nguồn : Phòng tài chính kế toán Nguồn vốn của Công ty đã tăng lên rất nhanh sau 3 năm hoạt động từ 10.004.0671.533 đồng (năm 2002) nhưng sang năm 2004 nguồn vốn của Công ty đã đạt 23.275.671.893 đồng. Nguồn vốn của Công ty chủ yếu từ 3 nguồn: + Vốn góp + Vay ngắn hạn Ngân hàng + Khai thác nguồn Tín dụng Thương mại hay còn gọi là Tín dụng của người cung cấp Vốn góp của Công ty chính là khoản vốn điều lệ: 4.000.000.000 đồng ( Bốn tỷ đồng Việt Nam ).Đây cũng chính là nguồn vốn kinh doanh. Nguồn vốn Tín dụng Ngân hàng: năm 2003: 3.238.543.576 đồng, sang đến năm 2004 là 5.197.419.934 đồng. Công ty đã huy động nguồn vốn vay ngắn hạn của Ngân hàng nhằm mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty. Nguồn vốn Tín dụng Thương mại được hình thành trong quan hệ mua bán chịu. Nguồn vốn Tín dụng nay chiếm một tỷ lệ lớn trong Tổng vốn của Công ty chiếm khoảng 50%. Đối với doanh nghiệp, tài trợ bằng nguồn vốn Tín dụng Thương mại là một phương thức tài trợ rẻ, tiện dụng, linh hoạt trong kinh doanh, hơn nữa nó còn tạo khả năng mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh một cách lâu bền. 3.3. Đặc điểm về sản phẩm Do Công ty CETT là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kiểm định, đo lường và thí nghiệm nên sản phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng. Thiết bị mà Công ty cung ứng bao gồm: +Thiết bị đo lường + Thiết bị thử nghiệm + Thiết bị giáo dục Ngoài ra, Công ty còn cung cấp giải pháp và chuyển giao công nghệ và thực hiện các dịch vụ kỹ thuật. Bảng 5: Tỷ lệ các loại thiết bị mà Công ty đã nhập khẩu để cung ứng trên thị trường Đơn vị : % STT Thiết bị cung ứng 2002 2003 2004 1. Thiết bị đo lường 54,4 49,8 49,5 2. Thiết bị thử nghiệm 36,2 38,1 34,2 3. Thiết bị giáo dục 9,4 12,1 16,3 Tổng 100 100 100 Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp Qua đây ta có thể thấy, Công ty chủ yếu nhập khẩu thiết bị đo lường nhằm cung ứng cho thị trường trong nước. Thiết bị đo lường chiếm đến một nửa số thiết bị mà Công ty cung ứng. Năm 2002, tỷ trọng thiết bị đo lường là 54,4%, nhưng ngày nay đã có giảm đi chút ít, còn 49,5% (năm 2004). Thiết bị thử nghiệm chiếm từ 34% đến 38%. Thiết bị giáo dục là mặt hàng mà Công ty có lượng cung ứng còn ít trên thị trường. Nhưng với xu hướng ngành giáo dục ngày càng phát triển thì nhu cầu về thiết bị giáo dục đã tăng lên. Do đó, tỷ trọng thiết bị giáo dục trên tổng số thiết bị Công ty nhập khẩu đã tăng lên 16,3% (năm 2004) so với 9,4% (năm 2002). 3.4. Đặc điểm khách hàng và thị trường Thị trường luôn là vấn đề được Công ty quan tâm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề thị trường ngày càng trở thành vấn đề sống còn của mỗi Doanh nghiệp. Hiện nay, thị trường cung ứng thiết bị của Công ty vẫn chỉ chủ yếu tập trung ở Miền Bắc và nhiều nhất là ở Hà Nội. Tuy nhiên, Công ty đã bắt đầu quan tâm đến thị trường Miền Trung và Miền Nam. Công ty đã mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, và văn phòng đại diện ở Đà Nẵng để có thể mở rộng thị trường hoạt động của mình trên khắp các tỉnh thành trên đất nước. Thị trường Miền Trung là thị trường tiềm năng nhưng vẫn chưa được Công ty quan tâm đúng mức. Để phát huy mọi tiềm lực, Công ty cần phải biết nắm bắt cơ hội kinh doanh ở từng thị trường Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao công nghệ CETT là một trung tâm kỹ thuật chất lượng cao và hợp tác chặt chẽ với đối tác trong khu vực để hoàn thiện hoá và cung cấp các dịch vụ đồng bộ. Hơn thế nữa, Công ty đã thiết lập được quan hệ đối tác với các công ty trên thế giới trong lĩnh vực công nghệ cao để cùng nhau lựa chọn và cung cấp những giải pháp công nghệ và thiết bị tối ưu, hiện đại nhất. Sau đó Công ty sẽ cung cấp các thiết bị tối ưu đó vào thị trường trong nước. Khách