Đề tài Hệ thống quản lý thư viện

hần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công. II.4.4. Thiết kế chi tiết: Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu II.4.5. Cài đặt chương trình: Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng II.5. Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống có các chức năng chính sau: Cập nhật thông tin độc giả Tra cứu và thống kê độc giả Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu Cho mượn, trả tài liệu Đặt trước tài liệu Bán tài liệu. Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao) Thống kê tài liệu. Xử lý vi phạm Ngân hàng báo cáo Các yêu cầu khác đối với hệ thống CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1. Mô tả Quản lý thư viện: Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc chặt chẽ. Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác thư viện có thể được xác định như sau: Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động Thư viện Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng. Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện. Xây dựng các CSDL thư mục thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Cải tiến qui trình làm việc của thư viện. Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đây: Phân tích các chức năng hệ thống. Thiết kế mô hình hệ thống. Lựa chọn phần mềm và phương tiện kỹ thuật. Tính toán các chi phí và xây dựng các nguồn kinh phí. Nhiệm vụ của thư viện: Là thu thập bảo quản tài liệu và thoả mãn nhu cầu về tài liệu của bạn đọc. Nhu cầu của người đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới họ bằng những nguồn khác nhau. Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu với người sử dụng cuối cùng. Thông thường theo quá trình xử lý thư viện bao gồm khâu chính sau: +) Bổ sung: Xây dựng vốn tài liệu +) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, bổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo quản. +) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ, mượn tài liệu của bạn đọc mượn về, tra cứu. Chức năng: Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao đổi, biếu tặng…. Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng. Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải. Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm thông tin. Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra: +) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số. +) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về. +) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức. +) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu. +) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ. +) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu. +) Các ấn phẩm thư mục. +) Thông báo tài liệu mới. Phục vụ bạn đọc: - Cấp thẻ bản đọc, số mượn về. - Quản lý hồ sơ bạn đọc - Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả. - Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc. - Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến bạn đọc. - Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc +) Tài liệu có người mượn chưa? +) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà +) Tài liệu mượn quá hạn +) Thời gian đi lấy tài liệu +) Thời gian đợi trung bình +) Tần số sử dụng của tài liệu - Thư đòi tài liệu - Các báo cáo định kỳ(thành phần bạn đọc, diện đọc tài liệu, số lượt đọc, số lượt mượn) I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nhập mã độc giả, họ tên, tên của độc giả. Ngoài ra các thông tin khác ngời sử dụng có thể nhập hoặc bỏ qua mà tốt nhất là các thông tin yêu cầu nhập đầy đủ để cho việc quản lý dê dàng hơn trong sử dụng. Trong các thông tin độc giả nói chung là các thông tin từ Quản lý đào tạo … Sửa thông tin độc giả là chức năng khi mà ngời sử dụng cần sửa I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả Tìm kiếm thông tin độc giả: Mức tìm kiếm này thông qua mã thẻ đọc, họ đệm, tên, ngày sinh…. chức năng này chỉ cho phép tìm kiếm một thông tin duy nhất I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) Độc giả có thể phân loại nhiều loại sinh viên, giáo viên .... Kiểm tra ở số đăng ký. Người đăng ký đã đầy đủ điều kiện để làm thẻ thì tiến hành làm thẻ. Làm thẻ thì có hai bước cập nhật thông tin về người được làm thẻ vào danh sách độc giả. I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu Chức năng nhập tài liệu về thư viện, tiến hành phân loại và gán cho một cuốn tài liệu một mã số, để đánh vào vị trí theo qui định để tiện cho việc tìm kiếm. Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu, thời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện (lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu) Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách. Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó. Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá. …… I.1.5. Mượn - Trả tài liệu Khi mượn tài liệu: Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả để kiểm tra thông tin về độc giả như các sách đã mượn và thời hạn mượn, quyền tiếp tục mượn tài liệu... Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn. Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào bảng kết quả mượn tài liệu (Các thông tin về ngày mượn, ngày hạn trả ...) Cập nhật thông tin vào bảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn của tên tài liệu mà độc giả mượn. Khi trả tài liệu: Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng). Nếu sách bị hỏng thì cập nhật thông tin vào bảng Thông tin vi phạm. Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ, mượn tài liệu quá hạn .... Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu để thay đổi số lượng tồn của tài liệu mà độc giả vừa trả. Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mượn của cuốn sách đó. Cập nhật thông tin về độc giả về quyền mượn tài liệu. I.1.6. Đặt tài liệu trước Kiểm tra thông tin về đặt tài liệu trước. Gửi thông báo cho những người có đặt mượn tài liệu vừa trả. I.1.7. Xử lý vi phạm Nhân viên xử lý vi phạm sẽ kiểm tra thông tin vi phạm ở bang Thông tin vi phạm. Hình thức xử lý có thể là không cho mượn tài liệu nữa hoặc là phạt tiền .... Khi xử lý vi phạm thì màn hình phải hiển thị thông tin vi phạm cuả người vi phạm, giá trị thực tế của cuốn sách để có quyết định đưa ra giá phạt nêu độc giả làm mất tài liệu. I.2. Ngân hàng báo cáo Thống kê tài liệu Thống kê độc giả In thẻ Báo cáo thu phí độc giả Tài liệu độc giả trong ngày Thống kê độc giả mượn về Thống kê số lượng độc giả theo tháng Thống kê độc giả theo Khoà học - Hệ đào tạo - Lớp học - Ngành nghề Thống kê tài liệu bán được Thống kê tài liệu theo lĩnh vực Thông tin độc giả vi phạm Phân hủy tài liệu ........... I.3. Các yêu cầu khác đối với hệ thống Giao diện nhập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có cùng tính chất. Chương trình chạy trên mạng nhiều người dùng. Các chức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí đã được nêu ở mục 1 và 2. Người quản trị hệ thống có toàn quyền tức là có thể sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống. II. Môi trường: II.1. Ngôn ngữ Một chương trình viết băng ngôn ngữ lập trình Visual basic sẽ cho phép thực hiện tất cả các chức năng quản lý của CSDL quản lý bạn đọc và cho mượn theo các yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần Unicode. II.2. CSDL Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵng các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngươì dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát - Chưa tự động hoá toàn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công. - Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt - Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ công, tài liệu chậm đựoc đưa vào sử dụng. - Nhưng yếu điểm cơ bản của chương trình là không cho phép người sử dụng tra cứu đầy đủ về những thông tin có trong tài liệu, thời gian tra cứu lại lâu. - Khâu phục vụ bạn đọc do tổ chức thủ công nên rất khó theo dõi việc mượn quá hạn, do vậy người QLTV không biết được tài liệu có còn trong kho hay không?, khả năng phân tích thống kê rất hạn chế. CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Muốn xây dựng thiết kế HTTT quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể: Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính. Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu. Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ LDL giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người dùng . Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế. Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế . Trong hệ thống QLTV thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường. I . Hoạt động của thư viện I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện Công tác QLTV được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn như sau : Nhập sách: Khi sách được nhà suất bản, công ty phát hành sách chuyển đến” theo đơn đặt mua của thư viện “ nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng đơn giá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách: Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức: Đăng ký tổng quát Đăng ký cá biệt Có các loại sổ sách để theo dõ việc nhập sách voà thư viện việc đưa các sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để phục độc giả. Xử lý sách: Việc sử lý sách bao gồm hai việc Xử lý kỹ thuật. Xử lý khoa học. Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không, xử lý kỹ thuật và tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc phòng mượn. VD: HH10 Trong đó: HH: Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học” 10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào. Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy: * Phân loại và sắp xếp sách : Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất dữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định chia sách. Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả: * Phục vụ độc giả: Trong các thư viện có nhân viên,khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đua cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu mượn tìm sách trong khi cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều so với làm bằng thủ công. I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau: Chức năng cập nhật thông tin: Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về,lưu trữ,cho mượn,nhận trả,số lượng sách trong thư viện có thể nên đến hàng triệu cuốn . Nhập thông tin độc giả : Cập nhật thông tin về độc giả,số lượng độc giả có thể lên đến hàng chục ngàn người . Chức năng tra cứu: Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin như theo thể loại,theo nhà xuất bản,theo phân loại. Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn . Chức năng mượn trả sách: Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện.do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định , các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng , chính xác . Chức năng thông tin báo cáo : Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn , độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê. II. Các chức năng của hệ thống Quản lý độc giả Quản lý sách Mượn trả sách Tra cưú Báo cáo thống kê III. Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ liệu. Biểu đồ LDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các LDL chuyển giao giữa các chức năng đó . Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới. Luồng thông tin đầu vào: Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập. Thông tin về độc giả. Thông tin sách mượn ngày mượn, hạn trả, ngày trả. Thông tin về sách trả, tiền phạt Luồng thông tin ra : Báo cáo về độc giả. Báo cáo về sách nhập. Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả. Báo cáo về số lượng sách. Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến QLTV. Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng. Phân tích các chức năng chính Chức năng Quản lý độc giả Quản lý độc giả Cập nhật thêm độc giả Tìm kiếm độc giả Hình 3.2: Quản lý độc giả. Chức năng Quản lý sách Quản lý sách Cập nhật thông tin sách Tìm kiếm sách Bổ sung sách Huỷ bỏ sách Hình 3.3: Quản lý Sách. Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : - Cập nhật thông tin về sách. - Tra tìm sửa đổi thông tin sách. - Bổ sung sách. - Huỷ bỏ sách. - Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về nhưng cuốn sách mới được bổ xung về thư viện . Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập sách” đưa tới. - Tìm kiếm sách: dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thoả mãn những điều kiện do người tìm đưa ra. Việc tìm kiếm sách cho phép tìm thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốn sách khi đưa vào sửa đổi những thông tin về đầu sách đó. - Bổ xung thêm phân loại “chuyên ngành” cho phép bổ xung vào danh mục phân loại đã có những phân loại mới. - Bổ xung thêm nhà xuất bản: Cho phép bổ xung thêm vào nhà xuất bản mới. Thông tin vào : Thông tin về sách mới nhập. Thông tin về sách cho mượn. Thông tin về sách hiện có trong thư viện. Thông tin ra: Trả lời yêu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sách , là từ chối hoặc cho mượn sách. Lập báo cáo về sách để bổ xung hoặc huỷ bỏ sách và thuận tiện trong khi tìm kiếm sách. Chức năng Quản lý Mượn - Trả Mượn - trả sách Mượn sách Trả Sách Hình 3.4: Quản lý Mượn - Trả sách. - Chức năng mượn, trả sách bao gồm: mượn sách, trả sách a. Mượn sách: Dùng để nhập thông tin về độc giả mượn sách và thông tin về cuốn sách mà độc giả, ngày mượn, hẹn trả số lượng. b. Trả sách: dùng để tìm độc giả đang mượn những cuốn sách nào, và xoá bỏ thông tin về việc mượn những cuốn sách đó sau khi độc giả trả lại thư viện. - Thông tin vào: Thông tin về sách cho mượn. Thông tin về sách độc giả đã trả. - Thông tin ra : Đáp ứng thông tin về sách cho độc giả Phạt tiền độc giả nếu độc giả trả không đúng hẹn hoặc độc giả làm hỏng sách. Chức năng tra cứu: - Chức năng tra cứu bao gồm: tra cứu sách mượn, tra cứu sách hiện có, tra cứu độc giả đang mượn sách. Tra cứu sách Tra cứu sách mượn Tra cứu sách hiện có Tra cứu độc giả đang mượn sách Hình 3.5: Tra cứu Sách. a. Tra cứu sách mượn: Dùng để tìm và đưa ra thông tin về tất cả các quyển sách đang cho mượn “tính đến thời điểm tra cứu” cùng với các thông tin về những độc giả đang mượn những cuốn sách đó. b. Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm đưa ra thông tin tất các độc giả hiện đang mượn sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó. c. Tra cứu sách hiện có: đã cho mượn hết “Sách cho mượn hết trong thư viện thường thì không có mượn cuốn sách cuối cùng, sổ sách cho mượn phải nhỏ hơn sách đã có. Thông tin vào Thông tin về sách đã cho mượn. Thông tin về sách hiện có trong thư viện. Thông tin về độc giả mượn sách. Thông tin ra: Thông tin trả lời sách cần tra cứu. Thông tin về độc giả cần tra cứu. Chức năng Quản lý Vi phạm Chức năng Quản lý Phân huỷ sách Chức năng báo cáo bao gồm Báo cáo Thống kê sách của thư viện Thống kê sách theo phân loại Thống kê theo độc giả Thống kê độc giả hết hạn Thống kê sách mượn quá hạn Lập phiếu nhắc trả sách Hình 3.6: Chức năng báo cáo. Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hết hạn thuê, thống kê sách mượn quá hạn, lập phiếu nhắc trả sách Thống kê sách của thư viện: Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng số cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê. Thống kê sách theo phân loại: Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tính đến thời gian thống kê. Thống kê độc giả: Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống kê. Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang mượn sách của thư viện quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá hạn trả sách . Thông tin vào : Thông tin về sách của thư viện . Thông tin về sách theo phân loại . Thông tin về sách đã được mượn . Thông tin về độc giả mượn sách. Thông tin ra: Thông tin về sách mượn đã quá hạn. Thông tin về độc giả mượn đã quá hạn. Thông tin về sách trong thư viện . Lập phiếu nhắn trả sách. 3. Mô hình LDL (BĐLDL). BĐLDL đưa ra tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các LDL chuyển giao giữa các chức năng. a. Vai trò của luồng dữ liệu: Mô hình LDL cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ thống sang quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có những thông tin vào trước khi cho nó thực hiện một chức năng hay quá trình . b. Giải thích ký hiệu: Ký hiệu : Biểu thị luồng thông tin . Tên là một danh từ Ký hiệu : chức năng xử lý thông tin. Trong sơ đồ này được chỉ ra một chức năng hoặc một quá trình chức năng quan trọng trong mô hình LDL là biến đổi thông tin nghĩa là thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách tạo nào đó như tổ chức lại thông tin mới. Tên chức năng trong biểu đồ LDL phải trùng tên với tên của chức năng trong biểu đồ phân cấp chức năng . Tên gồm động từ + bổ ngữ . Ký hiệu : Biểu thị cho các tác nhân ngoài. * Tác nhân ngoài là các tổ chức hoặc cá nhân nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống, sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tên gọi là một danh từ Ký hiệu : Biểu thị kho dữ liệu Biểu diễn cho thông tin cần cất giữ sau đó để một hay nhiều chức năng sử dụng chúng trong một khoảng thời gian khai thác để lấy thông tin ra xử lý hoặc cập nhật chúng, chúng có thể là một tệp dữ liệu được lưu trữ trong văn phòng hoặc được lưu trữ trong LDL ra vào kho có thể ghi hoặc không ghi. Không có những thông tin nối giữa hai kho. Tên kho là một danh từ +tính từ (có thể) . Ký hiệu : Biểu thị tác nhân trong - Tác nhân trong: Là một chức năng xử lý nào đó hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét có trao đổi thông tin và