Đề tài Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Vật Tư Thiết Bị

yền hạn của cụng ty: - Tổ chức để thực hiờn cỏc phương ỏn đấu thầu và kinh doanh thương mại vật tư thiết bị, tổ chức ký kết và thực hiện cỏc hợp đồng trong nước theo sự phõn cấp uỷ quyền của cụng ty. - Thực hiện nhiệm vụ bảo đảm cụng tỏc hậu cầncho việc xõy dựng cỏc cụng trỡnh và cung ứng vật tư thiết bị thuỷ lợi. Đụng f thời tổ chức lưu thụng chuyển đưa hàng hoỏ vật tư thiết bị phục vụ cho nhu cầu của cỏc đơn vị bạn hàng cỏc cụng trỡnh thuỷ lợi một cỏch tốt nhất. - Tổ chức sắp xếp phõn cụng, sử dụng hợp lý cỏn bộ cụng nhõn viờn của cụng ty thực hiện nghiờm tỳckỹ thuật lao động, cỏc chế độ chớnh sỏchcú liờn quan đến người lao động để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. - Tự hạch toỏn kết quả hoạt động kinhdoanh, thực hiện theo nguyờn tắc lấy thu bự chi đảm bảo cú lói, thực hiện phỏp lệnh về kế toỏn thống kờ, cỏc quy chế tài chớnh đó được cụng ty phờ duyệt. - Thực hiện đầy đủ cỏc quy định quản lỹ kỹ thuật, đảm bảo về tiến độ thi cụng, cũng như đảm bảo về chất lượng hàng hoỏ, an toàn lao động, đật hiệu quả kinh doanh. - Xõy dựng cơ cấu tổ chức kinh doanh thớch hợp, trỡnh cụng ty phờ duyệt, nghiờn cứu cơ chế quản lý nội bộ cụng ty theo phõn cấp. - Tổ chức cung ứng cỏc yếu tố đầu vào ,tổ chức hoạt động kinh doanh trong cả nước. * Đối với hoạt động tài chớnh cụng ty phải thực hiện: - Tự hạch toỏn kinh doanh lấy thu bự chi đảm bảo cú lói. - Tự lo lương và cỏc chế độ bảo hiểmkhỏc đối với người lao động. - Tự trang trải cỏc chi phớ cho cỏc hoạt động kinh doanh. * Cụng ty phải tuõn thủ theo đỳng quy định của nhà nước: - Cụng ty phải cử người cú trỡnh độ về kế toỏn tài chớnh để mở sổ sỏch việc hạch toỏn đỳng đủ theo phỏp lệnh tài chớnh kế toỏn thống kờ, cú thủ quỹ theo dừi. - Hàng thỏng cụng ty phả quyết toỏn kết quả kinh doanh, trớch nộp cỏc khoản nghia vụ đúng gúp cho ngõn sỏch nhà nước. - Cỏc chứng từ, hoỏ đơn mua bỏn, đấu thàu phải thực hiện theo đỳng hướng dẫn của Bộ tài chớnh thi hành ngay18/7/1998. - Hàng quý, hàng năm phải nộp cỏc bỏo cỏo tài chinhtheo quy định của nhà nước. - Huy động vốn đầu tư từ cỏc nguồn khỏc đung theo quy định của phỏp luật để đấp ứng kinh doanh theo cơ bản cú hiệu quả. 3. Chế độ tài chính - Cụng ty cổ phần xõy dựng và vật tư thiết bị là một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc cú quyền và nghĩa vụ dõn sự, được chủ động và chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mỡnh, được sử dungj con dấu và tài khoản riờng tại cỏc ngõn hang theo quy định của phỏp luật. - Cụng ty hoạt động theo phương thức tự cõn đối, tự trang trải chi phớ do vốn ngõn sỏch nhà nước và vốn vay là chủ yếu để phục vụ cho mục đớch kinh doanh. Cụng ty tự cố gắng phỏt triển vốn từ kết quả hoạt động kinh doanh của mỡnh . - Cụng ty xõy dựng kế hoạch tài chớnh trờn cơ sở xõy dựng phương ỏn kinh doanh năm, quý cú nhiệm vụ bảo vệ kế hoạch kinh doanh trước cụng ty. Cỏc hợp đồng kinh tế lớn cũng phải xõy dựng cỏc phương ỏn tài chớnh để cú kế hoạch vốn và thực hiện huy động vốn đảm bảocho kế hoạch kinh doanh. Hàng thỏng thực hiện hạch toỏn trờn cơ sở chứng từ gốc và lập hệ thống sổ sỏch kế toỏn, lờn bảng cõn đối phỏt sinh hàng thỏng, cỏc `bỏo cỏo tài chớnh theo quy định gửi về phũng tài vụ. * Hach toỏn của cụng ty bao gồm: - Doanh thu là toàn bộ cỏc khoản thu từ hoạt động kinh doanh thương mại và dịch vụ, và cỏc khoản khỏc như thanh lý tài sản, từ cỏc hoạt động tài chớnh. - Chi phớ: bao gồm giỏ vốn , lương, bảo hiểm, chi phớ giao dịch và cỏc khoản khỏc phục vụ cho hoạt động kinh danh của cụng ty. - Nộp ngõn sỏch cho nhà nước gồm cỏc loại thuế như: thuế doanh thu, thuế lợi tức, thuế nhập khẩu , thuế chuyển lơi nhuận. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Cụng ty cổ phần xõy dựng và vật tư thiết bị là một đơn vị tiờu biểu cho loại hỡnh doanh nghiệp vừa và nhỏ, với bộ mỏy tổ chức gọn nhẹ, phự hợp với yờu cầu và nhiệm vụ đề ra tạo lập năng lực và chất lương hoạt động thỳc đẩy kinh doanh phỏt triển, tiết kiệm chi phớ và nõng cao hiờu quả kinh SƠ Đồ Tổ CHứC Bộ MáY CủA CÔNG TY Hội đồng quản trị Chủ tịch Phó chủ tịch Ban giám đốc Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Ban quản lý dự án KD Bộ phận tổ chức hành chính Các đội thi công Phòng kinh doanh Bộ phận tài chính kế toán Ban chỉ huy công trường Bộ mỏy cụng ty gồm:Chủ tịch hội đồng quản trị, Phú chủ tịch hội đồng quản trị,Tổng giỏm đốc, Phú tổng giỏm đốc, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận tài chớnh, ban quản lý dự ỏn kinh doanh, bộ phận tổ chức hành chớnh, ban chỉ huy cụng trường, cỏc đội thi cụng. Chức năng cỏc phũng ban: 1.Hội đồng quản trị: sẽ điều hành cụng ty theo quyền hạn và nghĩa vụ được quy định trong điều lệ của cụng ty. Hội đồng quản trị là tổ chức cao nhất của cụng tyvà sẽ điều hành cụng ty trờn nguyờn tắctuõn theo luật đầu tưvà cỏc quy định cú liờn quan đến cỏc chủ trương chớnh sỏch của phỏp luật nhà nước và cấp trờn được phổ biến quỏn triệt đến mỗi cụng chức. 2.Tổng giỏm đốc: đươc chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm. khen thưởng thụng qua hội đồng quản trị của cụng ty. Tổng giỏm đốc cú nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch đấu thầu và phương ỏn kinh doanh, dịch vụ, khai thỏc cỏc nguồn lựcđược giao, cỏc gúi thầu cựng với hợp đồng kinh tế với cỏc đơn vị theo sự phõn cụng phờ duyệt của hội đồng quản trị và cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền , tổng hợp cú hiệu quả cỏc phương nỏ kinh doanh, cỏc kế hoạch đẫ được cụng ty phờ duyệt. Tổng giỏm đốc cú nhiệm vụ xõy dựng biờn chế lao độngvà được phộp sắp xếp, điều hành quản lý mọi hoạt động của cụng ty trờn cơ sở phỏp luật,quy chế điều hành của nhà nước và điều lệ hoạt động của cụng ty. 3. Phú tổng giỏm đốc: giỳp việc cho tổng giỏm đốc, được tổng giỏm đốc phõncụng rừ rang phụ trỏch một số lĩnh vực cụng tỏc, chịu trỏch nhiệm trước tổng giỏm đốc cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước cụng ty và phỏp luật về lĩnh vực được giao. Phú tổng giỏm đốc được tổng giỏm đốc cụng ty bổ nhiệm, miễn nhiệm và khờn thưởng. 