Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ

g các doanh nghiệp, thường nhiều và phức tạp không chỉ ở số lượng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết cần sử dụng nhiều sổ khác nhau cả về kết cấu, nội dung,phương pháp hạch toán thành một hệ thống sổ sách kế toán. Các loai sổ sách này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần có để thể hiện công tác kế toán. Như vậy, hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng nghi chép, kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thhức tổ chức kế toán khác nhau. 2. Các hình thức tổ chức sổ kế toán. Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa được các hình thức tổ chức kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, ở nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ. Cũng giống như trình tự hạch toán. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức kế toán sau. 2.1. Hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ – có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ để vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ nghi một dòng vào nhật ký sổ cái . Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái : Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc nghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Hình thức này bao gồm các loại sổ sách sau: Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối tài khoản Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ cái TK334, 338 Chứng từ gốc Sổ (thẻ ) hạch toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết 2.3. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc áp dụng kế toán bằng máy Sổ sách trong hình thức này bao gồm: - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ (Thẻ ) kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết 2.4. Hình thức nhật ký chung. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (Tổng nhật ký ) . Sau đó, căn cứ vào nhạt ký chung lấy số liệu để nghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các sổ nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu nghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Phần II Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. I –Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ 1.Quá trình hình thành -Tháng 9/1983 căn cứ vào quyết định số 166/HĐ BT ngày 24/9/1982 của hội đồng bộ trưởng về việc “ chấn chỉnh một bước tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của ngành giao thông vận tải” Bộ truởng Bộ Giao thông vận tải quyết định: Thành lập : Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện trực thuộc cục đường sông Xí nghiệp có nhiệm vụ: - Thống nhất quản lý và chỉ đạo kỹ thuật thông tin liên lạc trong ngành đường sông, tổ chức mạng lưới thông tin hợp lý, đảm bảo thông tin liên tục, thông suốt và an toàn. - Tổ chức khai thác liên tục trong ngày để phục vụ sự chỉ đạo và chỉ huy sản xuất của cục, nhất là công tác chỉ huy điều độ vận tải. - Tổ chức lắp đặt các thiết bị thông tin liên lạc bảo đảm luôn ở tình trạng kỹ thuật tốt, trạng thái đầy đủ máy cho cơ quan điều độ vân tải và các đoàn tàu - Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài ngành, trong việc sửa chữa, lắp giáp và khai thác thông tin liên lạc đồng thời có trách nhiệm thực hiện đầy đủ những hợp đồng đó . Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được thành lập trên cơ sở phòng thông tin trung tâm vô tuyến điện của cục chuyền thanh. Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện có các đơn vị trực thuộc gồm: Đài trung tâm vô tuyến điện Các đài trung tâm khu vực (Quảng Ninh, HảiPhòng, Việt Trì, Hà Nam Ninh) Phân xưởng sửa chữa lắp giáp thiết bị thông tin. Xí nghiệp thông tin vô tuyến điên. hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế, có tư cách pháp nhân, đựơc mở tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. -Tháng 3/1993 Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được chuyển thành Công ty thông tin điện tử Trực thuộc cục đường sông Việt Nam, có tên giao dịch là CENCO Trụ sở tại : Phường Nguyễn Trãi, quận Đống Đa thành phố Hà Nội Các chi nhánh tại: Thành phố Hà Nội. Thành phố HCM và thành phố Hải Phòng Công ty có tổng số vốn kinh doanh là 960 triệu đồng trong đó: Vốn cố định là 949 tiệu đồng; vốn kinh doanh tự bổ sung 756 triệu đồng. -Tháng 4/1997 theo quyết định của bộ giao thông vận tải đổi tên Công ty thông tin điện tử trực thuộc tổng công ty đường sông Miền Bắc thành “Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. Tên giao dich quốc tế bằng tiếng Anh: TECHNICAL METERIALS AND WATER WAY CONTRUCTION COMPANY viết tắt là :TEMAWATCO” Trụ sở chính: Khương Đình- Thanh Xuân- Hà nội. Với một số ngành nghề kinh doanh sau: -Khai thác thông tin liên lạc, vô tuyến hữu tuyến đường sông -Lắp đặt xây dựng công trình thông tin Lắp giáp sửa chữa thiết bị thông tin điện tử Sản xuất kinh doanh vật liêu xây dựng Xây dựng các công tình giao thông, công nghiệp, dân dụng( Bao gồm nhà xưởng, đoạn, trạm giao thông đường thuỷ nội địa. Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị thiết bị điện tử Sản xuất các thiết bị kinh doanh ngành đường sông. Sản phẩm chủ yếu và chiếm, tỷ trọng lớn trong tổng danh thu là đèn báo hiệu (Đèn BH90, BH200) 2. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty 2.1 Mô hình tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý của Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ đảm bảo nguyên tắc: - Sự chỉ đạo chỉ huy toàn diện thống nhất và tập chung nghiêm túc, chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân tạo các mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất thông suốt. - Phù hợp với nhiệm vụ ngắn và dài hạn, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, thích ứng với điều kiện sản xuất của công ty. - Tổ chức gọn nhẹ hợp lý đảm bảo tinh giảm có hiệu quả. - Trong tổ chức đậc biệt chú ý đến ứng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, tổ chức lao động hợp lý. Theo nguyên tắc đó, tổ chức quản lý của công ty được bố trí theo mô hình trực tiếp bởi bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo ché độ thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc người có quyền lực cao nhất và chụi trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, với khách hàng và với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.Giúp cho Giám đốc là phó Giám đốc phụ trách hành chính và phó Giám đốc kinh doanh. Tiếp theo là một hệ thống các bộ phận chức năng gồm các phòng ban : Phòng kế hoạch, phòng kinh doanh,phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1 Giám đốc công ty Phó giám đốc phụ trách HC Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng TCKT Phòng tổ chức HC Phòng kế hoạch TT Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh ở công ty Giám đốc Phân xưởng điện tử Phân Xưởng cơ khí PXMáy Chuyên Ngành Đội xây dựng TT Thông tin Trung tâm Dịchvụ 211 Tại văn phòng công ty Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ, là một đơn vị kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, ngành nghề kinh doanh đa dạng có tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh theo sơ đồ trên Ban Giám đốc: - Giám đốc là người chỉ huy cao nhất, phụ trách tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán tài vụ. Giám đốc công ty là người đại diện cho nhà nuớc về mặt pháp lý, vừa là đại diện cho cán bộ công nhân viên chức, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Giám đốc có quyền định đoạt tiến hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước và nghị quyết đại hộ công nhân viên chức toàn công ty. Giám đốc chụi trách nhiệm trước nhà nước và tập thể công nhân viên chức về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của công ty sao cho phù hợp đảm bảo sản xuất kinh daonh có hiệu quả, đảm bảo mục tiêu: lợi ích nhà nước, lợi ích công ty và lợi ích người lao động. Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Giám đốc công ty có quyền thực hiện tự chủ về tài chính của công ty, chủ động sử dụng các loại vốn có hiệu quả nhất, tích cực cải tiến và tăng tài sản cố định, bổ sung tài sản lưu động, đầu tư công nghệ mới, đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề, bảo toàn và phát tiển nguồn vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc chủ động sử dụng các quỹ của công ty ( Quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng ) theo đúng quy định của nhà nước để mở rộng sản xuất, cải tiến kỷ thuật, cải tiến đời sống của cán bộ công nhân viên. Giám đốc là nguời đại diện cho công ty khi Giám đốc đi vắng có thể uỷ quyền cho phó giám đốc đại diện cho công ty đẻ tiến hành công việc. Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiêm sau: -Phó Giám đóc do giám đốc đề nghị và được cấp trên bổ nhiệm và ra miễn nhiệm. Trước khi bổ nhiệm giám đốc phải lấy ý kiến của Hội đồng công nhân viên chức toàn công ty. Phó Giám đốc là ngươì giúp việc đắc lực của giám đốc và được Giám đốc phân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể trong công ty theo qui chế của bộ, của công ty. -Phó giám đốc kinh doanh: Là những người giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng và các trung tâm dịch vụ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được hiệu quả, tiến hành thông suốt liên tục. Đồng thời là ngươì được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. -Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính : Là người tham mưu, giúp việc cho giám đốc các vấn đề nhân sự, giải quyết các vấn đề nội bộ và cũng là người được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. Các bộ phận chức năng : Bộ phận này được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Giám đốc đề ra các quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận sản xuất cấp dưới thực hiện các quyế định và nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ mà mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục đạt hiệu quả cao. + Phòng kinh doanh: làm việc tiếp nhận các hợp đồng sản xuất, định các kế hoạch về tiền vốn cũng như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trực tiếp tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, môi giới đại lý. + Phòng kỹ thuật : Chụi trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến kỹ thuật, tổ chức giám định, thiết kế các sản phẩm của công ty. + Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc và giúp Giám đốc quản lý về mặt kế toán, thống kê tài chính trong toàn công ty. Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ: - Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê- tài chính - Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống các số liệu về sản lượng, tài sản, về tiền vốn và các quỹ hiện có tại công ty. -Tính toán các chi phí sản xuất để kịp thời lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kế toán của nhà nước. -Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ. - Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời - Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế. - Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quí theo qui định của nhà nước, thực hiện kế hạch về vốn sản xuất. Hạch toán kế toán và thực hiện hạch toán các nghiệp vụ đầy đủ, quá trình vận động vật tư, tiền vốn, tài sản của công ty. Lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho Giám đốc ra các quyết định kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lương,tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ. Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: - Nghiên cứu xây dựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với từng thời kỳ sản xuất - Nghiên cứu đánh giá năng lực cán bộ đề xuất với Giám đốc điều động, đề bạt cán bộ có năng lực phù hợp với trình độ của từng người. - Xây dựng kế hoạch quy hoạch cán bộ ngắn và dài hạn - Hệ thống và quản lý tình hình sử dụng số lao động, ngày, giờ công - Xây dựng về kế hoạch số lượng và chất lượng lao động dựa vào nhiệm vụ sản xuất, đánh giá chất lượng lao động theo tháng, quý, năm - Giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động và điều động, chuyển vị trí kịp thời của những lao động tạm thời ra trong sản xuất. - Cân đối lao đông chung toàn doanh nghiệp để có thể bổ sung thêm người khi cần thiết. - Tổ chức các hình thức tiền lương : Xây dựng các phương án trả lương khoán, lương sản phẩm và hướng dẫn duyệt chi lương của công ty - Theo dõi và lập danh sách cán bộ khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật, phụ vụ công tác sắp xếp đào tạo cán bộ công nhân viên - Thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân tập thể làm cơ sở để phân loại A, B, C để tính lương tháng . . . +Phòng kế hoạch thị trường: Tham gia cho giám đốc theo dõi công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, phân xưởng, các trung tâm để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty, khoản lý phương tiện kho tàng, phương tiện vận tải và bốc xếp. Nhiệm vụ của phòng kế hoạch thị trường: Xây dựng kế hoạch tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Phân bổ và lập kế hoạch hàng tháng, quý năm để Giám đốc ra quyết định điều hành trong tổ chức sản xuất. Điều độ sản xuẩt theo kế hoạch đã xây dựng và xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Lập và triển khai kế hoạch cung ứng vật tư, gia công thiết bị phụ tùng thay thế, phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty được ổn định. Kết hợp với phòng tài vụ tính toán giá thành sản phẩm sao cho hợp lý. 2.1.2. Tại các đơn vị trực thuộc : Các đơn vị trực thuộc của công ty bao gồm - Đội xây dựng : Xây dưng các công trình giao thông, công nghiệp dân dụng ( Bao gồm: Nhà xưởng, đoạn, trạm giao thông đường thuỷ nội địa ) Trung tâm thông tin : Khai thác mạng lưới thông tin liên lạc vô tuyến hữu tuyến đường sông. Trung tâm dịch vụ : Với nhiệm vụ chuyên xuất nhập khẩu vật tư thiết bị điện tử Phân xưởng điện tử và phân xưởng cơ khí : Chuyên sản xuất, lắp giáp các thiết bị thông tin điện tử. Thực hiện nhiệm vụ chủ yếu của công ty, là một trong những nguồn thu chính của công ty. 