Đề tài Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà

Phòng kế hoạch kho, vận tải Phòng BH - marketing Phòng Tài chính -Kế toán Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Việt Hà 4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Việt Hà là một doanh nghiệp sản xuất, mặt hàng chủ yếu hiện nay là bia hơi. Quy trình công nghệ sản xuất bia hơi là quá trình sản xuất đơn giản liên tục, sản xuất sản phẩm nhiều. Nguyên liệu chủ yếu bao gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ và các phụ gia khác, trong đó: Thành phần chính là Malt chưa rang được nhập khẩu chủ yếu từ Anh, Đan Mạch. Hoa Hublon cũng được nhập khẩu từ Đan Mạch và Đức. Các nguyên liệu khác như gạo, chất trợ lọc được mua từ các nguồn hàng truyền thống với giá ưu đãi Gạo tẻ Malt Xay nghiền,ngâm Xay nghiền Nước Nấu Dịch hoá Đường hoá Lọc Hoa hublon Nấu hoa Lọc trong Lên men phụ Men giống Lên men chính Bia thành phẩm Sơ đồ số 02: Quy trình sản xuất bia tại Công ty Việt Hà Nguồn vốn hoạt động của Công ty là do Nhà nước cấp, các hoạt động sáp nhập, giải thể, liên doanh…là thực hiện theo quyết định của Nhà nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước, được Nhà nước bảo đảm nhưng không vì vậy mà Công ty Việt Hà hoạt động trì trệ, kém hiệu quả. Cụ thể: do công việc kinh doanh có hiệu quả, cho nên trong khoảng 3, 4 năm trở lại đây, Công ty không phải xin Nhà nước cấp vốn mà chủ yếu tăng vốn và mở rộng sản xuất dựa trên phần lợi nhuận kinh doanh mang lại. Thị trường tiêu thụ là nội thành Hà Nội và một số vùng lân cận. Mô hình tiêu thụ chủ yếu là dựa vào các đại lý, có 4 cấp đại lý với sản lượng tiêu thụ giảm dần từ cấp 1 đến cấp 4 (cấp 1 là các đại lý lớn, cấp 4 chủ yếu là các cửa hàng bán lẻ). Phương thức bán hàng của Công ty là theo phương thức mua đứt bán đoạn , không được phép bán chịu( khách hàng chủ yếu là các đại lý và cá nhân trực tiếp đến Công ty mua bia hơi ), các đại lý không được hưởng hoa hồng đại lý mà chỉ lấy lợi nhuận từ phần chênh lệch giá mua và giá bán. Tuy nhiên, đại lý của Công ty cũng có một số các quyền lợi như: được ưu tiên nhận quà khuyến mại, được nhận quà tặng của công ty nhân các dịp lễ tết, được Công ty trang bị các thiết bị cần thiết cho việc kinh doanh như bàn ghế, thùng lạnh, cốc, biển hiệu…. Hiện nay, Công ty chủ yếu dựa vào hơn 200 đại lý các cấp và lòng tin của khách hàng để tiêu thụ sản phẩm chứ chưa tiến hành quảng caó rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng như Tivi, đài, băng rôn… Mối quan hệ giữa Công ty chính và bộ phận ( nhà máy dấm vivi, nước Opal, …) là mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ, mọi quyết định đều do Công ty chính ở trên đưa ra và các bộ phận có nhiệm vụ thực hiện đúng các quyết định đó. Mục đích của Công ty là trong thời gian tới sẽ chuyển đổi thành mô hình Công ty mẹ - Công ty con. Biểu đồ số 1:Biểu đồ - thị trường bia hơi Hà Nội Đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty không ngừng lớn mạnh, lực lượng kĩ sư và công nhân đã được rèn luyện, trưởng thành, hoàn toàn có khả năng làm chủ khoa học nghệ để tạo ra sản phẩm đảm bảo chất lượng, có sức cạnh tranh cao trên thị trường. Mặt hàng sản xuất chủ đạo của Công ty hiện nay vẫn là bia hơi. Mặc dù chưa có con số thống kê chính xác nhưng có thể xác định một cách tương đối thì bia hơi Việt Hà chiếm khoảng 35% thị trường bia hơi ở Hà Nội. Do mặt hàng kinh doanh là bia hơi nên thị trường của Công ty chủ yếu là nội thành Hà Nội và một số vùng lân cận. Thực tế, đối với các doanh nghiệp sản xuất thì cơ sở hạ tầng đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của họ. Đầu tư, duy trì và có kế hoạch nâng cấp hàng năm về cơ sở hạ tầng luôn được Ban Giám đốc Công ty Việt Hà đặt lên hàng đầu: cơ sở sản xuất của Công ty đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn thực phẩm với một dây chuyền thiết bị khép kín theo công nghệ sản xuất bia tiên tiến của Đan Mạch, các thiết bị trên dây chuyền được chế tạo bằng Inox và có chế độ vệ sinh thường xuyên, các phương tiện đo, kiểm tra đầy đủ theo quy trình công nghệ. Đồng thời, Công ty cũng xây dựng đội xe vận chuyển bia đến các đại lý và luôn có ý thức tiếp nhận ý kiến đóng góp của khách hàng. Bộ phận kĩ thuật có trách nhiệm đề xuất và lên phương án cải tạo, nâng cấp cơ sở hạ tầng. Bên cạnh đó, với nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn bộ cán bộ công nhân viên, Công ty Việt Hà đã xây dựng được một môi trường làm việc thuận lợi cho CBCNV nhưng cũng đảm bảo phù hợp với yêu cầu của dây chuyền sản xuất bia. Cụ thể: Công nhân viên làm việc trực tiếp trên dây truyền sản xuất được trang bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết vừa giúp đảm bảo về sức khoẻ cho CNV vừa bảo đảm an toàn chất lượng sản phẩm sản xuất Đặc biệt, Công ty luôn cố gắng tạo ra sự công bằng, bình đẳng giữa các bộ phận, các phòng ban, các nhân viên. Theo quy định của Công ty, công nhân sản xuất bia làm việc theo ca, ngày có 3 ca. Các cán bộ văn phòng làm việc 8h/ngày. Vì tính chất công việc của công nhân sản xuất là vất vả hơn nên họ được nghỉ trưa từ 11h, còn các cán bộ văn phòng nghỉ trưa lúc 12h. Toàn bộ nhân viên trong Công ty quay trở lại công việc lúc 1h30' chiều. Thực tế đó cho thấy Công ty Việt Hà đã tạo được một môi trường làm việc nghiêm túc và rất hợp lý. Các CBCNV trong Công ty đều hài lòng với điều kiện làm việc hiện tại của họ. 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà trong một vài năm gần đây Đơn vị : triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Lợi nhuận từ hoạt động tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận bất thường Tổng lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Lợi nhuận sau thuế 38.085,2 25.008,6 13.076,7 256,9 3.741,7 3.471,7 6.120,7 32,3 6.153,0 1.967,0 4.184,1 42.075,8 29.177,2 12.898,7 1.072,5 4.543,1 5.552,2 3.875,2 98,2 3.886,0 1.126,5 2.845,8 II. Thực trạng về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà 1. Tổ chức bộ máy của phòng kế hoạch kho vật tư Phòng kế hoạch -kho- vật tư của công ty là phòng chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến vật tư . Phòng gồm 5 người 1. Trưởng phòng : phụ trách các công việc chung và là người có quyền lực cao nhất trong phòng 1. Nhân viên phụ trách việc lập kế hoạch sản xuất của công ty 1. Nhân viên phụ trách kế hoạch cung ứng sử dụng vật tư 2. Thủ kho: 1 người phụ trách việc nhập xuất nguyên vật liệu 1 người phụ trách việc bảo quản kiểm kê nguyên vật liệu -Tổ chức bộ máy của phòng kế hoạch -kho -vật tư như vậy là phù hợp với bộ máy của toàn công ty bởi lẽ Về số lượng : 5 người ,mỗi người chịu trách nhiệm một phần việc khác nhau, nhưng có quan hệ mật thiết với nhau vì thế họ có thể giám sát nhau trong mọi công việc ,tránh được sự gian lận trong công tác Số lượng chỉ có 5 người nhưng vẫn đảm bảo được toàn bộ công việc của phòng ,điều đó làm giảm số lượng lao động ,giúp bộ máy không bị cồng kềnh,tiết kiệm được chi phí quản lý 2. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà a.Khái quát về NVL trong công ty Việt Hà Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu được tính hết 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm … Sản phẩm chủ yếu của Công ty Việt Hà là bia hơi, do vậy đối tượng nghiên cứu chủ yếu trong chuyên đề này là nguyên vật liệu để sản xuất bia hơi. Các loại nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất bia bao gồm: Malt : là loại lúa đại mạch nảy mầm được sấy kho và đóng vào từng bao 50kg. Loại nguyên liệu này được dùng để tạo đường trong quá trình nấu bia, đây chính là nguyên liệu tạo nên hương vị đặc trưng của bia. Loại cây này được trồng rộng rãi ở các nước phương Tây, Công ty bia Việt Hà thường nhập Malt từ Anh, Đan Mạch hay Australia. Hops (hay là hoa Hublon): là loại cây, lá cây Hops trồng ở Châu âu, Mỹ và Australia, dùng để tạo vị đắng của bia. Loại nguyên liệu này được nhập từ Đức. Gạo : được dùng để thay thế 1 phần cho Malt với mục đích giảm giá thành sản phẩm. Gạo