4.Phũng kinh doanh: Cú nhiệm vụ lập kế hoạch thực hiện và quản lý cỏc kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho tổng giỏm đốc trong việc tổ chức ký kết cỏc gúi thầu và hợp đồng kinh doanh vật tư cho cỏc đơn vị xõy dựng khỏc. Uỷ thỏc cho cỏc đơn vị thành viờn thuộc tổng cụng ty,phục vụ cho cỏc nhu cầu đơn vị khỏc, tổ chức nghiờn cứu thị trường trong nước, tỡm thị trường kinh doanh nhập khẩu hang hoỏ mà cụng ty kinh doanh. Tổ chức nghiờn cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu để xõy dựng kế hoạch kinh doanh, lựa chọn phương thức kinh doanh nhập khẩu cho từng thị trường, lựa chọn tỡm kiếm nguồn hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xõy dựng mối quan hệ với khỏch hàng, giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh trong hoạt động kinh doanh, tham gia lập và quản lý kế hoạch nguồn thu, tổng hợp bỏo cỏo theo định kỳ. 5.Bộ phận tài chớnh kế toỏn: Thực hiện cỏc chức năng về chế độ tài chớnh, kộ toỏn do nhà nước và cỏc cơ quan cú chức năng quy định. Xử lý cỏc nghiệp cụ kế toỏn trong quỏ trỡnh kinh doanh, quản lý vốn, tham gia xỏc định giỏ, quản lý cỏc nguồn thu thuộc phũng kinh doanh, phản ỏnh tỡnh hỡnh sử dung tài sản, lập ngõn ỏchnhà nước và xỏc định nhu cầu vốn kinh doanh của cụng ty, cũng như xõy dựng kế hoạch sử dụng vốn và huy động vốn cho hoạt động kinh doanh. Tổng hợp quyết toỏn trinh giỏm đốc xột duyệt. 6. Bộ phận tổ chức hành chớnh: Bộ phận hành chớnh cú nhiệm vụ quản lý và tổ chức những nhiệm vụ quản trị của cụng ty như xõy dựng mụ hỡnh tổ chức, xõy dựng cỏc kế hoạch về lao động, chế độ lương thưởng, tham mưu cho tổng giỏm đốc trong việc xột bậc lương thưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của cụng ty, sắp xếp bố trớ lao động giải quyết cỏc chớnh sỏch cho người lao động. Soạn thảo cỏc cụng văn, quyết định, quy định của cụng ty, qủn lý hành chớnh, văn thư lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt đụng kinh doang của cụng ty. 7.Ban quản lý dự ỏn kinh doanh: trờn cơ sở xõy dựng và chỉ đạo của Tổng giỏm đốc, thỡ ban quản lý lập phỏt triển thương mại trờn địa bàn thành phố, uỷ thỏc, đại lýmua bỏn hàng hoỏ, giao nhận hàng hoỏ,giỏm định hàng hoỏ.Theo dừi tổng hợp tỡnh hỡnh sử dung và đề xuất biện phỏp quản lýmạng lưới kinh doanh của đơn vị trong ngành. Hướng dẫn thực hiện giỏ cả theo quy định của cụng ty, tổng hợp tỡnh hỡnh diễn biến giỏ cả thị trường. Hưỡng dẫn tổng hợp tỡnh hỡnh sơ kết, tổng kết hàng năm hoạt động cỏc đơn vị trong ngành. Hưỡng dẫn thực hiện quy chế quản lý đầu tư xõy dựng và quy chế đấu thầu trong việc thực hiện triển khai dự ỏn, tiến hành cỏc thủ tục đầu tư xõy dựng và nhập khẩu vật tư thiết bị trong cụng ty, đồng thời đụn đốc, theo doic, tổng hợp tỡnh hỡnh hiện thực. 8. Ban chỉ huy cụng trường: Gồm chỉ huy trưởng cụng trường bỏo cỏo với ban tổng giam đốc quản lý, cỏc phũng chức năng về tiến độ thi cụng, biện phỏp thi cụng, tổ chức lại nhõn sự lao động, kế hoạch vốn thi cụng.Làm việc quan hệ với chủ đầu tư và cỏc cơ quan cú liờn quan đến cụng trỡnh. Tổ chức: Biện phỏp thi cụng, bố trớ, phõn cụng lực lượng lao động quản lý an ninh trật tự, an toàn lao động, xỏc nhận khối lượng nhiệm thu ngày, giai đoạn, thỏng quý, v…v.., quản lý cỏc đội thamgia bằng cỏc hinh thức khoỏn, quản lý tài chinh quản lý nhõn sự. Lập hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh ,hồ sơ hoàn cụng, lập chứng từ thanh toỏn nộp về phũng tài vu. Chịu trỏch nhiệm và giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến cụng trỡnh ngay cả như cụng trỡnh đó hoàn thành. 