Đề tài Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

rên thị trường I (cho vay đối với các tổ chức và cá nhân) đạt mức tỷ quy VND, chiếm % tổng vốn sử dụng, trong đó tín dụng thông thường là tỷ quy VND và nợ khoanh là tỷ quy VND. Sử dụng vốn trên thị trường II là tỷ quy VND, chiếm tỷ trọng % tổng vốn sử dụng, trong đó tiền gửi tại các tổ chức nước ngoài là Tr.USD (tương đương tỷ VND) chiếm đến % vốn sử dụng trên thị trường II. Sử dụng vốn khác (bao gồm cả tài sản cố định, vốn góp liên doanh mua cổ phần, tài sản xiết nợ..) là tỷ quy VND, chiếm tỷ trọng % tổng vốn sử dụng. 2.Tình hình hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại Vietcombank những năm gần đây Thanh toán xuất nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ truyền thống và cũng là thế mạnh của Vietcombank. Với mạng lưới đại lý gồm 1.300 ngân hàng tại 85 nước trên thế giới, hoạt động thanh toán quốc tế không ngừng được củng cố và mở rộng. Vietcombank đã tham gia vào hệ thống thanh toán toàn cầu, là thành viên của hiệp hội ngân hàng Châu á, thành viên của Uỷ ban buôn bán Việt- úc, thành viên của tổ chức thẻ quốc tế: VisaCard, MasterCard, AmericanExpress. Do đó, Vetcombank trên trường quốc tế có vị thế và uy tín rất lớn. Trong cơ chế mới, tuy thị phần thanh toán xuất nhập khẩu bị giảm sút do có sự cạnh tranh gay gắt nhưng giá trị tuyệt đối của kim ngạch thanh toán vẫn gia tăng, Vietcombank vẫn luôn duy trì được vị trí dẫn đầu của mình trong lĩnh vực thanh toán quốc tế. Có được như vậy là do Vietcombank có cơ sở vật chất, kỹ thuật hoàn thiện và hiện đại, đội ngũ thanh toán viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, đặc biệt là được bạn hàng tín nhiệm thông qua việc mở các tài khoản tiền gửi, thanh toán và sử dụng các dịch vụ khác của ngân hàng. Một số kết quả thanh toán xuất nhập khẩu của Vietcombank trong những năm gần đây. Bảng 3: Kim ngạch thanh toán xuất nhập khẩu qua Vietcombank so với cả nước. Đơn vị: Tr.USD Năm Tổng kim ngạch thanh toán XNK cả nước Thanh toán XNK qua Vietcombank Tổng kim ngạch Tốc độ tăng trưởng (%) Tỷ trọng so với cả nước (%) % tăng giảm 1997 20250 5855 1,9 28,9 -2,3 1998 19993 5998 2,4 30,0 1,1 1999 23489 6577 9,6 28,0 -2,0 2000 29501 9171 39,4 31,1 3,1 2001 30887 9328 1,7 30,2 -0,9 (Nguồn: Báo cáo thường niên của Vietcombank từ năm 1997 đến 2001) Qua bảng số liệu trên ta thấy, hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu qua Vietcombank có nhiều dấu hiệu tích cực. Doanh số thường xuyên đạt mức cao, đặc biệt là năm 2000, kim ngạch thanh toán xuất nhập khẩu có sự tăng vọt, tăng 2594 Tr.USD tương đương 39,4% so với năm 1999. Thị phần thanh toán xuất nhập khẩu qua Vietcombank so với cả nước trong những năm gần đây lại mất ổn định và có xu hướng giảm đi. Thị phần của Vietcombank bị chia xẻ do ngày càng có nhiều ngân hàng được phéptham gia thanh toán quốc tế và một số khách hàng lớn có cổ phần tại các ngân hàng thương mại cổ phần nên tiến hành thanh toán qua các ngân hàng đó. Bước sang năm 2001, doanh số thanh toán xuất nhập khẩu của Vietcombank đạt 9328 Tr.USD, tăng 157 Tr.USD so với năm 2000 và chiếm 30,2% thị phần thanh toán xuất nhập khẩu cả nước. Bảng 4:Doanh số và thị phần thanh toán xuất