Đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán tài sản cố định trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC Sài Gòn) thực hiện

ch hàng, từ chỗ chỉ có 35 khách hàng khi mới thànhlập công ty, đến nay Công ty đã có hơn 800 khách hàng thường xuyên và mức tăng trưởng bình quân năm về số lượng khách hàng trong 5 năm gần đây là 15%. Khách hàng thường xuyên của Công ty cũng rất đa dạng: 39% khách hàng là Doanh nghiệp nhà nước, 50% khách hàng là Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, 3% khách hàng là các Công ty cổ phần, còn lại là các Công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân, các tổ chức và chương trình tài trợ quốc tế, khách hàng trong lĩnh vực tài chính ngân hàng. 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và quy trình công nghệ của Công ty AFC Sài Gòn 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AFC Sài Gòn + Tại Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hội đồng quản trị, bao gồm 3 thành viên: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị và 1 uỷ viên. Trụ sở chính của Công ty được đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra Công ty còn có 2 chi nhánh ở Hà Nội và Thành phố Cần Thơ . Cơ cấu tổ chức bộ máy: Do chi nhánh Hà Nội là chi nhánh lớn nên được tổ chức hoạt động độc lập với Công ty, thực hiện hạch toán độc lập, còn chi nhánh ở Cần Thơ hoạt động dưới sự quản lý của Công ty, hạch toán phụ thuộc vào Công ty, báo cáo tài chính của Công ty là Báo cáo hợp nhất theo phương thức cộng báo cáo của chi nhánh Hà Nội với Công ty. Giám đốc Công ty: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày tại Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hoạt động của Công ty, là người đại diên pháp luật của Công ty. Phó giám đốc Công ty: tư vấn, giúp việc cho Giám đốc, thực hiện các công việc được giám đốc giao và trực tiếp quản lý điều hành hoạt động của các phòng nghiệp vụ tại các chi nhánh do mình phụ trách. Phòng phát triển kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu bổ sung và hoàn thiện các dịch vụ Công ty đang cung cấp, xây dựng chiến lược phát triển, củng cố và tạo lập thêm các mối quan hệ với các đối tác của Công ty. Phòng tổ chức Hành chính, Tài vụ: Thực hiện chức năng của phòng Hành chính tổng hợp và phòng tài chính kế toán, thực hiện các công việc: Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy của công ty AFC Sài Gòn Giám đốc công ty Phó giám đốc công ty kiêm giám đốc CN Hà Nội Chi nhánh Hà Nội Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 3 Phòng hành chính tài vụ Phó giám đốc công ty kêm giám đốc CN Cần Thơ Chi nhánh Cần Thơ Các chủ nhiệm kiểm toán Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 5 Phó giám đốc công ty Phòng nghiệp vụ 4 Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 3 phòng nghiệp vụ 6 Bộ phận tư vấn BDO Phòng phát triển kinh doanh phòng tổ chức hành chính và tài vụ Bộ phận đào tạo bên ngoài _ Quản lý hành chính và nhân sự trong Công ty và chi nhánh, lên kế hoạch về lao động, tiền lương, mua sắm đồ dùng văn phòng, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh và công tác quản trị doanh nghiệp, quản lý công văn... _ Quản lý tài chính của Công ty và chi nhánh, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ kế toán hiện hành. Bộ phận đào tạo bên ngoài: Công ty đã xây dựng “Chương trình huấn luyện chuyên nghiệp liên tục” nhằm đảm bảo cho các nhân viên nghiệp vụ có đầy đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm kiểm toán, nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán. Ngoài việc đào tạo cho các nhân viên của Công ty, bộ phận này còn thực hiện dịch vụ huấn luyện đào tạo cho khách