Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

theo quý và theo tháng với số lượng lớn. Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán. 2.Quy trình quản lí nhập hàng Hàng tháng bộ phận marketing(kiêm bán hàng) đi khảo sát thị trườngđể xem các mặt hàng nào được ưa chuộng ,các mặt hàng nào không được ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng và thị hiếu của khách hàng cùng với số lượng hàng tồn tối thiểu và số lượng hàng tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của công ty để Lên kế hoạch nhập hàng về. Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc tự khai thác từ các cơ sở sản xuất ) . Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc qua điện thoại ) . Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt . Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại thì không gửi .Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu giao hàng . Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó . Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng tương ứng với số lượng đã đặt hay không . Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm về số lượng cũng như chất lượng . Khi hàng nhận về nếu không có sự cố gì thì hàng sẽ được cất vào kho . Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty . Trên phiếu này có ghi rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi . Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí . Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây . Cách tính tổng tiền thanh toán : Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán về phòng kế toán để ghi chép . 3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho : Cách tính hàng tồn kho : Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % . Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ kho quản lý . Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như tôn , ván nhựa ,..; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công ty . V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN : 1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bản điều chỉnh giá bán -căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày 22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau và thực hiện từ ngày 23/09/2009. TT Tên hàng ĐVT Giá mua Giá điều chỉnh Ghi chú Bán Buôn Bán lẻ 1 N1009×137×100(000T-31) m 2.990 3.500 3.520 2 N1009×137×100(CM T-31)NA m 2.900 3.380 3.400 3 N1010×137×100(750-07) m 3.690 4.340 4.360 4 N1011×137×100(T mê-95 RĐ) §én m 4.160 4.900 5 N1015×137×100(T mê-95 RĐ)§én m 6.370 7.500 6 N1012×137×100(CM-98 RĐ) m 4.520 5.320 7 N1015×137×100(CM -98 RĐ) m 5.600 6.600 8 N1015×137×100(CM-0.7RĐ) m 3.680 4.330 9 N25 0,12 ×200×100(các màu-07) m 5.320 6.220 10 N25 015×200×100(970-07) m 5.010 5.850 11 N1017×137×100(CMT-98 RĐ) m 6.600 7.770 12 N1017×137×100(728T-98 RĐ) m 6.770 7.800 13 N1017×137×100(727T,536F-98RĐ) m 7.670 9.030 Vinh ,ngày 23/09/2009 2 . Hóa đơn xuất hàng Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 3 . Hóa đơn nhập hàng Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 4 . Hóa đơn thanh toán tiền Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 5 . Hóa đơn quản lý nợ Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 6. Hóa đơn nhập kho Họ và tên người giao: Theo ……..số……….. ngày……tháng ………. của …………. Nhập từ kho : Địa điểm: Số TT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,dụng cụ,sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: VI . NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG : Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính . Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho , … Hệ thống quản lý của công ty là : Dùng mẫu biểu hướng dẫn của Tổng công ty , mẫu biểu của hệ thống tài chính kế toán Hiện nay , công ty chưa ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng ; chủ yếu vẫn là làm thủ công , trực tiếp , quản lý bằng tay Do đó, còn có những ưu điểm sau : + Ít sai sót + Cẩn thận Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại công ty với những tiêu chí và hình thức khác nhau . Vì vậy , cách thức quản lý của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của thời đại Nó biểu hiện ở những nhược điểm sau đây : + Cần nhiều nhân công + Tốc độ xử lý công việc chậm + Chu trình trao đổi hàng hóa quá lâu + Thường gặp khó khăn , mất thời gian khi kiểm tra + Trình độ tay nghề của nhân viên sẽ không được nâng cao Mặt khác , mục tiêu của công ty là cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm nhân công . Vì vậy , với hệ thống quản lý trên ; công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc . Do đó , việc nâng cấp hệ thống là rất cần thiết và cấp bách ; là bài toán được đặt ra cho ban giám đốc . MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông chi nhánh tại Nghệ An chuyên bán các sản phẩm: áo mưa, băng keo, trần nhựa, decal, văn phòng phẩm, tấm dán trần, màng trong, giả da, vải tráng PVC-PU dùng cho các ngành sản xuất dày dép, túi xách, may mặc, bọc nệm, trang trí nội thất,…Các khách hàng đến mua tại cửa hàng sau khi đã xem quảng cáo trên các webside và ở tại công ty. Quảng cáo ghi rõ các loại sản phẩm, tính năng, kỹ thuật, giá cả, hình thức bán… Hàng tháng bộ phận marketing sẽ đi khảo sát thực tế để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng, không được ưa chuộng sau đó viết báo cáo nộp cho phòng kinh doanh. Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận marketing thì họ sẽ căn cứ vào bản báo cáo lập đơn hàng, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty. Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo hoá đơn. Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng từ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp. Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không. Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp. Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho. Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm. Khi khách hàng đặt sản phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin khách hàng. Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ). Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính. Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho: số lượng hàng tồn = số sản phẩm nhập - số sản phẩm xuất. Trên thực tế đi khảo sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho. Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc. VII . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG : Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường . Ban giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang có dự án trang bị phần mềm hệ thống kế toán với giá trị dự kiến khoảng từ 5 – 7 triệu đồng ) . Ngoài ra , hoạt động nghiệp vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là tương đối ổn định , mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này là chủ yếu . Nghĩa là , việc mô hình hóa nhằm đạt đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của công ty đồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người quản lý . Những lĩnh vực cần quan tâm trong hệ thống của quản lý bán hàng : + Nghiệp vụ quản lý hàng hóa : Hoạt động lưu trữ thông tin hàng hóa trong tất cả các quy trình như : xuất hàng , nhập hàng , tồn kho , trả hàng ,… + Nghiệp vụ bán hàng : Đây là nghiệp vụ cung cấp hóa đơn cho khách hàng tại cửa hàng . + Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng ( phòng tài chính ) : Cách thức lưu trữ thông tin về khách hàng thanh toán tiền hàng tại công ty . Làm như thế nào để không thừa cũng không thiếu các thông tin cần thiết về khách hàng , số tiền thanh toán . + Nghiệp vụ quản lý nợ + Nghiệp vụ thống kê : Thống kê tình hình hoạt động của công ty cho ban giám đốc ; do nhân viên quản lý chịu trách nhiệm . +Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng : Là dịch vụ có những ưu đãi đối với khách hàng thường xuyên mua hàng tại công ty ; do nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm . Hơn nữa , trong tình hình thương mại , điện tử đang phát triển một cách nhanh chóng thì nhu cầu mua bán hàng qua mạng là cấp thiết . Nhiều doanh nghiệp , cá nhân tham gia bởi tính tiện lợi , nhanh chóng của thương mại , điện tử . Vì vậy , cần xây dựng một website bán hàng qua mạng ; chứ không chỉ dừng lại ở mức quảng cáo cung cấp thông tin như hiện nay . Phần 2. Phân tích I. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 1. Lập bảng phân tích các yếu tố của bài toán Động từ+Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Khảo sát thị trường Lập đơn hàng Nhận hàng Lập hoá đơn Cập nhật thông tin khách hàng Giao hàng Kiểm tra hàng Thanh toán tiền Thống kê hàng xuất, nhập, tồn Lập phiếu nhập kho Lập phiếu xuất kho Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn Loại sản phẩm Khách hàng Nhân viên bán hàng Công ty cổ phần nhựa rạng đông Hoá đơn Phòng kế toán Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thủ kho Đơn đặt hàng Giám đốc Sổ công nợ Phiếu thanh toán Nhà cung cấp Bảng báo giá Nhân viên maketing = Tác nhân Tác nhân = Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ kiệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Tác nhân 2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác a. Xác định tác nhân : Khách hàng, nhân viên bán hàng, thủ kho, giám đốc, nhân viên maketting b. Xác định tương tác : 8 luồng thông tin trong đó có 3 luồng từ tác hân đến hệ thống và 5 luồng từ hệ thống đến tác nhân 3. Biểu đồ ngữ cảnh NHÀ CUNG CẤP HỆ THỐNG QUẢN LÍ BÁN HÀNG KHÁCH HÀNG T.tin khách hàng Đơn đặt hàng T.tin phản hồi Hoá đơn+Hàng Hoá đơn+ hàng Thông tin phản hồi về lô hàng 4. Xác định các chức năng và lập biểu đồ phân cấp chức năng a. Xác định chức năng Các chức năng chi tiết lá Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 1. Khảo sát thị trường 2. Lập đơn hàng 3. Nhận hàng 4. Thanh toán tiền Nhập hàng Hệ thống quản lí bán hàng 5. Cập nhật thông tin khách hàng 6. Lập đơn hàng 7. Lập hoá đơn 8. Giao hàng Bán hàng 9. Lập phiếu nhập 10. Lập phiếu xuất 11. Thống kê hàng xuất, nhập, tồn Kho hàng 12. Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn 13. Báo cáo doanh thu 14. Báo cáo công nợ nhà cung cấp 15. Báo cáo công nợ định kì khách hàng Báo cáo -Biểu đồ phân cấp chức năng QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.NHẬP HÀNG 2.BÁN HÀNG 3.THỐNG KÊ KHO HÀNG 4.BÁO CÁO 4.1. Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn 3.1. Thống kê hàng xuất, nhập, tồn 2.1. Cập nhật khách hàng 1.1. Khảo sát thị trường 1.4. Thanh toán 1.3. Nhận hàng 1.2. Lập đơn hàng 4.2. Báo cáo doanh thu 3.2. Lập phiếu nhập 2.2. Lập đơn đặt hàng 4.3. Báo cáo công nợ nhà cung cấp 3.3. Lập phiếu xuất 4.4. Báo cáo công nợ đinh kì khách hàng 2.4. Giao hàng 2.3. Lập hoá đơn 5. Mô tả chi tiết các chức năng lá a.Chức năng “khảo sát thị trường”: Hàng tháng bộ phận maketing sẽ đi khảo sát thị trường để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh. b.Chức năng “lập đơn đặt hàng”: Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận maketing thì phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào báo cáo để lập đơn hàng theo yêu cầu của nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty c.Chức năng “nhận hàng”: Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu xuất kho.Thủ kho sẽ nhận hàng vtừ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp.Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng trong đơn đặt hàng không và chất lượng của các mặt hàng.Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.Hàng không bị lỗi thì sẽ được nhập vào kho. d.Chức năng “thanh toán tiền”: Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh,phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gởi lên phòng tài chính,phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp. e.Chức năng “Cập nhật thông tin khách hàng”: Khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhật tông tin khách hàng,còn nếu khách hàng mua lẽ với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu thông tin khách hàng. f.Chức năng “Lập đơn đặt hàng”: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng,bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàngvà đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa,nếu đúng sẽ kí tên vào đơn đặt hàng. g.Chức năng “Lập hoá đơn”: Đối với khách hàng mua với số lượng lớn:Sau khi khấch hàng đã kí vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn dựa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển xuống phòng tài chính,khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây. Đối với khấch hàng mua với số lượng nhỏ thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng tại của hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính. h.Chức năng “giao hàng”: Chỉ áp dụng đối với khách hàng mua hàng số lượng lớn,tuỳ vào hình thức khách hàng lựa chọn để công ty công ty sẽ giao hàng cho khách hàng. i.Chức năng “Lập phiếu nhập”: Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu nhập kho gửi lên cho phòng kinh doanh. k.Chức năng “Lập phiếu xuất”: Sau khi nhận được dơn đặt hàng của khàch hàng từ bộ phận bán hàng thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu xuất hàng gửi lên pòng kinh doanh và cho xuất hàng. l.Chức năng “thống kê hàng xuất,nhập,tồn”: Bộ phận quản lí kho sẽ viết báo cáo thống kê hàng