Đề tài Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu bánh kẹo ở công ty cổ phần Phượng Hoàng

đưa hàng những hàng hóa làm giả có “vỏ xịn lõi giả” gây ảnh hưởng đến uy tín công ty. Là mặt hàng ăn uống nên ảnh hưởng lớn đến sức khỏe người tiêu dùng nên với những thông tin không có lợi đối về sản phẩm tương tự cũng có thể ảnh hưởng đến sản phẩm của công ty, nên cần nhờ cơ quan nhà nước kiểm tra chất lượng và khẳng định chất lượng sản phẩm của mình. Đối với từng mặt hàng thì yêu cầu với việc vận chuyển và bảo quản là khác nhau, đặc biệt là mặt hàng bánh kẹo, do là thực phẩm nên việc đảm bảo các yếu tố bảo quản hàng hóa phải được đảm bảo như các sản phẩm kẹo mềm có sữa hay sôcôla thì nhiệt độ không được nóng hay quá lạnh vì có thể làm mất đi hương vị của nó. Các kho hàng cần đảm bảo các yêu cầu để có thể bảo quản một cách tốt nhất. Các mặt hàng thực phẩm yêu cầu về thời hạn sử dụng nên việc thực hiện tốt các khâu như vận tải biển, giao nhận hàng nhanh chóng, hoàn tất các thủ tục chứng từ… tính toán đối với số lượng hàng nhập từng lần vừa đảm bảo cung ứng vừa tiết kiệm chi phí. 1.3.1.3 Tỷ giá hối đoái Là doanh nghiệp nhập khẩu nên tỷ giá có tác động trực tiếp đến giá hàng hóa của công ty cổ Phần Phượng Hoàng, trong khi TGHĐ lại chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố nên các doanh nghiệp cần có phương án chuẩn bị về ngoại tệ để tránh rủi ro do biến động của tỷ giá. Do đó khi lập phương án kinh doanh, công ty cũng tính toán đến tác động của yếu tố này, chuẩn bị trước về ngoại tệ để đáp ứng nhu cầu trong tương lai, công ty Phượng Hoàng tiến hành mua ngoại tệ đó bằng VNĐ chuyển sang tài khoản tiền đô của mình tại ngân hàng hoặc vay VNĐ rồi chuyển sang tài khoàn đô mà không vay trực tiếp bằng USD, như vậy công ty sẽ hạn chế được biến động của tỷ giá tuy nhiên khi phải vay VNĐ công ty Phượng Hoàng phải chịu chi phi lãi suất cao hơn. Công ty cần có phương án chuẩn bị ngoại tệ tốt hơn. 1.3.1.4 Hệ thống tài chính ngân hàng Hệ thống tài chính ngân hàng phát triển, nó hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của các công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp nhập khẩu. Do nhu cầu về ngoại tệ và những rủi ro có thể gặp phải trong thanh toán, ngân hàng cung cấp cho các doanh nghiệp nhiều phương án phòng tránh rủi ro hơn. Hệ thống tài chính ngân hàng góp phần đắc lực trong thanh toán của công ty cổ phần Phượng Hoàng, giúp công ty thanh toán một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác, đáp ứng kịp thời nguồn vốn cho công ty Phượng Hoàng tiến hành kinh doanh nhập khẩu, tiến hành cho công ty Phượng Hoàng vay bằng cách thẩm định tình hình kinh doanh của công ty. 1.3.1.5 Hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông vận tải, thông tin liên lạc Các vấn đề về hạ tầng cơ sở, giao thông vận tải, thông tin liên lạc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu của công ty Cổ Phần Phượng Hoàng, giao thông vận tải phát triển hỗ trợ cho quá trình vận chuyển hàng hóa của công ty được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn không chỉ về phương tiện đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về vận chuyển mà hệ thống đường xá giúp cho việc vận chuyển nhanh chóng. Hệ thống thông tin liên lạc với đường truyền tốt hơn, nhanh hơn, đảm bảo tính bảo mật thông tin tốt hơn. Với sự phát triển của TMĐT thì việc trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí đáng kể, nó được ứng dụng để hỗ trợ quy trình NK bao gồm nhiều khâu từ giao dịch hợp đồng, tìm kiếm, tìm hiểu đối tác đến các thủ tục giấy tờ hải quan như CO, đăng ký làm thủ tục