Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách bằng máy đọc mã vạch tại nhà xuất bản trường đại học kinh tế quốc dân

hính trong việc trích rút và xử lý dữ liệu từ các kho dữ liệu. Khi đã trích được dữ liệu phù hợp đến một mức nào đó thì có thể dùng các phương pháp của phần mềm máy tính, chẳng hạn dùng các ngôn ngôn ngữ đặt câu hỏi để tổng hợp sao cho dữ liệu trở nên phù hợp. 1.4.2 Yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL có vai trò rất quan trọng trong các hệ thống lập trình, đóng vai trò như là một bộ diễn dịch (interpreter) với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy. Cho đến nay có khá nhiều hệ quản trị CSDL mạnh được đưa ra thị trường như: Visual FoxPro, MicroSoft Access, SQL-Server, DB2, Sybase, Paradox, Informix, Oracle... với các chất lượng khác nhau. Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều dựa trên mô hình quan hệ. Dù dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải đáp ứng được các yêu cầu sau:   Có hệ thống ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng (NSD) và CSDL Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data Definition Language - DDL) để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu (Data RelationShip) và các quy tắc (Rules, Constraint) quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó. Ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data Manipulation Language - DML) cho phép người sử dụng có thể thêm (Insert), xóa (Delete), sửa (Update) dữ liệu trong CSDL.   Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu, hay ngôn ngữ hỏi đáp có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) cho phép những người khai thác CSDL (chuyên nghiệp hoặc không chuyên) sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL.   Ngôn ngữ quản lý dữ liệu (Data Control Language - DCL) cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng.   Có từ điển dữ liệu (Data Dictionary) dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng v.v....   Có biện pháp bảo mật tốt khi có yêu cầu bảo mật. Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu. Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây được sử dụng: Cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng (người quản trị CSDL thực hiện). Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước.   Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (Backup) và phục hồi (Restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể được thực hiện bằng cách:   Định kỳ kiểm tra CSDL, sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Cách này hơi tốn kém, nhất là đối với các CSDL lớn. Tạo nhật ký (LOG) thao tác CSDL. Mỗi thao tác trên CSDL đều được hệ thống ghi lại, khi có sự cố xảy ra thì tự động lần ngược lại (RollBack) để phục hồi CSDL. Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện (Interface) tốt, dễ sử dụng, dễ hiểu cho những người sử dụng không chuyên.   Ngoài ra, một hệ quản trị CSDL phải đáp ứng được một yêu cầu rất quan trọng, đó là bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình: Khi có sự thay đổi dữ liệu (như sửa đổi cấu lưu trữ các bảng dữ liệu, thêm các chỉ mục (Index) ...) thì các chương trình ứng dụng (Application) đang chạy trên CSDL đó vẫn không cần phải được viết lại, hay cũng không làm ảnh hưởng đến những NSD khác. 2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Quản lý 2.1 Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý 2.11 Một số khái niệm cơ bản Hệ thống Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, được gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Hệ thống thông tin Quản lý Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - Đó chình là Hệ thống thông tin quản lý. Thông tin trong Quản lý Sự tồn tại chính là sự tiến hoá thường xuyên. Do đó, đối với cả tổ chức cũng như với từng cá nhân mọi lúc đều cần phải thực hiện sự lựa chọn, ra quyết định để duy trì một thế cân bằng động hướng đích. Trong mọi tổ chức, ở mọi cấp bậc, mọi nhà quản lý đều cần có thông tin để vạch kế hoạch để tổ chức, đảm bảo thực hiện chức năng của mình, chỉ huy và kiểm soát. Hiệu quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những lượng thông tin luân chuyển trong hệ thống mạch máu của cơ thể chúng ta. Chúng không chỉ chuyển giao các thông tin cơ bản, cần thiết cho việc ra quyết định, mà còn phải tác động, ảnh hưởng tới thái độ của các cá nhân, theo cách thức động viên họ để họ hướng các hoạt động và sự quan tâm vào việc điều hoà hợp lý các mục tiêu của hệ thống. 2.1.2 Phân loại Hệ thống thông tin Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Các Hệ thống thông tin tuy được tạo nên từ các công nghệ khác nhau, nhưng chúng đều có một đích chung là trợ giúp hoạt động của con người. Chính vì vậy mà các Hệ thống thông tin thường được phân biệt với nhau bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại Hệ thống thông tin: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch có chức năng xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, với những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Hệ thống thông tin Quản lý (MIS – Manager Information System) Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống thông tin quản lý chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu của Hệ thống xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo thành các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một Hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Hệ chuyên gia (ES – Expert System) Hệ chuyên gia là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, ghi nhớ kiến thức lĩnh hội được từ một hay một nhóm người có kỹ năng lành nghề trong việc giải quyết một số loại vấn đề nào đó. Có thể quan niệm Hệ chuyên gia như một tập hợp các quy tắc mà dựa vào đó máy tính điện tử đăt ra trước người ban hành quyết định những câu hỏi, rồi tiếp thu câu trả lời và sau đó đưa ra những lời khuyên hoặc gợi ý các giải pháp khả thi. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Ngoài ta còn được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là tổ chức khác. Nếu như, những hệ thống được xác định ở trên là có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của một tổ chức thì Hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ đó. Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Ví dụ đối với một doanh nghiệp sản xuất, ta có các hệ thống thông tin như sau: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.3 Nhiệm vụ, chức năng của Hệ thống thông tin quản lý đối với tổ chức Nhiệm vụ Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong Hệ thống thông tin quản lý là một CSDL hợp nhất, chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Chức năng Với hạt nhân là CSDL liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống. Những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của Hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin quản lý Mọi Hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi Hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu (Storage). Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý Việc phát triển một Hệ thống thông tin có mục đích là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một Hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và phân tích chúng để đưa ra chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Thực hiện Hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức Khi phát triển một Hệ thống thông tin, câu hỏi đầu tiên được đặt ra là: Hệ thống thông tin mới là cái gì mà bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển?. Nguyên nhân đầu tiên mà các hệ thống gặp phải đó chính là những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ. Ngoài ra, còn có một số những nguyên nhân khác nữa như: Yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi về sách lược chính trị. Có thể tóm lược những nguyên nhân đó như sau: Những vấn đề về quản lý kinh tế Những luật mới của chính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến lược tăng thu nhập cũng như giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giao dịch, tăng chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một Hệ thống thông tin mới. Những yếu tố mới của nhà quản lý. Đó là những chỉ thị của nhà nước hay cấp trên xuống đối với việc thay đổi hệ thống Sự xuất hiện của công nghệ mới Sự xuất hiện của các công nghệ mới, đặc biệt là khi các đối thủ cạnh tranh ứng dụng những công nghệ mới vào trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình thì tổ chức không thể không xem lại các thiết bị được sử dụng trong Hệ thống thông tin của mình. Những công nghệ mới ra đời thường đem lại hiệu quả kinh doanh rất lớn, có khi kết quả gấp 10 lần sao với công nghệ hiện tại. Chính vì vậy, việc thay đổi công nghệ cũ bằng những công nghệ mới là điều tất yếu và thường xuyên diễn ra trong các tổ chức, doanh nghiệp. Khi một công nghệ mới được áp dụng thì Hệ thống thông tin cũ cũng không còn phù hợp nữa và phải thay đổi để đáp ứng những yêu cầu mới của hệ thống. Áp lực cạnh tranh Các hành động mới của các đối thủ cạnh tranh cũng có một tác động mạnh đến chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Họ không ngừng thay đổi chiến lược kinh doanh để vượt lên phía trước, tuy nhiên để làm được điều này thì Hệ thống thông tin cũng cần thay đổi theo để đáp ứng được các nhu cầu thông tin. Và đến một lúc nào đó, Hệ thống thông tin cũ sẽ không còn phù hợp nữa thì sẽ phải phát triển một Hệ thống thông tin mới. Yêu cầu của cấp dưới Đó chính là những yêu cầu nhằm cải thiện môi trường tác nghiệp từ cấp dưới cũng như cần được tổ chức xem xét vì nó đảm bảo được tính khách quan của nhà quản lý. Sách lược chính trị của người lãnh đạo cơ quan Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển Hệ thống thông tin là đem lại cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Vì vậy, khi sách lược chính trị thay đổi thì người lãnh đạo cơ quan cũng cần có thêm những công cụ quản lý mới. Có những trường hợp, để đáp ứng nhu cầu đó người ta phải phát triển một Hệ thống thông tin mới. 2.2Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Quản lý Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin là khái niệm rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt một Hệ thống thông tin. Có ba mô hình chủ yếu được sử dụng: Mô hình Logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình Vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì Cái gì ở đâu? Khi nào Như thế nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình thay đổi nhất Mô hình Logic Mô hình Logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thể hiện khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: Các vật mang dữ liệu và các vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra; Phương tiện để thao tác với hệ thống; Những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý; Các thủ tục công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi: Cái gì?, Ai?, Ở đâu?, Và Khi nào? Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải dưới cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp cho câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau. Mô hình Logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình vật lý là ổn định nhất, và mô hình vật lý trong là biến đổi nhất. 2.3Đánh giá hoạt động của một Hệ thống thông tin Quản lý Trong lý luận và thực tiễn công tác quản lý chúng ta thường gặp phạm trù hiệu quả.  Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành tốt xấu thế nào và ở mức độ nào. Trong một tổ chức, khái niệm hiệu quả được sử dụng khá thường xuyên. Hiệu quả mô tả các kết quả được thực hiện đích thực và rõ rệt như thế nào so với mục tiêu đề ra. Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét được gắn với bối cảnh thực và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng, hiệu quả hoạt động gắn với việc mang lại lợi nhuận hoặc tỉ lệ thu hồi cao. Đối với những nhà quản lý sản xuất  trực tiếp, hoạt động có hiệu quả được đo bằng tổng số và chất lượng của sản phẩm làm ra. Những nhà khoa học thường diễn đạt hiệu quả bằng tổng số phát minh, các sáng chế hoặc sản phẩm mới được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận. Đối với nhiều nhà lãnh đạo công đoàn, hoạt động có hiệu quả có nghĩa là sự an toàn lao động, người làm công được trả lương cao, được thoả mãn trong công việc và chất lượng cuộc sống. Các nhà quản lý cho rằng, hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả khi các sản phẩm thông tin đầu ra của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu sau: Phản ánh đúng thực trạng: Thông tin quản lý phải phản ánh đúng thực trạng kinh tế-xã hội, lĩnh vực hoặc ngành chuyên môn, cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý làm cơ sở hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng cho từng khu vực. Kịp thời: Thông tin quản lý phải được cập nhật hàng tháng, hàng quí giúp cho các nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý. Nội dung thông tin ngắn gọn, vừa đủ: Loại bỏ những thông tin không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp. "Vừa đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử dụng vào các công việc quản lý nhưng không được thừa hoặc chi tiết thái quá dễ dẫn đến nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra quyết định quản lý không cân nhắc kỹ. Mọi thông tin phải được kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay người sử dụng và các nhà quản lý. Thêm nữa, thông tin phục vụ công tác quản lý có đặc điểm hết sức quan trọng đó là nguồn gốc thực tiễn của nó. Nó vừa bắt nguồn từ thực tiễn, vừa quay trở lại phục vụ thực tiễn. Chính thực tiễn công tác quản lý  làm xuất hiện sự phản ánh, tức là xuất hiện thông tin. Song, sự xuất hiện của thông tin không phải vì mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện: Thông tin được xử lý: Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý. Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý. Thông tin quản lý phải có tính phản ánh và dự báo, nghĩa là, khả năng phân biệt những hình ảnh chủ quan với bản thân các sự vật. Yêu cầu này làm cho thông tin trở thành tích cực, không chỉ cho phép phản ánh cái đã có mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán diễn biến của các sự kiện trong tiến trình quản lý. II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 1 Mục đích và phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Mục đích chính xác của dự án phát triển một Hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và có thể hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, cần đảm bảo sự chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước. Khi phát triển một Hệ thống thông tin, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp định trước. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp rõ ràng, ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu đề ra, bởi một Hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, tức là nên theo một phương pháp xác định. Một phương pháp phát triển Hệ thống thông tin được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Thông thường, phương pháp để phát triển Hệ thống thông tin dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Trong phần trên, ta đã được biết về 3 mô hình của hệ thống thông tin. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy 3 mô hình này dược quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin cũng dùng đến khái niệm những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Mục đích của nguyên tắc này là đơn giản hóa. Thực tế đã khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống cần hiểu những mặt chung trước khi xem xét chi tiết Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình Logic khi phân tích và từ mô hình Logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2 Quy trình phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý Quá trình phát triển một Hệ thống thông tin trải quan bảy giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 2.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích Mục đích của giai đoạn Đánh giá yêu cầu là có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùng để có thể hình dung được đầy đủ về các vấn đề của dự án, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện. Các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi thực hiện Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 2.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích Giai đoạn Phân tích có mục đích xác định chính xác Hệ thống thông tin dự định xây dựng sẽ “làm gì?" cho người sử dụng, và nó sẽ hoà nhập vào môi trường của người sử dụng như thế nào. Nói cách khác, trong giai đoạn này phải xác định mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà Hệ thống thông tin phải đáp ứng. Mặc dù theo lý thuyết thì trong giai đoạn phân tích chỉ cần xác định được xem hệ thống sẽ phải làm những gì. Tuy nhiên, trên thực tế kết thúc giai đoạn này người quản lý dự án phải hình dung ra được hệ thống sẽ thực hiện các chức năng chính đó như thế nào? Trong nhiều trường hợp, ta không thể chuyển sang giai đoạn Thiết kế nếu như chưa hoàn thành xong cơ bản giai đoạn Phân tích này. Các công đoạn Lập kế hoạch Phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích chi tiết 2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Mục đích Giai đoạn Thiết kế Logic có mục đích xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Các công đoạn Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu ở mức logic Hợp thức hóa mô hình logic 2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mục đích Mục đích của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp là nhằm xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Các công đoạn Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp 2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Mục đích Giai đoạn Thiết kế vật lý ngoài được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Mục đích của giai đoạn này là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã chọn lựa. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến công việc thường ngày và của những người sử dụng. Các công đoạn Lập kế hoạch chi tiết Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra Thiết cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuần bị và trình bày báo cáo về Thiết kế vật lý ngoài 2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Mục đích Giai đoạn Triển khai kỹ thuật Hệ thống thông tin có mục đích đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của CSDL, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên Hệ thống thông tin. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của Hệ thống thông tin, tức là phần mềm. Cần phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công đoạn Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu 2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thá