Đề tài Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

hững qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ được giao công việc này. Một nguyên tắc trong phần lớn các cuộc triển khai ERP là các chức 17 năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính… Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống. Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions). 1.2.6.4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra cùng với quá trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình để thực hiện và sau đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho công ty để lựa chọn các nhân viên phải là người có thái độ đúng đắn, những người sẵn sàng thay đổi, học hỏi những điều mới và không phải sợ công nghệ về một kiến thức tốt. 1.2.6.4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường hợp thực tế. Hệ thống này được cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều người dùng đăng nhập vào cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, các hacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này được thực hiện để tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa trước khi thực hiện. 1.2.6.4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo về cách sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống. 18 Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới được xác định. kỹ năng hiện tại của họ được ghi nhận và chúng được chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành. Sau đó, mỗi nhóm được cho đào tạo về hệ thống mới. Giai đoạn này rất quan trọng bởi sự thành công của hệ thống ERP là trong tay của người dùng cuối. Vì vậy, các khóa đào tạo nên cho những người tham gia một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi người ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. 1.2.6.5. Chạy thật hệ thống /Going Live Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức. Về mặt kỹ thuật làm việc là gần như hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang chạy và trên mặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm và sẵn sàng để đi vào hoạt động. Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả khi đội ngũ thực hiện phải được thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thời gian. Nhưng một khi hệ thống được “chạy” hệ thống cũ được lấy ra và hệ thống mới được sử dụng cho kinh doanh. 1.2.6.6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn được thuê hoàn thành công việc của mình. Để gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ thống có chấp nhận rộng rãi hay không. Nên có đủ nhân viên được đào tạo để xử lý vấn đề những loại cây trồng lên theo thời gian. Hệ thống này phải được cập nhật với những thay đổi trong công nghệ. Việc thực hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ năng hơn những người có loại ít hơn của các hệ thống tích hợp. Tối thiểu, tất cả những người sử dụng các hệ thống này cần phải được tập huấn về cách thức họ làm việc, cách chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào một gợn sóng giao dịch thông qua toàn bộ công ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím. 19 Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu nó được sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống 1.2.7. Mô hình vận hành của ERP Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp. Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án. Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượng 20 hoạt động (như làm việc giờ) xảy ra giữa các thành phần này. Mũi tên giữa CO và CO- OM-PC cho thấy, ví dụ, chi phí có thể chảy từ không kiểm soát đến chỗ kiểm soát chi phí sản phẩm. Sau này trong quá trình đó sẽ được hiển thị rằng các chi phí này có thể được chuyển giao cho một trật tự sản xuất trong các hình thức của một phân bổ trên đầu. Tương tự như vậy chúng có thể được tính phí như phí để tự sản xuất giống như giờ làm việc, có nghĩa là chi phí lao động có thể được tính bằng cách nhân số giờ với một mức lương giờ tiêu chuẩn. Tương tự như vậy, chiν phí từ trên cao Kiểm soát (OM) và sản phẩm Kiểm soát Chi phí (PC) có thể chảy vào phân tích lợi nhuận, mà cùng với các dữ liệu thu nhập họ có thể được sử dụng để tính toán kết quả hoạt động làm cho nó có thể thành lập như thế nào có lợi nhuận khu vực khác nhau được. Bạn sẽ cũng sau đó thấy rằng R khác / 3 các ứng dụng có thể đăng bài chi phí hoặc các khoản thu để CO Các mũi tên giữa FI và CO minh họa cho mối quan hệ giữa Kế toán tài chính (FI) và CO Do đó, ví dụ, thông tin đăng đến chi phí tài khoản trong FI có thể gây ra thông tin đăng chi phí trong các thành phần OM trong CO Trong cùng một cách FI thể đăng các khoản thu trực tiếp trong thành phần PA. Chi phí chảy cũng xảy ra giữa FI và PC thành phần, là nơi mà chi phí nguyên liệu phát sinh trong quá trình sản xuất được nhập Ngoài ra, có một chảy ngược lại FI nếu chi phí sản xuất đã được kích hoạt như là một sản phẩm cuối cùng hoặc WIP (công việc trong quá trình ). Khác R / 3 thành phần như nguồn nhân lực (HR), và Hậu cần (quản lý vật liệu, bán hàng và lập kế hoạch sản xuất) được tích hợp với CO, như có thể thấy trong dòng chảy quá trình hậu cần (mua sắm, sản xuất, kho hàng và bán hàng) trong trên đồ họa. Dữ liệu giao dịch từ các phần hành mua, bán, sản xuất,.. Sẽ được cập nhật về phân hệ kế toán đồng thời cũng cập nhật về phân hệ kế toán quản trị Electronic Throttle Module (ETM module) 21 • Mô hình này tìm kiếm để tối đa hóa sự nhận thức của khách hàng giá trị gia tăng thông qua việc sử dụng các tập quán kinh doanh tốt nhất và kiểm soát thời gian thực. • Quản lý cung cấp sáng tạo và hướng. Điều này nói chung là tương đương với nhu cầu khách hàng và đồng thời giảm thiểu chi phí. 22 Các thành phần chính: • Quản lý khách hàng o Hỗ trợ bán hàng o Giao hàng tận nơi o Thanh toán o Tín dụng • Logistics o Mua sắm o Sản xuất o Vật liệu Mgt. • Nhân sự o Biên chế o Tổ chức o Thuê • Kho bạc o Cam kết o Đầu tư o Đơn vị tiền tệ 23 Điều gì tạo nên SAP khác nhau? Hệ thống thông tin máy tính truyền thống được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp ngày nay đã được phát triển để thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể và cung cấp các báo cáo và phân tích các sự kiện đã diễn ra. Ví dụ như hệ thống kế toán sổ cái chung. Thỉnh thoảng, một số hệ thống hoạt động trong một thời gian thực "chế độ" có nghĩa là, có thông tin ngày để ở trong họ và có thể được sử dụng để thực sự kiểm soát các sự kiện. Một công ty điển hình có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý proces ses khác nhau như sản xuất, kinh doanh và kế toán. Mỗi hệ thống này có cơ sở dữ liệu riêng của mình và ít khi đi thông tin cho các hệ thống khác một cách kịp thời. Chỉ có một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, SAP. Tất cả các truy cập các ứng dụng phổ biến dữ liệu. Sự kiện Real trong kinh doanh bắt đầu giao dịch. Kế toán được thực hiện tự động bởi các sự kiện trong kinh doanh và sản xuất. Bán hàng có thể nhìn thấy khi sản phẩm có thể được chuyển giao. Lịch trình sản xuất được định hướng bởi doanh số bán hàng Toàn bộ hệ thống được thiết kế để thời gian thực và không phải lịch sử. SAP cấu trúc thể hiện những gì được coi là "thực tiễn kinh doanh tốt nhất". Một công ty thực hiện SAP phải thích nghi với nó để đạt được hiệu quả và sức mạnh của nó. Quy trình thủ tục