nhập khẩu qua Vietcombank Đơn vị: Tr.USD CHỈ TIÊU Năm 2000 Năm 2001 Tăng giảm doanh số Tăng giảm thị phần Doanh số Thị phần Doanh số Thị phần Tổng doanh số thanh toán XNK 9171 31,1% 9328 30,2% 1,7% -0,9% Doanh số thanh toán XK 4161 29,1% 4485 29,9% 7,7% 0,8% Doanh số thanh toán NK 5010 33% 4843 30,5% -3,3% -2,5% (Nguồn : Báo cáo thường niên của Vietcombank năm 2000, 2001) -Thanh toán xuất khẩu: Doanh số thanh toán xuất khẩu qua Vietcombank năm 2001 đạt 4485 Tr.USD, tăng 7,8% so với năm 2000, đưa thị phần của Vietcombank trong tổng kim ngạch thanh toán xuất khẩu của cả nước đạt đến 29,9% tăng 0,8% so với năm 2000. Một số mặt hàng xuất khẩu có tỷ trọng cao trong doanh số thanh toán xuất qua Vietcombank năm 2001 là: dầu thô (đạt 2199 Tr.USD), thuỷ sản (đạt 507 Tr.USD), gạo (đạt 289 Tr,USD), dệt may (đạt 75 Tr.USD), thủ công mỹ nghệ (đạt 42 Tr.USD), giày dép (đạt 27 Tr.USD). Hai chi nhánh chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống về thanh toán xuất là: VCB Hồ Chí Minh 49%, VCB Vũng Tàu 22%. Đạt được kết quả trên là do Vietcombank đã có những cố gắng trong việc thúc đẩy thanh toán xuất khẩu như tổ chức các đợt tiếp thị để tìm kiếm khách hàng mới, áp dụng lãi suất ưu đãi đối với khách hàng có cam kết thanh toán tại Vietcombank, mở rộng và áp dụng các dịch vụ mới để phục vụ khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ. -Thanh toán nhập khẩu Doanh số thanh toán nhập khẩu qua Vietcombank năm 2001 đạt 4843 Tr.USD, giảm 3,3% so với năm 2000, chiếm 30,5% thị phần thanh toán nhập khẩu của cả nước. Một số nguyên nhân dẫn đến việc giảm doanh số thanh toán nhập khẩu là do chính sách của nhà nước bảo hộ sản xuất trong nước, hạn chế nhập khẩu. Ngoài ra, năm 2000, các ngân hàng thương mại khác khan hiếm ngoại tệ nên khách mở L/C tương đối nhiều tại Vietcombank để được mua ngoại tệ, nhưng sang năm 2001, các ngân hàng khác không còn tình trạng khan hiếm ngoại tệ nữa, nên lượng khách mở L/C tại Vietcombank giảm. Các mặt hàng nhập khẩu chủ lực được thanh toán qua Vietcombank là xăng dầu (đạt 1462 Tr.USD), máy móc thiết bị (đạt 382 Tr.USD), sắt thép (đạt 277 Tr.USD), hoá chất (đạt 121 Tr.USD), xe máy (đạt 69 Tr.USD). Chi nhánh chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống về thanh toán nhập khẩu là Sở giao dịch 42%, VCB Hồ Chí Minh 29%. 3. Các hoạt động khác 3.1. Tình hình kinh doanh ngoại tệ tại Vietcombank Bảng 5: Doanh số mua bán ngoại tệ Đơn vị: Tr.USD Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Tăng giảm(%) Tổng doanh số mua bán 6220 7042 13,2% Doanh số mua 3108 3514 13,1% NHNN & TCTD 1091 828 -24,1% Doanh nghiệp và cá nhân 2017 2686 33,2% Doanh số bán 3040 3528 13,4% NHNN & TCTD 48 79 65% Doanh nghiệp và cá nhân 2992 3449 12,6% (Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh năm 2002 của Vietcombank) Doanh số mua bán ngoại tệ của Vietcombank ước đạt 7042 Tr.USD năm 2002, tăng 13,2% so với năm 2001; trong đó doanh số mua vào là 3514 Tr.USD, tăng 13,1% so với năm 2001; doanh số bán ra là 3528 Tr.USD, tăng 13,4% so với năm 2001. Ngoại tệ mua vào từ khu vực doanh nghiệp và cá nhân tăng cao 33,2% là kết quả nỗ lực của Vietcombank trong việc nắm bắt kịp thời diễn biến thị trường, tăng cường nghiên cứu mở rộng khách hàng. 3.2. Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng Hoạt động đại lý thanh toán cho khách hàng có tài khoản ngoại tệ tại Vietcombank ngày càng tăng kể cả số lượng và chất lượng. Với tư cách là thành viên của hai tổ chức thẻ quốc tế là Master Card và Visa Card, Vietcombank đã phát hành hai loại thẻ VCB-Master từ 1995 và VCB-Visa từ 1998. Mới đây nhất, tháng 4/2002, Vietcombank đã chính thức là ngân hàng phát hành độc quyền thẻ tín dụng quốc tế AmericanExpress tại Việt Nam. Năm 2002, Vietcombank phát hành được 27480 thẻ, tăng tới 25034 thẻ so với năm 2001, chủ yếu là do phát hành thẻ ATM (21600 thẻ). Doanh số thanh toán thẻ tín dụng quốc tế qua Vietcombank đạt 86 Tr. USD, tăng 17 Tr.USD so với năm 2001. Doanh số sử dụng thẻ ATM đạt 296 tỷ VND. Đạt được kết quả trên là do Vietcombank đã có sự đầu tư hiệu quả vào phát triển kỹ thuật công nghệ và nguồn nhân lực đào tạo nền tảng cho hoạt động thẻ phát triển. 3.3. Công tác đối ngoại Hoạt động đối ngoại của Vietcombank tiếp tục được củng cố và phát triển phản ánh đúng vị trí của một ngân hàng có truyền thống kinh nghiệm hàng đầu trong hoạt động kinh tế đối ngoại. Mạng lưới đại lý đã được mở rộng thêm với trên 30 ngân hàng, tập trung vào các thị trường mới như Đông Âu, Trung Quốc… Vietcombank đã ký kết Hiệp định cung cấp tín dụng, bảo lãnh cho một số Ngân hàng thương mại Nga để nhập khẩu hàng của Việt Nam. Dự kiến quan hệ thương mại, đầu tư giữa Việt Nam và Mỹ sẽ phát triển trong thời gian tới, Vietcombank đã ký thoả ước hợp tác với Citibank để tăng cường hợp tác trong hoạt động đầu tư, thanh toán giữa hai nước. Vietcombank đã phối hợp chặt chẽ với các ngân hàng đại lý ở châu Âu để chuyển đổi thành công hệ thông tài khoản Euro và là ngân hàng đầu tiên cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng về việc chuyển đổi sang đồng Euro, góp phần ổn định hoạt động ngoại tệ tiền mặt trên thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng về giao dịch tiền mặt ngoại tệ. 3.4. Công nghệ ngân hàng Lĩnh vực công nghệ tiếp tục có những đóng góp tích cực trong việc thiết lập một nền tảng ngân hàng hiện đại. Mạng trực tuyền đã được triển khai mạnh và đã kết nối được hầu hết các chi nhánh, tạo cơ sở để phát triển thêm nhiều tiện ích ngân hàng cho khách hàng. Hệ thống E-Banking kết nối trực tiếp với khách hàng đã được triển khai tích cực và đặc biệt là đã thực hiện thí điểm thành công giao dịch thanh toán qua mạng với một số khách hàng là tổ chức tín dụng. Trang web www. vietcombank.com.vn ra đời giới thiệu một cách chi tiết nhất về Vietcombank, giúp mọi người có thêm nhiều thông tin về ngân hàng và giúp khách hàng nắm bắt quy trình làm việc của ngân hàng, giúp họ truy cập thông tin liên quan đến tài khoản… 4.Kết quả hoạt động kinh doanh của Vietcombank Với những kết quả đạt được và nỗ lực hết mình, Vietcombank đã hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu tài chính cụ thể như sau: -Tổng thu nhập của Vietcombank năm 2001 ước đạt 4483 tỷ VND, tăng 53,4% so với cả năm 2000. Thu lãi tiền gửi, tiền vay ước đạt 3390 tỷ VND, chi trả lãi tiền vay khoảng 2523 tỷ VND. Thu và chi trả lãi tăng mạnh do tổng nguồn vốn huy động và hoạt độngtín dụng