Đề tài Phân tích thiết kế hệ thông quản lý bán hàng của công ty TNHH thương mại Việt Bình

qua quy trình bán hàng. Mô hình chức năng Quản lý Bán hàng Quản lý bán hàng do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng trực tiếp đảm nhiệm. Mô tả chức năng : Lập đơn đặt hàng : Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng. Lập hóa đơn bán hàng : Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong. Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh toán với khách hàng. Lập phiếu xuất hàng : Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sản phẩm bàn giao cho khách hàng. Cập nhật thông tin khách hàng : lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính. Lập báo cáo bán hàng : Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽ được gửi về ban giám đốc công ty. Giao hàng : có nhiệm vụ bàn giao sản phẩm đã được yêu cầu đến tay khách hàng, trực tiếp thực hiện việc thanh toán đối với khách hàng sau đó chuyển đến cho phòng tài chính. Mô hình chức năng Quản lý Tài chính  Quản lý tài chính do bộ phận tài chính đảm nhiệm. Mô tả chức năng : Nhận hóa đơn thanh toán : sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng. Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộ phạn tài chính về hóa đơn thanh toán của khách hàng. Từ đó bộ phận tài chính sẽ quản lý công nợ đối với khách hàng thông qua hóa đơn thanh toán. Quản lý thu – chi – công nợ : là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính. Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty. Cân đối hóa đơn : là công việc để thống kê các khoản đã thu và đã chi sau đó báo cáo lên ban giám đốc công ty. Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng – hóa đơn nhập hàng. Thống kê : tổng hợp các khoản thu tiền thu được từ hóa đơn bán hàng. Tổng hợp các khoản chi để mua sản phẩm từ nhà cung cấp cũng như trả lương cho nhân viên công ty, cơ sở vật chất phục vụ cho công ty. Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng  Quản lý nhập hàng do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhiệm và giao dịch với nhà cung cấp sản phẩm nhằm mục đích có đủ số lượng hàng phục vụ cho quá trình buôn bán của công ty. Mô tả chức năng : Cập nhật yêu cầu : là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ phận kho hàng và của ban giám đốc.Từ đó kiểm tra yêu cầu, liên hệ với nhà cung cấp để có được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập. Sau đó mới lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp. Lập đơn đặt hàng : Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản phẩm. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm. Cập nhật kết quả hóa đơn : là khâu cuối cùng trong quản lý nhập hàng. Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp sẽ được tiếp nhận. Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung cấp. Mô hình chức năng Quản lý Kho hàng  Quản lý kho hàng do Bộ phận kho hàng đảm nhiệm, quản lý việc nhập hàng và xuất hàng, theo dõi hàng hóa trong kho về nhập – xuất – tồn để thông báo lại với ban giám đốc và cập nhật thông tin đến bộ phận bán hàng. Mô tả chức năng : Lập phiếu xuất kho : sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống nhất với khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng, yêu cầu xuất hàng cho khách đúng chủng loại, số lượng... Sau đó kho hàng sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho. Lập phiếu nhập kho : khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng đến kho hàng của công ty. Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủng loại hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng hàng vào kho của công ty. Cập nhật thông tin nhập – xuất – tồn : đây là khâu quan trọng, nó quyết định trực tiếp đến hoạt động của công ty. Từ lượng hàng bán ra, lượng hàng nhập vào, những sản phẩm nào bán ít, bán chạy, còn lại trong kho...Việc thống kê đó sẽ giúp ban giám đốc vạch định rõ ràng kế hoạch cho những tháng tiếp theo. Nhằm mục đích cuối cùng đem lại doanh thu cao nhất cho công ty. Báo cáo – thống kê : là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến ban giám đốc. Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng. Thông tin đến bộ phận nhập hàng để báo hàng nào còn, hàng nào hết. Biểu đồ phân cấp chức năng  Dựa vào chức năng chi tiết của hệ thống đã phân tích ở trên, ta xây dựng biểu đồ phân cấp chức ngăn của hệ thống quản lý bán hàng như sau : Biểu đồ luồng dữ liệu  Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh( mức 0 )  Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống. Trong đó chỉ có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng. Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống. Tác nhân ngoài của hệ thống là Khách hàng, nhà cung cấp...Với các luồng dữ liệu trao đối giữa hệ thống và các tác nhân ngoài. Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh( mức 1 ) Biểu đồ mức đỉnh miêu tả các chức năng chính của hệ thống, xác định rõ hơn mối quan hệ giứa các tác nhân trong của hệ thống. Chức năng chính của hệ thống có 4 chức năng cơ bản đó là : Quản lý bán hàng. Quản lý tài chính. Quản lý nhập hàng. Quản lý kho hàng. Trong đó còn xác định thêm kho dữ liệu : Khách hàng, hóa đơn bán hàng. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 2 ) Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh định nghĩa và diễn tả các chức năng đó theo cách sau : + Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con. + Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp. + Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu nội bộ. Chức năng Quản lý bán hàng  Các chức năng chính trong quản lý bán hàng đó là : 1.1. Lập đơn đặt hàng 1.2. Lập hóa đơn bán hàng 1.3. Lập phiếu xuất hàng 1.4. Cập nhật thông tin khách hàng 1.5. Giao hàng Chức năng Quản lý tài chính Các chức năng chính trong quản lý tài chính đó là : 2.1. Nhận hóa đơn thanh toán 2.2. Quản lý thu – chi – công nợ 2.3. Cân đối hóa đơn 2.4. Thống kê Kho dữ liệu gồm có : + Hóa đơn + Nhập – Xuất – Tồn Chức năng Quản lý Nhập hàng Chức năng chính trong quản lý nhập hàng đó là : 3.1. Cập nhật yêu cầu 3.2. Lập đơn đặt hàng 3.3. Cập nhật kết quả đơn hàng Trong đó có : Kho dữ liệu là Hóa đơn. Các tác nhân : + Nhà cung cấp. + Bộ phận kho hàng. + Bộ phận tài chính + Ban giám đốc. Chức năng Quản lý kho hàng Các chức năng chính trong quản lý kho hàng gồm có : 4.1. Lập phiếu xuất kho 4.2. Lập phiếu nhập kho 4.3. Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn 4.4. Lập báo cáo thống kê Các kho dữ liệu là : + Phiếu xuất hàng. + Phiếu nhập hàng. + Nhập – Xuất – Tồn. Đặc tả tiến trình Một đặc điểm chung trong việc sử dụng BPC và BLD là diễn tả một chức năng phức tạp ta phân rã nó ra thành nhiều chức năng con đơn giản. Nói cách khác là từ một hộp đen, ta có thể giải thích nó bằng cách tách ra nhiều hộp đen. Các chức năng thu được ở mức cuối cùng tuy đơn giản nhưng cũng nên giải thích cho người đọc dễ hiểu. Bấy giờ sự giải thích chức năng được thực hiện bằng các phương tiên diễn tả trực tiếp. Gọi đó là sự đặc tả chức năng, thường gọi tắt là P-Spec (Process Specification). Trong phần này, chúng ta chỉ làm 1 vài chức năng để xem xét cách