thích ứng với mô hình SAP liên quan đến "Quy trình Kinh doanh Re-kỹ thuật" mà là một phân tích hợp lý của các sự kiện và các mối quan hệ mà tồn tại trong hoạt động của một doanh nghiệp. SAP module ứng dụng: Hệ thống Cơ sở là trái tim của các hoạt động dữ liệu và cần được không hiển nhiên đến mức độ cao hơn hoặc người sử dụng quản l. Các công cụ tùy biến và thực hiện cũng tồn tại. Trung tâm của hệ thống từ quan điểm của một nhà quản lý là các module ứng dụng. Những module này có thể không phải tất cả được thực hiện tại một công ty điển hình nhưng chúng đều liên quan và được liệt kê dưới đây: 24 • FI Kế toán - thiết kế cho các quản lý tự động và báo cáo bên ngoài của sổ cái chung, các khoản phải thu, tài khoản phải trả và các khoản khác phụ sổ cái với một người dùng định nghĩa biểu đồ của các tài khoản. Theo mục được thực hiện liên quan đến doanh số bán hàng sản xuất và thanh toán các mục tạp chí được tự động đăng. kết nối này có nghĩa là những cuốn sách được thiết kế để phản ánh tình hình thực tế. • CO Kế toán quản trị - đại diện cho công ty của dòng chảy của chi phí và doanh thu. Nó là một công cụ quản lý về các quyết định của tổ chức. Nó cũng được tự động cập nhật như các sự kiện xảy ra. • PM quản lý tài sản - được thiết kế để quản lý và giám sát các khía cạnh cá nhân của tài sản cố định bao gồm cả mua và bán tài sản, khấu hao và quản lý đầu tư. • PS Hệ thống dự án- được thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch, kiểm soát và theo dõi lâu dài, các dự án phức hợp cao với các mục tiêu được xác định. • WF Workflow - liên kết các module tích hợp ứng dụng SAP-ứng dụng công nghệ với thập tự giá, các công cụ và dịch vụ • IS Giải pháp Công nghiệp - kết hợp các module ứng dụng SAP và ngành công nghiệp cụ thể chức năng bổ sung. . các kỹ thuật đặc biệt đã được phát triển cho ngành công nghiệp như ngân hàng, dầu khí, dược phẩm, v..v.. • HR Nhân sự - là một hệ thống tích hợp hoàn chỉnh để hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động nhân sự. • PM Nhà máy Maintenance - Trong một quy trình bảo trì sản xuất phức tạp hơn có nghĩa là đang quét sàn nhà. . Thiết bị phải được dịch vụ và xây dựng lại. Những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. • MM Vật liệu quản lý - hỗ trợ mua sắm hàng tồn kho và chức năng xảy ra vào ngày ngày hoạt động kinh doanh như mua hàng, quản lý hàng tồn kho, chế biến, điểm đặt hàng, vv • QM quản lý chất lượng - là một kiểm soát chất lượng và hệ thống thông tin hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra, và kiểm soát đối với sản xuất và mua sắm. • Sản xuất PP Kế hoạch - được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động sản xuất của một công ty. module này bao gồm; dự án luật của vật 25 chất, tuyến đường, các trung tâm làm việc, kinh doanh và kế hoạch hoạt động, kế hoạch sản xuất tổng thể, quy hoạch vật liệu yêu cầu, kiểm soát sàn cửa hàng, đặt hàng sản xuất, giáthành sản phẩm, vv • SD bán hàng và phân phối - giúp tối ưu hóa tất cả các nhiệm vụ và hoạt động trong bán hàng, giao hàng và thanh toán. yếu tố chính được; tiền hỗ trợ bán hàng, điều tra xử lý, chế biến báo giá, đơn đặt hàng chế biến, phân phối chế biến, hóa đơn và các thông tin hệ thống bán hàng. Mỗi module có thể có sub-mô-đun được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như chi tiết dưới đây. 26 Tính năng System-Wide SAP sử dụng hệ thống nhất định rộng các tính năng cần được unde rstood lúc đầuChúng được sử dụng để hợp lý, an toàn và linh hoạt cho tổ chức dữ liệu trong một doanh nghiệp kinh doanh. Tùy biến - là cấu hình của hệ thống đại diện pháp lý của cơ cấu tổ chức của bạn, báo cáo yêu cầu và quy trình kinh doanh. Báo cáo nội bộ là một công cụ quản lý trong hoạt động hàng ngày. báo cáo ngoài là yêu cầu của đơn vị chính quyền kiểm soát cơ cấu pháp lý của công ty, chẳng hạn như, tình trạng cơ quan thuế IRS, SEC vv • Các yếu tố tổ chức Tài chính  Khách hàng là một đơn vị độc lập về tổ chức và pháp lý ở cấp cao nhất trong SAP  Công ty là một thực thể pháp lý độc lập trong một khách hàng  lĩnh vực kinh doanh được sử dụng để sản xuất lợi nhuận và mất cân bằng báo cáo và tờ qua đường tiếp thị Quản lý vật liệu:  Mua các đơn vị  Cây cảnh  Phân phối và Bán hàng  Tổ chức bán hàng  Kênh phân phối  Division • Dữ liệu Master được ghi chép những gì còn lại trong cơ sở dữ liệu qua một khoảng thời gian dài. o Khách hàng Master o Người bán hàng Master o Chất liệu chủ 27 o Tài khoản Master Cơ cấu này giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và được chia sẻ bởi tất cả các module SAP. Đó là một khía cạnh quan trọng của sự vững mạnh của hệ thống. • Employee Self-Dịch vụ-nhân viên của bạn có thể truy cập các hồ sơ nhân sự của chính qua Internet. • Phân loại là sự phân công của đối tượng của lớp một. Mỗi lớp học có những đặc trưng tiêu chuẩn. • Matchcodes là các công cụ truy vấn sử dụng để tìm thông tin cụ thể bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm. • An ninh được quản lý cho các đối tượng, hồ sơ và ủy quyền. Người sử dụng chỉ được uỷ quyền để xem hoặc thay đổi các bộ phận của hệ thống theo yêu cầu của trách nhiệm công việc của họ. Quá trình kinh doanh và chức năng: Để hiểu một hệ thống như SAP một sự hiểu biết thấu đáo về các sự kiện và các mối quan hệ đó diễn ra trong một doanh nghiệp là cần thiết. Nó là không đủ để chỉ thực hiện bán hàng, sản xuất, Tài chính và Kế toán có công việc để làm trong một doanh nghiệp Các chi tiết chính xác của mỗi hành động, thời gian của hành động đó và mối tương quan của nó với tất cả các quá trình khác phải được hiểu rõ. Trong nhiều hoạt động lớn có thể không có người đó đã nắm bắt được đầy đủ tình hình. Trước khi một hoạt động có thể được tự động hoặc máy vi tính một nghiên cứu toàn diện của doanh nghiệp phải được thực hiện. Nhiệm vụ này được gọi là Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật. 28 Thông qua tuần tự Walk • Bán hàng o bị hoạt động bán hàng - lập kế hoạch và hỗ trợ sẵn có cho nhân viên bán hàng o Bán hàng Đặt hàng - Các mục nhập thực tế của đơn hàng vào hệ thống thực hiện bởi các nhân viên bán hàng tại điểm bán hàng có thể sử dụng một máy PC và kết nối Internet. o Xác định nơi mà nguồn gốc hiệu quả nhất của sản phẩm đã ra lệnh là hàng tồn kho và vận chuyển nó. o Giao hàng tận nơi o Khách hàng Thanh toán o Khách hàng Thanh toán • Sản xuất 29 o Bán hàng và Kế hoạch hoạt động SOP nơi bán hàng dự báo được sử dụng trong một mô hình lập kế hoạch sản xuất để kiểm tra tính khả thi. o Lập kế hoạch sản xuất MPS - Các n pla thực tế cho toàn bộ quá trình sản xuất o Quản lý kế hoạch nguyên liệu MRP - Trường hợp kế hoạch sản xuất thực sự là chuyển đổi thành các yêu cầu đầu vào nguyên liệu. o Kế hoạch đặt hàng - Khi vật liệu có sẵn và khả năng tồn tại kế hoạch này được tạo ra và sau đó chuyển đổi thành một o Đặt hàng sản xuất. o Shop Floor Control, nơi sản xuất thực tế diễn ra và được đăng ký vào hệ thống như hàng hóa thành phẩm. o Mua hàng  Một khi người quản lý sản xuất có kế hoạch sản xuất một cái gì đó một trưng dụng cho các nguyên liệu cần thiết nhưng không phải trên bàn tay phải được chuẩn bị.  