hải quan, các chứng từ điện tử, chữ ký điện tử… giúp cho việc giao dịch buôn bán của các doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng. Công ty cổ phần Phượng Hoàng cũng đã sử dụng rất nhiều các thuận lợi này, công ty đã trang bị máy tính, máy fax tại công ty để thuận lợi cho tiến hành giao dịch, đàm phán với các đối tác, thiết lập hệ thống trao đổi dữ liệu trong công ty, tiến hành nghiên cứu thị trường thông qua các công cụ tìm kiếm hiện đại, thực hiện các hoạt động Marketing … nhìn chung công ty Phượng Hoàng đã triển khai khá tốt những thuận lợi do phát triển các hệ thống trên mang lại. 1.3.1.6 Sức cạnh tranh và biến động của thị truờng Sức cạnh tranh, và nhu cầu thay đổi của thị trường đòi hỏi công ty Phượng Hoàng phải luôn tìm kiếm sản phẩm mới, ngày càng đáp ứng tốt hơn các nhu cầu thị trường, hoàn thiện các sản phẩm cũ, gia tăng chất lượng phục vụ khách hàng hơn nữa. Yếu tố tác động trực tiếp tới hành vi của người tiêu dùng là giá và chất lượng của hàng hóa, vì vậy Phượng Hoàng luôn quan tâm đặc biệt tới chất lượng của hàng hóa, tìm kiếm các sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng, công ty coi trọng việc cạnh tranh bằng chất lượng để tạo lập uy tín, thương hiệu của mình. Do vậy trong khâu NCTT công ty luôn cố gắng tìm kiếm các sản phẩm chất lượng cao, hoàn thiện về quy trình nghiệp vụ để giảm chi phí, mang lại cho người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất. Công ty Phượng Hoàng tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu của mình một cách nghiêm ngặt, do các yếu tố tiêu cực của thị trường như các mặt hàng kém chất lượng được sản xuất gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng như sữa nhiễm Melamin, nước tương bẩn có 3- MCPD những tác động này gây ảnh hưởng nghiêm trọng lòng tin của người tiêu dùng đến các sản phẩm hàng hóa, nghi ngờ chất lượng các sản phẩm của công ty. Trong vụ sữa bị nhiễm Melamin năm 2008, rất nhiều sản phẩm sữa nguyên vật liệu nhập khẩu từ Trung Quốc bị nhiễm Melamin, tuy nhiên các sản phẩm dầu bơ, kẹo Arcor có sữa, kẹo Arcor Frutal, xuất xứ Argentina, Cty Arcor S.A.I.C xuất khẩu, đối tác nhập khẩu của công ty Phượng Hoàng không có Melamin. Ngoài ra còn có các yếu tố khác của nền kinh tế như lạm phát, khủng hoảng và thất nghiệp…ảnh hưởng trực tiếp hạn chế KNNK của công ty cổ phần Phượng Hoàng. 1.3.2 Nhóm nhân tố bên trong 1.3.2.1 Nguồn lực con nguời Nguồn lực con người là vốn quý nhất trong kinh doanh, cơ bản quyết định sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực buôn bán quốc tế đòi hỏi người tham gia phải có một trình độ nhất định thì mới có thể đảm đương, hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Là công ty kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu công ty Phượng Hoàng luôn chú trọng đến trình độ nghiệp vụ của cán bô, nhân viên trong công ty. Chú trọng chất lượng từ khâu tuyển dụng, đến chế độ quản lý, khuyến khích nhân viên làm việc một cách hăng say, nhiệt tình và gắn bó với sự phát triển của công ty. Nguồn lực con người của công ty Phượng Hoàng có thể được khái quát qua bảng trình độ lao động tính đến năm 2010 như sau: Bảng 1.2 Trình độ lao động Công Ty Cổ Phần Phượng Hoàng 2010 STT Trình độ nghiệp vụ Số người Tỷ lệ(%) 1 Trên đại học 2 6.1 2 Đại học 7 20.2 3 Cao đẳng 11 33.3 4 Trung cấp 8 24.2 5 Lao động phổ thông 6 18.2 6 Tổng 33 100 Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự Qua bảng trên ta thấy trình độ lao động ở công ty phượng hoàng khá cao, trình độ đại học và trên đại học chiếm 26.3% lao động công ty, cao đẳng chiếm 33.3% ,trung cấp và lao động phổ thông là 42.4%. Cơ cấu lao động như hiện nay là khá phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, tuy nhiên trong tương lai, để mở rộng lĩnh vực kinh doanh công ty cần tuyển thêm nhân viên có trình đô cao. 1.3.2.2 Nguồn lực tài chính Với số vốn điều lệ là 12500 tr.