đặc tả một tiến trình ra sao. Các chức năng trong bài đều rất đơn giản dễ hiểu, chính vì thế chúng ta có thể ngầm hiểu với nhau về từng chức năng. Sau đây là các chức năng được đặc tả : Chức năng – Lập đơn đặt hàng Phần đầu để : + Tên : Lập đơn đặt hàng. + Các dữ liêu : Dữ liệu vào : dữ liệu về đơn đặt hàng, dữ liệu hàng trong kho, dữ liệu về giá sản phẩm, dữ liệu về khách hàng. Dữ liệu ra : dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng. Phần thân : + Nhận đơn đặt hàng của khách hàng. + Nếu khách hàng là mới thì cập nhật thông tin khách hàng. + Nếu khách hàng là cũ, thì xem xét số nợ của khách hàng ở hóa đơn thanh toán lần trước. Nếu khách hàng còn nợ, mà khoản nợ đó lớn hơn so với quy định của công ty thì đơn đặt hàng không được chấp nhận. Nếu khách hàng đã trả hết nợ thì có thể lập đơn đặt hàng. + Cập nhật thông tin hàng hóa trong kho để báo cho khách hàng. Nếu hàng trong kho đủ. Tiến hàng lập đơn đặt hàng. Nếu không còn hàng trong kho. Thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo đến khách hàng, tư vấn nên chọn sản phẩm khác. Nếu khách hàng không muốn, sẽ không lập đơn đặt hàng nữa. Chức năng – Lập Hoá đơn bán hàng Phần đầu đề : + Tên : Lập hoá đơn bán hàng. + Dữ liệu : Đầu vào : Thông tin về khách hàng và đơn hàng. Đầu ra : Lập hoá đơn bán hàng. Phần thân : Sơ đồ khối đặc tả chức năng : Chức năng – Lập phiếu nhập kho Phần đầu đề : + Tên : Lập phiếu nhập kho. + Dữ liệu : Đầu vào : Thông tin đơn đặt hàng, Thông tin nhập hàng. Đầu ra : Lập phiếu nhập. Phần thân : Sơ đồ khối đặc tả chức năng. Chức năng – Lập phiếu xuất kho Phần đầu đề : + Tên : Lập phiếu xuất kho. + Dữ liệu : Đầu vào : Thông tin về khách hàng và hoá đơn bán hàng. Đầu ra : Lập phiếu xuất kho. Phần thân : Sơ đồ khối đặc tả chức năng : Chức năng – Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn Phần đầu đề : + Tên : Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn. + Dữ liệu : Đầu vào : Số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất, số lượng hàng tồn kho. Đầu ra : Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn. Phần thân : + Lấy dữ liệu số lượng hàng nhập. + Lấy dữ liệu số lượng xuất nhập. + Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất. + Lấy dữ liệu hàng tồn trong kho để kiểm tra. + Tổng hàng = Nhập + Xuất + Tồn. Chức năng - Thống kê Phần đầu đề : + Tên : Thống kê. + Đầu vào: - Hoá đơn thanh toán thu – chi. Số lượng khách hàng. Số lượng hàng nhập - xuất. + Đầu ra : Lập báo cáo thống kê theo tháng về doanh thu, về số lượng khách mua, về số lượng hàng Phần thân : Lập báo cáo thống kê theo tháng. + Doanh thu = Tổng Thu - tổng chi + Tổng số lượng khách hàng đã mua hàng. Kết luận Sau khi phân tích hệ thống về mặt chức năng ta thấy : + Tất cả chức năng trong hệ thống cơ bản đã được hình thành. Có thể triển khai một cách có hiệu quả trong việc quản lý bán hàng tại công ty TNHH Thương mại An Việt Nhật. + Xác định được cách thức hoạt động của từng chức năng( dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu ra...) + Phân tích hệ thống về mặt chức năng chính là tiền đề để thiết kế hệ thông. CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT. 1. Giới thiệu. Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Trong mục này để thuận tiện cho phương pháp nghiên cứu chúng ta chỉ tập trung đến các phương tiện và mô hình diễn tả dữ liệu. Đó là các thông tin được quan tâm đến trong quản lý, nó được lưu trữ lâu dài, được xử lý và sử dụng trong hệ thống thông tin quản lý. Có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hoá dữ liệu đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người ta có thể trao đổi với nhau. Trong phần này chúng ta đề cập đến 2 công cụ phân tích chủ yếu: Mô hình thực thể liên kết. Mô hình quan hệ . Cơ sở dữ liệu của hệ thống là những thông tin đảm bảo cho các chức năng, tiến trình hoặc chương trình tương ứng trong hệ thống hoạt độn, những thông tin cần lưu giữ trong hệ thống. Mục tiêu của việc phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là để làm rõ cách thức tổ chức lưu trữ dự liệu trong hệ thống. Nhiệm vụ là phải đưa ra được lược đồ khái quát về dữ liệu, là cơ sở để thiết kế sau này. Các khái niệm cơ bản Thực thể Thực thể (entity) là một một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định trong thể giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Kiểu thực thể (entity type) là một tập hợp các thực thể mô tả một đối tượng nào đó trong hệ thống, nói một cách khác, kiểu thực thể là định nghĩa về một loại thông tin nào đó. Tên của kiểu thực thể là danh từ chỉ lớp đối tượng trong thể giới thực. Ví dụ : + Thực thể cụ thể là sinh viên Khúc Minh Hiếu, số hoá đơn 001. + Thực thể trìu tượng là Khoa Công nghệ thông tin. Thuộc tính Thuộc tính (attribute) là một đặc trưng của thực thể, thể hiện một khía cạnh nào đó của thực thể có liên quan tới hệ thống. Thuộc tính chia làm 4 loại : + Thuộc tính định danh. + Thuộc tính mô tả. + Thuộc tính phức hợp. + Thuộc tính đa trị. Ví dụ : Khách hàng Khúc Minh Hiếu có Mã khách hàng là 001. Kiểu thuộc tính là tập hợp các thuộc tính có chức năng giống nhau, mô tả cùng một khía cạnh của thực thể. Tên gọi của kiểu thuộc tính là danh từ thể hiện nó. Liên kết Một liên kết là một sự gom nhóm các thực thể trong đó một thực thể có một vai trò nhất định. Ví dụ: + Khách hàng Khúc Minh Hiếu đã nhận hoá đơn bán hàng 001. + Đơn hàng 001 gồm các mặt hàng MH001 và MH002. Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa. Một kiểu liên kết là được định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể. Tên của kiểu liên kết thường được dùng là một động từ ( chủ động hay bị động) phản ánh ý nghĩa của nó. Ví dụ: + Kiểu liên kết nhận giữa kiểu thực thể Khách hàng và kiểu thực thể hoá đơn bán hàng. + Kiểu liên kết đặt mua giữa kiểu thực thể Đơn hàng và kiểu thực thể Mặt hàng. Ở đây chúng ta nghiên cứu các kiểu liên kết sau: 1(1..1) Một và chỉ một 0..1 không hay một 0..* hay * từ không tới nhiều 1..* từ một tới nhiều m..n từ m tới n Hay nói chung chúng ta nghiên cứu các liên kết chính là: + Liên kết 1 – 1. + Liên kết 1 – nhiều. + Liên kết nhiều – nhiều. Từ những cơ sở lý thuyết trên, dự vào dữ liệu thiết kế ta xây dựng mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ . II. XÂY DỰNG MÔ HÌNH Mô hình thực thể liên kết là một công cụ dùng để mô tả và tập hợp các thông tin dữ liệu trong hệ thống. Chúng ta sử dụng phân tích là: + Mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng. + Mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển. + Mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế. Các bước tiến hành: + Xác định thực thể có trong hệ thống, các thuộc tính của chúng và mối quan hệ. + Xây dựng mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng. + Chuyển từ mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng sang mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển. + Chuyển từ mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển mở rộng sang mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế. Dữ liệu của hệ thống gồm có : + Nhân viên, Khách hàng, Nhà cung cấp, Mặt hàng. + Phiếu xuất, Phiếu nhập, Đơn