Đề tài Phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành

ẩm Đô thành” *Người sử dụng: +Nhân viên phòng hành chính thực hiện cập nhật hồ sơ, thông tin +Trưởng phòng nhân sự truy xuất, tìm kiếm, và xem các báo cáo tổng hợp; kiểm soát các thông tin trên phần mềm +Trưởng phòng nhân sự in báo cáo tổng hợp cho Ban giám đốc và cung cấp cho các phòng ban khác các thông tin cần thiết như: tính lương thử việc hay chính thức, mức đóng BHXH, chính sách... *Đầu vào: + Cập nhật dữ liệu nhân viên: các nhân viên văn phòng, giám sát bán hàng, sale, trình dược viên… theo hồ sơ lý lịch, cập nhật thông tin về lương (bậc lương, hệ số lương ….) để phục vụ cho công việc làm BHXH; cập nhật quá trình đào tạo, công tác, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương…. *Đầu ra: +Theo dõi hồ sơ nhân viên chi nhánh Hà Nội +Theo dõi quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng- kỷ luật, nâng lương…của nhân viên. +Tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên cần thiết +Thống kê các báo cáo định kỳ hàng tháng cũng như phát sinh cho Ban giám đốc; cung cấp các thông tin cần thiết cho các phòng ban khác (chế độ bảo hiểm, tính lương thử việc….) *Khả năng chia sẻ và tích hợp về mặt dữ liệu của mảng quản trị nhân lực và các lĩnh vực quản lý khác ở công ty: -Về khả năng chia sẻ: Do phần mềm này chủ yếu phục vụ cho công việc của phòng hành chính nhân sự nên các phòng ban khác chỉ sử dụng các báo cáo, thống kê do phòng nhân sự cung cấp (vd: nhân viên thử việc, nghỉ việc, tăng hệ số BHXH....) nên khả năng chia sẻ hạn chế hơn phần mềm quản lý bán hàng, kế toán. Với phần mềm kế toán, bán hàng đang sử dụng có khả năng chia sẻ dữ liệu lớn. Các phòng ban đều có thể sử dụng, được phân quyền phù hợp để có được những dữ liệu cần thiết cho đặc thù công việc của mình. -Về khả năng tích hợp dữ liệu: Tính về khả năng phát triển mở rộng sau này, phần mềm quản lý nhân sự có thể tích hợp với phần mềm quản lý điện thoại để quản lý cuộc gọi theo từng nhân viên .Mã nhân viên của phần mềm quản lý nhân sự và mã của nhân viên trong phần mềm quản lý điện thoại có mối quan hệ một-một. Từ đó có thể liên kết dữ liệu. Với phần mềm quản lý điện thoại, truy các cuộc gọi quá thời gian để ra mã nhân viên gọi. Từ mã nhân viên này có thể ánh xạ sang phần mềm quản lý nhân sự để tìm được các thông tin liên quan đến nhân viên đó (họ, tên, phòng ban, chức vụ...) Còn hiện tại, với phần mềm máy chấm công sẽ tích hợp phần mềm quản lý nhân sự như sau: Sử dụng mã thẻ nhân viên của phần mềm chấm công làm mã nhân viên trong phần mềm quản lý nhân sự -> Đây cũng là mối quan hệ một-một để gắn kết thông tin của 2 mảng theo dõi với nhau: theo dõi hồ sơ, thông tin tĩnh của nhân viên & theo dõi giờ giấc, chấm công của nhân viên (thông tin động) Với phần mềm quản lý hàng hóa, bán hàng, kế toán hiện tại thì đối tượng quản lý chủ yếu là: hàng hóa, khách hàng, tài chính...liên quan nhiều đến hoạt động kinh doanh của Cn công ty. Do đó khá độc lập, ít liên quan đến mảng quản lý nhân sự, khả năng tích hợp với phần mềm này là không cao. Trên đây là phần tìm hiểu của em về cơ sở thực tập và những khảo sát ban đầu tình hình tin học hóa trong công tác quản lý của chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô thành. Có thể thấy, cơ sở đã áp dụng việc tin học hóa để giải quyết bài toán điều hành hoạt động kinh doanh, phân phối sản phẩm của doanh nghiệp. Đây là bài toán chủ chốt. Không những thế cơ sở đã thường xuyên nâng cấp