đều tăng. -Tổng chi phí của Vietcombank năm 2001 ước đạt 4078 tỷ VND, tăng 60,5% so với cả năm 2000. Chi dự phòng năm 2001 ước đạt 810 tỷ VND, tăng thêm 502 tỷ VND so với năm 2001. Như vậy, nguyên nhân chủ yếu làm tăng chi phí là tăng chi dự phòng rủi ro. -Lợi nhuận trước thuế năm 2001 đạt 250 tỷ VND, tăng 45% so với năm 2000. Với những kết quả tài chính như vậy, Vietcombank đã hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu nộp cho Ngân sách Nhà nước. Đây là kết quả khả quan, nó thể hiện sự cố gắng, nỗ lực và lòng quyết tâm vượt khó để vươn lên của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn bộ hệ thống. III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI VCB. 1.Văn bản pháp lý quy định về hoạt động thanh toán quốc tế. Điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ - UCP. Bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1933 do Phòng Thương mại quốc tế ban hành nhằm thống nhất những nội dung và sự hiểu biết chung trong giao dịch thương mại quốc tế giữa các nước trong khu vực, các châu lục. TrảI qua quá trình phát triển của thương mại quốc tế và thực tiễn giao dịch hàng ngày, bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP) đã được sửa đổi bổ sung nhiều lần. Lần gần đây nhất tháng 11/1989, Uỷ ban kỹ thuật & Nghiệp vụ ngân hàng thuộc Phòng Thương mại quốc tế (ICC) được phép sửa đổi số xuất bản 400, với yêu cầu của lần sửa này là nêu bật sự phát triển của nền công nghiệp vận tảI và ứng dụng công nghệ mới vào các lĩnh vực trên thế giới, đồng thời làm đơn giản hoá điều lệ để làm tăng hiệu quả tín dụng chứng từ. Đến năm 1993 thì UCP 500 được phát hành thay thế cho UCP 400. Một thư tín dụng được mở mà có dẫn chiếu áp dụng theo UCP 500 thì các bên liên quan đều phảI dựa vào tàI liệu này để thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của mình. UCP 500 là cơ sở pháp lý điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình sử dụng L/C, nó gồm 49 điều. Nội dung chính của UCP 500 bao gồm những vấn đề sau đây: -Nguyên tắc chung và định nghĩa về tín dụng chứng từ (điều 1 đến điều 5). -Hình thức và thông báo thư tín dụng (điều 6 đến điều 12). -Nghĩa v ụ và trách nhiệm của các ngân hàng tham gia (điều 13 đến điều 19). -Chứng từ thanh toán (điều 20 đến điều 38). -Những điều khoản khác như qui định về số lượng và số tiền, giao từng phần, ngày hết hạn hiệu lực, cách bốc xếp hàng, xuất trình chứng từ thanh toán…(điều 39 đến điều 47). -Chuyển nhượng tín dụng thư hay thu nhập từ tín dụng thư (điều 48 đến điều 49). Người làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng thương mại phải nắm vững kiến thức chung về thanh toán bên cạnh đó đòi hỏi phải hiểu kỹ và biết vận dụng tốt ấn phẩm UCP 500. Có như vậy mới bảo vệ được quyền lợi của các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trường thương mại quốc tế. 2. Quy trình nghiệp vụ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ tại Vietcombank 2.1.Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thông báo L/C - (Advising bank) 2.1.1. Nhận L/C và tư vấn cho khách hàng 2.1.1.1. Nhận L/C từ ngân hàng tại nước ngoài gửi đến và thông báo cho người hưởng lợi Việt Nam. - Tất cả các L/C và các sửa đổi bổ sung liên quan nhận được từ ngân hàng đại lý phải thông báo đầy đủ, kịp thời cho người hưởng lợi. - Trước khi thông báo cho khách hàng, ngân hàng thông báo phải kiểm tra tính chân thực của L/C bằng việc xem L/C đã được xác nhận mã hay chưa (đối với L/C mở bằng telex). Nếu L/C mở bằng SWIFT thì nó có được sử dụng đúng mẫu SWIFT theo qui định không (các mẫu điện MT700, MT701 và MT707). Nếu L/C mở bằng thư thì đối chiếu với mẫu chữ ký được uỷ quyền của ngân hàng đại lý. Sau khi đã kiểm tra tính chân thực của L/C, Vietcombank thông báo L/C cho khách hàng. Trên thông báo L/C phải lưu ý khách hàng nghiên cứu kỹ L/C, nếu có điều khoản nào không đúng theo hợp đồng đã ký hoặc cần phải sửa đổi thì liên hệ trực tiếp với người mua để sửa đổi L/C. Trường hợp những L/C mà ngân hàng không thể xác nhận được tính chân thực ( như chữ kí không đúng hoặc không có trong Mẫu chữ kí, mã khoá sai, không đúng mẫu điện SWIFT...) thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết mà không thông báo cho khách hàng. Trường hợp khách hàng có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C mà ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin ấy hoặc ngân hàng có thể từ chối thông báo L/C . Việc từ chối phải được thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết. - Nếu L/C được mở bằng điện có thư xác nhận gửi sau thì ngân hàng lấy L/C mở bằng điện có mã khoá làm L/C gốc. - Nếu nhận được điện mở L/C có tính chất báo trước chưa có điều khoản chi tiết đầy đủ: + Khi thông báo điện đó cho khách hàng cần phải ghi rõ "L/C này chưa có hiệu lực thi hành", để khách hàng chú ý và chờ nhận được L/C có đầy đủ chi tiết và các điều khoản mới thực hiện việc giao hàng. + Khi nhận được bản L/C chi tiết, ngân hàng thông báo kiểm tra các yếu tố nêu trên và thông báo chính thức cho khách hàng. - Sau khi kiểm tra xong các yếu tố như trên, tiến hành lập hồ sơ L/C, ghi chép vào sổ theo dõi, lưu số liệu vào máy vi tính như qui định, đồng thời lập chứng từ thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành (20 USD một L/C) và gửi thư thông báo cho khách hàng. Thư thông báo L/C được làm thành 02 (hai) bản, một bản giao cho khách hàng, một bản lưu tại hồ sơ L/C. - Nếu nhà nhập khẩu chịu phí, vẫn tạm thu của người hưởng lợi. Sau khi được thanh toán thì hoàn trả lại cho người hưởng lợi. - Nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu Vietcombank xác nhận L/C thì việc chấp nhận và định mức kí quĩ đối với việc xác nhận này do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thông báo và/ hoặc bản chính L/C phải ghi chú thêm câu"Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi", tức là, " We hereby add our confirmation to this credit", đồng thời tuỳ theo qui định của L/C mà tiến hành thu phí xác nhận ở ngân hàng mở L/C hoặc khách hàng theo biểu phí hiện hành. Hiện nay Vietcombank qui định mức phí xác nhận là 0,3 - 0,5% giá trị L/C/quí (chưa kể VAT), tối thiểu 30USD, tối đa là 300USD. Trong trường hợp không đồng ý xác nhận L/C thì trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được L/C phải thông báo cho ngân hàng mở L/C biết và thông báo L/C đó cho khách hàng, trong đó lưu ý khách hàng về việc Vietcombank không đồng ý xác nhận L/C. Việc thông