đặt bán hàng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn mua hàng, Đơn đặt mua hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu bảo hành. Kiểu thực thể và các thuộc tính của nó : + Nhân viên (Mã NV, Tên NV, ngày sinh, giới tính, CMTND, bộ phận, địa chỉ, điện thoại). + Khách hàng (Mã KH, Tên KH, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, tại ngân hàng, mã TK). + Nhà cung cấp (Mã NCC, Tên NCC, địa chỉ, điện thoại, mã hàng, đơn vị tính, đơn giá chuẩn). + Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính). + Phiếu xuất (Mã PX, mã KH, tên KH, mã NV, tên NV, ngày xuất, mã hàng, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền). + Phiếu nhập (Mã PN, mã NV, tên NV , ngày nhập, mã hàng, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền). + Đơn đặt bán hàng (Mã đơn hàng, mã KH, tên KH, mã hàng, số lượng). + Hoá đơn bán hàng (Số hoá đơn, ngày, mã KH, tên KH, mã NV, tên NV, mã hàng, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền, thanh toán hết, hạn thanh toán, thuế GTGT). + Hoá đơn mua hàng (Số hoá đơn, ngày, mã NCC, tên NCC, mã hàng, số lượng, đơn giá chuẩn, thành tiền, tổng tiền, mã phiếu giao). + Phiếu giao hàng (Mã phiếu giao, tên NCC, ngày, mã hàng, số lượng, mã đơn hàng). + Đơn đặt mua hàng (Mã đơn hàng, tên NCC, ngày, mã hàng, số lượng). + Phiếu bảo hành ( Số phiếu BH, tên NCC, mã hàng, tên hàng, hạn BH). Trong đó dữ liệu được gạch chân chính là khoá chính liên kết giữa các thực thể khác trong toàn mô hình. Dựa vào cơ sở dữ liệu thực thể và các thuộc tính đã lập ra, chúng ta thiết lập mô hình thực thể liên kết với các quan hệ của chúng. Đưa ra một hệ thống hoàn chỉnh về mặt dữ liệu cần có. Mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng Khái quát Các kiểu thuộc tính: + Các kiểu thuộc tính đa trị: trong mô hình thực thể được phép dùng kiểu thuộc tính đa trị. Nghĩa là tồn tại kiểu thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể có thể là một dãy hay một tập các giá trị. + Các kiểu thuộc tính phức hợp: cho phép dùng kiểu thuộc tính phức hợp từ các thuộc tính sơ đẳng, tức là sự kết hợp giữa nhiều kiểu thuộc tính khác. Mặc định mỗi giá trị của kiểu thuộc tính phức hợp là sự ghép các giá trị của các thuộc tính sơ đẳng tương ứng. Biểu diễn các thực thể : Các kiểu liên kết và biểu diễn quan hệ : + Liên kết 1 – 0 + Liên kết 1 – 1 + Liên kết 1 – n + Liên kết n – n Biểu diễn quan hệ bằng đường nối Xây dựng mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng Mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển Chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng sang mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển + Quy tắc 1: Chuyển các thuộc tính đa trị về các thuộc tính có giá trị duy nhất. Thay một kiểu thuộc tính đa trị T của kiểu thực thể A bởi một kiểu thực thể mới E-T và kết nối A với E-T bởi một kiểu liên kết. Đưa vào kiểu thực thể E-T một kiểu thuộc tính đơn trị t, tương ứng với các giá trị thành phần của T. Nghiên cứu các ứng số cho kiểu liên kết mới (giữa A và E-T). Ví dụ : Kiểu thực thể Nhân viên có thuộc tính đa trị là các ngoại ngữ. Chú ý: Kiểu thực thể Nhân viên Mã NV Họ tên Các NN chuyển thành Nhân viên Mã NV Họ tên Ngoại ngữ Tên NN 0..* 0..