Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

y Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, còn có quan hệ theo ngành dọc với Tổng công ty Xây dựng Hà Nội nên vấn đề hiện đại hóa công tác kế toán nhằm tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đạt được hiệu quả kinh tế đã sớm được quan tâm, đặc biệt là việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Mặt khác, để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán, công ty đã và đang vận dụng hình thức Nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán. Phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng là CAP 3.0 (Construction Accouting Program 3.0). Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và thuận lợi trong sử dụng phần mềm kế toán, một số sổ sách kế toán mà công ty sử dụng về mặt hình thức có được sáng tạo song bản chất thì vẫn là hình thức Nhật ký chung. Biểu số 5: Tổ chức trình tự ghi sổ kế toánTrong phần hành kế toán NVL, CCDC Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đốisố phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT... Các tờ kê chi tiết chứng từCác sổ, thẻ kế toán chi tiết - Bảng kê vật tư xuất - Bảng phân bổ NVL, CCDC - Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu - Sổ Nhật ký chung: Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian. - Sổ cái: Theo dõi số dư, phát sinh tăng, giảm của nguồn vốn hay tài sản của công ty. Sau khi nhập chứng từ vào sổ Nhật ký chung, kế toán chuyển số liệu vào sổ cái trên máy. Sổ Nhật ký chung và sổ cái được mở cho cả năm tài chính. Kế toán sử dụng các sổ chi tiết: - Sổ chi tiết tạm ứng (chi tiết TK 1412, TK 1413): dùng để theo dõi chi tiết việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của các đối tượng trong công ty. - Sổ chi tiết thanh toán (TK 3311 - Phải trả đối tượng khác): dùng để theo dõi chi tiết công nợ của công ty với các đối tượng cung cấp hàng hoá, vật tư trong và ngoài công ty. - Thẻ kho: Được mở ở kho công ty để theo dõi về mặt số lượng NVL, CCDC nhập, xuất tồn của từng thứ vật tư trong kho. - Sổ số dư: Dùng để theo dõi tổng hợp giá trị và số lượng từng loại vật tư có trong kho công ty vào cuối mỗi tháng. Sổ số dư được mở cho cả năm tài chính. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các bảng kê VL, CCDC xuất dùng, bảng phân bổ NVL, CCDC, các bảng tổng hợp chi tiết TK 1412, TK 3311,... và các tờ kê chi tiết chứng từ. B. Tổ chức hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng I. Tình hình chung về NVL, CCDC Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về NVL, CCDC chiếm tỷ trọng lớn (75-80%) tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng nhiều loại NVL, CCDC như xi măng (hầu hết các loại xi măng có trong nước), gạch, thép, các sản phẩm của ngành khai thác, sử dụng ngay, các thiết bị lắp đặt, thiết bị vệ sinh,... và nhiều loại NVL, CCDC vật liệu khác. Công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phong phú về chủng loại như các loại máy móc, công cụ nhỏ, bảo hộ lao động, giàn giáo, cốp pha,... 1. Công tác phân loại NVL, CCDC ở công ty Để thuận lợi cho công tác theo dõi, quản lý vật tư theo lô, lượt và quản lý vật tư về mặt chất lượng, công ty đã tiến hành phân loại NVL, CCDC. Đối với NVL, căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL công ty phân loại thành: - NVL chính: Đây là đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm của công ty. Thuộc loại này thường là những NVL cồng kềnh như: Cát đá, sỏi, xi măng, gạch, sắt thép,... - Vật liệu phụ: Các vật liệu phụ ở công ty thường là những NVL làm tăng độ bên của công trình như: sơn, vôi, ve, véc ni,... hoặc một số hoá chất dùng cho thí nghiệm các vật liệu phụ trợ như: tôn, cót ép, dây thép buộc,... chủng loại NVL phụ ở công ty tuy khá phong phú song mỗi loại thường có giá trị không lớn lắm, một số loại có tính chất cơ lý hoá phức tạp, thường được dùng trực tiếp cho sản xuất, do vậy, khi nhập, xuất kho vật liệu phụ, kế toán hạch toán như NVL chính nên có thể nói, về mặt hạch toán, không tồn tại khái niệm vật liệu phụ. - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu là các loại xăng, dầu, mỡ,... phục vụ cho việc sửa chữa và bảo hành các xe máy, thiết bị thi công của công ty như máy bơm, xe cẩu, thiết bị trượt,... chi phí về nhiên liệu phát sinh thường xuyên song giá trị được bảo quản cũng như chủng loại trong kho không lớn lắm vì để tiết kiệm chi phí, công ty thường mua đưa vào sử dụng ngay. - Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị thi công, thiết bị quản lý (nhưng không phải là nhiên liệu). Tại công ty phụ tùng thay thế thường là xăm lốp ô tô, vòng bi, ốc cáp, bu lông, lò so đẩy bi kích,... Ngoài ra, một số thiết bị như bồn sứ, đèn điện, gương kính, cũng được coi là NVL ở công ty. Tuy phân loại NVL như trên nhưng kế toán không sử dụng các tài khoản kế toán tương ứng như trong chế độ quy định, mà chỉ phân thành hai nhóm để phản ánh tài khoản kế toán. Đối với CCDC, căn cứ vào mục đích sử dụng, công ty phân loại thành: - CCDC sử dụng cho mục đích sản xuất, thi công xây lắp,... như máy bơm, máy mài, máy cắt sắt, máy đầm dùi, dàn giáo, cốp pha, bay xây, xô đựng hồ, ty kích các loại, vam uốn sắt,... những CCDC thuộc loại này rất phong phú và đa dạng về chủng loại,... - CCDC hành chính: Như chiếu, chăn màn, đồ dùng văn phòng, bảo hộ lao động. Việc phân loại trên ở công ty cũng chỉ có ý nghĩa về mặt quản lý hiện vật còn trong hạch toán, kế toán chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản tổng hợp theo dõi tình hình tồn kho, biến động tăng giảm CCDC. 2. Tính giá NVL, CCDC Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng hiện nay sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL, CCDC. * Đối với NVL, CCDC nhập kho: NVL, CCDC có thể từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn khác nhau được tính giá khác nhau, cụ thể là: - Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho công ty (hoặc kho chi nhánh, xí nghiệp, đội xây dựng): Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với các hoá đơn mua hàng là hoá đơn GTGT thì "Giá mua trên hoá đơn" là giá chưa có thuế GTGT. Riêng đối với vật liệu là cát, đá, sỏi mà công ty mua trực tiếp của người khai thác không có hoá đơn thì kể từ ngày 1/9/2000 theo Thông tư số 106/2000/TT/BTC công ty cũng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tỷ lệ 3%, trong trường hợp này công ty phải lập bản kê hàng hoá mua vào ghi rõ họ tên, địa chỉ người bán, loại hàng, số lượng và giá thanh toán đúng với chứng từ trả tiền người phụ trách thu mua, người lập ký duyệt bản kê để chịu trách nhiệm về tính đúng đắn và chính xác của số liệu kê khai. Đối với những hoá đơn mua hàng thông thường mà công ty nhận được khi mua hàng của đơn vị kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì công ty cũng được khấu trừ thuế đối với các loại hàng hoá hợp pháp. Trong trường hợp này hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. Hàng tháng, công ty tổng hợp lập bản kê các hoá đơn trên để kê khai số được khấu trừ. Tất cả các NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho nói trên nếu phát sinh chi phí thu mua đều hạch toán khoản chi phí này vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (TK 