báo L/C cho khách hàng là các nhà xuất khẩu Việt nam phải đảm bảo yêu cầu chính xác, rõ ràng, kịp thời và phải gửi bản gốc L/C và kèm theo bản thông báo cùng với phiếu thu thủ tục phí. 2.1.1.2. Nghiên cứu L/C để tư vấn cho khách hàng tại Việt nam Khi nhận được L/C từ ngân hàng nước ngoài gửi tới, với chức năng là ngân hàng thông báo, Vietcombank có thể giúp đỡ, xem xét các điều khoản, điều kiện trong L/C có đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu không. Khi xem xét L/C cần phải chú ý các vấn đề sau: - Tính chất pháp lý của L/C thể hiện ở sự tuyên bố của ngân hàng mở L/C về việc L/C được tuân theo những qui định nào, nhằm xác định rõ trách nhiệm của các ngân hàng tham gia trong nghiệp vụ thanh toán L/C và L/C có được dẫn chiếu theo UCP 500 không. - Kiểm tra nội dung của L/C: + Tên và địa chỉ của các bên liên quan L/C. + Tên và địa chỉ của ngân hàng trả tiền, có thể là ngân hàng phát hành nhưng nhiều khi lại là một ngân hàng thứ ba do ngân hàng mở L/C chỉ định. Nếu ngân hàng trả tiền không có quan hệ với Vietcombank thì phải xem xét tới uy tín và khả năng thanh toán của ngân hàng đó. Nếu ngân hàng đó không đủ uy tín, Vietcombank sẽ báo cho người hưởng lợi đề họ thoả thuận với người nhập khẩu để thay đổi ngân hàng trả tiền khác có quan hệ đại lý với Vietcombank. + Thời gian từ khi mở L/C đến ngày giao hàng phải đủ cho người xuất khẩu chủ động chuẩn bị hàng và làm thủ tục giao hàng và để bên mua không bị đọng vốn, chủ động trong việc nhận hàng. Đó là khoảng thời gian phù hợp cho cả hai bên mua bán. Nếu khoảng thời gian từ khi mở L/C đến ngày giao hàng cuối cùng quá gấp, Vietcombank có thể tư vấn cho khách hàng yêu cầu bên mua sửa đổi L/C kéo dài thời gian giao hàng và thời gian hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người hưởng lợi phải chính xác, nếu không sẽ gặp khó khăn khi thanh toán. + Kim ngạch của L/C phải là một số tiền nhất định và phải phù hợp với các điều kiện giao hàng được qui định trong L/C. + Các điều kiện về chuyên chở, điều kiện về hàng hoá và thể thức thanh toán, các chi phí thanh toán cũng phải ghi rõ ràng. + Các điều khoản và qui định về chứng từ, xem các điều khoản này có gây khó khăn cho khách hàng không, khách có đủ khả năng đáp ứng các loại chứng từ đó không. + Trong L/C, có một số điều khoản phụ được thêm vào L/C mà không nằm trong danh mục các loại chứng từ phải xuất trình. Đó là các điều khoản không chứng từ (non-documents conditions). Khi tư vấn cho khách hàng, cần phải chú ý đến các điều khoản này, liệu khách hàng có thể thực hiện được không. Hiện nay, các điều khoản này không được khuyến khích đưa vào L/C vì rất dễ gây sự nhầm lẫn và rắc rối khi lập chứng từ. Nếu L/C được mở theo mẫu SWIFT thì các điều khoản này đơn giản hơn những L/C được mở bằng Telex. 