* Biết nói trên được gọi là kiểu thực thể phụ thuộc; nó chỉ tồn tại cùng với kiểu thực thể chính. + Quy tắc 2: Xử lý các thuộc tính đa trị của một kiểu liên kết. Thực thể hoá liên kết kiểu đó, rồi áp dụng quy tắc 1 cho kiểu thựcthể mới lập. + Quy tắc 3: Xử lý các kiểu thuộc tính phức hợp. Thay kiểu thuộc tính phức hợp bởi các kiểu thuộc tính mà tích hợp thành. Ví dụ: Kiểu thuộc tính Địa chỉ thay bằng các thuộc tính Số nhà, Đường phố, Quận huyện, Tỉnh thành. + Quy tắc 4: Xử lý các kiểu thực thể con. Giả sử B là thực thể con của thực thể A. Có hai cách xử lý: - Loại bỏ kiểu thực thể B và bổ sung mọi kiểu thuộc tính của B vào trong A, đồng thời thêm một kiểu thuộc tính cho phép phân loại các thực thể của A (thuộc B hay không thuộc B). Chuyển mọi kiểu liên kết với B sang A, và nghiên cứu lại các ứng số cho chúng. - Thay đổi mối quan hệ thừa kế giữa A và B bằng một kiểu liên kết giữa A và B mà các ứng số tối đa bằng 1. Nghiên cứu cụ thể các ứng số tối thiểu. Xây dựng mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển Từ mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng, bằng phương pháp chuyển đổi qua 4 quy tắc ở trên, ta thấy nhiều thực thể là đa trị khi nó nhận được nhiều hơn một giá trị trong hệ thống. Từ đó ta cần phải khử những thực thể đó. Trong đó các thuộc tính đa trị như : mã hàng, số lượng, giá bán, thành tiền... cũng có các thực thể như : hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu giao hàng, đơn đặt bán hàng, đơn đặt mua hàng... Chúng ta áp dụng quy tắc để khử các thuộc tính đa trị: + Tách làm hai kiểu thực thể: Kiểu thực thể chính: gồm các thuộc tính đơn trị. Kiểu thực thể phụ : gồm các thuộc tính đa trị. + Đưa vào các thực thể phụ một thuộc tính đơn trị ( khoá chính) của thực thể đó. + Xác định kiểu liên kết giữa thực thể chính và thực thể phụ. + Xác định kiểu liên kết giữa các thực thể trong toàn bộ mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển sao cho phù hợp với mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng. Sau đây chúng ta xây dựng mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển : Mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế Khái quát Mô hình thực thể liên kết hạn chế bị hạn chế nhiều về hình thức diễn tả nhưng lại gần với mô hình quan hệ và do đó dễ chuyển sang cài đặt với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ngoài các ràng buộc các thuộc tính có giá trị duy nhất và có tính sơ đẳng thì mô hình E/A hạn chế có bổ sung thêm các ràng buộc sau: + Đối với liên kết 2 ngôi : thì chỉ có dùng liên kết 1 - nhiều Như vậy các liên kết 1 – 1(n=1 và q=1), cũng như các kiểu liên kết nhiều nhiều (n>1 và q>1) đều không thể hiện tường minh ở mô hình E/A hạn chế. Do đó mô hình E/A hạn chế còn được gọi là mô hình E/A một - nhiều. + Đối với kiểu liên kết nhiều ngôi (>2) thì không có hình thức biểu diễn tường minh trong mô hình E/A hạn chế. Chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển sang mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế Tuy bị hạn chế về hình thức biểu diễn, song khả năng diễn tả của mô hình E/A hạn chế vẫn tốt. Ta có thể biến đổi mọi mô hình E/A kinh điển về mô hình hạn chế bằng cách áp dụng các quy tắc sau: + Quy tắc 1: Xử lý kiểu liên kết 1-1. Ta có thể thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau: Cách 1: Xem kiểu liên kết 1-1 là trường hợp riêng của liên kết 1-nhiều (nhiều ở đây là p..