đồng, quy mô vốn công ty Phượng Hoàng còn khá nhỏ, công ty có huy động thêm để phục vụ cho kinh doanh thông qua việc vay ngân hàng, tuy nhiên mức vay của công ty cũng nhỏ thường là để kịp thời đáp ứng nhu cầu về vốn cho nhập khẩu, tốc độ xoay vòng vốn của công ty khá nhanh, tuy nhiên vẫn còn chưa đủ mạnh dể công ty thực hiện các công cụ marketing mở rộng thị trường, tiến hành nghiên cứu thị trường ,mở rộng mặt hàng kinh doanh. Trong các hoạt động thì công ty chi nhiều nhất cho hai phòng là phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu do Phượng Hoàng đang mở rộng thị trường tiêu thụ, tốn kém trong việc làm thế nào để tăng doanh số cho công ty và đẩy mạnh tăng KNNK. 1.3.2.3 Nguồn lực bên trong (uy tín, thuơng hiệu) Kinh doanh khá lâu năm và có uy tín trên thị trường, các sản phẩm do Phượng Hoàng cung cấp đều là những mặt hàng có chất lượng cao đáp ứng được các nhu cầu của người tiêu dùng. Để có được thành công đó công ty rất kỹ càng trong việc lựa chọn thị trường, tiêu chí đầu tiên của công ty trong lựa chọn đối tác nhập khẩu là các DN làm ăn đứng đắn, các sản phẩm do họ cung cấp đều là các sản phẩm có tiếng trên thị trường thế giới như các hãng Arcor, Meiji , các sản phẩm được người tiêu dùng ưa thích như Hello panda, sô cô la của hãng Meiji. Chính vì vậy trong suốt quá trình kinh doanh công ty Phượng Hoàng không ngừng khẳng định thương hiệu để mọi người biết đến nhiều hơn, trở thành đối tác cung cấp hàng hóa chất lượng cho các siêu thị. Không những vậy công ty cũng luôn giữ uy tín với các đối tác nước ngoài đảm bảo thời hạn thanh toán, làm ăn nghiêm chỉnh, chính vì vậy việc giao dịch với các đối tác này khá thuận lợi, công ty Phượng Hoàng đã thành công trong đàm phán với các đối tác để độc quyền phân phối một số sản phẩm trên thị trường miền bắc như hãng Arcor, Meiji, Và cũng được sự tín nhiệm của một số DN trong nước ủy thác hoạt động XK. Trên đây, chúng ta đã xem xét một số nhân tố chính ảnh hưởng có tính chất quyết định đến hoạt động nhập khẩu của bất cứ một quốc gia nào. Bên cạnh đó cũng còn rất nhiều nhân tố khác. Vì vậy hoạt động nhập khẩu hết sức phức tạp và có mối tác động qua lại tương hỗ với nhiều hoạt động khác trong nền kinh tế. Chương 2 : Thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 2.1 Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty cổ phần Phuợng Hoàng. Bảng 2.1 Tổng Kim Ngạch Xuất Nhập khẩu Đơn vị : triệu đồng Năm KN 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng XK 802 4.4 1136 5.6 685 2.97 0 0 NK 17421 95.6 18156 44.4 22367 97.03 29629 100 XNK 18223 100 19292 100 23052 100 29629 100 Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu Qua số liệu cho thấy tình hình XNK của công ty luôn được mở rộng, kim ngạch năm sau cao hơn năm trước. Tuy nhiên chỉ có hoạt động nhập khẩu là tăng trưởng đều, năm 2006 là 17421 tr.đồng, năm 2007 là 19156 tr.đồng, đến năm 2009 tăng lên 29629 tr.đồng, tăng gấp 1.8 lần. Còn hoạt động xuất khẩu tăng trưởng không đều, có giá trị thấp, giá trị xuất khẩu năm 2006 là 802 tr.đồng, 2007 tăng lên 1136 tr.