Đề tài Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang ANGIMEX

ản lý các thông tin cần phải làm công việc gì, lập các lịch trình thực hiện và thời gian thực hiện theo các bước công việc do cá nhân làm như: Mã WHAT, Mã HOW, mã mục tiêu, lập lịch trình thực hiện, lập lịch thời gian. Ä Làm như thế nào ? (HOW) Thông tin các công việc cần phải làm như thế nào do cá nhân lập với thông tin: Mã HOW, nội dung thực hiện công việc, tiến trình thực hiện các bước công việc. 1.3.2 Thông tin quy trình công việc: Đính kèm văn bản mô tả các quy trình công việc bằng file word 1.3.3 Thông tin mô tả công việc: Quản lý thông tin chi tiết công việc: Mã bảng mô tả, mã chức danh, người ban hành, người soạn thảo, bảng mô tả, trách nhiệm, nhiệm vụ….. 1.3.4 Thông tin tiêu chí đánh giá năng lực: Ä Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định tính: Quản lý năng lực làm việc của từng nhân viên trong đó là nhiệm vụ chính hoạch định các chiến lược, xây dựng, quản lý hệ thống và thái độ, kỷ năng làm việc. Ä Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định lượng: Quản lý tiêu chí đánh giá thông qua các mô tả thái độ, kỷ năng làm việc. 1.3.5 Thông tin tiêu chí hoàn thành công việc: Ä Thông tin khối lượng công việc: Quản lý khối lượng công việc của mỗi nhân viên theo các hạng mục chính như: Mã khối lượng, sản lượng công việc, tiến độ, khối lượng, bậc, trọng số…Ứng với mỗi khối lượng công việc sẽ có thang điểm, trọng số, bậc riêng. Ä Thông tin chất lượng công việc: Quản lý chất lượng công việc, cập nhật và kiểm kê công việc của từng đơn vị: mã chất lượng, đối tượng bên trong, đối tượng bên ngoài… 1.4 Báo cáo thống kê: - Hồ sơ hoàn thành - Hồ sơ chưa hoàn thành - Danh sách nhân viên - Danh sách chức danh - Danh sách phòng ban - Danh sách nhân viên thôi việc 1.5 Trợ giúp: - Hướng dẫn sử dụng - Thông tin phần mềm - Liên hệ 2. Mô tả phạm vi hệ thống: Đầu vào: Thông tin mục tiêu công việc, bảng mô tả công việc, các quy trình công việc của các phòng ban, nhân viên. Đầu ra: Đánh giá năng lực và mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên Phòng ban và nhân viên Hình 1:Mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc cho Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu ANGIMEX Bảng mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc Mô tả phạm vi hệ thống: Quản lý hồ sơ giao việc Đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/02/2009 Thông tin tổng quan: Tên dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ giao việc công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang - ANGIMEX Nhà tài trợ: Quản lý dự án: Phát biểu vấn đề: Hồ sơ giao việc phải thực hiện ghi nhận và lưu trữ thông qua sổ sách rất nhiều vì vậy các nhà quản lý muốn quản lý thông tin công việc, dựa vào mức độ hoàn thành công việc mà đánh giá nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan, để việc lưu trữ, tìm kiếm, kết xuất báo cáo nhằm đáp ứng một khối lượng các công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn và chính xác. Vì vậy có phần mềm cho các nhà quản lý sử dụng là phù hợp với mong muốn cấp