9.Cỏc đội thi cụng: trực thuộc ban chỉ huy cụng trường,cị sự quản lý và giỏm sỏt trực tiếp của ban chỉ huy cụng trường. Cỏc đội cú trỏch nhiệm triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ cụng việc doban chỉ huy cụng trường chỉ đạo, thi cụng đảm bảo cỏc chế độ an toàn, quy trinh, quy phạm, ký kết hợp đồng nội bộ và thanh toỏn với ban chỉ huy cụng trương, chịu sự kiểm tra giỏm sỏt của cỏc ban,ngành quản lý nội bộ cụng ty. 5. Mối quan hệ Công ty với các đơn vị khác - Đối với bạn hàng: Mặc dự mới chuyển đổi thành cụng ty cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhưng cụng ty đó cú những mối quan hệ khỏ rộng, đú là một điều kiờn để tồn tại và phỏt triển trong cơ chế thị trường. Cụng ty khụng chỉ duy trỡ mối quan hệ với cỏc đơn vị thành viờn mà cũn mở rộng quan hệ với cỏc cụng ty ngoài hệ thống để kinh doanh nhập hàng đỏp ứng nhu cầu trờn thị trường. - Đối với cơ quan quản lý: Cụng ty chịu sự kiểm tra hướng dẫn chuyờn mụn cỏc quy định và thực hiện nghĩa vụ nộp ngõn sỏch bao gồm cỏc loại thuế: thuế thu nhập, thuế VAT, thuế nhập khẩu. - Đối với cụng ty thỡ phải thực hiện cỏc nghĩa vụ sau: + Cỏc hợp đồng uỷ thỏc, hợp đồng đại ly,hợp đồng tư vấn thỡ cụng ty thu lại 10% trờn phớ uỷ thỏc hoặc hoa hồng đại lý, tư vấn. + Cỏc hợp đồng mua đứt bỏn đoạn bao gồm: Mức thu sẽ do Tổng giỏm đốc quyết định cụ thể. Thời gian nộp tiền thỡ căn cứ theo tiến độ nguồn thu thực hiện được trong hợp đồng Lợi nhuận thực tế hàng thỏng được quyết toỏn trong sổ sỏch của cụng ty trong cỏc bỏo cỏo tài chớnh, kết thỳc năm tài chớnh số lợi nhuận thực tế được quyết toỏn trong cụng ty để thực hiện tổng hợp và phõn phối. II/ĐặC ĐIểM HOạT ĐộNG KINH DOANH CủA CÔNG TY Cụng ty kinh doanh thương mại cổ phần xõy dựng và vật tư thiết bị cú đặc điểm nổi bật như sau: - Chuyển đổi trong bối cảnh chưa đầy đủ cỏc điều kiện cơ bản về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật, trỡnh độ quản lý. - Quy mụ kinh doanh của cụng ty cũn hạn hẹp. - Cụng ty gặp nhiều khú khăn do bị ảnh hưởng bởi tỡnh hỡnh kinh tế chung của đất nước,cũng như tỡnh hỡnh chung của ngành cú nhiều biến động. - Cụng ty cú chớnh sỏch thực hiện chương trỡnh thuỷ lợi và cung cấp cỏc vật tư thiết bị cho toàn nghành vào năm 2004. * Thi trường kinh doanh của cụng ty - Thị trường nhập khẩu: chủ yếu là nhập khẩu từ 4 nước Malaysia, Hàn Quốc, tiểu vương Ả rập thống nhất, Indonesia. - Thị trường đầu ra:Chủ yếucung cấp vật tư cho cỏc ban quản ly dự ỏn và một số cụng ty khỏc. III/ PHÂN TíCH THựC TRạNG KINH DOANH NHậP KHẩU CủA CÔNG TY 1. Hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty Hoạt động nghiờn cứu thị trường của cụng ty được giao trực tiếp cho phũng quản lý sản xuất kinh doanh thực hiện. Bờn cạnh đú, cụng ty cũng đó thực hiện khuyến khớch cụng nhõn viờn cụng ty tham gia nghiờn cứu thị trường bằng việc mở cỏc hội nghị khỏch hàng để nắm bắt được nhu cầu của họ, ngoài ra cụng ty cũn tớch cực nắm bắt nhu cầu khỏch hàng thụng qua sỏch bỏo,tạp chớ..v..v..Cụng ty đó tớch cực ỏp dụng cụng cụ khai thỏc và xử lý thụng tin trong hoạt động kinh doanh. Mặt hàng chủ yếu nhập khẩu của cụng ty để phục vụ cho cỏc cụng trỡnh xõy dựng * Ống lọc thộp khụng gỉ TOHNSON_UAE * Vải địa kỹ thuật: Vải địa kỹ thuật TS25 Vải địa kỹ thuật TS40 