hàng mục tiêu của Công ty gồm: + Chính phủ: Bộ Bưu chính viễn thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Xây dựng, Bộ Tài nguyên và Môi trường… + Đo lường: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Đo lường quốc gia, Trung tâm Kiểm định Đo lường Chất lượng các tỉnh… + Điện lực: Tổng Công ty điện lực Việt Nam, các Công ty Xây lắp điện. + Xây dựng: Các Công ty xây dựng; Công ty Công trình Giao thông cầu đường, Công ty tư vấn, thiết kế và kiểm định chất lượng công trình. + Công nghiệp, Môi trường, Giáo dục, và các dự án đầu tư trong và ngoài nước… 4. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT trong thời gian qua Trong bối cảnh tình hình nền kinh tế luôn có sự thay đổi, áp lực cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, Công ty CETT đã vượt qua moi khó khăn thử thách hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tạo công ăn việc làm ổn định cho hơn 33 cán bộ nhân viên của Công ty và đời sống cán bộ nhân viên của Công ty ngày càng được nâng cao. Để đánh giá một cách chính xác, đúng đắn và khách quan về tình hình kinh doanh của Công ty qua các năm ta có thể xem xét bảng số liệu sau: Bảng 6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Chi phí quản lí kinh doanh 4.Chi phí hoạt động tài chính 5.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 6.Lãi khác 7.Lỗ khác 8.Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 9.Thuế TNDN phải nộp 10.Lợi nhuận sau thuế 11. Nợ phải trả 12.Phải thu 13.Khoản phải nộp ngân sách 16.146.437.038 12.852.675.360 3.081.174.622 212.587.056 17.165.901 7.153.670 222.599.287 71.231.861 151.367.426 5.853.250.107 3.094.494.024 682.907.746 44.568.721.086 38.915.768.068 5.191.160.865 208.398.906 253.393.247 253.393.247 81.085.839 172.307.408 9.254.748.318 6.130.541.826 1.798.570.109 58.576.407.024 52.010.663.071 6.216.968.995 145.818.861 202.956.097 3.427.732 5.703.573 200.680.256 56.190.472 144.489.784 19.069.083.489 12.022.873.241 5.167.371.331 Nguồn : Phòng tài chính kế toán Qua bảng số liệu trên ta thấy: Doanh thu của Công ty đã tăng lên đáng kể qua 3 năm hoạt động. Cụ thể: Năm 2002, doanh thu Công ty đạt 16.146.437.038 đồng, đến năm 2003 lên tới 44.568.721.086 đồng, tăng 28.422.284.048 đồng có nghĩa tăng 176,03%. Đây là một mức tăng kỷ lục sau 1 năm hoạt động. Sang đến năm 2004 doanh thu thuần của doanh nghiệp tuy vẫn tăng nhưng tốc độ tăng đã chậm lại. Doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng 14.007.685.938 đồng (tức tăng 31,43%). Điều này cho ta thấy chỉ mới sau có một năm thành lập Công ty CETT đã không ngừng nỗ lực đầu tư cả về chiều sâu lẫn chiều rộng, tạo công ăn việc làm ổn định cho nhân viên.Tuy mới tách khỏi Công ty CMC để trở thành một công ty độc lập vào cuối năm 2001 nhưng với uy tín và kinh nghiệm trong những năm còn là Trung tâm của CMC, CETT đã tạo được sự tín nhiệm đối với khách hàng. Vì vậy tuy mới hoạt động độc lập nhưng số hợp đồng mà Công ty đã ký kết ngày càng tăng lên đáng kể, cùng với sự năng động sáng tạo, tinh thần trách nhiệm của các cán bộ nhân viên trong Công ty. Giá vốn hàng bán của Công ty tăng từ 12.852.360 đồng (năm 2002) đến năm 2004 lên tới 52.010.663.071 có nghĩa số thiết bị mà Công ty cung ứng trên thị trường có giá trị lớn hơn rất nhiều so với năm 2002. Công ty đã không ngừng cố gắng, phấn đấu nâng cao uy tín của mình với khách hàng do vậy đã có những hợp đồng có giá trị lớn. Cùng với quá trình phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh thì chi phí của Công ty cũng tăng dần lên. Chi phí của Công ty bao gồm chi phí quản lí kinh doanh và chi phí hoạt động tài chính.Chi phí quản lí doanh nghiệp gồm các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và các chi phí chung khác có liên quan tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ta thấy doanh nghiệp đã và đang từng bước tìm mọi cách nhằm giảm chi phí quản lí doanh nghiệp. Cụ thể : Năm 2003 chi phí tăng 2.109.986.243 đồng so với năm 2002 nhưng đến năm 2003 chi phí chỉ tăng 1.025.808.130 đồng. Lợi nhuận là một chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, là một nguồn quan trọng để doanh nghiệp tái đầu tư mở rộng sản xuất. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 40.806.191 đồng tương ứng 19.2% nhưng đến năm 2004 lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm xuống còn 202.956.097. Tuy doanh thu vẫn tăng nhưng lợi nhuận thu được từ các hợp đồng không lớn do vậy lợi nhuận của Công ty có phần giảm đi. Tuy nhiên lợi nhuận không phải là chỉ tiêu duy nhất để đánh giá chất lượng hoạt động của doanh nghiệp bởi vì lợi nhuận là chỉ tiêu tài chính cuối cùng nên nó chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố chủ quan và khách quan. Qua số liệu bảng trên ta thấy, số khoản nợ và khoản phải thu của Công ty trong 3 năm hoạt động, điều đó cho thấy Công ty đã linh hoạt trong việc sử dụng nguồn vốn của mình. Nhìn chung, trong những năm vừa qua kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn chưa được ổn định. II- Thực trạng dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Nghiên cứu thị trường và đối tác để tìm kiếm các dự án của Công ty Đấu thầu cung ứng thiết bị là một công việc hết sức phức tạp và thường có giá trị lớn. Nghiên cứu thị trường và đối tác là bước đầu tiên của quá trình dự thầu và cũng hết sức quan trọng. Đây chính là công việc tìm kiếm thông tin về các dự án mua sắm thiết bị, thông tin về đấu thầu đồng thời cũng là quá trình tìm việc của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt, Công ty không thể ngồi chờ việc, mà phải chủ động, nghiên cứu thị trường, đối tác để tự tìm cho mình những dự án mà mình có thể tham dự. Nghiên cứu thị trường có vai trò to lớn đối với Công ty cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn. Nó ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng tìm kiếm các gói thầu, đến chất lượng Hồ sơ dự thầu và mở rộng thị trường của Công ty. Trong nghiên cứu thị trường, đối tác Công ty đã tập trung tìm hiểu các thông tin sau: + Tìm hiểu các thông tin về thị trường đấu thầu mua sắm thiết bị căn cứ vào kế hoạch đầu tư, các dự án sẽ được triển khai trong tương lai, phân loại và đánh giá để xác định được những gói thầu nào phù hợp với năng lực của Công ty. + Thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh, đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để có đưa đánh giá được khả năng thắng thầu của Công ty. + Nghiên cứu chủ đầu tư, bên mời thầu và đối tác nước ngoài có khả năng cung ứng thiết bị đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu…để có được cơ hội tham dự thầu. Hiện nay, Công ty cũng đã lưu ý tới việc mở văn phòng đại diện ở khu vực miền Trung, miền Nam để có thể thuận lợi trong việc nghiên cứu thị trường, đối tác để tìm kiếm các dự án, gói thầu cũng như thiết lập được mối quan hệ với các cấp chính quyền, các chủ đầu tư tại địa phương. 2. Quy trình tiến hành dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện công tác dự thầu của Công ty Tìm kiếm đơn gọi thầu Lựa chọn gói thầu phù hợp Tìm kiếm đối tác Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Thương thảo và ký kết hợp đồng Triển khai thựchiện gói thầu Tìm kiếm đối tác 2.1.1 Tìm ra các gói thầu phù hợp Khi đã nghiên cứu thị trường đấu thầu cung ứng thiết bị, Công ty cần theo dõi tìm kiếm các đơn gọi thầu. Công ty có thể tìm thông tin về các gói thầu thông qua các kênh thông tin: + Thông báo mời thầu của chủ đầu tư trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình, các tạp chí hoặc trên Internet. + Thông