hàng. Bộ phận tư vấn BDO: Bao gồm các chuyên gia tư vấn, thực hiện tư vấn và kiểm toán các khách hàng mà BDO chuyển qua. + Tại chi nhánh Hà Nội: Việc tổ chức quản lý này tạo sự thuận lợi, linh hoạt trong hoạt động của chi nhánh, các chi nhánh độc lập quyết định hoạt động của mình dựa trên điều lệ và quy định của Công ty đồng thời tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình. Bộ máy quản lý của chi nhánh (sơ đồ 2) bao gồm: Giám đốc chi nhánh: Thực hiện quản lý, điều hành hoạt động của chi nhánh, thực hiện các công việc được Giám đốc Công ty giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và hội đồng quản trị về hoạt động của chi nhánh. Phó giám đốc chi nhánh (2 người): Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh về các công việc được giao và quản lý điều hành hoạt động của phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 2. Phòng nghiệp vụ: Chi nhánh có 3 phòng nghiệp vụ là bộ phận trực tiếp mang lại doanh thu cho công ty và là nhân tố quyết định sự phát triển của công ty, trong đó phòng nghiệp vụ 3 các nhân viên là kỹ sư xây dựng thường tập trung ở phòng nghiệp vụ 3. Tuy nhiên về cơ bản thì chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ là như nhau, đều có thể thực hiện các công việc: kiểm toán báo cáo tài chính các doanh nghiệp, dự án, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, tư vấn... Đây là điểm khác biệt với nhiều Công ty Kiểm toán khác là thường phân chia các phòng chuyên theo từng chức năng: Kiểm toán xây dựng cơ bản, tư vấn, Kiểm toán báo cáo tài chính các doanh nghiệp... Cách phân chia này giúp cho các nhân viên của Công ty có điều kiện để nâng cao kiến thức, hiểu biết và trình độ của mình trên nhiều lĩnh vực, từ đó nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán. Bộ phận Hành chính, Tài vụ: Phụ trách các công tác kế toán, quản lý nhân sự, lương và các công việc khác của Công ty. 2.1.3.2.Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty AFC Sài Gòn Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 3 người: Kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên. Công tác kế toán được tiến hành theo đúng các nguyên tắc kế toán và hệ thống kế toán doanh nghiệp mà Bộ tài chính đã ban hành theo quyết định 1141/TC-CĐKT ngày 01/11/1995. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Kế toán ghi sổ và lập báo cáo tài chính theo đơn vị VNĐ, các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh nghiệp vụ, các khoản tiền công nợ bằng ngoại tệ chưa được thanh toán cuối kỳ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng vào thời điểm cuối kỳ. Các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu tập trung vào tài khoản tạm ứng, thanh toán cho công nhân viên, khoản công nợ, doanh thu, trong đó các khoản tạm ứng cho nhân viên đều phải được sự phê duyệt của giám đốc. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sổ sách theo quy định của Bộ tài chính, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán phản ánh trên chứng từ sổ sách. 2.2. Quy trình kiểm toán tài sản cố định trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn thực hiện Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toán, công việc đầu tiên công ty AFC làm là tiếp cận khách hàng. Công việc này được tiến hành với từng khách hàng, nếu là khách hàng mới (nhận kiểm toán năm đầu tiên) bắt đầu bằng việc khách hàng trực tiếp liên hệ với công ty để yêu cầu kiểm toán hoặc là qua sự quen biết ngoại giao của ban giám đốc công ty hoặc được giới thiệu… Còn đối với khách hàng thường xuyên hoặc đã được công ty kiểm toán nhiều năm thì công ty có thể liên hệ với khách hàng hay khách hàng có thể liên hệ với công ty nếu có