Vải địa kỹ thuật TS50 Vải địa kỹ thuật TS60 Vải địa kỹ thuật TS65 Vải địa kỹ thuật KET9 Vải địa kỹ thuật KET14 * Màng chống thấm HDS 150 Như vậy cú thể thấy danh mục hàng hoỏ nhập khẩu của cụng ty cũn rất đơn sơ chủ yếu là vải địa kỹ thuật TS và KET cỏc loại, vỡ đõy là mặt hàng truyền thống của cụng ty. Bờn cạnh đú cú mặt hang ống lọc thộp khụng gỉ và mang chống thấm HDS 150 nhưng số lượng nhập khẩu chưa nhiều. Ngoài việc nghiên cứu về nhu cầu khách hàng, các chính sách pháp luật công ty cũng đặc biệt quan tâm đến nghiên cứu đối tượng cạnh tranh trên thị trường hiện nay như các doanh nghiệp cũng sản xuất kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng như: công ty xuất nhập khẩu xây dựng (Vinaconex), tổng công ty xây dựng nông nghiệp, và phát triển nông thôn, công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội… Vì vậy để dự đoán đúng nhu cầu thị trường và xác định đúng mức giá cạnh tranh phù hợp cần phải tìm hiểu chiến lược các đối thủ cạnh tranh, mức giá chào hàng, lượng hàng hoá cung cấp cho họ. Bên cạnh đó, các hoạt động nghiên cứu thị trường công ty còn nhiều bất cập đó là: - Công ty chưa có sự chú ý đúng mức tới nghiên cứu thị trường mới chỉ dừng lại nghiên cứu khái quát, chưa cụ thể chỉ nắm được thông tin chung chung, mà chưa có thông tin chi tiết, cụ thể về các đơn vị khách hàng. - Công ty chưa có bộ phận chuyên trách trong công tác nghiên cứu thị trường, nguồn khai thác chủ yếu là nguồn thứ cấp do đó thông tin thiếu chính xác, không kịp thời, để lỡ nhiều cơ hội kinh doanh dẫn đến tình trạng hàng hoá nhập về không bán được, nhưng cũng có thời điểm hàng khôngđáp ứng được đủ nhu cầu. - Chi phí bỏ ra để nghiên cứu thị trường chưa được đưa ra thành khoản cụ thể trong kinh doanh còn nằm trong chi phí quản lý của doanh nghiệp. - Đội ngũ cán bộ của công ty có trình độ cao 100% là đại học, nhiệt tình năng độn, am hiểu về thị trường ngành kinh doanh , nhưng còn thiếu cán bộ có kinh nghiệm trong công tác nghiên cứu thị trường. Tất cả những vấn đề tồn tại đó một thực tế đó là công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa thực sự được chú trọng. Vì vậy công ty phải tìm hiểu kỹ về thị trường nhập khẩu sao cho phù hợp. 2. Thị trường kinh doanh nhập khẩu Đối với công ty xây dựng và vật tư thiết bị vấn đề chọn nhà cung cấp nước ngoài rất được chú trọng bởi vì có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh sau này. Bảng 1: Thị trường nhập khẩu của công ty STT Hãng Nước Tên Sản xuất sản xuất hàng Dân số (USD) Tỷ phần (%) 2001 2002 2003 2001 2002 2003 1 Polifelt Malay Vải TS 40,50 775000 774133 136200 73,4 62,72 58,4 2 Linkdest UEA ống lọc thép gỉ 123141 138510 220000 11,97 11,2 9 3 Kantex Indo Vải KETG14 1140120 29010 375000 13,6 2,3 16,07 4 Techbon Hàn Quốc Màng chống thấm 0 292500 375500 0 23,7 16,1 Nguồn: Phòng Quản Lý Kinh Doanh Theo bảng trên cho ta thấy thị trường nhập khẩu của công ty năm 2001 ở Malayxia chiếm 775.000USD tương đương 11,97% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty, Indonexia đạt 1401204USD chiếm 13,6% tổng kim ngạch nhập khẩu. Sở dĩ như vậy là năm mà công ty trúng thầu nhiều dự án xây kè, đe, đập, mặt khác công tác tổ chức bán hàng tận công trường của công ty là lợi thế