Lựa chọn nhà cung cấp - được thực hiện bởi các bộ phận thu mua  Để mua được gửi  nhận hàng tồn kho ngày càng tăng  đơn xác minh vì nó nhận được từ nhà cung cấp  Thanh toán cho nhà cung cấp. Tài chính Kế toán  Doanh số bán hàng các sự kiện phải được bắt tại thời đúng vào hệ thống sổ cái  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với hàng hóa vận chuyển  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với nguyên liệu nhận được  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để di chuyển từ giá trị nguyên liệu để làm việc trong quá trình 30  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để tăng hàng hóa thành phẩm khi chúng được sản xuất  Tài khoản yable Pa phải được thiết lập để mua hàng  Tài khoản phải thu phải phản ánh được lập hoá đơn hàng nhưng chưa thanh toán cho Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật phải không chỉ xác định tất cả các bước mà còn phải tìm cách hiệu quả nhất để giảm thiểu các hành động cần thiết. Ví dụ, khi bán hàng được thực hiện, kiểm kê, kế hoạch sản xuất nên được tự động cập nhật. Khi kế hoạch sản xuất nguyên liệu được cập.nhật nên được tự động orde đỏ từ các nhà cung cấp. Khi hoàn thành hàng hóa được vận chuyển khách hàng nên được tự động lập hoá đơn tại cùng tức thì. Real đang có những tình huống phức tạp hơn so với lời giải thích đơn giản ở trên. 31 1.3 Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. • Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó. • Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. • Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa đơn, hỗ trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán. • Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót . • Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam Oracle: E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise SAP: SAP R/3, mySAP ERP, Business One Cụ thể về SAP: đã được triển khai thành công ở một số công ty trên lãnh thổ Việt Nam tính đến ngày hôm nay. - Bảo Minh + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6D - Vtrac (hãng sản xuất máy kéo Mỹ thương hiệu Catterpilar): + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6C ( đã nâng cấp lên ECC6) - Panasonic Communication Vietnam (PCV): + Phiên bản SAP R/3 Enterprise (4.7) + Bao gồm các phân hệ FI, CO, MM, SD và PP. + Dự án chính thức Go-Live tháng 9 năm 2006. - Densu: Một công ty Nhật Bản + Bắt đầu vận hành năm 2007 - DKSH Việt Nam + Bắt đầu vận hành năm 2007 33 - ICP + Go-Live năm 2008 - Sato: Công ty Nhật Bản + Go-Live đầu tháng 10/2008. - Thép Việt Pomina + Tháng 11/2008 Go-live - Công ty đồ gỗ nội thất AA + Tháng 11/2008 Gol-ive - Công ty Bút bi Thiên Long + Tháng 04/2009 Go-live - Công ty Pinaco + Tháng 04/2009 Go-live 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Năm 2009 Hợp đồng "Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam" giữa Petrolimex và Công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS) có giá trị lên tới 12,6 triệu USD Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP vốn đã được triển khai thành công tại nhiều tập đoàn dầu khí hàng đầu như Petrochina, ExxoMobil, Gazprom, Royal Dutch Shell, Sinopec, Petrobras, BP 34 Không chỉ Petrolimex bỏ ra khoản tiền lớn như vậy để đầu tư ERP, trong những năm gần đây có khá nhiều doanh nghiệp lớn hàng đầu tại Việt Nam đã đầu tư ERP như Vinamilk, Kinh Đô, Phạm Nguyên, tập đoàn Thép Việt, ICP, REE,… Các doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm nhiều phương cách để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng giảm được khoảng 45% hàng tồn kho. Cho đến nay, ERP vẫn nằm ngoài tầm với của nhiều doanh nghiệp Việt Nam vì mức độ đầu tư quá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Nhiều doanh nghiệp địa phương không thừa nhận sự tồn tại của ERP. Tuy nhiên ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có quan điểm mới về ERP và ERP đã trở thành một chọn lựa. Thị trường ERP của Việt Nam vẫn còn tương đối nhỏ, nhưng 5 năm gần đây, nó đã phát triển mạnh và đã có những thay đổi đáng kể. Nguyễn Chí Đức, Tổng Giám đốc một công ty phần mềm ở Việt Nam và là một chuyên gia cung cấp phần mềm ERP đã phát biểu: “Thị trường nội địa Việt Nam đang phát triển nhanh vì các công ty đã nhận ra lợi ích của ERP”. Ông nói thêm, Việt Nam từ khi gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước càng bị áp lực cao vì sự cạnh tranh và công kích của thị trường quốc tế. Ông Đức cho biết, các công ty ở Việt Nam cũng không khác gì so với các đối tác khác ở Mỹ và châu Âu. Họ đang tìm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt và có chất lượng phục vụ. Tìm dữ liệu để xác định được tầm cỡ của thị trường có thể là một thử thách. Đa số các công ty đều rất vất vả trong việc xác định tầm cỡ thị trường và phân khúc thị trường riêng lẻ Những khái niệm sai lầm về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 5 năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã có nhiều chuyển biến. Tuy nhiên, quản lý chuỗi cung ứng vẫn còn là một ngành tương đối mới. Long Chandara, Giám đốc Quốc gia tại Tập đoàn Tectura, một công ty cung cấp dịch vụ phần mềm ERP với Văn phòng Quốc gia Việt Nam, cho biết: “Có rất nhiều khái niệm sai lầm về chuỗi cung ứng”. Đối với các nhà cung cấp, khi quản lý các khách hàng thân thiết của mình, Chandara nêu bật những điều cần thiết mà ERP có thể và không thể cung ứng được. Ví dụ, một công ty 35 Việt Nam quan tâm đến lĩnh vực trả lương và mong chờ ERP cung cấp một phần mềm có chức năng tương ứng và có những lợi ích tốt nhất. Đây là một khái niệm sai lầm về ERP. ERP không phải là một viên đạn thần kỳ có thể thay thế được mọi phần mềm quản lý tốt nhất trong một cơ quan. Một thử thách khác có thể được đặt ra cho các nhà lãnh đạo. Ông Đức nói ngắn gọn: “Một số nhà lãnh đạo không nhận ra những lợi ích của ERP”. Các nhà lãnh đạo nên quan tâm đến ERP, cần đầu tư thời gian cần thiết để triển khai những kiến thức rõ ràng về ERP và những tiềm năng lợi ích to lớn của nó cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 2.2.1. Tính linh hoạt của ERP Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ngày càng ứng dụng ERP làm điều kiện để thay đổi tổ chức. Tuy nhiên, tính linh hoạt của ERP được xem là điểm then chốt đối với bất kỳ một dự án ưu tiên thực thi nào. Chandara cho biết: “Các công ty Việt Nam không hiểu ERP”. Ví dụ, các quy trình kinh doanh đơn giản và chuẩn mực hóa là phần quan trọng trong bất kỳ việc triển khai thực hiện ERP nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam thiếu hẳn các quy trình thiết yếu này. Tương tự, việc đánh giá doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Abesolom Abby Fidel, nhà tư vấn độc lập SAP tại Việt Nam cho biết: “Có một định nghĩa sai lầm cho rằng các quy trình kinh doanh đang hoạt động trong hiện tại sẽ tự động nâng cấp”. Các doanh nghiệp Việt Nam cần đầu tư thêm thời gian trong việc đánh giá những quy trình kinh doanh tốt, hơn là xem xét những hoạt động kinh doanh hiện tại. Với sự hạn chế dữ liệu, việc nhận định những hoạt động kinh doanh tốt nhất có thể là một công việc khó khăn. Các công ty Việt Nam cần thể chế hóa việc thực thi và công khai rõ ràng cách đánh giá hoạt động kinh doanh. Có những việc không bao giờ xảy ra. 2.2.2. Cộng tác giới hạn Việc cộng tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng chưa được phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Sự cộng tác độc lập giới hạn và những mâu thuẫn có thể tác động rất lớn đến quá trình triển khai thực hiện ERP. Sự cộng tác 36 yêu kém trong chuỗi cung ứng là tiề