nhu cầu về kiểm toán qua thư mời kiểm toán. Qua thư mời kiểm toán, ban giám đốc AFC Sài Gòn tiến hành trao đổi với ban giám đốc đơn vị được kiểm toán về những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động của đơn vị khách hàng và liên quan tới công việc kiểm toán sau này như: ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, công tác tổ chức quản lý, khả năng phát triển… Sau đó hai bên đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng kiểm toán, kèm theo hợp đồng kiểm toán là một bản kế hoạch kiểm toán trong đó có trình bày đầy đủ những công việc kiểm toán viên thực hiện, bố trí số kiểm toán viên thực hiện và mức giá phí kiểm toán phù hợp. Công ty ABC và H là hai khách hàng đã được AFC Sài Gòn kiểm toán từ năm 2003 nên công ty này có thể đánh giá là khách hàng thường xuyên của AFC Sài Gòn. Vào tháng 1 năm 2005, AFC đã chủ động liên hệ với công ty ABC và công ty JKL thông qua thư chào cung cấp dịch vụ cho niên độ kế toán kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2004. Tiếp cận khách hàng là bước khởi đầu, tương đối quan trọng trong toàn cuộc kiểm toán. Nó quyết định cuộc kiểm toán có được tiến hành hay không. 2.2.1. Kiểm toán tài sản cố định trong kiểm toán báo cáo tài chính năm 2004 của công ty ABC. 2.2.1.1. Chuẩn bị kiểm toán a.Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng. Do công ty ABC là khách hàng thường niên của AFC Sài Gòn nên bước công việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng đã được các kiểm toán viên tiền nhiệm thực hiện, thông tin được lưu tại hồ sơ kiểm toán từ năm bắt đầu cung cấp dịch vụ kiểm toán và được bổ xung qua các năm kiểm toán tiếp theo, kiểm toán viên năm hiện hành kế thừa và chỉ đi sâu tìm hiểu những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ, công tác hạch toán kế toán… của công ty ABC năm tài chính 2004 so với năm tài chính 2003. Qua tìm hiểu các kiểm toán viên nhận thấy không có gì thay đổi đáng kể ảnh hưởng trọng yếu đến khoản mục TSCĐ đang được kiểm toán năm 2004 so với năm 2003. Thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC được các kiểm toán viên thu thập cụ thể như sau: Công ty ABC là công ty liên doanh với một đối tác là công ty XYZ Hàn Quốc được thành lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư số 1234/GP do Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 10/01/2002. Địa chỉ tại khu công nghiệp Bắc Thăng Long, huyện Đông Anh, Hà Nội. Hoạt động chính của công ty là in bao bì mẫu mã sản phẩm. b. Tìm hiểu chính sách kế toán công ty áp dụng: Hình thức kế toán: Nhật ký chứng từ. Các báo cáo tài chính được lập bằng Đồng Việt Nam (VND) theo nguyên tắc giá gốc. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chyển đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Những tài sản bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả không bằng đồng Việt Nam chưa được thanh toán vào ngày lập bảng cân đối kế toán được chuyển đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế bình quân liên ngân hàng thương mại do ngân hàng nhà nước công bố vào 31/12/2004. Hàng tồn kho của công ty được hạch toán kê khai thường xuyên. Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. TSCĐ và khấu hao TSCĐ được ghi chép theo nguyên giá. Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng, áp dụng cho tất cả các loại tài sản. Nhà xưởng, máy móc thiết bị, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải… theo tỷ lệ được tính toán để phân bổ nguyên giá trong suốt thời gian sử dụng, phù hợp với quy chế quản lý TSCĐ ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính Việt Nam. c. Thực hiện thủ tục phân tích. Khi nhận được các tài liệu ban đầu về báo cáo tài chính do công ty khách hàng cung cấp, kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích tổng quát bao gồm phân tích ngang và phân tích dọc để kiểm tra tính hợp lý, phân tích xu hướng biến động của các số liệu. Trong phân tích ngang, kiểm toán viên so sánh số liệu của năm trước với năm nay để thấy sự biến động của các con số trên bảng cân đối kế toán, đưa ra đánh giá tổng quát và xác định lĩnh vực có nhiều rủi ro tiềm tàng. Ngoài ra, kiểm toán viên còn tiến hành phân tích báo cáo tài chính thông qua việc phân tích các tỷ suất. Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình của công ty ABC. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 1. Bố trí cơ cấu tài sản và nguồn vốn 1.1 Bố trí cơ cấu tài sản TSCĐ trên tổng tài sản. % 41.35 45.56 TSLĐ trên tổng tài sản. % 58.65 54.44 1.2 Bố trí cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả trên tổng nguồn vốn. % 35.33 20.23 Nguồn vốn chủ sở hữu trên tổng nguồn vốn. % 64.67 79.77 2. Khả năng thanh toán 2.1 Tỷ suất thanh toán hiện hành Lần 2.54 5.08 2.2 Tỷ suất thanh toán nhanh Lần 0.2 0.72 3. Tỷ suất sinh lời 3.1 Tỷ suất lợi nhận trước thuế trên doanh thu thuần % 11.29 10.55 3.2 Tỷ suất lợi nhận trước thuế trên tổng tài sản % 35.26 23.56 d. Tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Môi trường kiểm soát. Giám đốc trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán và duyệt chứng từ kế toán sau khi có kiểm soát của kế toán trưởng, công ty đã có điều lệ tổ chức hoạt động… Tuy nhiên, hệ thống các văn bản nội bộ phục vụ cho quá trình hoạt động chưa đầy đủ, cần phải bổ xung thêm tạo hành lang cho việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh như định mức kinh tế kỹ thuật cho các sản phẩm, xây dựng quy định về thanh toán chi phí, về nhập xuất kho, quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng… theo kiểm toán viên đánh giá thì môi trường kiểm soát của công ty chỉ ở mức trung bình. - Hệ thống kế toán. Phòng kế toán có 5 người, trong đó có 1 kế toán trưởng. Hiện nay, công ty chưa áp dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán, công việc kế toán thực hiện thủ công, một số phần hành làm việc trên EXCEL. Công ty ABC là một đơn vị sản xuất sản phẩm phục vụ xuát khẩu và tiêu thụ trong nước, chủng loại mẫu mã sản phẩm cũng như vật tư đa dạng, phát sinh nhiều. Do vậy khối lượng công việc kế toán rất lớn mà số lượng nhân viên trong phòng tương đối ít, lại chưa áp dụng được những thành tựu của công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán nên công việc kế toán gánh nặng đè lên các nhân viên kế toán. Theo đánh giá của KTV thì hệ thống kế toán của công ty ở mức trung bình. - Hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC được kiểm toán viên đánh giá ở mức trung bình do công ty có một số đặc điểm sau: Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc. Do kế toán trưởng kiêm luôn công việc của kế toán tổng hợp nên không thể dành nhiều thời gian cho công việc kiểm soát các phần hành kế toán. Công ty đã thực hiện các thủ tục thanh toán từ các bộ phận và luân chuyển chứng từ về phòng kế toán nhìn chung là đảm bảo có sự kiểm soát của các khâu: Chứng từ vật tư: trước khi thanh toán đã có sự kiểm soát của trưởng phòng kế hoạch, kế toán trưởng trước khi trình giám đốc phê duyệt. Chứng từ khác khi thanh toán đã có sự kiểm soát của trưởng các bộ phận và kế toán trưởng trước khi trình giám đốc phê duyệt. e. Đánh giá trọng yếu và rủi ro đối với khoản mục tài sản cố định Đánh giá rủi ro: bao gồm đánh giá ban đầu về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro kiểm toán. Đánh giá ban đầu về rủi ro tiềm tàng Công ty ABC là một đơn vị sản xuất