cạnh tranh lớn nhất khiến công ty có nhiều khách hàng. Bước sang năm 2002, nắm bắt được nhu cầu thị trường đang cần vải địa kỹ thuật để xây dựng các công trình lớn nên công ty đã nhập khẩu khối lượng lớn vải địa T5 các loại từ: Malayxia với giá trị là 774.133USD chiếm 62,7% tổng kim ngạch nhập khẩu, từ Arập (UAE) là 138.510USD chiếm 12,2% tổng kim ngạch nhập khẩu tăng 4,3% so với năm trước, Indonexia là 29000USD và giảm đi so với năm 2001 là 111000USD . Màng chống thấm HDS 150 do hãng Techbon - Hàn Quốc công tt nhập về để thí điểm là 292.500USD chiếm 23,7% tổng kim ngạch nhập khẩu. Năm 2003 công ty bắt đầu mở rộng sản xuất kinh doanh giá trị nhập khẩu hàng hoá từ Indonexia lên tới 375.000USD tăng so với năm trước là 345.990USD, tương đương với 1292,7%. Màng chống thấm HDS 150 của Hàn Quốc với giá trị tăng là 375.000USD chiếm 16% tổng kim ngạch, giá trị nhập vải từ Malayxia 1362.000USD tăng 176%. Chiếm 58,4% tổng kim ngạch, giá trị nhập khẩu ống lọc thép không gỉ của UAE là 220.000USD tăng 13,88% chiếm 90% tổng kim ngạch. Như vậy, qua phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty ta có thể thấy sự phát triển và sự chững lại của một số mặt hàng. Điều này có ý nghĩa trong việc đưa ra những phương hướng, nhiệm vụ nhằm hạn chế điểm yếu, phát huy tối đa thế mạnh của công ty. 3. Lập phương án kinh doanh Để đảm bảo tính tin cậy cao và giảm rủi ro đòi hỏi nhà nghiên cứu thị trường phải lập ra được một phương án kinh doanh trình lên các bộ phận chức năng của công ty xem xét. Nội dung của một phương án kinh doanh là: - Tên, địa chỉ, lĩnh vực kinh doanh của đối tác - Tên, chủng loại, quy cách chất lượng hàng hoá - Số lượng, giá bán từng loại hàng hoá - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản kho bãi, bán hàng và các chi phí khác - Thuế VAT, thuế nhập khẩu doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp khi thực hiện thương vụ đó. - Lợi nhuận sau thuế dự kiến - Nguồn vốn huy động để thực hiện thương vụ đó - Cam kết của phương án kinh doanh về tính đúng đắn, tính khả thi. Người lập và thực hiện phương án chịu trách nhiệm trước công ty về kết quả kinh doanh của phương án đó. Tất cả các phương án kinh doanh đều phải có ý kiến của trưởng phòng quản lý sản xuất kinh doanh và kế toán trưởng xem xét trước khi trình Giám đốc xét duyệt. Sau khi Giám đốc xét duyệt, người chủ trì phương án có nghĩa vụ đặt đơn đặt hàng. khi mua bán hàng hoá phải đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ. Và người chủ trì phương án có nghĩa vụ gửi đơn đặt hàng cho người cung cấp. 4. Ký kết hợp đồng nhập khẩu Kết thúc cuộc đàm phán, hai bên đi đến lập một hợp đồng ghi lại toàn bộ điều khoản đã nhất trí với nhau. Hợp đồng được lập 3-5 bản có giá trị như nhau và công ty cổ phần xây dựng và vật tư thiết bị giữ hai bản. Hiện nay công ty chủ yếu nhập khẩu tự doanh và với thí điểm triển khai nhập khẩu uỷ thác cho một số công ty trong nước uỷ thác từ 0,5-1% tổng giá trị hợp động nhập khẩu. Do vậy, các hợp đồng của công ty hầu hết là hợp đồng nhập khẩu trực tiếp giữa công ty và nhà cung cấp nước ngoài nội dung của hợp đồng do phía nước soạn thảo đưa cho công ty xem xét với đúng nội dung đã thoả thuận hay không nếu không phù hợp phải thông báo