627), sau đó tiến hành phân bổ cho từng công trình căn cứ vào lượng NVL, CCDC tương ứng xuất dùng cho công trình, hạng mục công trình đó. - Đối với NVL, CCDC mua về sử dụng ngay hoặc tập kết ở các kho bãi ở chân các công trình: + Nếu vật tư có giá trị không lớn lắm, kế toán tính giá mua như trường hợp trên. + Nếu NVL, CCDC có khối lượng lớn, cồng kềnh như cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, cốp pha,... thì công ty thường thoả thuận với nhà cung cấp là sẽ tính mọi khoản chi phí thu mua vào giá bán, theo đó, người bán phải có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật tư giao tận kho, bãi công trình. Trong trường hợp này, giá thực tế bao gồm cả chi phí thu mua (và đương nhiên được hạch toán vào TK 152, 153); chi phí thu mua tuy có được thoả thuận riêng song được gộp vào giá bán và phương thức thanh toán là đồng nhất với phương thức thanh toán của cả lô, chuyến hàng đó. - Đối với NVL, CCDC gia công, chế biến xong nhập kho: = + + - Đối với phế liệu thu hồi, nhập kho: giá thực tế nhập là giá có thể bán trên thị trường. * Tính giá NVL, CCDC xuất kho: Công ty tính giá thực tế NVL, CCDC xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh: - Đối với NVL, CCDC vận chuyển ngay đến chân công trình để phục vụ mục đích thi công, hoặc mục đích quản lý bộ phận công nhân viên ở công trình, do đã được dự toán trước hoặc lên kế hoạch thu mua, xuất dùng nên thường luân chuyển qua kho, bãi nhanh, không để tồn trữ lâu, hoặc đưa vào sản xuất ngay (như bê tông tươi) vì vậy, giá thực tế NVL, CCDC nhập kho bao nhiêu thì xuất bấy nhiêu. - Đối với vật tư xuất ở các hko còn lại trên công ty cũng tính giá tương tự, trong trường hợp này, mỗi loại, lô NVL, CCDC được quản lý theo lô, lượt và được đánh dấu ngày tháng nhập. 3. Tổ chức công tác thu, mua, nhập kho NVL, CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng mà công ty có trong kho chủ yếu do mua ngoài và nhằm phục vụ cho việc sản xuất, thi công các công trình xây dựng. Đối với những công trình hạng mục công trình lớn, có trọng điểm mà công ty trực tiếp điều hành thì phòng kinh tế - kế hoạch công ty trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứng vật tư. Đối với những công trình hạng mục công trình mà công ty giao khoán hoàn toàn khối lượng xây lắp cho các chi nhánh thì chi nhánh trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứng vật tư. Còn các xí nghiệp đội xây dựng khi nhận khoán công trình xây dựng từ công ty chỉ được cấp một số NVL, CCDC nhất định, số còn lại sẽ tự mua (bằng tiền tạm ứng xây lắp nội bộ từ công ty). Ngoài ra, các loại NVL, CCDC sử dụng cho mục đích quản lý ở cơ quan công ty và các mục đích khác, căn cứ vào nhu cầu thực tế được duyệt (đối với giá trị vật tư nhỏ) hoặc kế hoạch mua sắm (đối với vật tư giá trị lớn) công ty sẽ cung ứng theo. Đối với mỗi công trình chuẩn bị thi công, căn cứ vào thiết kế dự toán, thi công, phòng kinh tế kế hoạch tiến hành bóc tách lượng vật tư cần thiết với chủng loại, số lượng dự toán cụ thể, sau đó lập bảng dự trù vật tư cho từng giai đoạn thi công. Biểu số 6: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- Dự trù vật tư Công trình: Đài nước Vĩnh Long Giai đoạn thi công: Phần móng STT Tên vật tư Đơn vị Khối lượng Ghi chú 1 Xi măng bao PC 400 Tấn 180 2 Cát đen Khối 400 3 Đá 1/2 Khối 400 4 Sắt f25 Tạ 300 5 Cốp pha thép 0.2 x 1.2 Cái 500 6 Thép dây buộc 1 ly Kg 15 Ngày 1 tháng 10 năm 2000 Người tính Trưởng phòng kỹ thuật Giám đốc công ty Căn cứ vào kế hoạch vật tư được duyệt và yêu cầu tiến độ thi công, bộ phận cung ứng có nhiệm vụ mua đầy đủ vật tư cho sản