và bảo trì để hoàn thiện, cải tiến phần mềm này. Có thể thấy, tin học hóa trong công tác quản lý rất quan trọng và có ảnh hưởng không nhỏ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Dược phẩm Đô thành nói riêng. Tuy nhiên, thực tế chi nhánh công ty này chưa tin học hóa toàn phần. Có những mảng quản lý còn thủ công và nếu có thì vẫn chưa hoàn thiện, chưa quản lý sâu hết các dữ liệu cần quản lý, ví như mảng quản trị nhân lực, quản trị điện thoại... Do vậy, em đã chọn đề tài “Phát triển phần mềm quản lý nhân tại chi nhánh công ty TNHH Dược Phẩm Đô thành” với suy nghĩ để áp dụng những kiến thức đã học được trong thời gian qua của em, góp phần cải tiến hơn công tác quản lý này tại cơ sở nơi em đang thực tập. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 2.1/ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1.1/ Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý (HTTT): Hệ thống thông tin có thể hiểu theo nhiều khái niệm, nhiều góc độ khác nhau. Một khái niệm dễ hiểu về HTTT chính là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông được tổ chức để thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong một tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống thông tin quản lý thường được chia thành 3 phân hệ con sau : hệ quyết định, hệ tác nghiệp & hệ thông tin Hệ quyết định: Thực hiện các tác vụ quản lý, đưa ra những quyết định chiến lược trong thời gian ngắn hay dài hạn Hệ tác nghiệp: Gồm các hoạt động thực hiện những công việc có tính cạnh tranh để đạt mục tiêu đã xác định bởi hệ quyết định Hệ thông tin: Thực hiện việc liên hệ giữa hệ quyết định với hệ tác nghiệp, bảo đảm hệ thống vận hành đạt mục tiêu Các bộ phận cấu thành nên hệ thống thông tin: Một hệ thống thông tin được cấu thành từ 5 yếu tố: Con người; Phần cứng; Phần mềm; Dữ liệu & Viễn thông. Các yếu tố đều có mối liên quan chặt chẽ đến nhau, trong đó yếu tố con người là quan trọng nhất, có vai trò quyết định trong hệ thống thông tin. Các yếu tố được hiểu cụ thể như sau: Con người: gồm người sử dụng; người bảo trì, sửa chữa hệ thống… Phần cứng: Máy tính điện tử; Mạng máy tính Phần mềm: tất cả các chương tình phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin (phần mềm ứng dụng, phần mềm hệ thống) Dữ liệu: tất cả tài liệu, số liệu thu thập được phục vụ cho việc xử lý thông tin trong hệ thống. Viễn thông: tất cả các trang thiết bị cho việc truyền thông trong hệ thống Con người Dữ liệu Phần mềm Phần cứng Hệ thống thông tin Viễn thông Hình 2.1: Các thành phần cấu thành nên hệ thống thông tin 2.1.2/ Phân loại hệ thống thông tin quản lý: Có rất nhiều cách phân loại HTTT, tuỳ theo các tiêu chí khác nhau mà HTTT được phân loại như sau: * Phân loại theo mục đích phục vụ của HTTT: HTTT xử lý giao dịch: cung cấp, thu thập các thông tin từ các giao dịch của tổ chức với các đối tác bên ngoài, cũng như các đối tác bên trong của tổ chức HTTT quản lý: là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, doanh nghiệp dựa trên những cơ sở dữ liệu tạo ra bởi các hệ quản lý giao dịch và các nguồn dữ liệu khác từ bên ngoài. Hệ thống này thường tạo ra các báo cáo (đột xuất hay định kỳ) giúp các nhà quản lý điều hành, sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin trợ giúp quyết định: Thiết kế và xây dựng nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho ra quyết định của nhà quản lý. Trong hệ thống ngoài việc sử dụng dữ liệu do hệ thống trên cung cấp người ta phải xây dựng các mô