lại cho phía đối tác. Bảng 2: Cơ cấu các loại hợp đồng nhập khẩu của công ty qua các năm STT Loại hợp đồng Số lượng (cái) Cơ cấu% 2001 2002 2003 2001 2002 2003 11 Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 12 15 16 100 100 84 22 Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 0 0 3 0 0 16 Nguồn: Phòng Sản Xuất Kinh Doanh Theo bảng trên ta thấy, cơ cấu các loại hợp đồng rất chênh lệch năm 2001 và năm 2002 công ty hoàn toàn nhập khẩum tự doanh với các hợp đồng trực tiếp chiếm 100%. Sang năm 2003 công ty bắt đầu thử nghiệm nhập khẩu uỷ thác cho một số công trình truyền thống trong nước. Với số lượng là 3 hợp đồng chiếm 16% tổng số hợp đồng nhập khẩu của công ty. - Ký hợp đồng với các điều khoản thoả mãn lợi ích của 2 bên là một thành công, nhưng đạt được hiệu quả kinh doanh cao thì khâu thực hiện hợp đồng có vai trò quyết định. Quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm nội dung sau: * Xin giấy phép nhập khẩu: Công ty được bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh là: kinh doanh vật liệu xây dựng và phụ tùng, trang thiết bị phục vụ cho các công trình thuỷ lợi. * Mở L/C: Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng cấp. * Thuê tàu và mua bảo hiểm: việc thuê tàu, lưu cước và mua bảo hiểm hàng hoá do phía nước ngoài đảm nhiệm vì đặc điểm vận tải và bảo hiểm nước ta chưa được phát triển. * Nhận hồ sơ chứng từ hàng hoá: Hồ sơ chứng từ là điều kiện cần thiết để cho người nhập khẩu nhận được hàng. * Kiểm tra giám định chất lượng hàng hoá: quản lý chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn thế giới như ISO 9000, TQM… được tiến hành bằng cách khi hàng về đến bãi nhận và công ty chọn ngẫu nhiên lấy một mẫu hàng và thuê viện khoa học thuỷ lợi làm thí nghiệm để đánh giá. Bảng 3: Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng của vải địa kỹ thuật TT Tính chất cơ lý Đơn vị tính 1 Khối lượng đơn vị/dt G/m2 2 Chiều dày Mm 3 Sức bền kéo KN/m2 4 Độ giãn dài tại điểm đứt % 5 Độ thấm ngang 1/m2/S 6 Sức kháng thuỷ rơi côn Mm - Dia 7 Sức kháng thủy CBR N Hầu hết các lô hàng nhập khẩu của công ty đều được sản xuất trên dây truyền hiện đại, có sự giám sát chất lượng hết sức chặt chẽ. Vì vậy cho đến nay chưa có bất cứ tranh chấp hợp đồng nào xẩy ra liên quan đến chất lượng hàng hoá. 5. Tổ chức tiêu thu hàng hoá Công ty xây dựng và vật tư thiết bị không thiết lập các cửa hàng bán lẻ hàng nhập khẩu. Mà hầu hết, hàng hoá sau khi nhập vào kho, nhân viên không quản lý sản xuất kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng nội địa để bán tới chân công trình xây dựng. Một số hàng hoá được dùng vào các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu. - Công ty xây dựng và vật tư thiết bị áp dụng chiến lược giá bán linh hoạt, có thể thay đổi giá khi số lượng thay đổi hoặc tuỳ thuộc vào mối quan hệ thân thiện với khách hàng hay không. Nhưng dù điều chỉnh ở mức nào thì cũng có thể thấp hơn giá sau để đảm bảo lợi nhuận định mức mà công ty đề ra. - Đối với hình thức kinh doanh theo thương vụ do cá nhân hoặc người đại diện cán bộ công nhân viên công ty đứng ra chủ trì thực hiện. Sau mỗi thương vụ, công ty sẽ quyết toán kết quả kinh doanh và trả tiền theo phương án được duyệt (không quá 