đồng, đến năm 2009 không xuất khẩu. Tình hình này do một số nguyên nhân chủ yếu sau: Hoạt động xuất khẩu của công ty không phải là hoạt động chính của công ty, hoạt động dưới hình thức xuất khẩu ủy thác, phụ thuộc vào việc ký kết được các hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Công ty giúp đỡ doanh nghiệp về mặt nghiệp vụ. Hơn nữa do tác động của khủng hoảng kinh tế,việc xuất khẩu gặp nhiều khó khăn, công ty tập trung nguồn lực vào lĩnh vực nhập khẩu,nên năm 2009 công ty tạm ngừng xuất khẩu, sang năm 2010 công ty lại tiếp tục hoạt động này. Còn về KNNK không ngừng tăng do công ty bắt đầu mở rộng thị trường cả về đối tác nhập khẩu, đa dạng mặt hàng, đẩy mạnh tiêu thụ trong nước, sẽ phân tích kỹ hơn ở phần sau đây. 2.1.1 Tình hình nhập khẩu theo thị truờng Trong kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng, việc tìm kiếm thị trường là vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, đạt hiệu quả cao. Kinh doanh vượt ra khỏi phạm vi biên giới quốc gia thì việc nghiên cứu thị trường càng trở nên phức tạp. Trong suốt quá trình kinh doanh, công ty đã không ngừng cố gắng trong việc tìm kiếm và lựa chọn thị trường. Bảng 2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường 2006-2009 Đơn vị: tr.đồng Năm Thị trường 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Argentina 8026 46.1 8442 44.1 416 10486 46.89 2044 13894 45.36 3408 Nhật bản 1832 10.5 2258 11.8 426 2477 6.0 219 3451 11.27 974 Singapore 6878 39.5 7281 38.0 403 9068 40.54 1787 10191 33.27 1123 Thái Lan 0 0 552 2.8 552 920 4.11 368 1178 3.84 258 Trung quốc 685 3.9 623 3.2 -62 1253 2.46 630 1915 6.26 662 Tổng 17421 100 19156 100 1735 22367 100 3211 30629 100 8262 Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy hai đối tác chính của công ty là Argentina và Singapore, trong thời gian qua Phượng Hoàng luôn duy trì mối quan hệ với 2 đối tác này thể hiện là KNNK tăng đều qua các năm, Argentina năm 2007 tăng 416 so với 2006, năm 2008/2007 tăng 2044, năm 2009/2008 tăng 3408, Singapore năm 2007/2006 tăng 403 năm 2008/2007 tăng 1787năm 2009/2008 tăng 1123 ngoài ra công ty cũng không ngừng mở rộng tìm kiếm thị trường mới nhằm phong phú nguồn hàng đầu vào, các đối tác mới NK trong những năm gần đây là Thái Lan tuy nhiên KNNK thấp do các sản phẩm ngày tiêu thụ trong nước cũng thấp. KNNK từ Trung Quốc tăng và có KN nhỏ do Phượng Hoàng chủ yếu đặt vỏ hộp từ Trung Quốc để tiết kiệm chi phí và chỉ nhập vỏ hộp đóng hàng chứ không nhập hàng hóa của Trung Quốc . 2.1.2 Tình hình nhập khẩu theo mặt hàng Bảng 2.3 Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng 2006 – 2009 Đơn vị: tr.đồng Năm Mặt hàng 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Bánh 5209 43.04 6548 40.17 10045 44.9 13255 43.27 Kẹo 4253 35.14 5655 34.7 8025 35.9 9085 29.67 Sôcôla 582 4.8 780 4.8 375 1.67 1389 4.5 Mứt, ca cao 425 3.5 650 4.0 778 3.48 1128 3.7 Dầu ngô 315 2.6 435 2.67 328 1.47 945 3.08 Kikkoman 0 0 342 2.1 615 2.75 0 0 Cà chua 0 0 0 0 0 0 292 0.9 Vỏ hộp 985 8.14 1506 9.24 1526 6.8 3517 11.48 Khác 332 2.78 382 2.32 675 3.13 1018 3.41 Tổng 12101 100 16298 100 22367 100 30629 100 Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu Qua bảng số liệu trên ta thấy mặt hàng bánh của công ty luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng kim ngạch nhập khẩu, và giữ mức cao trong tất cả các năm bình quân 42.8%/năm. Nguyên nhân là mặt hàng bánh là đồ ăn nhanh dễ tiêu thụ, chủ yếu là sản phẩm bánh Meiji, Arcor, ngoài ra công ty cũng đang nhập khẩu bánh của Thái Lan, các loại bánh của Meiji được tiêu thụ khá chạy do được trẻ em yêu thích . Mặt hàng có kim ngạch lớn thứ hai là mặt hàng kẹo, chủ yếu là kẹo Arcor, đây là dòng kẹo cao cấp tiêu thụ mạnh vào dịp tết , phục vụ cho các giỏ quà tết, kẹo có kim ngạch tăng qua các năm tuy nhiên tỷ trọng lại có xu hướng giảm do việc tiêu thụ mặt hàng này