Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý giáo viên tạI trường tiểu học Kim Đồng

g mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin ? Đó là sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống và một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị… III. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ tiến hành các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được trình bày ở đây gồm 7 giai đoạn: 1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: a. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phảI được lập kế hoạch cẩn thận rõ ràng. Nó là bước làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phảI thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập thông tin cần dùng. b. Làm rõ yêu cầu Bước này nhằm mục đích cho ta hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu. Chính giai đoạn đánh gía yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép ta xác định câu trả lời, xem người sử dụng muôn gì? Tiếp theo phảI đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm xuống hoặc phảI tăng cường mở rộng thêm. Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua các cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Khung cảnh của hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu. Việc tiếp theơ phải làm là tổng hợp thông tin dưới ánh sáng của những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án. Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu đIều tra là những công cụ tin dùng của nhà phân tích. Chúng cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong giai đoạn đánh gía yêu cầu. c. Đánh giá tính khả thi Đánh giá khả thi của một dự án nói chung là xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên là trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phảI tiến hành đánh giá lại. Nhưng vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật. Đánh giá khả thi rất quan trọng, đòi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu sắc vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi phí của các giải pháp. Nếu đánh giá được nhận định là không tích cực thì buộc nhà phân tích phải có đề xuất mới. d. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Báo cáo cho phép những nhà quết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà ra quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề. Nội dung của báo cáo gồm các mục sau: Nhắc lại yêu cầu Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu. 2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây a. Lập kế hoạch phân tích chi tiết Công đoạn này bao gồm: Thành lập đội ngũ: Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và các kinh nghiệm của các thành viên tham gia. Lựa chon phương pháp và công cụ: Phương pháp làm việc và các công cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ dàng việc thực hiện các nhiệm vụ. Các công cụ thu thập thông tin chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài liệu của tổ chức Xác định thời hạn: cần phảI thực hiện và tuân thủ thời gian đã ấn định. b. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một hệ thống thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố bên ngoàI và ngược lại nó cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là ràng buộc của hệ thống. Việc nghiên cứu nó để đánh giá mức độ phù hợp của các đặc trưng của hệ thống với các rằng buộc của môI trường. Thông tin về môi trường được chia thành 4 lĩnh vực, đó là: - Môi trường ngoài Loại hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ Ngành hoạt động Sự phát triển chung của ngành Cạnh tranh và thị phần Xu thế công nghệ trong ngành Những bộ luật cơ bản mà ngành phải tuân thủ Những yếu tố chính yếu của sự thành công cho các tổ chức cùng ngành - Môi trường tổ chức Nhiệm vụ Lịch sử Kích cỡ, tăng trưởng, thị trường, năng lực Khách hàng Chính sách, cấu trúc, mục tiêu dàI hạn và ngắn hạn Kế hoạch hành động Mức độ tập trung trách nhiệm Phân bố địa lý Cách thức quản lý Đặc trưng về nhân sự, kinh nghiệm tin học Các tổ chức công đoàn Tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến ngân sách vay và dự kiến cho xử lý dữ liệu. - Môi trường vật lý Phân bố của người sử dụng, khách hàng Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu Mức độ an ninh kiểm soát - Môi trường kĩ thuật Phần cứng và phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, các thiết bị khác, cơ sở dữ liệu và các tệp tin học hoá Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác c. Nghiên cứu hệ thống thực tại - Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại Hệ thống: Để có được một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ thống và sự vận động của nó thì các dữ liệu và tàI liệu kể ra sau đây phải được thu thập: Hoạt động chung của hệ thống Dữ liệu vào Thông tin ra Xử lý Cơ sở dữ liệu Vấn đề hệ thống: Nhiệm vụ đặt ra là phải tìm hiểu các vấn đề và các nguyên nhân có thể của nó sâu sắc hơn và tinh tế hơn so với các giai đoạn trước. - Xây dựng mô hình vật lý ngoài Để thực hiện mô hình này, phân tích viên phải dựa vào các dữ liệu mô tả đã thu thập được về hệ thống. Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống như nó đang tồn tại, đây cũng là cơ sở để kiểm tra sự hiểu biết của phân tích viên về hệ thống với người sử dụng. Những thông tin được rút ra từ các phích tàI liệu đều phục vụ cho việc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại đồng thời nó trợ giúp xác định các mục tiêu và yêu cầu mà hệ thống mới cần phải đạt được. Những mô hình vật lý ngoài và mô hình logic chỉ có giá trị khi chúng là bức tranh thực tế của hệ thống đang nghiên cứu. Phân tích viên phải nhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thông tin thêm và hợp thức hoá mô hình của mình khi nó được xây dựng - Xây dựng mô hình logic Mô hình logic sẽ được xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và các tài liệu thu thập được từ trước. Nó mô tả hệ thống thực tại cho phép phân tích viên hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác định những vấn đề thuộc về nguyên nhân của hệ thống. Mô hình này cũng để chẩn đoán và xác định mục tiêu, nhu cầu của hệ thống mới nhưng nó khác với mô hình vật lý ngoài là đề cập đến vấn đề khác trong cùng một thực tế. d. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chủ yếu. đó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phảI đạt được và xác định các yếu tố của giảI pháp. e. Đánh giá lại tính khả thi Thông tin thu thập đến thời đIúm này vẫn chưa đủ đánh giá tính khả thi của dự án. Ta cần phảI có thông tin tiếp theo về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt. Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp ta phảI xác định loại công nghệ cần có để thực thi giải pháp. Sau đó là đành giá nhiệm vụ và thời gian cần có để thiết kế, thực hiện và càI đặt cho giải pháp. Cuối cùng là xác định ảnh hưởng của yếu tố giải pháp lên tổ chức. g. Thay đổi đề xuất dự án Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi là sự phác hoạ một đề xuất của dự án và đã được những người sử dụng chấp thuận. Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu thập được và việc đánh gía tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án. Phải cung cấp thông tin rõ nhất cho người ra quyết định biết được các nhiệm vụ phảI thực hiện,chi phí thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới h. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Đây là một tài liệu rất quan trọng vì nó phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Báo cá phải nêu bật những đIều căn bản mà nhóm phân tích viên đã tìm thấy. Báo cáo phải đảm bảo thông tin không vùi dập lên người nghe, người ra quyết định. 3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra. Mô hình logic sẽ được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: a. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Đây là một công việc rất khó khăn. Những nguyên nhân để giảI thích sự khó khăn ấy là: Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin đó phải trợ giúp. Đặc trưng của hệ thống thông tin như kích cỡ của hệ thống, sự phức tạp của công nghệ… Đặc trưng của người sử dụng Đặc trưng của những người phát triển hệ thống Một số cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin phuc vụ cho việc xây dựng hệ thống Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tạI Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin đang trợ giúp Phương pháp thực nghiệm Như vậy phân tich viên phảI xác định cách tiếp cận thích hợp nhất đối với tình hình phát triển hệ thống thông tin của mình. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đI từ các thông tin ra : Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơI nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Thực hiệ việc chuẩn hoá mức 1(1.NF): Trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp phảI tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh danh sách con. Sau đó gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gôc. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) : Trong một danh sách mỗi thuộc tính phảI phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc đó, PhảI tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Sau đó, lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hớp với các nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, tiếp theo là việc xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu . Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Từ mỗi đầu ra của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, Nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. b. Thiết kế xử lý Các sơ đồ logic của xử lí chỉ làm rõ mối quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu. Vì vậy, để biẻu diễn những quan hệ đó chúng ta phải có những sự kiện, công việc và kết quả. Sự kiện: Việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác Đồng bộ: Một đIều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phảI kiểm tra để khởi sinh cá công việc Công việc: Một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Quy tắc ra: Là đIều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả công việc Kết quả: Sản phẩm của công việc thực hiện một công việc. Kết quả có chung một bản chất như sự kiện, Nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác. Trong giai đoạn thiết kế logic cần thực hiện: Phân tích tra cứu: Công việc này là tìm hiểu xem bằng cách nào được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Kết quả phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lí trong từ điển hệ thống. Sơ đồ tra cứu là một công cụ rất tốt cho việc lập tài liệu hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất mà nó quản lý. Nó được tiến hành theo các bước sau: + Lập bảng sự kiện- cập nhật + Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu c. Thiết kế các nguồn dữ liệu d. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic e. Hợp thức hoá mô hình logic 4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống mới này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic.Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giảI pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích cả mỗi phương án và có nhưng khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức, sau đây là các công đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: a. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức b. Xây dựng các phương án của giải pháp c. Đánh giá các phương án của giải pháp e. chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm 2 tàI liệu kế quả cần có: Trước hết là một tàI liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện và những phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lý ngoài là: a. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài b. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra ) c. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá d. Thiết kế các thủ tục thủ công e. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 6. Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tàI liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau: a. Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật b. Thiết kế vật lý trong c. Lập trình d. Thử nghiệm hệ thống e. Chuẩn bị tài liệu 7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: a. Lập kế hoạch cài đặt b. chuyển đổi c. Khai thác và bảo trì d. Đánh giá Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. IV. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin . phỏng vấn Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống. Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu. Xác định cách thức phỏng vấn( phi cấu trúc hay có cấu trúc) Gửi trước những vấn đề yêu cầu Đặt lịch làm việc Phương tiện ghi chép là các kí pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu Tiến hành phỏng vấn Nhóm phỏng vấn gồm hai người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập thông tin, bổ sung hoặc làm rõ ý. Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo cảm giác “thanh tra” . Nhẫn nạI chăm chú lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phảI được phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn. Kết quả phỏng vấn là nguyện vọng của người sử dụng, cần một chương trình phần mềm giải quyết khâu tính toán của hệ thống . Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào/ra. Thông tin trong giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC KIM ĐỒNG I.