Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty VINACONEX10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN ***************** BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD : Nguyễn Quang Ánh SVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp : K13KKT3 MSSV : 132315665 Đà Nẵng 04/2009 Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả. Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết. Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư. Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn. Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản lý vật tư". Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-Phan Đăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vào trong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận DN thu được trong những qua là không đáng kể. I.Lời cam đoan Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một số tài liệu liên quan. Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai sót. II. Bảng kế hoạch triển khai thực hiện Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu Tuần 34:Phác thảo khung đề tài Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Tuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level) Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài. III .Khảo sát thực tế : Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việc quản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin học của đội ngũ nhân viên còn quá kém. Cập nhật danh mục Quản lý vật tư Mua hàng Bán hàng KT hàng tồn kho Báo cáo hàng hóa kho Đặt hàng Nhập hàng Báo cáo mua hàng Cập nhật phiếu xuất Giao hàng Cập nhật hàng tồn đầu kỳ Làm thẻ kho Báo cáo bán hàng tháng Báo cáo hàng tồn Thống kê hàng hóa Dự trù xuất nhập khách hàng nhà cung cấp nhân viên loại vật tư Báo cáo bán hàng 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD. Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho. Chức năng mua hàng: + Đặt hàng:DN đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt. Mỗi lần đặt hàng, DN in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp. + Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty + Báo cáo mua hàng: nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách hàng lên các nhà quản lý . Chức năng bán hàng: + Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêu cầu. + Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ phận quản lý. + Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý Chức năng kiểm tra tồn hàng: + Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này. + Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư. Chức năng báo cáo: + Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu. + Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không. + Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên. + Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không. II. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD. 1. DFD mức khung/bối cảnh(Mức 0) Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp Hóa đơn bán hàng Khiếu nại Từ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo cáo Báo cáo - Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN. -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng. -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra. - KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN. -Kế toán quản lý vật tư tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Nhân viên 1.Cập nhật danh mục Nhân viên Khách hàng Khách hàng Thông tin khách hàng 3. Bán hàng Yêu cầu mua hàng Khiếu nại Hóa đơn xuất Từ chối bán hàng Hàng Nhà cung cấp Hóa đơn xuất 4. Kiểm tra tồn hàng Thông báo xử lý Yêu cầu kiểm tra hàng Lãnh đạo 5. Báo cáo Báo cáo Hàng Khách hàng Hóa đơn nhập Hàng Thông tin hàng tồn Nhà cung cấp 2. Mua hàng Yêu cầu mua hàng Nhân viên Thông tin hàng nhập Nhà cung cấp Hóa đơn nhập Khiếu nại Đơn đặt hàng Phiếu thanh toán 2. DFD mức đỉnh(Mức 1) 3. DFD mức dưới đỉnh 3.2ức năng Cập nhật danh mục Khách hàng 1.1 Cập nhật danh mục khách hàng Thông tin khách hàng Khách hàng Nhà cung cấp 1.2 Cập nhật danh mục nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp 1.3 Cập nhật danh mục nhân viên Nhân viên Nhà cung cấp 1.4 Cập nhật danh mục loại 1.5 Cập nhật danh mục hàng hóa Hàng  c2. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng Nhà cung cấp 2.1 Đặt hàng Nhà cung cấp Kiểm tra tồn hàng Đơn đặt hàng Nhân viên Khách hàng Yêu cầu của khách hàng Yêu cầu mua hàng 2.2 Nhập hàng 2.3 Báo cáo mua hàng Hóa đơn nhập hàng Hóa đơn nhập Lãnh đạo Phiếu thanh toán Yêu cầu báo cáo Báo cáo Hàng Thông tin hàng nhập Dự trù xuất nhập Đơn đặt hàng Khiếu nại  c3. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng Khách hàng Xét đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng Từ chối bán hàng 3.1 Cập nhật phiếu xuất Đồng ý 3.2 Giao hàng Nhân viên Khiếu nại Hóa đơn xuất 3.3 Báo cáo bán hàng Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Báo cáo bán hàng Kiểm tra tồn hàng Thông tin xử lý Yêu cầu kiểm tra hàng Khách hàng Hóa đơn xuất Thông tin hàng xuất Thông tin hàng xuất  c4. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng Kho Hóa đơn nhập 4.1 Cập nhật hàng tồn đầu kỳ 4.2 Làm thẻ kho Hàng Hóa đơn xuất Thông tin hàng tồn Thông tin hàng tồn đầu kỳ  c5. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo Lãnh đạo 5.2 Báo cáo hàng tồn 5.1 Báo cáo bán hàng tháng 5.3 Thống kê hàng bán Yêu cầu báo cáo Báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Hóa đơn nhập Nhà cung cấp Hóa đơn xuất Nhân viên Khách hàng Báo cáo Yêu cầu báo cáo 5.4 Dự trù xuất nhập Làm đơn đặt hàng Quản lý kho Hàng  3. Các kiểu thực thể và mô hình EER NCC MaNCC TenNCC DiaChiNCC DienThoaiNCC TKNHNCC Fax KhachHang MaKH TenKH DiaChiKH DienThoaiKH TKNHKH HTTT MaHTTT TenHTTT DMLoai MaLoai TenLoai Hang MaHang TenHang MaLoai TrongLuong DVT DGiaNhap DGiaXuat HDXuat SoCT Ngay MaNV MaKH MaHTTTMaKho DienGiai TKCo TKNo MaNX DMNX MaNXTenNX HDNhap SoCT SoCTGoc MaNCC MaNV Ngay MaKho MaKH TKNo TKCo MaHTTT MaNX HDXuatCT MaHang SoCT SoLuong TrongLuong DGiaBan HDNhapCT MaHang SoCT SoLuong TrongLuong DGiaNhap NhanVien MaNV TenNV ChucVu DCNV DThoaiNV NhanVien MaNV TenNV ChucVu DCNV DThoaiNV DDHangCT MaDDH MaHang SoLuong DGia DMKho MaKhoTenKho DCKho DonDatHang MaDDH NgayDH NgayNH MaNV MaNCC * Mô hình quan hệ KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChiKH, DienThoaiKH, TKNHKH) Khóa chính: MaKH HTTT (MaHTTT, TenHTTT) Khóa chính: MaHTTT DMLoai (MaLoai, TenLoai) Khóa chính: MaLoai Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat) Khóa chính: MaHang. Khóa ngoại: MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo, MaNX) Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH tham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT. HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan) Khóa chính: MaHang, SoCT HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap) Khóa chính: MaHang, SoCT DMNX ( MaNX, TenNX) Khóa chính: MaNX DMKho (MaKho, TenKho, DCKho) Khóa chính: MaKho NhanVien (MaNV, TenNV, ChucVu, DCNV, DThoaiNV) Khóa chính: MaNV DDHangCT (MaDDH, MaHang, SoLuong, DGia) Khóa chính: MaDDH HDNhap (SoCT, SoCTGoc, MaNCC, MaNV, Ngay, MaKho, MaKH, TKNo, TKCo, MaHTTT, MaNX) Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH tham chiếu đến bảng KhachHang, MaKho tham chiếu đến bảng DMKho, MaNX tham chiếu đến bảng DMNX. NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax) Khóa chính: MaNCC DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC) Khóa chính: MaDDH. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaNCC tham chiếu đến bảng NCC, MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai. 4. Thiết kế Database vật lý 4.1 DMKho STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaKho Text 4 2 TenKho Text 50 3 DCKho Text 50 MaKho (Mã kho): là khóa chính của bảng DMKho TenKho (Tên kho): tên của kho DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho 4.2 DMLoai STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaLoai Text 10 2 TenLoai Text 50 MaLoai (Mã loại): là khóa chính của bảng DMLoai TenLoai (Tên loại): tên loại hàng 4.3 DMNX STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaNX Text 10 2 TenNX Text 50 MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng DMNX TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất 4.4 DDHang (Đơn đặt hàng) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaDDH Text 10 2 NgayDH Date/Time 8 3 NgayNH Date/Time 8 4 MaNV Text 10 5 MaNCC Text 10 MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính của bảng DonDatHang NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng NgayNH (Ngày nhận hàng): cho biết ngày nhận hàng của khách hàng MaNV (Mã nhân viên) MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC 4.5 DDHangCT (Đơn đặt hàng chi tiết) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaHang Text 10 2 MaDDH Text 10 3 SoLuong Number Double 4 DGia Number Double MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng Hang MaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chính của bảng DDHangCT SoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng DGia (Đơn giá): đơn giá 4.6 Hang STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaHang Text 10 2 TenHang Text 50 3 MaLoai Text 10 4 TrongLuong Number Single 5 DVT Text 10 6 DGiaNhap Number Double 7 DGiaXuat Number Double MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng Hang TenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàng MaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào TrongLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêu DVT (Đơn vị tính): đơn vị tính DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập DGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất 4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 SoCT Text 10 2 SoCTGoc Text 10 3 MaNCC Text 10 4 MaNV Text 10 5 Ngay Date/Time 8 6 MaKho Text 10 7 TKNo Number Double 8 TKCo Number Double 9 MaHTTT Text 10 10 MaNX Text 10 SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng HTTT MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX 4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaHang Text 10 2 SoCT Text 10 3 SoLuong Number Double 4 TrongLuong Number Single 5 DGiaNhap Number Double MaHang (Mã hàng): là khóa chính SoCT (Số chứng từ): là khóa chính SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng TrongLuong (Trọng lượng)  DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập 4.9 HDXuat (Hóa đơn xuất) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 SoCT Text 10 2 Ngay Date/Time 8 3 MaNV Text 10 4 MaKH Text 10 5 MaHTTT Text 10 6 MaKho Text 10 7 DienGiai Text 50 8 TKCo Number Double 9 TKNo Number Double 10 MaNX Text 10 SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuat Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien MaKH (Mã khách hàng): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng KhachHang MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng HTTT MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho DienGiai (Diễn giải): diễn giải TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX 4.10 HDXuatCT (Hóa đơn xuất chi tiết) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaHang Text 10 2 SoCT Text 10 3 SoLuong Number Double 4 TrongLuong Number Single 5 DGiaBan Number Double MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng HDXuatCT SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuatCT SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng TrongLuong (Trọng lượng) DGiaBan (Đơn giá bán): đơn giá bán 4.11 HTTT (Hình thức thanh toán) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaHTTT Text 10 2 TenHTTT Text 50 MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa chính của bảng HTTT TenHTTT (Tên hình thức thanh toán): là tên của hình thức thanh toán 4.12 KhachHang STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaKH Text 10 2 TenKH Text 10 3 DiaChiKH Text 50 4 DienThoaiKH Text 10 5 TKNHKH Text 10 MaKH (Mã khách hàng): là khóa chính của bảng KhachHang TenKH (Tên khách hàng): là tên của khách hàng DiaChiKH (Địa chỉ khách hàng): địa chỉ liên lạc của khách hàng DienThoaiKH (Điện thoại khách hàng): số điện thoại liên lạc của khách hàng TKNHKH (Tài khoản ngân hàng khách hàng): tài khoản ở ngân hàng của khách hàng 4.13 NCC (Nhà cung cấp) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaNCC Text 10 2 TenNCC Text 50 3 DiaChiNCC Text 50 4 DienThoaiNCC Text 50 5 TKNHNCC Text 50 6 Fax Text 50 MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa chính của bảng NCC TenNCC (Tên nhà cung cấp): là tên của nhà cung cấp DiaChiNCC (Địa chỉ nhà cung cấp): địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp DienThoaiNCC (Điện thoại nhà cung cấp): số điện thoại liên lạc của nhà cung cấp TKNHNCC (Tài khoản ngân hàng nhà cung cấp): tài khoản ở ngân hàng của nhà cung cấp 4.14 NhanVien STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng 1 MaNV Text 10 2 TenNV Text 30 3 ChucVu Text 30 4 DCNV Text 50 5 DThoaiNV Text 10 MaNV (Mã nhân viên): là khóa chính của bảng NhanVien TenNV (Tên nhân viên): là tên của nhân viên ChucVu (Chức vụ): chức vụ của nhân viên tại phòng ban DCNV (Địa chỉ nhân viên): địa chỉ liên lạc của nhân viên DThoaiNV (Điện thoại nhân viên): số điện thoại liên lạc của nhân viên  5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 5.1 Nhập HDNhap Bắt đầu Mở file liên quan Nhập vào SoCT, SoCTGoc, Ngay, MaNCC, maNV, MaNX, MaHTTT, MaKho, TKCo, TKNo Kiểm tra các thông tin thỏa? Di chuyển về bản ghi cuối Lưu? Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap để tạo ra một mẩu tin mới Kết thúc F T T F 5.2 Sửa HDNhap Bắt đầu Mở file muốn chỉnh sửa Nhập vào thông tin cần sửa Xác nhận sửa? Lưu? Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành F T Kết thúc F Bắt đầu Mở file liên quan Xác nhận xóa Tiếp? F T Kết thúc Chọn hóa đơn cần xóa Xóa và chuyển đến mẫu tin kế T F 5.3 Xoa HDNhap 5.4 Tìm HD Bắt đầu Di chuyển về mẩu tin đầu tiên Nhập số chứng từ cần tìm Tìm theo số chứng từ Hiện mẫu tin F Thông báo không tìm thấy Kết thúc T 6. Thiết kế các Form nhập liệu  7. Thiết kế các báo cáo/Report C. KẾT LUẬN 1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát nợ, kiểm kê và kế toán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý. Cụ thể : Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì đơn đó được kiểm tra và chuyển qua ban kế toán. Ban này sẽ kiểm tra nợ bằng máy tính với các phần mềm đã được viết và cài đặt vào máy tính từ trứơc. Như vậy công việc của các nhân viên ở khâu này sẽ nhanh chóng và đảm bảo độ tin cậy hơn rất nhiều so với trước đây. Tất cả các khách hàng, kể cả khách quen đều được kiểm tra nợ, sẽ tránh được những nhầm lẫn không đáng có có thể xảy ra khi một khách vẫn được mua hàng mà nợ còn quá nhiều. Việc kiểm soát hàng trong kho sẽ được thường xuyên hơn nhờ máy tính làm việc một cách tự động và an toàn, từ đó có thể xác định yêu cầu nhập hàng hay không? Từ việc xử lý nhanh đơn hàng làm cho việc sắp xếp lịch xuất hàng nhanh và hiệu quả hơn trước đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội hiện nay. Đồng thời góp phần tự động hoá một số công việc và quản lý, truy cập thông tin một cách nhanh nhất và tận dụng được những tinh hoa của khoa học máy tính, tiết kiệm được thời gian, nhân lực, tiền bạc cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện. Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lực lượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay. 2. Khả năng và hướng phát triển của hệ thống Với yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có tính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ. Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục. Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất. Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý. Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết. Chúng tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. MỤC LỤC Trang A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Nội dung nghiên cứu 2 Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 I. Khảo sát thực tế 4 1. Thực trạng khảo sát 4 a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7 Giải thích 8 2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9 a. DFD mức khung cảnh 9 b. DFD mức đỉnh 11 c. DFD mức dưới đỉnh 12 c1. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12 c2. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13 c3. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14 c4. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15 c5. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16 3. Các kiểu thực thể và mô hình EER 17 4. Thiết kế Database vật lý 19 5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25 6. Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29 7. Thiết kế các báo cáo/Report 32 C. KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001. 2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT, 1993 NXB GTVT. 3. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâm CNTT, ĐHKHTN HCM, 1997. 4. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Văn Ba, ĐHBKHN, 2002. THÀNH VIÊN NHÓM Trần Thị Thu Hà 2. Phạm Ngọc Linh 3. Lê Thị Kim Nhàn 4. Hoàng Thị Thùy Nga