trong nước tăng chậm, cũng ít có khả năng sử dụng như thức ăn nhanh. Công ty cũng bắt đầu mở rộng danh mục hàng nhập khẩu, có một số mặt hàng có khả năng mở rộng kim ngạch là dầu ngô và nước tương, còn mặt hàng cà chua có mức tiêu thụ chậm. 2.1.3 Hình thức nhập khẩu. Do qui mô công ty Cổ Phần Phượng Hoàng còn nhỏ, dịch vụ kinh doanh chưa đa dạng, nên hình thức nhập khẩu của công ty chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp. 100% KNNK của công ty với thực hiện dưới hình thức NK Trực tiếp, trực tiếp giao dịch với đối tác nước ngoài không thông qua trung gian, môi giới. Nhưng khi Phượng Hoàng mở rộng quy mô công ty, NK hàng từ thị trường mới mà không nắm rõ được các thông lệ, luật pháp, môi trường kinh tế … công ty sẽ xem xét đến việc NK ủy thác để hạn chế rủi ro. 2.2 Quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 2.2.1 Nghiên cứu thị trường. Việc nghiên cứu thị trường tại công ty Cổ Phần Phượng Hoàng do hai phòng là phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu tiến hành, hai phòng thường xuyên trao đổi thông tin với nhau, hỗ trợ nhau trong công tác nghiên cứu thị trường. Phòng kinh doanh trực tiếp phản ánh nhu cầu, yêu cầu đối với từng mặt hàng mà công ty kinh doanh để phòng xuất nhập khẩu chủ động thực hiện nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho thị trường. Đối với các kế hoạch dài hạn, như nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, có sự tham gia của phối hợp của nhiều phòng. Ban lãnh đạo dựa vào các báo cáo tình hình của thị trường, cũng như tình hình công ty ,xem xét thời điểm thích hợp để tiến hành một số thay đổi của sản phẩm cũ, cũng như nhu cầu đối với sản phẩm mới, có kế hoạch đối với sản phẩm mới, giao công việc cụ thể cho từng phòng ban. Trong công tác nghiên cứu thị trường công ty Cổ Phần Phượng Hoàng tiến hành một cách cẩn thận, bao gồm hai phương diện: 2.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước. Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng tiến hành việc NCTT trong nước gồm các bước: thu thập thông tin, tổng hợp thông tin, phân tích và rút ra nhận xét về tình hình thị trường trong nước. Một trong những cách thức tiến hành thu thập thông tin mà Phượng Hoàng dùng là thông qua hệ thống kênh phân phối rộng khắp các tỉnh thành, công ty Phượng Hoàng cử giám sát bán hàng tại từng nhà phân phối, có cán bộ quản lý theo khu vực, phản ánh một cách nhanh nhất quan hệ cung cầu thị trường trong nước, tiếp theo là bước tổng hợp, phân tích do P.kinh doanh tiến hành. Căn cứ vào các thông tin thu thập được Phòng Kinh doanh tiến hành phân tích xác định nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và các yếu tố có liên quan đến mặt hàng nhập khẩu như dung lượng thị trường, các đối thủ cạnh tranh, sự biến động thị trường, tỷ suất ngoại tệ, giá cả hiện tại trên thị trường … và các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh mặt hàng đó. Kết quả của phân tích cho phép Công ty lập ra kế hoạch nhập hàng có hiệu quả nhất. Phương pháp này gắn liền với tình hình thực tế, phản ánh được chân thực, tuy nhiên tốn kém thời gian và nhân lực, hạn chế nữa là các giám sát bán hàng không thường xuyên có mặt tại điểm bán hàng được mà dựa trên lượng hàng bán được, cách khắc phục là hỏi thông tin phản ánh lại từ các đại lý, nhà phân phối. Cụ thể khi nghiên cứu thị trường trong nước cán bộ nghiên cứu của công ty tập trung trả lời những câu hỏi sau: Thị trường trong nước cần những mặt hàng gì? Tình hình sản xuất và tiêu thụ mặt hàng đó ra sao? Cần phải xác định được nhu cầu của người tiêu dùng về các mặt hàng một cách cụ thể về quy