hình, các thuật toán để giải quyết các bài toán quýet định trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ chuyên gia: Hệ thống này dựa trên cơ sở của ngành trí tuệ nhân tạo, trong hệ thống có các cơ sở dữ liệu lưu trữ các thông tin, các thông số về một lĩnh vực nào đó Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: là HTTT xây dựng phcụ vụ cho những người sử dụng và các đối tác bên ngoài tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng đó trong việc giao dịch với tổ chức Xét theo cách phân loại trên thì đề tài quản lý nhân sự thuộc Hệ thống thông tin quản lý, trợ giúp cho việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp *Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định: Các thông tin trong tổ chức được phân loại theo cấp quản lý và trong cấp quản lý lại được phân theo nghiệp vụ lĩnh vực đó: Sản xuất- Kinh doanh chiến lược Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân sự chiến lược Sản xuất- Kinh doanh chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân sự chiến thuật Sản xuất- Kinh doanh chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân sự tác nghiệp Sản xuất- Kinh doanh tác nghiệp Với các vấn đề cần giải quyết, xử lý trong đề tài “Quản lý nhân sự” thì HTTT quản lý nhân sự này theo sự phân loại trên sẽ thuộc nhóm Nhân sự tác nghiệp vì chủ yếu thực hiện việc lưu trữ, thống kê, báo cáo và thực hiện hỗ trợ một số tác nghiệp của phòng hành chính- nhân sự 2.1.3/ Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin quản lý: Một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Ví như với HTTT Quản lý nhân sự có thể nhìn dưới góc độ khác nhau: Với Ban Giám Đốc thì HTTT Quản lý nhân sự là để thực hiện việc quản lý nhân lực, cung cấp các báo cáo, thống kê cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám Đốc. Do đó, dưới góc nhìn của nhà quản lý thì HTTT được mô tả để trả lời câu hỏi: Cái gì? Để làm gì? Với nhân viên phòng hành chính – nhân sự sử dụng phần mềm này thì với họ HTTT Quản lý nhân sự là tập hợp các danh mục, bảng biểu cần cập nhật, truy xuất để làm báo cáo, thống kê, lưu trữ; Cách lấy dữ liệu đầu vào cho hệ thống. Họ thực hiện các tác nghiệp hỗ trợ của HTTT, tức là họ quan tâm đến câu hỏi: Cái gì ở đâu? Khi nào? Với nhân viên kỹ thuật thì mối quan tâm của họ là các Form biểu, Modul chương trình....Họ quan tâm đến câu hỏi: Như thế nào? về HTTT Với những cách mô tả khác nhau, người mô tả đã nhìn dưới góc độ khác nhau về mô hình HTTT. Mô hình HTTT là một khái niệm quan trọng, nó là một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế & cài đặt HTTT. Có 3 mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin đó là: Mô hình logic; mô hình vật lý ngoài; mô hình vật lý trong. Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? 2.1.4/ Tiêu chuẩn đánh giá HTTT: Một HTTT tốt có tầm quan trọng lớn trong việc đem lại hiệu quả nhiều mặt cho các tổ chức, doanh nghiệp. Nhưng ngược lại, một HTTT kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Vậy để đánh giá chất lượng của một HTTT thì thường dựa trên các tiêu chí sau: Tính tin cậy: là độ chính xác của thông tin Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề của thông tin, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật Tính thích hợp và dễ hiểu: thể hiện qua việc thông tin có đáp ứng yêu cầu của người sử dụng hay không, có rõ ràng không Tính kịp thời: thể hiện qua việc thông tin có đúng nơi, đúng lúc hay không Tính được bảo vệ: thể hiện qua việc thông tin đó phân quyền sử dụng như thế nào, được lưu trữ, giữ gìn và bảo vệ ra sao để tránh sự huỷ hoại, sai lệch. Một HTTT đạt đủ các tiêu chí trên là một HTTT tiêu chuẩn. 