xuất, công ty chỉ được mua NVL, CCDC dự trữ trong giới hạn quy định. Các đơn vị trong quá trình thi công các công trình nhận khoán từ công ty cũng phải tự lập kế hoạch cung ứng NVL, CCDC. Để có NVL, CCDC sử dụng cho các mục đích khác nhau công ty đã tìm nhiều nhà cung cấp trong nước để thu mua. Cán bộ cung ứng vật tư của phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ phải khảo sát thị trường về các mặt giá cả, chất lượng,... để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Đối với những loại NVL, CCDC cần mua với khối lượng lớn, cán bộ cung ứng vật tư còn phải xuống tận từng cơ sở sản xuất hoặc tổng đại lý để khảo sát giá. Đối với những vật tư cồng kềnh, chi phí vận chuyển lớn, công ty có phương châm chọn nhà cung cấp ở gần hệ thống kho tàng để tiết kiệm chi phí thu mua. Còn đối với vật tư có tính chất cơ lý hoá đơn giản nhưng giá trị lại lớn thì chi phí vận chuyển không lớn lắm, công ty thường đến tận gốc để mua dù có thể nhà cung cấp ở xa. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, công ty tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giao các phiếu đặt hàng cho người bán hay thoả thuận trực tiếp với họ mọi điều khoản về số lượng, quy cách, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển, thanh toán,... Hiện nay, công ty áp dụng hai hình thức thu mua vật tư: phương thức thu mua gián tiếp (giá trị vật tư thu mua theo phương thức này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị vật tư thu mua) và phương thức thu mua trực tiếp (thường là trường hợp mua nhập kho những vật tư có giá trị không lớn lắm như văn phòng phẩm, vật liệu phụ, CCDC nhỏ,...). Việc thu mua thường được thanh toán bằng tiền tạm ứng rất ít khi thanh toán ngay bằng tiền mặt xuất quỹ, tiền gửi ngân hàng. NVL, CCDC mua về đến kho phải có các chứng từ chứng minh nguồn hàng nhưng giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt, hợp đồng kinh tế và các chứng từ nhận từ người bán nhưng hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, báo giá, giấy biên nhận, phiếu chi,... Trước khi hàng thuộc sở hữu của công ty, cán bộ cung ứng phải kiểm nhận về số lượng, chủng loại quy cách vật tư xem có phù hợp với hợp đồng kinh tế và các chứng từ có liên quan hay không. Nếu người bán giao hàng đến tận kho của công ty thì chủ kho sẽ tham gia vào công việc trên, có sự chứng kiến của người giao hàng. Đối với những vật tư có giá trị lớn thì việc kiểm nhận phải do các kỹ thuật viên kết hợp tiến hành. Khi vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho thì thủ kho mới đồng ý cho nhập. Tất cả các trường hợp nhập kho NVL, CCDC ở bất cứ kho nào của công ty, người giao vật tư và thủ kho phải cùng nhau lập biên bản bàn giao vật tư với hai liên (người giao hàng giữ một liên và thủ kho giữ một liên để sau này chuyển lên phòng kế toán). NVL, CCDC sau quá trình kiểm nhận nếu đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho thì mới nhập. Bộ phận cung ứng vật tư không lập phiếu nhập kho mà sau một số nghiệp vụ nhập kho nhất định, nế nhập kho công ty hoặc kho của các đơn vị (ngoại trừ kho bãi công trình) thì thông thường cứ 3 ngà một lần, thủ kho giao các biên bản bàn giao vật tư cũng như các giấy đề nghị giao vật tư đã được duyệt; các chứng từ nhận từ người bán kèm theo lên phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên đã viết phiếu nhập kho (3 liên đặt giấy than viết một lần). Nói chung, hầu hết các phiếu nhập kho đều chỉ có chữ ký của kế toán trưởng, thủ kho và cán bộ cung ứng vật tư. - Liên 1: Phiếu nhập sau này được chuyển sang lưu ở phòng kinh tế kế hoạch. - Liên 2: Phiếu nhập