thiết đó. Mục tiêu: Quản lý hồ sơ dữ liệu Quản lý danh sách hoàn thành công việc Quản lý thông tin nhân viên. Quản lý danh sách các phòng ban. Quản lý danh sách các chức danh Quản lý danh sách nhân viên thôi việc Quản lý bảng mô tả công việc. Quản lý các mục tiêu công việc. Quản lý các tiêu chí đánh giá năng lực. Quản lý các tiêu chí hoàn thành công việc. Đính kèm văn bảng các quy trình công việc. Quản lý các ý kiến của nhân viên. Thay thế các loại sổ sách. Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng Lập báo cáo quý, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả. Mô tả: Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc sẽ giúp lưu trữ thông tin về mục tiêu công việc, nhân viên, thông tin bảng mô tả, tiêu chí đánh giá của từng nhân viên và các thông được an toàn, tự động, kết xuất thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo, tra cứu, từ đó nắm được những nhân viên nào đã được giao việc rồi tránh sự trùng lập. Lợi ích mang lại: Truy xuất thông tin nhanh chóng (khi cần xem mức độ hoàn thành công việc và mục tiêu công việc được đề ra, các tiêu chí được đánh giá và các thông tin liên quan. Tra cứu thông tin công việc, nhân viên,…..) Lập báo cáo hiệu quả, nhẹ nhàng. Giảm tối đa công sức quản lý, tiết kiệm thời gian công sức làm báo cáo. Tránh tình trạng nhân viên làm lại công việc đã thực hiện Đảm bảo tính chính xác trong công việc, có được bộ hồ sơ rõ ràng cho riêng mình Các bước thực hiện: Khảo sát hiện trạng và phỏng vấn. Phân tích. Thiết kế. Lập trình. Biên soạn tài liệu. Thời gian ước tính: 2 tháng. 3. Ràng buộc tổng quan hệ thống Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng. Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống. Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai. Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa hơn 80% số lượng các công việc liên quan so với hiện nay. Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về công việc phải được cập nhật ghi nhận ngay. Hổ trợ in ấn các loại sổ sách, báo cáo. Chỉ có trưởng đơn vị hoặc người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin về quyền sử dụng của nhân viên. 4. Hạn chế trong khi phát triển hệ thống Thiếu kiến thức về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Chưa nắm rõ nghiệp vụ quản lý của công ty. Thời gian thực hiện và phát triển dự án ngắn (gần 2 tháng). II. MÔ TẢ CÁC PHƯƠNG ÁN TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ KHẢ THI: Qua quá trình khảo sát và phân tích chúng em đưa ra các phương án tổng quan sau: 1. Mô tả phương án tổng quan: 1.1. Cơ sở dữ liệu tập trung: - Khi chúng ta dùng cơ sở dữ liệu tập trung chúng ta có thể đưa dữ liệu về một nơi, điều này giúp chúng ta dễ dàng quản lý các dữ liệu mật vì mọi thao tác trên dữ liệu chỉ được thực hiện trên một nơi, nhưng phải giải quyết bài toán khó là nhiều sự truy cập đồng bộ và tốc độ khi thực hiện các thao tác trên dữ liệu sẽ bị hạn chế. 1.2. Cơ sở dữ liệu phân tán: - Ngược lại với cơ sở dữ liệu tập trung là cơ sở dữ liệu phân tán, hệ thống dùng cơ sở dữ liệu phân tán có thể có được thao tác trên