2.1.5/ Các giai đoạn phát triển HTTT: Để tạo ra một HTTT hoàn chỉnh, hoạt động tốt phải qua một quá trình. Quá trình này thường tuân theo các bước tuần tự như sau: Bước 1: Đánh giá yêu cầu: Khảo sát hiện trạng của hệ thống và xác lập dự án Bước 2. Xác định mục tiêu ưu tiên: ở giai đoạn này thực chất là tiến hành phân tích hệ thống cũ trên cơ sở chia nhỏ các chức năng xử lý, chia nhỏ các dữ liệu. Bước 3.Thiết kế logic: Hay còn gọi là thiết kế tổng thể, trọng tâm là xác định vai trò của máy tính trong hệ thống. Bước 4.Thiết kế vật lý: Đưa ra những giải pháp cụ thể, những quá trình xử lý cụ thể trong một hệ thống mới có sự tham gia của máy tính. ở giai đoạn này có thể tiến hàng thêm một số chức năng mới mà hệ thống cũ không có được, đồng thời có thể tổ chức lại các nhóm chức năng cho phù hợp với quy trình xử lý. Bước 5.Cài đặt chương trình Bước 6.Khai thác và bảo trì Việc phân chia thành các bước như trên để từ cơ sở đó có hướng làm việc khoa học, logic theo tuần tự về mặt thời gian (bước nào trước, bước nào sau; bước sau cần sản phẩm tạo ra từ bước kế trước), do đó có thể lực chọn, tìm ra giải pháp, công cụ thích hợp cho từng giai đoạn. 2.2/ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM: 2.2.1/:Khái niệm công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm có nhiều định nghĩa khác nhau. Có thể phát biểu: Công nghệ phần mềm là lĩnh vực nghiên cứu của tin học nhằm để đề xuất các nguyên lý, phương pháp, công cụ, cách tiếp cận và phương tiện phục vụ cho việc thiết kế và cài đặt các sản phẩm phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản sau: . Tính đúng đắn .Tính khoa học .Tính dễ đọc, dễ sửa đổi, cải tiến . Tính dễ sử dụng . Tính phổ dụng . Tính độc lập đối với thiết bị Hoặc theo cách phát biểu, định nghĩa khác như sau: Công nghệ phần mềm là việc áp dụng các công cụ, các kỹ thuật một cách có hệ thống trong việc phát triển các ứng dụng dựa trên máy tính Hoặc như Roger S.Pressman thì: Công nghệ phần mềm là một tập hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm Vậy với cách phát biểu thế nào thì công nghệ phần mềm là nền tảng để giúp các nhà quản trị dự án, kỹ sư lập trình xây dựng nên phần mềm một cách có hệ thống 2.2.2/ Vòng đời phát triển của phần mềm Trong công nghệ phần mềm người ta đặc biệt quan tâm đến vòng đời phát triển phần mềm. Vòng đời phát triển của phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp, bảo trì. Việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra thành các giai đoạn để trên cơ sở đó tìm ra các giải pháp & công cụ thích hợp để tác động vào mỗi giai đoạn Vòng đời của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước Hình 2.2: Mô hình thác nước vòng đời của phần mềm Trong đó: -Công nghệ hệ thống: Phần mềm là một bộ phận của một hệ thống quản lý nói chung. Do đó, công việc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với các thành phần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, nhân tố con người, CSDL... -Phân tích yêu cầu phần mềm: kỹ sư phần mềm tiến hành phân tích các chức năng cần có cuả phần mềm, các giao diện... - Thiết kế phần mềm là một tiến trình nhiều bước tập trung vào 4 thuộc tính phân biệt của chương trình là: +Cấu trúc dữ liệu +Kiến trúc phần mềm +Các thủ tục +Các đặc trưng giao diện Tài liệu thiết