với sản phẩm chủ yếu là các ấn phẩm in. Ngành in ấn tại Việt Nam còn gặp nhiều vấn đề về khung pháp lý, thị trường tiêu thụ, đặc biệt là quy trình công nghệ đòi hỏi kỹ thuật cao. Ngoài ra, các ấn phẩm về quy cách mẫu mã phụ thuộc chủ yếu vào đối tác đầu tư và khách hàng. Trình độ và kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên kế toán còn nhiều hạn chế do công ty mới đi vào hoạt động được 2 năm; ngoài ra khối lượng công việc nhiều mà nhân viên kế toán ít, đơn vị hạch toán thủ công. Kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm tiềm tàng là cao. Rủi ro kiểm soát. Qua việc phân tích môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, kiểm toán viên đánh giá môi trường này ở mức trung bình nhất là hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Do vậy, đối với rủi ro kiểm soát được kiểm toán viên đánh giá ở mức độ trung bình. Rủi ro kiểm toán. Từ việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát ở mức độ cao thì rủi ro kiểm toán được đánh giá ở mức độ cao. Đối với phần hành TSCĐ, thì kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm toán đối với nguyên giá TSCĐ ở mức cao, còn đối với hao mòn TSCĐ được đánh giá ở mức trung bình. Xác định mức trọng yếu. Công ty ABC là công ty vừâ sản xuất vừa kinh doanh nên mức trọng yếu được xác định căn bản dựa vào chỉ tiêu lợi nhận trước thuế, doanh thu, tổng tài sản. Đối với khản mục TSCĐ luôn được đánh giá là trọng yếu ở mức trung bình (có thể khai khống, khai thừa, khai thiếu, với khấu hao TSCĐ thì trích thừa, trích vượt), do đó kiểm toán viên đã tiến hành kiểm tra 100% chứng từ sổ sách đối với đối với các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ. f. Thiết kế chương trình kiểm toán: Các mục tiêu kiểm toán TSCĐ hướng tới. Đầy đủ: Toàn bộ TSCĐ được ghi nhận trong báo cáo tài chính. Chính xác: TSCĐ được xác định, ghi nhận và tính toán chính xác. Khấu hao được tính toán chính xác phù hợp với phương pháp khấu hao được chấp nhận. Hiện hữu: TSCĐ là hiện hữu tại ngày lập báo cáo. Quyền và nghĩa vụ: Khách hàng có quyền sở hữu toàn bộ Tài sản tại ngày lập báo cáo tài chính đối vơi những TSCĐ không thuê tài chính. Trình bày: TSCĐ được mô tả, phân loại và trình bày hợp lý trong báo cáo tài chính. Chương trình kiểm toán. Sau khi đã xác định được các mục tiêu đối với việc kiểm toán TSCĐ, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục kiểm toán TSCĐ theo một chương trình xây dựng trước. Chương trình kiểm toán được xem là các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ tôt nhất cho các trợ lý kiểm toán cũng như các kiểm toán viên trong việc định hướng các công việc cần thực hiện, đồng thời đảm bảo nội dung không bị trùng lặp. Chương trình kiểm toán còn giúp cho người xem xét hồ sơ kiểm toán có thể hiểu được những bước công việc mà kiểm toán viên thực hiện trong quá trình kiểm toán. Điều đó làm tăng cao mức độ tịn cậy vào kết quả kiểm toán TSCĐ góp phần vào thành công của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. (Chương trình kiểm toán phần hành TSCĐ được thực hiện bởi AFC Sài Gòn được trình bày ở phụ lục số 1) Qua đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh, mức độ rủi ro tiềm tàng, hệ thống kiểm soát nội bộ… Ban giám đốc AFC Sài Gòn tiến hành bố trí nhân sự tham gia kiểm toán tài công ty ABC là 05 người, 2 kiểm toán viên và 3 trợ lý kiểm toán viên với thời gian là 05 ngày. 2.2.1.2 Thực hiện kiểm toán. Dựa vào chương trình kiểm toán đã được soạn thảo, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết khoản mục TSCĐ và trong khi thực hiện kiểm toán cần phải đảm bảo tuân thủ theo đúng những bước công việc kiểm toán chi tiết đã đề ra. Đối với phần hành TSCĐ công việc thực hiện kiểm toán bao gồm: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Thực hiện thủ tục phân tích. Kiểm tra chi tiết. Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ Trong giai đoạn trước, các kiểm toán viên đã thực hiện việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên tổng thể công ty. Trong giai đoạn này, kiểm toán viên phần hành TSCĐ sẽ thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ trên phương diện tập chung vào việc đánh giá các thủ tục, quy định, quy chế liên quan tới việc quản lý và sử dụng TSCĐ. AFC thực hiện việc kiểm tra kiểm toán kiểm soát nội bộ thông qua việc phỏng vấn trực tiếp đối với các cá nhân, đơn vị có liên quan như ban giám đốc, cán bộ công nhân viên… bằng bảng câu hỏi do AFC Sài Gòn xây dựng sẵn kết hợp với các câu hỏi bổ xung dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên. Biểu 2.2 Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ Khách hàng: Công ty ABC Nội dung thực hiện: tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Năm kết thúc: 31/12/2003 Ngưòi TH: VAT Người KT Mã số Trang STT Diễn giải Không áp dụng Có Không Tài sản cố định 1 Sổ chi tiết TSCĐ có được lập đầy đủ thông tin theo yêu cầu của công ty hay không? P 2 TSCĐ tăng, giảm trong năm có được ghi chép kịp thời và có đầy đủ chứng từ cần thiết hay không? P 3 Việc kiểm kê TSCĐ có được thực hiện theo đúng quy định không? P 4 Khách hàng có theo dõi riêng TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý không? P 5 Khấu hao TSCĐ có được tính theo quy định hiện hành và nhất quán không? P 6 Hệ thống TSCĐ có được duy trì không? P 7 Khách hàng có theo dõi đối với các TSCĐ đã khấu hao hết hay không? P 8 Các thủ tục thanh lý TSCĐ có theo đúng quy trình không? P 9 Khách hàng có mua các loại bảo hiểm cho các TSCĐ cần bảo hiểm không? P Qua bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên nhận thấy tại công ty ABC, hầu hết các câu hỏi đề ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ đều được công ty thực hiện tốt. Vì vậy kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này là có hiệu lực, rủi ro kiểm soát ở mức trung bình, các bằng chứng thu thập từ hệ thống này có thể tin cậy. b. Thực hiện thủ tục phân tính. Kiểm toán viên thu thập các tài liệu cần thiết như bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh để tiến hành lập bảng phân tích các nhóm tài sản về nguyên giá TSCĐ, khấu hao TSCĐ. Biểu 2.3 Bảng phân tích TSCĐ năm 2004 của công ty ABC đơn vị: triệu đồng Khoản mục Số dư đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số dư cuối kỳ I. TSCĐ hữu hình 1. Nguyên giá 90.175 2.400 - 92.575 2. Khấu hao 24.708 6.911 - 31.619 II. TSCĐ vô hình - - 1. Nguyên giá - - - 2. Khấu hao - - - - - - Số liệu thu thập sẽ giúp kiểm toán viên có thể đánh giá chính xác tình hình biến động TSCĐ trong năm về mặt giá trị, sự biến động của đầu năm so với cuối năm để xem xét việc tăng, giảm tài sản trong năm có phù hợp với kế hoạch, dự toán hay không, có phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp không. Đồng thời, kiểm toán viên phải xem xét sự biến động của chi phí khấu hao, xem xét sự tăng, giảm chi phí khấu hao có phù hợp với sự tăng, giảm tài sản không. Trong năm, TSCĐ hữu hình tăng 2.400.000.000 đó là do mua sắm mới, không có tài sản hữu hình giảm trong kỳ đó là do công ty ABC đang tiến hành nâng cấp cải tiến kỹ thuật nhưng các hoạt động thanh lý và nhượng bán TSCĐ không diễn ra. Công ty ABC là đơn vị sản xuất, vừa mới thành lập vào năm cuối năm 2002 nên các hoạt động về đầu tư TSCĐ vô hình không diễn ra công ty tập trung vào sản xuất, cải tiến nâng cấp máy móc thiết bị. Việc nắm đầy đủ các nguyên nhân về tình