qua thư mời thầu. Hình thức này thường áp dụng đối với đấu thầu hạn chế. + Có thể thông qua các tổ chức trung gian để cung cấp thông tin về các gói thầu. Để có được thông tin đó thì Công ty phải mất một khoản phí nhất định. Tóm lại, có rất nhiều cách để tìm kiếm gói thầu, nhưng với cách nào thì Công ty cũng phải tìm hiểu rõ để đưa ra quyết định lựa chọn gói thầu nào cho phù hợp với khả năng của Công ty, nếu không thì lãng phí công sức, tiền của để lập Hồ sơ dự thầu, phí tham gia dự thầu. Sau khi đã tìm hiểu kỹ các gói thầu, việc lựa chọn gói thầu là một công việc vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn gói thầu ảnh hưởng đến khả năng dự thầu và trúng thầu của Công ty. Công ty cần nắm được những yêu cầu cơ bản như: phải cung cấp loại thiết bị gì, tiêu chuẩn kỹ thuật như thế nào, Công ty phải có năng lực gì…Từ đó, Công ty mới có thể tự đánh giá xem mình có đủ khả năng cung cấp hay không và khả năng trúng thầu so với đối thủ cạnh tranh thế nào để đưa ra quyết định đúng đắn, đảm bảo hiệu quả khi tham dự thầu. 2.1.2 Tìm kiếm nhà cung cấp Công ty thấy yêu cầu của bên mời thầu về năng lực tài chính, kinh nghiệm… phù hợp với tình hình thực tế của Công ty và đối chiếu đặc điểm tính chất gói thầu, yêu cầu của nhà đầu tư với khả năng nhập khẩu hàng hoá cung ứng của Công ty. Lúc đó, Công ty sẽ tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung ứng nước ngoài về cung ứng thiết bị như yêu cầu của bên mời thầu. Việc lựa chọn đối tác tốt sẽ ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Công ty cũng như khả năng thực hiện các hợp đồng sau này. Ngoài ra, Công ty luôn chú trọng đến quan hệ truyền thống với đối tác. Nhà cung cấp có uy tín, có quan hệ lâu dài với Công ty thì độ tin cậy cũng cao hơn. Quy trình tham gia dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành bại và hiệu quả tham dự thầu của Công ty * Nhận và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu Khi chủ đầu tư có thông báo mời thầu thì Công ty phải cử cán bộ tới tìm hiểu, mua (nhận) Hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu sẽ cung cấp Hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu, trong đó đã ghi rõ nội dung yêu cầu nhà thầu cần đáp ứng. Sau đó, Công ty phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng Hồ sơ mời thầu. Nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu là cơ sở để lập Hồ sơ dự thầu. * Phân phối công việc Công ty cần phải giao nhiệm vụ một cách cụ thể, phân phối cho các bộ phận liên quan để hoàn thiện, tránh tình trạng chồng chéo kém hiệu quả. Việc lập Hồ sơ dự thầu chủ yếu do phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật đảm nhiệm. Đồng thời, các bộ phận cũng phải hiểu rõ được yêu cầu và đề ra quy trình, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ. * Lập Hồ sơ dự thầu Sau khi nghiên cứu Hồ sơ mời thầu, xác định được những yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu thì Công ty tiến hàng lập Hồ sơ dự thầu. Những nội dung cần thiết trong Hồ sơ dự thầu: Nội dung về pháp lý bao gồm các giấy tờ như: đơn dự thầu theo mẫu của bên mời thầu, giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập Công ty, tài liệu giới thiệu về năng lực tài chính, số năm kinh nghiệm hoạt động, các hợp đồng đã và đang thực hiện, danh sách các cơ quan tổ chức mà Công ty từng cung ứng thiết bị tương tự… Nội dung về kỹ thuật: Trong nội dung này thì Công ty cần kết hợp với các nhà cung cấp thiết bị để có thể chuẩn bị các giấy tờ như khă năng đáp ứng về số lượng, chất lượng, năm sản xuất thiết bị, chứng chỉ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng, xuất xứ máy móc thiết bị cung ứng, giấy uỷ quyền của nhà sản xuất… Nội dung về thương mại, tài chính: đưa ra giá chào thầu của Công