kế phần mềm là một bộ phận của cấu hình phần mềm -Mã hoá: Thiết kế phải được dịch thành ngôn ngữ máy mà máy tính có thể đọc và hiểu được. Bước mã hoá thực hiện công việc này -Kiểm thử: Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử nhằm phát hiện ra các lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào -Bảo trì: Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có những thay đổi để hoàn thiện tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế. Quá trình bảo trì còn xảy ra khi khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng. Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước của vòng đời phát triển nói trên cho chương trình hiện tại chứ không phải chương trình mới 2.2.3/ Các quy trình trong công nghệ phần mềm: Trong quy trình sản xuất phần mềm người ta thường tuân theo 7 quy trình chính sau đây: Quy trình xây dựng hợp đồng Quy trình xác định yêu cầu Quy trình phân tích thiết kế Quy trình lập trình Quy trình Test Quy trình triển khai Quy trình quản lý dự án Ngoài quy trình thứ 7 có tính chất tổng hợp, sáu quy trình khác có mối liên hệ thống nhất với nhau theo một trình tự nhất định, trong đó đầu ra của quy trình này làm đầu vào cho quy trình sau. Các quy trình được trình bày cụ thể như sau: B1/ Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Quy trình này nhằm nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồng với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng , tổ chức thanh lý, thanh toán hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm B2/ Quy trình xác định yêu cầu phần mềm Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng được chuyển sang để thực hiện chương trình thứ hai nhằm xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai. Yêu cầu đặt ra là phải lượng hoá các dạng mô hình B3/Quy trình phân tích thiết kế phần mềm Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết B4/ Quy trình lập trình phần mềm Trên cơ sở hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưng bản than công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm, không được làm thay đổi. B5/ Quy trình Test phần mềm Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chương trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn, nghiệm thu nhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao B6/ Quy trình triển khai phần mềm Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình sản xuất phần mềm B7/ Quy trình quản lý dự án phần mềm Quản lý dự án phần mềm bao gồm các công việc chính là lập kế hoạch dự án, điều hành dự án, nghiệm thu kết quả, quản lý chất lượng, quản lý sản phẩm của dự án. Đây là quy trình mang tính chất tổng hợp nhưng lại rất quan trọng vì là mối gắn kết, xuyên suốt các quy trình sản xuất phần mềm với nhau. Có thể ví dễ hiểu: đây như là đầu tàu, là động cơ để dẫn các toa tàu (các quy trình khác) đi đúng hướng, đến đích đúng điểm, đúng thời gian. 2.4/ CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL) 2.4.1/ Một số khái niệm về CSDL: Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp dù lớn hày nhỏ đều có nguồn dữ liệu: dữ liệu về nhân sự, hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán…Nhưng để thực hiện tin học hoá thì tập hợp dữ liệu này sẽ được tổ chức có cấu trúc và lưu trữ trên những dữ liệu trữ tin, thoả mãn một cách đồng thời và có chọn lọc cho nhiều người dùng khác nhau và cho những mục đích khác nhau để trở thành Cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này lại