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty: Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ có đặcđiểm nổi bật là hạot động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực ngành nghề, có nhiều phân xưởng, trung tâm trực thuộc và thực hiện chế độ quản lý phân cấp tới các đơn vị trực thuộc. Do vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình nửa tập chung, nửa phân tán. Công tác kế toán được tập chung ở văn phòng công ty, còn ở các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ thống kê, báo cáo sổ. Sau đó hàng tháng, quý tập chung nộp báo cáo lên văn phòng công ty, nhờ vậy kế toán nắm bắt được toàn bộ thông tin, từ đó kiểm tra đánh giá, chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng cùng chụi sự lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán chi phí,TS, giá thành Kế toán thanh toán Phó phòng KT tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán thanh toán lương Kế toán quỹ tiền gửi, kho Kế toán quỹ tiền gửi, kho Kế toán trưởng Kế toán Thanh Toán Kế toán Chi phí, giá Thành Thủ quỹ Kế toán các đơn vị trực thuộc Phó Phòng KT TH Kế toán Thanh toán lương Bộ phận kế toán công ty gồm 5 người: Mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng Kế toán trưởng: Là người giúp viếc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chụi trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp thể lệ, chế độ tài chính hiện hành và là người kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra về tình hình tài chính kế toán, về vốn và huy động vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả khai thác các khẳ năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và tình diện để ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh. Kế toán trưởng còn tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính của công ty. Kế toán trưởng còn là người nghi sổ, đăng ký chứng từ nghi sổ và sổ cái, lên bảng cân đối phát sinh, lập các báo cáo quyết toán và cũng là người tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng chế độ quản lý của nhà nước ban hành phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Làm công tác tổng hợp cùng với kế toán trưởng lập báo cáo kế toán, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình doanh thu, kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cục thuế Hà Nội, lập chứng từ để nghi sổ tổng hợp. Kế toán thanh toán : Là người tính lương để trả cho công nhân viên và phân bổ tiền lương, BHXH, Kinh phí công đoàn và các đối tượng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, việc thanh lý hợp đồng đối với từng khách hàng, theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng và thanh toán xuất nhập khẩu. Kế toán vật liệu –tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư,tài sản cố định trong kỳ, tính khấu hao tài sản cố định, tập hợp chi phí phát sinh trong sản xuất để tập hợp tính giá thành. Thủ quỹ : Là người quản lý số lượng tiền mặt tại công ty, chụi trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác và chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt. 4. Sổ sách kế toán : Sổ kế toán tổng hợp gồm: -Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ nghi sổ Hệ thống báo cáo: - Đối với các đơn vị : Báo cáo gửi lên văn phòng công ty hàng tháng gồm: Báo cáo quỹ tiễn mặt, vật tư, hàng hoá tồn kho và kết quả bán hàng từng tháng. - Tại văn phòng công ty: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo quyết toán thuế, báo cáo kết quả kinh doanh,báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo thống kê khác. Quản lý chứng từ thanh toán tiền lương: Mọi chứng từ thanh toán về tiền lương phải đủ các thủ tục sau mới đảm bảo tính pháp lý để duyệt chi lương. -Xác nhận của các bộ phận chức năng có liên quan đến chứng từ thanh toán (nếu có) -Xác nhận của phòng tổ chức lao động -Duyệt Giám đốc Trường hợp các đơn vị không thống nhất chứng từ thanh toán tiền lương thì Giám đốc có quyền quyết định cao nhất duyệt ký chứng từ thanh toán lương. Phòng tài vụ chỉ duyệt chi thanh toán tiền lương cho các đơn vị làm đầy đủ các thủ tục nói trên. II-Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại : Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. 