cách, phẩm chất, kiểu dáng, bao bì, nhãn hiệu, số lượng để nhập khẩu hàng hoá về thoả mãn đúng, đủ, kịp thời những nhu cầu đó. Ngoài ra, cần phải nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, khả năng sản xuất, tình hình sản xuất của doanh nghiệp trong nước, tình hình nhập khẩu bánh kẹo của các công ty trong nước để biết được mức cung ứng trong nước về mặt hàng bánh kẹo, công ty cũng nghiên cứu tình hình tiêu thụ bánh kẹo người dân, trong bước này công ty Phượng Hoàng không tự tiến hành nghiên cứu một cách cụ thể mà dực vào các báo cáo do một số tổ chức, hay nhà nước công bố, dựac vào thông tin về chỉ số phát triển kinh tế, tình hình lạm phát đưa ra các dự đoán về xu hướng tiêu thụ mặt hàng bánh kẹo. Do vậy, muốn biết được nên kinh doanh nhập khẩu mặt hàng gì với số lượng là bao nhiêu cần phải nghiên cứu tình hình trong nước về sản xuất mặt hàng đó như thế nào. Theo ước tính của Hiệp hội Các nhà sản xuất bánh kẹo Đức, sản lượng bánh kẹo Việt Nam năm 2008 ước khoảng 476.000 tấn, đến năm 2012 sẽ đạt khoảng 706.000 tấn; tổng sản lượng bánh kẹo bán lẻ ở thị trường Việt Nam năm 2008 khoảng 674 triệu USD, năm 2012 sẽ là 1.446 triệu USD, đây là thị trường tiềm năng lớn. Trong đó các đơn vị trong nước chiếm 70% thị phần, 30% thị phần còn lại là nhập khẩu từ Trung Quốc, Thái Lan, Indonesia, Hồng Kông và Malaysia... điều đáng lưu ý là một số sản phẩm nhập khẩu đến nay các doanh nghiệp trong nước vẫn chưa sản xuất được. Đây chính là thị phần mà các doanh nghiệp nhập khẩu bánh kẹo cạnh tranh. 2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài. Công ty Phượng Hoàng chia hoạt động nghiên cứu thị trường thành 2 mảng đó là đối với các đối tác truyền thống và đối tác mới, đối với các đối tác truyền thống công ty phải thường xuyên nghiên cứu tình hình biến động của giá cả thế giới, xém xét giá mà nhà xuất khẩu cung cấp cho mình để đưa ra mức giá nhập khẩu phù hợp. Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài để tìm đối tác mới công ty Phượng Hoàng thường thu thập các thông tin thông qua tìm kiếm trên internet, qua một số cổng thông tin về xuất, nhập khẩu như alibaba.com, ecvn.com, ttnn.com.vn, ngoaithuong.vn, fita.org, English.itp.ne.jp, europages.net …đây là những website cung cấp thông tin về các nhà nhập khẩu của một số nước, thị trường. Sau khi có được thông tin để có thể liên hệ với nhà xuất khẩu, công ty Phượng Hoàng phải kiểm tra uy tín và mối quan hệ của các đối tác này trong kinh doanh. Công ty Phượng Hoàng còn phải quan tâm đến các điều kiện thương mại chung, những hiệp định, hiệp ước đã ký kết với nước ngoài như: WTO, ASEAN, những hiệp định thương mại đã thỏa thuận giữa hai nước, để là cơ sở cho việc lựa chọn các dối tác. Những nhân tố thuộc môi trường văn hóa, chính trị , luật pháp, kinh tế của nước đối tác để tiến hành giao dịch thuận lợi. 2.2.2 Lập phương án kinh doanh Công ty cổ phần Phượng Hoàng tiến hành lập phương án kinh doanh chủ yếu gồm hai bước xác định giá và xét duyệt phương án kinh doanh, do các đối tác của công ty là bạn hàng quen thuộc, có quan hệ giao dịch từ trước đó. Xác định giá xuất - nhập đối với thị trường có quan hệ giao dịch: Trên cơ sở phân tích quan tâm một cách thích hợp ảnh hưởng của các nhân tố, giá nguyên liệu đầu vào, tình hình phát triển kinh tế để xác định giá nhập của một số mặt hàng, thông thường có thể dựa vào giá chào hàng của các đơn vị cung ứng sản phẩm tương tự, giá nhập khẩu của các năm trước đó có tính đến các thay đổi của sản phẩm và các yếu tố có liên quan để đưa ra một mức giá nhập khẩu hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Việc xét duyệt phương án kinh doanh tai công ty Cổ Phần Phượng Hoàng được tiến hành như sau: Phòng xuất nhập khẩu lập phương án kinh doanh rồi đưa cho giám đốc xem xét, Giám đốc quyết định có thực hiện phương án kinh doanh không, dựa trên việc xem xét các chỉ tiêu tính toán, xem phương án kinh doanh có lãi không dựa váo các chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra như giá vốn hàng hóa, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, thuế GTGT, chí phí BH & QLDN, chi phí tài chính …và giá bán dự kiến của sản phẩm, trên cơ sở giá bán của kỳ trước. Nếu có lãi quyết định kinh doanh, việc tính toán chi phí, nếu các chi phí tăng có thể điều chỉnh giá bán tăng, việc gia tăng của các chi phí này phù hợp với tình hình chung của nền kinh tế, tránh trường hợp sử dụng không hiệu quả. 2.2.3 Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng 2.2.3.1 Quá trình giao dịch, đàm phán Sau khi thông qua phương án kinh doanh, cán bộ phòng xuất nhập khẩu giao dịch , đàm phán với đối tác nước ngoài. Quá trình đàm phán của công ty Phượng Hoàng gồm bốn giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị: chuẩn bị kỹ các điều khoản giá cả, chất lượng, số lượng, địa điểm thời gian giao hàng… Một số điều khoản có thể áp dụng theo thông lệ của những lần giao dịch trước, áp dụng cho khách hàng quen thuộc, và có giá trị nhỏ. Giai đoạn thảo luận, đề xuất, thỏa thuận. trong các giai đoạn này các bên đi sâu vào nội dung của từng điều khoản giá cả, số lượng, cách thức, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, ưu đãi giảm giá nếu thanh toán trước …trong phương thức giao dịch với đối tác nước ngoài công ty Cổ Phần Phượng Hoàng chủ yếu là giao dịch trực tiếp thông qua thư điện tử, điện tín. Trong quá trình giao dịch đối với các sản phẩm mới công ty yêu cầu gửi hàng mẫu trước thông qua đường hàng không, thời gian gửi hàng có thể mất khoảng hai ngày, các bên sẽ cất giữ hàng mẫu để sau này có cơ sở đối chứng. 2.2.3.2 Ký kết hợp đồng nhập khẩu Theo quy định Luật thương mại 2005 của nước ta quy định: hình thức của hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản. Bởi đây là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên, nó xác định rõ ràng mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Tuy nhiên khi giao dịch với nước ngoài, các bên ký kết với nhau dưới hình thức điện tử, chính vì vậy công ty phải nghiên cứu hình thức tương đương văn bản theo luật pháp nước ta quy định để có thể tiến hành ký kết hợp đồng đảm bảo,tránh tranh chấp có thể xảy ra sau này. Việc ký kết hợp đồng tại công ty Cổ Phần Phượng Hoàng do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trưởng Phòng xuất nhập khẩu được Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau, do một trong hai bên soan thảo,tùy từng trường hợp mà công ty yêu cầu phía bên kia gửi hợp đồng hoặc công ty Phượng Hoàng soạn thảo hợp đồng, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ soạn thảo rổi trình cho giám đốc phê duyệt, giám đốc đồng ý, hợp đồng được ký rổi fax cho bên kia. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Bản hợp đồng thể hiện quan hệ về pháp lý giữa hai bên, sau khi ký kết các bên cần tuân thủ thực hiện hợp đồng . 2.2.4 Thực hiện hợp đồng 2.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu Theo quy định của luật pháp nước ta tính đến thời điểm hiện nay thì đối với mặt hàng bánh mứt kẹo không thuộc diện các mặt hàng hạn chế, cấm nhập khẩu hay chịu sự quản lý của bộ Công Thương, hay quản lý chuyên ngành – văn bản phụ lục ban kèm nghị định 12/2006/NĐ-CP, như vậy công ty sẽ không cần phải xin giấy phép nhập khẩu.