là một trong các thành phần cấu thành nên HTTT. Do đó nó sẽ góp phần xây dựng nên một HTTT đem lại hiệu quả về kinh tế, quản lý… cho tổ chức, doanh nghiệp * Các đặc tính của cơ sở dữ liệu là: - Giảm trùng lặp dữ liệu (không đảm bảo triệt tiêu dữ liệu hoàn toàn) - Dữ liệu được chia sẻ cho nhiều người dùng - Dữ liệu được truy xuất dễ dàng - Tính nhất quán - Tính bảo mật - Tính cạnh tranh trong truy xuất dữ liệu - Tính hồi phục dữ liệu Khi đã xây dựng được cơ sở dữ liệu thì cần có một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị CSDL chính là phần mềm cho phép xây dựng CSDL và cung cấp công cụ để thao tác trên CSDL đó. Ví dụ: Access, SQL server, Dbase, ... Các thành phần của hệ quản trị CSDL đó là: Ngôn ngữ mô tả dữ liệu ( Data Defination Language – DDL) gồm: - Mô tả cấu trúc CSDL - Mô tả các liên hệ dữ liệu, các loại ràng buộc Ngôn ngữ sử dụng dữ liệu ( Data Manipulation Language- DML): Có đặc tính như ngôn ngữ lập trình dùng để: - Truy xuất dữ liệu - Cập nhật dữ liệu - Khai thác dữ liệu Từ điển dữ liệu ( Data Dictionary- DD): Là nơi tập trung lưu trữ về: - Thành phần cấu trúc của CSDL (thuộc tính, mối liên hệ v.v...) - Chương trình - Mã bảo mật, thẩm quyền sử dụng Một số khái niệm quan trọng khác của CSDL: Khi nói đến CSDL, cần thiết phải nắm bắt được một số khái niệm sau: Thực thể (Entity) hay đối tượng (Object): Là khái niệm để chỉ một vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực. Ta có thể phân biệt thực thể này hay thực thể khác. Ví dụ: Nhân viên là một thực thể Ban Giám Đốc là một thực thể Thuộc tính ( attribute): Là các tính chất của thực thể Ví dụ: Nhân viên (mã sốm, họ tên, phòng,...) trong đó mã số, họ tên, phòng là thuộc tính (tính chất) của thực thể nhân viên Bản ghi (Record): là bộ giá trị của các trường của một phần tử thực thể Ví dụ: Các thông tin về nhân viên: Nguyễn Thị Hoa – sinh ngày 1/4/1983- địa chỉ: 30 Nguyễn Viết Xuân_Quan trung_Hà Nội………. là một phần tử thực thể Nhân viên-> là 1 bản ghi Bảng (Table): là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thuộc tính của thực thể. Ví dụ như Bảng danh sách nhân viên phòng kế toán bao gồm các thông tin cần lưu trữ cuả các nhân viên trong phòng kế toán. Thông tin về mỗi nhân viên là 1 dòng_ 1 bản ghi của bảng nhân viên Các mô hình dữ liệu: Hiện nay có nhiều mô hình dữ liệu và có ba mô hình cơ bản đang được sử dụng là: - Mô hình phân cấp ( Hierachiral model): mô hình dữ liệu là một cây trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối quan hệ - Mô hình mạng ( Network model): mô hình được biểu diễn là đồ thị có hướng - Mô hình quan hệ ( Relational model): mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ Trong 3 loại mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được nhiều người quan tâm hơn, vì nó có tính độc lập dữ liệu rất cao và dễ sử dụng. Có thể thấy các ưu điểm của mô hình dữ liệu quan hệ như sau : - Cấu trúc dữ liệu dễ dùng, không cần biết về kỹ thuật cài đặt - Cải thiện thuộc tính lập dữ liệu và chương trình - Cung cấp ngôn ngữ thao tác phi thủ tục - Tối ưu hoá cách truy xuất dữ liệu - Tăng tính bảo đảm toàn vẹn dữ liệu - Cung cấp phương pháp thiết kế có hệ thống - Mở ra cho nhiều loại ứng dụng (lớn, nhỏ) Thành phần cấu trúc của mô hình quan hệ như sau: - Quan hệ: dùng để mô hình hoá cả hai loại mẩu tin và liên hệ - Thực thể: là bảng dữ liệu phẳng, gồm các thuộc tính là các thuộc tính chung của các mẩu tin. Trong đó: + Mỗi cột là một thuộc tính + Mỗi dòng là một