ty, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện lắp đặt, bảo hành, hướng dẫn sử dụng và các dịch vụ sau bán… Thông thường một bộ Hồ sơ dự thầu của Công ty bao gồm các nội dung sau: + Đơn dự thầu + Bảo lãnh dự thầu + Bảng giá chào thầu + Thư uỷ quyền và cam kết của nhà sản xuất + Chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất + Kinh nghiệm và năng lực của nhà sản xuất + Tư cách pháp nhân của nhà thầu + Năng lực kinh nghiệm của nhà thầu + Phụ lục + Tài liệu chứng minh hàng hoá do nhà thầu cung cấp phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu 2.2.2 Nộp Hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Sau khi đã hoàn tất các tài liệu để lập Hồ sơ dự thầu và được phê duyệt, Công ty sẽ đóng gói Hồ sơ thầu và nộp theo đúng ngày giờ theo yêu cầu của bên mời thầu. Bên mời thầu sẽ mời các nhà thầu tham gia mở thầu công khai để xem xét tính hợp pháp của Hồ sơ dự thầu. Vào đúng ngày mở thầu, Công ty sẽ có mặt để tham dự. Dựa vào Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu tiến hành chấm điểm dựa trên những tiêu chuẩn đánh giá chung. Công ty có thể phải thuyết trình những gì liên quan đến Hồ sơ dự thầu nếu bên mời thầu yêu cầu. Điều này cũng đảm bảo quyền lợi cho Công ty trong quá trình dự thầu. Thương thảo và ký kết hợp đồng Sau khi đã xem xét và đánh giá các Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ tuyên bố công khai nhà thầu trúng thầu và thông báo cho Công ty. Nếu Công ty là đơn vị trúng thầu, hai bên sẽ chọn thời gian và địa điểm để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng. Các điều khoản trong hợp đồng hầu như đã được bên mời thầu nêu ra trong Hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, Công ty cũng có thể đàm phán lại những điều khoản mà không đồng ý. Sau khi đã đàm phán, đi đến nhất trí tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Công ty sẽ phải nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng. Lúc này, Công ty đã chính thức trở thành nhà cung cấp chính thức cho bên mời thầu. Triển khai thực hiện gói thầu Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng tiến hành triển khai thực hiện gói thầu cung ứng thiết bị theo đúng số lượng, chất lượng, kỹ thuật , tiến độ và các điều kiện khác đã nêu ra trong hợp đồng. . Phân tích kết quả dự thầu trong những năm qua của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT Công ty Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT tuy mới hoạt động độc lập được hơn 3 năm nhưng kết quả mà Công ty đã đạt được rất đáng ghi nhận. Để hiểu rõ hơn tình hình hoạt động của Công ty, đặc biệt là công tác dự thầu ta có thể xem xét kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm vừa qua ( 2002-2004). Số lượng các dự án Công ty tham gia dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động đấu thầu đã trở nên phổ biến đặc biệt trong lĩnh vực cung ứng thiết bị hàng hoá. Do vậy, hoạt động đấu thầu đã trở thành hoạt động chính của Công ty. Cùng với thời gian hoạt động của Công ty, số lượng các dự án mà Công ty tham gia dự thầu đã tăng lên đáng kể. Sau đây là bảng số liệu cho ta thấy khả năng tham dự thầu của Công ty đạt được trong những năm vừa qua: Bảng 7: Số lượng gói thầu Công ty dự thầu trong những năm vừa qua Đơn vị : gói thầu Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Số gói thầu tham gia đấu thầu 25 38 47 Tốc độ tăng số lượng gói thầu 52% 23,7% Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp Qua số liệu trên ta có thể thấy, số lượng các gói thầu mà Công ty tham gia tăng dần theo thời gian. Cụ thể: Năm 2002 Công ty do mới thành lập nên có hạn chế về nhiều mặt, do đó Công ty mới chỉ có thể tham gia dự thầu 25 gói thầu. Nhưng sau 1 năm hoạt động, khi Công ty đã dần đi vào ổn định thì số lượng gói thầu tăng lên đáng kể. Năm 2003 tăng 52% so với năm 2002. Còn sang năm 2004 tuy tốc độ tăng có giảm (tăng 23,7% có nghĩa tăng 9 gói thầu so với năm 2003) nhưng đây vẫn là mức tăng khá cao khi Công ty đã đi vào hoạt động ổn định,bình thường. Công ty đã tham dự thầu cung ứng thiết bị cho rất nhiều các ngành, lĩnh vực, cơ quan tổ chức trong cả nước đặc biệt là miền Bắc. Phân tích mức độ thắng thầu của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT Khả năng thắng thầu của mỗi Doanh nghiệp là một trong những chỉ tiêu quan trọng trong việc đánh giá chất lượng tham dự thầu, uy tín của Công ty trên thị trường, đồng thời phản ánh kết quả hoạt động của Công ty, đặc biệt đối với những Công ty chủ yếu tiêu thụ hàng hoá qua hình thức đấu thầu. 3.2.1 Mức độ thắng thầu theo số lượng các gói thầu Theo dõi tình hình tham dự thầu và những gói thầu mà Công ty trúng thầu trong vài năm gần đây ta thấy có những bước chuyển biến rõ rệt. Tình hình tham dự thầu và trúng thầu của Công ty qua những năm vừa qua thể hiện trong bảng dưới đây: Bảng 8: Tình hình dự thầu và trúng thầu của Công ty trong những năm vừa qua STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1. Số dự án tham gia dự thầu 25 38 47 2. Số dự án trúng thầu 13 24 35 3. Tỷ lệ 52% 63,2% 74,5% Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp Từ bảng trên ta thấy mức độ trúng thầu của Công ty cũng tương đối cao do Công ty đã một phần nào tạo được uy tín của mình trong việc cung cấp các thiết bị chất lượng cao. Ngoài ra, Công ty còn là đại diện, hoặc đại lý độc quyền cho một số hãng nổi tiếng sản xuất thiết bị ở các nước có trình độ khoa học kỹ thuật phát triển. Xác xuất trúng thầu của Công ty từ 52% đến 74,5%. Điều này phản ánh hiệu quả đấu thầu, đồng thời phản ánh khả năng thắng thầu của Công ty tương đối cao. Gói thầu Công ty thực hiện thường là gói thầu nhỏ nên một năm Công ty có thể thực hiện được nhiêù gói thầu mà vẫn đảm bảo được tiến độ, số lượng và chất lượng phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư. Năm 2002, là năm Công ty mới bắt đầu tách ra hoạt động độc lập nên khả năng tài chính còn yếu kém, và nhiều công việc khác chưa ổn định, tuyển dụng thêm đội ngũ nhân viên mới. Do vậy, số lượng gói thầu Công ty tham dự cũng như xác suất trúng thầu thấp. Cụ thể năm 2002: + Số lượng gói thầu Công ty tham dự : 25 + Số lượng gói thầu trúng : 13 (tức 52%) Đến năm 2003, 2004, số lượng và mức độ trúng thầu cũng tăng lên đáng kể, năm 2003 là 63,2% và năm 2004 lên tới 74,5%. Điều đó có được là do Công ty đã đi vào ổn đinh bộ máy quản lý, có kinh nghiệm, có nghiệp vụ tốt, đồng thời có quan hệ ngày càng tốt đẹp với chủ đầu tư và nhà cung cấp nước ngoài. 3.2.2 Mức độ trúng thầu theo giá trị của các gói thầu Mức độ trúng thầu của một công ty thể hiện khả năng, năng lực, uy tín… của Công ty đó. Xác xuất trúng thầu thể hiện hiệu quả hoạt động của các Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu nói chung và Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT nói riêng. Tuy nhiên, nếu chỉ xét xác suất trúng thầu về mặt số lượng thì vẫn chưa phản ánh hết kết quả dự thầu của Công ty mà còn cần phải xét tỷ trọng trúng thầu về mặt giá trị. Để có cái nhìn chính xác hơn về tình hình dự thầu của Công ty trong 3 năm qua thì ta phải xem xét bảng sau: Bảng 9 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động tham dự thầu của Công ty STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1. Số lượng gói thầu đã tham dự 25 38 47 2. Số lượng gói thầu trúng 13 24 35 3. Tổng giá trị các gói thầu đã tham dự ( triệu đồng) 28.575,22 61.344,94 69.240,49 4. Tổng giá trị các gói thầu đã trúng ( triệu đồng) 12.916 36.991 50.961 5. Công suất trúng thầu + Tỷ trọng số lượng gói thầu trúng + Tỷ trọng giá trị gói thầu trúng 52% 45,2% 63,2% 60,3%