dữ liệu nhanh hơn cơ sở dữ liệu tập trung, nhưng chi phí đầu tư tương đối cao và việc thiết kế dữ liệu tương đối khó khăn. 1.3. Yêu cầu cơ bản: - Muốn thực hiện các mô hình cơ sở dữ liệu trên, chúng ta cần phải có các phần mềm như: Microsoft SQL Server, Oracle… - Giao diện của chương trình phải thân thiện, dễ sử dụng; hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu tiện dụng đến mức có thể, đáp ứng được các công việc thường làm. 2. Lựa chọn phương án: Với các phương án trên chúng ta chỉ có thể lựa chọn một phương án sao cho phù hợp với phần mềm. Riêng chúng em lựa chọn phương án sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. 2.1 Yêu cầu phần cứng: - Một máy server lưu trữ dữ liệu - Mỗi nhân viên phải có một máy PC làm client đặt tại các phòng ban và có kết nối với server 2.2 Yêu cầu phần mềm: - Hệ điều hành Windows 2000 trở lên. - Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000. 2.3 Yêu cầu liên quan: - Kết nối mạng LAN, kết nối Internet. 2.4 Kinh phí dự kiến: - 40 máy PC : 12000$ - 1 máy Server: 2000$ - 3 máy trạm Work Station: 3000$ 2.5 Thời gian hoàn thành dự kiến: Hai tháng (02/02à06/04). 3 Đánh giá khả thi: 3.1 Khả thi về kỷ thuật: Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày:20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Sự quen thuộc của người dùng với việc sử dụng hệ thống mới Trung bình Đa số các phòng ban quen với việc sử dụng máy vi tính Lập kế hoạch đào tạo sử dụng song song với thời gian diễn ra dự án cho một số nhân viên 2 Sự quen thuộc với tiến trình phát triển hệ thống Trung bình 1/3 nhân viên chưa quen với việc sử dụng phần mềm Tư vấn về hướng phát triển và cách sử dụng phần mềm cho nhân viên 3 Thay đồi cơ cấu tổ chức Thấp Không ảnh hưởng 4 Sự nhận thức và thiện chí của người dùng trong nổ lực tham gia vào hệ thống Thấp 4/5 nhân viên đánh giá cao về hệ thống mới mang lại hiệu quả công việc giúp hệ thống công ty đi vào nề nếp. 5 Kích thước hệ thống Thấp Hệ thống chỉ bao gồm 1 phần mềm quản lý Hồ Sơ Giao Việc, thời gian hoàn thành dự tính trước 2 tháng gồm 4 thành viên. 6 Kinh phí thực hiện dự án Bảng tổng hợp rủi ro của tính khả thi kỷ thuật Dự án: Phần mềm Quản lý hồ sơ giao việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Tâm lý chưa quen sử dụng ứng dụng mới Thấp Các nhân viên đã làm quen với nhiều phần mềm tương tự 2 Sự quen thuộc nghiệp vụ hệ thống với người dùng Cao Giống như các hoạt động thường làm 3 Khả năng ứng dụng Thấp Nhân viên đã từng sử dụng nhiều chương trình quản lý. 4 Thay đổi tổ chức, cơ cấu Không ảnh hưởng 5 Sự quen thuộc của nhóm phát triển trong lĩnh vực này Trung bình Đã từng tham gia phát triển các hệ thống tương tự nhưng nhỏ hơn Cố gắng thích ứng 6 Kích thước hệ thống Khá lớn Xây dựng theo nhóm tuy nhiên lịch trình không như dự định Cố gắng sắp xếp thời gian, phân chia công việc để hoàn thành yêu cầu. 3.2 Khả thi về hoạt động Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Giải quyết các vấn đề công việc theo đúng tiến trình kịp thời, đầy đủ. Thấp Các nhân viên đều muốn có 1 hệ thống có các chức năng hỗ trợ tốt giúp cải