hình tăng, giảm TSCĐ sẽ giúp kiểm toán viên định hướng tốt trong khi kết hợp các thủ tục kiểm tra chi tiết. Những TSCĐ nào phát sinh ngoài những nhận định trên hoặc những TSCĐ bị chi phí hoá sẽ được phát hiện và xử lý kịp thời, hạn chế tối đa các rủi ro kiểm toán. Đối với chi phí khấu hao, kiểm toán viên đã thực hiện các thủ tục phân tích như: Xem xét lại các số liệu làm cơ sở cho các ước tính kiểm toán đối với khấu hao giữa các nhóm tài sản đã được đơn vị áp dụng hợp lý chưa. Xác định số chênh lệch có thể chấp nhận được để tìm ra những chênh lệch trọng yếu giữa số ước tính kiểm toán và số báo cáo. c. Kiểm tra chi tiết Kiểm tra số liệu tổng hợp Lập bảng tổng hợp TSCĐ theo từng nhóm chính về nguyên giá, khấu hao luỹ kế bao gồm: Các số dư đầu kỳ, cuối kỳ, phát sinh tăng, và phát sinh giảm. Đối chiếu số dư đầu kỳ và kết quả kiểm toán năm trước, đối chiếu số dư cuối kỳ với sổ cái và bảng cân đối kế toán. So sánh số liệu giữa hai năm và tìm hiểu những sự thay đổi bất thường nếu có Biểu 2.4 Trích giấy làm việc của kiểm toán viên AFC Sài Gòn Khách hàng: Công ty ABC Nội dung: TSCĐ Niên Độ: 31/12/2004 Người TH: VAT Người KT Mã số: Trang đơn vị tính:1.000.000 Số liệu được căn cứ trên danh mục TSCĐ Phù hợp với sổ cái. Phù hợp với bảng cân đối kế toán Phù hợp với số liệu kiểm toán năm trước Trong năm 2004, công ty có thuê mua TSCĐ nhưng chưa ghi nhận trên báo cáo và sổ sách. Kiểm tra, xem xét giá trị tài sản cố định tăng trong kỳ. Lập bảng kê danh mục tài sản tăng trong năm 2004, gồm có ngày tháng mua, giá trị, thời gian sử dụng dự kiến. Đối chiếu số tổng cộng với giá trị tài sản tăng trên bảng tổng hợp. Kiểm tra chứng từ gốc: hoá đơn, các chứng từ khác có liên quan đến giá trị tài sản… để đảm bảo nguyên giá tài sản được ghi chép đúng và sự phê duyệt của ban giám đốc. Kiểm toán viên kiểm tra các nghiệp vụ tăng TSCĐ nhằm phát hiện ra các sai phạm trong việc hạch toán nguyên giá, thời gian khấu hao, hay tìm những khoản bị chi phí hoá. Công việc này được thực hiện trên cơ sở so sánh giá trị ghi trên sổ với số tiền thực chi ra cho TSCĐ đố trên chứng từ là phù hợp không, có biên bản bàn giao, nghiệm thu công trình hoàn thành kèm theo các quyết định tăng TSCĐ của ban giám đốc hay không,… Trong khi kiểm tra kiểm toán viên yêu cầu ban giám đốc hoặc kế toán giải trình cho những trường hợp gây khó hiểu, nghi vấn để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Qua kiểm tra chứng từ kiểm toán viên nhận thấy, trong năm tại công ty ABC TSCĐ hữu hình tăng do nguyên nhân mua sắm đầu tư thiết bị mới. Đối với TSCĐ tăng do mua sắm: kiểm tra các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu xuất, nhập kho, biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng,… đều đầy đủ và phù hợp với việc định khoản và xác định thời gian sử dụng ước tính, phù hợp cho từng tài sản. Tuy vậy, tại tài sản tăng do mua sắm “máy in 4 màu” kế toán ghi tăng tài sản bao gồm cả thuế GTGT 5% Biểu 2.5 Trích giấy làm việc của kiểm toán viên. AFC Sài Gòn Khách hàng: Công ty ABC Nội dung: TSCĐ Niên Độ: 31/12/2004 Người TH: VAT Người KT Mã số: Trang Tài sản cố định hữu hình tăng trong năm 2004 đơn vị 1000.000 VND Tên TSCĐ Ngày mua KH Trên sổ sách Nguyên giá trên chứng từ Chênh lệch Nguyên giá tăng bq tính kh Máy móc thiết bị 1.480 1.420 60 Máy cắt giấy 28/12/04 10% 220 220 Máy in 4 màu 28/12/04 10% 1.260 1.200 60 Phương tiện vận chuyển 900 900 250 Mua xe nâng Daewoo D.70S 30/06/04 10% 500 500 250 Mua xe Toyota (4 chỗ) 29/12/04 10% 400 400 TBDC quản lý 20 20 Mua máy vi tính (PKD) 28/12/04 10% 20 20 Tổng cộng 2.400 2.340 60 250 Đã đối chiếu chứng từ mua sắm Các tài sản cố định mua sắm trong năm 2004 phù hợp với nhu cầu SXKD