dùng để nấu bia tại Công ty bia Việt Hà được mua trong nước nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu sau: có trên 95% tinh bột, độ ẩm chỉ 1-2%, phải là gạo mới và có mùi thơm của gạo. Các hợp chất nấu: H3PO4, CaCl2, CaSO4, Hexametylen… Men : loại men bia được Công ty sử dụng là Danbrew. Các vật liệu phụ và hợp chất tẩy rửa : bột trợ lọc ( để tạo màng lọc ), giấy lọc ( tạo mặt lọc), NaOH, P3Oxonia… Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong Công ty, nguyên vật liệu trong Công ty Việt Hà được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ, gạo nếp, đường, khí CO2, thuốc chống váng, men… - Vật liệu phụ: gồm các hoá chất như hoá chất nấu, hoá chất lọc, hoá chất rửa… - Nhiên liệu: gồm than đá, xăng dầu dùng để chạy lò nấu. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất như vòng bi, dây curoa, bulông… - Hàng quảng cáo - Phế liệu thu hồi - Nguyên vật liệu sản xuất mỹ phẩm b. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà Công tác xác định mức NVL trong doanh nghiệp Phòng kế hoạch - kho -vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm ,cấp phát ,sử dụng NVL trong công ty Cuối kỳ ,căn cứ vào kế hoạch sản xuất của kỳ tới ,căn cứ vào khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ tới phòng kế hoạch lập ra mức NVL cần dùng trong kỳ bảng định mức nvl quý IV năm 2004 Loại : NVL chính Từ ngày 01/10/04 Đến ngày 31/12/04 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1.000.000 (lít) bia hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 2 3 4 5 6 7 Malt Đan Mạch Gạo tẻ Hoa Hublon Hoa Hublon lá Khí CO2 Thuốc chống váng Men giống NO1 NO2 NO3 NO4 NO5 NO6 NO7 Kg Kg Kg Kg Kg Kg ống 123.660 46.560 603 10 4.500 1 0.8 bảng định mức nvl quý IV năm 2004 Loại : NVL phụ Từ ngày 01/10/04 Đến ngày 31/12/04 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1.000.000 (lít) bia hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Số Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 43 Kizengua xanh Kizengua đỏ Zaven Khí NH3 Lưu huỳnh Cồn H3PO4 85% NaOH P3 reencone P3 oxonia Cereflo Termamyl CaSO4 Giấy lọc các loại Than hoạt tính Men rượu Mốc giống ........... Dầu máy phát VO1 VO2 VO9 VO8 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V20 V23 V48 V59 V60 V32 Kg Kg Lít Kg Kg lít lít kg kg kg kg kg kg tờ kg ống ống 672 672 192 20 16 51 104 1280 32 190 29 49 579 42 224 72 16 60 Nhận xét : Việc lập định mức tiêu hao NVL tại công ty Việt Hà như trên có một ý nghĩa quan trọng .Công tác lập định mức NVL tiêu hao một cách hợp lý không những giúp cho NVL lưu giữ trong kho không có những biến động bất thường mà còn không gây ứ đọng vốn .. Việc lập định mức NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL sao cho hợp lý để không nhiều quá gây ứ đọng vốn ,thiếu chỗ chứa ,làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL hoặc cũng không ít quá gây lãng phí chi phí kho tàng bảo quản ,không đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất . Đồng thời việc lập định mức tiêu hao NVL sẽ giúp cho nhà quản lý có căn cứ cho việc xuát NVLđể sản xuất sản phẩm . Tại công ty Việt Hà ,việc lập định mức tiêu hao NVL được tiến hành một cách trình tự khoa học ,hợp lý dưa trên kế hoạch sản xuất của công ty . Công tác xác định kế hoạch NVL tại công ty Việt Hà Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Việt Hà là sản xuất sản phẩm theo thời vụ ,mặt hàng chủ yếu là bia hơi được kinh doanh chủ yếu vào dịp hè (trong khoảng từ tháng 4 đến tháng 10). Hàng năm cứ vào khoảng cuối QII đầu QIII công suất sản xuất bia hơi đạt mức tối đa mà có khi hàng vẫn không đủ cung cấp cho thị trường .Còn những tháng còn lại của năm thì sản xuất cầm chừng vì mức tiêu thụ thấp ,công suất chỉ =1/3 những tháng cao điểm Nhận thức được vấn đề trên nên phòng kế hoạch kho vật tư của công ty Việt Hà vẫn thường xuyên và định kỳ lập kế hoạch sản xuất ,kế hoạch thu mua ,kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL một cách chi tiết sau đó trình