tiến hiệu quả làm việc Lập kế hoạch đào tạo sử dụng song song với thời gian diễn ra dự án cho một số nhân viên 2 Tác động của hệ thống mới về cấu trúc và thủ tục của đơn vị Thấp Thành phần nhân sự không thay đổi, thủ tục gọn gàng kịp thời,tiết kiệm được thời gian đảm bảo chất lượng công việc 3 Chuyền từ ghi chép hồ sơ sang quản lý trên phần mềm Trung bình Các nhân viên nhanh chóng thích nghi với phần mềm trên máy Đào tạo, huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm trước khi hệ thống đưa vào hoạt động 4 Nhập liệu sai Cao Trong quá trình nhập liệu không tránh được sai sót có thể dẫn hậu quả công việc nghiêm trọng Có sự phân quyền rõ ràng cho người dùng 4. Phát sinh về quản lý: 4.1 Các thành viên tham gia Tất cả các thành viên trong đơn vị, phòng ban, tổng giám đốc, phó giám đốc. Các nhân viên không còn nhận bộ hồ sơ giao việc trên giấy nữa mà phải cập nhật trên máy tính, có thể giao việc và xử lý công việc trên hệ thống 4.2 Vai trò các thành viên STT Tên thành viên Vai trò 1 Châu Trần Trúc Ly Nhóm trưởng 2 Nguyễn Hữu Tình Thành viên 3 Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Thành viên 4 Trần Thị Thùy Linh Thành viên Bảng mô tả kế hoạch thực hiện và trách nhiệm đối với từng thành viên STT Công việc Mô tả Thành viên 1 Xác định và chọn lựa dự án Xác định nhu cầu cho 1 hệ thống hoặc nâng cấp. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 2 Khởi tạo dự án Thiết lập đội ngũ thành viên ban đầu cho hệ thống. Vạch ra các vấn đề tồn tại trong hệ thống và các cơ hội cho hệ thống Xây dựng các nguyên tắc quản lý và tài liệu cần tham khảo cho hệ thống. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 3 Lập kế hoạch phát triển hệ thống Khảo sát tổng quan hệ thống Xây dựng tài liệu kế hoạch phát triển hệ thống bao gồm mô tả tổng quan, đánh giá khả thi dự án (khả thi kỷ thuật, khả thi hoạt động). Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 4 Phân tích hệ thống Thu thập yêu cầu hệ thống Nghiên cứu các yêu cầu và mô hình hóa để dễ dàng nhận biết và loại bỏ những yếu tố dư thừa. Phát sinh các phương án thiết kế chọn lựa phù hợp với yêu cầu So sánh các phương án để xác định giải pháp tốt nhất các yêu cầu trong 1 mức độ cho phép về chi phí, nhân lực, kỷ thuật… Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 5 Thiết kế Thiết kế dữ liệu, xử lý, giao diện Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 6 Cài đặt Viết code dựa trên các đặc tả hệ thống, kiểm tra thử nghiệm và cài đặt hệ thống giai đoạn này bao gồm chuẩn bị tài liệu, hướng dẫn sử dụng, các chương trình huấn luyện sử dụng. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 7 Bảo trì Điều chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu sử dụng. Chức năng sử dụng chưa phù hợp tốt nhất đối với người sử dụng hệ thống hoặc khó sử dụng. Các lỗi hệ thống phát sinh do quá trình kiểm tra còn sai sót Nâng cấp phiên bản mới của hệ thống. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh Nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin và giám sát công việc: Về nguyên tắc làm việc: quá trình phát triển phần mềm được chia ra nhiều giai đoạn, hoàn tất mỗi giai đoạn đúng thời hạn qui định. Khi hoàn thành một giai đoạn nào thì chuyển ngay sang giai đoạn khác để hoàn thành dự án sớm hơn dự định. Về việc giám sát dự án: Thường xuyên thực hiện và kiểm tra nên ổn định. Do đó, thời gian hoàn thành dự án đúng thời hạn qui định. Trong quá trình xây dựng phần mềm các thành viên sẽ viết hồ sơ (báo cáo) phần mềm song song với công việc trên. C. PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU ˜v™ I.CÁC MỤC TIÊU CHUNG: 1.Yêu cầu chức năng: Yêu cầu lưu trữ về hồ sơ dữ liệu (Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc), thông tin nhân viên, thông tin ý kiến, phòng ban, chức danh…. Yêu cầu xử lý nghiệp vụ như: Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc Yêu cầu tra cứu thông tin nhân viên Yêu cầu thống kê báo cáo hồ sơ hoàn thành, hồ sơ chưa hoàn thành, danh sách nhân viên, danh sách phòng ban, danh sách chức danh, danh sách nhân viên thôi việc 2. Yêu cầu phi chức năng: Yêu cầu giao diện: Giao diện thân thiết, dễ sử dụng, hướng dẫn sử dụng trực quan sinh động dễ hiểu. Giao diện có tính tiện dụng, tiết kiệm thao tác, dễ xử lý. Yêu cầu hiệu quả: Các thao tác nhập liệu, tìm kiếm thông tin cần phải nhanh chóng chính xác. Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng mỗi bộ phận có thể truy cập CSDL đồng thời. Yêu cầu tiện dụng: Chọn hình thức giao diện trực quan, tự nhiên nhất đối với người dùng. Thông báo lỗi cần thiết Cho phép sinh mã tự tăng như: mã hồ sơ tự tăng, mã nhân viên…. Yêu cầu bảo mật: Phân quyền sử dụng cho người dùng Có tính bảo mật cao Tên đăng nhập và mật khẩu phải chính xác để đăng nhập được vào hệ thống Yêu cầu an toàn: Thường xuyên sao lưu và phục hồi CSDL dự phòng trường hợp xảy ra sự cố Yêu cầu tính tương thích: Tương thích hệ điều hành Windows trở lên Hệ quản trị CSDL trên Microsoft SQL server 2000 Hệ thống được phát triển trên nền Microsoft.NET FrameWorks 2.0 trở lên, ngôn ngữ lập trình C#. II. DANH SÁCH CÁC YÊU CẦU: 1. Các yêu cầu nghiệp vụ: - Mục tiêu công việc: - Bảng mô tả công việc: - Tiêu chí đánh giá năng lực: - Tiêu chí hoàn thành công việc: - Các quy trình công việc: 2. Các yêu cầu chức năng: - Hồ sơ dữ liệu - Thông tin nhân viên - Danh sách nhân viên thôi việc - Danh sách nhân viên hoàn thành công việc 3. Các yêu cầu báo cáo thống kê: - Hồ sơ hoàn thành - Hồ sơ chưa hoàn thành - Danh sách nhân viên - Danh sách chức danh - Danh sách phòng ban - Danh sách nhân viên thôi việc 4. Các loại biểu mẫu: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX) TRUNG TÂM KINH DOANH XYZ HỒ SƠ GIAO VIỆC Vị trí : Kỳ kế hoạch : Ngày cập nhật : Người thiết lập : Người phê duyệt : Chữ ký người phê duyệt : NỘI DUNG Trang PHẦN I. GIỚI THIỆU CƠ CẤU TỔ CHỨC Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng thể của Trung tâm XYZ Thuyết minh mục đích các vị trí Thông tin vị trí trong hồ sơ giao việc PHẦN II. HỒ SƠ GIAO VIỆC Mục tiêu công việc Quy trình công việc 2.1. Các Quy trình chính 2.1.1. Quy trình 1 2.1.2. Quy trình 2 2.1.3. Quy trình 3 2.1.4. Quy trình 4 2.1.5. Quy trình 5. 