Đặc tả hệ thông hiện tại Hiện tại, công tác quản lý giáo viên ở trường tiểu học kim đồng hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Nghĩa là, các hồ sơ, lý lịch, thông tin liên quan về giáo viên chỉ được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Khi có một giáo viên mới về trường, hồ sơ và các thông tin liên quan của giáo viên đó sẽ được người quản lý ghi chép vào một tập hồ sơ lý lịch giáo viên đồng thời hồ sơ của giáo viên cũng sẽ được lưu giữ tại trường. Và khi muốn chỉnh sửa hồ sơ của một giáo viên nào đó người quản lý lại phải mở sổ tra tìm giáo viên đó để thay đổi. Trong một năm học, một học kì, một tháng hay trong một tuần thường có các đợt thi đua, các đợt kiểm tra về chuyên môn, công tác giảng dạy của giáo viên. Những thông tin này cũng được lưu trữ để cuối học kì hay cuối năm sẽ tổng kết và có các quyết định về khen thưởng… Thông tin về việc nghỉ dạy, đi trễ, cũng được lưu trữ lại để bổ sung vào mục thi đua khen thưởng của giáo viên. Khi hiệu trưởng, hiệu phó, hội đồng thi đua cần báo cáo về tình hình nhân sự, công tác giảng dạy cũng như kết quả thi đua khen thưởng thì người quản lý sẽ lập báo cáo hoàn toàn bằng thủ công tức là viết tay hoặc bằng word trên máy tính. Chính vì vậy công tác quản lý giáo viên ở đây đang rất cồng kềnh mất thời gian và gây khó khăn cho công tác quản lý. II. Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Thủ công Thao tác người máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công Tin học hoá Kho dữ liệu: - Dòng thông tin(luồng) - Điều khiển Thời điểm Giáo viên Bộ phận xử lý Hd khen thưởng Hiệu trưởng Thông tin GV Vb phát sinh trong qtrình công tác Kiểm tra xử lý Thông tin đã được ktra xử lý Nhập thông tin CSDL In báo cáo Các báo cáo Báo cáo Có sự thay đổi III. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý của trường TRƯỜNG TIỂU HỌC KIM ĐỒNG Quản lý giáo viên Quản lý công nhân viên Ql học sinh IV. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD của công tác quản lý giáo viên QUẢN LÝ GIÁO VIÊN 1. Hệ thống 2. cập nhật hồ sơ giáo viên 3. công tác giảng dạy 4. Tìm kiếm 5. Báo cáo 6. Trợ giúp 1. BFD tiến trình 1 CẬP NHẬT HỒ SƠ GIÁO VIÊN Cập nhật hồ sơ Cập nhật danh mục 2. BFD tiến trình 2 QL CÔNG TÁC GIẢNG DẠY Giáo viên Kiểm tra giáo viên Kiểm tra tổ nhóm 3. BFD tiến trình 3 TÌM KIẾM Tìm kiếm theo họ tên Tìm kiếm theo chức vụ Tìm kiếm theo số cmt Tìm kiếm theo dtnr V.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng, nhưng nó chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, và dòng dữ liệu Tên người bộ phận phát nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu 1. Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện khái quát nội dung chính hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Giáo viên Tiếp nhận và xử lý thông tin gv Hiệu trưởng Hđ kỉ luật khen thưởng Dữ liệu Thông tin phản hồi Bc thống kê Bc thống kê Ct yêu cầu Ct yêu cầu 2. Sơ đồ phân rã mức 0: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ta dùng kĩ thuật phân rã sơ đồ. Từ sơ đồ khung cảnh ta phân rã thành sơ đồ mức 0: Giáo viên 1.0 quản lý hồ sơ gv 3.0 tìm kiếm 4.0 Báo cáo 2.0 quản lý giáo viên CSDL Hiệu trưởng, hiệu phó Hội đồng thi đua Thông tin gv Thông tin gv Hồ sơ gv Tt giảng dạy gv Tt yêu cầu Dữ liệu Các báo cáo theo yêu cầu tìm kiếm Các báo cáo thống kê Các yêu cầu về nhân sự Các yêu cầu về công tác giảng dạy VI. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra 1. Toàn bộ thông tin đầu ra: Mã số giáo viên Họ tên Ngày sinh Giới tính Quê quán Chỗ ở hiện nay Dân tộc Tôn giáo Chức vụ Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Hệ đào tạo Hệ số lương Mức lương Bậc lương Mã số ngạch Đảng viên Hôn nhân Số CMTND Điện thoại nhà riêng VII. Danh sách và cấu trúc bảng trong cơ sở dữ liệu Cấu trúc table GIAOVIEN Fieldname Datatype Description Msgv Text(5) Mã số giáo viên Holot Text(35) Họ lót Ten Text(7) Tên Ngaysinh Date/time Ngày sinh Gt Text(3) Giới tính Noisinh Text(20) Nơi sinh Quequan Text(50) Quê quán Choohn Text(50) Chỗ ở hiện nay Mucluong Text(15) Mức lương Hesoluong Text(15) Hệ số lương Bacluong Text(15) Bậc lương Msngach Text(15) Mã số ngạch Matg Text(10) Mã tôn giáo Madt Text(10) Mã dân tộc Mahedt Text(10) Mã hệ đào tạo Machucvu Text(10) Mã chức vụ Matdcm Text(10) Mã trình độ chuyên môn Matdvh Text(10) Mã trình độ văn hoá Honnhan Yes/no Hôn nhân Dangvien Yes/no Đảng viên Socmtnd Text(12) Số chứng minh thư Hcgd Text(30) Hoàn cảnh gia đình Dt Text(9) Số đIện thoạI Cấu trúc table To Fieldname Datatype Description Msto Text(20) Mã số tổ Tento Text(20) Tên tổ sogv Number Số giáo viên Cấu trúc của table NHOMCM Fieldname Datatype description Msnhom Text(20) Mã số nhóm Tennhom Text(20) Tên nhóm Sogv number Số giáo viên Cấu trúc của table KIEMTRA Fieldname Datatype description Dotkt Text(5) Đợt kiểm tra Noidungkt Text (50) Nội dung kiểm tra Thoigiankt Date/time Thời gian kiểm tra Nguoikt Text (50) Người kiểm tra Cacbuockt Text (100) Các bước kiểm tra Nhanxet Text (150) Nhận xét Ketqua Text (20) Kết quả Msgv Text (5) Mã số giáo viên Msto Text (5) Mã số tổ Msnhom Text (15) Mã số nhóm Cấu trúc table NGHIDAY Fieldname Datatype Description Nd Text(3) Ngaynghi Date/time Ngày nghỉ Sotietnghi Number Số tiết ngh