2.1.2. Sửa đổi L/C Theo điều 11 và 12 của UCP 500 qui định về trách nhiệm và nghĩa vụ của ngân hàng thông báo khi nhận được những chỉ thị về sửa đổi L/C. Khi nhận được sửa đổi của ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo cần phải lập tức thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng sau khi xác định tính chân thực của sửa đổi L/C (giống như kiểm tra khi nhận được L/C mới). Nếu chỉ thị nhận được không đầy đủ, rõ ràng để sửa đổi, ngân hàng thông báo phải báo lại ngay cho ngân hàng mở L/C biết. Ngược lại, một sửa đổi L/C chỉ có giá trị hiệu lực khi có sự chấp thuận của các bên. Do đó, khi nhận được sửa đổi L/C, ngân hàng thông báo phải thông báo ngay cho khách hàng, và khi nhận được ý kiến của họ thì báo lại cho ngân hàng mở L/C biết. Các sửa đổi L/C đều phải được lưu hồ sơ trên máy vi tính và hồ sơ L/C. Đối với trường hợp yêu cầu huỷ L/C, nếu có sự đồng ý của khách hàng, ngân hàng thông báo phải huỷ số dư L/C trên hồ sơ liên quan. Vietcombank không thông báo sửa đổi L/C nếu Vietcombank không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc, đồng thời báo ngay cho ngân hàng mở L/C về việc không thông báo đó. Khi thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng, thanh toán viên lập phiếu chuyển khoản thu thủ tục phí sửa đổi theo biểu phí của Vietcombank,hiện nay, mức phí thông báo sửa đổi L/C là 10USD/1 bộ L/C. 2.2. Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thương lượng trong thanh toán xuất khẩu ( the negotiating bank) 2.2.1. Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ Nhận được thông báo L/C, người xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C. Tuỳ thuộc vào qui định của L/C mà người xuất khẩu xuất trình chứng từ tại đâu. Đối với trường hợp L/C qui định L/C có hiệu lực thanh toán tại Vietcombank thì bộ chứng từ theo L/C đó phải được xuất trình tại Vietcombank. Hoặc L/C cho phép chiết khấu tự do thì bộ chứng từ theo L/C đó được xuất trình tại Vietcombank hoặc tại bất cứ ngân hàng nào theo sự lựa chọn của người xuất khẩu. Lúc này, Vietcombank có thể vừa là ngân hàng thông báo vừa là ngân hàng thanh toán cho người hưởng lợi và đòi tiền ngân hàng mở L/C. Theo điều 14 của UCP 500: "Khi ngân hàng mở uỷ quyền cho một ngân hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hay chiết khấu các chứng từ phù hợp với điều kiện của tín dụng thì ngân hàng mở phải hoàn lại tiền cho ngân hàng được chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hoặc chiết khấu." Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại tiền bán hàng, thu hồi các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kĩ lưỡng là điều hết sức cần thiết. Trước khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kĩ L/C và các bản sửa đổi L/C đề nắm được nội dung của L/C và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải được xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực tại Việt nam thì ngày xuất trình chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực của L/C. Nếu địa điễm xuất trình chứng từ ở ngân hàng khác thì phải xuất trình bộ chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực tại ngân hàng đó. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện bởi thanh toán viên và kiểm soát viên trước khi gửi đi nước ngoài đòi tiền. Nếu phát hiện thấy có sai sót trong chứng từ, thanh toán viên phải kịp thời báo lại cho khách hàng biết và tư vấn cho khách hàng cách hoàn thiện chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C. Kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán là một nội dung quan trọng và thiết thực của nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. Cơ sở để kiểm tra chứng từ là thư tín dụng. Chứng từ gốc để căn cứ lập các chứng từ khác là hoá đơn, vận đơn. Vietcombank chỉ kiểm tra chứng từ bề ngoài phù hợp với điều kiện của L/C chứ không chịu trách nhiệm về hình thức, sự hoàn bị, sự chính xác, sự giả mạo và hiệu lực của các chứng từ cũng như về tình trạng thực tế của hàng hoá đó như loại hàng, mẫu mã, chất lượng, số lượng.... * Một bộ chứng từ thanh toán thường gồm các chứng từ sau: - Hối phiếu - Hoá đơn thương mại - Vận đơn - Bảng kê đóng gói chi tiết - Bảo hiểm đơn - Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng, đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận khử trùng ..... Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, từng thị trường, từng điều kiện giao hàng, giá cả khác nhau mà yêu cầu các loại chứng từ khác nhau. Ví dụ: hàng nông sản, thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu hàng bán với giá CIF phải có bảo hiểm đơn. * Việc kiểm tra chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại, số lượng chứng từ xuất trình - Thời hạn xuất trình - Nội dung, yếu tố của chứng từ phù hợp với qui định của L/C. * Một bộ chứng từ hoàn hảo phải phù hợp với các điều kiện trên hai phương diện: - Mỗi chứng từ phải phù hợp với qui định của L/C và theo qui định của UCP 500. - Các chứng từ phải phù hợp với nhau. 2.2.1.1. Kiểm tra hối phiếu ( drafts, bill of exchange ) Hối phiếu là công cụ để người xuất khẩu đòi tiền người nhập khẩu. Hối phiếu lập ra trên cơ sở L/C nên nội dung hối phiếu phải phù hợp L/C. Một hối phiếu phải có đầy đủ các yếu tố sau: -Loại hối phiếu: là hối phiếu trả ngay hay hối phiếu thanh toán có kỳ hạn. -Địa điểm và thời gian phát hành hối phiếu -Số tiền và loại tiền trên hối phiếu.Số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau và phải đúng là loại tiền ghi trong L/C. Nếu L/C không cho phép thu 100% trị giá hoá đơn ngay khi xuất trình thì số tiền ghi trên hối phiếu là số tiền được phép thu lần đầu. -Trên hối phiếu phải có số tham chiếu của L/C và tên ngân hàng mở L/C. -Hối phiếu phải ghi rõ tên người ký phát hối phiếu là bên xuất khẩu, còn hối phiếu ghi tên người hưởng là Vietcombank, từ lúc này, Vietcombank đóng vai trò là ngân hàng thanh toán. Mặt sau của hối phiếu có kí hậu của người hưởng hối phiếu là Vietcombank. Như vậy người trả tiền hối phiếu phải trả tiền cho Vietcombank hoặc trả theo lệnh của Vietcombank. 2.2.1.2. Kiểm tra hoá đơn thương mại ( commercial invoice) Hoá đơn thương mại là bản kê mục lục hàng hoá mà người xuất khẩu giao cho người nhập khẩu, đây là văn bản đại diện cho số hàng hoá đã giao. Hóa đơn phải được kiểm tra các yếu tố: - Số bản hoá đơn phải lập theo yêu cầu của L/C. - Các hoá đơn phải có số hoá đơn, số L/C, tên ngân hàng mở L/C. - Hoá đơn phải lập theo đúng qui định của L/C về tên hàng, số lượng, chất lượng, trọng lượng, mã hàng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng.... - Hoá đơn phải ghi rõ điều kiện giao hàng. 2.2.1.3. Kiểm tra vận đơn (transport document) Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất, nó được dùng làm chứng từ chủ yếu để nhận hàng tại nơi hàng đến. Nó xác nhận việc gửi hàng đã được thực hiện theo yêu cầu của L/C và thể hiện