1-Đặc điểm lao động của công ty. Trong những năm qua, để cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả công ty đã dần dần từng bước ổn định đội ngũ cán bộ quản lý và kỹ thuật trong các phòng ban phân xưởng một cách hợp lý. Công ty đã thực hiện chế độ tiền lương trả theo thời gian cho bộ phận quản lý tại văn phòng công ty, lương khoán sản phẩm đối với bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất và thực hiện tiền lương khoán cho bộ phận kinh doanh, ngoài ra công ty còn thực hiện tiền lương theo cách phân loại A, B , C để khuyến khích người lao động giỏi, vận động công nhân làm việc thêm ca. giờ . . . Việc trả lương theo định mức khoán sản phẩm tại công ty ở các đơn vị trực tiếp sản xuất thay cho việc trả lương theo thời gian trước đây là kích thích sử dụng hết công suất máy móc, khai thác khẳ năng tiềm tàng của mỗi công nhân, làm ra nhiều sản phẩm cho xã hội, thu nhập của người lao động cao, đem lai lợi nhuận cho công ty. Từ chỗ đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ có 68 người và tất cả trình độ còn chưa được cao, non kém, bộ phận quản lý lên đến 12 nguời. Nay công ty đã có độ ngũ công nhân viên đông đảo, lên đến 650 nguời. Đội ngũ công nhân tích cực lao động, có trình độ chuyên môn cao, kỹ thuật giỏi, sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại. Bảng số1 : Bảng thống kê lao động ở công ty Stt Đơn vị Số người Tỷ lệ 1. 2. 3. Nhân viên quản lý doanh nghiệp. Công nhân trực tiếp sản xuất. Nhân viên kinhdoanh tại các trung tâm 29 500 121 4,46% 76,92% 18,62% Tổng cộng 650 100% Bảng số :2 Bảng phân tích chất lượng lao động tháng 1/2002 STT Loại lao dộng Độ tuổi Trình độ 1 2 3 4 5 Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Nhân viên kinh doanh Công nhân trực tiếp sản xuất 60 52 46 29 26 Cử nhân Cử nhân Cử nhân Cử nhân Tốt nghiệp PTTH Lực lượng lao động của công ty được phân thành : - Lao động thuộc khối văn phòng công ty : Đây là bộ phận lao động gián tiếp với chức năng gián tiếp phục vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận hạch toán vào chi phí giá thành- Được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp - Lao động trực tiếp : Là lực lượng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Bao gồm phân xưởng điện tử, phân xưởng cơ khí, xưởng máy chuyên ngành và đội xây dựng. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp vào chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm thì được hạch toán vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp. -Bộ phận quản lý phục vụ sản xuất trực tiếp tại phân xưởng : Đây là bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất tại phân xưởng. Tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận này khi tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành thì được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. -Tại các trung tâm kinh doanh: Do đặc tính kinh doanh, vì vậy tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận này hạch toán vào chi phí bán hàng. 2. Hạch toán lao động ở công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công tình đường thuỷ. Theo qui định của nhà nước, từ năm 2001 công ty đã áp dụng chế độ mới quy định ngày công chế độ của công ty như sau : Tổng số ngày trong năm : 365 ngày Trong đó số ngày làm việc: 264 ngày Ngày nghỉ, chủ nhật : 96 ngày Ngày nghỉ lễ, tết : 8 ngày Ngày nghỉ phép : 12 ngày Các hoạt động khác: 3 ngày Ngày nghỉ BHXH : 12ngày Do đó nếu không tính ngày nghỉ chủ nhật thì ngày công chế độ của một CBCNV là 264 ngày/năm đúng bằng 22 ngày/ tháng. Ngày nghỉ chế độ: - Ngày nghỉ lễ, tết : 8 ngày/năm bao gồm + Ngày nghỉ 30/4, 1/5, 2/9, 1/1 + Ngày nghỉ tết nguyên đán 4 ngày - Ngày nghỉ phép :12 ngày/ năm - Nghỉ bảo hiểm xã hội :12 ngày/năm (theo đúng qui định của nhà nước ) * Thời gian ngừng việc cho phép và các loaị thời gian phát sinh được thanh toán lương. Thời gian ngừng việccho phép 3 ngày/năm bao gồm: + Máy hỏng + Vướng mắc về kỹ thuật,vật tư, ngừng việc do khách quan gây ra. * Thời gian ngừng việc phát sinh: + Mất điện 1 ngày trở lên + Đi học, họp dài ngày do công ty cử đi + Nghỉ đẻ 4 tháng đôí với con thứ nhất và thứ hai + Nghỉ ốm từ 1 tháng trở lên + Nghỉ tai nạn lao động + Các trường hợp thực tế khách quan. 2.1 Hạch toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ để tính lương, phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Căn cứ vào các hợp đồng lao động và qui định của các cấp có thẩm quyền . Kế toán nghi đầy đủ vào danh sách lao động của công ty đến từng phòng ban trong đơn vị. Số lượng lao động được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lượng từng loại lao động theo công việc, trình độ tay ghề, cấp bậc kỹ thuật. Từ sổ lao động của các phòng ban, tổ hợp sản xuất hợp thành số lượng lao động của công ty. 2.2 Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lap động phản ánh số ngày công, số giờ công làm việc, ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, phòng