bộ (mẩu tin – Recordm) Khoá của mô hình quan hệ Khoá của mô hình quan hệ là rất quan trọng trong cơ sở dữ liệu của mô hình này. Vì khoá của quan hệ chính là tập các thuộc tính của quan hệ có thể dùng để phân biệt 2 bộ bất kỳ trong quan hệ Khoá ngoại ( foreign key): Một thuộc tính được gọi là khoá ngoại của quan hệ nếu nó là thuộc tính không khoá của quan hệ này nhưng là thuộc tính khoá của quan hệ khác. 2.4.2/ Những hoạt động chính của CSDL Các thao tác, hoạt động chính của CSDL là: Cập nhật dữ liệu: là việc làm mới CSDL (thêm, sửa, xoá bản ghi) Công cụ cập nhật: Bàn phím, mạng, máy quét, máy nhận dạng mã vạch Truy vấn dữ liệu: lấy thông tin từ CSDL ra phục vụ cho người sử dụng. Công cụ truy vấn thường là câu lệnh trong các chương trình phần mềm quản trị CSDL Lập báo cáo từ CSDL: đưa thông tin dữ liệu từ CSDL dưới dạng bảng biểu theo mẫu quy định sẵn Khả năng phát triển CSDL: tạo ra các module, chương trình phục vụ cho việc xử lý dữ liệu 2.4.3/ Các phương pháp thu thập và mã hoá thông tin: Để thu thập thông tin cho việc khảo sát, xây dựng nên CSDL cần phải có phương pháp hợp lý thì mới đem lại hiệu quả cao. Sau đây là các cách thu thập thông tin thường sử dụng: Phương pháp phỏng vấn: việc đối thoại giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn để thu thập thông tin phục vụ cho việc xây dựng CSDL. Để lấy thông tin từ người được phỏng vấn có thể đưa ra câu hỏi mở (cho người phỏng vấn tự diễn giải, trình bày…) hoặc câu hỏi đóng (cho biết trước câu trả lời để người phỏng vấn lựa chọn) Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu tỉ mỉ các tài liệu liên qua đến tính chất, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; hệ thống thông tin đang hoạt động tại doanh nghiệp… Phương pháp điều tra: thiết kế các phiếu điều tra, các bảng hỏi phụ thuộc nhu cầu quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp Quan sát hệ thống: cho phép thu thập thông tin bao quát về hệ thống Sau khi thu thập thông tin cần thiết thì việc mã hoá thông tin cũng rất quan trọng. Có thể thấy để phân biệt mỗi thành phần thực thể thì cần phải có Khoá cho CSDL. Khoá này cần ngắn gọn, cần quy ước -> phải cần mã hoá thông tin Trước hết phải biết về mã hiệu: Mã hiệu là cách biểu diễn theo quy ước ngắn gọn về một thuộc tính của thực thể. Còn mã hoá: là việc xây dựng mã hiệu biểu diễn thuộc tính của thực thể Có thể thấy vì sao cần phải mã hoá thông tin. Vì những lợi ích của việc mã hoá đem lại như sau: +Nhận diện chính xác đối tượng-> không gây nhận lẫn +Mô tả nhanh chóng và chính xác các đối tượng +Nhận diện chính xác nhóm các đối tượng Vậy cũng cần phải có phương pháp cho việc mã hoá thông tin. Người ta thường mã hoá theo các cách sau đây: +Mã hoá phân cấp: phân cấp các đối tượng từ trên xuống, mã số xây dựng từ trái qua phải thể hiện chi tiết của sự phân cấp +Mã liên tiếp: tận dụng tính liên tục của dãy số để xây dựng bộ mã +Mã tổng hợp: kết hợp mã hoá phân cấp và liên tiếp để tạo mã tổng hợp +Mã hoá theo Seri: sử dụng các chữ cái thành chữ Seri, các chữ số được ghi ở bên trái hoặc bên phải của dãy đó +Mã gợi nhớ: dựa vào các đặc tính của đối tượng, tạo bộ mã để khi nhìn vào đó sẽ gợi nhớ đến đối tượng 2.5/ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trên Windows do hãng Microsoft xây dựng, nó là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Visual Basic là một môi trường soạn thảo đơn giản, thân thiện với người sử dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp v