Đề tài Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 242 – Khu quản lý đường bộ II

242 Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán vật liệu, thanh toán với người bán Kế toán TSCĐ, thủ quỹ Kế toán lương, BH, tạm ứng Kế toán ngân hàng Các nhân viên Kế toán ở các Đội, Hạt 2.2.2 - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : 2.2.2.1 - Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán : Trong những năm gần đây đất nước ta đang chuyển mình theo cơ chế mới để phát huy vai trò đắc lực của một công cụ quản lý kinh tế, cơ chế tài chính kế toán cũng có những bước thay đổi, biểu hiện rõ nét của sự thay đổi này là sự ra đời của hệ thống kế toán mới ban hành theo Quyết định số 1205 – TC - CĐKT và 1206 – TC – CĐKT ngày 14/12/1994 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính được áp dụng với mọi loại hình Doanh nghiệp. Từ năm 1996 Công ty bắt đầu áp dụng hệ thống kế toán mới ban hành theo quyết định số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thay thế cho quyết định số 1205 và 1206 với hình thức sổ sử dụng là chứng từ ghi sổ và hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998, trong những năm qua Công ty đã nghiên cứu và bước đầu áp dụng triển khai hệ thống này với những đặc thù riêng của ngành giao thông vận tải và đặc điểm riêng của Công ty. Một hệ thống tài khoản phục vụ cho công tác hạch toán kế toán đã được áp dụng tại Công ty theo chế độ, chuẩn mực kế toán mới có sự lựa chọn cho phù hợp với điều kiện của Công ty. 2.2.2.2 - Hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ sách kế toán: Theo quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị ngành Giao thông và đặc biệt là các đơn vị trực thuộc Cục đường bộ Việt Nam. Vì vậy, chứng từ kế toán mà đơn vị áp dụng có sự thay đổi theo các mẫu biểu quy định hiện hành và được thể hiện các chỉ tiêu sau : - Đối với chỉ tiêu lao động, tiền lương, chứng từ kế toán bao gồm: + Bảng chấm công mẫu số 01 - LĐTL + Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 - LĐTL + Phiếu nghỉ hưởng BHXH mẫu số C 03 - H + Bảng thanh toán BHXH mẫu số C 04 - H + Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm ngoài giờ mẫu số C 06 - H + Giấy đi đường mẫu số C 07 - H + Biên bản kiểm tra tai nạn lao động mẫu số C 08 - H + Lệnh điều xe mẫu số C 09 - H - Đối với chỉ tiêu vật tư , chứng từ kế toán bao gồm : + Phiếu nhập kho mẫu số 01 - VT + Phiếu xuất kho mẫu số 02 - VT + Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hó mẫu số C 14 - H + Thẻ kho mẫu số C 17 - H - Đối với chỉ tiêu tiền tệ, chứng từ kế toán bao gồm + Phiếu thu mẫu số 01 - TT + Phiếu chi mẫu số 01 - TT + Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C 23 - H + Giấy thanh toán tạm ứng mẫu số C 24 - H + Bảng kiểm kê quỹ mẫu số C 26 a - H - Chỉ tiêu tài sản cố định, chứng từ bao gồm : + Biên bản giao nhận tài sản cố định mẫu số C 31 - H + Biên bản thanh lý tài sản cố định mẫu số C 32 - H + Biên bản đánh giá lại tài sản cố định mẫu số C 33 - H - Chỉ tiêu chuyên ngành đường bộ, chứng từ bao gồm : + Bảng giao khoán khối lượng công việc mẫu số C 41 - H/ĐB + Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành mẫu số C 42 - H/ĐB + Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành mẫu số C 43 - H/ĐB + Phiếu giá đề nghị thanh toán khối lượng công việc hoàn thành mẫu C 44 - H/ĐB - Các chứng từ kế toán khác : + Uỷ nhiệm chi + Giấy báo Có + Séc + Hoá đơn giá trị gia tăng Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy Công ty sử dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" và phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ. Theo hình thức này số lượng sổ sách sử dụng tại Công ty bao gồm đầy đủ các loại sổ tổng hợp, chi tiết đúng mẫu theo quy định của Bộ tài chính và một số mẫu biểu do Công ty tự lập để tập hợp. + Phiếu định khoản kế toán (bảng kê chứng từ) được lập theo định kỳ hàng tháng, riêng cho từng phần hành và mỗi tài khoản được ghi riêng phần Nợ hoặc Có. + Phiếu phân tích kế toán là Bảng tổng hợp số phát sinh được lập căn cứ vào dòng tổng cộng của các phiếu định khoản bên Nợ hoặc Có của một tài khoản. + Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời được mở riêng cho từng tài khoản theo định kỳ mỗi tháng một lần, căn cứ vào chứng từ phát sinh theo từng loại để lên chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý Chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. + Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản. mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Các sổ thẻ kế toán chi tiết được mở bao gồm: + Sổ TSCĐ và sổ đăng ký khấu hao TSCĐ. + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa. + Thẻ kho (ở kho vật liệu sản phẩm hàng hóa). + Sổ chi phí sản xuất. + Bảng tính giá thành sản phẩm. + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, với ngân sách. . . + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái Sơ đồ 4 - trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính 2.3. Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 242 2.3.1. Đối tượng, phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty : Tại Công ty QL&SCĐB 242 đối tượng để tính giá thành là các công trình xây lắp hoàn thành bàn giao hoặc từng hạng mục công trình của toàn bộ công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư và thực hiện thanh quyết toán, là doanh nghiệp hoạt động công ích do đó các công trình do Công ty thực hiện có quy mô vừa và nhỏ, thời gian thi công ngắn ( dưới 1 năm ). Để hạch toán chi phí và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình được dễ dàng, chính xác, quá trình hạch toán chi phí và tính giá thành tại Công ty được tiến hành như sau: + Tập hợp chi phí có thể tách riêng cho từng công trình vào tài khoản chi phí được mở chi tiết cho công trình đó. + Cuối kỳ phân bổ các chi phí sản xuất chung này cho các công trình và phản ánh trực tiếp vào “Bảng tính giá thành công trình xây lắp”. + Xác định chi phí dở dang cuối kỳ qua “Biên bản kiểm kê giá trị sản lượng dở dang” từ đó tính ra giá thành công trình xây lắp hoàn thành. 2.3.2. Kế toán chi phí sản xuất tại Công ty QL&SCĐB 242 2.3.2.1-Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 được mở chi tiết cho từng công trình. Xuất phát từ cơ chế khoán mà Công ty áp dụng, Công ty sau khi ký được các hợp đồng mới tiến hành giao khoán cho các đội, hạt thi công. Các đội, hạt thi công, tự tổ chức cung ứng vật tư, nhân lực để thi công công trình. Trường hợp các đội, hạt không thể tự đảm bảo được nguồn vật tư thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ như : nhựa đường, xi măng, đá các loại… Vì vậy, nguồn cung ứng vật tư chủ yếu cho các đội, hạt thi công công trình là nguồn vật liệu mua ngoài. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu tương đối dễ dàng, Công ty áp dụng cách thức tổ chức này cho phép các đội, hạt có thể chủ động nguồn vật liệu, thuận tiện cho hoạt động thi công, tiết kiệm được chi phí lưu kho, bảo đảm và đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn. Năm 2003 vừa qua, tổng chi phí nguyên vật liệu tại công ty là 10.111.922.000 đồng trong tổng chi phí tương đương 60%. Điều này cho thấy chi phí về vật liệu chiếm phần lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành công trình xây lắp. Do đó quản lý tốt chi phí về vật liệu sẽ góp phần đáng kể vào việc hạ giá thành sản phẩm- đây cũng chính là nhiệm vụ đặt ra cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty. Trong quá trình thi công công trình, khi phát sinh các nhu cầu, các đội, hạt trưởng có thể tự ký các hợp đồng bảo đảm cung ứng vật liệu với các đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng. Mẫu: Hợp đồng kinh tế. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độc Lập-Tự do-Hạnh phúc. Hợp đồng kinh tế Về việc: Cung ứng đá cho công trình Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL4D tỉnh Lào Cai Căn cứ... Căn cứ... Hôm nay ngày 01 tháng 3 năm 2004, chúng tôi gồm: Bên A: Công ty QL&SCĐB 242 1 Ông : Kiều Văn Chính - Giám đốc 2 Bà : Dương Thu Hương - Kế toán trưởng Địa chỉ ... Có tài khoản số... Tại ngân hàng... Bên B: Doanh nghiệp Bảo Thắng: 1 Ông Địa chỉ... Có tài khoản số... Tại ngân hàng... Hai bên cùng bàn bạc thống nhất Điều 1: Bên B nhất trí giao cho bên A khối đá các loại đảm bảo chất lượng đề ra . Tiến độ cung cấp đá theo yêu cầu của bên A Khối lượng và đơn gía : + Đá 4x6 : 1.500m3 x 100.000đ/m3 = 150.000.000đ + Đá 1x2 : 300m3 x 130.000đ/m3 = 39.000.000đ + Đá 0.5x1 : 250m3 x 135.000đ/m3 = 33.750.000đ ( giá trên bao gồm cả thuế VAT, vận chuyển đến chân công trình ) Tổng giá trị 222.750.000 đồng( Hai trăm hai hai triệu bẩy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Điều 2: ... Điều 3: ... Đại diện bên A Đại diện bên B Bản kê nhận hàng Đơn vị bán: Doanh nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Từ ngày 01 tháng 3 đến ngày 15 tháng 3 năm 2004 Stt Chứng từ Ngày nhận đvt Mặt hàng Đá 4x6 Đá 1x2 Đá 0.5x1 Cát Đá Nhựa Xăng 1 04/3/04 m3 70 10 8 2 7/3/04 m3 50 8 7 3 8/3/04 m3 65 9 8 4 10/3/04 m3 65 6 8 5 12/3/04 m3 70 9 10 6 14/3/04 m3 65 12 8 7 15/3/04 m3 60 8 8 Tổng 445 62 57 Người giao Người nhận. Biên bản nghiệm thu khối lượng Từ ngày 01 tháng 3 năm 2004 đến ngày 15 tháng 3 năm 2004 Căn cứ hợp đồng kinh tế Số. . .Ngày . . .Tháng . . .Năm giữa Cty QL&SCĐB242 với Doanh Nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Về việc mua bán đá. Cho công trình: Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL 4D Hôm nay ngày 15 tháng 3 năm 2004 Tại: Trụ sở làm việc của Doanh nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Đơn vị nhận: Đội Công trình - Cty QL&SCĐB 242 Ông ( bà ) : Nguyễn Thế Dân - Đội trưởng Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Định - Thống kê. Đơn vị giao : Doang nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Ông ( bà ) : Ông ( bà ) : Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lượng đá các loại ( có bảng kê nhận hàng kèm theo ) nhận từ 01/3/04 đến 15/3/04 đá các loại là : 564 m3 ( Năm trăm sáu tư mét khối ). Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lượng trên để làm cơ sở thanh quyết toán. Biên bản được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản./. Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Hai đại diện ký) (Hai đại diện ký) Phòng vật tư thiết bị căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào " Hoá đơn GTGT ", để làm thủ tục nhập vật tư "Phiếu nhập kho", " Phiếu xuất kho " . Phiếu nhập, xuất kho được lập làm ba liên: Hóa đơn (gtgt) Mẫu số: 01.GTKT -3LL Liên 2: (Giao khách hàng) DH/01- B Ngày 15/3/2004 N0- 36283 Đơn vị bán hàng:. . . Địa chỉ: . . . Sổ tài khoản Điện thoại:. . . MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thế Dân - Đội Công Trình Đơn vị: Công ty QL&SCĐB 242 - Phố Lu - Bảo Thắng - Lào Cai Hình thức thanh toán: TM/ Séc MS 5300134758 - 1 stt Tên hàng hóa, dịch vụ đvị tính Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Đá 4x6 m3 445 95.238 42.380.910 2 Đá 1x2 m3 62 123.809 7.676.158 3 Đá 0.5x1 m3 57 128.571 7.328.547 Cộng tiền hàng 57.385.615 Tiền thuế GTGT ( 5%) 2.869.385 Tổng cộng tiền thanh toán 60.255.000 Thủ trưởng đơn vị Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên Kế toán trưởng Ký, ghi rõ họ tên Người mua hàng Ký, ghi rõ họ tên Số tiền viết bằng chữ : Sáu mươi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn. Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 3 năm 2004 Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141TC/ CĐKT Số 21 Nợ :….. Có : ….. Đơn vị: Công ty 242 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thế Dân Theo hóa đơn số 36283 ngày 15 tháng 3 năm 2004. Của Doang nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai Nhập tại kho : Công trình Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL 4D Số tt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 4x6 m3 445 445 95.238 42.380.910 2 Đá 1x2 m3 62 62 123.809 7.676.158 3 Đá 0.5x1 m3 57 57 128.571 7.328.547 Cộng 57.385.615 Nhập Ngày 15 tháng 3 năm 2004 Viết bằng chữ: Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mười năm đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty QL&SCĐB 242 phiếu xuất kho Số 24 Xuất cho : ông Định-Đội Công trình - thi công Nâng cấp Km142-Km146 QL 4D Lĩnh tại kho : Km 142 - Km 146 QL 4D Số tt Tên hàng đvị tính Số lượng Giá Đvị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Đá 4x6 m3 445 445 95.238 42.380.910 2 Đá 1x2 m3 62 62 123.809 7.676.158 3 Đá 0.5x1 m3 57 57 128.571 7.328.547 Cộng 57.385.615 Viết bằng chữ : Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mười năm đồng Ngày 15 tháng 3 năm 2004 Người nhận Vật tư thiết bị Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hợp đồng này, các đội trưởng viết đơn xin tạm ứng. Khi đơn xin tạm ứng được duyệt, bộ phận kế toán sẽ xuất quỹ tạm ứng để các đội trưởng có thể bảo đảm thanh lý hợp đồng. Kế toán lập các phiếu chi và hạch toán vào TK 141- Tạm ứng (TK 1413- Tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán nội bộ). Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đội trưởng xin tạm ứng. Trường hợp các đội trưởng không thể tự tổ chức cung ứng vật liệu cho thi công thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ. Khi bảng quyết toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình hoàn thành bàn giao được duyệt, căn cứ vào hoá đơn thanh toán giữa các đội trưởng xây dựng với các nhà cung cấp hoặc căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế xuất kho để kế toán hạch toán vào chi phí (chi tiết cho từng công trình). Qua hệ thống sổ kế toán, quá trình hạch toán khoản mục CFNVLTT được tiến hành như sau: Định kỳ nhân viên kế toán công trình tiến hành thu thập các chứng từ chi phí phát sinh (các hoá đơn thanh toán tiền mua vật liệu kèm theo các bản hợp đồng, biên bản nghiệm thu vật liệu, bảng kê nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) gửi lên phòng kế hoạch vật tư kiểm tra định mức vật tư đưa vào sử dụng trong công trình có đúng với tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà nước ban hành cho các hạng mục công trình không, ký xác nhận và chuyển xuống phòng kế toán. ở đây kế toán Công ty căn cứ các chứng từ gốc liên quan lập chứng từ ghi sổ. Kế toán chi phí tại Công ty căn cứ vào các chứng từ này lập chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào Sổ cái TK621 và được mở chi tiết cho từng công trình. Ví dụ : + Trường hợp khi nhận được các chứng từ chi phí NVL phát sinh của công trình Nâng cấp Km142 - Km 146 QL4D do đơn vị tự mua, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: Khu quản lý đường bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 30 STT Trích yếu TK nợ TK Có Số tiền (đồng) 1 Giảm nợ ông Dân tiền đá CT Nâng cấp K142-K146 QL4D ( Doanh nghiệp Bảo Thắng ) 621 133 141.3 57.385.615 2.869.385 Tổng cộng 60.255.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn Kế toán trưởng Người lập biểu + Trường hợp công ty xuất thẳng nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn vị : Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công trình phòng vật tư có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu của tiến độ thi công. Phòng kế hoạch vật tư được sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết phiếu xuất kho. Vật tư được xác định mức sẵn cho từng công trình, tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng "Phiếu xuất kho" thông thường, phòng Kế hoạch vật tư thiết bị căn cứ vào các bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư của các đội công trình. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được Giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất vật tư được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở phòng vật tư thiết bị. Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Công ty QL&SCĐB 242 phiếu xuất kho Số 37 Xuất cho : Hạt 1 QL 4E để dùng vào việc thi công Rải tăng cường Km2 - Km5 QL 4E Lĩnh tại kho : Hạt 1 QL 4E Ghi nợ vào TK 621. Số tt Tên hàng đvị tính Số lượng Giá Đvị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 2 Nhựa đường Tấn 20 20 3.830.000 76.600.000 Cộng 76.600.000 Viết bằng chữ : Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người nhận Vật tư thiết bị Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào giấy xin cấp nguyên vật liệu do đơn vị lập, có xác nhận của phòng kế hoạch vật tư + phiếu xuất kho chuyển qua phòng TCKT, kế toán căn cứ lập chứng từ ghi sổ : Khu quản lý đường bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 31 STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng) 1 Xuất nhựa đường thi công Rải tăng cường Km 2 - Km 5 QL4E ( Hạt 1 QL 4E ) 621 152 76..600.000 Tổng cộng 76.600.000 Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Kế toán trưởng Người lập biểu Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã được lập vào sổ “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ “, Sổ cái TK621 – Chi phí NVL trực tiếp theo chi tiết từng công trình. Cuối kỳ kế toán, kế toán lập chứng từ ghi sổ kết chuyển từ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp sang TK 154 - Chi phí SXKD dở dang theo từng hạng mục công trình. Khu quản lý đường bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 32 STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng) 1 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Nâng cấp K142 - K146 QL 4D 154 621 57.385.615 Tổng cộng 57.385.615 Viết bằng chữ: Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mười năm đồng Kế toán trưởng Người lập biểu Khu quản lý đường bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số : 33 STT Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền (đồng) 1 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Rải tăng cường Km2 - Km 5 QL 4E 154 621 76.600.000 Tổng cộng 76.600.000 Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Kế toán trưởng Người lập biểu Sổ cái Năm 2004 Tên tài khoản : Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu : 621 Từ ngày 01 tháng 3 năm 2004 đến ngày 31/3/2004 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ GS Diễn giải Số hiệu tài khoản Đ.Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 31/3 30 31/3 Giảm nợ ông Dân tiền đá CT Nâng cấp K142 - K146 QL4D ( Doanh nghiệp Bảo Thắng ) 141.3 57.385.615 31/3 31 31/3 Xuất nhựa đường thi công Rải tăng cường Km 2 - Km 5 ( đơn vị thi công : Hạt 1 QL 4E ) 152 76.600.000 31/3 32 31/3 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Nâng cấp K142 - K146 QL4D 154 57.385.615 31/3 33 31/3 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình Rải tăng cường Km2 - Km 5 QL 4E 154 76.600.000 Cộng phát sinh 133.985.615 133.985.615 Dư Lập, ngày ……tháng…….năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Như vậy tại Công ty Sổ Cái tài khoản 621 có phân theo chi tiết của từng công trình, hạng mục công trình được dùng để kết chuyển sang Tài khoản 154- Chi phí SXKD dở dang. 2.3.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622 cũng được mở chi tiết cho từng công trình. Việc tính toán các khoản phải trả cho người lao động tại Công ty được thực hiện bởi kế toán công trình. Khi Công ty ký kết các hợp đồng giao khoán với các Đội trưởng xây dựng, các Đội trưởng xây dựng phải căn cứ vào mức giá giao khoán để lập dự toán cho các khoản mục chi phí. Căn cứ trên quỹ lương dự toán Đội trưởng xây dựng tiến hành giao khoán cho các tổ xây dựng thi công. Tại các tổ, tổ trưởng căn cứ vào năng lực và trình độ từng người lao động để quyết định phương thức trả lương hợp lý. Hiện nay, các tổ xây dựng sử dụng hai phương pháp trả lương là phương pháp trả lương theo thời gian và phương pháp trả lương theo khối lượng nhận khoán hoàn thành. + Theo phương pháp trả lương theo thời gian: tiền lương phải trả cho người lao động được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lương ngày, hệ số lương. Công thức tính lương như sau: Tiền lương trả Mức lương Hệ Số ngày công = x x theo theo gian ngày số làm việc thực tế Trong đó hệ số lương của từng người được xác định dựa trên trình độ, năng lực làm việc thực tế của người lao động đó. Bảng chấm công theo dõi số ngày làm việc thực tế của người lao động được tổ trưởng hoặc nhân viên kế toán đội lập. + Theo phương pháp trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành: Tiền lương phải trả cho người lao động được tính căn cứ vào hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và bản thanh lý hợp đồng. Hợp đồng làm khoán được ký kết giữa Đội trưởng đội xây dựng và các tổ xây dựng trong đó quy định rõ khối lượng công việc, trị giá khoán và các điều kiện kỹ thuật khác.Khi khối lượng công việc hoàn thành, nhân viên kế toán gửi hợp đồng làm khoán kèm theo biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành lên phòng kế toán Công ty. Cuối tháng căn cứ vào các bảng chấm công, nhân viên kế toán đội lập bảng thanh toán tiền lương để trả lương cho công nhân trong đội. (Bảng tính lương có mẫu kèm theo). Ngoài các lao động trong biên chế, đội xây dựng còn sử dụng lao động thuê ngoài để thực hiện các công việc không cần các kỹ năng như san lấp mặt bằng, đào xúc đất, ... Việc sử dụng lao động thuê ngoài tại các địa phương, nơi công trình đang thi công giúp cho Công ty giảm bớt các chi phí về đưa đón, di chuyển nhân công, xây dựng công trình tạm, nhà ở, ...cho công nhân, từ đó tạo điều kiện cho đội sử dụng các lao động thường xuyên được hiệu quả và tiết kiệm hơn. Trong quá trình thi công khi phát sinh các công việc có thể sử dụng lao động thuê ngoài, các đội trưởng xây dựng có quyền ký các hợp đồng thuê lao động ngoài dưới dạng khoán công việc. Khi khối lượng giao khoán hoàn thành, lập bảng đối chiếu xác nhận khối lượng thực hiện, các đội trưởng xây dựng căn cứ vào các chứng từ này để thanh toán cho lao động thuê ngoài. Cuối tháng, nhân viên kế toán công trình thu thập các chứng từ chi phí nhân công phát sinh (Bảng thanh toán lương, Hợp đồng thuê nhân công, Bảng đối chiếu xác nhận khối lượng thực hiện) gửi lên phòng kế toán của Công ty. Tại phòng kế toán Công ty, kế toán chi phí sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tiến hành hạch toán vào chi phí (chi tiết cho từng công trình). Năm 2003 vừa qua, tổng chi phí nhân công trực tiếp của Công ty là 3.183.553.091đồng trong tổng chi phí chiếm 17% là nhân tố tương đối lớn về mặt quy mô trong tổng chi phí của Công ty. Mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí song yếu tố lao động là một yếu tố hết sức quan trọng. Nó đòi hỏi phải được tổ chức và quản lý đặc biệt vì chính họ là người trực tiếp tạo ra sản phẩm. Tinh thần và thái độ của người lao động có ảnh hưởng rất lớn tới năng suất và chất lượng công việc, góp phần tiết kiệm vật liệu thi công, đẩy nhanh tiến độ và bảo đảm công trình. Vì vậy công tác hạch toán chi phí nhân công mà nội dung cơ bản là các khoản phải trả cho người lao động, nếu được quản lý tốt , quan tâm đầy đủ đến lợi ích của họ sẽ là động lực thúc đẩy họ làm việc tích cực hơn, từ đó có thể hạ giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao đời sông cho người lao động. Qua hệ thống sổ kế toán, quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được tiến hành như sau: Kế toán chi phí sau khi nhận được các chứng từ chi phí từ các đội xây dựng gửi lên, căn cứ vào các chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 622 có phân theo chi tiết. VD : Giao khoán 1 : Trong bảng giao khoán công trình Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL4D, Công ty QL&SCĐB 242 giao khoán quỹ lương cho Đội công trình tháng 3/2004 như sau: 1. Đá dăm láng nhựa 4.5Kg/m2 H = 12cm : 2400 m2; Đơn giá 2.000đ/m2 --> thành tiền 4.800.000 đồng 2. Bù vênh đá dăm H = 5cm : 408 m2, Đơn giá: 6.000 đ/m2 --&