xuất,nhập,tồn trong kho. m.Chức năng “báo cáo hàng xuất nhập tồn”: Sau khi thống kê hang xuất,nhập,tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh. n.Chức năng “báo cáo doanh thu”: Bộ phận tài chính sẽ dựa vào hoá đơn xuất,nhập hàng,các khoản thu chi,công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lể phòng giám đốc. t.Chức năng “báo cáo công nợ nhà cung cấp”: Bộ phận tài chính sẽ báo cáo các khoản nợ nhà cung cấp bao gồm thời gian,số lượngvà hạn trả theo định kì. x.Chức năng “Báo cáo công nợ định kì khách hàng”: Bộ phận tài chính thống kê những khoản nợ của công ty rồi gửi lên ban giám đốc. 6.Tìm các hồ sơ sử dụng và lập ma trân thực thể chức năng: Dựa vào cột 2,cột 3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau: stt Tên hồ sơ dữ liệu 1 Hoá đơn 2 Phiêú xuất kho 3 Phiếu nhập kho 4 Đơn đặt hàng 5 Sổ công nợ 6 Phiếu thanh toán 7 Bảng báo giá Ma trận thực thể chức năng Các thực thể dữ liệu 1.Bảng báo giá 2. Đơn dặt hàng 3.Phiếu nhập kho 4.Phiếu xuất kho 5.Hoá đơn 6.Sổ công nợ Các chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4 5 6 1.Nhập hàng R C U R U 2.Bán hàng R U C C U 3.Kho hàng U U 4.Báo cáo R R R R II. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh T.t khách hàng t.t phản hồi Hệ thống quản lí bán hàng HĐ t.toán Khách hàng Khách hàng Kh¸ch hµng ` Hàng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Hàng Nhà cung cấp HĐ t.toán t.t phản hồi lô hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Hàng+HĐ Hàng bị lỗi Kho hàng Phiếu xuất Sổ công nợ Phiếu nhập Đơn đặt hàng Nhập hàng Bảng báo giá Báo cáo Bán hàng Hàng+HĐ T.t phản hồi T.t khách hàng Hoá đơn Khách hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a. Chức năng kho hàng Lập phiếu nhập Lập phiếu xuất Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu nhập PhiÕu xuÊt Phiếu xuất Thống kê X,N,T Thủ kho Bảng thống kê ` b. Chức năng báo cáo Ban giám đốc Bản báo cáo xuất, nhập, tồn Bản BC doanh thu BC xuất,nhập,tồn BC doanh thu Bản BC công nợ KH Phiếu nhập Sổ công nợ Hoá đơn Phiếu xuất ` BC công nợ NCC BC công nợ định kỳ KH Bản BC cônog nợ NCC c. Chức năng nhập hàng Nhân viên Maketting Nhà cung cấp T.t thị trường Đơn hàng Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập Hoá đơn Sổ công nợ ` Khảo sát thi trường Bảng báo giá Phiếu t.toán Nhận hàng Thanh toán Hàng+HĐ d. Chức năng bán hàng Nhân viên bán hàng Đơn đặt hàng t.t khách hàng Lập đơn đặt hàng Cập nhật KH Sổ công nợ Bảng báo giá Giao hàng Hoá đơn Phiếu xuất Hàng+HĐ Lập hoá đơn t.toán Khách hàng Phiếu t.toán Biểu đồ thực thể liên kết: KHACH_HANG( Mã KH, Tên KH,Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, SốTK) . NHACC( Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Điện thoại, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá) HOA_DON( Mã HĐ, loại HĐ,Mã KH, Tên KH, Mã NCC, Tên NCC, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền,Tên NV lập, Ngày TT). KHO_HANG( Ma MH,Ten hang, Trạng thái hàng, Số lượng, Giá,Ngày cập nhật kho) Mối liên hệ của các thực thể: Gửi KHACH_HANG Ma KH Tên KH Ngay sinh Gioi tinh Điạ chỉ Điện thoại Fax Số TK Đặt mua Nhận KHO_HANG Ma MH Ten MH Trang thai hang So luong Gia Ngay cap nhat kho NHACC Ma NCC Ten NCC Dia chi Ten hang So luong Don gia Nhận N 1 1 1..N N 1 1 N HOA_ DON Ma HD Loai HD(mua/ban) Ma Kh Ten Kh Ma NCC Ten NCC Ten hang So luong Don gia Tong tien Ten NV Ngay TT * Thực thể khách hàng ở dạng ban đầu cũng là dạng chuẩn 1,chuẩn 2,chuẩn 3: KHACH_HANG Ma KH Ten KH Gioi tinh Dia chi Dien thoai Ngay sinh fax So TK * Thực thể nhà cung cấp ở dạng ban đầu: NHACC Ma NCC Don gia So luong Ten hang Dien thoai Dia chi Ten NCC Đưa về dạng chuẩn 1: HANG_NCC NHACC So Tk Dien thoai Dia chi Ten NCC So luong Ten MH Ma MH Ma NCC Ma NCC N 1 CC Gia Đưa về dạng chuẩn 2: MAT_HANG_CC HANG_NCC So luong Ma MH Gia Ten MH Ma MH Ma NCC Thuộc 1 N Ở dạng chuẩn 2 cũng là dạng chuẩn 3: * Thực thể HOA_DON ở dạng ban đầu: HOA_DON Ngay TT Ten nv lap Tong tien Don gia So luong Ten hang Ten NCC Ma NCC Ten KH Ma KH Loai HD Ma HĐ Đưa về dạng chuẩn 1: HD_CHI_TIET Ma HD Ma MH Ten MH So luong Loai HD Ma KH Ten KH Ma NCC Ma HĐ Ten NCC Tong tien Ten nv lap Don gia Ngay TT HOA_DON Chứa 1 1..N Đưa về dạng chuẩn 2: HD_CHI_TIET MAT_HANG Ma HD Ma MH Ten nv lap Ten MH Don gia Ma HD 1..N 1 Thuộc Ma MH So luong ` Ta thấy chuẩn 2 trùng với chuẩn 3 Thực thể KHO_HANG ban đầu: KHO_HANG Ma hang Ten hang Trang thai hang So luong Gia Ngay Đưa