giám đốc ký duyệt . Trong quý IV do nhu cầu tiêu thu giảm nên nhu cầu về NVL cũng giảm. Công ty dự kiến sản xuất 2.500.000 lít bia hơi ,NVL cần mua được phòng kế hoạch -kho-vật tư lập như sau : Bảng dự trù vật tư Loại : NVL chính Từ ngày 01/10/2004 Đến ngày 31/12/2004 Stt Tên NVL Mã VT Đơn vị tính Định mức vật tư Lượng NVL cần dùng Luợng NVL tồn đầu kỳ Lượng NVL cần mua trong kỳ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(6)-(7) 1 2 3 4 5 ... Malt Gạo tẻ Hoa Hublon Khí CO2 Men giống NO1 NO2 NO3 NO5 NO7 Kg Kg Kg Kg ống 123.660 46.560 603 4.500 2 309.150 116.400 1.507,5 11.250 2 16.041 9.890 0 560 0 293.109 106.510 1507.5 10.690 2 Cộng Tuy nhiên bảng dự trù vật tư trên chỉ là cơ sở ,là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho việc cung ứng NVL cho sản xuất được đủ về số lượng ,đảm bảo về chất lượng .Còn về thực tế công tác nhập mua NVL còn phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất ,kế hoạch sản xuất của công ty ,phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Công tác dự trữ NVL tại công ty Việt Hà Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, không bị thiếu sản phẩm hàng hoá để bán, đồng thời lại sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động. Do đặc điểm kinh doanh của đơn vị là kinh doanh theo thời vụ nên Công ty Việt Hà cũng tiến hành dự trữ nguyên vật liệu theo thời vụ. Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh tiến hành liên tục, đặc biệt đối với thời gian “ giáp hạt” về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ phải tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, đảm bảo kho tàng đáp ứng yêu cầu dự trữ. Có như vậy, mới đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu khi xuất dùng cho sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên công ty mới chỉ dùng lại ở việc xác định phương pháp dự trữ NVL là phương pháp dự trữ theo thời vụ chứ chưa phân tích cụ thể phương pháp này Nhu cầu NVL tại công ty Do tính chất thời vụ của quá trình sản xuất kinh doanh nên nhu cầu NVL của công ty cũng theo thời vụ .Trong quý IV lượng NVL cần dùng giảm so với quý III nhưng nhu cầu dự trữ NVL lại tăng ,điều đó là do những nguyên nhân sau : - Do quý IVkhông là những tháng cao điểm ,công ty phải mua NVL trước để tránh hiện tượng thiếu NVL cho sản xuất vào những tháng cao điểm - Để giảm việc lãng phí tiền mua NVL với giá quá cao trong thời kỳ cao điểm Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ NVL phòng kế hoạch -kho-vật tư của công ty tiến hành mua NVL. Công ty Việt Hà tiến hành mua NVL theo phương thức mua hàng trực tiếp .Đối với những NVL có giá trị lớn thì công ty đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản , hoặc nợ .Đối với những NVL có giá trị không lớn thì nhân viên thu mua trả tiền sau đó mang hoá đơn và vật tư về công ty để thanh toán Hàng tháng công ty đề nghị các nhà cung cấp đưa ra bảng báo giá về các loại mặt hàng .Đó là nguyên tắc quản lý rất chặt chẽ quá trình thu mua NVL tại công ty Trong quý IV công ty mua về 867.235,3 Kg NVL chính với tổng giá trị là 144.877.501 đồng .Sau đây em xin trích 1 PNK của công ty : Đơn vị: Công ty Việt Hà Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2004 Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC) Họ và tên người giao hàng: Anh Thảo Theo:HĐ số 097 ngày 09 tháng 10 năm 2004 của Công ty Gạo miền Bắc Nhập tại kho : Kho 1 của Công ty Việt Hà Số: 069 Nợ : TK 152,133 Có : TK 112 Đơn vị tính: đồng Sốtt Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm,hhoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (.....đồng) Thành tiền ( ...đồng) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo tẻ NO2 Kg 109.350 109.350 3.177 340.843.950 Cộng tiền hàng : 340.843.950 Thuế suất thuế GTGT :10% Tiền thuế giá trị gia tăng : 34.084.395 Tổng cộng tiền thanh toán : 374.928.345 Viết bằng chữ: ba trăm bẩy tư triệu chín trăm hai mươi tám nghìn ba trăm bốn lăm đồng Nhập, ngày 10 tháng 10 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Người giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, đóng dấu) Công tác sử dụng cấp phát và bảo quản NVL tại công ty Việt Hà Đây là một công tác quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, vì vậy công tác này được công ty đặc biệt quan tâm,trú trọng. Tại phòng Kế hoach kho- vật tư của công ty "Quy chế cấp phát, sử dụng và bảo quản vật tư " được treo ở một vị trí trang trọng.và được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ.Nội dung của quy chế rất đầy đủ xoay quanh việc sử dụng vật tư sao cho tiết kiệm tránh lãng phí,cấp phát vật tư sao cho đúng trình tự mà vẫn đảm bảo kịp thời cho sản xuất,bảo quản vật tư sao cho tốt nhất tránh mất mát hư hỏng... - Công tác cấp phát và sử dung NVL Quy chế này được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ.Căn cứ vàn kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch -kho-vật tư, căn cứ vào định mức kế hoạch tiêu hao vật liệu và Giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, nhân viên thống kê phòng KH-K-VT lập Phiếu xuất kho . Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tra sử dụng định mức tiêu hao vật tư.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1 : lưu tại phòng kế hoạch - Liên 2 : giao cho thủ kho lập Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán - Liên 3 : do phân xưởng nhận vật tư giữ Tại kho, khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho vật liệu cho bộ phận sản xuất và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất trong Phiếu xuất kho. Vì doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền nên cuối quí cột đơn giá và thành tiền trong Phiếu xuất kho mới được kế toán vật tư thực hiện và ghi . Vấn đề sử dụng NVL có tác động trực tiếp tới chi phí sản suất làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm từ đó cho biết lợi nhuận của doanh nghiệp đã đạt mức tối ưu hay chưa NVL trong công ty Việt Hà được sử dụng trong một mức cho phép mà mức tiêu hao NVL đó đảm bảo không gây lãng phí. Chính vì vậy việc lập định mức tiêu hao NVL giúp cho NVL lưu giữ trong kho không gây biến động bất thường . Phòng kế hoạch -kho -vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL một cách chi tiết căn cứ vào hệ số đảm nhiệm NVL cho sản xuất để lập kế hoạch Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất = Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kì + Lượng nguyên vật liệu nhập trong kì Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kì Ví dụ, trước khi vào mùa vụ kinh doanh thì phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình kinh doanh của năm trước lập kế hoạch sản xuất cụ thể. Dựa trên kế hoạch đó thì xúc tiến việc cung cấp nguyên vật liệu chuẩn bị trước ( mua trước về dự trữ trong kho hoặc đặt hàng trước ) để tránh tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu trên thị trường dẫn đến giá mua cao và giảm nhịp độ sản xuất của Công ty. Lấy ví dụ về kế hoạch tài chính năm 2003 của Công ty Việt Hà: Sản lượng sản xuất ước tiêu thụ: Bia hơi: 11.000.000 lít Nước khoáng Opal: Loại bình 5GL ( 18,9 lít ) : 30.000 bình Loại thùng ( 24 chai 0,5 lít/thùng ) : 15.000 thùng Tổng doanh thu ước thực hiện: Doanh thu sản xuất chính: 37.440.000.000 đ Doanh thu bia hơi: 36.000.000.000 đ Doanh thu nước khoáng Opal: 1.440.000.000 đ Doanh thu hoạt động kinh doanh - dịch vụ thương mại: 25.560.000.000 đ Để đánh giá việc hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL trong kỳ cần căn cứ vào tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về khối lượng nguyên vật liệu Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về khối lượng nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập trong kì Số lượng nguyên vật liệu cần mua trong kì Song song với việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu thì phòng kế hoạch cũng xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng thời vụ kinh doanh, từng bộ phận sản xuất để tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liệu một cách lãng phí, không kiểm soát. Ví dụ như vào những tháng doanh thu tiêu thụ bia hơi thì ít nhưng lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho nhà máy bia lại cao tương đương với những tháng cao điểm hoặc có những bộ phận sản xuất sử dụng lượng vật tư nhiều gấp đôi, ba lần các bộ phận khác…Tất cả những hiện tượng trên đều gây thất thoát cho đơn vị, do đó cần phải có sự quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và khoa học. Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành định kì trên các mặt: khối lượng nguyên vật liệu, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm . Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm = Khối lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm trong kì Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kì Sau đây là bảng phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà Bảng phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà Đơn vị tính :Kg S TT Chỉ tiêu Malt Đan Mạch Gạo tẻ Hoa Hublon Q III/2004 Q III/2004 Chênh lệch Q III/2004 QIV/2004 Chênh lệch QIII/2004 QIV/2004 Chênh lệch 1 2 3 4 5 6 7 8 Lượng NVL dự trữ đầu kỳ Lượng NVL nhập t rong kỳ Lượng NVL cần mua trong kỳ Khối lượng NVL xuất dùng Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất 5=(1+2)/3 Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về NVL 6=2/3*100% Khối lượng sản phẩm hoàn thành Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất sản phẩm 8=4/7 145.911 221.700 220.000 351.650 1,67 100,77% 2950.000 0,107 16.041 415.509 410.000 309.150 1,05 100,34% 2.426.684 0,127 -129.950 +193.809 +190.000 -42.500 -0,62 +0,57% -523.316 +0,020 1.390 163.500 160.000 155.000 1,03 102,18% 2.950.000 0,052 9.890 109.350 100.000 116.400 1,19 103,50% 2.426.684 0,048 +8.500 -54.150 -60.000 -38.600 +0,16 +1,32% -523.316 -0,004 1.580 0 0 1580 0 2.950.000 0,00051 0 1507,3 1500 1507,3 1,0048 100,48% 2.426.684 0,00062 -1.508 +157,3 +1.500 -0.7 +1,0048 +100,48% -523.316 +0.00011 Từ bảng phân tích trên ta thấy công tác lập kế hoạch định mức NVL tại công ty Việt Hà rất sát với thực tế yêu cầu sử dụng trong kỳ thể hiện ở tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch trong kỳ xấp xỉ 100% . Với nhiều doanh nghiệp thì càng vượt kế hoạch đặt ra càng nhiều càng tốt nhưng với công ty Việt Hà thì không như vậy .Phương thức kinh doanh của công ty đặt yếu tố cẩn trọng và hạn chế những biến động lớn có thể xảy ra .Vì khi vượt mức kế hoạch nhập kho NVL quá lớn thì tất yếu sẽ phải tăng chi phí lưu kho ,gây ứ đọng vốn ,đồng thời sẽ làm cho công tác quản lý NVL gặp khó khăn ,đó là chưa kể đến việc quản lý NVL không cẩn thận gây thất thoát trong dự trữ và giảm chất lượng NVL.Ngoài ra phải kể đến yếu tố giắ NVL trên thị trường giảm mạnh khiến cho NVL trong kho của công ty bị mất giá. Do vậy số liệu trên thể hiện đúng tinh thần của công tác quản lý và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà tuy vậy mức tiêu hao NVL quý IV lại tăng so với quý III (đối với NVL Malt,và hoahublon) điều đó chứng tỏ công ty cần phải xem xét lại để sử dụng lại hai nghuyên vật liệu này của công nhân sản xuất. Riêng đói với nguyên vật liệugạo tẻ, việc sử dung loại nguyên vật liệu này ở quý IV giảm so với quý III điều đó chứng tỏ công nhân sản xuất đã sử dụng loại NVL này tiết kiệm đây là điều cần phát huy. Khối lượng NVL xuất dùng quý IV giảm so với quý III ở cả ba loại NVL chính trên,làm cho khối lượng sản phẩm hoàn thành của quý IV là 523.316 kg. Đây cũng là điều hoàn toàn hợp lý với tính chất kinh doanh theo thời vụ của công ty .ở quý III là vào mùa hè thu lượng bia tiêu thụ cao hơn quý IV là vào mùa đông chính vì thế mà công tác dự trữ bảo quản và sử dụng NVL tại công ty có sự thay đổi rất hợp lý. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu điểm và nhược điểm của mình trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm. Sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu là nội dụng cơ bản của hạch toán kin