kho dùng để ghi sổ kế toán, sau đó giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và thu hồi lại để lưu ở phòng kế toán. - Liên 3: Phiếu nhập kho người giao hàng giữ để làm chứng từ thanh toán. Trường hợp vật tư nhập ở các kho xí nghiệp, đội xây dựng cũng tương tự, riêng vật tư nhập ở công trình thường xuất dùng ngay để sử dụng, sau một thời gian nhất định, thường là cuối tháng, người phụ trách vật tư ở công trình mới mang các biên bản giao nhận các hợp đồng hoá đơn về phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ viết phiếu nhập kho cho từng biên bản giao nhận (chỉ có một liên và đồng thời với một phiếu xuất kho) phiếu nhập kho này được dùng để hạch toán bình thường, vật tư nhập kho được phản ánh vào tài khoản 152, 153. Biểu số 7: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- Hà nội, ngày ... tháng ... năm ... Biên bản bàn giao vật tư Căn cứ Hợp đồng số 027456 ngày 10 tháng 9 năm 2000 của Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng và Công ty xi măng Bút Sơn. Ban kiểm nhận gồm: Ông, Bà: Đinh Công Trọng - Phòng kinh tế kế hoạch - Trưởng ban. Ông, Bà: Nguyễn Thị Tóc - Thủ kho công ty - Uỷ viên. Ông, Bà: Trần Văn Lân - Công ty xi măng Bút Sơn - Uỷ viên. Đơn vị giao: Công ty xi măng Bút Sơn. Đơn vị nhận: Kho cơ quan Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Tên tài sản, tình trạng kỹ thuật: 1 Xi măng Bút Sơn bao PC30 Số lượng: 25 tấn 2 Xi măng rời Bút Sơn Số lượng: 10 tấn Nhận xét của Ban kiểm nghiệm: Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Đại diện công ty Trên đây là toàn bộ quy trình thu mua, nhập kho NVL, CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. II. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng 1. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 - NVL dùng để phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của NVL ở công ty. Theo quy định của công ty, tài khoản này có hai tiểu khoản: - Tài khoản 1521 phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của các loại NVL chính, phụ và các loại NVL như thiết bị xây dựng cơ bản. - Tài khoản 1522 phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của các loại NVL là nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi. * Tài khoản 153 - CCDC: Tài khoản này phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của các loại CCDC. * Tài khoản 3311 - Phải trả đối tượng khác (tiểu khoản của tài khoản 331 - Phải trả người bán). Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của công ty cho các đối tượng khác (người bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết). - Bên Nợ: + Số tiền đã trả cho người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ trong và ngoài công ty. + Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp để mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số vật tư, hàng hoá hoặc lao vụ đã ghi theo hoá đơn. + Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận trả người bán. + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho công ty trừ vào số nợ phải trả. - Bên Có: + Số tiền phải trả cho người vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong và ngoài công ty. - Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. - Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán. TK 3311 được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. * Tài khoản 1412 - Tạm ứng mua vật tư hàng hoá (tiểu khoản của tài khoản 141 - Tạm ứng). Tài khoản này công ty sử dụng để theo dõi việc tạm ứng và thanh toán các khoản tạm ứng mua vật tư, hàng hoá. Kết cấu TK 1412 ở công ty: - Bên Nợ: Các khoản tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên của công ty đi mua vật tư, hàng hoá. - Bên Có: + Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chỉ tiêu thực tế đã duyệt. + Các khoản tạm ứng chi không hết được hoàn nhập hoặc trừ vào lương. - Dư Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán. TK 1412 ở công ty được mở chi tiết cho từng đối tượng tạm ứng. * Tài khoản 1413 - Tạm ứng giao khoán xây lắp nội bộ (tiểu khoản của TK 141 - Tạm ứng). Tài khoản này công ty sử dụng để theo dõi các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng của các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty trong trường hợp các đơn vị này tạm ứng để thực hiện khối lượng xây lắp công ty giao khoán và khi thanh toán các khoản tạm ứng này. Kết cấu TK 1413 ở công ty: - Bên Nợ: Các khoản đã tạm ứng để thực hiện giá trị khối lượng giao khoán xây lắp nội bộ (bằng tiền, bằng vật tư). - Bên Có: Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo quyết toán giá trị xây lắp đã hoàn thành được duyệt và số chi tiêu thực tế đã được duyệt. - Dư Nợ: Số tạm ứng giao khoán xây lắp nội bộ chưa thanh toán. TK 1413 được mở chi tiết cho từng đơn vị tạm ứng. Cá nhân hoặc đơn vị chỉ được tạm ứng khi đã hoàn thành việc hoàn ứng lần tạm ứng trước. Ngoài ra, công ty còn sử dụng nhiều tài khoản có liên quan như: TK 111, 112, 621, 623, 627, 642, 1421, 2413,... để hạch toán NVL, CCDC. 2. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Khi nhận được các chứng từ thủ kho giao về nhập vật tư, kế toán viết phiếu nhập kho, ghi số lượng, đơn giá và thành tiền trên phiếu nhập kho. Sau đó, tuỳ theo tình hình thanh toán của công ty với nhà cung cấp và tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh để kế toán ghi định khoản lên các phiếu nhập kho và các sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Ngày 7/10/2000 công ty nhập kho một lô hàng do mua bằng tiền tạm ứng theo phiếu nhập kho số 133 ngày 10/10/2000. Kế toán viết phiếu nhập kho dưới đây là căn cứ vào biên bản bàn giao số thép trên, có "Giấy đề nghị tạm ứng" của ông Nguyễn Việt Hà đã được Giám đốc công ty duyệt và chi tiền cho ông Hà đi mua thép theo phiếu chi số 154 ngày 2 tháng 10 năm 2000. Ngoài ra còn có hoá đơn GTGT số 028292 của người bán đính kèm. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán hoàn ứng của ông Hà, kế toán ghi sổ: Nợ TK 152 (1521) : 28.715.000 Nợ TK 133 (1331) : 1.435.750 Nợ TK 111 : 149.250 Có TK 141 (1412) : 30.300.000 Biểu số 8: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2000 Quyển số: Số: 133 Nợ: 152 Có: 1412 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Việt Hà Theo hoá đơn GTGT số 028292 ngày 9 tháng 10 năm 2000 của công ty vật tư tổng hợp Hoa Mai. Nhập tại kho: Nguyễn Thị Tóc - Kho cơ quan công ty. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép lá đen CT3 f0,5 Kg 950 950 5.700 5.415.000 2 Thép tròn CT5 f12 Kg 2.000 2.000 4.650 9.300.000 3 Thép chữ U CT 30mm Kg 1.000 1.000 5.500 55.000.000 4 Thép tấm CT 3-20 mm Kg 1.500 1.500 4.600 6.900.000 5 Thép tròn có đốt f10 Kg 4.000 4.000 4.100 16.400.000 Tổng cộng 28.715.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi tám triệu bảy trăm mười lăm ngàn đồng chẵn. Nhập ngày 10 tháng 1 năm 2000 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Trong nhiều trường hợp vật tư mua ngoài nhập kho, công ty không thanh toán tiền ngay mà ký hợp đồng xin chịu nợ với nhà cung cấp: Nếu công ty (xí nghiệp, đội) cử cán bộ đến tận nơi để nhận vật tư thì sẽ cho họ tạm ứng một số tiền nhất định, khi hàng về kiểm nhận nhập kho, người này phải viết "Giấy đề nghị thanh toán". Kế toán thanh toán làm thủ tục hoàn ứng và căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt cùng các chứng từ đính kèm để ghi sổ. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 143 ngày 18/10/2000 được lập cho trường hợp ông Lê Văn Hương (cán bộ phòng kinh tế - kế hoạch) nhập kho công ty 15 cặp chân giáo Minh Khai cùng các chứng từ đính kèm là hoá đơn GTGT của công ty khoá Minh Khai, giấy đề nghị tạm ứng số 24 ngày 15/10/2000 đã được duyệt, căn cứ vào phiếu chi số 89 ngày 15/10/2000 và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của ông Hương, kế toán thanh toán thủ tục hoàn ứng cho ông Hương và ghi bút toán: Nợ TK 153 : 33.825.000 Nợ TK 133 (1331) : 3.382.500 Có TK 1412 (Lê Văn Hương) : 5.500.000 Có TK 3311 (Lê Văn Hương) : 37.202.000 Biểu số 9: Mỗi một đối tượng tạm ứng đi mua vật tư đều được theo dõi tên sổ chi tiết tạm ứng (Sổ chi tiết TK 1412 - Tạm ứng mua vật tư, hàng hoá). Cuối mỗi quý, kế toán lập "Tổng hợp chi tiết TK 1412" Mỗi đối tượng tạm ứng sẽ được ghi trên một dòng của bảng với số phát sinh trong quý, số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Bảng tổng hợp này dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 141 (sau khi cộng số phát sinh, số dư của các TK tạm ứng còn lại: TK 1411, TK 1413, TK 1418) trước khi lên báo cáo tài chính của quý. Đối với phần giá trị vật tư còn chịu nợ với người bán, kế toán mở "Sổ chi tiết thanh toán" (chi tiết TK 3311 - Phải trả đối tượng khác) theo từng đối tượng đã tạm ứng mua vật tư (chứ không phải là chi tiết theo từng nhà cung cấp vì mỗi cán bộ công nhân viên của công ty khi tạm ứng để mua NVL, CCDC có thể giao dịch với nhiều nhà cung cấp trong một tháng và theo các lần tạm ứng khác nhau). Người này có trách nhiệm trực tiếp giao vật tư cho thủ kho của công ty (xí nghiệp, đội). Trong nhiều trường hợp công ty mua chịu vật tư mà theo hợp đồng với nhà cung cấp, họ phải có trách nhiệm giao hàng đến tận kho công ty thì đối tượng theo dõi thanh toán chính là đơn vị giao hàng. Ví dụ: Theo hợp đồng kinh tế giữa công ty với Công ty xi măng Bút Sơn, ngày 12/10/2000, Công ty xi măng Bút Sơn giao cho Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng một lô xi măng. Hàng đã về đến kho, thủ kho cùng người giao hàng đã kiểm nhận đủ số lượng, chủng loại và nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT N014964 và các chứng từ đính kèm (Biên bản giao nhận, hợp đồng kinh tế) kế toán vật tư viết phiếu nhập kho. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, phiếu nhập kho được dùng để ghi sổ: Nợ TK 152 (1521) : 2.630.000 Nợ TK 133 (1331) : 263.000 Có TK 3311 (Công ty xi măng Bút Sơn) : 2.893.000 Đến ngày 7 tháng 12 năm 2000, căn cứ vào giấy đề nghị của ông Trần Doãn Độ kế toán viết phiếu chi số 174 ngày 7/12/2000 trả tiền mua xi măng nói trên, kế toán ghi: Nợ TK 3311 (Công ty xi măng Bút Sơn): 2.893.000 Có TK 111 Biểu số 10 Công ty xi măng Bút Sơn Theo công văn số 344 TCTngày 19/1/1999 của TCTN: 014964 Hoá đơn GTGT Ngày 12 tháng 10 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Bút Sơn Địa chỉ: Thanh Sơn - Kim Bảng - Hà Nam. Số TK: 2079143 Điện thoại: 6315 - 854030 MS 0700117613 Địa điểm giao hàng: Kho Nguyễn Thị Tóc - Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Họ tên người mua hàng: Trần Doãn Độ Đơn vị: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Địa chỉ: 240A - La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: 7301002D Hợp đồng số 130 ngày 14 tháng 9 năm 2000. Hình thức thanh toán: Mua chịu Phương tiện vận chuyển: 35N - 1698 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền 1 Xi