30% tổng lợi nhuận sau thuế). * Chi phí kinh doanh: Trong hoạt động kinh doanh thương mại nội dung của chi phí kinh doanh gồm chi phí mua hàng, chi phí lưu thông, chi phí đóng thuế bảo hiểm, ngoài ra còn các chi phí cho các thiệt hại bất thường khác. Chi phí mua hàng là khoản chi lớn nhất trong kinh doanh gồm vốn lưu động, vốn ngân sách Nhà nước, vốn chiếm dụng, vốn vay. Chi phí nộp thuế mua bảo hiểm là khoản chi kinh doanh. Chi phí lưu thông có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Về thủ tục thanh toán thì tuỳ theo nội dung của hợp đồng nhập khẩu mà Công ty áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau. Cho tới nay các lô hàng nhập khẩu của Công ty đều quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, phương thức này đảm bảo giảm thiểu rủi ro cho cả hai bên, phúi xác nhập do Nhà xuất khẩu chịu, phí mở do Công ty xây dựng và vật tư thiết bị chịu thường chiếm 0,5-1% tổng giá trị hợp đồng. Kết quả kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Trong những năm qua mặc dù có nhiều khó khăn nhưng Công ty vẫn duy trì hoạt động tòn tại và phát triển, hoạt động kinh doanh nhập khẩu đã đạt được những kết quả đáng kể điều đó được thể hiện qua bảng sau: Bảng 4 : Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty TT Khoản mục Đơn vị tính Thực hiện So sánh 2001 2002 2003 2004(dự kiến) 2001/2002 2002/2003 1 Kim ngạch nhập khẩu Nghìn USD 1028,5 1243,2 2332 3500 1,2 1,88 2 Thuế nhập khẩu nộp Triệu đồng 2893 3510 6004 8000 1,22 1,7 3 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 215 268 554 750 1,25 2,07 Nguồn: Phòng Kinh Doanh Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty đã phải trải qua bao khó khăn, đó là sự cạnh tranh gay gắt củ cơ chế thị trường, nhưng Công ty đã có dấu hiệu khả quan từ chỗ tạo ra được mối quan hệ với gần 200 nước trên thế giới, dỡ bỏ cấm vận Việt Nam năm 1995 và chúng ta đã gia nhập diễn đàn kinh tế Châu á Thái Bình Dương ( APEC) và khu vực mậu dịch tự do ASEAN ( AFA) đã giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng tham gia vào thị trường thế giới tạo điều kiện cho Công ty đẩy mạnh kim ngạch xuất khẩu hàng năm. Theo như bảng trên ta thấy, năm 2001 kim ngạch nhập khẩu của Công ty là 1.028,5 ( nghìn USD) tăng 20% và nộp thuế cho Nhà nước là 2.893 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế là 215 triệu đồng. Năm 2002 do có thay đổi về một số tieu thụ sản phẩm như mở rộng chào hàng vào các tỉnh, tăng cường vốn để đầu tư cho hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu. Do vậy, kim ngạch nhập khẩu tăng 20% , đạt giá trị 1.230.153 (USD). Nộp thuế cho Nhà nước 3.510 triệu gấp 1,22 lần so với năm trước, lãi sau thuế là 268 triệu đồng góp phần đưa thu nhập bình quân người lao động lên 950 nghìn đồng/ người/ tháng. Bước sang quý I năm 2003 Công ty đã nhận được nhiều công trình lớn như : dự án khu công nghiệp An Khánh, cấp nước sinh hoạt Thái Nguyên, khu công nghiệp Vĩnh Tuy, khu công nghiệp Đức Cảnh – Thái Bình....với tổng giá trị sản lượng là 123 tỷ đồng Việt Nam và tổng doanh thu đạt 105 tỷ đồng Việt Nam. Trong khi đó, kinh doanh nhập khẩu chiểm một tỷ trọng đáng kể. Công ty còn nhập thêm hàng mới là màng chống thấm HDS-150 trị giá 292.000 USD