*, khi p=0 sẽ được hiểu là 0,1 hay nhiều) và vẽ lại nó bằng đường nối thẳng hay một đường nối có chân vịt ở một đầu. Cách làm này vi phạm sự hạn chế của mô hình, hay gây hiểu nhầm nên ít dùng. Cách 2: Gộp hai thực thể có quan hệ 1-1 thành một kiểu thực thể duy nhất bằng cách hoà trộn hai danh sách các kiểu thuộc tính với nhau. + Quy tắc 2: Xử lý các kiểu liên kết 2 ngôi n - n và các kiểu liên kết nhiều ngôi. Thực thể hoá mỗi kiểu liên kết đó bằng một kiểu thực thể mới có chứa các kiểu thuộc tính là khoá của các kiểu thực thể tham gia (tập hợp các khoá này là khoá bội của kiểu thực thể mới). Nối thực thể này với các thực thể tham gia liên kết bằng các liên kết 1-n (phía nhiều ở thực thể mới này). Biểu diễn các liên kết trong mô hình : Gạch chân các thuộc tính khoá và biểu diễn các thực thể như mô hình trước. Xây dựng mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế Mô hình quan hệ Mô hình thực thể liên kết được trình bày ở trên có một số nhược điểm, trong đó đang chú ý nhất đó là việc dư thừa dữ liệu trong các thực thể mà ta đã xây dựng. Chính vì thế, việc lập ra một mô hình quan hệ sẽ góp phần làm giảm đi sự cồng kềnh về mặt dữ liệu. Chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ chính là sự chuẩn hoá làm giảm đi dữ liệu đó. Chuẩn hoá Định nghĩa : Chuẩn hoá là sự phân rã không làm mất mát thông tin của một quan hệ R thành một tập hợp các quan hệ ở dạng chuẩn 3NF. Thực hiện chuẩn hoá dần dần từ 1NF ® 2NF ® 3NF Đưa về dạng chuẩn 1NF : Thực hiện tách các thuộc tính lặp.Chọn khoá cho nó. Nhóm các thuộc tính đơn toạ thành một quan hệ. Chọn khoá cho nó. Nhóm các thuộc tính lặp tách ra, tăng thêm khoá của quan hệ trên tạo thành một quan hệ. Chọn khoá cho các quan hệ này, thường là khoá bội, trong đó khoá của quan hệ trên là một thành phần. Đưa về dạng chuẩn 2NF : Thực hiện tách các thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khóa. Nhóm thuộc tính không bị tách tạo thành một quan hệ với khoá như cũ. Mỗi nhóm tách ra (gồm các thuộc tính cùng phụ thuộc vào một phần thuộc tính nào đó của khoá) cộng thêm các thuộc tính mà chúng phụ thuộc tạo thành một quan hệ với khoá là các thuộc tính được thêm này. Đưa về dạng chuẩn 3NF : Thực hiện tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc một hay một số các thuộc tính ngoài khoá. Nhóm thuộc tính còn lại tạo thành một quan hệ với khoá như cũ. Thực hiện như với chuẩn hoá 2NF. Thực hiện chuẩn hoá: Đơn đặt mua hàng : Danh sách các thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã đơn hàng Mã KH Tên KH Mã hàng Số lượng Mã đơn hàng Mã KH Tên KH Mã đơn hàng Mã hàng Số lượng → Mã đơn hàng Mã hàng Mã hàng Số lượng Mã đơn hàng Mã KH Mã KH Tên KH → → Nhà cung cấp Danh sách các thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Mã hàng Đơn vị tính Đơn giá chuẩn Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Mã NCC Mã hàng Đơn vị tính Đơn giá chuẩn → Mã NCC Mã hàng Mã hàng Đơn vị tính Giá chuẩn → → → Hóa đơn bán hàng Danh sách các thuộc tính 1NF 2NF 3NF Số hoá đơn Ngày Mã KH Tên KH Mã NV Tên NV Mã hàng Số lượng Giá bán Thành tiền Tổng tiền Thanh toán hết Hạn thanh toán Thuế GTGT Số hoá đơn Ngày Mã KH Tên KH Mã NV Tên NV Tổng tiền Thanh toán hết Hạn thanh toán Thuế GTGT Số hoá đơn Mã hàng Số lượng Giá bán Thành tiền → Số hoá đơn Mã hàng Mã hàng Số lượng Giá bán Thành tiền Số hoá đơn Ngày Mã KH Mã NV Tổng tiền Thanh toán hết Hạn thanh toán Thuể GTGT Mã KH Tên KH Mã NV Tên NV → → Tương tự cách chuẩn hoá trên, chúng ta tiến hành chuẩn hoá cho các thực thể còn lại trong mô hình thực thể liên kết để từng bước chuyển sang thiết lập lược đồ mô hình quan hệ. Phương pháp lập lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ Thành lập danh sách các thuộc tính, gọi là danh sách xuất phát. Có thể xem đây là một quan hệ với một ý nghĩa khái quát nào đó. Có 2 cách để tiếp cận danh sách xuất phát: + Tập hợp các thông tin cơ bản phát hiện được trong một phạm vi điều tra. + Xuất phát từ một cái ra của hệ thống. Tu chỉnh lại danh sách xuất phát : + Loại bỏ bớt các tên đồng nghĩa. + Loại bỏ các thuộc tí