2.1.6. Quy trình 6 2.1.7. Quy trình 7 2.2. Các quy định truyền thông Bảng mô tả công việc Tiêu chí đánh giá năng lực (ASK) - Tiêu chí định tính - Tiêu chí định lượng Tiêu chí hoàn thành công việc (KPI) PHẨN III. PHỤ LỤC (Gồm các biểu mẫu đính kèm để đo lường thực hiện KPI) Biểu mẫu thống kê. Số hiệu : BM...../... Biểu mẫu đo lường. Số hiệu BM. .../...... Biểu mẫu Số hiệu : BM....../.... PHẦN I GIỚI THIỆU CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TỔNG THỂ CỦA TRUNG TÂM 2. THUYẾT MINH MỤC ĐÍCH CÁC VỊ TRÍ 1. Giám đốc/Trưởng/Quản đốc... : Quản lý..... 2. Nhân viên 1. : Thực hiện công tác thu mua... 3. Nhân viên 2 : Thực hiện công tác lấy mẫu.... 4. Nhân viên X : Thực hiện.... 5. Nhân viên Y : Thực hiện... .............. ............ 3. THÔNG TIN VỊ TRÍ I. Mục đích vị trí Cung cấp đến tay người tiêu dùng dưới hình thức : bán sỉ và bán lẻ IV. Thẩm quyền III. Các quy trình CV chính (nhiệm vụ chính) V. Quan hệ công việc (Căn cứ sơ đồ các quy trình công việc NV Bán hàng II. Trách nhiệm Hoàn thành doanh số bán hàng được giao mỗi kỳ kế hoạch 1. Quyết định bán hàng đối với khách hàng nằm trong hạn mức công nợ. 2. Yêu cầu kế toán hàng hóa và kế toán công nợ cung cấp sản phẩm liên quan. 3. Yêu cầu thủ kho cung cấp số lượng xuất nhập tồn 1 Bán sỉ 2 Bán lẻ 3. Đối chiếu số liệu với kế toán công nợ 4.Đối chiếu số liệu với kế toán hàng hóa 5. Đối chiếu số liệu với thủ kho 6. Xử lý kiếu nại của khách hàng 7. Nhận hàng hóa từ kho để trưng bày tại showroom PHẦN II HỒ SƠ GIAO VIỆC 1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC Đơn vị Cá nhân WHY WHAT WHY HOW WHAT HOW Bước thực hiện công việc. Xem xét. Lưu hồ sơ 2. 1. CÁC QUY TRÌNH CÔNG VIỆC CHÍNH 2.1.1. QUY TRÌNH 01 Chức danh A Chức danh B Chức danh C Chức danh.... Chức danh .... No (5) (1) (2) (3) (4) Hướng dẫn thực hiện quy trình 01  Bước thực hiện công việc. Xem xét. Lưu hồ sơ 2.1.2. QUY TRÌNH 2 Chức danh A Chức danh B Chức danh C Chức danh.... Chức danh .... Hướng dẫn thực hiện quy trình 02 2.2. CÁC QUY ĐỊNH TRUYỀN THÔNG Chức danh : Nhân viên XYZ Các bước công việc Loại thông tin Đối tượng nhận thông tin (chức danh) Thời gian chuyển thông tin (Ngày, giờ) Mục đích sử dụng Công cụ truyền thông Tác nghiệp trực tiếp Ra quyết định Tham chiếu Chiều đi Biểu mẫu ( * ) Chiều phản hồi Biểu mẫu ( * ) Nhận yêu cầu Nhập dữ liệu Dữ liệu khách hàng NV Marketing 16 giờ mỗi ngày X X E-mail BM.03/PBH E-mail Không Lập phiếu yêu cầu xuất kho Phiếu yêu cầu xuất kho (chưa duyệt) Trưởng phòng kinh doanh ....... X Văn bản .......... E-mail/ điện thoại ........ Phiếu yêu cầu xuất kho (đã duyệt) -Thủ kho -Kế toán kho ....... (*) Nếu loại thông tin không có biểu mẫu thì cần quy định nội dung truyền thông cụ thể. 3. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC Người soạn thảo : Chức danh : Người phê duyệt : Chức danh : Ngày ban hành : ......../......../........ 1. Mô tả chung về công việc - Tên công việc : - Nơi làm việc : (Xã, phường, quận, thành phố, tỉnh) 2. Mục đích công việc 3. Sơ đồ tổ chức 4. Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính Trách nhiệm - - - Nhiệm vụ - - - 5. Thẩm quyền - - - 6. Các mối quan hệ làm việc Bên trong Bên ngoài TIÊU CHÍ NĂNG LỰC (ASK) Tiêu chí định tính Nhiệm vụ chính K S A 1........................................ 2....................................... 3....................................... 4....................................... 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ..... ..... 1. 2. 3. 4. 5. ..... ..... 1. 2. 3. ..... ..... 2. Tiêu chí định lương THANG ĐIỂM: 03 BẬC, TRỌNG SỐ 02 BẬC K S A C Mô tả TS C Mô tả TS C Mô tả TS TIÊU CHÍ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC (KPI) THANG ĐIỂM: 03 BẬC. TRỌNG SỐ 02 BẬC CÁC HẠNG MỤC CHÍNH TIÊU CHÍ C TS A. Khối lương công việc Doanh số : Sản lượng : Tiến độ : Khối lượng : B. Chất lượng công việc 1. Khách hàng bên ngoài 2. Khách hàng bên trong PHẦN III PHỤ LỤC CÁC BIỂU MẪU ĐỂ ĐÁNH GIÁ KPI D. PHÂN TÍCH ỨNG DỤNG VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU ˜v™ I. MÔ HÌNH DỮ LIỆU: 1. Mô Hình UML 1.1. Biểu đồ Use case (Usecase Diagram) Chức năng : biểu đồ USE CASE cung cấp bức tranh toàn cảnh về những gì đang xảy ra trong hệ thống quản lý. Biểu đồ use case đưa ra các use case (tình huống sử dụng), các actor (tác nhân) và các association (quan hệ kết hợp) giữa chúng. Nó thể hiện các quan hệ giữa người dùng với hệ thống và các chức năng trong hệ thống. Các ký hiệu: STT Ký hiệu Chú giải 1 Tác nhân 2 Use case 3 Quan hệ Usecase hệ thống: Hình 1. Biểu đồ usecase hệ thống Usecase Help: Hình 2. Biểu đồ usecase help Usecase Mô tả công việc: Hình 3. Biểu đồ usecase mô tả công việc Usecase Mục tiêu công việc: Hình 4. Biểu đồ usecase mục tiêu công việc Usecase Tiêu chí hoàn thành công việc: Hình 5. Biểu đồ usecase tiêu chí hoàn thành công việc Usecase Tiêu chí đánh giá năng lực: Hình 6. Biểu đồ usecase tiêu chí đánh giá năng lực Usecase Thống kê báo cáo: Hình 7. Biểu đồ usecase thống kê-báo cáo 1.1.8 Usecase của nhân viên: Hình 8. Biểu đồ usecase nhân viên 1.1.9 Usecase thông tin nhân viên nhân viên: Hình 9. Biểu đồ usecase thông tin nhân viên 1.1.10 Usecase hồ sơ dữ liệu: Hình 10. Biểu đồ usecase hồ sơ dữ liệu 2. Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Chức năng : biểu đồ tuần tự dùng để mô hình các tương tác gữa các đối tượng trong ngữ cảnh của động tác. Mục đích của nó là để xác định các hành động mà hệ thống cần thực thi và theo trình tự hệ thống cần thực hiện các hành động đó để hoàn thành nhiệm vụ của một use case, và xác định sự ảnh hưởng của một hành động như thế lên hệ thống, ví dụ lên các đối tượng của các hệ thống. Các ký hiệu: Tên chức năng hệ thống : Tên đối tượng (Tác nhân) Tên luồng dữ liệu (hành động) 2.1 Biểu đồ tuần tự cho đăng nhập: Hình 11. Biểu đồ tuần tự đăng nhập hệ thống 2.2 Biểu đồ tuần tự cho quản lý thông tin nhân viên: Hình 12. Biểu đồ tuần tự quản lý thông tin nhân viên 2.3 Biểu đồ tuần tự quản lý danh sách phòng ban: Hình 13. Biểu đồ tuần tự quản lý danh sách phòng ban 2.4 Biểu đồ tuần tự quản lý mục tiêu công việc: Hình 14. Biểu đồ tuần tự quản lý mục tiêu công việc 2.5 Biểu đồ tuần tự quản lý bảng mô tả công việc: Hình 15. Biểu đồ tuần tự quản lý bảng mô tả công việc 2.6 Biểu đồ tuần tự quản lý khối lượng công việc: Hình 16. Biểu đồ tuần tự quản lý khối lượng công việc Biểu đồ tuần tự quản lý chất lượng công việc: Hình 17. Biểu đồ tuần tự quản lý chất lượng công việc Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định tính: Hình 18. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định tính Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định lượng: Hình 19. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định lượng 3. Biểu đồ lớp (Class Diagram) Chức năng : biểu đồ lớp mô tả các lớp, tạo ra khung nhìn tĩnh của các lớp trong mô hình hoặc một phần của hệ thống. Trong bài toán Quản lý hồ sơ giao việc công ty xuất nhập khẩu An Giang - ANGIMEX bao gồm lớp thể hiện các chức năng sau: + Tập hợp các lớp và mối quan hệ giữa các lớp thể hiện chức năng của hệ thống hoặc hệ thống con. + Mô tả các trạng thái (thuộc tính) và các thao tác (toán tử) của mỗi lớp + Thông qua biểu đồ lớp chúng ta có thể hình dung ra các chức năng của hệ thống, sơ đồ luồng dữ liệu… Ký hiệu:Class Attribute Operation Tên lớp Thuộc tính (mô tả trạng thái) Toán tử (mô tả hành vi) Hình 20. Biểu đồ lớp Bảng mô tả công việc (MaNV, CDNguoiThietLap, CDNguoiPheDuyet, NgayBanHanh, NguoiThietLap, NguoiPheDuyet, BangMoTa, TrachNhiem, NhiemVu, ThamQuyen, QuanHeBenNgoai, QuanHeBenTrong) Quy trình công việc (MaNV, MaPhongBan, MaQTBoNhiem, MaQTChamDutHopDong, MaQTDanhGiaNV, MaQTDaoTao, MaQTDieuDongNhanSu, MaQTKhenThuong, MaQTKyLuat, MaQTQLSucKhoe, MaQTTruyenThong, MaQTTuyenDung, NgayBanHanh) Tiêu chí đánh giá định lượng (MaNV, NguoiDanhGia, MaK, MoTaK, TrongSoK, BacK, MaS, MoTaS, TrongSoS, BacS, MaA, MoTaA, TrongSoA, BacA, XepLoai) Tiêu chí đánh giá định tính (MaNV, NhiemVuChinh, K, A, S, NgayDanhGia, NguoiDanhGia) Chất lượng công việc (DoiTuongBenTrong, DoiTuongBenNgoai, Bac, TrongSo) Khối lượng công việc (DoanhSo, SanLuong, TienDo, KhoiLuong, Bac, TrongSo) Tiêu chí hoàn thành công việc (MaKL, MaCL, MaNV, TrongSoTB, XepLoai, Duyet) Ý kiến (MaNV, NgayYKien, ThongTinYKien, ThongTinPhanHoi, NguoiPheDuyet, MaHoSo, Duyet) Phòng ban (TenPhongBan, TinhTrangPhongBan) Nhân viên (MaPhongBan, ChucDanh, HoTen, NgaySinh, CMND, DiaChi, Tinh, QuanHuyen, DienThoai, Email, NhanVienPhuTrach, MatKhau) Chức danh (ChucDanh, PhanQuyen) Why (NoiDung, DoiTuongThietLap) What (MaHow, MucTieu) How (NoiDungThucHien) Mục tiêu công việc (MaWhy, NgayBanHanh, NoiDung, MaNV, MaWhat, DoiTuongTiepNhan) Quy trình (MaNV, MaPhongBan, MaQTBoNhiem, MaQTChamDutHopDong, MaQTDanhGiaNV, MaQTDaoTao, MaQTDieuDongNhanSu, MaQTKhenThuong, MaQTKyLuat, MaQTQLSucKhoe, MaQTTruyenThong, MaQTTuyenDung, NgayBanHanh) E. THIẾT KẾ PHẦN MỀM ˜v™ I. Thiết kế dữ liệu: 1. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mối quan hệ: Hình 21. Cơ sở dữ liệu và mối quan hệ Mô tả các thuộc tính của bảng: 2.1 Bảng dữ liệu TIEUCHIDINHTINH STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ghi chú 1 MaTieuChiDinhTinh Varchar(50) Khóa chính Mã tiêu chí định tính 2 NhiemVuChinh ntext Nhiệm vụ chính 3 K ntext 4 S ntext 5 A ntext  2.2 Bảng dữ liệu TIEUCHIDINH