các chức năng trong mô hình được mô tả ở trạng khác của quá trình. Mọi mô hình LDL đều có thể bao gồm nhiều trang thông tin được truyền giữa các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. Độc giả Quản lý thư viện Ban quản lý thư viện Nguồn cung cấp sách Trả lời yêu cầu Yêu cầu mượn sách Thông tin về độc giả Cấp thẻ cho độc giả Thông tin sách trả Thanh toán tiền phat Gủi các báo cáo Xét duyệt Sách cần bổ xung Đáp ứng yêu cầu về sách cần b/sung *) Biểu đồ LDL mức khung cảnh Hình 3.7: Biểu đồ LDL mức khung cảnh Mục đích của thư viện là phục vụ cho các độc giả, vì vậy khi nói đến thư viện là ta nói đến ngay tác nhân ngoài đó là độc giả, để có tài liệu phục vụ cho độc giả thư viện phải mua tài liệu từ người bán ngoài ra thư viện cũng có thể thanh lý bớt các tài liệu sách cũ cho người mua. Ban QLTV sẽ căn cứ vào tình hình mượn trả sách mà nhân viên thư viện cung cấp sẽ lập ra các báo cáo thông kê từ đó nhận xét độc giả được phục vụ so với trước kia. Biểu đồ LDL mức đỉnh. Báo cáo độc giả mượn sách Thông tin về độc giả Độc giả Độc giả Quản lý Độc giả (1) Mượn trả sach (4) Lập báo cáo Ban giám đốc thư viện Nguồn cung cấp sách Tra cứu sách Quản lý sách Độc giả Cấp thẻ Trảlời yêu cầu Yêu càu mượn sách Thông tin sách trả Tiền phạt Độc giả Sách Sách mượn Thông tin độc giả Thông tin sách mượn Thông tin sách trả Báo cáo sách mượn Báo cáo sách nhập Báo cáo sách trả Thông tin sách nhập Sách cần tìm kiếm Thông tinTrả lời Sách cần bổ xung Yêu cầu bổ xung sách Sách trả Độc giả Hình 3.8: Biểu đồ LDL mức đỉnh Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra Hệ thống sẽ được phân rã thành các chức năng ở mức đính là các tiến trình bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và các luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh. Các luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh là không thay đổi. Qua biểu đồ LDL ta thấy: Thư viện muốn quản lý được sách thì phải làm thể cho mỗi độc giả và ngược lại mỗi độc muốn mượn được sách thì phải có thẻ do thư viện cung cấp. Bên cạnh đó muốn mượn trả sách thì phải thông qua hệ thống mượn trả sách và bộ phận cập nhật nguồn cung cấp sách. Để quản lý việc mượn trả sách thì phải lấy thông tin từ kho sách, lập thông tin về yêu cầu của độc giả. Từ đó trả lời yêu cầu có thể từ chối nếu sách đó không có trong thư viện hoặc độc giả không phải là độc giả của thư viện. Khi đó có thể lâp ra các báo cáo thống kê các thông tin về sách có trong thư viên, sách mượn, thông tin về độc giả mượn sách,.... Dựa vào bộ phận tra cứu sách để tìm kiếm, xem, sửa thông tin về sách, và thống kê. 4. Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh *) Chức năng I - Quản lý độc giả Độc giả Cập nhật thông tin độc giả Tìm kiếm độc giả Độc giả Thông tin về độc giả Cấp thẻ Xoá thông tin độc giả Thẻ thư viện Huỷ độc giả Thông tin độc giả cần tìm Trả lời độc giả Thông tin độc giả hết hạn Độc giả Thẻ Xoá độc giả Mượn trả sách Hình 3.9: Chức năng I - Quản lý độc giả. *) Chức năng II - Quản lý Sách Sách độc giả Độc giả Cập nhập thông tin sách Tìm kiếm sách Bổ sung sách Huỷ bỏ sách Nhà cung cấp sách Thông tin sách cần mượn Sách cần bổ xung Yêu câu bổ xung sách Độc giả Thông tin sách cần tìm Trả lời thông tin Sách mượn Nhà cung cấp sách Sách cần bổ sung Yêu càu bổ sung sách Sách mượn Sách không có độc giả mượn Thông tin sách mượn Tra cứu Tra cứu sách Mượn trả sách Hình 3.10: Chức năng II - Quản lý Sách Chức năng quản lý sách: gồm có các bộ phận cập nhật thông tin về sách, bộ phận tìm kiếm sách, bộ phận bổ xung sách, bộ phận huỷ bỏ sách. Trong đó bộ phận cập nhật thông tin về sách sẽ lấy thông tin từ kho sách đồng thời kho sách sẽ cung cấp thông tin về sách cho bộ phận tìm kiếm sách và trả lời yêu cầu tìm kiếm sách mượn. Bộ phận quản lý sách sẽ căn cứ vào thông tin mà độc giả mượn sách cung cấp để từ đó lập ra thống kê báo cáo sách về sách huỷ bỏ sách hay bổ xung lượng sách cần thiết. Nhập sách được mang đến từ người cung cấp, gửi cho bộ phận nhập sách, lưu vào kho ách, kế toán thanh toán tiền cho người cung cấp. *) Chức năng III - Quản lý Mượn - Trả Đọc giả đến mượn sách sẽ nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin về độc giả và sách cần mượn. Thủ thư sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cấp thẻ và phiếu yêu cầu để kiểm tra nếu không phù hợp thì không chấp nhận yêu cầu mượn sách của độc giả, nếu chấp nhận thì sẽ lấy sách trong kho dựa vào thông